1. PENDAHULUAN. 1 Universitas Kristen Petra

(1)

1

Universitas Kristen Petra

1. PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah dari sistem pada Continuing Education Centre, perumusan masalah yang ada, tujuan dari pembuatan skripsi, ruang lingkup yang membatasi pembuatan aplikasi, metodologi penelitian yang digunakan penulis, dan sistematika penulisan skripsi.

1.1. Latar Belakang Masalah

Pada masa sekarang ini perkembangan teknologi semakin meningkat, salah satunya dalam organisasi bisnis maupun nirlaba yang membutuhkan adanya keberadaan teknologi. Penggunaan teknologi untuk proses bisnis berkaitan dengan sistem informasi perusahaan.

Kebutuhan akan sistem informasi ini dirasakan oleh Pusat Pendidikan Berkelanjutan/Continuing Education Centre (CEC) yang berlokasi di Universitas Kristen Petra (UK Petra) Jalan Raya Siwalankerto 121-131, Surabaya. CEC merupakan satu unit khusus di bawah koordinasi Wakil Rektor bidang akademik dengan visi “Menjadi promotor pembelajaran berkelanjutan melalui program- program professional yang ditawarkan dengan dasar nilai-nilai kekristenan”. CEC yang aktif berorganisasi sejak tahun 1991, telah menghasilkan banyak program professional dalam bentuk Authorized Test Centre yang berskala internasional dengan memiliki transaksi keuangan dalam jumlah yang besar setiap bulannya.

CEC menyelenggarakan program-program antara lain program reguler, non- reguler, dan kerjasama/International Conference.

Program reguler yaitu program yang diadakan secara berkala antara lain EPT, SAP, Brevet A & B, sertifikasi dan komunitas Young Enterpreneurs Community (YEC)/Investor Community (IC). Program non-reguler yaitu program yang tidak diadakan secara rutin/berkala antara lain training Supply Chain Management, Export Import Management (EXIM), Autocad, dan sertifikasi.

Komunitas YEC/IC adalah program yang diadakan untuk entrepreneur dan investor muda yang ingin memulai dan meningkatkan bisnis. Program International Conference yaitu program yang diadakan program studi yang berskala internasional bekerjasama dengan CEC sebagai event organizer.

(2)

2

Program sertifikasi profesi yaitu program yang berskala nasional dan internasional, program akan berlangsung jika jumlah peminat mencukupi contohnya Certified Financial Planner (CFP), MAPPI, dan GAPPI. CEC memiliki transaksi pengeluaran dan pemasukan yang diproses secara manual dan belum terintegrasi sehingga dalam proses penghitungannya memakan waktu yang lama. Hal ini dapat menimbulkan terjadinya kesalahan penginputan/human error.

Selain itu, proses pencatatan pendaftaran peserta per program belum memiliki sistem yang terhubung dengan sistem keuangan. Dalam proses pencatatan ini dapat menimbulkan redudansi data dan juga kesalahan dalam keuangan pada CEC. Masalah keuangan yang terjadi di CEC saat ini belum memiliki sistem yang terintegrasi.

Karena banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh CEC, maka dibutuhkan program penerimaan dan pengeluaran kas yang jelas. Melihat sistematika kerja saat ini dan masalah serta kebutuhan yang ada, maka penulis membantu dengan membuat program penerimaan dan pengeluaran kas. Harapannya, sistem ini dapat membantu untuk mendapatkan pencatatan peserta, pemasukan dan pengeluaran kas yang akurat, relevan, dan mudah digunakan.

Selain itu, kebutuhan akan keamanan data juga dirasakan oleh CEC. Hal ini dikarenakan banyak hacker yang dengan mudah meretas website. Maka dari itu, CEC membutuhkan teknologi Virtual Private Network untuk menjaga keamanan data pada website keuangan. Selain untuk keamanan data, tujuan lain yaitu untuk diakses oleh kepala CEC dari rumah tidak berada di kantor CEC.

1.2. Rumusan Masalah

Perumusan masalah pada skripsi ini adalah:

 Bagaimana membuat interface yang user friendly.

 Bagaimana membuat program pendaftaran training dan tes.

 Bagaimana membuat program pengeluaran dan pemasukan pada CEC.

 Bagaimana membuat laporan pendapatan/profit atau loss.

 Bagaimana membuat notifikasi berupa email rincian biaya.

 Bagaimana membuat keamanan jaringan dengan Virtual Private Network

(3)

3

1.3. Tujuan Skripsi

Tujuan dari penulisan ini adalah untuk membuat program penerimaan dan pengeluaran berbasis web yang di dalamnya mencatat hal-hal yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas di CEC seperti pendaftaran peserta training dari jumlah program yang tersedia, transaksi pengeluaran dan pemasukan kas, asset, dan pertanggungjawaban setiap kegiatan CEC.

1.4. Ruang Lingkup Ruang lingkup dibatasi pada:

1. Aplikasi website sebagai admin untuk pendaftaran:

 Dapat melihat jumlah peserta yang mengikuti training atau tes.

 Dapat memberi tanda pada peserta training maupun tes yang sudah membayar.

 Pembayaran akan otomatis masuk ke penerimaan kas CEC.

2. Aplikasi website sebagai user/peserta untuk pendaftaran:

 Dapat mendaftar training/program-program yang ada di CEC seperti program regular dan non-reguler (sertifikasi).

 Dapat mendaftar program YEC/IC.

3. Aplikasi website untuk program pemasukan dan pengeluaran kas:

 Penginputan Chart of Account

Halaman ini memberikan kode untuk setiap transaksi pemasukkan dan pengeluaran pada CEC.

 Penginputan saldo awal baik kas kecil, kas besar dan kas di bank.

 Penginputan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas

Halaman ini bertujuan untuk mengetahui penerimaan uang dari pelatihan, seminar, dan komunitas YEC/IC. Selain itu juga untuk mengetahui pengeluaran kas dari manajemen internal/sekretariat dalam hal pembelian konsumsi dan pembayaran honor untuk pembicara. Dalam halaman ini juga terdapat dana dari international conference untuk mengetahui total keuntungan atau kerugian dana dari setiap acara dan seminar yang diadakan oleh CEC.

(4)

4

4. Pembuatan estimasi biaya per program

Halaman ini bertujuan untuk membuat estimasi anggaran dari biaya yang dikeluarkan ketika mengadakan suatu program/acara.

 Warning untuk memberikan informasi keuangan

Halaman ini bertujuan memberikan peringatan kepada kepala keuangan yang ada di kas kecil, kas besar, dan di bank untuk mengetahui keuangan yang sudah habis.

 Pelaporan keuangan yang terhubung dengan keuangan CEC.

Halaman ini dapat menghasilkan sebuah laporan per program untuk mengetahui profit/loss dari program yang diadakan.

5. Output :

 Jurnal penerimaan dan pengeluaran kas yang dimodifikasi.

 Laporan laba/rugi per program.

 Laporan laba/rugi kompilasi.

 Laporan neraca.

6. Pembuatan fitur email notification

 Adanya notifikasi yang dikirimkan kepada email peserta yang mengikuti training, tes, dan seminar untuk mengetahui jumlah yang harus dibayar dengan mentransfer sejumlah uang ke bank sesuai program yang diikuti dengan adanya batasan waktu (sistem yang menentukan).

7. Pembuatan VPN Server

 Melakukan instalasi menggunakan sistem operasi windows 7 dan membuat VPN server di Windows.

 Jaringan berbasis VPN yang dibuat menggunakan tool yang ada di windows.

 Memberi IP pada masing-masing windows baik server maupun client untuk dapat diakses melalui client.

 Membuat username dan password untuk login client 8. Pembuatan VPN Client

 Memasukkan authentifikasi username dan password

 Sistem operasi pada VPN Client adalah Windows 7

(5)

5

 Melakukan uji coba dan evaluasi dengan dibatasi simulasi terbatas dengan dua client.

9. Pembuatan aplikasi menggunakan:

 Bahasa Pemrograman : PHP

 Database : MySQL

1.5. Metodologi Penelitian

Langkah-langkah pembuatan skripsi adalah sebagai berikut:

1. Studi literatur tentang:

 Mempelajari cara kerja dan penggunaan PHP dan MySQL.

 Mempelajari cara kerja Virtual Private Network (VPN).

 Mempelajari contoh website sebagai referensi.

 Mempelajari proses pendaftaran peserta training baik reguler maupun non- reguler.

 Mempelajari sistem keuangan yang ada di CEC.

 Mempelajari neraca yang digunakan di CEC.

 Mempelajari sistem estimasi anggaran yang ada di CEC.

2. Perencanaan dan pembuatan website

 Perancangan desain dan interface website.

 Pembuatan dan merancang proses input dan output yang dibutuhkan.

 Pembuatan Virtual Private Network (VPN).

3. Pengujian website

 Pengujian website yang telah dibuat. Proses pengujian sistem dilakukan dengan memasukan data yang dibuat ke dalam sistem dan mengecek apakah terjadi error.

 Melakukan analisis dari sistem output dari program.

4. Pengambilan kesimpulan 5. Pembuatan laporan

 Membuat laporan semua sistem dan kegiatan yang ada pada pembuatan skripsi.

1.6. Relevansi Penelitian

Manfaat dari pembuatan perangkat lunak ini adalah:

(6)

6

1. Untuk memudahkan proses penginputan jurnal pengeluaran dan pemasukan kas CEC.

2. Mencatat pertanggungjawaban kegiatan, pembuatan laporan program, laporan honor pembicara, laporan profit dari international conference untuk mengetahui keuntungan dari setiap kegiatan/acara yang diadakan.

1.7. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan yang digunakan oleh penulis dalam menyusun skripsi ini adalah sebagai berikut:

 BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan skripsi, ruang lingkup, metode penelitian yang digunakan revelansi dan sistematika penulisan skripsi ini.

 BAB II : TEORI DASAR

Bab ini membahas tentang teori-teori dan prinsip-prinsip dasar yang digunakan sebagai landasan atau pedoman yang menunjang pembuatan skripsi ini.

 BAB III : ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Bab ini membahas tentang analisis sistem yang ada pada Continuing Education Centre meliputi analisis sistem perusahaan, desain Data Flow Diagram, desain Entity Relationship Diagram, desain struktur database, serta desain form yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi tersebut.

 BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM

Bab ini membahas tentang implementasi dari sistem berdasarkan rancangan sistem yang telah dibuat pada bab sebelumnya.

 BAB V : PENGUJIAN SISTEM

Bab ini membahas tentang pengujian dari aplikasi yang dibuat penulis.

 BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran pengembangan lebih lanjut dari aplikasi yang telah dibuat.