PERENCANAAN TENAGA KERJA
Human Resource Planning (HRP)
Manpower Planning
Merupakan suatu proses yang
bertujuan untuk menyediakan sumber daya manusia yang “adekuat“, sesuai dengan kebutuhan.
Adekuat : sesuai dengan kebutuhan, baik dalam hal jumlah, kualifikasi,
maupun saatnya (“timing“).
Menjamin kontinuitas ketersediaan tenaga kerja yang terampil,
berkemampuan dan berpengalaman, sehingga :
* Memungkinkan dept. Personalia menarik t.k yang tepat pada
waktu yang tepat (fungsi staffing).
* Meningkatkan efisiensi.
Manfaat dari HRP
Meningkatkan pemanfaatan sdm lebih efisien dan efektif
Menselaraskan aktivitas-aktivitas
management personalia dengan tujuan–
tujuan organisasi di masa yang akan datang secara efisien
Menarik dan mempekerjakan tenaga kerja baru secara ekonomis
Mengembangkan informasi management personalia untuk membantu aktivitas
personalia lainnya dan unit-unit organisasi lainnya
Mengkoordinir program-program
management personalia yang berbeda-beda
Tenaga kerja dapat mengembangkan dirinya dengan lebih baik dan terarah (“career-
planning”)
Meningkatkan kepuasan kerja
Penyebab timbulnya permintaan t.k. :
External challenges :
- Economic, sosial, technology, competitors
Organizational decisions
- Strategic plans, budgets, sales and production, forecast
Work-force factors
- Retirement, resignations, terminations,
deaths, level of absence
Proses Perencanaan sdm digambarkan sbb :
Strategic management
decisions
Human resource supply:
- Existing - Future
Human resource demand:
- Future - Annual Analisa
kesenjangan Kesenjangan
kualitas - realokasi / replacement - pendidikan / latihan
- lembur
- rekruitmen - berhenti sementara - PHK
- pensiun dini
Kesenjangan jumlah
Analisis “supply” tenaga kerja :
Komposisi tenaga kerja yg dimiliki oleh perusahaan
Analisis supply harus memperhatikan periode perencanaan
Analisis “demand” tenaga kerja :
Dilakukan berdasarkan peramalan
kebutuhan tenaga kerja pada perioda perencanaan tertentu (jk. pendek,
menengah, panjang)
Berkaitan erat dengan keputusan- keputusan strategis (internal &
eksternal), meliputi :
- perluasan / penciutan perusahaan - diversifikasi produk
- perluasan pasar
- kebijakan padat modal / padat karya
- rencana investasi, dan lain-lain
Kendala-kendala yang perlu dipertimbangkan :
Internal :
- tujuan perusahaan
- kondisi keuangan perusahaan
- kondisi tenaga kerja yg dimiliki, dan lain-lain
Eksternal :
- situasi dan kondisi tenaga kerja - peramalan pasar
- perkembangan iptek - peraturan pemerintah
- situasi perekonomian, politik dan lain-lain
Analisis kesenjangan antara “supply” dan
“demand”
Kesenjangan bisa karena jumlah atau kualitas
Kesenjangan dalam hal jumlah/kuantitas tenaga kerja dapat diatasi dengan menambah lembur ataupun
rekruitmen ataupun PHK, pensiun dini
Kesenjangan kualitas dapat diatasi dengan realokasi/replacemnet atau diklat.
Ada tidaknya kesenjangan kuantitas sangat ditentukan oleh peramalan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Peramalan dapat dilakukan antara lain melalui : 1. Analisis Beban Kerja
a. Pengalaman di masa lalu b. Perhitungan kuantitatif 2. Analisis Tenaga Kerja
a. Absenteeism Rate b. Turnover Rate
1. Analisis Beban Kerja (Work load)
mengestimasikan beban pekerjaan yang akan dihadapi perusahaan dalam periode perencanaan tertentu (how much work is schedule to be done)
Dapat dihitung melalui estimasi produksi, misalnya :
a.1. Pengalaman di masa lalu
Untuk setiap peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 diperlukan tambahan 1 orang tenaga penjualan
Rp. 5.000.000 5 orang
a.2. Biaya lembur per minggu Rp. 1.000.000
Jika 4 minggu berturut-turut dibutuhkan 1 orang.
Jika biaya lembur Rp. 5.000.000 / minggu, artinya tambahan tenaga kerja 5 orang
b. Perhitungan Kuantitatif
Misalnya : Januari 1998 ada 22.000 pucuk surat yang harus diselesaikan dan masing- masing surat membutuhkan 0.09 jam –
orang.
Beban kerja = 22.000 x 0,09 jam – orang
= 1.980 jam – orang
Jika 1 orang bekerja 180 jam per bulan
Kebutuhan tenaga kerja per bulan : 1.980 / 180 = 11 orang
2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force)
Perhitungan dari Analisis Beban Kerja masih harus dilengkapi Analisis
Tenaga Kerja untuk memberikan
kelonggaran / allowance.
Dari Point b (Analisis beban kerja) msh perlu dilengkapi dengan analisis tenaga kerja untuk memberikan kelonggaran/allowance
Apakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja?
“Ya” sangat riskan perlu allowance
a. Absenteeism Rate
AR = jumlah orang – hari absensi x 100%
jml. pekerja x jml. hari kerja
Jika tingkat absensi 9%, maka sebagai kelonggaran ditambahkan :
9% x 11 tk = 1 tk.
Dari penelitian didapatkan umumnya tingkat absensi 2,8 – 5%.
b. Turn Over Rate
- Accesions (penambahan tenaga kerja :
Accesions rate = jml. penambahan naker x 100%
jml. naker rata-rata
- Separations (Pengurangan tenaga kerja) : Separations rate = jml. pengurangan
naker x 100%
jml. naker rata-rata
- Jumlah tenaga kerja rata-rata :
Jml. naker awal + jml. naker di akhir periode
2
Turn-over juga berpengaruh terhadadap :
Ongkos penerimaan tenaga kerja (“hiring cost”)
Ongkos rekrutment dan seleksi
“Over-paying”
Tingginya tingkat kecelakaan kerja
Menurunnya jumlah produksi pada masa transisi
Tidak efisiennya pemanfaatan mesin / peralatan pada masa transisi
Banyaknya “scrap” dan “waste” pada
tenaga kerja baru
REKRUTMEN
Adalah proses mendapatkan dan menarik pelamar (applicant) yang capable untuk dipekerjakan.
Upaya untuk mendapatkan calon tenaga kerja yang paling sesuai “(cocok)” dengan
persyaratan yang dituntut oleh jabatannya.
“pencocokan” dua arah
Perusahaan mencari tenaga kerja yang paling cocok dengan tuntutan jabatan, dan sebaliknya tenaga kerja mencari pekerjaan yang paling cocok dengan kebutuhan, bakat, minat dan
kemampuannya.
The hiring process : The hiring process :
Recruitm programent
Sales
forecast Job
analysis Work
Work force load analysis Employee requisition Applican
ts
descriptiJob on
specificaJob Screening tion
devices
Application blanks
Reference checks Interview
Test
Physical examination
Induction / orientation individuThe
al
organizaThe tion
Recruitment Recruitment
Process : Process :
Human resource planning
Specific request of
managers opening Job
identifed analysis Job
informatio n
Manager’
comments s
requirement Job Methods of s requirements
Satisfaction pool of
recruits
Yang melakukan rekrutmen :
Bagian Personalia (Bagian Kepegawaian)
Biro Jasa (Konsultan)
Operating Managers
Recruitment Committee
Sumber Tenaga Kerja :
Sumber internal : promosi atau mutasi
Sumber eksternal : - newcomers
- para penganggur
- tenaga kerja di perusahaan lain, tetapi tidak
puas di tempat kerja tersebut - tenaga kerja senang pindah- pindah kerja
- pembajakan (tenaga kerja
“qualified”)
Jika berasal dari “dalam perusahaan” :
melihat catatan kepegawaian (Personnel record).
Jika berasal dari “luar perusahaan” : - cara informal
- melihat arsip pencari kerja di Depnaker
- bekerja sama dengan Biro Jasa / Perusahaan sejenis
- memasang iklan / advertensi - lain-lain :
* computer matching service
* internship (mahasiswa Kerja Praktek)
* talent scouting (college/university recruiting)
* special event recruiting (open-house ; job-fair)
Constraints on and challenge of recruitment
Berasal dari organisasi / internal 1. Organizational pilicies
- promote from within pilicies - compensation policies
- employment status policies (part time, temporary
employees; full time) 2. Human resource plans 3. Job requirements
4. Costs
5. Affirmative action plans
Berasal dari recruiter - recruiter habits
Berasal dari lingkungan eksternal - leading economic indications
- want ads-index
- laws / hukum
Channel of recruitment :
1.
Walk-ins and write-ins
2.
Employee refferals
3.
Advertising
4.
State employment security agencies
5.
Private placement agencies
6.
Professional search firms
7.
Educational institutions
8.
Labor organizations
9.
Military operations
10.
Government-finded training program
11.
Temporary-help agencies
12.
Open house
13.
Leasing,; nepotism
14.
Departing employees, etc.
Pelaksanaan Rekrutmen :
Hal-hal yang harus diperhatikan :
Job requirements
Kebijakan perusahaan (dana, waktu, dll)
Situasi dan kondisi pasar tenaga kerja
Kebijakan / peraturan pemerintah
Kebutuhan / harapan calon tenaga kerja
Citra perusahaan
Dan lain-lain
JOB APPLICATION BLANK
Tujuan : untuk mengumpulkan informasi tentang recruits
Informasi antara lain :
1. Personel data : nama, alamat, tanggal lahir dan lain-lain
2. Employment status :
- posisi yang diinginkan - gaji yang diinginkan
- status kerja (full / part time)
- kesanggupan untuk mulai bekerja, dan lain- lain
3. Education & skills : applicant’s abilities, antara lain : pendidikan, kursus
4. Work history : past jobs
5. Military background
6. Membership, awards and hobbies
7. References
8. Signature
