REFORMASI BIROKRASI
SEKRETARIAT JENDERAL
OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT JENDERAL Jl.HR Rasuna Said Kav C-19 Kuningan Jakarta Selatan 12920
DKI Jakarta www.ombudsman.go.id
ROADMAP
REFORMASI BIROKRASI
SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA
REPUBLIK INDONESIA
A. Ringkasan Eksekutif
Tuntutan perubahan yang dihadapi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Republik Indonesia sejalan dengan semakin besarnya tantangan dan semakin cepatnya perubahan eksternal khususnya yang berkaitan dengan pengembangan kebijakan pengawasan pelayanan publik mengharuskan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk segera menjalankan reformasi birokrasi di lembaganya. Upaya mengantisipasi berbagai tantangan internal dan eksternal ini dilakukan dengan melakukan pembenahan di tiga area utama, yaitu tata organisasi, tatalaksana serta sumber daya manusia (SDM).
“Saya pastikan semangat perubahan yang kami lakukan bersama sejawat menteri dan kepala daerah untuk hadirkan birokrasi yang melayani tak main2”…@azwar_abubakar
Dengan dikeluarkannya Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: PER/04/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Pengajuan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi, langkah reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia semakin tertata. Dengan mengacu pada panduan yang dikeluarkan tersebut, ditetapkan tujuan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah dihasilkannya produktivitas dan integritas yang tinggi disertai tanggungjawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang diemban oleh segenap aparatur pelaksana. Sementara sasarannya terbagi ke dalam delapan area perubahan yang menjadi fokus dalam reformasi birokrasi. 8 (Delapan) area perubahan yang dimaksud meliputi organisasi, tatalaksana, peraturan perundang-undangan, sumber daya manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik dan mindset serta culture-set aparatur. Pada tahun 2012 Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah mulai melaksanakan agenda-agenda reformasi birokrasi. Walaupun belum menyeluruh dan tertata dengan sangat baik, perubahan-perubahan telah dilaksanakan di delapan area perubahan sebagaimana tersebut di atas. Di bidang organisasi, pada tahun 2012 telah dibuat konsep perubahan struktur yang menjadikan struktur lembaga menjadi lebih kaya fungsi dan sesuai dengan tantangan perkembangan pengawasan pelayanan publik. Kini, diperlukan strategi dan upaya sistematis agar pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dapat berjalan secara optimal.
Dalam hal tatalaksana, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia masih harus melakukan banyak pembenahan di area proses bisnis hingga dapat mewujudkan kinerja organisasi yang lebih efisien dan efektif. Namun
demikian, berbagai SOP telah disusun dan menjadi pedoman pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. Berkaitan dengan aspek pengelolaan sumber daya manusia (SDM), telah dilakukan berbagai upaya guna menciptakan aparatur Negara yang kompeten, kredibel dan bebas KKN, yang salah satunya diwujudkan dengan penyusunan konsep pelaksanaan rekrutmen yang transparan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Kedepannya, pembenahan akan terus dilakukan, salah satunya adalah menciptakan sistem baru dalam reward dan punishment. Sementara di bidang pengawasan, SPIP akan diterapkan, namun masih diperlukan upaya penguatan unit kerja pengawasan dan sistem yang menyertainya.
Mengacu pada kondisi birokrasi terkini sebagaimana tersebut di atas, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia memiliki gagasan untuk melaksanakan reformasi birokrasi dengan mempertimbangkan aspek efesiensi, efektivitas, akuntabilitas sesuai kemampuan, serta sejumlah permasalahan yang dihadapi.
Reformasi yang dilaksanakan di delapan area perubahan dijabarkan dalam dokumen usulan dan Road Map. Area perubahan selanjutnya disebut sebagai program. Setiap program terdiri dari beberapa kegiatan. Secara total, dalam 8 (delapan) program terdapat 27 (dua puluh tujuh) kegiatan.
Road Map juga akan menyajikan detil setiap kegiatan yang menyangkut rencana dan waktu pelaksanaan, kriteria keberhasilan, anggaran serta tenaga pelaksana dan penanggungjawab kegiatan.
Secara umum masing-masing 8 (delapan) area perubahan memiliki tujuan spesifik yaitu:
1. Program Manajemen Perubahan bertujuan membangun kesamaan persepsi, komitmen, dan konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia;
2. Program Penataan Peraturan Perundangan-undangan bertujuan mewujudkan peraturan perundang-undangan yang harmonis dan sinkron disertai pelaksanaan yang efektif dan efisien;
3. Program Penataan dan Penguatan Organisasi: bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta terhindarkannya duplikasi tugas dan fungsi yang dapat mendorong percepatan reformasi birokrasi;
4. Program Penataan Tatalaksana bertujuan mewujudkan transparansi dan akuntabilitas proses penyelenggaraan pemerintah;
5. Program Penataan Sistem Manajemen Aparatur bertujuan menciptakan SDM aparatur yang memiliki kompetensi dan berkinerja tinggi;
6. Program Penguatan Pengawasan diarahkan untuk tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan efektif serta taat pada peraturan serta berjalannya pengelolaan keuangan negara yang andal dan terpercaya;
7. Program Penguatan Akuntabilitas Kinerja bertujuan untuk mewujudkan berjalannya sistem akuntabilitas kinerja organisasi yang efektif;
8. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik bertujuan mewujudkan pelayanan publik yang lebih cepat, lebih aman, lebih baik dan lebih terjangkau.
Garis besar rencana anggaran Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dari tahun 2012 sampai dengan tahun 2014 tersusun bagi terlaksananya Reformasi Birokrasi pada kedelapan area perubahan. Perkiraan total besarnya anggaran hingga tahun 2014 untuk kedelapan area perubahan tersebut adalah sebesar Rp. 2.400.000.000,- (dua miliar empat ratus juta rupiah). Sementara dari segi waktu pelaksanaan, keseluruhan tahapan kerja dalam delapan program reformasi birokrasi dilaksanakan dalam kurun waktu 2012 hingga 2014.
Berbagai langkah reformasi sebagaimana dijelaskan dalam Road Map ini yang dilakukan di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia merupakan program yang melembaga, berkesinambungan, dan diharapkan bergulir terus tanpa kehilangan momentum reformasi. Untuk itu, guna mendukung program tersebut, Pimpinan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah sepakat untuk memegang komitmen yang kuat agar program reformasi ini dapat bergulir sehingga akan dilahirkan birokrasi yang efisien dan profesional.
Kriteria keberhasilan Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah dibentuknya berbagai peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Republik Indonesia terkait pelaksanaan program 8 (delapan) area perubahan, dihasilkannya berbagai dokumen hasil pelaksanaan program 8 (delapan) area perubahan, serta diwujudkannya berbagai aspek area perubahan pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.
B. Pendahuluan
Sebagaimana sebagian besar lembaga publik di Indonesia, tak terkecuali Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, saat ini dihadapkan pada isu penting dalam administrasi publik berupa hilangnya kepercayaan masyarakat terhadap birokrasi, karena birokrasi dianggap korup dan tidak sehat. Salah satu bukti hilangnya kepercayaan ini adalah rendahnya tingkat partisipasi masyarakat untuk mengadukan pelayanan publik yang buruk.
Hal ini dikarenakan rendahnya tingkat pemahaman masyarakat terhadap pentingnya fungsi pengawasan pelayanan publik yang dilakukan oleh Ombudsman.
“Reformasi birokrasi harus didukung oleh tiga hal yaitu political commitment, kejelasan agenda reformasi birokrasi dan yang ketiga adalah mesin reformasi secara nasional maupun di masing-masing K/L dan Pemda”
Eko Prasodjo pada penutupan Bureaucracy Reform Exhibition, Conference and Stakeholder Meeting 2012, di Jakarta, Rabu (29/8).
Kondisi Birokrasi yang kurang sehat ini salah satunya dapat dilihat dari struktur organisasi yang cenderung tidak kaya fungsi. Di samping itu, beberapa kondisi lain juga dapat teridentifikasi, diantaranya: profesionalisme aparatur masih rendah, segi penganggaran yang cukup menyedot dana besar, sistem pelayanan kepada publik belum optimal, biaya mahal dan memakan waktu lama, pelaksanaan pengadaan barang masih dilakukan secara manual dan tidak transparan, serta perencanaan penganggaran masih belum terintegrasi.
Secara lebih spesifik, permasalahan yang dihadapi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia terkait tatakelola kepemerintahan guna mewujudkan misinya sebagai lembaga pendukung administrasi pengawasan pelayanan publik di Indonesia digolongkan ke dalam 4 (empat) area utama, yaitu permasalahan di aspek organisasi, tatalaksana, sumber daya manusia dan aspek pengawasan. Di bidang organisasi, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia masih dihadapkan pada tantangan untuk menciptakan organisasi yang kaya fungsi dan setiap unit kerjanya dapat bersinergi dalam mewujudkan visi dan misi organisasi.
Pada tahun 2012, telah dilakukan penyusunan konsep perubahan struktur yang menjadikan struktur lembaga menjadi lebih kaya fungsi dan sesuai dengan tantangan perkembangan pengawasan pelayanan publik terkini.
Namun demikian, hingga kini pelaksanaan tugas pokok dan fungsi belum dapat berjalan secara optimal. Masih diperlukan upaya perubahan struktur organisasi guna mewujudkan penajaman fungsi dan tugas pokok.
Dalam hal tatalaksana, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia masih harus melakukan banyak pembenahan di area proses bisnis hingga dapat mewujudkan kinerja organisasi yang lebih efisien dan efektif. Pembenahan proses bisnis ini juga harus ditunjang oleh kelengkapan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang lengkap guna menjamin keakuratan proses bisnis yang dilakukan.
Dalam hal pengelolaan sumber daya manusia (SDM), masih banyak upaya- upaya yang harus dilakukan guna menciptakan aparatur negara yang kompeten, kredibel dan bebas korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN). Pembenahan akan dilakukan di semua lini, mulai dari rekruitmen, pengelolaan pegawai sebagai aset organisasi, hingga menciptakan sistem baru dalam reward dan punishment.
Sementara itu, di bidang pengawasan, diperlukan penguatan unit kerja pengawasan disertai sistem yang menyertainya.
Dalam hal monitoring dan evaluasi pelaksanaan program pada 8 (delapan) area perubahan, belum dilakukan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Hal ini dikarenakan jumlah SDM dan anggaran yang terbatas untuk melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi tersebut. Namun, secara sekilas dapat dilihat bahwa pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi telah berada pada jalur yang ditetapkan, yaitu dengan dihasilkannya berbagai dokumen terkait reformasi birokrasi.
Mengacu pada serangkaian permasalahan yang telah dikemukakan tersebut, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia memiliki gagasan untuk melaksanakan reformasi birokrasi dengan mempertimbangkan aspek efisiensi, efektivitas, akuntabilitas sesuai kemampuan, dan sejumlah permasalahan yang dihadapi.
Implementasi reformasi birokrasi merupakan langkah sistematis untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan secara lebih baik menuju tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
Implementasi reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia diarahkan kepada penyelesaian berbagai permasalahan yang berkaitan dengan lemahnya birokrasi dari beberapa aspek meliputi manajemen sumber daya aparatur, struktur organisasi dengan mempertajam fungsi unit-unit kerja yang ada, sistem pelayanan publik, sistem pengawasan, akuntabilitas kinerja dan pengelolaan keuangan lembaga yang masih bersifat konvensional dan manual.
Langkah pembenahan yang akan dilakukan adalah:
- Membentuk Tim Manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman RI.
- Menyusun strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman RI.
- Menyelenggarakan sosialisasi dan internalisasi perubahan.
- Melakukan penataan berbagai peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan / diterbitkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman.
- Melakukan restrukturisasi/penataan tugas dan fungsi unit kerja pada Setjen Ombudsman.
- Memperkuat unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat.
- Menyusun SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi.
- Membangun dan mengembangkan e-government.
- Melakukan penataan sistem rekrutmen pegawai.
- Melakukan analisis jabatan.
- Melakukan evaluasi jabatan.
- Melakukan penyusunan standar kompetensi jabatan.
- Melakukan asesmen individu berdasarkan kompetensi.
- Menerapkan sistem penilaian kinerja individu.
- Membangun/mengembangkan database pegawai.
- Melakukan pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi
- Menerapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP).
- Meningkatkan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan Consulting.
- Memperkuat akuntabilitas kinerja.
- Mengembangkan sistem manajemen kinerja organisasi.
- Menyusun Indikator Kinerja Utama (IKU).
- Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja pelayanan informasi.
- Melibatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik.
C. Konsolidasi Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi C.1. Pencapaian
Program dan kegiatan reformasi birokrasi yang sudah dicapai oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah sebagai berikut:
Di bidang manajemen perubahan, reformasi dilaksanakan untuk mewujudkan terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, dan konsistesi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Langkah awal yang ditempuh adalah membentuk tim manajemen perubahan untuk menyusun konsep reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Lebih lanjut telah dilakukan sosialisasi dan internalisasi dalam setiap pertemuan/rapat di lingkungan Sekretariat Jenderal tentang rencana pelaksanaan reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dengan melibatkan seluruh pegawai Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.
Manfaat manajemen perubahan adalah meningkatnya pemahaman pegawai negeri sipil di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia tentang pentingnya perubahan melalui pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi.
Diluar capaian-capaian tersebut, masih banyak kendala yang harus segera ditangani sebagai bagian dari reformasi birokrasi yang akan dilaksanakan.
Beberapa kendala tersebut antara lain adanya perbedaan persepsi diantara pegawai tentang semangat reformasi birokrasi. Salah satu penyebabnya adalah belum ditetapkannya strategi sosialisasi yang mampu memberikan motivasi bagi pegawai untuk turut aktif dalam proses perubahan.
Di bidang penataan peraturan perundang-undangan, melakukan kompilasi peraturan perundang-undangan yang disusun oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Hasil kompilasi ini selanjutnya akan digunakan untuk mengidentifikasi sejumlah peraturan perundang- undangan yang terkait dengan tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk selanjutnya dilakukan harmonisasi serta penyusunan peraturan baru untuk mendukung kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.
Manfaat dari program penataan perundang-undangan adalah untuk mempermudah penelusuran aturan yang akan dipergunakan dalam pelaksanaan tugas di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, sekaligus untuk membantu pemantauan jika ada peraturan yang tidak harmonis dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi.
Di bidang penguatan dan penataan organisasi, menyusun konsep perubahan struktur organisasi dan mengkaji kemungkinan untuk menambah struktur baru di bawah Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Manfaat penguatan dan penataan organisasi adalah membantu untuk membentuk struktur yang tepat dan kaya fungsi, serta mempermudah koordinasi dalam penyelesaian tugas penyelenggaraan dukungan administrasi oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.
Di bidang penataan tatalaksana, menyusun SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi pada struktur organisasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, sebagai acuan pelaksanaan tugas PNS di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, serta membangun dan mengembangkan e-government untuk mendukung untuk pelaksanaan tugas sehari-hari. Namun demikian, diluar capaian di bidang penataan tatalaksana tersebut, masih terdapat dua permasalahan yang akan segera ditindaklanjuti, yaitu permasalahan internal berupa business process dalam organisasi yang belum efisien dari sisi waktu (persuratan, pengarsipan) dan permasalahan eksternal berupa adanya tuntutan agar segala proses yang bersinggungan dengan publik dilakukan secara transparan disertai ketersediaan mekanisme feedback.
Manfaat penataan tatalaksana adalah membantu pegawai negeri sipil di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk melaksanakan dan menyelesaikan tugas sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan yang ada.
Di bidang penataan sistem manajemen SDM aparatur, salah satunya telah dilakukan penyusunan konsep sistem rekrutmen pegawai. Disamping itu, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia juga telah memiliki uraian jabatan struktural, sebagai dasar penyusunan analisa beban kerja, serta standar kompetensi jabatan secara umum. Akan tetapi, untuk mewujudkan SDM Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang kompeten dan handal, masih terdapat beberapa area yang perlu mendapat perhatian serius serta membutuhkan penanganan segera, seperti:
analisis jabatan yang belum disusun berdasarkan fungsi dan kompetensi sesungguhnya yang dipersyaratkan, analisis jabatan dan evaluasi jabatan belum digunakan sebagai informasi dalam menentukan formasi kebutuhan pegawai, tupoksi (tugas pokok dan fungsi) belum dipahami secara utuh karena belum ada job description, belum tersedianya profil kompetensi jabatan, belum tersedianya sistem penilaian kinerja pegawai, sistem database yang belum sempurna/handal serta belum adanya identifikasi kebutuhan diklat yang diperlukan bagi pegawai.
Manfaat penataan sistem manajemen SDM aparatur adalah untuk menghasilkan pegawai negeri sipil yang kompeten, serta membantu dalam proses pengadaan pegawai negeri sipil di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.
Di bidang pelayanan publik, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia baru melakukan tahap identifikasi jenis-jenis pelayanan publik yang diselenggarakan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Saat ini, pelayanan publik baru pada tahap pelayanan informasi melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang standarnya telah ditetapkan oleh Komisi Informasi Publik. Untuk pengembangan organisasi di masa datang, dimungkinkan untuk menambah jenis pelayanan publik baru yang diselenggarakan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.
Manfaat dari upaya identifikasi jenis pelayanan publik adalah untuk membantu penyusunan standar pelayanan yang tepat sesuai dengan jenis pelayanan yang diberikan.
Di bidang penguatan akuntabilitas kinerja, telah dilakukan upaya awal dalam menjabarkan visi-misi lembaga mengenai Rencana Strategis Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Di samping itu, dalam mengembangkan sistem manajemen kinerja organisasi, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dalam proses penyusunan konsep perubahan Indikator Kinerja Utama (IKU) sebagai dasar akuntabilitas kinerja yang lebih optimal.
Manfaat penguatan akuntabilitas kinerja adalah mempermudah dalam proses pengukuran kinerja pelaksanaan program dukungan manajemen yang diselenggaraan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.
Di luar beberapa pencapaian terkait penguatan akuntabilitas kinerja tersebut, permasalahan yang masih tersisa antara lain belum terukurnya seluruh kinerja organisasi yang salah satunya ditandai dengan belum adanya sistem yang mampu mengantisipasi pengukuran secara menyeluruh kinerja di semua lini. Dengan mengacu pada sejumlah permasalahan sebagaimana dikemukakan di atas, maka program Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia diarahkan pada berbagai area perubahan melalui rencana tindak yang dibahas secara detil pada bagian berikut ini.
C.2. Rencana, Kriteria Keberhasilan, Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja, Penanggungjawab dan Anggaran di 8(delapan) Program Reformasi Birokrasi
Bagian berikut ini akan menjelaskan secara rinci tentang rencana (program dan kegiatan), kriteria keberhasilan, jadwal kerja, waktu pelaksanaan dan tahapan kerja, penanggungjawab dan rencana anggaran terkait rencana aksi yang ditetapkan di 8 (delapan) area perubahan.
1. Manajemen Perubahan
Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk mengubah secara sistematis dan konsisten sistem dan mekanisme kerja organisasi, pola pikir dan budaya kerja individu serta unit kerja di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia agar menjadi lebih baik sesuai dengan tujuan dan sasaran reformasi birokrasi.
Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Manajemen Perubahan disampaikan dalam tabel sebagai berikut.
No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria
Keberhasilan Outcomes
1. Pembentukan tim manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang terdiri dari para agen perubahan
Terbentuknya tim manajemen
perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman RI
Penyusunan (Pembentukan) Tim Revisi Tim
Januari 2012 Februari 2012
Draft SK Sekretaris Jenderal
Draft SK Sekretaris Jenderal
Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai pada Kementerian/Lembaga Penyusunan Tugas-
tugas Tim Februari
2012 Draft SK Sekretaris Jenderal
Pembentukan Tim Maret 2012
SK Sekretaris Jenderal
No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria
Keberhasilan Outcomes
Sosialisasi Tim Maret
2012 Pemahaman Tim Kerja
Tim sudah melaksanakan tugas
Maret 2012- sekarang
Laporan Kemajuan Tim Kerja 2. Penyusunan strategi
manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia termasuk rencana implementasinya
Tersedianya dokumen strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Kementerian/Lembaga
Pemetaan terhadap Pemangku kepentingan dan melakukan asesmen atas pengaruh perubahan masing- masing pemangku kepentingan
September
2012 Dokumen
Identifikasi terhadap pemangku kepentingan dan pengaruh perubahan masing-masing pemangku kepentingan Asesmen kesiapan
perubahan, termasuk didalamnya identifikasi terhadap penolakan perubahan
September 2012
Dokumen Analisis kesiapan perubahan
Asesmen terhadap tingkat partisipasi/
dukungan para pemangku kepentingan dan kebutuhan akan komunikasi untuk manajemen perubahan termasuk mengidentifikasi-kan penolakan terhadap perubahan
Oktober
2012 Dokumen Analisis tingkat partisipasi dan
bentuk komunikasi pemangku kepentingan
Asesmen terhadap organisasi , termasuk struktur, peran (roles), dan tanggungjawabnya
Oktober
2012 Dokumen Kajian Organisasi
Asesmen terhadap kemampuan/
kapabilitas dan skills organisasi untuk melaksanakan perubahan
Oktober 2012
Dokumen Kajian Kemampuan dan Keahlian Organisasi
No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria
Keberhasilan Outcomes
Penyusunan strategi manajemen perubahan, rencana dan aktivitas manajemen perubahan
November
2012 Dokumen Strategi Manajemen Perubahan
Penyusunan strategi dan rencana komunikasi
November
2012 Dokumen Strategi Komunikasi
3. Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan
Terselenggaranya sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi
Melakukan sosialisasi
manajemen Juli 2012 Peningkatan kesadaran pegawai akan pentingnya perubahan
Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas manajemen perubahan, termasuk tetap melakukan asesmen secara berkelanjutan terhadap pengarah perubahan pada masing-masing kelompok pemangku
September 2012 s.d.
Desember 2014
Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas komunikasi agar para pemangku kepentingan secara aktif terlibat, merasa memiliki proses perubahan dan mendorong perilaku dan pola pikir baru yang diharapkan dari proses perubahan serta mengurangi penolakan terhadap perubahan
September 2012 s.d.
Desember 2014
No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria
Keberhasilan Outcomes
Mengimplementasikan struktur organisasi yang baru, termasuk peran dan
tanggungjawabnya yang baru untuk mendukung
Juli 2014 SK Sekretaris Jenderal Ombudsman tentang Pengangkatan Pejabat
Mengimplementasikan strategi dan rencana dan aktivitas pelatihan untuk membekali para staf menjalani periode transisi dengan baik dan mengurangi penolakan
April 2013
Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program dan kegiatan reformasi birokrasi sesuai roadmap reformasi birokrasi
April 2013
Memberikan pengetahuan dan keterampilan melalui asistensi dan fasilitasi yang diperlukan untuk membentuk keterampilan, nilai- nilai, perilaku dan pola pikir baru (termasuk budaya kerja atau budaya organisasi yang baru) yang diharapkan
April 2013
Mengimplementasikan manfaat yang telah dirumuskan agar perubahan dapat dirasakan secara positif oleh pemangku kepentingan
September 2012 s.d.
Desember 2014
Program Manajemen Perubahan memiliki 3 kegiatan yaitu: Pembentukan Tim Manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang terdiri dari para agen perubahan, Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia termasuk rencana implementasinya serta Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan.
Kegiatan pembentukan Tim Manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia memiliki tahapan kerja sebagai berikut:
Penyusunan Tim, dilakukan pada bulan Januari 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa dihasilkannya Draft SK Sekretaris Jenderal;
Penyusunan Tugas-tugas Tim, dilakukan pada bulan Februari 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Draft SK Sekretaris Jenderal;
Pembentukan Tim dilakukan pada bulan Maret 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya SK Sekretaris Jenderal;
Sosialisasi Tim dilakukan pada bulan Maret 2012 dengan kriteria keberhasilan diperolehnya pemahaman Tim Kerja tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing personil.
Selanjutnya, Tim mulai melaksanakan tugas pada bulan Maret dan terus berlangsung hingga sepanjang tahun 2012. Kriteria tahapan ini adalah tersusunnya laporan kemajuan Tim Kerja dengan rencana anggaran yang dibutuhkan pada tahun 2012 sebesar Rp. 300.000.000,- (Tiga ratus juta rupiah)
Untuk kegiatan pembentukan tim secara keseluruhan, Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan adalah Kepala Biro Umum.
Kegiatan Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia (termasuk rencana implementasinya), dengan Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan Kepala Biro Perencanaan memiliki tahapan kerja sebagai berikut:
Pemetaan terhadap pemangku kepentingan dan melakukan asesmen atas pengaruh perubahan masing-masing pemangku kepentingan, akan dilakukan pada bulan September 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Dokumen Identifikasi terhadap pemangku kepentingan dan pengaruh perubahan masing-masing pemangku kepentingan.
Kegiatan ini membutuhkan anggaran sebesar Rp. 50.000.000,-(Lima puluh juta rupiah);
Asesmen kesiapan perubahan, termasuk didalamnya identifikasi terhadap penolakan perubahan. Tahapan ini dijadwalkan selesai dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Dokumen Analisis Kesiapan Perubahan. Anggaran yang dibutuhkan pada tahapan ini adalah sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah);
Asesmen terhadap tingkat partisipasi/ dukungan para pemangku kepentingan dan kebutuhan akan komunikasi untuk manajemen perubahan termasuk mengidentifikasikan penolakan terhadap
perubahan. Dijadwalkan akan terselesaikan pada tahun 2012. Kriteria keberhasilannya adalah dihasilkannya Dokumen Analisis Tingkat Partisipasi dan Bentuk Komunikasi Pemangku Kepentingan;
Asesmen terhadap organisasi, termasuk struktur, peran (roles), dan tanggungjawabnya. Diperkirakan selesai di tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Dokumen Kajian Organisasi;
Asesmen terhadap kemampuan/ capability dan keahlian/ skills organisasi untuk melaksanakan perubahan, akan dilaksanakan pada tahun 2012. Kriteria keberhasilannya adalah dihasilkannya Dokumen Kajian Kemampuan dan Keahlian Organisasi;
Penyusunan strategi manajemen perubahan, rencana dan aktivitas manajemen perubahan. Akan diselesaikan pada tahun 2012 dengan target dihasilkannya Dokumen Strategi Manajemen Perubahan.
Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum.
Kegiatan Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan memiliki tahapan sebagai berikut:
Melakukan sosialisasi manajemen. Tahapan ini telah dilaksanakan pada tahun 2012. Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas manajemen perubahan, termasuk tetap melakukan asesmen secara berkelanjutan terhadap pengarah perubahan pada masing-masing kelompok pemangku. Tahapan ini akan dilaksanakan secara berkelanjutan pada tahun 2012, 2013 dan 2014;
Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas komunikasi agar para pemangku kepentingan secara aktif terlibat, merasa memiliki proses perubahan dan mendorong perilaku dan pola pikir baru yang diharapkan dari proses perubahan serta mengurangi penolakan terhadap perubahan. Tahapan akan dilakukan berkelanjutan mulai tahun 2012 hingga 2014;
Menyusun struktur organisasi yang baru, termasuk peran dan tanggungjawabnya yang baru untuk mendukung. Tahapan ini akan dilaksanakan pada tahun 2014;
Mengimplementasikan strategi dan rencana dan aktivitas pelatihan untuk membekali para staf menjalani periode transisi dengan baik dan mengurangi penolakan. Tahapan ini akan dilaksanakan mulai bulan April 2013 dengan anggaran sebesar Rp. 75.000.000,- (Tujuh puluh lima juta rupiah);
Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program dan kegiatan reformasi birokrasi sesuai roadmap reformasi birokrasi. Tahapan ini dilaksanakan pada April 2013;
Memberikan pengetahuan dan keterampilan melalui asistensi dan fasilitasi yang diperlukan untuk membentuk keterampilan, nilai-nilai, perilaku dan pola pikir baru (termasuk budaya kerja atau budaya organisasi yang baru) yang diharapkan. Tahapan ini akan mulai dilaksanakana pada April 2013 dengan anggaran sebesar Rp.
25.000.000,- (Dua puluh lima juta rupiah);
Mengimplementasikan manfaat yang telah dirumuskan agar perubahan dapat dirasakan secara positif oleh pemangku kepentingan.
Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum.
Dengan mengacu pada rencana pelaksanaan kegiatan tersebut di atas, diharapkan akan tercipta perubahan di beberapa area penting sebagaimana yang digambarkan dalam matriks area perubahan sebagai berikut:
No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan
Kondisi Saat Ini
Gap Strategi Objek yang akan
dirubah
1. Manajemen Perubahan
Perubahan mindset pegawai dan culture set organisasi
Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta keterlibatan seluruh pegawai dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia
Terciptanya critical mass diantara seluruh pegawai sehingga diperoleh kesamaan persepsi tentang reformasi yang harus dilaksanakan serta munculnya komitmen yang kuat disertai keterlibatan seluruh pegawai dalam pelaksanaan seluruh program Reformasi Birokrasi
Belum ada kesamaan persepsi dan komitmen dari pegawai dalam pelaksanaan program RB
Perlu dibangun critical mass dari seluruh pegawai tentang kesamaan persepsi dan komitmen ttg pelaksanaan RB
1. Menciptakan agen-agen perubahan yang akan mengawal proses reformasi melalui pembentukan tim manajemen perubahan 2. Menyusun strategi manajemen dan komunikasi perubahan 3. Melakukan sosialisasi dan internalisasi perubahan
Kesadaran dan komitmen pegawai tentang arti penting reformasi birokrasi
Secara umum, di akhir tahun 2014, outcome yang diharapkan dapat dicapai melalui kegiatan ini adalah timbulnya kesadaran dan komitmen
pegawai tentang arti penting reformasi birokrasi yang dilanjutkan dengan upaya aktif mereka dalam mendukung dan terlibat secara langsung dalam proses reformasi. Hal ini merupakan kunci penting terjadinya internalisasi nilai-nilai perubahan dalam kerangka reformasi birokrasi.
2. Penataan Peraturan Perundang-Undangan
Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.
Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan Peraturan Perundang-undangan disampaikan dalam tabel berikut ini.
No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan
Outcomes
1. Penataan Berbagai Peraturan Perundang- Undangan Yang Dikeluarkan / Diterbitkan Oleh K/L
Teridentifikasinya peraturan
perundang-undangan yang
dikeluarkan/diterbitkan oleh
Kementerian/ Lembaga
Melakukan identifikasi peraturan
perundangan yang dikeluarkan/diterbitkan
September 2012
Identifikasi jenis peraturan perundangan yang dikeluarkan
Tercapainya peraturan perundang-undangan yang harmonis dan sinkron dan
pelaksanaannya yang efektif dan efisien
No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan
Outcomes
Tersedianya peta peraturan perundangan- undangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan
Kementerian/Lembaga masing-masing serta lainnya
Menyusun peta peraturan perundangan- undangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta lainnya
November 2012 Identifikasi peraturan perundangan yang tidak harmonis dan tidak sinkron
Terlaksananya regulasi dan deregulasi peraturan perundangan
Menyusun rencana regulasi dan deregulasi peraturan perundangundangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi
September 2013
Rencana Aksi Regulasi dan Deregulasi
Melakukan regulasi dan deregulasi peraturan
perundangundangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi
September 2014
Peraturan perundangan hasil Regulasi dan Deregulasi
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah: Penataan Berbagai Peraturan Perundang-Undangan yang dikeluarkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.
Tahapan-tahapan dalam pelaksanaan kegiatan ini meliputi:
Melakukan identifikasi peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan/diterbitkan. Tahapan ini diperkirakan selesai pada tahun 2012;
Menyusun peta peraturan perundangan-undangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta lainnya. Tahapan ini dilakukan pada tahun 2012;
Menyusun rencana regulasi dan deregulasi peraturan perundang-undangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi. Tahapan ini dilaksanakan pada tahun 2013.
Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan.
Keseluruhan tahapan kerja ini akan mulai dilaksanakan pada tahun 2012.
Kriteria keberhasilan yang digunakan untuk mengukur capaian di akhir tahun kegiatan adalah dihasilkannya Peraturan perundangan hasil regulasi dan deregulasi. Pelaksanaan kegiatan membutuhkan anggaran sebesar Rp.
50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah).
Area perubahan di program ini dijelaskan sebagaimana tercantum dalam matriks sebagai berikut:
No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan
Kondisi Saat Ini
Gap Strategi Objek yang akan dirubah
1. Penataan Peraturan Perundang-undangan
Tercapai-nya peraturan
perundangundangan yang
harmonis dan sinkron dibarengi pelaksanaannya yang
efektif dan efisien
1. Menurun- nya peraturan perundangan yang tumpang tindih dan/
atau disharmonis 2.
Meningkat- nya efektivitas pelaksanaan peraturan perundangan yang ada
1.Harmonisnya peraturan perundangan ttg administrasi dengan peraturan perundangan lainnya
2.Terimplementasik annya peraturan perundangan yang dikeluarkan
Tersedia kompilasi peraturan perundang- undangan
1.Belum adanya pemahaman dan ketaatan oleh stakeholder ttg
perundangan yang dikeluarkan 2.Belum adanya harmonisasi peraturan yang diterbitkan dengan peraturan perundangan lainnya
1.Peninjauan kembali peraturan perundangan yang dikeluarkan 2. Upaya penyelarasan peraturan yang dikeluarkan dengan peraturan perundangan lainnya (regulasi dan deregulasi) 3. Sosialisasi peraturan perundangan hasil penyelarasan
1.Peraturan perundangan yang disharmonis 2.Metode sosialisasi peraturan perundangan
Di akhir tahun kedua atau paling lambat di akhir tahun ketiga pelaksanaan RB, diharapkan semakin sedikit peraturan perundangan yang disharmonis.
Disamping itu, diharapkan pula telah terjadi sosialisasi secara luas tentang peraturan perundangan yang dikeluarkan khususnya kepada stakeholder yang berkaitan langsung dengan tupoksi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.
3. Penataan dan Penguatan Organisasi
Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia secara proporsional sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan tugas sehingga menjadi organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing).
Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan dan Penguatan Organisasi disampaikan dalam tabel berikut ini.
No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan
Outcomes
1. Restrukturisasi/
penataan tugas dan fungsi unit kerja pada kementerian/
lembaga
Tersedianya peta tugas dan fungsi unit kerja pada kementerian/
Lembaga yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)
Melakukan identifikasi tugas pokok dan fungsi
unit organisasi
Juni 2012 Identifikasi tugas pokok dan fungsi unit organisasi
Meningkatnya efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian.
Lembaga
dan terhindarkannya duplikasi tugas dan fungsi yang dapat mendorong percepatan reformasi birokrasi
Menyusun peta tugas reformasi birokrasi pokok dan fungsi unit kerja yang saling tumpang tindih
Juni 2012 Identifikasi tupoksi unit kerja yang saling tumpang tindih
Menyusun rencana restrukturisasi untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang efektif dan efisien serta right sizing
Juni 2012 Rencana Aksi Restrukturisasi Organisasi (Draft Struktur Organisasi dan Tata Kerja)
Melakukan restrukturisasi sesuai dengan rencana restrukturisasi
September 2014
SK Sekretaris Jenderal Ombudsman tentang Organisasi dan Tata Kerja
No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan
Outcomes
Melakukan evaluasi tupoksi untuk penajaman fungsi
Juli 2012
2. Penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat
Terbentuknya unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat yang mampu mendukung tercapainya tujuan dan sasaran reformasi birokrasi
Melakukan identifikasi berbagai aspek yang perlu diperkuat pada unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat
Juli 2012 Identifikasi penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat
Menyusun rencana penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tata laksana,
pelayanan publik, kepegawaian dan diklat
April 2013 Rencana Aksi Penguatan penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat
Melaksanakan penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat
Juli 2014 Pembentukan assessment center
4. Penataan Tatalaksana
Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur.
Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan Tatalaksana disampaikan dalam tabel sebagai berikut.
No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan
Outcomes
1. Penyusunan SOP Penyelenggaraan tugas dan fungsi
Tersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan
Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan
Juli 2012 Identifikasi proses penyelenggaraan pemerintahan
Terselenggaranya transparansi, akuntabilitas, proses penyelenggaraan pemerintah yang didukung oleh business process yang efektif dan efisien Menyusun peta
proses
penyelenggaraan pemerintahan
September 2012
Peta proses penyelenggaraan pemerintahan
Melakukan analisa business process
September 2012
Analisa business Process
Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan yang akan dibakukan dalam business process dan standard operating procedure
September 2012
Draft business process dan standard operating procedure
Menyusun business process dan standard operating procedure
September 2012
Draft SK Sekretaris Jenderal tentang BP dan SOP
No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan
Outcomes
Melaksanakan business process dan standard operating procedure
Januari 2013 SK Sekretaris Jenderal tentang BP dan SOP
2. Pembangunan atau Pengembangan e- government
Tersedianya e- government pada masing-masing Kementerian /Lembaga
Menyusun rencana pembangunan dan pengembangan e- government
April 2013 Rencana Aksi e- government
Elektronisasi berbagai dokumen penyelenggaraan pemerintahan
September 2013
Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, data base pegawai, manajemen kinerja, email, dll
September 2013
Tersedia:
1. Sistem Manajemen Arsip 2. Sistem Manajemen Persuratan
3. Sistem
Manajemen/Database Pegawai yang menggunakan fasilitas intranet
Menerapkan portal yang mampu:
memberikan berbagai informasi
kepada pengguna;
melaksanakan e- procurement;
memberikan links kepada portal yang lain; pencarian informasi;
help desk; dll
September 2014
Tersedia : 1. LPSE 2. CPNS Online
Reformasi di Penataan Tatalaksana difokuskan pada 2 kegiatan utama, yaitu Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta Pembangunan atau Pengembangan e-government.
Tahapan dalam kegiatan Penyusunan Standard Operation Procedure (SOP) Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi. Saat ini, proses bisnis beserta SOP terkait tugas pokok dan fungsi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah tersusun. Dengan demikian, untuk melengkapi capaian ini, maka rencana kerja program penataan tatalaksana adalah melaksanakan tahapan kerja terakhir yaitu melaksanakan/mengimplementasikan proses bisnis beserta SOP yang telah ditetapkan.
Implementasi secara penuh proses bisnis dan SOP ini akan mulai dilaksanakan pada tahun 2012. Kriteria keberhasilan yang digunakan adalah dikeluarkannya SK Sekretaris Jenderal tentang Proses Bisnis dan Standard Operating Procedures di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Kegiatan ini membutuhkan anggaran sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah).
Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan adalah Kepala Biro Perencanaan.
Untuk kegiatan Pengembangan e-government, tahapan-tahapan kerja yang akan dilaksanakan sebagai berikut:
Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, data base pegawai, manajemen kinerja, email, dan lain-lain akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa tersedianya: Sistem Manajemen Arsip, Sistem Manajemen Persuratan, Sistem Manajemen/ Data base Pegawai yang menggunakan fasilitas intranet. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran.
Menerapkan portal yang mampu: memberikan berbagai informasi kepada pengguna; melaksanakan e-procurement; memberikan links kepada portal yang lain; pencarian informasi; help desk; dan lain-lain, dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa tersedianya LPSE, CPNS Online.
Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran.
Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan.
Area perubahan di program ini dijelaskan sebagaimana tercantum dalam matriks sebagai berikut:
