BAB I PPPEEENNNDDDAAAHHHUUULLLUUUAAANNN
A. LATAR BELAKANG
Penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance) sebagaimana diamanatkan dalam Ketetapan MPR Nomor XI/MPR/1998 dan ditindaklanjuti dengan Undang-Undang No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme yang merupakan pernyataan atas kehendak rakyat merupakan syarat bagi setiap instansi pemerintah dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagai pengemban tugas rakyat untuk menjalankan roda Pembangunan Nasional guna mencapai tujuan dan cita-cita bangsa dan Negara Indonesia. Dengan dilatarbelakangi hal tersebut, diperlukan pengembangan dan penerapan sistem pertanggungjawaban yang tepat, jelas, nyata, terukur dan dapat dipertanggungjawabkan (akuntable) terhadap penyelenggaraan kepemerintahan sehingga pelaksanaan pembangunan nasional dapat berlangsung secara berdayaguna dan berhasil guna.
Berpedoman pada Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) tahun 2013 sebagai bentuk informasi dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kinerja program dan kegiatan sebagaimana yang telah dituangkan dalam Penetapan Kinerja (TAPKIN) Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang Tahun 2013.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang Tahun 2013 ini dimaksudkan sebagai media informasi dan pertanggungjawaban kinerja Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang yang didalamnya berisi informasi untuk menilai tingkat keberhasilan dan kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran.
Dalam Laporan Akuntabilitas ini diuraikan hasil evaluasi berupa analisa kinerja sasaran dalam rangka mewujudkan tujuan, misi dan visi sebagaimana telah ditetapkan dalam Perencanaan Strategis Pemerintah Kabupaten Malang tahun 2011-2015 dan diharapkan dapat
memberikan kontribusi dalam pengambilan keputusan dalam upaya peningkatan kinerja terhadap pencapaian target kinerja. Secara khusus diharapkan dapat memberikan :
1. Umpan balik bagi peningkatan kinerja Bagian Umum dan Protokol ;
2. Mengetahui tingkat keberhasilan dan kegagalan dalam pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan yang diemban oleh Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang yang diarahkan pada peningkatan efektifitas dan efisiensi kinerja.
3. Peningkatan kredibilitas terhadap pemberi wewenang.
4. Pemberian penilaian dan penghargaan yang selayaknya terhadap aparatur pemerintah khususnya pada Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang.
Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang Tahun 2013 ini ditujukan guna memenuhi pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
C. GAMBARAN UMUM.
1. Organisasi Perangkat Daerah
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 1 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah serta Peraturan Bupati Malang Nomor 3 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah, Bagian Umum dan Protokol merupakan satuan organisasi yang berada dibawah Satuan Kerja Perangkat Daerah Sekretariat Daerah Kabupaten Malang, di bawah pembinaan Asisten Administrasi dan merupakan unsur pendukung pelaksana Pemerintah Daerah di bidang pelayanan Pemerintahan Umum yang memberikan pelayanan kepada publik internal khususnya Kepala Daerah / Wakil Kepala Daerah dan Satuan Kerja Perangkat Daerah Sekretariat Daerah serta Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Malang.
1). Tugas Pokok dan Fungsi :
Bagian Umum dan Protokol memiliki tugas pokok dan fungsi sebagai berikut : a. Tugas Pokok Bagian Umum dan Protokol :
1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan dibidang umum dan protokol, melaksanakan urusan rumah tangga dan keprotokolan ;
2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi sesuai dengan bidang tugasnya.
b. Fungsi Bagian Umum dan protokol :
1. Pelaksanaan urusan rumah tangga Kepala Daerah, Wakil Kepala Daerah dan Sekretaris Daerah ;
2. Pelaksanaan Keprotokolan ;
3. Pelaksanaan kebersihan dan pemeliharaan gedung kantor dan lingkungan
4. Penerimaan dan pelayanan keperluan tamu meliputi pemberian informasi, menyiapkan tempat dan jamuan, mengkoordinir jawaban kuisioner;
5. Pengaturan dan pemeliharaan rambu-rambu jalan di lingkungan Kantor Pemerintah Daerah.
c. Struktur Organisasi.
Gambar Struktur Organisasi pada Bagian Umum dan Protokol
Berdasarkan Peraturan Bupati Malang Nomor 3 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Sekretariat Daerah Kabupaten Malang, struktur organisasi Bagian Umum dan Protokol dengan diskripsi pekerjaan masing-masing sebagai berikut :
1. SUB BAGIAN RUMAH TANGGA
a. Menyusun konsep Program Kerja Sub Bagian Rumah Tangga untuk acuan pelaksanaan tugas ;
b. Memelihara dan mengendalikan kendaraan dinas Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah, dan Kendaraan dinas pool ; c. Mengurus surat – surat kendaraan dan surat – surat lainnya yang
diperlukan ;
d. Mengurus keperluan rumah tangga jabatan Bupati,Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah ;
e. Menyediakan tempat dan keperluan rapat serta pertemuan dinas lainnya ; f. Melaksanakan pemeliharaan kebersihan dan perawatan gedung Kantor,
Taman dan Jaringan Listrik di lingkungan komplek Kantor Kepala Daerah ;
K e p a l a
Bagian Umum dan Protokol
Kasubag Rumah Tangga
Staf
Tenaga Kontrak
Kasubag
Pengadaan dan Pemeliharaan Kasubag
Protokol
Staf
Tenaga Kontrak
Staf
Tenaga Kontrak
g. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum dan Protokol sesuai dengan bidang tugasnya.
2. SUB BAGIAN PROTOKOL
a. Menyusun konsep Program Kerja Sub Bagian Protokol untuk acuan pelaksanaan tugas ;
b. Mempersiapkan dan mengatur pelaksanaan segala bentuk acara yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah ;
c. Melaksanakan pembukaan dan penutupan kursus/raker/bintek serta acara pelantikan dan peresmian, upacara hari besar nasional dan Hari Jadi Kabuaten Malang agar dapat berjalan lancar;
d. Melaksanakan segala bentuk kebutuhan dalam suatu acara resmi lainnya yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah ;
e. Mempersiapkan dan mengatur penerimaan tamu-tamu Pemerintah Daerah yang berhak menerima pelayanan Keprotokolan ;
f. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum dan Protokol sesuai dengan bidang tugasnya.
3. SUB BAGIAN PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN
a. Menyusun konsep program Sub Bagian Pengadaan dan Pemeliharaan;
b. Mengumpulkan informasi harga dan menilai mutu perlengkapan yang diperlukan;
c. Mengumpulkan, mensistemasikan dan menganalisa data di bidang harga dan mutu;
d. Mempersiapkan rencana dan proses pelaksanaan pengadaan perlengkapan dan kebutuhan barang;
e. Mengadakan inventarisasi pembelian perlengkapan;
f. Mengatur tertibnya penyimpanan, perawatan dan pemeliharaan terhadap barang;
g. Mengadakan pengadministrasian perlengkapan/barang-barang bergerak dan tidak bergerak;
h. Membuat laporan data keadaan inventaris barang-barang yang dipersiapkan untuk dihapus;
i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum dan Protokol sesuai dengan bidang tugasnya.
4.Kelompok J abat an Fungsi onal :
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pemerintah Daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. yang
Kelompok Jabatan Fungsional yang ada pada Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang adalah pejabat satuan pengelola keuangan yang ditunjuk dalam rangka pelaksanaan pengelolaan keuangan SKPD.
2. Su mber Da ya Apa ratu r
Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi Bagian Umum dan Protokol Kabupaten Malang didukung oleh Sumberdaya Manusia Aparatur sebanyak 56 orang Pegawai Negeri Sipil, secara rinci dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel Jumlah Pegawai berdasarkan pendidikan, pangkat, dan eselon.
Pendidikan Pangkat Eselon
Jenjang Jumlah Jenjang Jumlah Jenjang Jumlah
S3 1 orang Pembina 1 orang III – a 1 orang
S2 - Penata Tingkat I - IV- a 3 orang
S1 8 orang Penata 4 orang
Sarmud/D3 2 orang Penata Muda Tk I 7 orang SMA/SMK 29 orang Penata Muda 6 orang
SMP 7 orang Pengatur Tk I 6 orang
SD 9 orang Pengatur 5 orang
Pengatur Muda Tk I 11 orang Pengatur Muda 10 orang
Juru Tk I 2 orang
Juru 4 orang
Juru muda Tk I -
Juru muda -
Jumlah 56 orang 56 orang 4 orang
Sarana pendukung kinerja Bagian Umum dan Protokol yang dipergunakan sampai dengan akhir Tahun 2013 adalah sebagai berikut :
- Kendaraan Roda 4 : 1 unit keadaan baik - Kendaraan Roda 2 : 28 unit keadaan baik - Kendaraan Dinas Pool : 47 unit keadaan baik - Kendaraan Roda 3 : 1 unit keadaan baik - PC Unit : 1 unit keadaan baik - Kendaraan unit roda 4 : 8 unit keadaan baik - Note Book : 5 unit keadaan baik - Printer : 5 unit keadaan baik - Mesin Fotocopy : 3 unit keadaan baik - Pesawat Telepon : 2 unit keadaan baik - Handy Talky : 5 unit keadaan baik
-Alat Penghancur Kertas : 1 unit keadaan baik
3. Capaian Kinerja SKPD Tahun 2012
No. Sasaran Indikator Target Realisasi Prosentase
1. Terciptanya tertib administrasi dan Pelayanan urusan rumah tangga serta kemajuan dan etos kerja Staf Bagian Umum dan Protokol
Kualitas aktivitas keprotokolan dan
rumah tangga Bupati / Wakil Bupati 100 % (36 Kegiatan)
36 x 100
36 100 %
2. Terciptanya koordinasi yang baik dengan Instansi terkait sehingga terwujudnya kualitas pelayanan keprotokolan yang prima dan meningkatkan kemajuan teknis aparat/Staf keprotokolan
Terciptanya koordinasi yang baik dengan Instansi terkait sehingga terwujudnya peningkatan pelayanan Keprotokolan yang prima
100 % (115 Kegiatan)
115 x 100
115 100 %
3. Optimalisasi sarana prasarana kerja sehingga terjadi peningkatan ketertiban urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan gedung/kantor di lingkungan Kantor Bupati Malang
- Kualitas pemeliharaan gedung, kantor dan kendaraan dinas
Bupati/Wakil Bupati daan Sekda 100 % (1 Lokasi)
1 x 100
1 100 %
- Optimalisasi terhadap pengadaan dan pengelolaan barang bagian Umum dan Protokol
100 % (2 Unit)
2 x 100
2 100
Dinarasi kan :
1) Untuk Tahun 2012 Indikator kualit as akt ivitas keprotokol an dan rum ah t angga Bupat/Wakil Bupati ditargetkan 100% t ercapai 100% dapat dikatakan berhasil. Indi kator ini didukung ol eh P rogram Peningkat an P el a ya nan Kedinas an Kepal a Daerah/W akil Kepal a Daerah dan Kegiatan Penerim aan Kunjungan Kerja Pejabat Negara/ Depart emen/ Lembaga Pem eri ntah Non Depart emen/ Luar Negeri dengan juml ah anggaran sebes ar Rp. 97.500.00,-
2) Untuk Tahun 2012 Indikator t ercipt anya koordinasi yang baik dengan Instansi t erkait s ehingga terwujudn ya peningkatan pel a yanan keprot okolan yang prim a dit arget kan 100% dapat dikat akan berhasil. Indi kator i ni didukung ol eh P rogram Peningkat an Pel ayanan Kedinas an Kepal a Daerah/W aki l Kepal a Daerah dan Kegi at an Penerim aan Kunj ungan Kerj a P ej abat Negara/Departem en/ Lembaga Pem eri ntah Non Depart em en/ Luar Negeri dengan j uml ah anggaran s ebes ar Rp. 322.800.000,-
3) Untuk Tahun 2012 Indikator kualit as pemeliharaan gedung, kantor dan kendaraan dinas Bupati /Waki l Bupati dan S ekda ditargetkan 100%
tercapai 100% dapat dikatakan berhasil . Indikator i ni di dukung ol eh P rogram P el ayanan Admini strasi Perkantoran dan Kegiat an P en yedi aan J asa Kebersihan Kantor dengan juml ah anggaran sebesar R p. 416.700.000,-
4) Untuk Tahun 2012 Indikator Optim alis as i terhadap pengadaan dan pengel ol aan barang Bagi an Um um dan Protokol dit arget kan 100% t ercapai 100% dapat dikat akan berhasil . Indikator ini didukung ol eh Program P eningkat an S arana dan P rasarana Aparatur dan Kegiat an Pemel iharaan Rutin/ Berkala Kendaraan Di nas/Operasi onal dengan juml ah anggaran s ebes ar Rp. 350.000.000,-
DASAR HUKUM.
1. UU No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas KKN ; 2. INPRES No. 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ( AKIP );
3. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) No. 239 / IX/ 6 / 8 / 2003 tentang Perbaikan Pedoman Penyusuanan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Apartur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusuanan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
E. SISTEMATIKA.
Sistematika Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) sebagai berikut :
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI
RINGKASAN EKSEKUTIF
BAB I : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Gambaran Umum.
1. Organisasi Perangkat Daerah 2. Sumber Daya Aparatur
3. Capaian Kinerja SKPD Tahun 2011 D. Dasar Hukum.
E. Sistematika.
BAB II : PERENCANAAN DAN PENETAPAN KINERJA (TAPKIN) A. Perencanaan Strategis
1. Visi 2. Misi
3. Tujuan, Sasaran, Kebijakan dan Program B. Perjanjian Kinerja
BAB III : AKUNTABILITAS KINERJA
A. Tanggung Jawab Pengumpulan Data Kinerja B. Pengukuran Capaian Kinerja
C. Capaian Kinerja
1. Capaian Kinerja Jangka Pendek
2. Perbandingan Data Kinerja Antara Realisasi Tahun 2013 dengan Realisasi Tahun 2012 dan Capaian Tahun 2012 dengan Capaian Tahun 2013
3. Perbandingan Capaian Prestasi Tahun 2012 dengan Tahun 2013 D. Akuntabilitas Keuangan
E. Permasalahan dan Strategi Pemecahan Masalah BAB IV PENUTUP
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Lampiran I Rencana Strategis (RS) Tahun 2011-2015 2. Lampiran II Rencana Kinerja Tahunan (RKT) Tahun 2013 3. Lampiran III Penetapan Kinerja (TAPKIN) Tahun 2013 4. Lampiran IV Pengukuran Kinerja (PK) Tahun 2013
BAB II
PERENCANAAN DAN PERJANJIAN KERJA
A. Perencanaan Strategis
Perencanaan Strategis (RENSTRA) merupakan suatu proses yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama jangka waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun secara sistematis dan berkesinambungan dengan memperhitungkan kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan yang ada atau yang mungkin timbul. Didalam Perencanaan Strategis ini memuat pernyataan visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi cara pencapaiannya.
Dokumen Perencanaan Strategis Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang dibuat secara partisipatif dengan melibatkan seluruh komponen organisasi serta bersifat adaptif terhadap perubahan-perubahan yang mungkin terjadi baik perubahan yang berasal dari internal maupun eksternal organisasi. Dengan demikian diharapkan dokumen perencanaan strategis Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang sangat akomodatif terhadap perubahan yang dimaksudkan sebagai penajaman atas kinerja organisasi satuan kerja perangkat daerah.
1. Visi
Visi Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang merupakan cara pandang jauh kedepan yang berisikan cita-cita yang ingin diwujudkan dan sekaligus menentukan arah perjalanan yakni hendak kemana dan menjadi apa Bagian Umum dan Protokol di masa depan nantinya. Visi tersebut digali dengan mengidentifkasikan kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan organisasi satuan kerja perangkat daerah Bagian Umum dan Protokol yang didasarkan pada tugas pokok dan fungsinya serta dengan mempertimbangkan faktor internal maupun eksternal disekitarnya.
Oleh karenanya penetapan visi adalah hal yang sangat penting sebagai sumber acuan pelaksanaan tugas yang diemban.
Secara logis visi Bagian Umum dan Protokol merupakan turunan dari dan mendukung visi Pemerintah Kabupaten Malang Dalam rangka mendukung terwujudnya Masyarakat Kabupaten Malang yang Mandiri, Agamis, Demokratis, Produktif, Maju, Aman, Tertib dan Berdaya Saing atau MADEP MANTEB..
Pernyataan Visi Bagian Umum dan Protokol Tahun 2011- 2015 :
”Terwujudnya pelayanan yang prima melalui tertib administrasi dan pendayagunaan sumber daya yang dimiliki secara efisien dan efektif. ”
Dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Terwujudnya pelayanan yang prima berarti memberikan pelayanan secara profesional sesuai dengan standar mutu dan kualitas pelayanan instansi pemerintah ( Standar Pelayanan Minimal );
2. Tertib administrasi adalah perbaikan sistem administrasi pada Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang sesuai dengan standar administrasi pemerintah untuk mewujudkan good governance ;
3. Pendayagunaan sumber daya yang dimiliki secara efisien dan efektif berarti memanfaatkan seluruh potensi yang ada pada Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang secara efektif dan efisien untuk mewujudkan pelayanan yang prima.
2. Misi
Untuk mewujudkan visi, maka dirumuskan misi yang menggambarkan amanah yang harus dituntaskan oleh organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai sesuai dengan visi yang telah ditetapkan.
Misi Bagian Umum dan Protokol Tahun 2011- 2015 :
Meningkatkan tertib administrasi dan kualitas pelayanan urusan kerumahtanggaan dan keprotokolan Pemerintah Kabupaten Malang.
3. Tujuan, Sasaran, Kebijakan dan Program
Dalam rangka mewujudkan misi, Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang menetapkan 4 (empat) tujuan dan 5 (lima) sasaran.
Tujuan dirumuskan sebagai berikut :
1) Meningkatkan tertib administrasi dan pelayanan urusan rumah tangga Pemerintah Kabupaten Malang ;
2) Meningkatkan ketertiban dan kualitas pelayanan urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan gedung / kantor dilingkungan Kantor Bupati Malang ;
3) Meningkatkan kualitas pelayanan Keprotokolan dalam pelaksanaan kegiatan Kedinasan Pemerintah Kabupaten Malang ;
4) Meningkatkan tertib administrasi urusan pengadaan dan pemeliharaan barang Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang.
Sedangkan sasarannya adalah sebagai berikut :
1) Terciptanya tertib administrasi dan pelayanan urusan rumah tangga serta kemajuan dan etos kerja staf Bagian Umum dan Protokol ;
2) Optimalisasi sarana dan prasarana kerja sehingga terjadi peningkatan ketertiban urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan gedung/kantor dilingkungan Kantor Bupati Malang ;
3) Terciptanya koordinasi yang baik dengan instansi terkait sehingga terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan keprotokolan yang prima;
4) Optimalisasi terhadap pengadaan dan pengelolaan barang Bagian Umum dan Protokol 5) Meningkatkan kemampuan teknis staf Bagian Umum dan Protokol sesuai dengan
bidang tugasnya.
Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan secara terukur yang akan dicapai dalam jangka waktu satu tahun. Titik utama sasaran adalah pelaksanaan, alokasi, distribusi dan pemanfaatan seluruh sumberdaya yang mengarah pada hasil yang nyata yaitu :
1) Terciptanya tertib administrasi dan pelayanan urusan rumah tangga serta kemajuan dan etos kerja staf Bagian Umum dan Protokol ;
2) Optimalisasi sarana dan prasarana kerja sehingga terjadi peningkatan ketertiban urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan gedung/kantor dilingkungan Kantor Bupati Malang ;
3) Meningkatkan kemampuan teknis staf Bagian Umum dan Protokol sesuai dengan bidang tugasnya.
Program adalah kumpulan kegiatan nyata, sistematis dan terpadu yang dilaksanakan guna mencapai sasaran strategis. Hal-hal yang dijadikan landasan dalam penetapan program dan kegiatan Bagian Umum dan Protokol adalah :
- Program-program Pemerintah Kabupaten Malang ; - Tugas pokok dan fungsi Bagian Umumdan Protokol;
- Skala prioritas yang mendukung visi dan misi Pemerintah Kabupaten Malang.
Berdasarkan uraian diatas, Bagian Umum dan Protokol menetapkan program-program dan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran yang merupakan kumpulan dari kegiatan-kegiatan sebagi berikut :
1.1. Penyediaan Jasa Surat Menyurat
1.2. Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik.
1.3. Penyediaan Jasa Peralatan dan Perlengkapan Kantor.
1.4. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan.
1.5. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor.
1.6. Penyediaan Alat Tulis Kantor.
1.7. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan.
1.8. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor.
1.9. Penyediaan Makanan dan Minuman.
1.10. Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah 1.11. Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah 1.12. Rumah Tangga Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah
2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur yang merupakan kumpulan dari kegiatan-kegiatan sebagi berikut :.
2.1. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
2.2. Pemeliharaan Rutin / Berkala Kendaraan Dinas / Operasional.
2.3. Pemeliharaan Rutin / Berkala Perlengkapan Gedung Kantor.
3. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur yang merupakan kumpulan dari kegiatan-kegiatan sebagi berikut :
3.1. Pendidikan dan Pelatihan Formal.
4. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan yang merupakan kumpulan dari kegiatan-kegiatan sebagi berikut :
4.1. Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD.
4.2. Penyusunan Laporan Keuangan Semesteran.
4.3 Penyusunan Laporan Keuangan Akhir Tahun.
5. Program Peningkatan Pelayanan Kedinasan Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah yang merupakan kumpulan dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
5.1. Penerimaan Kunjungan Kerja Pejabat Negara / Departemen/Lembaga Pemerintah Non Departemen/ Luar Negeri.
5.2. Kunjungan Kerja / Inspeksi Kepala Daerah / Wakil Kepala Daerah.
B. Perjanjian Kinerja
Perjanjian Kinerja merupakan perjanjian atau kontrak kinerja yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama jangka waktu 1 (satu) tahun secara sistematis dan berkesinambungan dengan memperhitungkan potensi, peluang dan tantangan yang mungkin timbul dan pada dasarnya sebagai tolok ukur atas keberhasilan kinerja satuan kerja perangkat daerah dalam mencapai target kinerja yang telah ditetapkan.
Perjanjian Kinerja Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang Tahun 2013 sebagai berikut :
No. Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target
1.
2.
Terciptanya tertib administrasi dan pelayanan urusan rumah tangga serta kemajuan dan etos kerja Staf Bagian Umum dan Protokol
Terciptanya koordinasi yang baik dengan Instansi terkait sehingga terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan keprotokolan yang prima dan meningkatkan kemajuan teknis aparat/Staf keprotokolan
Kualitas aktivitas keprotokolan
dan rumah tangga
Bupati/Wakil Bupat
Terciptanya koordinasi yang baik dengan Instansi terkait sehingga terwujudnya peningkatan pelayanan Keprotokolan yang Prima
100%
(36 Kegiatan)
100%
(115 Kegiatan)
3. Optimalisasi sarana prasarana kerja sehingga terjadi peningkatan ketertiban urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan gedung/Kantor
dilingkungan Kantor
Pemerintah Kabupaten Malang
- Kualitas pemeliharaan gedung, kantor dan
kendaraan Dinas
Bupati/Wakil Bupati dan sekda
- Optimalisasi terhadap pengadaan dan pengelolaan barang Bagian Umum dan Protokol
100%
(4 Lokaasi)
100%
(24 unit)
BAB III
AKUNTABILITAS KINERJA
Pengukuran kinerja dimaksudkan sebagai alat untuk mengetahui keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan suatu kegiatan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam rangka pencapaian visi dan misi Bagian Umum dan Protokol. Pengukuran dilakukan secara sistematik berdasar indikator kinerja kegiatan berupa masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak. Analisa ini meliputi uraian keterkaitan pelaksanaan program dan kegiatan dengan anggaran yang disediakan untuk mewujudkan sasaran, tujuan, misi dan visi Satuan Kerja Perangkat Daerah.
Pengukuran kinerja ini juga menjelaskan tentang pencapaian sasaran dan tujuan secara efisien dan efektif sesuai dengan kebijakan, program dan kegiatan yang telah ditetapkan dan selanjutnya dilakukan evaluasi untuk mengetahui ketepatan dan efektifitas kebijakan maupun proses pencapaiannya.
A. Tanggung Jawab Pengumpulan Data Kinerja
Pengukuran kinerja dilakukan dengan memanfaatkan data kinerja. Pengumpulan data kinerja dilakukan untuk memperoleh data kinerja yang akurat, lengkap dan tepat waktu sehingga bermanfaat bagi pengambilan keputusan dan perbaikan kinerja.
Pengumpulan data kinerja untuk indikator kinerja masukan, keluaran dan hasil dilakukan setiap akhir tahun anggaran atau selesainya suatu kegiatan. Namun pengukuran indikator kinerja manfaat dan dampak tidak dapat langsung diketahui begitu suatu kegiatan selesai dilakukan. Manfaat ataupun dampak suatu kegiatan baru dirasakan atau diketahui setelah beberapa waktu setelah suatu kegiatan selesai dilaksanakan. Adapun formula capaian dihitung berdasarkan besaran realisasi dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan, sebagai berikut :
Persentase Pencapaian Rencana Tingkat Capaian = Realisasi
x 100%
Rencana
Akan tetapi jika dianggap bahwa semakin tinggi realisasi menunjukkan semakin rendahnya pencapaian kinerja, maka formula yang digunakan:
Rencana – ((Realisasi) – Rencana))
x 100%
Rencana
B. Pengukuran Capaian Kinerja
Pengukuran Capaian kinerja adalah proses sistematis dan berkesinambungan untuk menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan visi, misi dan strategi instansi pemerintah.
Pelaporan disusun dengan melakukan pendekatan terhadap indikator kinerja baik secara kualitatif maupun secara kuantitatif yang diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Untuk melaksanakan penilaian capaian kinerjatelah ditetapkan penilaian skala ordinal sebagai parameter keberhasilan atau kegagalan dari pelaksanaan kebijakan teknis, program dan kegiatan sebagai berikut :
85 keatas : Sangat Berhasil 70 x < 85 : Berhasil
55 x < 70 : Cukup Berhasil x < 55 : Kurang Berhasil
C. Capaian Kinerja
1. Capaian Kinerja Jangka Pendek
Berdasarkan capaian kinerja kegiatan yang telah diuraikan pada dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :
No. Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi Capaian (%)
1.
2.
3.
Terciptanya tertib
administrasi dan pelayanan urusan rumah tangga serta kemajuan dan etos kerja Staf Bagian Umum dan Protokol
Terciptanya koordinasi yang baik dengan Instansi terkait sehingga
terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan keprotokolan yang prima dan meningkatkan kemajuan teknis aparat/Staf keprotokolan yang prima
Optimalisasi sarana prasarana kerja sehingga terjadi peningkatan ketertiban urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan gedung/Kantor dilingkungan Kantor Pemerintah Kabupaten Malang
Kualitas aktivitas keprotokolan dan
rumah tangga
Bupati/Wakil Bupat
Terciptanya koordinasi yang baik dengan Instansi terkait sehingga terwujudnya
peningkatan pelayanan Keprotokolan yang Prima
- Kualitas pemeliharaan gedung, kantor dan kendaraan Dinas Bupati/Wakil Bupati dan sekda
- Optimalisasi
terhadap pengadaan dan pengelolaan barang Bagian Umum dan Protokol
100%
(36 Kegiatan)
100%
(115 Kegiatan)
100%
(4 Lokaasi)
100%
(24 unit)
36x100 36
115x100 115
4x100 4
24x100 24
100%
100%
100%
100%
Dinarasi kan :
1) Untuk Tahun 2013 Indikator kualit as akt ivitas keprot okol an dan rumah tangga Bupat/W akil Bupati di targetkan 100% t ercapai 100% dapat dikatakan berhasil . Indikator i ni didukung ol eh P rogram P eni ngkat an Pel a yanan Kedi nas an Kepal a Daerah/ Wakil Kepal a Daerah dan
Kegiatan Penerimaan Kunj ungan Kerj a Pej abat
Negara/Depart emen/ Lem baga Pem erint ah Non Depart emen/ Luar Negeri dengan juml ah anggaran s ebes ar R p. 40.500.000,-
2) Untuk Tahun 2013 Indikator t erci pt an ya koordi nasi yang bai k dengan Inst ansi terkait s ehi ngga t erwuj udnya peni ngkat an pel a yanan keprot okolan yang prim a dit argetkan 100% dapat di kat akan berhasil . Indi kator ini didukung oleh Program Peningkat an P el a yanan Kedinas an Kepala Daerah/Wakil Kepal a Daerah dan Kegi at an Peneri maan Kunj ungan Kerj a Pej abat Negara/Depart emen/ Lem baga Pem eri ntah Non Depart emen/ Luar Negeri dengan jumlah anggaran sebes ar Rp. 180.000.000,-
3) Untuk Tahun 2013 Indikator kualit as pemeliharaan gedung, kantor dan kendaraan dinas Bupati/W akil Bupati dan S ekda dit argetkan 100%
tercapai 100% dapat dikat akan berhasil . Indikat or ini di dukung ol eh Program Pel a yanan Administ rasi Perkantoran dan Kegi at an Pen yediaan J as a Kebersihan Kantor dengan juml ah anggaran s ebes ar Rp. 617.170.000,-
4) Untuk Tahun 2013 Indikator Optim ali sasi t erhadap pengadaan dan pengelol aan barang Bagian Umum dan Prot okol dit argetkan 100%
tercapai 100% dapat dikat akan berhasil . Indikat or ini di dukung ol eh Program Peni ngkat an Sarana dan Pras arana Aparatur dan Kegiatan Pem eliharaan R utin/Berkala Kendaraan Dinas/ Operasional dengan jumlah anggaran s ebes ar Rp. 1.125.000.000,-
2. Perbandingan data kinerja Antara Realisasi Tahun 2013 dengan Realisasi Tahun 2012 dan Capaian Tahun 2012 dengan Capaian Tahun 2013
NO. SASARAN INDIKATOR TARGET REALISASI CAPAIAN
2012 2013 2012 2013 2012 2013
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Terciptanya tertib administrasi dan Pelayanan urusan rumah tangga serta kemajuan dan etos kerja Staf Bagian Umum dan Protokol
Kualitas aktivitas keprotokolan dan
rumah tangga Bupati / Wakil Bupati 100%
(36 Kegiatan)
100%
(36 Kegiatan)
36 x 100 36
36 x 100
36 100% 100%
2. Terciptanya koordinasi yang baik dengan Instansi terkait sehingga terwujudnya kualitas pelayanan keprotokolan yang prima dan meningkatkan kemajuan teknis aparat/Staf keprotokolan
Terciptanya koordinasi yang baik dengan Instansi terkait sehingga terwujudnya peningkatan pelayanan Keprotokolan yang prima
100 % (115 Kegiatan)
100 % (115 Kegiatan)
115 x 100 115
115 x 100
115 100 % 100%
3. Optimalisasi sarana prasarana kerja sehingga terjadi peningkatan ketertiban urusan dalam, kebersihan dan pemeliharaan gedung/kantor di lingkungan Kantor Bupati Malang
- Kualitas pemeliharaan gedung, kantor dan kendaraan dinas Bupati/Wakil Bupati daan Sekda
100 % (1 Lokasi)
100 % (4 Lokasi)
1 x 100 1
4 x 100
4 100 % 100%
- Optimalisasi terhadap pengadaan dan pengelolaan barang bagian Umum dan Protokol
100 % (2 Unit)
100 % (24 Unit)
2 x 100 2
24 x 100
24 100 % 100 %
Dinarasi kan :
1) Untuk Tahun 2012 Indikator kual itas akt ivitas keprotokol an dan rum ah tangga Bupat/Wakil Bupati di targetkan 100% tercapai 100% dapat di kat akan berhasil . Indikator i ni didukung ol eh P rogram P eni ngkat an Pel a yanan Kedinas an Kepala Daerah/W akil Kepal a Daerah dan Kegiatan Peneri maan Kunj ungan Kerja Pej abat Negara/ Depart emen/ Lembaga P em erintah Non Departem en/ Luar Negeri dengan j uml ah anggaran sebes ar Rp. 97.500.000,- Untuk Tahun 2013 Indikator kualit as akt ivitas keprot okol an dan rum ah tangga Bupat/Wakil Bupati di target kan 100% tercapai 100% dapat dikat akan berhasil . Indikator i ni didukung ol eh P rogram P eni ngkat an Pel a yanan Kedinas an Kepala Daerah/W akil Kepal a Daerah dan Kegiatan Peneri maan Kunj ungan Kerj a P ej abat Negara/ Depart emen/ Lembaga P em erintah Non Departem en/ Luar Negeri dengan juml ah anggaran sebes ar Rp 40.500.000,-
2) Untuk Tahun 2012 Indikator t erci pt an ya koordinas i yang bai k dengan Ins tansi t erkait s ehi ngga t erwujudn ya peningkatan pel a yanan keprotokolan yang prim a dit arget kan 100% t ercapai 100% dapat dikat akan berhas il. Indikat or i ni didukung oleh Program Peningkatan Pel a yanan Kedi nas an Kepal a Daerah/W akil Kepal a Daerah dan Kegi at an Penerim aan Kunj ungan Kerj a P ej abat Negara/Departem en/ Le mbaga Pem erint ah Non Depart em en/ Luar Negeri dengan j uml ah anggaran s ebes ar Rp. 322.800.000,-
Untuk Tahun 2013 Indikator t erci pt an ya koordi nasi yang bai k dengan Instansi t erkait s ehingga t erwujudn ya peningkatan pel a yanan keprotokolan yang prim a dit arget kan 100% t ercapai 100% dapat dikat akan berhas il. Indikat or i ni didukung oleh Program Peningkatan Pel a yanan Kedi nas an Kepal a Daerah/W akil Kepal a Daerah dan Kegi at an Penerim aan Kunj ungan Kerj a P ej abat Negara/Departem en/ Le mbaga Pem erint ah Non Depart em en/ Luar Negeri dengan j uml ah angga ran s ebes ar Rp. 180.000.000,-
Untuk Tahun 2013 Indi kator kualit as pem eliharaan gedung, kantor dan kendaraan dinas Bupati /Wakil Bupati dan S ekda dit arget kan 100%
tercapai 100% dapat dikatakan berhasil. Indikator i ni di dukung ol eh P rogram P el ayanan Adminis trasi Perkantoran dan Kegiat an P en yediaan J as a Kebersi han Kantor dengan juml ah anggaran sebesar R p. 617.170.000,-
4) Untuk Tahun 2012 Indikator Opt imal is as i terhadap pengadaan dan pengelolaan barang Bagi an Umum dan P rot okol dit argetkan 100% t ercapai 100% dapat di kat akan berhasil. Indi kat or ini didukung ol eh Program P eni ngkat an Sarana dan P ras arana Aparat ur dan Kegi at an Pem eli haraan Rutin/ Berkala Kendaraan Di nas/Operasi onal dengan juml ah anggaran s ebes ar Rp. 350.000.000,-
Untuk Tahun 2013 Indikator Optimalis as i terhadap pengadaan dan pengel ol aan barang Bagian Umum dan Protokol dit argetkan 100% t ercapai 100% dapat di kat akan berhasil. Indi kat or ini didukung ol eh Program P eni ngkat an Sarana dan P ras arana Aparat ur dan Kegi at an Pem eli haraan Rutin/ Berkala Kendaraan Di nas/Operasi onal dengan juml ah anggaran s ebes ar Rp. 1.125.000.000,-
3. Perbandingan Capaian Prestasi yang diperoleh SKPD Tahun 2012 dengan Tahun 2013
No Nama Penghargaan
Tingkat SKPD
Penerima Penghargaan Nasional Propinsi
2011 2012 2011 2012
NIHIL
D. Akuntabilitas Keuangan
Pada Tahun Anggaran 2012 berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 1 Tahun 2012 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Malang Tahun Anggaran 2012, Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang mengelola anggaran belanja dengan penyediaan anggaran yang bersumber dana dari PAD dengan rincian sebagai berikut : - Belanja Tidak Langsung : Rp. 239.000.000,-
- Belanja Langsung : Rp. 8.000.000.000,- - Jumlah Anggaran seluruhnya : Rp. 8.239.000.000,-
Berkaitan dengan adanya perubahan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Malang Tahun Anggaran 2012, Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang mendapatkan tambahan anggaran untuk kegiatan dengan rincian sebagai berikut :
- Belanja Tidak Langsung : Rp. 239.000.000,- - Belanja Langsung : Rp. 8.450.000.000,- - Jumlah Anggaran seluruhnya : Rp. 8.689.000.000,-
Berdasarkan pada DPA/DPPA SKPD Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kabupaten Malang dapat dijelaskan bahwa realisasi atas penggunaan anggaran belanja untuk pelaksanaan program dan kegiatan sebagai berikut :
Realisasi Anggaran Per Jenis Belanja.
Uraian Anggaran Realisai s/d
31 – 12 – 2013 Sisa Anggaran 2. BELANJA 8.869.000.000 7.477.288.800 1.211.711.200 2.1. Belanja Operasi 8.869.000.000 7.477.288.800 1.211.711.200 2.1.1. Belanja Pegawai 985.880.000 840.700.000.00 145.180.000 2.1.2. Belanja Barang dan Jasa 7.703.120.000 6.636.588.800 453.798.000
Sisa Anggaran pada Belanja Operasi dan Belanja Modal merupakan efisiensi atas penggunaan anggaran dengan penjelasan bahwa Program dan Kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan target yang ditetapkan dalam Penetapan Kinerja Tahun 201.
E. Permasalahan dan Strategi Pemecahan Masalah
Secara umum hambatan dan permasalahan yang dihadapi dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Bagian Umum dan Protokol adalah sebagai berikut : 1. Masih terbatasnya kapasitas/jumlah staf pada Bagian Umum dan Protokol yang
berkemampuan teknis sesuai standar mutu kinerja pemerintah.
2. Masih terbatasnya kapasitas/jumlah sarana dan prasarana aparatur pada Bagian Umum dan Protokol yang tersedia.
3. Masih kurangnya koordinasi dan komunikasi antar seluruh jajaran instansi di Pemerintah Kabupaten Malang.
Untuk mengantisipasi masalah dan hambatan-hambatan umum yang dihadapi dan untuk mempertahankan serta meningkatkan kinerja pada Bagian Umum dan Protokol, ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian secara terus menerus dan berkesinambungan yaitu :
1. Peningkatan kualitas Sumber Daya Aparatur pada Bagian Umum dan Protokol melalui penyertaan dalam Pendidikan / Pelatihan Struktural / Fungsional.
2. Meningkatkan dan memperbaiki perencanaan di segala bidang baik perencanaan program ; kegiatan maupun kebijakan.
3. Penyempurnaan sistem dan standar mutu pelayanan urusan kerumahtanggaan dan keprotokolan;
4. Meningkatkan koordinasi dan komunikasi internal maupun eksternal.
5. Meningkatkan efisien dan efektifitas penyediaan sarana dan prasarana melalui kegiatan pengelolaan dan pemeliharaan terhadap sarana / prasarana secara baik.
Tingkat keberhasilan capaian seluruh kinerja kegiatan yang dilaksanakan untuk mendorong pencapaian program, tujuan, sasaran, misi dan visi yang ditetapkan dalam Perencanaan Strategis Bagian Umum dan Protokol sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain :
1. Adanya peningkatan kemampuan dan ketrampilan staf pada Bagian Umum dan Protokol sesuai kebutuhan.
2. Terselenggaranya koordinasi dan komunikasi yang baik dengan seluruh jajaran instansi di Pemerintah Kabupaten Malang.
27 dari 28
LAKIP Bag.Umum dan Protokol Tahun 2013
BAB IV P E N U T U P
Berpedoman pada Penetapan Kinerja (TAPKIN) Bagian Umum dan Protokol Tahun 2012, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ( LAKIP ) Bagian Umum dan Protokol disusun dalam rangka memenuhi kewajiban untuk menyajikan dan melaporkan segala tindak tanduk dan kegiatan dalam mengemban suatu tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh pemberi delegasi wewenang sebagai bentuk laporan pertanggungjawaban kepada pimpinan.
Informasi yang disusun dalam bentuk LAKIP ini sangat bergantung pada sistem dan aturan yang ada serta konsistensi terhadap perjanjian kinerja yang telah ditetapkan bersama. Oleh karenanya pengukuran kinerja wajib secara terus-menerus dievaluasi agar dapat diperoleh seperangkat indikator kinerja yang benar-benar realistis dan logis serta didukung dengan sistem informasi yang memadai sehingga dapat dijadikan media komunikasi yang efektif dan efisien bagi pimpinan dalam melihat sampai sejauhmana keputusan-keputusan strategis mampu dihasilkan guna mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi disekitar organisasi.
Keterbatasan kapasitas dan kualitas sumberdaya aparatur yang dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi menjadikan LAKIP yang disusun oleh Bagian Umum dan Protokol ini masih jauh dari sempurna dan lebih banyak dipandang sebagai suatu proses pembelajaran daripada bentuk pemenuhan penilaian tampilan kinerja organisasi. Oleh karena itu sikap adaptif dan responsif diberikan terhadap segala bentuk saran dan kritik untuk perbaikannya.
