BADAN PERTANAHAN NASIONAL KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH:
PUTRI INDAH SARI 162103007
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikkan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2019
LEMBAR PERNYATAAN
Saya yang bertanda- tangan di bawah ini dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang berjudul “Penerapan Keahlian Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Kabag di Kementerian Agraria & Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara” adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan.
Bagian atau data yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga, dan/
atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan/atau dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah.
Apabila kemudian hari pernyataan ini tidak benar,saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Medan, 2019
Putri Indah Sari NIM. 162103007
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan,pengalaman,kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul
"Penerapan Keahlian Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Kabag Kementerian Agraria & Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara". Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Pembimbing
3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi selaku Dosen Penguji yang telah banyak memberikan arahan, masukan, kritik dan saran kepada penulis untuk kesempurnaan tugas akhir ini.
ii
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
6. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, yaitu Ayahanda tercinta Bapak Iwan Suwanto dan Ibunda tercinta Ibu Sulasmi serta yang telah memberikan segalanya kepada penulis, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas
7. Buat saudara/i ku tersayang, Dewi Melvern, Dinda Ayudhita, Adelia Putri, Adel , Ayu, Novi, Arfandhika, dan Bagas, yang sudah selalu mendukung saya dalam pengerjaan tugas akhir ini.
8. Buat teman seperjuangan selama dikampus Wulan Ramadhanti, Ayuna, Pipi, Ica , Aldha, Dinda Adella dan seluruh teman D-III Kesekretariatan angkatan 2016 terima kasih atas kebersamaan selama dikampus baik suka maupun duka.
Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya bisa berdoa semoga amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.
Medan,...2019 Penulis
Putri Indah Sari NIM. 162103007
iii DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 4
1.3. Tujuan Penelitian ... 4
1.4. Manfaat Penelitian ... 5
1.5. Jadwal Kegiatan... 6
1.6. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat ... 8
2.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 12
2.3. Struktur Organisasi ... 13
2.4. Job Description ... 15
2.5. Jaringan Usaha Kegiatan ... 24
2.6. Kinerja Usaha Terkini ... 28
2.7. Rencana Kegiatan ... 30
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Sekretaris ... 35
3.1.1. Pengertian Sekretaris... 35
3.1.2. Jenis-Jenis Sekretaris... 36
3.1.3. Tugas Sekretaris... 39
3.2. Korespondensi ... 42
3.3. Surat ... 43
3.3.1. Pengertian Surat ... 43
3.3.2. Fungsi Surat... . 44
3.3.3. Ciri-Ciri Surat... 46
3.3.4. Bentuk Surat... 49
3.3.5. Bagian Surat... 64
3.4. Contoh Format Surat Keluar ... 70
3.5. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di ATR/BPN 80 3.6. Penerapan Keahlian Korespondensi Bagi Sekretaris ... 87
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan ... 90
4.2. Saran ... 91
iv
DAFTAR PUSTAKA ... 92 LAMPIRAN ... 93
v
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman
1.1. Jadwal Kegiatan ... 6
vi
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman
2.1. Profil Kementerian ATR/BPN Kanwil Prov Sumut ... 11
2.2. Struktur Organisasi KantorWilayah BPN Prov Sumut ... 14
2.3. Rencana Kegiatan Kementerian ATR/BPN Kanwil Prov Sumut ... 33
3.1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) ... 50
3.2. Bentuk Lurus (Block Style) ... 51
3.3. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ... 52
3.4. Bentuk Lekuk (Indented Style)... 53
3.5. Bentuk Resmi Indonesia Lama ... 54
3.6. Bentuk Resmi Indonesia Baru ... 55
3.7. Bentuk Square Block Style ... 56
3.8. Bentuk Square Semi Block Style ... 57
3.9. Bentuk Square Full Block Style ... 58
3.10.Bentuk American Style ... 59
3.11.Bentuk British Business Style ... 60
3.12.Bentuk British Personal Style ... 61
3.13.Bentuk Special Paragraph ... 62
3.14.Bentuk Simple Style atau Amplified Letter ... 63
3.15. Kop Surat Kementerian ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 64
3.16. Surat Keputusan ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut... ... 70
3.17. Surat Edaran ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 71
3.18. Surat Perintah ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 72
3.19. Surat Tugas ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 73
3.20. Surat Kuasa ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 74
3.21. Surat Keterangan ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 75
3.22. Surat Pernyataan ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 76
3.23. Surat Pengantar ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 77
3.24. Surat Dinas ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 78
3.25. Surat Undangan ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 79
3.26. Disposisi ATR/BPN Kantor Wilayah Prov Sumut ... 84
vii
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman
1. Surat Izin Riset ... 93
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.
Surat merupakan suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk dapat menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan kata lain, surat adalah alat komunikasi tertulis untuk dapat menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan bentuk/ model, penggunaan kode atau notasi, penggunaan bahasa yang khas dan juga pencantuman tanda tangan. Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti
telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan internet.
Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan. Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat- menyurat atau korespondensi. Suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat- menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh.
Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan.
Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran surat menyurat atau korespondensi. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan tugas korespondensi.
Tugas korespondensi ini antara lain mencakup menangani surat masuk, aktivitas mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat , mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat,
mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam surat-menyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran satu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Berdasarkan uraian terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan.
Surat yang dikordinasi / dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan.
Di Kementerian Agraria & Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara termasuk Sekretaris pimpinan. Seorang sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas memperingan, mempermudah, dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Salah satunya adalah harus menguasai tentang korespondensi. Korespondensi merupakan bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat. Kegiatan surat-menyurat harus mendapat perhatian yang sungguh, karena keahlian dalam berkorespondensi itu sangatlah penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Mengingat pentingnya keahlian dalam korespondensi khususnya bagi sekretaris pimpinan, maka diperlukan adanya kemampuan sekretaris untuk mengelola surat di Badan Pertanahan Nasional.
Badan Pertanahan Nasional (BPN) yaitu lembaga Pemerintah Non Departemen yang berada dibawah Kementrian Agraria dan Tata Ruang dan
bertanggung jawab kepada Presiden dan dipimpin oleh Kepala (sesuai dengan Perpres No. 63 Tahun 2013). Badan Pertanahan Nasional mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan dibidang pertanahan secara nasional, regional dan sektoral sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Badan pertanahan nasional mempunyai peranan penting dalam peruntukan tanah, pengurusan hak milik tanah pemerintah dan individual, penertiban surat- surat yang bersangkutan dengan kepemilikan tanah yang merupakan kunci penghubung antara rakyat dengan pemerintah serta pelayanan pemerintah kepada rakyatnya. Pada bagian sekretaris Kepala Bagian Tata Usaha, penulis melihat dan mengamati bahwa betapa pentingnya keahlian dalam korespondensi. Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memililh judul “Penerapan Keahlian Korespondensi Bagi Sekretaris Kabag pada Kementerian Agraria &Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara”
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah “Bagaimana penerapan korespondensi yang baik bagi Sekretaris Kementerian Agraria& Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara?”
1.3. Tujuan Peneliltian
Adapun tujuan penelitian ini “Untuk mengetahui dan mendeskripsikan Penerapan Keahlian Korespondensi Bagi Sekretaris Kabag pada Kementerian
Agraria & Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara”
1.4. Manfaat Penelitian
Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan memberikan manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Manfaat Praktis
a. Bagi Kementerian Agraria & Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara
Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk penyempurnaan mengenai pentingnya keahlian korespondensi di masa yang akan datang
b. Bagi penulis
Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai bagaimana penerapan keahlian korespondensi bagi seorang sekretaris baik secara teori maupun praktek.
c. Bagi pihak lain
Sebagai bahan referensi dan informasi bagi peneliti lain yang ingin melakukan penelitian lebih lanjut, terutama yang berhubungan dengan penerapan keahlian korespondensi pada sekretaris.
2. Manfaat Teoritis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan konseptual dan landasan teori tentang penerapan dalam kegiatan korespondensi yang baik
terutama yang mengkaji lebih lanjut lagi terhadap permasalahan dalam penelitian ini.
1.5. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada Kementerian Agraria&Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara Jalan Brigjend Katamso No.45, Medan, Sumatera Utara. Penelitian berlangsung mulai dari bulan April sampai dengan bulan Mei 2019, dapat di lihat dari Tabel 1.1 berikut.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Mei Juni
Minggu III Minggu IV Minggu I Minggu II 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan
Sumber: Penulis (2019)
1.6. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Bab ini membahas sejarah ringkas, visi dan misi, struktur organisasi, job description, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Kementerian Agraria&Tata Usaha/ Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan pengertian, macam-macam dan tugas sekretaris, pengertian korespondensi, pengertian surat, fungsi surat, ciri-ciri surat, bentuk surat, bagian surat, penanganan surat masuk dan surat keluar dan penerapan keahlian korespondensi bagi sekretaris kabag tata usaha di Kementerian Agraria&Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan penelitian penulis.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran mengenai mempertahankan dan meningkatkan keahlian korespondensi Sekretaris pada Kabag Kementerian Agraria&Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara.
8 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN 2.1. Sejarah dan Profil Perusahaan
2.1.1. Sejarah Perusahaan
Kementerian Agraria dan Tata Ruang Republik Indonesia pertama kali dibentuk pada tahun 1955 melalui Keputusan Presiden Nomor 55 Tahun 1955.
Sebelum menjadi kementerian pada tahun 1955, urusan agraria diselenggarakan oleh Departemen Dalam Negeri. Hal ini dikarenakan awalnya pemerintah pada waktu itu menganggap bahwa urusan agraria belum merupakan urusan strategis sehingga cukup diselenggarakan oleh suatu lembaga di bawah kementerian.
Titik tolak reformasi hukum pertanahan nasional terjadi pada 24 September 1960.Pada hari itu, rancangan Undang-Undang Pokok Agraria disetujui dan disahkan menjadi Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960.Dengan berlakunya UUPA tersebut, untuk pertama kalinya pengaturan tanah di Indonesia menggunakan produk hukum nasional yang bersumber dari hukum adat. Dengan ini pula Agrarische Wet dinyatakan dicabut dan tidak berlaku. Tahun 1960 ini menandai berakhirnya dualisme hukum agraria di Indonesia.
Pada 1964, meIalui Peraturan Menteri Agraria Nomor 1 Tahun 1964, ditetapkan tugas, susunan, dan pimpinan Departemen Agraria. Peraturan tersebut nantinya disempurnakan dengan Peraturan Menteri Agraria Nomor 1 Tahun 1965 yang mengurai tugas Departemen Agraria serta menambahkan Direktorat Transmigrasi dan Kehutanan ke dalam organisasi. Pada periode ini, terjadi penggabungan antara Kantor Inspeksi Agraria-Departemen Dalam Negeri,
Direktorat Tata Bumi-Departemen Pertanian, Kantor Pendaftaran Tanah- Departemen Kehakiman.
Pada 1965, Departemen Agraria kembali diciutkan secara kelembagaan menjadi Direktorat Jenderal.Hanya saja, cakupannya ditambah dengan Direktorat bidang Transmigrasi sehingga namanya menjadi Direktorat Jenderal Agraria dan Transmigrasi, di bawah Departemen Dalam Negeri. Penciutan ini dilakukan oleh Pemerintah Orde Baru dengan alasan efisiensi dan penyederhanaan organisasi.
Namun struktur ini tidak bertahan lama karena pada tahun yang sama terjadi perubahan organisasi yang mendasar. Direktorat Jenderal Agraria tetap menjadi salah satu bagian dari Departemen Dalam Negeri dan berstatus Direktorat Jenderal, sedangkan permasalahan transmigrasi ditarik ke dalam Departemen Veteran, Transmigrasi, dan Koperasi.
Pada 1972, Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 145 Tahun 1969 dicabut dan diganti dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 88 Tahun 1972, yang menyebutkan penyatuan instansi Agraria di daerah. Di tingkat provinsi, dibentuk Kantor Direktorat Agraria Provinsi, sedangkan di tingkat kabupaten/kota dibentuk Kantor Sub Direktorat Agraria Kabupaten/ Kotamadya.
Tahun 1988 merupakan tonggak bersejarah karena saat itu terbit Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1988 tentang Badan Pertanahan Nasional.
Sejalan dengan meningkatnya pembangunan nasional yang menjadi tema sentral proyek ekonomi–politik Orde Baru, kebutuhan akan tanah juga makin meningkat.
Persoalan yang dihadapi Direktorat Jenderal Agraria bertambah berat dan rumit.
Untuk mengatasi hal tersebut, status Direktorat Jenderal Agraria ditingkatkan
menjadi Lembaga Pemerintah Non Departemen dengan nama Badan Pertanahan Nasional. Dengan lahirnya Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1988 tersebut, Badan Pertanahan Nasional bertanggung jawab langsung kepada Presiden.
Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 96 Tahun 1993, tugas Kepala Badan Pertanahan Nasional kini dirangkap oleh Menteri Negara Agraria. Kedua lembaga tersebut dipimpin oleh satu orang sebagai Menteri Negara Agraria/
Kepala Badan Pertanahan Nasional.Dalam pelaksanaan tugasnya, Kantor Menteri Negara Agraria berkonsentrasi merumuskan kebijakan yang bersifat koordinasi, sedangkan Badan Pertanahan Nasional lebih berkonsentrasi pada hal-hal yang bersifat operasional.
Pada masa kepemimpinan Presiden Abdurrahman Wahid pada tahun 1999, Kementerian Negara Agraria dibubarkan melalui Keputusan Presiden Nomor 154 Tahun 1999 tentang Perubahan Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1988.
Kepala Badan Pertanahan Nasional dirangkap oleh Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia.Pelaksanaan pengelolaan pertanahan sehari-harinya dilaksanakan Wakil Kepala Badan Pertanahan Nasional.
Presiden Megawati menerbitkan Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, Dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, dan Keputusan Presiden Nomor 34 Tahun 2003 tentang Kebijakan Nasional Di Bidang Pertanahan memposisikan BPN sebagai lembaga yang menangani kebijakan nasional di bidang pertanahan. Kedudukan BPN kemudian diperkuat pada masa Presiden Susilo Bambang Yudhoyono dengan menerbitkan Peraturan Presiden Nomor 10
Tahun 2006 tentang Badan Pertanahan Nasional dan menempatkan BPN RI di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden.
Penguatan lembaga agraria kembali diperkuat pada masa kepemimpinan Presiden Jokowi yakni dengan menggabungkan Badan Pertanahan Nasional dengan unit pemerintah yang mengurusi penataan ruang, planologi dan perencanaan kehutanan, serta informasi geospasial. Penggabungan struktur ini diikuti dengan uraian tugas dan fungsi kelembagaan Kementerian Agraria yang sejatinya amanat Undang-Undang Pokok Agraria Nomor 5 Tahun 1960, sesuai semangat Pasal 33 Ayat 3 Konstitusi UUD 1945.
2.1.2. Profil Perusahaan
Sumber: http://sumut.atrbpn.go.id/ (2019)
Gambar 2.1
Profil Kementerian ATR/BPN Kanwil Provinsi Sumatera Utara
2.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara
“Menjadi lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat, serta keadilan dan keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan Republik Indonesia.”
Misi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara
Mengembangkan dan menyelenggarakan politik dan kebijakan pertanahan untuk:
1. Peningkatan kesejahteraan rakyat, penciptaan sumber-sumber baru kemakmuran rakyat, pengurangan kemiskinan dan kesenjangan pendapatan, serta pemantapan ketahanan pangan.
2. Peningkatan tatanan kehidupan bersama yang lebih berkeadilan dan bermartabat dalam kaitannya dengan penguasaan, pemilikan, penggunaan dan pemanfaatan tanah (P4T).
3. Perwujudan tatanan kehidupan bersama yang harmonis dengan mengatasi berbagai sengketa, konflik dan perkara pertanahan di seluruh tanah air dan penataan perangkat hukum dan sistem pengelolaan pertanahan sehingga tidak melahirkan sengketa, konflik dan perkara di kemudian hari.
4. Keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan Indonesia dengan memberikan akses seluas-luasnya pada generasi
yang akan datang terhadap tanah sebagai sumber kesejahteraan masyarakat. Menguatkan lembaga pertanahan sesuai dengan jiwa, semangat, prinsip dan aturan yang tertuang dalam UUPA dan aspirasi rakyat secara luas
2.3 Struktur Organisasi
Dalam menciptakan suasana kerja yang terorganisir secara sistematis dan terpadu perlu adanya suatu rencana kerja dan pelaksanaan rencana kerja yang terarahsehingga diperlukan struktur Organisasi yang jelas dan nyata. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi yang ada pada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan NasionalKantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara.
14
Sumber: https://www.atrbpn.go.id/ (2019)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Kantor Wilayah
Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara
2.4. Job Description
Berikut ini adalah bidang kerja dari setiap bagian pada Struktur Organisasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan NasionalKantor Wilayah Provinsi Sumatera Utarayang terdiri dari:
1. Tugas Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan pembinaan danpemberian dukungan administrasi dilingkungan Kantor Wilayah.
Bagian Tata Usaha terdiri atas:
a) Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunanrencana, program, anggaran dan pelaporan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategispertanahan, dan kegiatan pertanahan sertapengoordinasian penyelesaian tindak lanjut temuan hasilpengawasan di Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan.
b) Subbagian Organisasi dan Kepegawaian
Mempunyaitugas melakukan penyiapan pelaksanaan urusanorganisasi, ketatalaksanaan, analisis jabatan, danpengelolaan urusan kepegawaian serta pengoordinasiandan fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi di KantorWilayah dan Kantor Pertanahan.
c) Subbagian Keuangan dan Barang Milik Negara
Mempunyai tugas melakukan penyiapan pengelolaanurusan keuangan dan administrasi barang milik negara.
d) Subbagian Umum dan Informasi
Mempunyai tugasmelakukan penyiapan pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, protokol, perlengkapan, dan penyelenggaraan layanan pengadaan, pengoordinasian dan fasilitasi pengelolaan pelayanan pertanahan, pelaksanaan urusan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi, advokasi hukum, peraturan perundangundangan, dan penanganan pengaduan masyarakat.
2. Tugas Bidang Infrastruktur Pertanahan
Bidang Infrastruktur Pertanahan mempunyai tugasmelaksanakan pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaanpengukuran dan pemetaan dasar, pengukuran dan pemetaankadastral, serta survei dan pemetaan tematik.
Bidang Infrastruktur Pertanahan terdiri atas:
a) Seksi Pengukuran dan Pemetaan Dasar
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pengukuran dan pemetaan dasar, pelaksanaan pengukuran batas administrasi, kawasan dan wilayah tertentu, pelaksanaan, koordinasi dan pembinaan tenaga teknis dan surveyor pada Kantor Pertanahan di wilayahnya, pelaksanaan pengelolaan dan pemutakhiran peralatan teknis serta teknologi pengukuran dan pemetaan, pelaksanaan pemeliharaan kerangka dasar kadastral nasional di wilayahnya, pelaksanaan, koordinasi dan pengelolaan basis data geospasial pertanahan dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbasis data spasial, serta evaluasi dan pelaporan.
b) Seksi Pengukuran dan Pemetaan Kadastral
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pengukuran dan pemetaan kadastral, pembukuan serta pengelolaan basis data dan informasi batas bidang tanah, ruang dan perairan, serta evaluasi dan pelaporan.
c) Seksi Survei dan Pemetaan Tematik
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan survei dan pemetaan tematik pertanahan, perbatasan dan wilayah tertentu, dan pelaksanaan, koordinasi dan pembinaan tenaga teknis dan petugas survei dan pemetaan tematik pada Kantor Pertanahan di wilayahnya, serta evaluasi dan pelaporan.
3. Tugas Bidang Hubungan Hukum Pertanahan
Bidang Hubungan Hukum Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaan penetapan hak tanah dan pemberdayaan hak tanah masyarakat, pendaftaran hak tanah, dan pemeliharaan data hak tanah serta pembinaan PPAT.
Bidang Hubungan Hukum Pertanahan terdiri atas:
a) Seksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan, dan penetapan kembali hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang dan hak komunal, penyiapan bahan pemberian izin dan penetapan hak atas
tanah badan sosial/keagamaan serta penegasan sebagai tanah wakaf, tanah bekas milik Belanda, dan bekas tanah asing lainnya, penyiapan bahan penunjukan badan hukum tertentu yang dapat mempunyai hak milik, pelaksanaan inventarisasi dan identifikasi tanah hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang, pelaksanaan pemberdayaan hak atas tanah masyarakat, penyiapan kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga non pemerintah dalam rangka pemberdayaan hak atas tanah masyarakat, pelaksanaan pengembangan dan diseminasi model pemberdayaan hak atas tanah masyarakat, serta evaluasi dan pelaporan.
b) Seksi Pendaftaran Hak Tanah
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pendaftaran hak atas tanah, hak atas ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, hak tanggungan, tanah wakaf, hak atas tanah badan sosial/keagamaan dan pencatatan pembatalan hak serta hapusnya hak, serta evaluasi dan pelaporan
c) Seksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pemeliharaan data pendaftaran tanah dan ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, tanah wakaf, dan pemberian izin peralihan hak, pelepasan hak, perubahan penggunaan dan perubahan pemanfaatan/komoditas, peralihan saham, pengembangan dan pembinaan PPAT, pelaksanaan dan pengelolaan informasi dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbasis data yuridis, serta evaluasi dan pelaporan
4. Tugas Bidang Penataan Pertanahan
Bidang Penataan Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian, pembinaan dan pelaksanaan penatagunaan tanah, landreform, dan konsolidasi tanah, serta penataan kawasan tertentu.
Bidang Penataan Pertanahan terdiri atas:
a) Seksi Penatagunaan Tanah
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan penyusunan persediaan tanah, penetapan penggunaan dan pemanfaatan tanah, neraca penatagunaan tanah, bimbingan dan penerbitan pertimbangan teknis pertanahan dan penatagunaan tanah, pemantauan dan evaluasi perubahan penggunaan tanah, pengelolaan basis data dan sistem informasi geografi, pelaksanaan inventarisasi dan pengelolaan basis data potensi dan data lahan pertanian pangan berkelanjutan, serta evaluasi dan pelaporan.
b) Seksi Landreform dan Konsolidasi Tanah
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan inventarisasi dan pengelolaan basis data tanah obyek landreform, pengusulan penetapan/penegasan tanah obyek landreform, pengeluaran tanah dari obyek landreform, pendayagunaan tanah obyek landreform dan ganti kerugian tanah obyek landreform, pelaksanaan redistribusi tanah dan pemanfaatan bersama atas tanah, pelaksanaan penyusunan potensi obyek konsolidasi tanah, pelaksanaan sosialisasi, perencanaan, pengembangan desain, promosi, koordinasi dan kerja sama konsolidasi tanah serta bimbingan partisipasi masyarakat, pelaksanaan pemantauan dan pengelolaan data,
evaluasi, penanganan permasalahan dan pelaporan potensi obyek konsolidasi tanah dan konsolidasi tanah, serta evaluasi dan pelaporan.
c) Seksi Penataan Kawasan Tertentu
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan penataan pemanfaatan kawasan, melaksanakan inventarisasi, penyesuaian, penataan, pengendalian, zonasi, kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga non pemerintah, penyusunan pertimbangan teknis pertanahan, pemantauan dan evaluasi, serta pengelolaan basis data pemanfaatan kawasan di wilayah pesisir, pulau kecil, perbatasan dan kawasan tertentu, serta evaluasi dan pelaporan.
5. Tugas Bidang Pengadaan Tanah
Bidang Pengadaan Tanah mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaan pemanfaatan tanah pemerintah, bina pengadaan dan penetapan tanah pemerintah, serta penilaian tanah.
Bidang Pengadaan Tanah terdiri atas:
a) Seksi Pemanfaatan Tanah Pemerintah
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pemberian perizinan kerjasama pemanfaatan tanah pemerintah, perpanjangan perizinan kerjasama pemanfaatan tanah pemerintah, pemberian rekomendasi pencatatan peralihan dan penghapusan tanah pemerintah serta pemberian rekomendasi penertiban pelanggaran perjanjian kerjasama pemanfaatan tanah pemerintah, serta evaluasi dan pelaporan.
b) Seksi Bina Pengadaan dan Penetapan Tanah Pemerintah
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pembinaan perencanaan dan persiapan pengadaan tanah, pelaksanaan pengadaan tanah pemerintah, dan penyerahan hasil pengadaan tanah, pelaksanaan penetapan hak atas tanah, izin peralihan hak atau izin pelepasan hak dan kerjasama pemanfaatan aset instansi pemerintah, badan hukum pemerintah, dan badan usaha pemerintah, serta evaluasi dan pelaporan.
c) Seksi Penilaian Tanah
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan penilaian tanah, bidang tanah dan properti, pelaksanaan pengadaan, pemutakhiran, dan kerjasama pembuatan peta zona nilai tanah kabupaten/kota, peta zona nilai ekonomi kawasan dan potensi sumber daya agraria, pelaksanaan dan pengelolaan informasi dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbasis data zona nilai tanah dan zona nilai ekonomi kawasan, serta evaluasi dan pelaporan.
6. Tugas Bidang Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan Bidang Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaan penanganan sengketa dan konflik pertanahan, penanganan perkara pertanahan, serta pengendalian pertanahan.
Bidang Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan terdiri atas:
a) Seksi Sengketa dan Konflik Pertanahan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pencegahan, penanganan, dan penyelesaian sengketa/konflik pertanahan, serta analisis dan penyiapan usulan pembatalan hak atas tanah, serta evaluasi dan pelaporan.
b) Seksi Penanganan Perkara Pertanahan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan penanganan dan penyelesaian perkara pertanahan, analisis dan penyiapan usulan pembatalan hak atas tanah berdasarkan putusan pengadilan atau hasil perdamaian, serta evaluasi dan pelaporan.
c) Seksi Pengendalian Pertanahan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pengendalian dan pemantauan pemanfaatan pertanahan, pelaksanaan penelitian data dan penyiapan usulan serta rekomendasi penertiban dan pendayagunaan tanah terlantar, serta evaluasi dan pelaporan.
7. Penata Madya Pelayanan JHT-JK
a. Melakukan verifikasi terhadap dokumen pendukung proses klaim program JHT & JK.
b. Menentukan besar klaim dan memproses klaim sesuai ketentuan yang berlaku, guna memenuhi kewajiban pembayaran klaim kepada peserta dengan tepat jumlah dan tepat waktu.
8. Penata Madya Teknologi Informasi (TI)
a. Melaksanakan pengaturan penggunaan, perbaikan, dan pemeliharaan hardware, software dan jejaring.
b. Mengelola database dan apikasi guna mengoptimalkan pengoperasian perangkat sistem informasi untuk memberikan pelayanan yang cepat dan akurat kepada peserta dan untuk efektivitas kegiatan operasional.
9. Penata Madya Umum
a. Mengkoordinasikan pemberian layanan umum dan penyediaan barang/jasa sesuai kebutuhan.
b. Melaksanakan program komunikasi sesuai arahan, guna memberikan dukungan optimal terhadap kelancaran operasional.
10. Penata Madya Administrasi Informasi-Khusus
a. Menghimpun data yang terkait dengan kegiatan pemasaran dan administrasi kepesertaan informal khusus.
b. Menyiapkan sarana prasarana penunjang kegiatan pemasaran.
c. Melakukan pelayanan dokumen administrasi dan penghitungan besar iuran serta denda (jika ada), guna menyediakan data yang akurat dan dokumen yang lengkap untuk mendukung kelancaran kegiatan pemasaran informal khusus.
11. Penata Madya Administrasi Pemasaran
a. Menghimpun dan mengelola data yang terkait dengan kegiatan pemasaran dan administrasi kepesertaan.
b. Melakukan pelayanan dokumen administrasi dan penghitungan besar iuran serta denda (jika ada), guna menyediakan data yang akurat dan dokumen yang lengkap untuk mendukung kelancaran kegiatan pemasaran.
2.5. Jaringan Usaha Kegiatan (Pelayanan Publik)
A. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Tentang Pelimpahan Kewenangan Pemberian Hak Atas Tanah dan Kegiatan Pendaftaran Tanah.
Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan:
1. Hak Atas Tanah adalah Hak Milik, Hak Guna Usaha, Hak Guna Bangunan, dan Hak Pakai.
2. Tanah Negara atau tanah yang dikuasai langsung oleh Negara adalah tanah yang tidak dipunyai dengan sesuatu Hak Atas Tanah.
3. Hak Pengelolaan adalah hak menguasai dari Negara yang kewenangan pelaksanaannya sebagian dilimpahkan kepada pemegangnya.
4. Pemberian Hak Atas Tanah adalah penetapan Pemerintah yang memberikan suatu Hak Atas Tanah negara, termasuk perpanjangan jangka waktu hak dan pembaharuan hak serta pemberian hak di atas Hak Pengelolaan.
5. Pemberian hak Atas Tanah secara umum adalah pemberian hak atas bidang tanah yang memenuhi kriteria tertentu kepada
penerima hak yang memenuhi kriteria tertentu yang dilakukan dengan satu penetapan pemberian hak.
6. Perpanjangan jangka waktu hak adalah penambahan jangka waktu berlakunya sesuatu Hak Atas Tanah atas permohonan sebelum haknya berakhir.
7. Pembaharuan hak adalah pemberian hak yang sama kepada pemegang Hak Atas Tanah atas permohonan sesudah jangka waktu hak tersebut berakhir.
8. Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional, yang selanjutnya disebut Kanwil BPN, adalah instansi vertikal Badan Pertanahan Nasional di Provinsi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia.
9. Kantor Pertanahan adalah instansi vertikal Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia di Kabupaten/Kota yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia melalui Kepala Kanwil BPN.
Peraturan ini mengatur kewenangan Pemberian Hak Atas Tanah dan Kegiatan Pendaftaran Tanah.
B. Kewenangan Kepala Kanwil Badan Pertanahan Nasional 1. Hak Milik
Kepala Kanwil BPN memberi keputusan mengenai:
a. Pemberian Hak Milik untuk orang perseorangan atas tanah pertanian yang luasnya lebih dari 50.000 M² (lima puluh ribu meter persegi) dan tidak lebih dari luas batas maksimum kepemilikan tanah pertanian perorangan.
b. Pemberian Hak Milik untuk orang perseorangan atas tanah non pertanian yang luasnya lebih dari 3.000 M² (tiga ribu meter persegi) dan tidak lebih dari 10.000 M² (sepuluh ribu meter persegi).
c. Pemberian Hak Milik untuk badan hukum keagamaan dan sosial yang telah ditetapkan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 1963 tentang Penunjukkan Badan-Badan Hukum yang dapat mempunyai Hak Milik atas Tanah, atas tanah non pertanian yang luasnya lebih dari 50.000 M² (lima puluh ribu meter persegi) dan tidak lebih dari 150.000 M² (seratus lima puluh ribu meter persegi).
2. Hak Guna Bangunan
Kepala Kanwil BPN memberi keputusan mengenai:
a. Pemberian Hak Guna Bangunan untuk orang perseorangan atas tanah yang luasnya lebih dari 3.000 M2 (tiga ribu meter persegi) dan tidak lebih dari 10.000 M² (sepuluh ribu meter persegi);
b. Pemberian Hak Guna Bangunan untuk badan hukum atas tanah yang luasnya lebih dari 20.000 M2 (dua puluh ribu meter
persegi) dan tidak lebih dari 150.000 M2 (seratus lima puluh ribu meter persegi).
3. Hak Pakai
Kepala Kanwil BPN memberi keputusan mengenai:
a. Pemberian Hak Pakai untuk orang perseorangan atas tanah pertanian yang luasnya lebih dari 50.000 M² (lima puluh ribu meter persegi) dan tidak lebih dari 100.000 M² (seratus ribu meter persegi).
b. Pemberian Hak Pakai untuk orang perseorangan atas tanah non pertanian yang luasnya lebih dari 3.000 M² (tiga ribu meter persegi) dan tidak lebih dari 10.000 M2 (sepuluh ribu meter persegi);
c. Pemberian Hak Pakai untuk badan hukum swasta, BUMN/BUMD atas tanah non pertanian yang luasnya lebih dari 20.000 M² (dua puluh ribu meter persegi) dan tidak lebih dari 150.000 M² (seratus lima puluh ribu meter persegi).
4. Hak Guna Usaha
Kepala Kanwil BPN memberi keputusan mengenai pemberian Hak Guna Usaha atas tanah yang luasnya tidak lebih dari 2.000.000 M2 (dua juta meter persegi)
5. Redistribusi Tanah Objek Landreform
Kepala Kanwil BPN memberi keputusan mengenai penetapan tanah negara untuk menjadi tanah obyek landreform.
C. Produk/Hasil yang dikeluarkanoleh Kanwil Badan Pertanahan Nasional
Produk atau hasil yang di keluarkan oleh Kanwil Badan Pertanahan Nasional berdasarkan UU No. 2 Tahun 2013 tentang Pelimpahan Kewenangan Pemberian Hak Atas Tanahdan Kegiatan Pendaftaran Tanah yaitu berupa Surat Putusan mengenai kewenangan kepala Kanwil Badan Pertanahan Nasional yang kewenangannya meliputi:
a. Hak Milik
b. Hak Guna Bangunan c. Hak Pakai
d. Hak Guna Usaha
e. Retribusi Tanah Objek Landrefor 2.6. Kinerja Usaha Terkini
Menindaklanjuti Surat Sekretaris Jenderal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Nomor 3979/1.2-100/XII/2018 tanggal 21 Desember 2018, bersama ini disampaikan kepada Sudara, DIPA dan RKAKL tahun Anggaran 2019, untuk segera ditindaklanjuti dengan melakukan langkah- langkah percepatan sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsinya masing-masing sebagai berikut :
Kinerja Usaha Terkini bagian Umum :
1. Menentukan lokasi desa sebagai objek kegiatan Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL), Redistribusi Tanah, dan kegiatan lainnya serta agar dikoordinasikan/dikonsultasikan dengan Direktorat Jenderal terkait;
2. Mengadakan kontrak lelang untuk kegiatan yang bersifat kontraktual;
3. Menyusun SK Pengelola APBN (KPA, Bendahara, PPK, Pejabat Penandatanganan SPM, ULP, Pejabat Pengadaan Barang, paling lambat minggu keempat Bulan Desember 2018;
4. Membentuk Gugus Tugas Reforma Agraria termasuk Tim Pengendali Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL) dan dikoordinasikan / dikonsultasikan dengan Direktorat Jenderal terkait;
5. Menyusun Rencana Aksi;
Menyusun Rencana Umum Pengadaan (RUP) dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) dan disampaikan kepada Sekretaris Jenderal c.q. Biro Umum dan Tata Usaha Pimpinan paling lambat minggu keempat Bulan Desember 2018
Kinerja Usaha Terkini bagian Sekretaris Kabag :
1. Melakukan input data terhadap target prioritas meliputi kegiatan-kegiatan Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL) , Redistribusi Tanah , dan kegiatan lainnya ke dalam Aplikasi SKMPP sesuai dengan target yang tercantum dalam dokumen DIPA;
2. Memanfaatkan aplikasi manajemen arsip elektronik untuk mengelola surat masuk dan keluar
3. Dilaksanakannya pemberitahuan informasi mengenai ATR/BPN Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara di media sosial melalui via Instagram
30 Tabel 2.1.
Laporan Pelaksanaan Kerja Sama
Unit Kerja: Kantor Wilayah Badan\Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara Sampai Dengan Tahun 2019
NO JUDUL JANGKA
WAKTU (TAHUN)
PARA PIHAK MATERI MUATAN KERJA
SAMA
RUANG LINGKUP
PROG RAM KERJA
HASIL K E T NOTA
KESEPA HAMAN
PKS NO TGL PIHAK
I
PIHAK II
PIHA K III
OUT PUT
OUT COME 1 Kantor
Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara dengan Kantor Pemerintahan Kabupaten Aceh Singkil
Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara dengan Kantor Pemerintah-an Kabupaten Aceh Singkil
05/SKB- 12.100 IV/2019
08/04/
2019
1 Bambang Prion, SH, M.H (Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanah- an Nasional Provinsi Sumatera Utara)
Dulmu-srid (Bupati Kabupaten Aceh Singkil)
- Kerjasama dalam rangka pelatihan juru ukur survey dan pemetaan tahun anggaran 2019 sesuai dengan peraturan perundang-an yang berlaku
Pelatihan juru ukur Survei dan pemetaan paket / kelas boarding selama 240 jam pelajaran (JP)
Pelatihan juru ukur Survei dan pemetaan Tahun Anggaran 2019
Pening- katan kompe- tensi sdm bidang survey pengu- kuran dan peme- taan
Membantu kegiatan pelayanan kepada masyarakat di bidang pertanahan khususnya pelaksana- an pendaftar- an tanah sistematika lengkap (PTSL) 2 Kantor
Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara dengan Kantor Pemerintahan
Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara dengan Kantor Pemerintahan
06/SKB- 12.100 IV/2019
08/04/
2019
1 Bambang Prion, SH, M.H (Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanah- an Nasional
Drs . Syahnan Batubara . MM (Sekre-taris Daerah Kabu-paten Mandai- ling Natal
- Kerjasama dalam rangka pelatihan juru ukur survey dan pemetaan tahun anggaran 2019 sesuai dengan peraturan perundangan
Pelatihan juru ukur Survei dan pemetaan paket / kelas boarding selama 240 jam pelajaran (JP)
Pelatihan juru ukur Survei dan pemetaan Tahun Anggar-an 2019
Pening- katan kompe- tensi sdm bidang survey pengu- kuran dan pemeta-
Membantu kegiatan pelayanan kepada masyarakat di bidang pertanahan khususnya pelaksana- an
31 Sumatera Utara Sampai Dengan Tahun 2019
Kabupaten Mandailing Natal
Kabupaten Mandailing Natal
Provinsi Sumatera Utara)
yang berlaku an pendaftar-
an tanah sistematika lengkap (PTSL) 3 Keputusan
Bersama Kepala Kantor Wilayah BPN Prov. Sumut dengan Kepala Kepolisian Daerah Sumatera Utara tentang Pembentukan Tim Terpadu Pencegahan dan
Pemberantasa n Mafia Tanah, Pembentukan Tim Terpadu Pencegahan dan
Pemberantasa n Pungutan Liar dan Pembentukan Tim Terpadu Percepatan
12/SK B- 12/IV/
2018 B/234 7/IV/2 018
Mengikuti masa berlaku Nota Kesepama haman antara Kementri an Agraria dan Tata ruang/Bad an Pertana- han Nasio-nal dengan Kepolis- ian Negara RI Nomor 3/SKB/III /2017 dan B/26/III/2 017 tanggal 17 Maret
32 Sumatera Utara Sampai Dengan Tahun 2019
Sertipikasi Tanah Aset Kepolisian Negara Republik Indonesia
2017 (untuk masa 5 tahun) 4 Kantor
Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara dengan Kantor Pemerintahan Kabupaten Simalungun
Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara dengan Kantor Pemerintahan Kabupaten Simalung-un
07/SK B- 12.10 0 IV/20 20
08/04/
2019
1 Bamban
g Prion, SH, M.H (Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanah an Nasiona l Provinsi Sumater a Utara)
Drs .Gidion Purba.
M.Si (Sekreta ris Daerah Kabu- paten Simalu- ngun
- Kerjasama dalam rangka pelatihan juru ukur survey dan pemetaan tahun anggaran 2019 sesuai dengan peraturan perundang- an yang berlaku
Pelatihan juru ukur Survei dan pemetaan paket / kelas boarding selama 240 jam pelajaran (JP)
Pelatihan juru ukur Survei dan pemetaan Tahun Anggaran 2019
Penin gkatan kompe -tensi sdm bidang survey pengu -kuran dan pemet a-an
Memba ntu kegiatan pelayan an kepada masyara kat di bidang pertanah an khususn ya pelaksan a-an pendafta r-an tanah sistemat ika lengkap (PTSL)
33 Sumatera Utara Sampai Dengan Tahun 2019
5 Percepatan
Pensertipi- katan Barang Milik Daerah Berupa Tanah Atas nama Pemerintah Kabupaten Labuhanbat u Selatan
119/0 8/BPK AD/20 17 &
1092/
500.1 1/VIII /2017
17/08/
2019
4 Sekretar is Daerah Kabu- paten Labuhan -batu Selatan
Kepala Kantor Pertanah -an Kabupa- ten Labuhan Batu
- Percepatan pensertipika- tan asset Pemerintah Kabupaten Labuhan Batu Selatan
Barang Milik Daerah berupa tanah (Aset) Pemerinta h Kabupate n Labuhan- batu Selatan
a. Pengu- kuran dan pembu- atan peta bidang tanah b. Pengum-
pulan data/dok u-men yang diperluka n dalam proses c. Pendaftar
an/penser tipikat-an tanah (data yuridis d. Peme-
riksaan dan pene- litian keleng- kapan data fisik dan data yuridis
Sertipi -kat hak atas tanah
Member ik-an kepastia n hokum hak atas tanah Aset Pemerin ta Kabupat en Labuhan batu Selatan
Sumber: http://sumut.atrbpn.go.id/ (2019)
Rencana Kegiatan pada Sekretaris pada Kabag Tata Usaha meliputi
1. Kegiatan Operasional dan Pelayanan, untuk meningkatkan sarana dan prasarana kepada masyarakat.
2. Menyediakan Aplikasi Manajemen arsip elektronik untuk mempermudah kegiatan sekretaris untuk menyebar surat ke setiap bidang.
35 BAB III PEMBAHASAN
3.1. Sekretaris
3.1.1 Pengertian Sekretaris
Pada masa ini, profesi sekretaris mengalami sebuah kemajuan yang pesat.
Para pebisnis memandang profesi tersebut sangat penting bahkan mereka menganggap bahwa profesi sekretaris sebagai simbol bergengsi. Tidak heran jika saat ini banyak masyarakat yang meminati profesi sekretaris. Terlebih lagi, profesi sekretaris membantu pimpinan perusahaan meringankan tugas-tugasnya di kantor.
Istilah sekretaris berasal dari kata Latin “secretum” yang berarti rahasia.
Dari kata secretum terbentuk kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Kata secretarius menjadi sekretaris (Bahasa Belanda), secretarius (Bahasa Prancis), atau secretary (Bahasa Inggris). Istilah sekretaris yang dikenal semua ini mungkin sekali diambil alih dari kata Belanda secretaris.
Sekretaris bekerja di lembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya. Lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi, atau yayasan.
Menurut Sedianingsih dkk (2010:5) sekretaris adalah pegawai atau orang yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan seperti surat-menyurat (korespondensi), pendiktean, stenografi, serta menyimpan dan memelihara warkat-warkat. Seorang sekretaris adalah orang yang harus dapat menyimpan rahasia, karena pekerjaan sekretaris sifatnya rahasia.
Jawaban atas pertanyaan yang menyangkut persoalan rahasia terus dapat dihindarkan dan sekretaris harus dapat menjaga semangat kerja sama demi efisiensi pelayanan terhadap pimpinan.
3.1.2 Jenis-Jenis Sekretaris
Sekretaris berdasarkan lingkup tanggung jawabnya digolongkan menjadi sekretaris organisasi, sekretaris pimpinan, sekretaris pribadi, sekretaris junior, dan sekretaris senior.
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi atau business secretary, atau executive secretary. Seorang sekretaris organisasi dapat
menjadi kepala dari suatu kesekretariatan, yang memiliki fungsi sebagai pimpinan dan membawahi staf-staf lainnya. Selain itu sekretaris organisasi juga merupakan seorang office manager, hal ini dikarenakan secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris organisasi umumnya memiliki pengetahuan mengenai rahasia perusahaan yang sangat dijaga kerahasiaannya. Sehingga tugas administratif dan ketatausahaan bukan lagi menjadi tugas utama sekretaris organisasi.
Adapun yang menjadi tugas utama sekretaris organisasi adalah mendapatkan informasi yang diperlukan oleh perusahaan, menyortir atau memilah informasi sebelum diteruskan ke departemen lainnya, mengelola data-data atau melakukan pengarsipan, yang penggunaannya bersamaan dengan departemen-departemen lainnya di perusahaan dengan sistem
penyimpanan yang terorganisir dengan baik. Sekretaris organisasi juga memiliki tugas untuk memberikan penjelasan singkat mengenai profil perusahaan (company profile) kepada klien perusahaan. Sekretaris yang merupakan sekretaris organisasi adalah sekretaris yayasan, sekretaris dewan, sekretaris dalam negeri, dan sebagainya.
2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan merupakan sekretaris yang bekerja sebagai orang yang membantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan.
Sekretaris pimpinan mengerjakan tugas dan pekerjaan yang telah dipercayakan oleh pimpinan kepadanya seperti menjawab telepon yang ditujuakan kepada pimpinan, memuat dan mempersiapkan laporan yang diminta oleh pimpinan, menyambut tamu-tamu dan rekan kerja pimpinan, menjadwalkan pertemuan pimpinan, menyusun dan mengingatkan agenda kegiatan pimpinan setiap hari. Karena keterbatasan waktu yang dimiliki pimpinan, sekretaris pimpinan juga melakukan tugas administrasi dan clerical (ketatausahaan) yang sangat penting bagi keberlangsungan hidup
perusahaan. Sekretaris juga memiliki tugas untuk membuat notulen meeting dan membukukan hasil meeting, terkadang juga diperintahkan
untuk mengatur keuangannya dan mencatat pengeluarannya. Contoh dari sekretaris pimpinan adalah sekretaris manajer, sekretaris direktur dan sebagainya.
3. Personal Assistant (Sekretaris Pribadi)
Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang melakukan aktivitas kantor untuk
membantu kepentingan seseorang tertentu dan sifatnya pribadi. Sekretaris pribadi sering bekerja sendiri di kantor tanpa adanya kehadiran pimpinan, sehingga sekretaris dituntut untuk lebih mandiri dalam mengerjakan tugas dan pekerjaan yang telah dipercayakan kepadanya. Pimpinan akan mengutus sekretaris pribadinya untuk mewakili dirinya dalam pertemuan dengan rekan kerja perusahaan tanpa dirinya. Hal utama yang perlu diperhatikan untuk menjadi sekretaris pribadi adalah dapat menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan, mengetahui sasaran dan tujuan perusahaan dan strategi untuk pencapaian target perusahaan.
Pada intinya tugas-tugas sekretaris pribadi adalah membaca, mendiskusikan dengan pimpinan, dan membalas e-mail yang masuk dengan persetujuan pimpinan, menjawab telepon pimpinan serta menangani permintaan dari klien dan rekan kerja perusahaan;
mempersiapkan surat-menyurat dan bertindak atas nama pimpinan (dengan persetujuan pimpinan); ikut serta mengawasi pekerjaan staf-staf lainnya dengan instruksi pimpinan; bertindak sebagai mediator; menghadiri pertemuan untuk mewakili pimpinan; mengatur dan mengawasi pengeluaran kantor dan melaporkannya kepada pimpinan. Sekretaris yang termasuk sekretaris pribadi adalah personal assistant, sekretaris/asisten artis, sekretaris pemilik perusahaan, dan sebagainya.
4. Sekretaris Junior
Sekretaris Junior adalah sekretaris yang baru memulai karirnya. Dengan kata lain adalah sekretaris yang memiliki pengalaman kerja yang minim,
belum berpengalaman dan masih harus banyak belajar dari pimpinan atau dari staf senior yang berada pada perusahaan. Sekretaris junior tentunya masih membutuhkan bimbingan dan petunjuk dari pimpinan. Biasanya pekerjaan sekretaris junior hanya meliputi tugas dasar dan tugas rutin.
5. Sekretaris Senior
Berbeda dengan junior, sekretaris senior sudah memiliki banyak pengalaman kerja sehingga mampu bekerja secara mandiri, yanpa perlu diberi bimbingan oleh pimpinannya. Sekretaris senior biasanya lebih kreatif, inisiatif dan asertif dalam bekerja. Contoh tugas sekretaris senior adalah melaksanakan proyek dengan pimpinan, bertindak sebagai konsultan bagi atasannya, mempersiapkan dan mengatur segala keperluan meeting bagi pimpinan, dan sebagainya.
3.1.3 Tugas Sekretaris
Seorang sekretaris memiliki banyak tugas. Menurut Sedianingsih dkk (2010:5) tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi tugas rutin/operasional, tugas insidental, dan tugas kreatif/inisiatif.
1. Tugas Rutin/Operasional
Tugas rutin/operasional, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job description-nya. Tugas rutin ini mencakup:
1) Menangani surat masuk untuk pimpinan 2) Korespondensi
3) Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan
4) Menerima telepon dan menelepon
5) Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan
6) Mengatur jadwal kegiatan/agenda pimpinan agar selalu tepat 7) Pengaturan dan kerapihan ruangan kantor
8) Menyiapkan pembuatan laporan 9) Mengelola petty cash (kas kecil) 2. Tugas Insidental
Tugas insidental atau berdasarkan instruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas insidental ini antara lain:
1) Mempersiapkan rapat
2) Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan 3) Menyusun makalah/pidato
4) Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak, dan lain-lain 5) Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia
6) Mengurus perjalanan dinas pimpinan
7) Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang terkait dengan perusahaan
8) Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari atasan
