Electronic Office System PT. Angkasa Pura Solusi

(1)

Panduan Pengguna

Electronic Office System PT. Angkasa Pura Solusi

PT. Gamatechno Indonesia

(2)

Halaman 2 dari 46 DAFTAR ISI

A. PENDAHULUAN DESKRIPSI APLIKASI ( Electronic Office System) ... 3

B. Penggunaan Electronic Office System ... 4

B.1 Login gtPLO System ... 4

B.2 Beranda (Halaman Utama) ... 5

B.3 Petunjuk Teknis Penggunaan Fungsi Pada Menu gtPLO System ... 6

B.3.1 Membuat Surat Masuk ... 6

B.3.2 Membuat Surat Keluar ... 8

B.3.3 Membuat Nota Dinas... 12

B.3.4 Menambahkan Disposisi ... 14

B.3.5 Pengarsipan Surat Keluar ... 15

B.3.6 Menu Kotak Surat... 17

B.3.7 Notifikasi Surat Masuk ... 37

B.3.8 Menu Pengaturan ... 38

B.3.9 Pengaturan Pendelegasian ... 44

B.3.10 Meja Layanan dan Informasi ... 45

(3)

Halaman 3 dari 46

A. PENDAHULUAN DESKRIPSI APLIKASI ( Electronic Office System)

Electronic Office System (gtPLO) adalah Sistem Informasi persuratan elektronik, kelahirannya dilatarbelakangi oleh kebutuhan atas sistem persuratan formal (sesuai hirarki struktural) untuk mengatasi kelemahan dari sistem disposisi konvensional (berbasis lembar disposisi). gtPLO dikembangkan dengan tujuan menciptakan komunikasi pengarsipan persuratan formal yang ditujukan untuk kebutuhan kantor atau perusahaan.

Kelebihan menggunakan Electronic Office System :

Komunikasi yang efektif melalui sistem disposisi paperless dua-arah

Paperless based, tidak ada lagi lembar disposisi fisik/hardcopy yang beredar baik kepada pengirim Nota Dinas, maupun pesan kepada staf yang mendapatkan disposisi

Sifatnya private dimana penerima disposisi tidak lagi menulis Nota Dinas secara tersembunyi, karena Nota Dinas hanya dapat dilihat oleh atasannya (tidak dapat dilihat oleh penerima disposisi lainnya).

Penyajian alur surat secara grafis hirarkis juga menjadikan mudah untuk melacak posisi surat terkini, sudah sejauh mana turun ke tingkat pelaksana, kapan dibaca, dan siapa saja yang belum membuka.

gtPLO didesain dengan pola interaksi aplikasi yang sudah sangat familiar bagi penggunanya, yaitu: pertukaran pesan seperti ala facebook

Pengguna gtPLO langsung mendapatkan notifikasi instans melalui email jika menerima surat atau Nota Dinas, dimana notifikasi ini dapat diterima pada perangkat seluler yang umum dimiliki pengguna gtPLO.

Dokumen User Manual ini akan memperkenalkan gtPLO System, serta memberikan gambaran bagaimana gtPLO digunakan untuk menangani persuratan secara optimal.

(4)

Halaman 4 dari 46

B. Penggunaan Electronic Office System

Setiap pegawai PT. Angkasa Pura Solusi dapat memiliki account gtPLO. Untuk mendapatkan account username dan password, dapat menghubungi bagian administrator gtPLO di unit kerja masing- masing. Aplikasi dapat diakses dengan menuliskan alamat website https://plo.angkasapurasolusi.co.id , dan setelah masuk pada website gtPLO silakan melakukan login berdasarkan account yang sudah dimiliki.

B.1 Login gtPLO System Berikut merupakan tampilan login gtPLO Application .

Keterangan Isian Login gtPLO Kolom Isian Deskripsi

Username Isikan username yang sesuai dan sudah terdaftar Password Isikan password yang dimiliki dan sesuai

Setelah semua isian sudah dipastikan terisi, dan username serta password sudah sesuai klik tombol

(login), maka pengguna sudah dapat mengakses website gtPLO System.

(5)

Halaman 5 dari 46 B.2 Beranda (Halaman Utama)

Berikut adalah tampilan beranda setelah login, berisi menu-menu yang tersedia pada gtPLO application.

Keterangan Dasboard (Menu-Menu gtPLO) Kolom Isian Deskripsi

Buat Surat Merupan menu yang berfungsi menulis surat, yaitu baik surat masuk maupun surat keluar

Kotak Surat

Merupakan menu yang berfungsi melihat kotak surat. Pada menu kotak surat ini terdapat sub menu di dalamnya yaitu Kotak Masuk, Terkirim Surat Masuk, Komentar, Terkirim Surat Keluar, dan Terkirim Nota Dinas

Pengaturan

Merupakan menu yang berfungsi sebagai pengaturan gtPLO application.

Pada menu pengaturan ini terdapat sub menu di dalamnya yaitu pengaturan Profile, Group Tujuan Disposisi, Ubah Password, Pendelegasian, dan Aktifkan Login SSO.

Meja Layanan dan Informasi

Merupakan menu yang berfungsi sebagai layanan tanya dan sarana informasi menuju administrator. Selain itu pada menu ini pengguna dapat mengunduh panduan penggunaan Electronic Office System

(6)

Halaman 6 dari 46 B.3 Petunjuk Teknis Penggunaan Fungsi Pada Menu gtPLO System

B.3.1 Membuat Surat Masuk

Fitur Tulis Surat Masuk adalah untuk mengirimkan surat dari pihak eksternal yang akan diajukan ke pihak internal, yaitu PT. Angkasa Pura Solusi. Setelah surat masuk discan dan telah diarsipkan, pengguna dapat mengirimkan surat masuk melalui gtPLO PT. Angkasa Pura Solusi dengan klik tombol “Buat Surat”  Pilih “Surat Masuk” pada toolbar kiri atas.

Maka akan menampilkan form Tulis Surat Masuk seperti gambar dibawah ini.

(7)

Halaman 7 dari 46 Keterangan Isian Form Tulis Surat Masuk

Kolom Isian Deskripsi

Inisiator Merupakan pihak yang mengirimkan surat masuk

Dari

Merupakan pihak atau instansi yang mengirimkan surat eksternal.

Isikan dengan nama/jabatan/ nama instansi yang tertera pada surat masuk

Kepada Diisi dengan label nama/jabatan/nama instansi yang tertera pada surat masuk

Tujuan Isikan tujuan dengan nama person/jabatan Tembusan Isikan tembusan dengan nama person/jabatan

Lampiran

Upload surat masuk yang akan dikirim dengan menekan tombol

“browse”. Dengan format file: doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg, bmp, zip, dan rar.

Sifat Surat

Isikan sifat surat, Terdapat 4 Pilihan Sifat Surat Masuk, yaitu : a. a. Biasa, untuk Nota Dinas/surat yang umum

b. b. Segera, untuk Nota Dinas/surat yang perlu ditindaklanjuti secepatnya oleh penerima

c. Penting, untuk Nota Dinas/surat yang bersifat penting

d. d. Rahasia, untuk Nota Dinas/surat yang terbatas aksesnya dan rahasia Nomor Surat Isikan nomor surat yang sesuai dan tertera pada surat masuk

Tanggal Surat Isikan tanggal surat yang sesuai dan tertera pada surat masuk Perihal Isikan perihal pembuatan surat jika, diperlukan

Keterangan Isikan keterangan pembuatan surat, jika diperlukan

Catatan :

Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna.

Setelah seluruh isian form pembuatan surat masuk sudah dipastikan terisi, klik tombol

(kirim) untuk mengirimkan surat, dan klik tombol (atur ulang) untuk mereset isian serta mengatur ulang isian form.

Untuk memastikan pengiriman surat masuk berhasil terkirim, pengguna dapat melihatnya di menu Kotak Surat  Terkirim Surat Masuk.

(8)

Halaman 8 dari 46 B.3.2 Membuat Surat Keluar

Fitur Tulis Surat Keluar adalah untuk mengirimkan surat dari pihak internal, yaitu PT. Angkasa Pura Solusi yang akan diajukan ke pihak eksternal. User dapat mengirimkan surat keluat dan mendisposisikan kepada user lain untuk ditindaklanjuti sesuai dengan tujuan pengiriman surat keluar tersebut. Pengguna dapat mengirimkan surat keluar melalui gtPLO PT. Angkasa Pura Solusi dengan klik tombol “Buat Surat”  Pilih “Surat Keluar” pada toolbar kiri atas.

Maka akan menampilkan form Tulis Surat Keluar seperti gambar dibawah ini.

 Membuat Surat Keluar Tahap 1

(9)

Halaman 9 dari 46 Keterangan Isian Form Surat Keluar Tahap 1

Inisiator Merupakan pihak yang mengirimkan surat keluar tersebut Penandatangan

Merupakan pejabat yang akan menyetujui surat yang telah diterima.

Isian ini adalah isian autocomplete. Pilihlah nama penandatanganan yang tersedia pada combobox

Jenis Dokumen

Pilih jenis dokumen yang akan dikirim berdasarkan combobox yang tersedia. Yaitu Surat Pemberitahuan SB, Surat Pemberitahuan SH, Surat Pemberitahuan SP, Surat Pemberitahuan ST, dan Surat Pemberitahuan SU.

Back Date

Back date diperoleh dengan cara mencentang pada isian ( ) serta klik tombol (pilih reference surat), pilih nomor backdate yang ingin anda berikan maka nomer backdate akan terisi otomatis.

“Pemberian back date hanya dapat diakses oleh group pengurus”

Nomor Surat

Nomor surat akan terisi secara otomatis oleh sistem. No surat yang ada di form ini belum bersifat final hingga surat telah disetujui oleh penandatangan.

Perihal Isikan perihal surat, jika diperlukan

Kepada Isikan tujuan surat, merupakan pihak yang akan menerima surat

Sifat Surat

Isikan sifat surat, Terdapat 4 Pilihan Sifat Surat Keluar, yaitu : a. Biasa, untuk Nota Dinas/surat yang umum

b. Segera, untuk Nota Dinas/surat yang perlu ditindaklanjuti secepatnya oleh penerima

d. Rahasia, untuk Nota Dinas/surat yang terbatas aksesnya dan rahasia

Tanggal Surat Isikan tanggal pengiriman surat

Text Lampiran Isikan text lampiran, jika terdapat file tambahan yang akan dilampirkan

File Lampiran Upload file yang akan dilampirkan dengan menekan tombol “browse”

Keterangan Isikan keterangan pengiriman surat, jika diperlukan

Catatan :

Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna

Setelah seluruh isian pada tahap 1 sudah dipastikan terisi, klik tombol , maka akan diarahkan pada pengisian form  Tahap 2.

(10)

Halaman 10 dari 46

Gambar diatas merupakan tampilan form surat tahap 2, pengisian surat dapat ditulis sendiri oleh inisiator surat, atau template surat dapat diperoleh dengan mengklik tombol (cari template). Maka akan menampilkan tampilan berbagai template surat yang sudah tersedia, seperti pada gambar berikut.

Pilih template surat yang ingin dipilih, dengan klik tombol (pilih) pada Kolom Aksi.

(11)

Halaman 11 dari 46 Keterangan Isian Form Surat Tahap 2

Cari Template Berfungsi untuk memperoleh template surat secara otomatis Pembukaan Isilah pembukaan surat dengan kata-kata yang formal Isi Surat Isilah isi surat dengan kata-kata yang formal

Penutup Isilah penutup surat dengan kata-kata yang formal

Catatan :

Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna. Setelah seluruh isian pada tahap 2 sudah dipastikan terisi, klik tombol , maka akan diarahkan pada pengisian form Tahap 3.

Keterangan Isian Form Surat Tahap 3

Tujuan Surat Internal Pertama

Pemaraf Merupakan pihak yang akan mengetahui pengiriman surat, pihak ini pun akan menerima surat yang telah dikirim. Isikan nama atau jabatan

Tembusan Merupakan pihak tembusan internal, pihak ini pun akan menerima surat yang telah dikirim. Isikan nama atau jabatan

Tujuan Luar Pertama

Tujuan Eksternal

Merupakan tujuan eksternal, pihak ini merupakan pihak eksternal instansi Bukit Asam. Dengan mengisikan nama/jabatan/ nama instansi perusahaan, lalu klik tombol

Tembusan Eksternal Merupakan pihak tembusan eksternal, pihak ini pun akan menerima surat yang telah dikirim. Isikan nama/jabatan/ nama instansi perusahaan, lalu klik

tombol

(12)

Halaman 12 dari 46 Catatan :

Setelah seluruh isian pada tahap 3 sudah dipastikan terisi, klik tombol , maka tahapan pembuatan surat selesai. Untuk memastikan surat yang telah dikirim. Pengguna tinggal mengakses menu Kotak Surat Terkirim Surat Keluar. Untuk lebih jelaskan lihat petunjuk penggunaan Menu Kotak Surat.

B.3.3 Membuat Nota Dinas

Fitur Tulis Surat Nota Dinas adalah untuk mengirimkan surat berupa Nota Dinas yang ditujukan untuk pihak internal. Pengguna dapat mengirimkan surat Nota Dinas melalui gtPLO PT. Angkasa Pura Solusi dengan klik tombol “Buat Surat”  Pilih “Nota Dinas” pada toolbar kiri atas. Maka akan menampilkan form Tulis Surat Nota Dinas seperti gambar dibawah ini.

Gambar diatas merupakan tampilan form Tulis Surat Nota Dinas, pengisian surat dapat ditulis sendiri oleh penulis surat, atau form surat dapat secara otomatis terisi apabila meng klik tombol

(cari template). Maka akan menampilkan tampilan sebagai berikut.

(13)

Halaman 13 dari 46 Pilih template surat yang ingin dipilih, denga klik tombol (pilih) pada kolom aksi.

Keterangan Isian Form Surat Nota Dinas

Inisiator Merupakan pihak yang mengirimkan Nota Dinas/Surat tersebut Perihal Isikan Perihal pengiriman surat Nota Dinas

Sifat Surat

Isikan sifat surat, Terdapat 4 Pilihan Sifat Nota Dinas, yaitu : a. Biasa, untuk Nota Dinas/surat yang umum

b. Segera, untuk Nota Dinas/surat yang perlu ditindaklanjuti secepatnya oleh penerima

d. Rahasia, untuk Nota Dinas/surat yang terbatas aksesnya dan rahasia Nomor Surat

Nomor Nota Dinas akan terisi secara otomatis pada sistem. No surat yang ada di form Nota Dinas ini belum bersifat final hingga surat telah disetujui oleh inisiator surat.

Text Lampiran Isikan text lampiran, jika diperlukan

File Lampiran Upload Nota Dinas yang akan dikirim dengan menekan tombol “browse”

Tujuan Isikan tujuan dengan nama person/jabatan Keterangan Isikan keterangan, jika diperlukan

Pembukaan Isikan deskripsi pembukaan atau klik tombol  untuk mengisi isian pembukaan secara otomatis

Isi Nota Dinas Deskripsikan isi Nota Dinas atau klik tombol  untuk mengisikan isi Nota Dinas secara otomatis

Penutup Isikan deskripsi penutup atau klik tombol  untuk

mengisi isian penutup secara otomatis

Catatan :

Setelah seluruh isian form pembuatan surat Nota Dinas sudah dipastikan terisi, klik tombol

(Simpan) untuk mengirimkan surat Nota Dinas.

(14)

Halaman 14 dari 46 B.3.4 Menambahkan Disposisi

Jika seorang pihak ingin mendisposisikan surat masuk yang telah diterima, maka pengguna diharuskan membuka detail informsi surat terlebih dahulu. Seperti pada gambar dibawah ini.

Lalu klik tombol  (Tambah Disposisi), maka akan menampilkan form seperti pada gambar dibawah ini

Keterangan Isian Form Tambah Disposisi Kolom Isian Deskripsi

Tujuan Isikan dengan tujuan/pihak yang ingin diberikan disposisi Tembusan Isikan tembusan dispososi, jika ingin diberikan (isian optional) Instruksi Pilih instuksi yang disampaikan ke tujuan disposisi pada combobox

yang telah tersedia

Deskripsi/Nota Dinas Isikan deskripsi pemberian disposisi (isian optional) Batas Waktu Isi dengan tanggal batas waktu pemberian disposisi surat

(15)

Halaman 15 dari 46 Maka jika disposisi berhasil maka akan menampilkan tanda dengan icon (telah disposisi) , seperti pada gambar dibawah ini.

B.3.5 Pengarsipan Surat Keluar

Menu pengarsipan surat merupakan salah satu fitur gtPLO yang berguna untuk pengarsipan surat keluar yang sudah bersifat final atau sudah ditandatangani oleh pihak penandatangan.

Menu Pengarsipan Surat hanya dapat diakses oleh group sekretaris dan group pengurus. Menu diakses dengan mengklik menu Kotak Surat  Pengarsipan Surat Keluar.

Alur pengarsipan surat keluar adalah sebagai berikut : 1. Surat Keluar dicetak hard copy

2. Surat Keluar ditandatangani oleh pihak penandatangan/penyetuju surat 3. Surat Keluar di scan oleh sekretaris

4. Scan Surat Keluar diupload melalui menu Pengarsipan Surat Keluar

(16)

Halaman 16 dari 46

 Lihat Detail Surat Keluar

Untuk melihat detail informasi surat keluar yang akan anda upload adalah dengan klik tombol (detail surat), maka detail informasi surat akan ditampilkan.

 Upload Surat Keluar

Klik tombol (upload surat) pada surat yang akan anda arsipkan, surat final yang ingin anda upload harus mereferensi/sesuai judul dan nomer suratnya, sebelum surat tersebut dicetak.

Selanjutnya klik tombol (browse) untuh melampirkan file surat yang ingin anda upload, lali klik tombol (update) untuk melakukan upload surat, maka file surat akan tersimpan.

(17)

Halaman 17 dari 46

 Download Surat Keluar

Untuk melakukan download surat keluar final, klik tombol (download) pada kolom surat yang ingin anda unduh.

Untuk membedakan surat keluar yang telah diarsipkan atau belum diarsipkan adalah dengan melihat tanda icon  (download) seperti pada gambar dibawah ini.

Jika dilihat dari gambar diatas kolom pertama merupakan surat keluar yang telah diarsipkan, yaitu dapat dibedakan dengan adanya tanda  (donwload) . Sedangkan pada kolom kedua merupakan surat keluar yang belum diarsipkan.

B.3.6 Menu Kotak Surat

Pengguna memilih surat masuk yang akan dibaca berdasarkan kategori kegiatan persuratan yang diinginkan. Dengan mengklik menu-menu yang tersedia pada Menu Kotak Surat, seperti pada gambar diatas.

(18)

Halaman 18 dari 46 Keterangan Menu Kotak Surat

Menu Kotak Surat Deskripsi

Kotak Masuk Merupakan pihak yang akan mengetahui pengiriman surat, pihak ini pun akan menerima surat yang telah dikirim. Isikan nama atau jabatan Terkirim Surat Masuk Isikan nomor telepon yang dimiliki

Komentar Merupakan pihak tembusan, pihak ini pun akan menerima surat yang telah dikirim. Isikan nama atau jabatan

Terkirim Surat Keluar Merupakan tujuan eksternal, pihak ini merupakan pihak eksternal instansi Bukit Asam. Dengan mengisikan nama atau jabatan

Terkirim Nota Dinas Berfungsi untuk menambah tujuan eksternal, apabila tujuan eksternal lebih dari satu

Filter Status Surat Masuk

Dibaca Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang sudah dibaca Belum Dibaca Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang belum dibaca Belum Disposisi Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang belum didisposisikan Filter Surat Berdasarkan Sifat dan Derajat

Rahasia Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang bersifat rahasia Segera Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang bersifat segera Biasa Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang bersifat biasa

B.3.6.1 Kotak Masuk

Untuk melihat kotak masuk pengguna dapat melihat pada menu Kotak Surat  Kotak Masuk. Pada menu Kotak Masuk terdapat 3 Sub menu di dalamnya yaitu : Surat Masuk, Surat Keluar, dan Nota Dinas.

Klik salah satu sub menu Kotak Masuk yang ingin anda pilih

(19)

Halaman 19 dari 46 1. Surat Masuk

Keterangan Labeling Kotak Surat Menu Kotak Surat Deskripsi

Surat Masuk Merupakan labeling yang memberikan keterangan bahwa surat berjenis surat masuk

Surat Keluar Merupakan labeling yang memberikan keterangan bahwa surat berjenis surat keluar

Tembusan Merupakan labeling yang memberikan keterangan bahwa penerima surat berstatus sebagai penerima tembusan

Telah Disposisi Merupakan labeling yang memberikan keterangan bahwa pengguna telah mendisposisikan surat kepada pihak lainnya.

Pengelolaan Sub Menu Surat Masuk :

 Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian, untuk melihat data surat masuk yang ingin anda cari.

 Menampilkan record data : Klik tanda (</>) untuk menampilkan record data surat masuk berdasarkan urutan yang ingin ditampilkan.

 Refresh data surat Masuk :

 Lihat Detail Surat Masuk

(20)

Halaman 20 dari 46 Berikut merupakan tampilan dari detail surat masuk

 Lihat Alur Surat Masuk

Klik tombol  (Lihat Alur) untuk melihat alur surat masuk

(21)

Halaman 21 dari 46 2. Surat Keluar

Berikut merupakan tampilan untuk melihat surat keluar. Pada Kotak Surat Keluar terdapat 2 Sub Menu, yaitu Mengetahui dan Menyetujui. Mengetahui merupakan inbox surat keluar yang bersifat mengetahui dalam sub menu ini pihak yang dapat mengaksesnya adalah person yang mendapatkan tujuan mengetahui, sedangkan menyetejui merupakan inbox surat keluar yang bersifat menyetujui, dan pihak yang mengakses sub menu menyetujui ini adalah person yang berwenang untuk menandatangani surat keluar.

 Mengetahui

Berikut merupakan tampilan untuk melihat record surat keluar yang bersifat menyetujui

Pengelolaan Sub Menu Mengetahui :

 Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian untuk melihat data surat bersifat mengetahui yang ingin anda cari.

 Menampilkan record data : Klik tanda (</>) untuk menampilkan record data surat bersifat mengetahui berdasarkan urutan yang ingin ditampilkan.

 Melihat detail informasi surat, kliklah icon 

(22)

Halaman 22 dari 46 Detail Isi Data Mengetahui

Berikut merupakan tampilan detail data mengetahui, setelah pengguna mengklik tombol (detail)

 Menyetujui

Berikut merupakan tampilan untuk melihat record surat keluar yang bersifat menyetujui

(23)

Halaman 23 dari 46 Pengelolaan Sub Menu Menyetujui :

 Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian, untuk melihat data surat masuk bersifat menyetujui yang ingin anda cari.

 Menampilkan record data : Klik tanda (</>) untuk menampilkan record data surat bersifat menyetujui berdasarkan urutan yang ingin ditampilkan

 Melihat detail informasi surat, kliklah icon 

Detail Isi Data Menyetujui

Berikut merupakan tampilan detail data menyetujui, dengan cara klik tombol  (detail)

 Approve Surat Keluar : Klik tombol (Approve Surat Keluar) untuk menyetujui surat keluar yang akan dikirimkan

 Batalkan Surat Keluar : Klik tombol (Batalkan Surat Keluar) untuk membatalkan surat keluar yang sebelumnya akan dikirmka

(24)

Halaman 24 dari 46

 Edit Surat

Klik tombol untuk mengubah informasi umum surat

Maka akan menampilkan isian form edit surat, seperti pada gambar dibawah ini.

Keterangan Isian Edit Surat (Sub Menu Menyetujui) Kolom Isian Deskripsi

Kontributor Merupakan pihak inisiator yang mengirimkan Nota Dinas/Surat tersebut

Penandatangan Merupakan pejabat yang akan menyetujui surat yang user buat. Pilih pejabat pada combox yang telah tersedia

Jenis Dokumen Pilih jenis dokumen yang diinginkan pada combobox yang telah tersedia

Back Date

Nomor back date diperoleh dengan cara mencentang pada isian ( ), serta klik tombol (pilih reference surat), maka nomer backdate akan terisi otomatis.

Nomor Surat Nomor surat akan terisi secara otomatis pada sistem.

Perihal Isikan perihal surat

Sifat Surat

Isikan sifat surat, Terdapat 4 Pilihan Sifat Nota Dinas, yaitu : a. a. Biasa, untuk Nota Dinas/surat yang umum

b. b.Segera, untuk Nota Dinas/surat yang perlu ditindaklanjuti secepatnya oleh penerima

c. c. Penting, untuk Nota Dinas/surat yang bersifat penting

d. d. Rahasia, untuk Nota Dinas/surat yang terbatas aksesnya dan rahasia Tanggal Surat Isikan tanggal pengiriman surat

Keterangan Isikan keterangan pengiriman surat, jika diperlukan

Klik tombol (kirim) untuk menyimpan dan mengirimkan isian form yang telah diedit,

atau klik tombol (reset) untuk untuk mengatur ulang isian form edit

(25)

Halaman 25 dari 46

 Edit Isi Surat

Klik tombol untuk mengubah isi surat. Maka akan menampilkan isian form edit surat, seperti pada gambar dibawah ini.

 Edit List Tujuan Internal dan List Tujuan Eksternal

Klik tombol (edit) pada list tujuan yang ingin anda rubah. Maka akan menampilkan form edit seperti pada gambar dibawah ini.

(26)

Halaman 26 dari 46 Setelah isian pada text input tujuan diisi, klik tombol (update), maka edit data selesai.

3. Nota Dinas

(27)

Halaman 27 dari 46 Pengelolaan Sub Menu Nota Dinas :

 Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian, untuk melihat data Nota Dinas yang ingin anda cari.

 Menampilkan record data : Klik tanda (</>) untuk menampilkan record data Nota Dinas berdasarkan urutan yang ingin ditampilkan.

 Melihat detail Nota Dinas , kliklah icon 

 Kirim Komentar

Jika anda ingin mengirimkan komentar pada detail menyutujui, ketikan komentar yang ingin anda kirimkan lalu klik tombol (kirim komentar)

(28)

Halaman 28 dari 46 B.3.6.2 Terkirim Surat Masuk

Untuk melihat terkirim surat masuk , pengguna dapat mengakses menu Kotak Surat  Terkirim Surat Masuk. Maka akan menampilkan data terkirim surat masuk seperti pada gambar dibawah ini.

 View Detail, Untuk melihat Detal Terkirim Surat Masuk klik tombol (detail) di kolom aksi pada data yang ingin dilihat, maka akan menampilkan detail informasi Terkirim Surat Masuk seperti pada gambar dibawah ini.

(29)

Halaman 29 dari 46

 Mengubah Data, dengan cara menekan tombol (Ubah) di kolom aksi pada data yang ingin diubah. Pada form pengubahan yang akan menampilkan form edit Terkirim Surat Masuk seperti pada gambar dibawah ini. Ubah isian sesuai kebutuhan anda

Keterangan Form Edit Terkirim Surat Masuk Kolom Isian Deskripsi

Kontributor/Inisiator Merupakan pihak yang mengirimkan surat masuk Tujuan Isikan nama/jabatan tujuan pengiriman surat masuk Tembusan Isikan tembusan dengan nama atau jabatan

Status Pengiriman Pilih status pengiriman yang sesuai , Terdapat Status Pengiriman, yaitu : Surat, Nota Dinas, Surat Keluar.

Dari

Merupakan pihak atau instansi yang mengirimkan surat eksternal.

Isikan dengan nama/jabatan/ nama instansi yang tertera pada surat masuk

Kepada Diisi dengan label nama/jabatan/nama instansi yang tertera pada surat masuk

Keterangan Isikan keterangan pembuatan surat, jika diperlukan

Tanggal Surat Isikan tanggal surat yang sesuai dengan tanggal surat masuk Nomor Surat Isikan nomor surat yang tertera pada surat masuk

Perihal Isikan perihal pembuatan surat jika, diperlukan Upload

Upload surat masuk yang akan dikirim dengan menekan tombol

“browse”. Dengan format file: doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg, bmp, zip, dan rar.

Klik tombol (kirim) untuk menyimpan dan mengirimkan isian form yang telah diedit, dan klik tombol (reset) untuk untuk mengatur ulang isian form edit.

(30)

Halaman 30 dari 46

 Menghapus Data, dengan cara menekan tombol (Hapus) di kolom Aksi pada data yang ingin dihapus. Pada halaman konfirmasi penghapusan pastikan data yang dipilih sudah benar karena data yang sudah dihapus tidak dapat dikembalikan lagi, kemudian tekan tombol OK untuk melanjutkan penghapusan.

Maka jika hapus data berhasil akan menampilkan pesan 

B.3.6.3 Komentar

Untuk melihat komentar masuk, pengguna dapat mengakses menu Kotak Surat  Komentar. Pada menu Komentar terdapat 2 Sub menu di dalamnya yaitu : Komentar Surat, Komentar Publik, Komentar Surat Keluar, dan Komentar Nota Dinas.

(31)

Halaman 31 dari 46 1. Komentar Surat

Gambar dibawah ini merupakan contoh tampilan untuk melihat data komentar surat yang telah masuk pada salah satu akun pengguna gtPLO.

2. Komentar Publik

Gambar dibawah ini merupakan contoh tampilan untuk melihat data komentar publik yang telah masuk pada salah satu akun pengguna gtPLO.

3. Komentar Surat Keluar

Gambar dibawah ini merupakan contoh tampilan untuk melihat data komentar surat keluar yang telah masuk pada salah satu akun pengguna gtPLO.

(32)

Halaman 32 dari 46 4. Komentar Nota Dinas

Gambar dibawah ini merupakan contoh tampilan untuk melihat data komentar Nota Dinas yang telah masuk pada salah satu akun pengguna gtPLO.

B.3.6.4 Terkirim Surat Keluar

Untuk melihat surat masuk yang telah terkirim, pengguna dapat mengakses menu Kotak Surat  Terkirim Surat Keluar. Maka akan menampilkan data terkirim surat keluar seperti pada gambar dibawah ini.

(33)

Halaman 33 dari 46 Pengelolaan Menu Terkirim Surat Keluar :

 Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian, untuk melihat data terkirim surat keluar yang ingin ditampilkan.

 Filter data : Klik tanda (</>) untuk mengfilter record data surat keluar berdasarkan urutan yang ingin ditampilkan.

 Refresh data surat keluar, kliklah icon 

 Melihat detail surat keluar , kliklah icon 

 Detail Isi Data Terkirim Surat Keluar

Berikut merupakan tampilan detail data surat keluar, setelah pengguna mengklik tombol (detail).

(34)

Halaman 34 dari 46

 Approve Surat Keluar : Klik tombol (Approve Surat Keluar) untuk menyetujui surat keluar yang akan dikirimkan

 Batalkan Surat Keluar : Klik tombol (Batalkan Surat Keluar) untuk membatalkan surat keluar yang sebelumnya akan dikirmkan

 Edit Surat

Klik tombol untuk mengubah informasi umum surat

Maka akan menampilkan isian form edit surat, seperti pada gambar dibawah ini.

Keterangan Isian Edit Surat (Sub Menu Terkirim Surat Keluar)

Kontributor Merupakan pihak yang mengirimkan Nota Dinas/Surat tersebut

Penandatangan Merupakan pejabat yang akan menyetujui surat yang user buat. Pilih pejabat pada combox yang telah tersedia

Jenis Dokumen Pilih jenis dokumen yang diinginkan pada combobox yang telah tersedia Back Date Ceklis pada isian backdate

Nomor Surat Nomor surat akan terisi secara otomatis pada sistem.

Perihal Isikan perihal surat

Sifat Surat

Isikan sifat surat, Terdapat 4 Pilihan sifat surat, yaitu : a. Biasa, untuk Nota Dinas/surat yang umum

b. Segera, untuk Nota Dinas/surat yang perlu ditindaklanjuti secepatnya oleh penerima c. Penting, untuk Nota Dinas/surat yang bersifat penting

d. Rahasia, untuk Nota Dinas/surat yang terbatas aksesnya dan rahasia Tanggal Surat Isikan tanggal pengiriman surat keluar

Keterangan Isikan keterangan pengiriman surat keluar, jika diperlukan

Klik tombol (kirim) untuk menyimpan dan mengirimkan isian form yang telah diedit, dan

klik tombol (reset) untuk untuk mengatur ulang isian form edit.

(35)

Halaman 35 dari 46 Klik tombol (rubah) pada list tujuan yang ingin anda rubah. Maka akan menampilkan form edit seperti pada gambar dibawah ini.

Setelah isian pada text input tujuan diisi, klik tombol (update), maka edit data selesai.

 Kirim Komentar

Jika anda ingin mengirimkan komentar pada detail surat keluar, ketikan komentar yang ingin anda kirimkan lalu klik tombol  (kirim komentar)

(36)

Halaman 36 dari 46 B.3.6.5 Terkirim Nota Dinas

Untuk melihat surat masuk yang telah terkirim, pengguna dapat mengakses menu Kotak Surat  Terkirim Nota Dinas. Maka akan menampilkan data terkirim Nota Dinas seperti pada gambar dibawah ini.

Pengelolaan Menu Terkirim Nota Dinas :

 Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian, untuk melihat data terkirim Nota Dinas yang ingin anda lihat.

 Filter data : Klik tanda (</>) untuk mengfilter record data terkirim Nota Dinas berdasarkan urutan yang ingin ditampilkan.

 Refresh data Nota Dinas, kliklah icon 

 Melihat detail terkirim Nota Dinas , kliklah icon 

(37)

Halaman 37 dari 46 B.3.7 Notifikasi Surat Masuk

Keterangan Notifikasi Surat Masuk

Notifikasi Kotak Masuk

Merupakan notifikasi yang dapat mempermudah pengguna untuk mengetahui surat, Nota Dinas, ataupun disposisi yang telah masuk.

Notifikasi akan hilang apabila file surat telah dibuka.

Notifikasi Komentar

Merupakan notifikasi yang dapat mempermudah pengguna untuk mengetahui tanggapan atau komentar yang telah diberikan pihak penerima surat.

Notifikasi Prioritas

Merupakan notifikasi apabila terdapat surat bersifat prioritas, sehingga harus segera di tindak lanjuti oleh penerima disposisi.

Catatan : *Close Thread untuk menghilangkan notifikasi ini

Notifikasi Terminator Notifikasi Terminator akan bertambah di akun pendispo, sebagai monitoring surat setelah disposisi disertai batas waktu pengerjaan.

(38)

Halaman 38 dari 46

B.3.8 Menu Pengaturan

Gambar diatas merupakan menu pengaturan,klik tombol

(pengaturan) maka akan menampilkan sub menu yang tersedia pada menu pengaturan, yaitu Profil, Group Tujuan Disposisi, Ubah Password, Pendelegasian, Aktifkan Login SSO.

B.3.8.1 Pengaturan Profile

Pada menu pengaturan profile terdapat 3 sub menu yaitu pengaturan edit profile, pengaturan notifikasi email, dan pengaturan notifikasi email.

Keterangan Menu Pengaturan Profile Kolom Isian Deskripsi

Edit Profile Berfungsi untuk pengaturan edit profile, seperti konfigurasi profile pengguna

Notifikasi Email Berfungsi untuk pengaturan notifikasi untuk pengguna yang akan dikimkan melalui email

Notifikasi SMS Berfungsi untuk pengaturan notifikasi untuk pengguna yang akan dikimkan melalui SMS

(39)

Halaman 39 dari 46 1. Edit Profile

Sesudah login untuk pertama kali, sangat disarankan melakukan konfigurasi Profile User dapat melakukan penambahan informasi atas akun gtPLO yang telah dimiliki, yaitu dengan menggunakan menu Pengaturan  Profile Edit Profile . Beberapa hal yang perlu untuk diisi pada form pengaturan profile adalah

Keterangan Isian Pengaturan Edit Profile Kolom Isian Deskripsi

Nama Isikan nama lengkap user

Email

Isikan berdasarkan email aktif dan resmi User

Sebagai Catatan:Isilah alamat email dengan tepat karena Notifikasi akan dikirimkan lewat email tersebut

Gelar Isikan sesuai gelar yang dimiliki NIU/NIP Isikan sesuai NIU/NIP yang dimiliki user Unit Kerja Isikan unit kerja user

Jabatan Isikan jabatan user

MenggtPLO Foto Gunakan menu Avatar dengan mengklik tombol “Browse” dan pilihlah Foto Resmi yang diinginkan dari PC anda

Setelah semua isian pengaturan profile sudah terisi klik tombol untuk memyimpan, tombol untuk mereset semua isian yang telah diketik dan mengatur ulang isian, dan klik tombol untuk membatalkan isian.

(40)

Halaman 40 dari 46 2. Pengaturan Notifikasi Email

Pengaturan notifikasi berfungsi untuk mengaktifkan notifikasi berbagai surat masuk yang akan dikirimkan melalu email. Sub menu Notifikasi Email dapat diakses pada Menu Pengaturan  Profile Notifikasi Email . Beberapa hal yang perlu diisi dalam pengaturan notifikasi email adalah sebagai berikut.

Keterangan Isian Pengaturan Notifikasi Email Kolom Isian Deskripsi

Email

Isikan berdasarkan email aktif dan resmi user

Sebagai Catatan:Isilah alamat email dengan tepat karena Notifikasi akan dikirimkan lewat email tersebut

Pilihan

Pilih ceksbox notifikasi yang ingin diaktifkan oleh pengguna, yaitu Notifikasi Email Surat, Notifikasi Email Disposisi, , Notifikasi Email Koment, , Notifikasi Email Mengetahui, , Notifikasi Email Menyetujui, , Notifikasi Email Nota Dinas ( Pilih notifikasi sesuai kebutuhan pengguna)

Catatan :

Setelah semua isian pengaturan notifikasi email sudah terisi klik tombol untuk memyimpan, tombol untuk mereset semua isian yang telah diketik dan mengatur ulang isian, dan klik tombol untuk membatalkan isian.

(41)

Halaman 41 dari 46 3. Pengaturan Notifikasi SMS

Pengaturan notifikasi berfungsi untuk mengaktifkan notifikasi berbagai surat masuk yang akan dikirimkan melalu SMS. Sub menu Notifikasi Email dapat diakses pada Menu Pengaturan  Profile Notifikasi SMS. Beberapa hal yang perlu diisi dalam pengaturan notifikasi SMS adalah sebagai berikut.

Keterangan Isian Pengaturan Notifikasi SMS Kolom Isian Deskripsi Nomor HP

Isikan berdasarkan no telepon aktif yang dimiliki user

Sebagai Catatan:Isilah no telepon dengan tepat karena Notifikasi akan dikirimkan lewat no telepon tersebut

Pilihan

Pilih ceksbox notifikasi SMS yang ingin diaktifkan oleh pengguna, yaitu Notifikasi SMS Surat, Notifikasi SMS Disposisi, Notifikasi SMS Koment (Pilih notifikasi sesuai kebutuhan pengguna)

Catatan :

Setelah semua isian pengaturan notifikasi SMS sudah terisi klik tombol untuk memyimpan, tombol untuk mereset semua isian yang telah diketik dan mengatur ulang isian, dan klik tombol untuk membatalkan isian.

(42)

Halaman 42 dari 46 B.3.8.2 Pengaturan Group Tujuan Disposisi

Pengaturan Group Tujuan Disposisi berfungsi untuk menambahkan data master group disposisi dan menambahkan anggota group, pengaturan ini diakses dengan mengklik Pengaturan 

(Group Tujuan Disposisi)

Untuk menambahkan Group Disposisi klik tombol maka akan menampilkan tambah group disposisi sebagai berikut

Keterangan Isian Pengaturan Group Tujuan Disposisi

Nama Group Isikan nama group yang diinginkan

Privasi Pilihlah privasi pada combobox yang telah tersedia Deskripsi Isikan deskripsi suai kebutuhan pengguna

Tambahkan Anggota Group Tambahkan anggota group dengan mengetikan nama user /jabatan

Catatan :

Setelah semua isian pengaturan group tujuan disposisi sudah terisi klik tombol untuk memyimpan, dan klik tombol untuk mereset semua isian yang telah diketik.

(43)

Halaman 43 dari 46 B.3.8.3 Pengaturan Ubah Password

Pengaturan Ubah Password berfungsi untuk mengubah password pengguna. Pengaturan ubah password ini diakses dengan mengklik Pengaturan  (Ubah Password)

Keterangan Isian Pengaturan Ubah Password

Password Sekarang Isikan password yang terakhir yang sedang aktif

Password Baru Isikan password baru yang diinginkan pengguna, yang nantinya akan aktif setelah ubah password berhasil

Ulangi Password Baru Isikan kembali password baru yang telah diisi, untuk confirm password baru

Catatan :

Setelah semua isian pengaturan ubah password sudah terisi dan dipastikan benar klik tombol

untuk memyimpan, jika ingin mengatur ulang isian klik tombol (atur

ulang), atau klik tombol jika ingin membatalkan pengisian.

(44)

Halaman 44 dari 46 B.3.9 Pengaturan Pendelegasian

Fitur ini hanya tersedia bagi pimpinan untuk mendelegasikan pengelolaan surat kepada pihak yang dipercaya (misal sekretaris). Dengan menetapkan delegasi, maka pihak Penerima Delegasi dapat mengakses seluruh surat yang ditujukan kepada pihak Pemberi Delegasi, serta dapat bertindak selaku Pemberi Delegasi (on behalf) dalam memberikan disposisi. Pengaturan Pendelegasian ini diakses dengan mengklik Menu Pengaturan  (Pendelegasian).

Untuk menambahkan pendelegasian klik tombol maka akan menampilkan tambah group pendelegasian sebagai berikut

Keterangan Isian Tambah Pendelegasian

Pejabat Pendelegasi Isikan nama/jabatan pejabat pemberi delegasu Pegawai Yang Di Delegasi Isikan nama penerima delegasi / klik tombol

(Lookup User)

Batas Delegasi Isikan jumlah batasan dalam hal memberi delegasi

Catatan :

Setelah semua isian pada form tambah delegasi sudah terisi klik tombol untuk memyimpan, dan klik tombol untuk mereset semua isian yang telah diketik

(45)

Halaman 45 dari 46 B.3.10 Meja Layanan dan Informasi

Menu Meja Layanan dan Informasi berfungsi sebagai layanan tanya dan sarana informasi menuju administrator. Selain itu pada menu ini pengguna dapat mengunduh panduan penggunaan Electronic Office System . Menu Meja Layanan dan Informasi dapat diakses dengan mengklik

(Menu Meja Layanan dan Informasi). Terdapat 2 sub menu didalamnya yaitu, Unduh Panduan gtPLO System dan Hubungi Kami.

1. Unduh Panduan gtPLO System

Fitur Unduh Panduan gtPLO System berfungsi untuk mengunduh dokumen user manual.

Dimana user manual ini dapat memberikan petunjuk penggunaan gtPLO System. Sub menu Unduh Panduan gtPLO System dapat diakses dengan mengklik Meja Layanan dan

Informasi (Unduh Panduan gtPLO System).

(46)

Halaman 46 dari 46 2. Hubungi Kami

Fitur Hubungi Kami berfungsi sebagai layanan tanya dan sarana memperoleh informasi terkaiit gtPLO System. Sub menu Hubungi Kami dapat diakses dengan mengklik Meja

Layanan dan Informasi (Hubungi Kami).