IMPLEMENTASI SISTEM PEMBERKASAN ARSIP AKTIF PADA FAKULTAS DI LINGKUNGAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Tim Peneliti:
Ketua : Dra. Sri Nooryani,MM Anggota : 1. Ir. Hirra Nurlaeni, MM
2. Roesdi Trijadhi
BIODATA
Nama : Dra Sri Nooryani, MM NIP : 196701141993032001 Jabatan : Arsiparis Ahli Muda /
KTU Departemen Teknologi Hasil Perairan FPIK-IPB
Tempat /Tanggal Lahir :Klaten, 14 Januari 1967 Nomor HP : 081399644530
RIWAYAT PENDIDIKAN:
S1 Administrasi Negara UNS Surakarta S2 Magister Manajemen UIKA Bogor
RIWAYAT PEKERJAAN :
Kasubbag Keuangan dan Kepegawaian Faperta IPB tahun 1999 – 2004 KTU Departemen Proteksi Tanaman Faperta IPB tahun 2004 – 2008 KTU Fakultas Kedokteran Hewan IPB tahun 2008 – 2014
Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip unit Arsip IPB tahun 2014 – 2018 KTU Departemen Teknologi Hasil Perairan FPIK IPB tahun 2018 – sekarang
RIWAYAT SERTIFIKASI:
Sertifkasi Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli Madya – ANRI tahun 2018
Sertifikasi Pengelolaan Arsip Dinamis– ANRI tahun 2020
PENELITIAN:
1. Implementasi Jadwal Retensi Arsip Dalam Proses
Penyimpanan Arsip Inaktif di FPIK-IPB Tahun 2019
2. Implementasi Sistem Pemberkasan Arsip Aktif pada Fakultas di lingkungan IPB Tahun 2020.
PENULIS BUKU :
Cara Mudah Mengelola Arsip Inaktif, Tahun 2018, Penerbit IPB Press
RIWAYAT NARASUMBER :
●
Bimtek Pengelolaan Arsip Inaktif di IPB Bogor Tahun 2016 dan 2017●
Bimtek Tata Naskah Dinas di STIE Kesatuan Bogor Tahun 2017●
Bimtek Tata Naskah Dinas di UNSYIAH bertempat di Bogor Tahun 2017●
Bimtek Pengelolaan Arsip Inaktif di IPB International Certified Training Tahun 2018, 2019●
Bimtek Pengelolaan Arsip Inaktif di Biro Umum Pemerintah Provinsi Banten Tahun 2019●
Bimtek Dasar-Dasar Kearsipan di Bappeda Tangsel Tahun 2019●
Bimtek Dasar- Dasar Kearsipan di SMA Negeri 66 Jakarta tahun 2019●
Bimtek Penyusunan DUPAK Jabatan Fungsional Arsiparis di IPB tahun 2019●
Bimtek Pengelolaan Arsip Inaktif di FMIPA IPB tahun 2020●
Bimteknas“Tips dan Trik Menghadapai Sertifikasi PAD di IPB tahun 2020●
Webinar tentang Pembenahan Arsip Kacau yang efektif dan efisien di masa Pandemi Covid-19 diselenggarakan oleh Insight Counsulting tahun 2021SERTIFIKAT :
1.Diklat Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis di ANRI tahun 2008
2.Diklat Teknis Akuisisi dan Pengolahan Arsip Statis di ANRI tahun 2014 3.Temu Teknis Penyusunan Instrumen
dalam rangka Implementasi SIKD di lingkungan BUMN dan PTN diselenggarakan oleh ANRI tahun 2015
4.Bimtek Penilaian Prestasi Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis di ANRI tahun 2015
5.Bimtek Pengelolaan Arsip Vital / Aset Nasional di ANRI tahun 2015 6.Internalisasi tentang Sertifikasi
Jabatan Fungsional Arsiparis dan Standar Kualitas Hasil Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis diselenggarakan oleh Ikatan Arsiparis ANRI tahun 2016 7.Diklat Training Of Trainer (TOT)
Kearsipan di ANRI tahun 2016 8.Bimtek Pengawasan Kearsipan di
ANRI tahun 2016
9.Workshop Nasional AAI “Penyusunan, Penilaian, Penetapan Angka Kredit Kumulatif Arsiparis Berdasarkan SKP di ANRI tahun 2017
BAB I
Latar Belakang Masalah
01
Arsip memiliki peran penting bagi suatu organisasi, karena arsip merupakan bukti kejadian yang nyata dan produk dari kegiatan organisasi yang bersifat lengkap (complete), dapat dipercaya (reliable), tidak berubah
(immutable), dan autentik (autentic).
03
Hasil observasi awal diketahui bahwa pada umumnya pengelolaan arsip aktif pada Fakultas di lingkungan IPB belum dapat dilaksanakan secara maksimal, mereka masih menggunakan sistem penyimpanan arsipberdasarkan Surat Masuk dan Surat Keluar.
02
Sedemikian penting peran arsip sebagai salah satu pendukung tercapainya tujuan organisasi, oleh karena itu pengelolaan arsip harus dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai kaidah dan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
04
Pada
kenyataannya,di berbagai unit kerja belum dapat mengelola arsip aktifnya yang sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku.
Rumusan Masalah
Bagaimana dan sejauh mana implementasi sistem
pemberkasan arsip aktif pada Fakultas di
lingkungan Institut Pertanian Bogor
Adakah hambatan dalam implementasi
sistem pemberkasan arsip aktif pada Fakultas di lingkungan
Institut Pertanian Bogor.
Apa yang diharapkan agar implementasi sistem pemberkasan
arsip aktif pada Fakultas di lingkungan
Institut Pertanian Bogor berjalan dengan
lancar
1) Untuk mengetahui bagaimana
implementasi sistem pemberkasan arsip aktif pada Fakultas di lingkungan Institut Pertanian Bogor.
2) Mengidentifikasi kendala yang terjadi dalam implementasi sistem pemberkasan arsip aktif pada Fakultas di lingkungan Institut Pertanian Bogor.
3) Untuk mengetahui harapan para pengelola arsip pada fakultas di lingkungan IPB, agar implementasi sistem pemberkasan arsip aktif berjalan dengan lancar.
Tujuan Penelitian
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
01
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
02
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
03
Pemberkasan adalah penempatan
naskah ke dalam suatu himpunan
yang tersusun secara sistematis
dan logis sesuai dengan konteks
kegiatannya sehingga menjadi
suatu berkas karena memiliki
hubungan informasi, kesamaan
jenis atau kesamaan masalah dari
suatu unit kerja (
Perka ANRI Nomor 50 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif di Central File di Lingkungan ANRI)Gambar 1. Pemberkasan Arsip Aktif
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Implementasi sistem pemberkasan arsip aktif pada Fakultas di lingkungan Institut Pertanian Bogor.
Objek Penelitian
❑ Populasi dalam penelitian ini adalah
❑ para pengelola arsip pada Fakultas di lingkungan Institut Pertanian Bogor.
❑ Sampel dalam penelitian ini adalah para pengelola arsip pada Fakultas dan
Departemen berjumlah 48 orang
❑ Dengan Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah Purposive Sampling.
Populasi, Sampel, dan Teknik
Pengambilan Sampel
• Analisis data dalam penelitian ini dilakukan secara deskriptif, dengan memaparkan, mengelola, menggambarkan dan menafsirkan hasil penelitian dengan susunan kata-kata dan
kalimat sebagai jawaban atas permasalahan yang diteliti.
Teknis Analisis Data
Kualitatif dengan metode Studi Kasus
Pendekatan Penelitian
Data Primer Data Sekunder
Jenis dan Sumber
Data • Wawancara
• Observasi
• Dokumentasi
Teknik Pengumpulan Data
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
❑ IPB didirikan pada tanggal 1 September 1963 sebagai wujud pemikiran yang visioner dari pemimpin bangsa dan mereka yang peduli dengan pendidikan tinggi pertanian agar bangsa besar ini mempunyai perguruan tinggi kelas dunia yang memiliki kompetensi dalam bidang pertanian, biosains, dan berbagai
bidang yang terkait.
❑ Visi:
“Menjadi perguruan tinggi berbasis riset dan terdepan dalam inovasi untuk
kemandirian bangsa menuju techno-socio enterpreneurial university yang unggul di
tingkat global pada bidang pertanian, kelautan, biosains tropika“ (Rencana Strategis
IPB 2019-2023)
STRUKTUR ORGANISASI INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Bagaimana Implementasi Sistem Pemberkasan Arsip Aktif pada Fakultas di lingkungan IPB:
❑ Para pengelola arsip pada Fakultas di lingkungan IPB sudah memahami bahwa arsip itu sangat penting dalam mendukung pelaksanaan organisasi.
❑ Para pengelola arsip pada Fakultas di lingkungan IPB sudah bisa membedakan antar arsip aktif, arsip inaktif dan arsip statis.
❑ 58.3% pengelola arsip pada Fakultas di lingkungan IPB masih menyimpan arsip aktifnya dengan cara memisahkan surat masuk dan surat keluar.
❑ 97,9% pengelola arsip pada Fakultas di lingkungan IPB setuju kalau penyimpanan arsip aktif sebaiknya menggunakan sistem pemberkasan.
❑ 39,6% pengelola arsip pada Fakultas di lingkungan IPB yang menyimpan arsip aktifnya berdasarkan kronologis, tidak berdasarkan klasifikasi.
❑ 43,8% pengelola arsip pada Fakultas di lingkungan IPB masih menggunakan ordner untuk menyimpan arsip aktifnya dengan cara melobangi arsipnya, bukan
menggunakan folder.
Adakah hambatan dalam implementasi sistem pemberkasan arsip aktif pada Fakultas di lingkungan IPB:
❑ 25% menyatakan sarana prasarana yang sesuai dengan kaidah kearsipan kurang memadai.
❑ 39% menyatakan kurangnya pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola arsip aktif.
❑ 36% menyatakan tidak ada atau kurangnya tenaga fungsional arsiparis atau tenaga yang khusus mengelola arsip.
Apa yang diharapkan agar implementasi sistem pemberkasan arsip aktif pada Fakultas di lingkungan IPB berjalan dengan lancar:
❑ 16% mengharapkan terpenuhinya kebutuhan sarana prasarana kearsipan yang sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku.
❑ 23% mengharapkan adanya peningkatan pengetahuan dan keterampilan dalam pemberkasan arsip aktif bagi para pengelola arsip.
❑ 19% mengharapkan adanya program pendampingan atau pembimbingan dan monitoring dari Unit Arsip IPB.
❑ 18% mengharapkan adanya tenaga fungsional arsiparis atau tenaga khusus yang mengelola arsip di lingkungan fakultas dan departemen.
❑ 6% mengharapkan adanya sosialisasi aturan pengelolaan kearsipan yang berlaku di IPB.
❑ 10% mengharapkan adanya sosialisasi sadar tertib arsip bagi pimpinan dan staf di lingkungan IPB.
Kesimpulan
❑
Implementasi Pemberkasan Arsip Aktif pada Fakultas di lingkungan IPB belum dilaksanakan secara maksimal.❑
Kurangnya pengetahuan tentang pemberkasan arsip aktif bagi para pengelola arsip pada Fakultas di lingkungan IPB.❑
Kurang memadainya sarana prasarana kearsipan yang sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku pada Fakultas di lingkungan IPB.❑
Kurangnya pejabat fungsional arsiparis atau tenaga kependidikan yang khusus mengelola arsip pada Fakultas di lingkungan IPB.Saran
❑Para pengelola arsip pada Fakultas di lingkungan IPB agar diikutsertakan dalam bimbingan teknis tentang pemberkasan arsip aktif.
❑Diadakannya pendampingan dari arsiparis di IPB yang dikoordinir oleh Unit Arsip IPB.
❑Agar disediakan sarana prasarana kearsipan yang sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku.
