PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

(1)

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar baharu prasiswazah warganegara dan bukan warganegara.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi aktiviti perancangan pengambilan, penyediaan dan semakan unjuran, penyediaan dan semakan syarat kemasukan, pemilihan pelajar, tawaran, rayuan kemasukan, lapor diri dan penyediaan laporan pengambilan pelajar Prasiswazah.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

- Quality Management Systems – Requirements MS ISO 9001:2008

-

Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971

Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

- Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) - Pengunjuran Pelajar Tahun 2006 hingga 2015 - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/ Lepasan

Matrikulasi/Asasi dan Lepasan SPM AKD/MP/AMB/01 Manual Pengguna SMP-Modul KMSKN

- Manual Pengguna Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama

- Manual Pengguna System e-MAS (disediakan oleh Bahagian Pengurusan Maklumat KPT)

- Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan STPM/ Setaraf

- Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan SPM/ Setaraf

- Buku Panduan Pelajar Baharu UPM

UPM/PU/PS/AK005 Arahan Kerja Cadangan Pengambilan dan Syarat

(2)

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah UPM/PU/PS/AK006 Arahan Kerja Mesyuarat Pre Council

UPM/PU/PS/AK007 Arahan Kerja Permohonan Calon Lepasan Diploma/Setaraf

UPM/PU/PS/AK009 Arahan Kerja Temu duga Program Pengajian Prasiswazah

UPM/PU/PS/AK010 Arahan Kerja Temu duga ISMP Program pengajian Prasiswazah

UPM/PU/PS/AK013 Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Calon Bukan Warganegara UPM/PU/PS/AK008 Arahan Kerja Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT-

IPTA Program Pengajian Prasiswazah

UPM/PU/PS/AK011 Arahan Kerja Rayuan Kemasukan Pelajar ke Program Pengajian Prasiswazah

UPM/PU/PS/AK012 Arahan Kerja Tawaran Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah

http://upu.mohe.gov.my Laman Web Rasmi Permohonan Ke IPTA, TEVT dan ILKA

http://www.mohe.gov.my Laman Web Kementerian Pengajian Tinggi http://www.upm.edu.my Laman Web UPM

http://www.akademik.upm.

edu.my

Laman Web Bahagian Akademik http://www.esmp.upm.edu.my/

temuduga

Laman Web Sistem Semakan Calon Temuduga Program Bacelor Bagi Pengambilan Pelajar Baharu http://www.esmp.upm.edu.my/

tawaran

Laman Web Semakan Permohonan Kemasukan Ke

UPM

(3)

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

AKD : Bahagian Akademik

Asasi : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara (UiTM)

BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Fakulti : Semua Fakulti Termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian IPTA : Institusi Pengajian Tinggi Awam

KBA : Ketua Bahagian Akademik

Ketua PTJ : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah

Matrikulasi : Matrikulasi KPM

Prasiswazah : Program Asasi Sains Pertanian (Pengambilan), Diploma dan Bacelor

PT : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik PT PTJ : Penolong Pendaftar PTJ

PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

PTJ : Pusat Tanggungjawab

SMP-KMSKN : Sistem Maklumat Pelajar – Modul Kemasukan STPM : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia

STPM/Setaraf : Matrikulasi dan Asasi

TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan

UPM : Universiti Putra Malaysia

WP : Wakil Pengurusan

5.0 TANGGUNGJAWAB

TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah ini dilaksanakan.

Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

(4)

6.0 CARTA ALIR

Mula

Rancang Pengambilan Pelajar

Sedia Kertas Senat

Lulus ?

Hantar Ke BPKP

Saring Permohonan Calon

Pilih Calon

Buat Tawaran Masuk

Lapor Diri Pelajar Baharu

Sedia Laporan

Tamat

Buat Pindaan Tidak

Ya

Berjaya ? Tidak Buat Rayuan Ya

Pilih Calon Rayuan

Berjaya ? Ya

Tidak

Pengambilan Pelajar Baharu Bukan Warganegara Warganegara ? Tidak

Ya 7.1

7.2

7.3

7.5

7.6

7.8

7.9

7.10

7.11

7.15

7.16

7.17

7.18

7.12

7.14 7.13

7.7 7.4

(5)

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Rancang Pengambilan Pelajar

7.2.1 Buat perancangan pengambilan pelajar baharu berdasarkan :

7.2.1.1 Pengunjuran Pelajar Tahun 2006 hingga 2015.

7.2.1.2 Cadangan unjuran pengambilan pelajar baharu dan syarat kemasukan. (Rujuk : Arahan Kerja Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK005)).

7.2.1.3 Keperluan semasa berdasarkan Penawaran Program Baharu, Perubahan Dasar Kerajaan, Penubuhan Fakulti/Pusat Baharu dan Penubuhan Cawangan/Kampus Baharu.

7.2.2 Sedia dan semak unjuran pengambilan dan syarat kemasukan. (Rujuk : Arahan Kerja Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK005), langkah 7.5).

Ketua PTJ, KPPP, PT

KPPP, PT

7.3 Warganegara ?

7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4 7.3.2 Jika tidak, ikut langkah 7.17

7.4 Pengambilan Pelajar Baharu Bukan Warganegara

(Rujuk : Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program

Pengajian Prasiswazah Bukan Warganegara

(UPM/PU/PS/AK013).

(6)

7.5 Sedia Kertas Senat

7.5.1 Terima dan semak Cadangan Unjuran dan Syarat Kemasukan daripada fakulti.

7.5.2 Sediakan kertas senat unjuran dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah dan bawa ke Senat selewat-lewatnya bulan November. (Rujuk : Arahan Kerja Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK005), langkah 7.7)

PT

KPPP, PT

7.6 Lulus ?

Bentangkan dalam Mesyuarat Senat untuk kelulusan.

7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.8

7.6.2 Jika tidak (lulus dengan pindaan), ikut langkah 7.7

S/U Senat

7.7 Buat Pindaan

Buat pindaan bilangan pengambilan pelajar dan syarat kemasukan sebagaimana yang diluluskan oleh Senat.

S/U Senat

7.8 Hantar Ke BPKP

7.8.1 Masukkan bilangan pengambilan pelajar dan syarat kemasukan melalui Sistem e-MAS mengikut tempoh yang ditetapkan (Rujuk : Manual Pengguna Sistem e-MAS ).

7.8.2 Cetak dan semak. Buat pindaan jika perlu.

7.8.3 Buat pengesahan dan cetak untuk kegunaan mesyuarat.

PT, PT(P/O)

PT

KPPP

(7)

7.9 Saring Permohonan Calon

Laksanakan saringan permohonan calon.

Rujuk :

i. (Arahan Kerja Mesyuarat Pre Council ((UPM/PU/PS/AK006)).

ii. (Arahan Kerja Permohonan Lepasan Diploma/ Setaraf ((UPM/PU/PS/AK007)).

iii. (Arahan Kerja Temu duga Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK009)).

iv. (Arahan Kerja Temu duga ISMP Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK010)).

KPPP, KBA, PT, PT(P/O)

7.10 Pilih Calon

7.10.1 Pilih calon yang layak berdasarkan syarat am dan syarat khas Program dalam Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT dan IPTA. (Rujuk : Arahan Kerja Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT-IPTA Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK008))

7.10.2 Pilih calon Bukan Warganegara. (Rujuk : Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Calon Bukan Warganegara (UPM/PU/PS/AK013)).

KPPP

KPPP, KETUA PTJ

7.11 Berjaya ?

7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.15

7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.12

(8)

7.12 Buat Rayuan

Buat rayuan melalui aplikasi atas talian dalam tempoh yang ditetapkan oleh BPKP.

Calon

7.13 Pilih Calon Rayuan

Laksana pemilihan calon rayuan (Rujuk : Arahan Kerja Rayuan Kemasukan Pelajar ke Program Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK011))

KPPP

7.14 Berjaya ?

7.14.1 Jika ya, ikut langkah 7.15 7.14.2 Jika tidak, ikut langkah 7.18 7.15 Buat Tawaran Masuk

Keluarkan Surat tawaran kemasukan kepada calon yang berjaya.

Rujuk : (Arahan Kerja Tawaran Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK012))

KPPP

7.16 Lapor Diri Pelajar Baharu

7.16.1 Sediakan tempat lapor diri pelajar baharu di Kolej Kediaman Kampus Serdang dan Kampus UPMKB. (Rujuk:

Prosedur Persediaan Penempatan dan Pendaftaran Masuk Pelajar Baharu (UPM/OPR/KOLEJ/P002) dan Prosedur Pendaftaran Kursus (UPM/PU/PS/P004).

7.16.2 Dapatkan Borang Pembetulan Nama/ Kad Pengenalan (PU/PS/BR11/AMB) jika ada, setiap penghujung hari pendaftaran.

7.16.3 Buat pembetulan dalam SMP Modul Kemasukan pada hari penerimaan borang.

KP BHEP

PT(P/O)

(9)

7.16.4 Semak dan sahkan data dalam SMP. PT 7.17 Sedia Laporan

Sediakan laporan pengambilan pelajar baharu untuk pengesahan Senat selewat-lewatnya 14 (empat belas) hari bekerja selepas pendaftaran pelajar baharu berakhir.

PT

7.18 Tamat

(10)

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus