BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Tuntutan keterbukaan dan kesediaan akan informasi saat ini bukan hanya berlaku ditataran instansi. Masyarakat umum juga menuntut hal yang sama.
Penyediaan informasi dengan cepat dan tepat mutlak menjadi harapan masyarakat.
Jika berbicara ketersediaan informasi, arsip merupakan elemen yang sangat dekat dan memiliki peran sangat penting. Arsip dapat menjadi alat pengingat, alat bukti, dan rujukan pengambilan keputusan. Dalam perundang- undangan dijelaskan arsip adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Sumber informasi diperoleh dari rekaman kegiatan atau peristiwa. Rekaman kegiatan atau peristiwa tersebut dapat dijadikan bukti yang akurat apabila diolah dengan baik. Selain itu dapat dijadikan bahan pertimbangan atau pedoman dalam pengambilan keputusan.
1Undang-undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.
Dalam istilah perusahaan, arsip disebut dengan dokumen perusahaan.
Berdasarkan Undang- Undang dijelaskan dokumen perusahaan adalah:
Data, catatan, dan atau keterangan yang di buat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.2
Terdapat dua jenis dokumen perusahaan yaitu dokumen keuangan dan dokumen lain. Dokumen keuangan memiliki berbagai jenis, yaitu catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan. Didalamnya memuat hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan. Sedangkan jenis dokumen lain meliputi data atau setiap tulisan yang memuat keterangan dan mempunyai nilai guna meskipun tidak berkaitan langsung dengan dokumen keuangan. Dokumen pelanggan dikategorikan sebagai catatan dokumen keuangan. Hal ini dikarenakan dokumen pelanggan terdiri dari laporan tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, laporan transaksi harian dan tulisan yang berisi keterangan hak dan kewajiban yang berhubungan dengan kegiatan usaha perusahaan. Dengan demikian dokumen pelanggan sebagai catatan keuangan wajib disimpan oleh perusahaan. Penyimpanan harus menggunaan sistem yang tepat sehingga kondisi fisik dokumen tidak rusak dan dapat digunakan kembali saat dibutuhkan.
Dokumen perusahaan setiap hari akan selalu bertambah selama perusahaan berdiri. Apabila dokumen tersebut tidak tertangani dengan baik, maka akan
2 Undang- Undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, pasal 1 ayat 2
menumpuk dan sulit untuk dilacak. Hal ini juga dapat mengakibatkan kondisi dokumen rusak, bahkan hilang. Sistem penataan yang tepat diperlukan untuk meminimalisasi kehilangan maupun kerusakan dokumen.
Penataan arsip dilaksanakan melalui kegiatan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip.3 Dalam dunia kearsipan, yang menjadi poin pokok dari penataan adalah pemberkasan dan penyimpanan.
Sesuai peraturan pemerintah telah dijelaskan definisi pemberkasan:
Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. 4
Pemberkasan merupakan sistem penataan arsip dari isi informasi sehingga mempermudah petugas dalam penyimpanan, pengambilan, serta pengembalian arsip. Sedangkan meletakkan fisik arsip pada sarana disebut penyimpanan. Suatu sistem dapat dikatakan baik jika sistem tersebut mudah dimengerti, dipahami, dan dijalankan oleh petugas. Selain itu, pemilihan sistem sesuai jenis instansi berguna untuk meminimalisasi tempat, efisiensi pembiayaan, mencegah kerusakan, dan mengurangi resiko kehilangan arsip.
3 Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 44 ayat 2.
4 Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,pasal 1 ayat 32.
Sistem pemberkasan arsip, meliputi sistem abjad, sistem numerik, sistem klasifikasi, sistem kronologi, dan sistem warna.5 Sistem abjad merupakan sistem untuk menata arsip menurut kata demi kata, huruf demi huruf, atau unit demi unit.
Dalam sistem abjad dikategorikan menurut abjad nama, subjek, dan geografis.
Sistem nama adalah mengurutkan arsip berdasarkan nama orang, badan, organisasi, atau bisnis. Sistem subjek yaitu mengkategorikan abjad sesuai masalah atau isi arsip. Sistem geografis merupakan pengelompokan sesuai asal pencipta arsip. Pemberkasan menurut numerik adalah pemberkasan menggunakan angka atau urutan bilangan. Sistem kronologi merupakan sistem penyusunan berkas yang dijajar sesuai urutan tanggal, bulan, dan tahun. Pemberian warna merupakan metode penanda arsip, bukan sistem pemberkasan. Sistem ini harus dikombinasikan dengan sistem lain. Manfaat warna dapat menunjukaan bahwa arsip sedang dipinjam, perlu tindak lanjut, atau arsip khusus. Sistem klasifikasi merupakan pembentukan kosakata yang baku dan seragam yang digunakan oleh seluruh bagian dalam perusahaan. Sistem- sistem tersebut dapat dikombinasikan selama tidak menyebabkan kendala dalam proses penemuan kembali arsip.
Penyimpanan merupakan tahapan terakhir dari penataan arsip, dimana arsip yang telah diberkaskan diletakkan dalam sarana simpan.
5 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003) hlm.75.
Prosedur penataan meliputi memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan menyimpan.6 Memeriksa merupakan langkah persiapan menyimpan arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut siap untuk disimpan. Arsip harus dipastikan telah diberi tanda siap simpan (release mark) yang menyatakan arsip selesai diolah dan siap disimpan. Mengindeks adalah menentukan kata tangkap yang sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan dan ditulis kedalam label map pada penunjuk (guide). Mengkode yaitu memberikan tanda pada kata tangkap. Menyortir adalah mengelompokkan arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Langkah ini berguna untuk volume arsip yang banyak, sehingga akan sistematis dan menghemat energi. Menyimpan adalah menempatkan arsip sesuai sistem penyimpanan dan peralatan. Dalam proses menyimpan menggunakan sistem numberik, ketelitian dalam pengurutan angka perlu diperhatikan. Penataan arsip, sebaiknya memperhatikan tata ruang dan standarisasi ruang, seperti kelembaban, cahaya matahari, tinggi ruang, dan kekuatan lantai ruang untuk menampung beban. Peralatan yang dapat digunakan antara lain roll o’pack, almari arsip (filing cabinet), rak arsip, sekat (guide), map ordner dan map gantung.
Keberhasilan suatu sistem penataan dapat dibuktikan saat penemuan kembali. Semakin mudah, cepat, dan tepat ditemukan maka sistem tersebut tepat.
Sistem pemberkasan yang tepat akan meminimalisasi kesalahan serta
6 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan( Jakarta: PT Gramedia Pustaka, 1995) hlm. 64-70.
meningkatkan kecepatan temu balik. Kegiatan temu balik (retrieval) merupakan kegiatan evaluasi atas penerapan sistem di suatu instansi. Proses temu balik arsip akan mudah, apabila menggunakan alat temu balik (finding aids) meliputi registers, index, filing system descriptions, dan theasauri.7Registers atau buku
agenda berguna untuk menyimpan informasi dokumen yang diterima dan diciptakan instansi. Informasi yang tersimpan disusun secara kronologis dan numberik. Index adalah memberi kode/ label/ penetapan istilah yang diambil dari judul dan isi arsip, dapat berupa kartu indeks. Filing system descriptions memuat daftar klasifikasi pemberkasan dan kode, gambar sistem pemberkasan, serta penjelasan kode dan simbol yang digunakan (buku pedoman pola klasifikasi).
Thesauri digunakan untuk mengklasifikasi judul dokumen berdasarkan kata
kunci. Finding aids inilah yang akan menjadi pedoman dalam pencarian letak arsip pada tempat penyimpanan. Setelah arsip ditemukan dan diambil, maka pada tempat arsip yang dikeluarkan disisipkan lembar penunjuk keluar yang berisi formulir peminjaman. Formulir tersebut akan memberikan informasi keberadaan arsip selama dipinjam dan memudahkan petugas untuk mengembalikan arsip seperti sistem pemberkasan semula.
Berdasarkan uraian diatas maka penataan arsip merupakan hal penting bagi instansi yang menghasilkan arsip. Salah satunya Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Bantul. Dokumen yang dihasilkan Perusahaan Daerah Air
7Diambildari http://gerakansadararsip.worldpress.com/2012/07/25/finding- aids-media-pengukur-kinerja-manajemen-kearsipan pada 18 Desember 2014
Minum Tirta Dharma diantaranya dokumen pelanggan. Dokumen pelanggan merupakan dokumen perusahaan yang berisi Formulir Permohonan Menjadi Pelanggan berupa identitas calon pelanggan, kondisi rumah, denah, surat pernyataan, dokumen peninjauan lokasi, dokumen teknis pemasangan, hingga berita acara pemasangan. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Bantul selaku penyedia kebutuhan air bersih bagi warga Bantul setiap tahun akan mengalami pertambahan pelanggan. Dengan demikian dibutuhkan sistem penataan yang tepat untuk menangani dokumen- dokumen tersebut dan berguna sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan kepada pemerintah kabupaten Bantul.
Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan permasalahansebagai berikut, Bagaimana penataan dokumen pelanggan? Bagaimana proses temu balik dokumen? Sarana dan prasarana apa yang digunakan?
B. TUJUAN
Praktik kerja lapangan tentang Penataan Arsip Pelanggan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Bantul bertujuan untuk:
1. Mengetahui prosedur penataan dokumen pelanggan untuk mempermudah temu balik dokumen.
2. Mengetahui proses temu balik dokumen pelanggan ketika dibutuhkan pelanggan.
3. Mengetahui sarana dan prasarana apa yang digunaan untuk penyimpan dokumen pelanggan.
C. METODE PENGUMPULAN DATA
Penyusunan tugas akhir ini, penulis menggunakan tiga metode pengumpulan data untuk mendapatkan informasi yang akurat dan sesuai dengan tema yang telah penulis pilih. Metode yang digunakan adalah pengamatan langsung, wawancara dan studi pustaka.
1. Observasi- Partisipasi
Observasi yaitu melakukan pengamatan secara langsung ke objek penelitian untuk melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan.8 Partisipasi merupakan proses keikutsertaan dalam kegiatan. Penulis pengamati dan ikut dalam proses penataan dokumen pelanggan di PDAM Kabupaten Bantul.Pengamatan tersebut bertujuan untuk mengetahui proses penataan yang diterapkan diPDAM Kabupaten Bantul.
2. Wawancara
Wawancara adalah suatu cara pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh informasi langsung dari sumbernya.9 Penulis melakukan tanya jawab/ wawancara kepada pegawai yang ada di PDAM Kabupaten Bantul untuk mengetahui penataan dokumen pelanggan yang telah diterapkan sebelumnya. Metode ini diterapkan guna mendukung argumen yang telah
8Riduan, Metode dan Teknik Menyusun Tesis (Bandung: CV. Alfabeta, 2013) hlm.104
9Ibid. hlm. 102
penulis peroleh dari observasi sehingga informasi yang didapat semakin banyak dan data yang diperoleh semakin lengkap.
3. Studi Pustaka
Studi pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku, literatur, catatann dan laporan yang berhubungan dengan masalah yang akan dipecahkan. Penulis mencari, membaca, dan memahami buku literature atau bahan pustaka dengan tema penataan, guna melengkapi dan mendukung semua argumen yang telah diperoleh pada metode sebelumnya. Pencarian literatur penulis lakukan dengan mengunjungi perpustakaan program studi kearsipan, perpustakaan kota, dan mengakses jurnal dalam internet.
D. TINJAUAN PUSTAKA
Dalam penyusunan tugas akhir, diperlukan adanya beberapa bahan pustaka yang relevan dengan tema penelitian. Bahan pustaka tersebut digunakan sebagai pedoman bagi penulis untuk mengembangkan tulisan.
Buku pertama berjudul Kearsipan 2 ditulis Wursanto diterbitkan oleh PT Kanisius di Yogyakarta tahun 1991. Wursanto menjelaskan tentang sarana prasarana yang digunakan sebagai penunjang proses penataan sesuai dalam sistem abjad, subjek, nomor, dan ilmu bumi&kronologi. Sarana prasarana tersebut diantaranya filing cabinet, map,dan guide. Dengan buku ini penulis mendapat gambaran standard dan ketentuan sarana prasarana yang harus disiapkan dalam proses penataan.
Buku kedua berjudul Manajemen Kearsipan karya Zulkifli Amsyah diterbitkan oleh PT Gramedia di Jakarta tahun 1995. Buku ini menjadi acuan penulis dalam prosedur penataan meliputi proses memeriksa arsip, mengindeks, mengkode,dan menyortir. Penulis memahami proses mengindeks dan mengkode meliputi penentukan dan penulisan kata tangkap dari isi arsip. Sedangkan menyortir merupakan tahap mengelompokan arsip sesuai sistem penyimpanan.
Betty R. Ricks dalam buku berjudul Infomation and Image Management A Records System Approach tahun 1992 diterbitkan oleh South Western
Publishing.Co menjelaskan mengenai manajemen kearsipan secara menyeluruh mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip, hingga pemusnahan.
Selain itu membahas tentang manajemen arsip aktif, inaktif, statis dan arsip vital.
Dalam manajemen arsip aktif dijelaskan tentang filing system. Filing system memuat empat sistem klasifikasi meliputi alphabetic, numberic, alphanumeric, dan chronologic. Selain dinamis aktif juga dibahas mengenai arsip inaktif secara
menyeluruh. Dalam bagian ini dibahas mengenai record center, fasilitas record center, lokasi, dan penyerahan arsip inaktif.
E. SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN
Laporan Tugas Akhir dengan judul “Penataan Dokumen Pelanggan Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Dharma Kabupaten Bantul“ terdiri atas empat bab. Bab pertama yaitu Pendahuluan, berisi latar belakang masalah yang menjadi acuan dalam melakukan Praktik Kerja Lapangan, tujuan Praktik Kerja
Lapangan, metode yang dilakukan untuk pengumpulan data, tinjauan pustaka sebagai pedoman landasan teori serta sistematika penulisan.
Bab kedua berisi gambaran umum Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Dharma. Dalam bab kedua memberi gambaran profil perusahaan, struktur organisasi, gambaran umum penataan dokumen pelanggan, dan pengorganisasian kearsipan. Profil berisi ulasan singkat berdirinya PDAM, visi misi, serta tugas dan fungsi sebagai acuan perusahaan dalam menjalankan tugas pokok untuk melayani masyarakat. Selain profil perusahaan, adapula struktur organisasi. Dengan struktur organisasi penulis mendapat gambaran bidang- bidang yang terdapat di PDAMuntuk menunjang kelangsungan aktivitas perusahaan. Gambaran umum penataan dokumen pelanggan menjelaskan secara singkat kondisi penataan di bagian pelayanan langganan. Pengorganisasian kearsipan menjelaskan teori tentang asas pengorganisasian dan penerapannya di PDAM.
Bab ketiga berisi penataan dokumen pelanggan di bidang pelayanan langganan. Bab ini menjelaskan kondisi penataan dokumen pelanggan, proses penemuan kembali, sarana dan ruang simpan yang digunakan untuk menyimpan dokumen serta kendala yang dihadapi dalam proses penataan. Kondisi penataan dokumen menguraikan proses penataan yang sebelumnya sudah dilaksanakan oleh petugasmaupun penataan yang dilakukan selama proses praktik kerja lapangan.
Proses penemuan kembali menjelaskan tahapan yang dilakukan dalam mencari dan mendapatkan arsip saat dibutuhkan. Sarana dan ruang penyimpanan memuat gambar peralatan dan kondisi ruang tempat menyimpan dokumen. Kendala yang
dihadapi dalam proses penataan dibidang pelayanan langganan dijelaskan dalamm sub bab terakhir.
Bab keempat adalah penutup. Bab empat berisi tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan yang merupakan jawaban atas pertanyaan yang dirumuskan padabab pertama bagian pendahuluan.Saran merupakan pendapat penulis dalam memberikan masukan kepada perusahaanterkait pelaksanaan kegiatan penataan kearsipan demi meningkatkan efektivitas pekerjaan pegawai.
