BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perkembangan dunia saat ini menuntut kemajuan dalam berbagai hal salah satunya teknologi komputer. Saat sekarang ini, teknologi komputer telah digunakan dalam berbagai bidang dan kegiatan. Kegiatan tersebut salah satunya adalah kegiatan dalam mengelola persediaan barang.

Penelitian dalam sistem usulan ini, tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang sudah ada. Peralihan sistem lama menjadi sistem baru yang terkomputeriasi diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada. Dengan menggunakan media komputer sebagai alat bantu dalam sistem persediaan barang diharapkan dapat mengurangi resiko kesalahan dan mempermudah suatu proses pekerjaan denganmudah dan cepat.

Mengingat pentinganya masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem informasi pengolahan dan pengaturan terhadap persediaan barang. Informasi barang didalam gudang sangatlah berpengaruh terhadap perusahaan terutama dalam menentukan aktivitas perusahaan baik transaksi pembeliaan ataupun penjualan, dimana informasi mengenai stok minimum dan arus keluar masuk Barang yang mempengaruhi persediaan, karena pengendalian persediaan merupakan kegiatan utama untuk mengontrol efektivitas dan efisiensi Barang.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem usulan ini, suatu proses tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang sedang berlangsung, berikut system usulan yang diajukan oleh peniliti:

(2)

1. Proses Penerimaan Barang

Pada saat supplier menyerahkan barang beserta surat jalan ke bagian gudang, kemudian bagian gudang melakukan login dengan memasukan id user dan password dari data user untuk menginput no surat jalan beserta data barang di data barang masuk, dengan mengambil data supplier dari file supplier dan data barang dari file barang. Setelah di input data barang masuk disimpan di file barang masuk.

2. Proses Penghitungan Stok

Bagian gudang membuat laporan stok barang dengan mengambil data barang dari file barang, data barang masuk dari file barang masuk, data barang keluar dari file barang keluar. Lalu laporan tersebut diberikan kepada bagian kasir untuk di acc lalu diberikan kembali kebagian gudang untuk diarsipkan.

3. Proses Jurnal

Bagian gudang melakukan login dan memasukan is user dan password dari data user kemudian membuat data jurnal dari data barang bersumber dari file barang, data barang masuk dari file barang masuk, data perkiraan dari file perkiraan. Setelah diinput seluruhnya data jurnal disimpan dalam file jurnal.

4. Proses Pembuatan Laporan Persediaan Barang

Bagian gudang melakukan login dengan membuka data user dari file user. Kemudian mengambil data dari arsip acc laporan stok barang, data barang keluar dari file barang keluar, data barang masuk dari file barang masuk, data barang dari file barang untuk menghitung stok barang dan laporan persediaan barang bulanan. Laporan persediaan barang bulanan siserahkan ke pemilik apotek untuk di acc, setelah laporan di acc oleh pemilik

(3)

apotek maka laporan tersebut diserahkan kembali kebagian gudang untuk diarsipkan. Data stok setelah diinput disimpan dalam file stok barang.

4.3. Data Flow Diagram (DFD) Sistem Usulan 1. Diagram Konteks Usulan

SUPPLIER

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT PADA APOTEK BANTEN

KARAWANG SJ BAGIAN GUDANG PEMILIK APOTEK 0 LPO LSO Gambar IV.1.

Diagram Konteks Sistem Usulan Keterangan:

SJ : Surat Jalan

LPO : Laporan Persediaan Barang LSO : Laporan Stok Barang 2. Diagram Nol Sistem Usulan

(4)

SUPPLIER Penginputan Data Obat Masuk 1 SJ PEMILIK APOTEK File User File Data Supplier D1 D2 Penghitungan Stok Obat 2 Jurnal 3 File Obat D5 Laporan Persediaan Obat 4 File Persediaan D3

File Obat Masuk D4 DU DS DO DOM BAGIAN GUDANG LSO DOM DO File Jurnal D6 LPO DJ DSO DJ DOM DSO DSO Gambar IV.2.

Diagram Nol Sistem Usulan Keterangan:

SJ : Surat Jalan DS : Data Suplier

DU : Data User DO : Data Barang

DOM : Data Barang Masuk DSO : Data Stok Barang

LSO : Laporan Stok Barang DP : Data Perkiraan

LPO : Laporan Persediaan Barang DJ : Data Jurnal 2. Diagram Detail Sistem Usulan

(5)

Penginputan Data Supplier

2.1

Input Obat 2.2

Input Obat Masuk 2.3

DOM SJ

File User

File Data Supplier D1

D2

File Obat D3

File Obat Masuk D4

DS DU

DO

File Detail Obat Masuk D5 DOM DO DO Gambar IV.3.

Diagram Detail Sistem Usulan Keterangan:

SJ : Surat Jalan

DU : Data User

DS : Data Supplier

DO : Data Barang

DOM : Data Barang Masuk

4.4. Kamus Data Sistem Usulan 1. Dokumen Masukan Sistem Usulan

(6)

Alias : DU

Arus Data : Bagian Gudang – Proses 1 Bentuk Data : Cetakan Komputer

Penjelasan : Untuk menambahkan atau mengurangi data barang Periode : Setiap adanya transaksi

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

- Header : Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap - Isi : Tanggal + Data User

- Footer : Pengesahan b. Nama Arus Data : Data Supplier

Alias : DS

Penjelasan : Untuk mencatat semua data supplier Periode : Setiap adanya transaksi baru

Volume : 1 Lembar

- Header : Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap - Isi : Tanggal + Data Supplier

- Footer : Pengesahan c. Nama Arus Data : Data Barang

(7)

Penjelasan : Untuk melihat semua data barang Periode : Setiap adanya transaksi baru

Volume : 1 Lembar

- Header : Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap - Isi : Tanggal + Data Barang

- Footer : Pengesahan

d. Nama Arus Data : Data Barang Masuk

Alias : DOM

Penjelasan : Untuk transaksi setiap barang yang masuk Periode : Setiap adanya barang masuk

Volume : 1 Lembar

e. Nama Arus Data : Data Perkiraan

Alias : DP

(8)

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Penjelasan : Untuk perkiraan data barang yang ada Periode : Setiap dibutuhkan

Volume : 1 Lembar

- Header : Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap - Isi : Tanggal + Data Perkiraan Barang - Footer : Pengesahan

f. Nama Arus Data : Surat Jalan

Alias : SJ

Penjelasan : Untuk bukti tertulis bahwa adanya barang yang diterima

dari suplier

Periode : Setiap adanya barang datang

Volume : 1 Lembar

2. Dokumen Keluaran Sistem Usulan a. Nama Arus Data : Data Jurnal

(9)

Penjelasan : Untuk data jurnal yang ada Periode : Setiap satu bulan sekali

Volume : 1 Lembar

- Header : Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap - Isi : Tanggal + Data Jurnal

b. Nama Arus Data : Laporan Stok Barang

Alias : LSO

Arus Data : Proses 2 – Proses Pembuatan Laporan Bentuk Data : Cetakan Komputer

Penjelasan : Setiap adanya penggunaan barang Periode : Setiap ada bukti penggunaan barang

Volume : 1 Lembar

c. Nama Arus Data : Laporan Persediaan Barang Bulanan

Alias : LPOB

(10)

Bentuk Data : Cetakan Komputer Penjelasan : Sebagai data stok barang Periode : Setiap ada satu bulan

Volume : 1 Lembar

- Header : Nama_Perusahaan + Judul + Tanggal - Isi : No + Nm_Barang + Stok + Ket - Footer : Pengesahan

-

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi sistem usulan merupakan pembahasan mengenai bentuk dokumen dari sistem usulan yang berperan dalam sistem persediaan barang yang ada di Apotek Banten.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan Usulan

Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan.

1. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti adanya penerimaan barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Gudang

(11)

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap barang datang untuk keperluan proses produksi

Lampiran : C.1

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran Usulan

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen dari hasil proses pengolahan dokumen masukan yang terjadi pada suatu item. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah:

1. Nama Dokumen : Laporan Stok Barang

Fungsi : Untuk mengetahui stok barang

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Pemilik Apotek

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap terjadi proses habis stok

Bentuk : Lampiran D.1

2. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Barang

Fungsi : Untuk mengetahui persediaan barang perbulan

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Pemilik Apotek

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

(12)

4.5.4. Spesifikasi File

Sistem Persediaan barang ini memerlukan beberapa file database yang berguna untuk menampung data kedalam bentuk yang lebih teratur dan lebih aman dari kerusakan-kerusakan file yang ada. Adapun spesifikasi file sistem usulan sebagai berikut:

1. Spesifikasi File Supplier

Nama File : File Supplier

Akronim : Supplier

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Supplier

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : HarDisk

Panjang Record : 85 byte Kunci Field : Kd_Supplier

Software : Microsoft Access 2010

Tabel IV.1. Spesifikasi File Supplier

(13)

No Elemen Data Akronim 1 Kode Supplier

Tipe Panjang Text

Keterangan

Kd_Supp 4 Primary Key

2 Nama Supplier Nm_Supp Text 25

3 Alamat Almt Text 60

4 Telepon Telp Text 10

2. Spesifikasi File Barang

Nama File : File Barang

Akronim : Obt

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Barang

Media : HarDisk

Tabel IV.2. Spesifikasi File Barang

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Kode Barang Kd_Barang Text 8 Primary Key

2 Nama Barang Nm_Barang Text 5

3 Harga Hrg Currency 10

4 Jenis Barang J_Barang Text 15

5 Expired Exp Date/Time 8

6 Jumlah Jml Integer 5

3. Spesifikasi File Barang Masuk

Nama File : File Barang Masuk

(14)

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Barang Masuk

Media : HarDisk

Panjang Record : 25

Kunci Field : No_Sj

Tabel IV.3.

Spesifikasi File Barang Masuk No Elemen Data Akronim

1 No Surat Jalan

Tipe Panjang Text

Keterangan

No_Sj 7 Primary Key

2 Tanggal Tgl Date/Time 6

3 Kode Supplier Kd_Supplier Text 4

4 ID User Id_User Text 5

Foreign Key Foreign Key

4. Spesifikasi File Stok Barang

Nama File : Stok Barang

Akronim : Stok Barang

Fungsi : Untuk Menyimpan Stok Barang

(15)

Media : HarDisk Panjang Record : 70 byte Kunci Field : Kd_stok

Tabel IV.4.

Spesifikasi File Stok Barang

1 Kode Stok Kd_stok Text 14 Primary Key

2 Jumlah Awal Jml_awal Text 40

3 Jumlah Masuk Jml_masuk Text 10

4 Jumlah Keluar Jml_keluar Text 10

5 Sisa Sisa Text 10

6 Kode Barang Kd_barang Text 4 Foregn Key

7 No Surat Jalan No_Sj Text 7 Foregn Key

8 ID User ID_User Text 5 Foregn Key

5. Spesifikasi File Jurnal

Nama File : Jurnal

Akronim : Jurnal

Fungsi : Untuk Menyimpan Jurnal Persediaan Barang

(16)

Media : HarDisk

Panjang Record : 45 byte Kunci Field : No_Jurnal

Tabel IV.5. Spesifikasi File Jurnal

1 Nomor Jurnal No_Jurnal Text 7 Primary Key

2 Keterangan Ket Text 6

3 Tanggal Tgl Date/Time 6

4 Debet Debet Number 8

5 Kredit Kredit Number 8

6 Kode Stok Kd_stok Text 4 Foregn Key

7 No Perkiraan No_Perkiraan Text 5 Foregn Key

8 ID User ID_User Text 5 Foregn Key

6. Spesifikasi File Detail Barang Masuk

Nama File : File Detail Barang Masuk

Akronim : Detail Barang Masuk

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Detail Barang Masuk

(17)

Media : HarDisk

Panjang Record : 25 byte

Kunci Field : -

Tabel IV.6.

Spesifikasi File Detail Barang Masuk

1 Qty Qty Text 8 Primary Key

2 Harga Harga Currency 6

3 Kode Barang Kd_Barang Text 4 Foregn Key

4 ID User Id_User Text 5 Foregn Key

7. Spesifikasi File Data Perkiraan Nama File : Perkiraan

Akronim : Perkiraan

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Perkiraan

Media : HarDisk

Panjang Record : 25 byte Kunci Field : No_Perkiraan

(18)

Software : Microsoft Access 2010 Tabel IV.7.

Spesifikasi File Data Perkiraan

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Nomor Perkiraan No_Perkiraan Text 8 Primary Key 2 Nama Perkiraan Nm_Perkiraan Text 15

8. Spesifikasi File Data User

Nama File : User

Akronim : User

Fungsi : Untuk Melihat dan Menambahkan Data-data User

Media : HarDisk

Panjang Record : 55 byte Kunci Field : Id_User

Software : Microsoft Access 2010 Tabel IV.8.

Spesifikasi File Data User

1 ID User Id_User Text 5 Primary Key

2 Nama User Nm_User Text 20

3 Password Pass Text 10

(19)

4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode dibuat untuk mempermudah dan mempercepat dalam pemasukan data, menghemat tempat penyimpanan data, mempercepat proses pengolahan data dan menjaga kerahasiaan data. Dibawah ini akan dijelaskan elemen data yang dijadikan sebagai kode-kode berikut:

1. Kode User

Kode User terdiri dari 5 (lima) digit

X X X 0 1

No Urut User Inisial User

Contoh kode user

A L X 0 1

Keterangan:

Kode user dengan kode ALX adalah inisial user, 01 adalah no urut dari user. 2. Kode Barang

Kode barang terdiri dari 5 (lima) digit

X X 9 9 9

Menunjukan Obat

No urut Obat

(20)

Contoh kode barang

O B 0 0 1

Keterangan:

Barang dengan kode OB adalah inisial barang dengan nomor urut 001. 3. Kode Jurnal

Kode jurnal terdiri dari 7 (tujuh) digit

X X 9 9 9 Kode Jurnal No Urut 9 Bulan 9

Contoh kode jurnal

J U 0 3 0 0 1

Keterangan:

Inisial JU adalah kode jurnal, 03 adalah bulan dan 001 adalah no urut.

4.5.6. Spesifikasi Program

Hipo (Hierarchy Input Procces Output) adalah alat bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisis diagram, dimana diagram tersebut berisi input yang di proses dan menghasilkan output.

(21)

Login Menu Utama 0.1 Transaksi 2.0 Master 1.0 0.1 0.1 Data User 1.1 1.0 Data Obat 1.2 1.0 Data Supplier 1.3 1.0 Perkiraan 1.4 1.0 Obat Masuk 2.1 2.0 Stok Obat 2.2 2.0 Laporan 3.0 0.1 Laporan Stok Obat 3.1 3.0 Lap Persediaan Obat 3.2 3.0 Keluar 5.0 Jurnal 2.3 2.0 Gambar IV.9.

Diagram HIPO (Hierarchy Input Procces Output)

1. Spesifikasi Program Form Login Nama program : Login

Akronim : frm_login.frm

Fungsi program : untuk menjaga login pengguna Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk lampiran : Lampiran E.1

(22)

a. Input kode user dan password , jika kode user sesuai maka akan lanjut ke input password, tapi jika salah maka akan tampil pesan “ kode user tidak sesuai”.

b. Input password user, jika benar maka akan masuk ke menu utama tapi jika password salah maka akan muncul pesan “ password salah, tidak sesuai dengan user”, dan tidak bisa masuk kedalam menu utama.

c. Jika dalam 3 (tiga) kali kesempatan melakukan kesalahan maka akan keluar dari program.

d. Jika kode user dan password sesuai maka akan tampil Menu utama.

e. Jika ingin membatalkan login maka klik tombol batal untuk mengakhiri program.

2. Spesifikasi Program Menu Utama Nama program : menu utama

Akronim : frm_mu.frm

Fungsi program : untuk menampilkan menu utama Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk tampilan : Lampiran E.2

(23)

a. Tampilan menu utama terdapat menu pilihan yaitu menu master, menu transaksi, menu laporan, menu alat, menu

profil, dan menu keluar.

b. Pada masing-masing menu tersebut terdapat sub-sub menu. Untuk melanjutkan proses pengolahan data maka pilihlah sub menu dari masing-masing menu utama yang ada.

c. Klik menu master maka akan tampil sub menu data user, data Barang, data supplier.

d. Klik menu transaksi maka akan tampil sub menu Barang masuk dan Barang keluar.

e. Klik menu laporan maka akan tampil sub menu laporan data user, laporan data Barang, laporan data supplier, laporan data

customer, laporan Barang masuk, dan laporan Barang keluar.

f. Klik menu alat maka akan tampil menu sub penggantian password .

g. Klik menu bantuan maka akan tampil sub menu panduan dan profil Perusahaan.

h. Klik menu keluar maka akan keluar dari program. 3. Spesifikasi Program Menu Master

Nama program : Master

Akronim : frm_master.frm

Fungsi program : untuk menampilkan menu master Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0

(24)

Bentuk lampiran : Lampiran E.3 Proses program :

a. Klik menu data user untuk menampilkan form data user. b. Klik menu data barang untuk menampilkan form data barang. c. Klik menu data supplier untuk menampilkan form data

supplier.

d. Klik menu perkiraan untuk menampilkan form perkiraan. 4. Spesifikasi Program Form Data User

Nama program : Data User Akronim : frm_user.frm

Fungsi program : untuk memasukan, merubah, menghapus data user Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk tampilan : Lampiran E.4 Proses program :

a. Klik menu master pada menu utama, lalu pilih sub menu data user.

b. Saat pertama kali form data user berjalan ada beberapa objek yang aktif, yaitu tombol “Tambah”, “pencarian” dan “keluar”.

c. Ketika klik tombol “Tambah” maka akan aktif semua dan kursor otomatis diarahkan ke status. Distatus ada dua pilihan yang pertama “Admin” dan yang kedua “User”, pilih admin atau user ketika pilih admin maka kode admin akan otomatis

(25)

tampil, dan selanjutnya pengisian kolom yang lainnya, setelah selesai diisi selanjutnya klik tombol “simpan” jika sudah terisi lengkap maka akan tersimpan dan akan tampil pesan“ data berhasil disimpan” tapi jika data tidak lengkap maka akan tampil pesan “ masih ada data yang kosong”. Klik tombol “batal” untuk membatalkan data yang sudah diketik. d. Pilih button pencarian kemuadian masukkan kode user dan

nama user untuk pencarian data user.

e. Untuk memfungsikan tombol “edit” pilih dahulu data yang akan dirubah dari grid, lalu tekan tombol “edit” ketika klik tombol “edit” maka akan tampil pesan “setelah edit klik tombol update”, maka semua kolom data user aktif untuk dilakukan perubahan kecuali kolom kode user, lalu klik tombol “update” untuk menyimpan perubahan atau tekan tombol “batal” untuk membatalkan proses perubahan data. f. Untuk memfungsikan tombol “hapus” pilih dahulu data yang

akan mau dihapus dari grid, lalu tekan tombol “hapus”, maka tampil pesan konfirmasi penghapusan data Barang, jika pilih “No” maka membatalkan proses penghapusan, jika pilih “Yes” maka data Barang yang dimaksud akan terhapus. g. Ketika klik tombol “keluar” maka aka nada pesan “ anda

(26)

menu utama dan jika pilih “No” akan tetap di form data User.

5. Spesifikasi Program Form Data Barang Nama program : Data Barang Akronim : frm_Barang.frm

Fungsi program : untuk memasukan, merubah, menghapus data barang Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0

a. Klik menu master pada menu utama, lalu pilih sub menu data barang.

b. Saat pertama kali form data barang berjalan ada beberapa objek yang aktif, yaitu tombol “Tambah” dan “keluar”. c. Ketika klik tombol “Tambah” maka akan aktif semua dan

kode barang langsung otomatis. Dan selanjutnya isi semua data barang dan ketika pengisian kolom stok harus wajib angka jika tidak menggunakan angka maka akan ada pesan “wajib angka” setelah semua sudah diisi maka klik tombol simpan. Jika data sudah lengkap maka akan tersimpan dan ada pesan “data barang berhasil disimpan”, jika data belum lengkap maka akan tampil pesan “masih ada data yang kosong”. Jika ingin membatalkan data yang sudah diisi maka klik tombol “batal”.

(27)

d. Untuk proses pencarian data barang pada pencarian, maka ketik kode barang dikolom pencarian setelah diketik langsung tekan tombol enter di keyboard maka secara otomatis grid akan menampilkan data barang yang dimaksud.

e. Untuk memfungsikan tombol “edit” pilih dahulu data yang akan dirubah dari grid, lalu tekan tombol “edit” ketika klik tombol “edit” maka akan tampil pesan “setelah edit klik tombol update”, maka semua kolom data Barang aktif untuk dilakukan perubahan kecuali kolom kode barang, lalu klik tombol “update” untuk menyimpan perubahan atau tekan tombol “batal” untuk membatalkan proses perubahan data. f. Untuk memfungsikan tombol “hapus” pilih dahulu data yang

akan mau dihapus dari grid, lalu tekan tombol “hapus”, maka tampil pesan konfirmasi penghapusan data barang, jika pilih “No” maka membatalkan proses penghapusan, jika pilih “Yes” maka data barang yang dimaksud akan terhapus. g. Ketika klik tombol “keluar” maka aka nada pesan “ anda

yakin mau keluar?” jika pilih “yes” maka akan kembali ke menu utama dan jika pilih “No” akan tetap di form data barang.

6. Spesifikasi Program Form Data Supplier Nama program : Data Supplier

(28)

Akronim : frm_supplier.frm

Fungsi program : untuk memasukan, merubah, menghapus data supplier Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0

a. Klik menu master pada menu utama, lalu pilih sub menu data supplier.

b. Saat pertama kali form data supplier berjalan ada beberapa objek yang aktif, yaitu tombol “Tambah” dan “keluar”. c. Ketika klik tombol “Tambah” maka akan aktif semua dan

kursor otomatis diarahkan ke nama supplier. Kode supplier otomatis tampil dan selanjutnya pengisian kolom yang lainnya, setelah selesai diisi selanjutnya klik tombol “simpan” jika sudah terisi lengkap maka akan tersimpan dan akan tampil pesan “ data berhasil disimpan” tapi jika data tidak lengkap maka akan tampil pesan “ masih ada data yang kosong”. Klik tombol “batal” untuk membatalkan data yang sudah diketik.

d. Untuk proses pencarian data supplier pada frame pencarian, maka ketik kode supplier dikolom pencarian setelah diketik langsung tekan tombol enter di keyboard maka secara otomatis grid akan menampilkan data supplier yang dimaksud.

(29)

e. Untuk memfungsikan tombol “edit” pilih dahulu data yang akan dirubah dari grid, lalu tekan tombol “edit” ketika klik tombol “edit” maka akan tampil pesan “setelah edit klik tombol update”, maka semua kolom data Barang aktif untuk dilakukan perubahan kecuali kolom kode Barang, lalu klik tombol “update” untuk menyimpan perubahan atau tekan tombol “batal” untuk membatalkan proses perubahan data. f. Untuk memfungsikan tombol “hapus” pilih dahulu data yang

akan mau dihapus dari grid, lalu tekan tombol “hapus”, maka tampil pesan konfirmasi penghapusan data Barang, jika pilih “No” maka membatalkan proses penghapusan, jika pilih “Yes” maka data supplier yang dimaksud akan terhapus. g. Ketika klik tombol “keluar” maka aka nada pesan “ anda

yakin mau keluar?” jika pilih “yes” maka akan kembali ke menu utama dan jika pilih “No” akan tetap di form data supplier

h. . 7. Spesifikasi Program Form Perkiraan

Nama program : Form Perkiraan Akronim : frm_perk.frm

Fungsi program : untuk menampilkan data Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk tampilan : Lampiran E.7

(30)

Proses program :

a. Tampilkan menu perkiraan pada layar

b. Klik menu tambah untuk memulai menambah data perkiraan c. Klik simpan untuk menyimpan data yang didapat kedalam

database

d. Klik keluar untuk kembali ke menu utama. 8. Spesifikasi Program Transaksi

Nama program : Transaksi Akronim : frm_trans.frm

Fungsi program : untuk menampilkan menu transaksi Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0

a. Klik menu barang masuk untuk memunculkan form data barang masuk.

b. Klik menu stok barang untuk memunculkan form barang data stok barang.

c. Klik menu jurnal untuk melihat data jurnal. 9. Spesifikasi Program Form Barang Masuk

Nama program : Barang Masuk Akronim : frm_obtmasuk.frm

Fungsi program : untuk mengolah data barang masuk Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0

(31)

a. Klik menu transaksi lalu pilih barang masuk pada menu utama, maka akan tampil form barang masuk.

b. Pada form barang masuk, hanya tombol “Transaksi baru” dan tombol “keluar” yang aktif.

c. Klik Transaksi baru maka no barang masuk akan ada otomatis, dan selanjutnya isi data yang diperlukan setelah selesai maka klik “simpan” jika data sudah lengkap maka simpan dan akan ada pesan “Tambah barang lagi” jika ingin tambah Barang maka klik “yes” jika tidak klik “no”. dan jika ingin membatalkan transaksi maka klik “batal”.

d. Ketika klik tombol “keluar” maka aka nada pesan “ anda yakin mau keluar?” jika pilih “yes” maka akan kembali ke menu utama dan jika pilih “No” akan tetap di form barang masuk.

10. Spesifikasi Program Form Stok Barang Nama program : Stok Barang

Akronim : frm_stokbarang.frm

Fungsi program : untuk menampilkan stok barang Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk tampilan : Lampiran E.10

(32)

a. Tampilkan menu stok barang pada layar.

b. Klik simpan untuk menyimpan data yang diinput kedalam database

c. Klik keluar untuk kembali kemenu utama 11. Spesifikasi Program Form Jurnal

Nama program : Form Jurnal Akronim : frm_jurnal.frm

Fungsi program : untuk menampilkan form jurnal Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk tampilan : Lampiran E.11

Proses program :

a. Klik tombol baru untuk menambah data jurnal. b. Klik tombol simpan untuk menyimpan data jurnal. c. Klik tombol keluar untuk keluar sub menu jurnal. 12. Spesifikasi Program Laporan Data Barang

Nama program : Laporan

Akronim : frm_lpr.frm

Fungsi program : untuk menampilkan menu laporan Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0

(33)

a. Jika memilih tombol laporan stok barang maka akan muncul pilihan laporan kartu stok menurut pertanggal atau semua transaksi sesuai dengan pilihan kode barang.

b. Tombol print untuk mencetak data kartu stok. c. Tombol keluar untuk menutup form laporan. 13. Spesifikasi Program Laporan Persediaan Barang

Nama program : Laporan Persediaan Barang

Akronim : frm_lpo.frm

Fungsi program : untuk menampilkan menu laporan persediaan barang Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0

a. Jika memilih tombol laporan persediaan barang maka akan muncul pilihan laporan persediaan barang pertanggal atau semua transaksi sesuai dengan pilihan kode barang.

b. Tombol print untuk mencetak data. c. Tombol keluar untuk keluar program. 14. Spesifikasi Program Keluar

Nama program : Keluar

Akronim : frm_klr.frm

Fungsi program : Untuk keluar dari program Bahasa pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk tampilan : Lampiran E.14

(34)

Proses program : Klik keluar untuk keluar dari program.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Proses input pada rancangan sistem i usulan persediaan barang pada Apotek Banten Karawang adalah dengan pemasukan data (data entry) dari dokumen-dokumen dasar yang biasa digunakan dalam sistem persediaan barang melalui pengetikan kedalam program yang terdapat dalam hard disk. Hasil pengolahan data berupa laporan detail dan terkomputerisasi dicetak dikertas, sementara data elektronik tetap tersimpan didalam hard disksetelah dilakukan penggandaan terlebih dahulu (back up) atas file.

4.6.1. Umum

Teknologi komputer digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

Setelah penulis mempelajari sistem yang sedang berjalan dan mengetahui masalah-masalah yang ada pada sistem berjalan, maka penulis mencoba menjelaskan lebih lanjut mengenai sistem komputerisasi. Pada perancangan sistem komputer ini, penulis berharap sistem yang ada dapat mengurangi masalah-masalah yang ada pada Apotek Banten Karawang baik dalam alur sistem, pengolahan data maupun program. Secara khusus, rancangan sistem usulan ini bertujuam untuk meningkatkan mutu kualitas kerja.

(35)

Teknologi komputer terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan teknisi (brainware). Teknisi juga berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras merupakan piranti komputer yang sangat penting dalam mendukung system yang terkomputerisasi agar berjalan dengan baik. Untuk itu penulis mengusulkan perangkat keras yang sesuai dengan kemampuan tanpa harus menggunakan tipe tertentu dengan harga yang lebih mahal. Namun disarankan menggunakan perangkat keras dengan kemampuan tepat guna.

Perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan tugas akhir ini memiliki spesifikasi sebagai berikut:

1. Processor : intel ® Pentium ® CPU B940 @ 2.00GHz

2. RAM : 100 mb

3. Hard Disk : 250 mb 4. USB Mask Storage : USB 2.0

5. Mouse : Standard Mouse

6. Keyboard : 102 Key

7. Monitor : 14”

8. Printer : Inkjet

(36)

Perangkat keras tidak dapat berfungsi dengan baik jika tidak didukung dengan adanya perangkat lunak. Teknologi dari perangkat keras akan berfungsi jika ada intruksi-intruksi tertentu diberikan kepadaya, intruksi-intruksi tersebut disebut dengan perangkat lunak (software). Perangkat lunak yang digunakan oleh peneliti sebagai berikut:

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Ultimate 2. Program Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0 3. DBMS : Microsoft Access 2010

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu prosedur atau uraian mengenai tahap yang akan dilaksanakan dengan segala sesuatu yang dibutuhkan dalam proses implementasinya yang berupa sistem komputerisasi. Tahap implementasi yang dilakukan sebagai berikut:

1. Pengumpulan Data Awal

Pengumpulan data awal bertujuan untuk mengumpilkan dan mengelompokan data sesuai dengan kebutuhannya, waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan ini selama 1 (satu) minggu. 2. Pembuatan File

Pembuatan file bertujuan untuk menghasilkan file database yang digunakan untuk merekam dan menyimpan data yang telah dikumpulkan pada waktu penyimpanan data file, waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan ini adalah 1 (satu) minggu.

3. Pembuatan dan Menguji Coba Program

Dalam sistem usulan ini, dibutuhkan serangkaian program yang digunakan untuk menunjang sistem yang dikomputerisasikan. Hasil program yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pemakaian sistem. Oleh sebab itu, pembuatan program harus dikerjakan dengan cermat dan

(37)

teliti, tetapi sebelum program tersebut diterapkan, maka program harus terbebas dahulu dari kesalahan-kesalahan, waktu yang dibutuhkan adalah 4 (empat) minggu. Untuk dilakukan pengujicobaan program, guna menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi, waktu yang dibutuhkan adalah 4 (empat) minggu.

4. Uji Coba Sistem

Adalah kegiatan yang bertujuan untuk menguji system baru secara menyeluruh meliputi pengujian prosedur system dan pengujian program terintegrasi yang digunakan dalam operasi tersebut. Jika dalam pengujian masih terdapat kesalahan atau ketidaksesuaian maka langsung diperbaiki, waktu yang dibutuhkan adalah 3 (tiga) minggu.

5. Pembuatan Buku Petunjuk Operasi

Pentujuk operasi yang berupa buku dibuatkan agar para pemakai system dapat mempelajari prosedur system dengan cara pengisian formulir masukan data hingga penggunaan program sampai dengan pemeliharaan sistem tersebut, waktu yang dibutuhkan 1 (satu) minggu. 6. Training

Suatu kegiatan yang bertujuan untuk memberikan pengarahan, petunjuk pada personil yang akan menggunakan sistem yang baru agar dapat dioperasikan dengan seoptimal mungkin. Materi yang diberikan meliputi cara-cara pengoperasian sistem secara keseluruhan seperti cara pengisisan formulir, cara menggunakan program dan fasilitas atau manfaat dari aplikasi program itu sendiri, waktu yang dibutuhkan 2 (dua) minggu.

7. Pemasangan dan Peralihan Sistem

Kegiatan yang bertujuan untuk mengoperasikan system usulan bersama dengan system berjalan pada waktu tertentu. Kedua system ini dioperasikan bersama-sama untuk meyakinkan bahwa system yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum

(38)

system lama dihentikan. Setelah itu system yang lama berangsur-angsur berakhir masa pengoperasiannya, waktu yang dibutuhkan adalah 2 (dua) minggu.

8. Operasi dan Evaluasi

Kegiatan pengoperasian system usulan secara penuh setelah masa transisi berkahir. Kemudian dilakukan evaluasi system usulan untuk mengetahui sampai mana system ini dapat memenuhi kebutuhan pemakai system, waktu yang dibutuhkan 2 (dua) minggu.

Tabel IV.9. Jadwal Implementasi No Nama Kegiatan

1 Penyiapan Data Awal 2 Pembuatan File

3 Pembuatan Program dan Uji Coba Program 4 Uji Coba Sistem 5 Pembuatan Buku

Petunjuk 6 Pelatihan atau

Training

7 Peralihan Sistem 8 Operasi dan Evaluasi

Bulan 3 Bulan 4 Bulan 1 Bulan 2