4. ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT “X” merupakan sebuah perusahaan swasta yang didirikan pada tahun 1989, dengan bidang usaha yang tergabung sebagau perusahaan manufaktur. PT
“X” bergerak di bidang industri yang memproduksi alat-alat perlengkapan rumah tangga berupa panci. Lokasi PT “X” ini terletak di daerah Surabaya.
Beberapa tujuan perusahaan yang hendak dicapai adalah menetapkan kualitas produk secara tepat, mencapai target produksi yang telah ditentukan, mengendalikan jumlah biaya yang dikeluarkan, dan meningkatkan laba perusahaan. PT. ”X” merupakan perusahaan manufaktur yang berproduksi atas dasar pencapaian target yang ditentukan oleh manager produksi.
Pada awal berdirinya, daerah pemasaran PT. ”X” hanya terbatas di daerah Surabaya dan sekitarnya. Sekarang dengan adanya peralatan yang modern, jumlah tenaga kerja yang digunakan makin banyak, dan saluran distribusi makin luas, menyebabkan daerah pemasarannya makin meluas, meliputi kota-kota di seluruh Indonesia, serta beberapa negara lain.
Perusahaan membuat peralatan dapur (panci) yang sebagian besar terdiri dari peralatan masak untuk dijual kepada para pelanggan di laur negeri. Semua peralatan masak perusahaan terbuat dari baja. Peralatan dapur tersebut dibuat dalam berbagai macam ukuran dan model termasuk panci dan pegangan.
Baja yang dilapis enamel sangat efektif untuk bahan pembuat peralatan masak karena berat, tebal dan daya konduksinya sangat sesuai untuk penyimpanan dan penyebaran panas, sehingga dengan demikian memberi kemungkinan untuk memasak dengan panas yang rendah. Hal ini tidak saja ekonomis, tapi juga menjamin bahwa cita rasa terbaik akan di dapat dari bumbu-bumbu yang dipakai selama memasak. Enamel yang berkualitas tinggi merupakan bahan yang sangat higienis dibandingkan dengan bahan-bahan yang lain.
Ciri-ciri khusus peralatan dapur (panci) di antaranya:
- Produk yang halus dan mengkilap, akan menghasilkan penyebaran panas yang baik, efisien dalam pemakaian energi dan mudah untuk dibersihkan;
- Bagian dalam yang anti lekat, sehingga memberi kemudahan bagi para pemakai sebab mudah dicuci dan menyebarkan panas secara efisien;
- Daya tahan; dan
- Pegangan yang menarik sebagai alat penahan panas dan merupakan alat pegangan yang mantap. Cara pemasangan ke badan produk sangat rapat dan kuat sehingga menutup kemungkinan untuk timbulnya celah untuk kotoran.
4.2 Deskripsi Data
4.2.1 Struktur Organisasi dan Job Description
Dalam pelaksanaan operasionalnya, perusahaan mempunyai struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi ini diharapkan agar pembagian wewenang dan tanggungjawab dapat dilaksanakan dengan jelas dan terarah.
Struktur organisasi di PT “X” ini adalah sebagai berikut:
(Sumber: Internal PT. ”X”) Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. “X”
Direktur
Gudang
Manager Produksi Manager
Pembelian Manager
Pembukuan Manager
Keuangan Manager
Personalia
Kepala Bagian Produksi
Dept. Furnace
Dept. Forming Dept. Ring Assembling
Pemasangan Ring Tempel Bunga
Pelapisan Pencucian
Pembentukan Kepala Bagian
Personalia
Staf Personalia
Staf Keuangan
Staf Pembukuan
Gudang Staf
Pembelian
Packing
Manager Design
& Workshop
Staf Design &
Workshop
29Universitas Kriste
Berikut ini adalah job descruption dari masing-masing bagian yang terlihat dalam siklus produksi di PT “X”:
1. Direktur
a. Memberikan estimasi penjualan periode berikutnya.
2. Staf Keuangan
a. Membuat Bukti Kas Keluar sebagai bukti pengeluaran kas yang telah terjadi.
3. Manager Produksi
a. Mengatur proses produksi.
b. Menetapkan target produksi sesuai estimasi penjualan dari Direktur.
c. Membuat perencanaan dan jadwal produksi.
d. Menetapkan standar kualitas produk.
4. Kepala Bagian Produksi
a. Mengawasi jalannya proses Produksi.
b. Mempersiapkan segala kebutuhan dalam proses Produksi.
5. Departemen Forming
a. Menerima bahan baku dari Gudang.
b. Memproses bahan baku dengan cara memotong bahan baku tersebut dalam bentuk lingkaran dengan berbagai macam ukuran.
c. Setelah dipotong-potong dalam bentuk lingkaran, kemudian dibentuk dengan motif agak condong ke dalam.
d. Mengirimkan hasil olahan (barang) ke departemen furnace.
e. Membuat laporan pengiriman barang dari departemen forming ke departemen furnace.
6. Departemenn Furnace
a. Menerima barang dari departemen forming.
b. Memproses barang tersebut dengan cara melakukan pencucian.
c. Setelah itu dilakukan pelapisan dengan cara di celupkan ke dalam cat.
d. Kemudian dilakukan tempel bunga.
e. Mengirimkan hasil olahan ke departemen Ring Assembling.
f. Membuat laporan pengiriman barang dari departemen Furnace ke departemen Ring Assembling.
7. Departemen Ring Assembling
a. Menerima barang dari departemen Furnace.
b. Melakukan pemasangan ring.
c. Kemudian melakukan packing.
d. Mengirim barang jadi ke dalam gudang barang jadi.
e. Membuat laporan pengiriman barang dari departemen Ring Assembling ke Bagian Gudang.
8. Bagian Gudang
a. Mencatat keluar masuknya bahan baku dan barang jadi
b. Menjaga kondisi bahan baku dan barang jadi yang ada di dalam gudang.
c. Membuat Permohonan Pembelian bahan baku.
d. Membuat Nota Ambil Barang yang akan dikirim berserta bahan baku ke Bagian Produksi.
e. Mencatat jumlah barang jadi yang ada di gudang barang jadi.
9. Staf Pembukuan
a. Membuat slip gaji, jurnal umum, dan laporan keuangan
b. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran dan pemasukkan untuk pembuatan laporan keuangan.
c. Membuat laporan keuangan.
10. Kepala Bagian Personalia
a. Membuat data gaji karyawan sesuai pekerjaannya.
4.2.2 Kebijakan Terkait Siklus Produksi
Pada tahap pengumpulan data, penulis memperoleh informasi tentang laporan, dokumen, kebijakan produksi, dan proses produksi perusahaan.
Beberapa kebijakan produksi yang diterapkan di PT “X” antara lain:
1. Proses pengiriman barang antar departemen produksi ada dokumen yang menyertai di setiap departemen produksi.
2. Perencanaan dan penjadwalan produksi berdasarkan target produksi setiap periode. Target tersebut ditentukan berdasarkan estimasi penjualan.
3. Desain produk jarang sekali dilakukan. Desain produk akan dilakukan apabila ada usulan dari pihak manajemen untuk membuat produk baru.
4. Perusahaan memiliki 6 bagian produksi yaitu Pembentukan, Pencucian, Pelapisan (pewarnaan), Tempel Bunga, Pemasangan Ring, dan Packing yang digolongkan ke dalam 3 departemen. 3 departemen tersebut yaitu Departemen Forming, Departemen Furnace, dan Departemen Ring Assembling.
5. Bagian pabrikasi melakukan kegiatan operasionalnya dari hari Senin sampai hari Sabtu dalam 24 jam dan memiliki 3 shift kerja setiap harinya, yaitu shift pertama jam 07.00 hingga jam 15.00, shift kedua jam 15.00 hingga jam 23.00, dan shift ketiga jam 23.00 hingga jam 07.00.
6. Bagian kantor seperti pembukuan melakukan kegiatan operasionalnya setiap hari Senin sampai Sabtu. Hari Senin sampai Jumat dari jam 8 pagi sampai jam 4 sore, sedangkan hari Sabtu hanya sampai jam 12 siang.
4.2.3 Prosedur Produksi
Siklus produksi terdiri dari 4 tahap yaitu tahap desain produk, perencanaan dan penjadwalan, prosedur produksi, dan akuntansi biaya. Penulis hanya membahas tahap perencanaan dan penjadwalan, proses produksi, serta akuntansi biaya. Berikut ini akan dibahas tiap tahap lebih detail.
1. Tahap Perencanaan dan Penjadwalan
Pada tahap ini, perencanaan dan penjadwalan yang selama ini dilakukan oleh perusahaan, yaitu dimulai dengan menentukan estimasi penjualan berdasarkan transaksi penjualan bulan sebelumnya. Estimasi penjualan ditentukan oleh Direktur. Dari estimasi penjualan tersebut, Manager Produksi lalu menentukan target produksi dan menentukan rencana dan jadwal produksi.
Rencana produksi yang dibuat oleh perusahaan merupakan rencana produksi harian.
Perusahaan tidak memiliki dokumen resmi untuk mencatat rencana dan jadwal produksi. Oleh karena itu, rencana dan jadwal produksi yang telah dibuat dicatat pada kertas biasa, kemudian dikonfirmasikan kepada Kepala Bagian Produksi. Kepala Bagian Produksi menggunakan informasi tersebut untuk mempersiapkan mesin-mesin serta bahan baku yang dibutuhkan dalam proses
produksi. Dan Bagian Gudang membuat NAB (Nota Ambil Barang) untuk bukti pengambilan bahan baku dari gudang.
2. Tahap Proses Produksi
Proses produksi untuk satu unit produk (barang jadi) pada PT “X” melalui tiga departemen produksi yaitu Departemen Forming, Departemen Furnace, dan Departemen Ring Assembling. Satu unit produk dapat memiliki minimal satu bagian atau lebih. Sebagai contoh, produk panci yang diproduksi oleh perusahaan terdiri dari tiga bagian yaitu tutup, badan, dan gagang. Proses produksi untuk setiap bagian dilakukan secara bersama-sama di setiap departemen.
Proses produksi dimulai ketika Departemen Forming menerima bahan baku yang diminta dari Bagian Gudang. Kemudian Departemen Forming mulai melakukan pemotongan membentuk lingkaran dan lebihnya di proses lagi menjadi gagang panci, Setelah dipotong membentuk sebuah lingkaran, potongan tersebut dibentuk seperti badan dan tutup panci yang cenderung condong ke bawah.
Dibentuk menggunakan mesin, dengan berbagai macam bentuk. Ada yang terlalu condong, ada yang hampir datar. Sisa dari potongan tersebut dibentuk seperti gagang panci dengan berbagai macam variasi.
Bahan baku yang telah diproses dari Departemen Forming, dikirim ke Departemen Furnace. Didalam Departemen Furnace memiliki 3 aktivitas yaitu pencucian, pelapisan, dan tempel bunga. Yang pertama-tama dilakukan di Departemen Furnace adalah proses pencucian, di mana bahan baku yang telah dibentuk dari Departemen Forming tersebut dicuci.Setelah dicuci, kemudian dilakukan pelapisan warna. Di proses pelapisan ada yang menggunakan pencelupan 1 warna, dan ada juga yang pelapisan warnanya lebih dari satu kali pencelupan (lebih dari 1 warna). Dari proses pelapisan warna, dilanjutkan dengan proses tempel bunga. Proses tempel bunga ini seperti hiasan pada permukaan panci dengan berbagai macam varian model bunga.
Dari Departemen Furnace, barang yang diproduksi tersebut, kemudian dikirim ke Departemen Ring Assembling. Pada Departemen Ring Assembling ini memiliki 2 aktifitas, diantaranya pemasangan ring dan packing. Setelah dilakukan tempel bunga, kemudian dilakukan pemasangan ring di ujung permukaan badan
serta tutup panci, dan pemasangan gagang panci. Setelah pemasangan selesai dilakukan, selanjutnya dilakukan packing (dimasukkan ke dalam kardus).
Untuk pencatatan dan pengawasan hasil produksi, pada tiap departemen yaitu dengan cara di setiap departemen ditempatkan seorang Pengawas. Tugas dari pengawas di Departemen Forming dan Departemen Furnace yaitu membuat Laporan Pengiriman fisik ke departemen berikutnya, dan tugas dari pengawas di Departemen Ring Assembling yaitu membuat Laporan Hasil Produksi yang telah menjadi barang jadi dan membuat laporan Pengiriman untuk bukti pengiriman fisik ke Bagian Gudang.
3. Tahap Akuntansi Biaya.
Aktivitas perhitungan biaya ini dilakukan oleh Staf Pembukuan dimana Staf Pembukuan ini melakukan perhitungan harga pokok produksi. Komponen utama dalam perhitungan harga pokok produksi yang dilakukan pada PT “X” adalah biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead.
Adapun penjelasan dari cara perhitungan harga pokok produksi PT “X”
adalah sebagai:
a. Biaya Bahan Baku
Informasi biaya Bahan Baku diperoleh dari standar yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dimana bahan baku yang telah diproses menjadi barang jadi tersebut ditimbang. Kemudian dikonversi ke dalam bentuk rupiah sesuai dengan standar yang telah dibuat oleh perusahaan. Standar tersebut dibuat sesuai biaya pemakaianan bahan baku untuk memproduksi 1 produk. Dan standar tersebut bersifat tetap.
b. Biaya Tenaga Kerja
Informasi biaya tenaga kerja diperoleh dari Daftar Gaji Karyawan. Bagian Pembukuan menerima Daftar Gaji Karyawan dari Bagian Personalia dan dari Daftar Gaji Karyawan tersebut, Staf Pembukuan membuat slip gaji karyawan yang kemudian akan di serahkan ke Staf Keuangan (Kasir). Staf Pembukuan menggunakan Daftar Gaji Karyawan untuk memperoleh data tentang jumlah tenaga kerja langsung yang terlibat dalam proses produksi, dan perincian serta jumlah gaji yang diterima oleh tenaga kerja langsung
dalam satu periode. Dimana masing-masing tenaga kerja untuk tiap bagian produksi memiliki tarif gaji yang berbeda-beda. Setelah memperoleh data tersebut, Staf Pembukuan dapat melakukan perhitungan atas biaya dari tenaga kerja yang digunakan dalam proses produksi.
c. Biaya Overhead
Informasi biaya Overhead diperoleh dari Daftar Pemakaian Biaya Overhead. Staf Pembukuan menerima Daftar Pemakaian Biaya Overhead dari Bagian Keuangan (Kasir). Staf Pembukuan menggunakan Daftar Pemakaian Biaya Overhead dari Staf Keuangan untuk memperoleh informasi tentang jumlah dan jenis biaya overhead dalam bentuk realisasi selama satu bulan. Biaya Overhead tersebut meliputi biaya listrik, biaya air, biaya telepon, serta biaya gaji tenaga kerja tidak langsung, dan lain- lain. Sedangkan penghitungan biaya Overhead selama ini adalah biaya Overhead pabrik dan kantor di gabung dan dibebankan ke dalam biaya Overhead pabrik untuk menghitung Harga Pokok Produksi.
Untuk menghitung harga pokok produksi, komponen biaya yang harus dikumpulkan oleh Staf Pembukuan adalah biaya Bahan Baku langsung, biaya Tenaga kerja langsung, dan biaya Overhead pabrik. Setelah menghitung ketiga komponen biaya produksi tersebut, kemudian Bagian Pembukuan dapat menghitung jumlah harga pokok produksi. Laporan Harga Pokok Produksi tersebut meringkas biaya produksi semua biaya yang digunakan untuk produksi keseluruhan departemen produksi yang ada.
Perhitungan harga pokok produksi yang dilakukan PT ”X” tidak meperhitungkan adanya persediaan barang dalam proses baik persediaan dalam proses awal maupun akhir. Jadi perhitungan harga pokok produksi PT ”X” hanya menggunakan komponen biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, biaya overhead.
Aktivitas perhitungan biaya yang dilakukan oleh Bagian Pembukuan menghasilkan Laporan Harga Pokok Produksi yang nantinya akan digunakan sebagai dasar penentuan harga jual produk.
4.2.4 Dokumen
Dokumen adalah instrumen yang penting dalam mencatat aliran biaya dan data selama proses produksi perusahaan. Berikut adalah beberapa dokumen yang digunakan dalam perusahaan:
1. Dokumen rincian harga
Fungsi : Untuk mengetahui rincian harga barang yang diprodksi.
Jumlah : 1 lembar.
Sumber : Staf Pembukuan.
2. Kartu Stok
Fungsi : Untuk mengetahui jumlah persedian bahan baku di gudang.
Jumlah : 1 lembar.
Sumber : Bagian Gudang.
3. Nota Ambil Barang
Fungsi : Sebagai keterangan bahwa ada perpindahan bahan baku dari gudang ke pabrik.
Jumlah : 2 lembar.
Sumber : Bagian Gudang.
4. Kas Bon
Fungsi : Seperti BKK, untuk bukti pengeluaran kas.
Jumlah : 1 lembar.
Sumber : Staf Keuangan.
5. Data Gaji karyawan
Fungsi : Berisi data gaji serta jam kerja karyawan.
Jumlah : 1 lembar.
Sumber : Kepala Bagian Personalia.
6. Slip Gaji
Fungsi : Berisi total gaji dari masing-masing karyawan.
Jumlah : 1 lembar.
Sumber : Staf Pembukuan.
4.2.5 Laporan
Berikut ini adalah laporan-laporan yang dihasilkan dalam siklus produksi PT.
“x”::
1. Laporan Permintaan Pembelian Bahan Baku
Fungsi : Untuk permintaan penambahan bahan baku.
Jumlah : 2 lembar.
Sumber : Bagian Gudang.
2. Laporan pengiriman barang di setiap departemen produksi
Fungsi : Untuk mengetahui barang-barang yang dipindahkan dari satu departemen ke departemen berikutnya.
Jumlah : 2 lembar.
Sumber : Pengawas di masing-masing departemen.
3. Laporan Haail Produksi
Fungsi : Untuk informasi hasil barang jadi yang telah selesai diproduksi.
Jumlah : 1 lembar.
Sumber : Pengawas di departemen Ring Assembling.
4. Laporan Harga Pokok Produksi
Fungsi : Untuk informasi harga pokok produksi per unit.
Jumlah : 1 lembar.
Sumber : Staf Pembukuan.
4.3. Analisa dan Pembahasan
Perancangan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus produksi yang dilakukan oleh penulis, berpedoman pada tahapan SDLC. Penulis hanya mengimplementasikan tiga tahap pertama dalam SDLC, yaitu menganalisa sistem, mendesain secara konseptual, dan mendesain secara fisik.
4.3.1 Menganalisa Sistem
Berdasarkan hasil pemeriksaan awal dan peninjauan sistem pada PT “X”, penulis menemukan beberapa permasalahan yang ada dalam sistem informasi akuntansi amnual perusahaan.
Beberapa permasalahan yang ada, penyebab, dan usulan pemecahan masalahnya, antara lain:
1. Analisa Prosedur
Pada tahap perencanaan dan penjadwalan, PT “X” menentukan rencana dan jadwal produksi dengan tidak melihat ketersediaan bahan baku di dalam gudang.
Seharusnya, perusahaan mengecek ketersediaan bahan baku di dalam gudang terlebih dahulu sebelum membuat rencana dan jadwal produksi.
Pada tahap proses produksi PT ”X” hanya menghasilkan laporan hasil produksi dan laporan pengiriman fisik ke departemen berikutnya,. Seharusnya pada tahap produksi ini, perusahaan juga menghasilkan job time cards di tiap departemen untuk mengetahui biaya tenaga kerja yang dipakai di tiap departemen, serta menghasilkan move ticket untuk mengetahui perbandingan jumlah unit yang direncanakan akan diproduksi dengan jumlah unit yang telah selesai diproduksi.
Selain itu, laporan Hasil produksi seharusnya dibuat di tiap departemen produksi.
Untuk menggambarkan hasil produksi di tiap departemen produksi.
Pada tahap akuntansi biaya, PT ”X” menghitung semua biaya-biaya secara total. Sehingga hanya dihasilkan satu harga pokok produksi. Seharusnya dihitung di setiap departemen produksi, untuk mengetahui harga pokok produksi per departemen di setiap periode produksi.
2. Analisa laporan
a. Laporan Harga Pokok Produksi
Laporan Harga Pokok Produksi berfungsi sebagai informasi harga pokok produksi dari produk yang telah diproduksi.
Kelemahan:
Biaya overhead yang dihitung oleh Staf Pembukuan di PT ”X” ini hanya merupakan biaya overhead keseluruhan untuk sebulan, dan tidak ada penetapan tarif overhead untuk dasar perhitungan biaya overhead sesungguhnya per departemen produksi. Hal tersebut mengakibatkan sulit untuk mengetahui biaya overhead yang dibebankan pada masing-masing departemen produksi yang ada dalam perusahaan tersebut.
Usulan:
Perlu adanya penetapan tarif overhead, sehingga memudahkan perusahaan untuk mengetahui biaya overhead yang dibebankan pada masing-masing departemen produksi yang ada di dalam perusahaan. Penetapan tarif overhead menggunakan dasar jam kerja tenaga kerja.
Laporan Harga Pokok Produksi dapat dilihat dalam bentuk tampilan dilayar monitor ataupun dicetak. User yang berhak melakukan akses pada file laporan tersebut diberi batasan otoritas user melalui penggunaan password.
b. Laporan Hasil Produksi
Laporan Hasil Produksi berfungsi sebagai informasi hasil barang jadi yang telah selesai diproduksi.
Kelemahan:
Human error kadang masih terjadi dalam perhitungan Hasil Produksi, serta pembuatan Laporan Hasil Produksi memerlukan waktu yang lama, dan adanya pihak yang tidak memiliki otoritas melihat laporan tersebut.
Hal tersebut disebabkan terlalu banyaknya pekerjaan yang dikerjakan Bagian Produksi, dan tidak adanya batasan otoritas user. Tidak adanya batasan user atas orang yang melihat laporan tersebut dapat menyebabkan adanya informasi penting yang diketahui orang yang tidak berwenang.
Laporan hasil produksi hanya dibuat oleh departemen ring assembling, pada saat barang tersebut telah selesai diproduksi, telah menjadi barang jadi. Sehingga tiak mencerminkan hasil produksi di tiap depratemen. Dan dapat mempengaruhi cara perhitungan Harga Pokok Produksi.
Usulan:
Terjadinya human error dapat dikurangi dengan dibuatnya file Barang Jadi.
Dimana data file tersebut dapat langsung digunakan untuk membuat Laporan Hasil Produksi. Data dari file tersebut selalu di update oleh tiap bagian yang terlibat dalam produksi, sehingga informasi yang dihasilkan merupakan informasi yang akurat dan relevan. Laporan Hasil Produksi selain dibuat juga dalam bentuk file, dimana file tersbut dapat dilihat dalam bentuk file atau dicetak. User yang berhak melakukan akses pada
file laporan tersebut diberi batasan otoritas user melalui penggunaan password.
Pada pembuatan laporan Hasil Produksi, seharusnya tiap departemen produksi membuat laporan Hasil Produksi. Sehingga cara perhitungan Harga Pokok Produksi dapat dilakukan di tiap departemen, karena PT “X”
memproduksi barang tidak berdasarkan pesanan.
c. Laporan Pemakaian Tenaga Kerja
Laporan Pemakaian Tenaga Kerja berfungsi sebagai informasi kehadiran karyawan sesuai jam kerjanya, posisi kerja (Jenis deprtemen tempat tenaga kerja bekerja), serta waktu lembur. PT “X” sebelumnya hanya memiliki Laporan Jam Kerja Karyawan yang berfungsi hanya mencatat jam lembur karyawan, tidak mencatat kehadiran karyawan sesuai jam yang telah dimiliki oleh Staf Personalia. Dalam hal ini, diusulkan pembuatan Laporan Pemakaian Tenaga Kerja.
d. Laporan Pemakaian Bahan Baku.
Penulis mengusulkan adanya Laporan Pemakaian Bahan Baku. Yang berfungsi sebagai laporan yang berisi jumlah bahan baku yang telah digunakan selama proses produksi. Penulis mengusulkan adanya laporan ini karena informasi yang disajikan diharapkan dapat membantu perusahaan di dalam menentukan jumlah bahan baku yang harus disediakan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Laporan Pemakaian Bahan Baku dibuat oleh Bagian produksi di setiap deprtemen, dan laporan ini dapat bermanfaat bagi Bagian Pembukuan dan Bagian Gudang.
3. Analisa Dokumen a. File Operating List
Penulis mengusulkan File Operating List dalam sistem yang baru. File Operating List berfungsi sebagai penyedia data tentang tenaga kerja dan mesin yang dibutuhkan dalam memproduksi suatu produk. PT ”X” tidak memiliki File Operating List.
b. Material Issue Slip
Penulis mengusulkan File Material Issue Slip dalam sistem yang baru.
Dokumen dan file ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran bahan baku kepada Bagian Gudang. Dokumen dan file ini berisi tentang bahan baku yang harus dikeluarkan untuk diberikan pada unit produksi yang membutuhkan bahan baku tersebut. Dokumen ini sekaligus dapat mencerminkan jumlah dan jenis bahan baku yang digunakan di dalam proses produksi. Bahan baku yang diminta di Bagian Gudang, telah pasti terpakai di Bagian Produksi.
PT ”X” tidak memiliki dokumen dan file Nota Minta Barang. Perusahaan menggunakan dokumen Nota Ambil Barang untuk mengambil bahan baku dari gudang. Jadi dengan dibuatnya dokumen dan file ini dapat menggambarkan kebutuhan bahan baku di setiap departemen dengan melihat jumlah perencanaan pemakaian bahan di tiap departemen. Selain itu, dapat mencerminkan jumlah pemakaian bahan baku di setiap departemen produksi.
c. Production Schedule
Production schedule berfungsi sebagai informasi rencana dan jadwal produksi berdasarkan target produksi yang telah ditentukan.
Kelemahan:
Dalam tahap perencanaan dan penjadwalan, PT ”X” hanya menulis pada kertas biasa, tidak memiliki dokumen resmi. Dan di dalam perencanaan tersebut, perusahaan tidak memperhitungkan bahan baku. Setelah perencanaan selesai dibuat, barulah Bagian Produksi mempersiapkan bahan baku dan mesin-mesin yang akan digunakan.
Usulan:
Perencanaan produksi dibuat oleh Kepala Bagian Produksi, dengan menggunakan dasar File Operation List, File Bill of Material. Production schedule dibuat dalam bentuk file. Dokumen ini dapat memudahkan tiap bagian yang terlibat dalam proses produksi untuk memperoleh informasi tentang rencana dan jadwal produksi masing-masing bagian produksi. File
ini akan digunakan oleh Kepala Bagian Produksi untuk membandingkan hasil produksi dengan erencanaan produksi yang telah dibuat.
d. File Bill of Materials
Penulis mengusulkan File Bill of Materials dalam sistem yang baru. File Bill of Materials berfungsi sebagai penyedia data tentang kebutuhan bahan baku yang digunakan untuk menghasilkan suatu produk. File Bill of Materials berisi data tentang bahan baku yang digunakan untuk menghasilkan suatu produk.
e. File Product record card
Penulis mengusulkan File Product record card dalam sistem yang baru.
File ini berisi tentang jumlah barang jadi yang diterima dari proses produksi, dan jumlah barang jadi yang telah memenuhi jumlah target perencanaan produksi, serta siap untuk dijual.
f. Job Time Card
Penulis mengusulkan File Job Time Card dalam sistem yang baru. Job Time Card berfungsi sebagai penyedia data tentang operasional tenaga kerja dalam proses produksi. Jadi dengan dibuatnya dokumen Job Time Card, dapat mengurangi pemakaian dokumen yang terlalu banyak.
g. Move Ticket
Penulis mengusulkan File Move ticket dalam sistem yang baru. Move ticket berfungsi sebagai informasi pekerjaan yang telah selesai di tiap unit produksi dan mengesahkan pengiriman fisik produksi dari tiap departemen.
4.3.2 Pengidentifikasian Kebutuhan Informasi dan Sistem
Berdasar hasil pengidentifikasian kebutuhan informasi dan sistem pada PT ”X”, beberapa kebutuhan yang ditemukan penulis, antara lain:
1. Kebutuhan sistem dan informasi secara umum.
a. Perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi terkomputerisasi. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi tersebut dapat membantu perusahaan dalam melakukan pengaksesan, update, penyimpanan, dan mengurangi terjadinya kesalahan dalam pemrosesan
data. Sistem Informasi Akuntansi terkomputerisasi tersebut memiliki beberapa kelebihan, yaitu:
Dapat memproses data dengan cepat, dan menghasilkan informsi yang memadai.
Dapat mengurangi terjadinya human error, atau mengurangi kesalahan hitung yang terjadi dalam pemrosesan data.
Dapat mengurangi tempat yang dibutuhkan untuk menyimpan dokumen-dokumen atau laporan-laporan fisik, karena dengan sistem yang baru, dokumen dan laporan disimpan dalam bentuk file, bila dibutuhkan dalam bentuk fisik, baru dicetak.
Dapat memberikan batasan atas otoritas user yang melakukan aktivitas pada file yang ada dalam sistem. Batasan atas otoritas user tersebut meliputi user yang melakukan access, create, update, delete atas file tersebut.
b. Perusahaan membutuhkan informasi berupa laporan sewaktu-waktu.
Dimana laporan tersebut akan digunakan oleh pihak manajemen sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Pihak manajemen dapat langsung memperoleh laporan tersebut dengan membuka file laporan, atau mencetak laporan tersebut di saat membutuhkan laporan tersebut.
2. Kebutuhan sistem untuk setiap user.
Output secara khusus yang dihasilkan oleh setiap user beserta input yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
User :Manager Produksi Bill of Material
Untuk menghasilkan ouput di atas, input yang dibutuhkan adalah file bahan baku, file barang jadi.
Operating List
Untuk menghasilkan output di atas, input yang dibutuhkan adalah file barang jadi, file mesin.
File Production Schedule
Untuk menghasilkan output diatas, input yang dibutuhkan adalah File Bill of Materials, file Opertion List, file Bahan Baku, file Tenaga Kerja, dan File Material Record Card.
User: Kepala Bagian Produksi
Dokumen dan File Material Issue Slip
Untuk menghasilkan output diatas, input yang dibutuhkan adalah File Production Schedule, dan file Bahan baku.
User: Tiap Departemen Produksi Laporan Pemakaian Bahan
Untuk menghasilkan output diatas, input yang dibutuhkan adalah File Production Schedule, file Bahan Baku, file Nota Minta Barang, file Nota Ambil Barang, dan file Produksi Riil.
Laporan Evaluasi Tenaga Kerja
Untuk menghasilkan output diatas, input yang dibutuhkan adalah File Production Schedule, file Tenaga Kerja, Job Time Cards.
Laporan Hasil Produksi
Untuk menghasilkan output diatas, input yang dibutuhkan adalah File Production Schedule, file Barang Jadi, dan File Product record card, file produksi Riil.
File Product record card
Untuk menghasilkan output diatas, input yang dibutuhkan adalah File Production Schedule, file Barang Jadi.
File Material Requisition
Untuk menghasilkan output diatas, input yang dibutuhkan adalah File Production Schedule, file Bahan Baku, File Material Issue Slip
User Pembukuan
Laporan Harga Pokok Produksi
Untuk menghasilkan output diatas, input yang dibutuhkan adalah file Produksi Riil, laporan evaluasi tenaga kerja, laporan hasil produksi.
4.3.3 Desain Konseptual
Hal-hal yang dilakukan oleh Penulis dalam melakukan desain konseptual adalah sebagai berikut:
1. Membuat DFD (Data Flow Diagram) sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang selama ini ditetapkan oleh manajemen PT ”X”. DFD menggambarkan arus data pada siklus produksi perusahaan. DFD untuk sistem informasi akuntansi pada siklus produksi PT ”X” dapat dilihat pada gambar berikut.
2. Membuat relational data model dengan menggunakan pendekatan ERD (Entitas Relationship Diagram). ERD untuk Sistem Informasi Akuntansi siklus produkai PT ”X”.
Dalam desain konseptual, pertama-tama yang dibuat adalah Context Diagram. Di dalam Context Diagram ini menggambarkan ruang lingkup serta batasan-batasan sistem yang akan dibahas dalam perancangan sistem ini.
Siklus Produksi Gudang
Personalia
Direktur Membutuhkan Data Bahan Baku
Memberikan Data barang jadi
Memberikan estimasi penjualan
Menghasilkan Lap COGM Mmebutuhkan Data gaji pegawai
Memberikan Data jam kerja
Pembukuan
Gambar 4.2 Context Diagram
Context Diagram tersebut diperjelas lagi ke dalam DFD level 0. DFD level 0 ini, di mulai dari proses perencanaan dan penjadwalan karena di asumsikan proses produksi dimulai dari produk yang sudah lulus dari proses uji coba, dan proses produksi serta akuntansi biaya di bagi ke dalam 3 Departemen.
1.0 Planning and
Schedule
2.0 Departemen
Forming
3.0 Departemen
Furnace Direktur
Gudang Baarang baku
Perencanaan Produksi Estimasi penjualan
Bill of material
Operating list
Target Produksi
BOM Dept
4.0 Departemen
Ring Assembling
Material Issue Slip
Job Time Card Personalia
Data gaji TK
Biaya TK Biaya Material Biaya BB tdk
langsung
Biaya TK tdk langsung
Alokasi overhead
Jurnal
Penyusutan Biaya
Overhead
Tingkat Penyelesaian
Pembukuan Move tiket
dept 1
Move tiket dept. 2
Product Record Card
Gudang Barang Jadi Data gaji TKi
Data gaji TK Data Jam Kerja TK
Data Jam kerja TK
Data Jam Kerja TK
Barang Jadi Barang Setengah Jadi
% Biaya OH per Produk
Perencanaan Pemakaian
TK
Kirim BB
Kirim BB
Kirim BB
Shift Kerja Departemen
WIP Transfer unit dan biaya
Transfer unit dan biaya
COGM
Laporan COGM
Gambar 4.3 DFD level 0
DFD level 0 tersebut di perjelas lagi menjadi DFD level 1. Pada DFD level 1 ini, diperjelas berdasarkan setiap proses yang ada pada DFD level 0.
2.2 Membuat rancana dan
jadwal produksi
2.4 Persiapan BB,
TK, dan mesin-mesin Direktur
Gudang Bill of Material
Operating List
Material Issue Slip Perencanaan
produksi Estimasi Penjualan
2.1 Menentukan
target produksi
Target Produksi
Permintaan BB
BOM Dept
2.3 Membuat
rencana pemakaian
TK
Perencanaan Pemakaian
TK
Shift kerja Departemen
Gambar 4.4 DFD level 1 Perencanaan dan Penjadwalan
Gudang Barang baku
2.1 Pembentukan
2.2 Hitung biaya bahan baku
2.3 Hitung biaya tenaga kerja
2.4 Hitung biaya
overhead Kirim BB
Pembukuan Job Time
Cards Move ticket
Dept. 1
Biaya Material
Biaya TK
2.5 Hitung tingkat penyelesaian
Biaya Overhead Personalia
Data Gaji TK
Lap. Biaya Overhead
Perencanaan Produksi
Material Issue Slip
Biaya TK tdk langsung Biaya BB tdk
langsung Jurnal
penyusutan
Alokasi Overhead
2.8 Hitung COGM
2.6 Hitung equivalent unit
Cost per equivalent
Tingkat Penyelesaian Data Jam Kerja TK
Barang Setengah Jadi
Barang Jadi
% Biaya OH per Produk
2.7 Hitung cost per equivalent
Equivalent unit
Perencanaan Pemakaian
TK Departemen
Shift kerja
WIP
2.9
Buat laporan Laporan COGM COGM
Gambar 4.5 DFD level 1 Departemen Forming
3.1 Pencucian
3.2 Pelapisan
3.3 Tempel
Bunga
3.5 Hitung Biaya Bahan Baku
3.6 Hitung biaya tenaga kerja
3.7 Hitung biaya
overhead
3.8 Hitung tingkat penyelesaian Gudang
Barang baku
Pembukuan Personalia
Kirim BB
Kirim fisik
Kirim fisik
Data Gaji TK
Biaya material
Data jumlah DM, DL, OH
Biaya TK Material issue
Slip
Job Time Cards Move ticket
Dept. 1
Move ticket Dept. 2
Lap. Biaya overhead Perencanaan
Produksi
Biaya BB tdk langsung
Biaya TK tdk langsung
Jurnal penyusutan Alokasi
Overhead
3.11 Hitung COGM
Tingkat Penyelesaian 3.9
Hitung equivalent unit
Cost per equivalent
Data Jam Kerja TK
Barang
Setengah Jadi Barang Jadi
% Biaya OH per Produk 3.4
Biaya Transfer In dari Dept 1
3.10 Hitung cost per equivalent
Equivalent unit Perencanaan
Pemakaian TK
Kirim BB
Kirim BB
Shift kerja
Departemen
3.12 Buat laporan
WIP
Laporan COGM COGM
Gambar 4.6 DFD level 1 Departemen Furnace
4.1 Pasang Ring
4.2 Packing
4.4 Hitung biaya bahan baku
4.5 Hitung biaya tenaga kerja
4.6 Hitung biaya
overhead
4.9 Hitung COGM Gudang
Barang baku
Pembukuan Personalia
Lap. Biaya overhead
Material Issue Slip
Job Time Cards Kirim BB
Kirim fisik Move Ticket
Dept 2
Production
Record Card Kirim BJ
Data Gaji TK
Biaya TK Biaya Material
Biaya Overhead Gudang
Barang jadi
Perencanaan Produksi
Biaya BB tdk langsung
Biaya TK tdk langsung
Alokasi Overhead
Jurnal Penyusutan
4.7 Hitung tingkat penyelesaian 4.8
Hitung Equivalent
unit
Cost per equivalent
Tingkat Penyelesaian Data Jam Kerja TK
Barang
Setengah Jadi Barang Jadi
% Biaya OH per Produk 4.3
Biaya Trnafer In dari Dept. 2
Perencanaan Pemakaian
TK
Kirim BB
Shift Kerja
Departemen
4.9 Hitung cost per equivalent
Equivalent unit
4.10 Buat laporan
WIP
Laporan COGM COGM
Gambar 4.7 DFD level 1 Departemen Ring Assembling
Pada penelitian ini, untuk menggambarkan skema database penulis menggunakan ERD atas siklus produksi pada PT “X”dapat dilihat pada gambar 4.8 berikut ini.
Keterangan:
warna abu-abu merupakan irisan
warna biru merupakan detail dari many to many
Target Produksi
Barang Jadi Bahan
Baku
Barang Setengah Jadi
Perencanaan Produksi
Departemen
Bill of Material BOM Dept Operating List
Material Issue Slip Move Ticket
Detail Perencanaan
Produksi
Detail Material
Issue Slip Detail Move Ticket
Detail BOM Detail BOM Dept
Detail Target Produksi
Mesin Gedung
Equipment
Detail Jurnal Mesin Detail Jurnal
Gedung Detail Jurnal
Equipment
Jurnal Penyusutan
Biaya TK tidak langsung Biaya BB tidak
langsung
Master Gaji
Biaya Overhead
Tenaga Kerja
Job Time Card
Biaya BB langsung Biaya TK langsung
Keterangan Akun
Kartu Stok Perusahaan
Tingkat Penyelesaian Product Record
Card
Detail Biaya BB langsung Detail Biaya TK
tidak langsung Detail Biaya BB
tidak langsung
Detail Biaya TK langsung
Alokasi Overhead
% Biaya OH per Produk Perencanaan
Pemakaian TK
Detail PPTK Shift kerja
Detail Job Time Card Altivitas Kerja
Work in Process
Detail Work in Process Detail Product
Record Card
COGM
53Universitas Kristen P
4.3.4 Desain Fisik 1. Desain Database
Berikut adalah desain fisik dari file yang ada dalam sistem baru. Tipe data menggunakan tipe data dalam Microsoft Access. Tipe-tipe data dapat dilihat pada tabel-tabel berikut ini:
Tabel 4.1 Departemen
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode Dept
Nama Dept
Kode Departemen Nama Departemen
Text Text
2 15
PK
Tabel 4.2 Shift Kerja
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode Shift
Waktu shift
Kode shift kerja Waktu shift kerja
Text Time
3 PK
Tabel 4.3 Bahan Baku
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode BB
Nama Barang Jenis Barang Satuan
Kode Bahan baku Nama Barang Jenis Barang Satuan barang
Text Text Text Text.
9 50 10 10
PK
Tabel 4.4 Barang Jadi
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode dept
Kode BJ Keterangan
Kode departemen Kode barang
Keterangan dari kode barang
Text.
Text Text
2 9 250
FK PK
Tabel 4.5 Barang Setengah Jadi
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode BS
Nama Barang Kode dept Kode BJ Satuan
Kode barang setengah jadi Nama barang
Kode departemen Kode Barang Jadi Satuan barang
Text Text Text Text Text
9 50 2 9 10
PK
FK1 FK2
Tabel 4.6 Mesin
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode Mesin
Nama Mesin Harga Beli Umur Penyusutan per tahun
Kode Mesin Nama Mesin Hrga beli mesin
Umur ekonomis (tahun) Penyusutan per tahun
Text Text Currency Number Currency
7 50
3
PK
Tabel 4.7 Master Gaji
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode Gaji
Gaji per Jam
Kode Gaji Gaji per jam
Text Currency
7 PK
Tabel 4.8 Aktivitas Tenaga Kerja
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode Akt
Kode Dept Nama Akt
Kode Altivitas Kode Departemen Nama Aktivitas
Text Text Text
2 2 20
PK FK
Tabel 4.9 Tenaga Kerja
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode TK
Kode Dept
Kode Tenaga Kerja Kode Departemen
Text Text
8 3
PK FK2
Kode Gaji Nama Alamat Jenis Jabatan Tanggal Lahir Shift
Aktivitas
Kode Gaji
Nama tenaga kerja Alamat tenaga kerja Jenis Jabatan Tanggal lahir Jenis Shift Jenis Aktivitas
Text Text Text Text Date Text Text
7 100 200 50
20
FK1
Tabel 4.10 Bill of Material
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode BOM
Nama BOM Kode BJ Jumlah Brg dihasilkan
Kode Bill of Material Nama Bill of Material Kode Barang Jadi Jumlah barang yang dihasilkan
Text Text Text Number
9 20 9
PK
Tabel 4.11 Detail Bill of Material
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode BOM
Kode BB Jumlah
Kode Bill of Material Kode Bahan Baku Jumlah rincian barang
Text Text Number
9 8
PK, FK1 PK, FK2
Tabel 4.12 Bill of Material Department
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode BD
Kode BOM Kode Dept Jumlah
Kode Bill of Material Department
Kode Bill of Material Kode Departemen Jumlah seluruh bahan baku dan barang setengah jadi
Text
Text Text Number
8
9 2
PK
FK1 FK2 Tabel 4.9 Tenaga Kerja (sambungan)
Tabel 4.13 Detail Bill of Material Department
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode BD
Kode BB Kode BJ Jumlah
Kode Bill of Material Department
Kode Bahan Baku Kode Barang Jadi Jumlah bahan baku dan barang setengah jadi yang dibutuhkan di departemen
Text
Text Text Number
8
9 9
PK.FK1
PK.FK2 PK.FK3
Tabel 4.14 Operating List
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode OL
Kode BD
Kode Mesin
Kode operating list Kode Bill of Material Department
Kode Mesin
Text Text
Text
8 8
7
PK FK1
FK2
Tabel 4.15 Target Produksi
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode TP
Tanggal Periode Jumlah EP
Kode Target Produksi Tanggal
Periode
Jumlah Estimasi Penjualan
Text Date Text Number
8
30
PK
Tabel 4.16 Detail Target Produksi
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode TP
Kode BJ Jumlah BJ
Kode Target Produksi Kode Barang Jadi
Jumlah Barang Jadi yang akan diproduksi
Text Text Number
8 9 20
PK, FK1 PK,FK2
Tabel 4.17 Perencanaan Produksi
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode PP
Kode TP Kode BOM Kode BD
Kode OL Tanggal Jumlah BJ
Kode Perencanaan Produksi
Kode Target Produksi Kode Bill of Material Kode Bill of Material Department
Kode Operating List Tanggal
Jumlah Barang Jadi
Text
Text Text Text
Text Date Number
8
8 9 8
8
PK
FK1 FK2 FK3
FK4
Tabel 4.18 Detail Perencanaan Produksi
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode PP
Kode BB Kode Mesin Jumlah BB
Kode Perencanaan Produksi
Kode Bahan Baku Kode Mesin
Jumlah Bahan Baku (perkalian Bahan Baku pada Bill of Material dengan jumlah Barang Jadi)
Text
Text Text Number
8
9 7
PK, FK1
PK,FK2 PK,FK3
Tabel 4.19 Perencanaan Pemakaian Tenaga Kerja
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode PPTK
Kode PP Kode BD
Kode perencanaan pemakaian Tenaga Kerja Kode Perencaan Produksi Kode Bill of Material Department
Text
Text Text
10
8 8
PK
FK1 FK2
Tabel 4.20 Detail Perencanaan Pemakaian Tenaga Kerja
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode PPTK
Kode TK Nama TK
Kode perencanaan pemakaian Tenaga Kerja Kode Tenaga Kerja Nama Tenaga Kerja
Text
Text Text
10
8 100
PK, FK1
PK,FK2
Tabel 4.21 Material Issue Slip
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode MIS
Kode Dept Kode PP
Tanggal
Kode Material Issue Slip Kode Departemen Kode Perencanaan Produksi
Tanggal
Text Text Text
Date
9 3 8
PK FK1 FK2
Tabel 4.22 Detail Material Issue Slip
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode MIS
Kode BB Jumlah BB
Kode Material Issue Slip Kode Bahan Baku Jumlah Bahan Baku
Text Text Number
9 9
PK, FK1 PK,FK2
Tabel 4.23 Move Ticket
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode MT
Kode PP
Tgl Keluar Tgl Masuk Kode Dept Asal Kode Dept Tujuan
Kode Move Ticket Kode perencanaan produksi
Tanggal Keluar Tanggal Masuk Kode departemen asal
Kode departemen tujuan
Text Text
Date Date Text
Text
8 8
2
2
PK FK1
FK2
FK2
Tabel 4.24 Detail Move Ticket
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode MT
Kode BJ
Jumlah
Kode Move Ticket Kode Barang Jadi departemen Jumlah barang
Text Text
Number 8 9
PK, FK1 PK, FK2
Tabel 4.25 Product record card
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode PRC
Kode PP
Tanggal
Kode product record card Kode Perencanaan
Produksi Tanggal
Text Text Date
9 8
PK FK1
Tabel 4.26 Detail Product record card
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode PRC
Kode BJ Jumlah
Kode product record card Kode Barang Jadi
Jumlah Barang Jadi
Text Text
9 8
PK,FK1 PK,FK2
Tabel 4.27 Job Time Card
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Tanggal JTC
Kode PPTK
Kode dept Tanggal
Tanggal Job Time Card Kode Perencanaan Produksi Tenaga Kerja Kode Departemen Tanggal
Date Text
Text Date
10
2
PK FK1
FK2
Tabel 4.28 Detail Job Time Card
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci
Tanggal JTC Tanggal Job Time Card Date PK,FK1
Total Jam Gaji per jam Total gaji
Total Jam Gaji per jam
Total Gaji (perkalian total jam dengan gaji per jam)
Number Currency Currency
Tabel 4.29 Kartu Stok Produksi
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode KSP
Kode Dept Kode BB Tanggal Jumlah In Harga per unit Harga Tot In
Jumlah Out Harga per unit Harga Tot Out
Stok Barang
Kode Kartu Stok Produksi Kode Departemen
Kode Bahan Baku
Tanggal masuk dan keluar Jumlah barang masuk Harga per unit
Harga total Bahan Baku masuk
Jumlah barang keluar Harga per unit
Harga total Bahan Baku keluar
Jumlah barang yang tersisa
Text Text Text Date Number Currency Currency
Number Currency Currency
Number 9 2 9 50
50
100
PK FK1 FK2
Tabel 4.30 Keterangan Akun
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode Akun
Nama Akun
Kode Akun Nama Akun
Text Text
14 100
PK
Tabel 4.31 Work In Process
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode WIP
Kode PP
Periode Work In Process Kode Perencanaan Produksi
Date
Text 8
PK FK1 Tabel 4.28 Detail Job Time Card (sambungan)
Kode MT Kode Move Ticket Text 8 FK2
Tebl 4.32 Detail Work In Process
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode WIP
Kode BS
Jumlah BS
Periode Work In Process Kode Barang setenagah jadi
Jumlah
Date Text
Number 9
100
PK,FK1 PK,FK2
Tabel 4.33 Biaya Material
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode BM
Kode Dept Kode Akun Kode MIS Total BM
Periode Biaya Material Kode Departemen Kode Akun
Kode Material Issue SLip Total Biaya Material
Date Text Text Text Currency
2 14 8 50
PK FK1 FK2 FK3
Tabel 4.34 Detail Biaya Material
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode BM
Kode BB Jumlah BB Harga beli Harga tot BB
Periode Biaya Material Kode barang baku Jumlah Barang baku Harga beli
Jumlah dari perkalian jumlah Bahan Baku dengan harga beli
Date Text Number Currency Currency
9
PK,FK1 PK,FK2
Tabel 4.35 Biaya Tenaga Kerja
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode BTK Periode biaya Tenaga
Kerja
Date PK
Tabel 4.31 Work In Process (sambungan)
Kode Akun Tanggal JTC Total BTK
Kode Akun
Tanggal Job Time Card Total Biaya Tenaga Kerja
Text Date Currency
14 FK2
FK3
Tabel 4.36 Detail Biaya Tenaga Kerja
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode BTK
Kode TK Jumlah
Periode biaya tenaga kerja Kode tenaga kerja
Jumlah dari perkalian Jam di Job Time Card dengan Gaji per jam di Master Gaji
Date Text Currency
8
PK,FK1 PK,FK2
Tabel 4.37 Biaya Material tidak langsung
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode IM
Kode Dept Kode Akun Kode MIS Total IM
Periode Indirect Material Kode Departemen
Kode Akun
Kode Material Issue Slip Total Indirect Material
Date Text Text Text Currency
2 14 8
PK FK1 FK2 FK3
Tabel 4.38 Detail Biaya Material Tidak Langsung
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode IM
Kode BB Jumlah barang Harga beli Harga tot BB
Periode Indirect Material Kode Barang baku Jumlah barang baku Harga beli
Harga total Bahan Baku
Date Text Number Currency Currency
9
PK.FK1 PK.FK2
Tabel 4.39 Biaya Tenaga Kerja Tidak langsung
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci
Periode IL Periode Indirect Labour Date PK
Tabel 4.35 Biaya Tenaga Kerja (sambungan)
Kode Dept Kode Akun Tanggal JTC Total IM
Kode Departemen Kode Akun
Tanggal Job Time Card Total Indirect Labour
Text Text Date Currency
2 14
FK1 FK2 FK3
Tabel 4.40 Detail Biaya Tenaga Kerja Tidak langsung
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode IL
Kode TK Jumlah
Periode Indirect Labour Kode Tenaga Kerja Jumlah perkalian jam kerja dengan gaji per jam
Date Text Currency
8
PK.FK1 PK.FK2
Tabel 4.41 Gedung
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode Gedung
Nama Gedung Harga Beli Umur Penyusutan per tahun
Kode Gedung Nama Gedung Harga beli mesin Umur ekonomis (tahun) Penyusutan per tahun
Text Text.
Currency Number Number
7 50
3
PK
Tabel 4.42 Equipment
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode Equip
Nama Equip Harga Beli Umur Penyusutan per tahun
Kode equipment Nama equipment Harga beli mesin Umur ekonomis (tahun) Penyusutan per tahun
Text Text Currency Number Currency
7 50
3
PK Tabel 4.39 Biaya Tenaga Kerja Tidak langsung (sambungan)
Tabel 4.43 Jurnal Penyusutan
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci No. Urut
Kode Akun Jumlah Penyusutan
Nomer urut jurnal Kode Akun
Jumlah penyusutan per periode
Text Text Currency
10 14
PK FK
Tabel 4.44 Detail Jurnal Penyusutan Mesin
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci No. Urut
Kode Mesin Jumlah
No urut jurnal Kode mesin
Jumlah penyusutan per mesin
Text Text Currency
10 7
PK.FK1 PK.FK2
Tabel 4.45 Detail Jurnal Penyusutan Gedung
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci No. Urut
Kode Gedung Jumlah
No urut jurnal Kode gedung
Jumlah penyusutan per gedung
Text Text Currency
10 7
PK.FK1 PK.FK2
Tabel 4.46 Detail Jurnal Penyusutan Equipment
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci No. Urut
Kode Equip Jumlah
No urut jurnal Kode equipment Jumlah penyusutan per equipment
Text Text Currency
10 7
PK.FK1 PK.FK2
Tabel 4.47 Alokasi Overhead
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode BO
Kode Akun
Kode Biaya Overhead Kode Akun
Text Text
8 14
PK FK1
No. Urut Jumlah Kode Dept Persentase
Nomer urut Jurnal Jumlah
Kode Departemen
Persentase per departemen Text Currency Text Number
10
3
FK2
FK3
Tabel 4.48 Persentase Overhead per Produk
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode %
Kode Dept Kode Akun Kode BJ Persentase
Periode persentase biaya Overhead
Kode Departemen Kode Akun Kode Barang Jadi Persentase
Date
Text Text Text Number
2 14 9
PK
FK1 FK2 FK3
Tabel 4.49 Biaya Overhead
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode BO
Kode Dept Periode %
Periode IM Periode IL Total BO
Kode Biaya Overhead Kode Departemen
Periode persentase biaya Overhead
Periode Indirect Material Periode Indirect Labour Total Overhead
Date Text Text
Date Date Currency
2
8 8
PK FK1 FK2
FK3 FK4
Tabel 4.50 Tingkat Penyelesaian
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Kode TkP
Kode Dept
Persentase Persentase
Kode tingkat penyelesaian Kode departemen
Persentase Biaya Material Persentase Biaya Tenaga
Text Text
Number Number
9 3
PK FK Tabel 4.47 Alokasi Overhead (sambungan)
Persentase Persentase Overhead Number
Tabel 4.51 COGM
Nama Field Keterangan Jenis Data Panjang Data Kunci Periode
COGM Kode Akun Jumlah COGM
Periode COGM
Kode Akun Jumlah COGM
Date
Text Numrtic
14
PK
FK1
2. Access Control Matrix
Access Control Matrix menggambarkan bagian atau siapa saja yang berhak mengakses form-form input di dalam suatu sistem informasi terkomputerisasi . Pada perusahaan ini, ada 5 bagian yang terlibat di dalam form-form input, yaitu Direktur, Manager Produksi, Kepala Bagian Produksi, Pengawas di tiap Departemen, dan Bagian Pembukuan. Di mana bagian-bagian tersebut memiliki akses yang berbeda-beda, ada yang hanya dapat membaca (R-Read), ada yang berhak membuat atau mengisi form tersebut (C-Create), ada juga yang berhak mengganti-ganti isi form terbut (U-Update), ada juga yang berhak menghapus (D- Delete), ada yang bisa mencetak laporan tersebut (P-Print), dan ada juga yang tidak bisa mengkases form tersebut, karena bagian tersebut tidak membutuhkan akses untuk form-form tertentu (N-None). Access Control Matrix di perusahaan ini, digambarkan dalam bentuk tabel di bawah ini:
Tabel 4.52 ACM Desain Output Desain Output
Manager Produksi
Kepala Bag.
Produksi
Pengawas Dept
Bag.
Pembukuan Laporan
Pemakaian
Bahan Baku RP CR CRUD CR
Laporan Pemakaian
Tenaga Kerja RP CR CRUD CR
Laporan Hasil
Produksi RP CR CRUD CR
Laporan Harga
Pokok Produksi RP N N CRP
Tabel 4.50 Tingkat Penyelesaian(sambungan)
Tabel 4.53 ACM Desain Input Desain Input
Manager Produksi
Kepala Bag.
Produksi
Pengawas Dept
Bag.
Pembukuan
Log In C C C C
Departemen CU R R R
Aktivitas Kerja R R R R
Shift kerja CRUD R R R
Barang Jadi CRU R R R
Barang Setengah
Jadi R CRUD CRUD R
Biil of Material CRUD R R N
Operating List CRUD R R N
Target Produksi CRUD R R N
Perencanaan
Produksi CRUD R R R
Perencanaan
Pemakaian TK CRUD R R R
Material Issue
Slip R CRUD R R
Move Ticket R R CRUD R
Product record
card R R CRUD R
Job Time Card R R CRUD R
Work In Process N R CRUD R
Master Keterangan
Akun R N N CRUD
Biaya Bahan
Baku Langsung R N N CR
Biaya Tenaga
Kerja Langsung R N N CR
Jurnal
Penyusutan R N N CR
Biaya Overhead R N N CRUD
Persentase Overhead per
Departemen R N N CRUD
Persentase Overhead per
Produk CRUD N N R
Persentase Tingkat
Penyelesaian R CRUD R R
3. Desain Output
Adapun Pengendalian aplikasi atas output dari laporan ini adalah:
- Waste yang terdapat di perusahaan denga adanya mesin penghancur dokumen, untuk mencegah penyalahgunaan laporan ini.
Output yang dihasilkan dari sistem informasi terkomputerisasi ini adalah:
a. Laporan Pemakaian Bahan Baku
Laporan pemakaian bahan baku berfungsi untuk perhitungan biaya bahan baku selama periode tersebut. Laporan ini di hasilkan oleh Bagian Produksi dan digunakan oleh Bagian Pembukuan.
Gambar 4.9 View Laporan Pemakaian Bahan Baku
Gambar 4.10 Print Laporan Pemakaian Bahan Baku
b. Laporan Pemakaian Tenaga Kerja
Laporan ini berfungsi untuk perhitungan biaya tenaga kerja, dan sekaligus mengetahui bahwa tenga kerja yang ditugaskan telah melakukan tugasnya atau
tidak. Laporan ini dihasilkan oleh Bagian Produksi dan dibutuhkan oleh Bagian Pembukuan.
Gambar 4.11 View laporan tenaga kerja berdasarkan 1 tenaga kerja
