- 1 - TATA KERJA BERLAKU UMUM
1. Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan Politeknik Negeri Batam dalam melaksanakan tugasnya wajib:
a) Menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, baik di lingkungan masing-masing satuan organisasi di lingkungan Politeknik maupun dengan instansi lain di luar Politeknik sesuai dengan tugasnya masing-masing.
b) Mengawasi bawahannya masing-masing dan apabila terjadi penyimpangan supaya mengambil langkah- langkah yang diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
c) Mengikuti, mematuhi petunjuk, dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing.
d) Menyusun, melaksanakan, mengevaluasi, rencana program dan kegiatan.
e) Menyusun dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
f) Bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahan.
g) Melakukan upaya perbaikan dan penerapan hasil perbaikan sistem kerja dan prosedur yang berkelanjutan dalam mendukung penerapan sistem manajemen mutu sesuai dengan bidang tugasnya dan ketentuan perundang-undangan.
h) Melaksanakan tugas kedinasan atas perintah atasan.
2. Kabag, Ka UPT, Ka Prodi berwenang memberikan tugas tambahan diluar jam kerja sesuai dengan aturan dan perundangan yang berlaku.
3. Setiap pimpinan satuan organisasi yang menerima laporan dari pimpinan satuan organisasi yang menjadi bawahannya wajib mengolah dan mempergunakan sebagai bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk lebih lanjut kepada bawahannya.
4. Pembantu Direktur, Kepala Pusat, Kepala Bagian, dan Kepala Unit Pelaksana Teknis, menyampaikan laporan kepada Direktur dengan tembusan kepada Kepala Bagian terkait dan Satuan organisasi lainnya yang secara fungsional/relevan mempunyai hubungan kerja dengan Politeknik Negeri Batam.
DIREKTUR
1. Direktur merupakan pembantu Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi di bidang yang menjadi tugas dan kewajibannya.
2. Direktur diangkat dan diberhentikan oleh Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi sebagai pemimpin satuan pendidikan tinggi.
3. Direktur berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
4. Direktur mempunyai tugas:
a) Memimpin dalam menjalankan otonomi perguruan tinggi untuk dan atas nama Menteri dalam penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta bidang lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b) Melakukan pembinaan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan, mahasiswa, dan administrasi Politeknik serta hubungannya dengan lingkungan.
c) Membina dan melaksanakan kerja sama dengan instansi pemerintah/swasta dan masyarakat untuk memecahkan persoalan yang timbul terutama yang berkaitan dengan bidang yang menjadi tanggungjawabnya.
5. Dalam menjalankan tugasnya, Direktur memiliki kewenangan menentukan secara mandiri satuan pendidikan yang dikelolanya antara lain dalam:
a) Menetapkan dan mengesahkan seluruh aspek manajemen organisasi sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
b) Menetapkan dan mengesahkan seluruh aspek penyelenggaraan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
- 2 - c) Menetapkan dan mengesahkan seluruh aspek penyelenggaraan kegiatan pengelolaan sumber daya
institusi sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
d) Menetapkan dan mengesahkan seluruh aspek penyelenggaraan kegiatan kerja sama dengan pihak eksternal di luar institusi sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
e) Menentukan dan menetapkan seluruh garis kebijakan institusi.
f) Bertindak sebagai Kuasa Pengguna Anggaran atas nama Mendiknas.
g) Bertindak sebagai Kuasa Pengguna Barang atas nama Mendiknas.
h) Bertindak sebagai Ketua Tim Penilai Jabatan Akademik di tingkat Institusi.
i) Menandatangani seluruh dokumen resmi institusi sesuai dengan ketentuan yang berlaku j) Mengetahui seluruh rahasia institusi.
PEMBANTU DIREKTUR I BIDANG AKADEMIK (PD I)
1. Pembantu Direktur I Bidang Akademik (PD I) merupakan unsur pimpinan yang bertugas membantu Direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan penjaminan mutu.
2. PD I berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, PD I memiliki tugas sebagai berikut:
a) Mengkoordinir penyusunan dan pembahasan Rencana Kinerja Tahunan Institusi, Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Induk Pengembangan (RIP) Lima tahunan Institusi.
b) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pengembangan program studi yang ada serta pembukaan program studi baru.
c) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan program hibah dari pihak eksternal.
d) Melakukan pembinaan dan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan layanan akademik di Jurusan /Program Studi.
e) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan dan pengembangan jenjang pendidikan dan penelitian kelompok dosen.
f) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (Pusat P2M).
g) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan, Perencanaan dan Kerja sama yang terkait dengan bidang tugasnya.
h) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada UPT Perpustakaan.
i) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada UPT Penjaminan Mutu.
j) Melakukan koordinasi lintas bidang terkait kegiatan layanan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
k) Menyelia pelaksanaan tugas pimpinan unit kerja dibidang akademik dan kemahasiswaan agar pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
l) Menyusun rangkuman laporan kegiatan tahunan sesuai dengan bidang tugasnya untuk diserahkan kepada Direktur.
4. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, PD I memiliki kewenangan sebagai berikut:
a) Menetapkan seluruh pola koordinasi dan pola pembinaan yang sesuai dengan bidang tugasnya.
b) Memberikan penilaian kinerja setiap unit yang berada di bawahnya.
c) Mengambil kebijakan teknis operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan direktur di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.
d) Menjadi pelaksana tugas direktur jika direktur berhalangan tetap sampai direktur pengganti definitif ditetapkan oleh menteri.
- 3 - e) Mengetahui seluruh rahasia institusi.
f) Melakukan tindakan terkait pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat atas nama institusi.
g) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi pengembangan program studi yang sedang berjalan serta program studi baru.
h) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, monitoring, dan evaluasi penyelenggaraan penerimaan mahasiswa baru.
i) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kurikulum serta perubahannya.
j) Menetapkan persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi Proses Belajar Mengajar (PBM) serta kelulusan.
k) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi P2M.
l) Menetapkan kalender akademik.
m) Menetapkan pola pengelolaan dan evaluasi kegiatan layanan perpustakaan dan penjaminan mutu.
n) Melakukan koordinasi lintas bidang terkait dengan kegiatan penjaminan mutu.
o) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan pembinaan pada UPT Penjaminan Mutu.
p) Menjadi wakil manajemen dalam sistem manajemen mutu ISO.
q) Menetapkan usulan lembaga sertifikasi manajemen Mutu berbasis ISO.
r) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi bidang penjaminan mutu (ISO 9001;2008, Akreditasi, SPMI dan penjaminan mutu yang relevan.
s) Menetapkan indikator penilaian kinerja setiap unit yang berada di bawahnya.
t) Mengkoordinasi laporan program dan kegiatan masing-masing prodi, bagian, unit, dan pusat sesuai bidang binaan.
u) Memiliki kewenangan untuk melaksanakan tugas direktur jika direktur berhalangan.
PEMBANTU DIREKTUR II BIDANG ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN (PD II)
1. Pembantu Direktur II Bidang Administrasi Umum dan Keuangan (PD II) merupakan unsur pimpinan yang bertugas membantu Direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Administrasi Umum (Barang Milik Negara, Kesekretariatan, Kepegawaian, Hukum, Protokoler dan Pengadaan), dan Keuangan.
2. PD II berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Dalam menjalankan tugasnya, PD II memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:
a) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan penggunaan seluruh sumber daya institusi (sumber daya manusia dan aset).
b) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan penyusunan RKA-KL tingkat Satker Politeknik dan perubahannya.
c) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada Bagian Administrasi umum dan Keuangan.
d) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada UPT Sistem Informasi.
e) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada UPT Perbaikan dan Perawatan.
f) Melakukan koordinasi lintas bidang terkait kegiatan administrasi umum dan keuangan.
g) Menyusun rangkuman laporan kegiatan tahunan sesuai dengan bidang tugasnya untuk diserahkan kepada Direktur.
h) Menjalankan tugas kedinasan atas perintah Direktur.
4. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, PD II memiliki kewenangan sebagai berikut:
a) Menetapkan seluruh pola koordinasi dan pola pembinaan yang sesuai dengan bidang tugasnya.
b) Memberikan penilaian kinerja setiap unit yang berada di bawahnya.
c) Mengambil kebijakan teknis operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan direktur di bidang administrasi umum dan keuangan.
d) Mengetahui seluruh rahasia institusi.
- 4 - e) Melakukan tindakan terkait administrasi umum dan keuangan atas nama institusi.
f) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi bidang administrasi umum dan keuangan.
g) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh sumber daya institusi.
h) Menetapkan usulan penerimaan, pembinaan, dan pengembangan sumber daya manusia.
i) Menetapkan pola pengadaan, pembinaan, dan pengembangan aset.
j) Menetapkan usulan RKAKL, perubahan dan pelaporannya.
k) Menetapkan kegiatan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi terpadu.
l) Menetapkan pola penyelenggaraan ketatausahaan bidang administrasi umum dan keuangan.
m) Menetapkan indikator penilaian kinerja sumber daya manusia.
PEMBANTU DIREKTUR III BIDANG KEMAHASISWAAN DAN KERJASAMA (PD-III)
1. Pembantu Direktur III Kemahasiswaan merupakan unsur pimpinan yang bertugas membantu Direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan kemahasiswaan, alumni, dan kerjasama
2. Pembantu Direktur III Kemahasiswaan berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Dalam menjalankan tugasnya, PD III Kemahasiswaan dan Kerjasama memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:
a) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi setiap kegiatan kerjasama dengan pihak eksternal dalam bidang akademik dan non-akademik.
b) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan pembinaan dan pengembangan bakat, minat, kreativitas dan daya nalar mahasiswa.
c) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan pembentukan, pembinaan, pengembangan dan pembubaran organisasi kemahasiswaan intra kampus.
d) Melakukan koordinasi persiapan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan seluruh kegiatan pengusulan pengadaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana organisasi kemahasiswaan.
e) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan layanan perlindungan dan kesejahteraan mahasiswa.
f) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan penyediaan, pendistribusian, dan evaluasi beasiswa mahasiswa.
g) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan pembinaan hubungan dengan alumni Politeknik Negeri Batam.
h) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi setiap kegiatan pemanfaatan berbagai potensi dan sumber daya institusi dalam rangka memperoleh sumber pendanaan alternatif non-SPP dan non-DIPA.
i) Melakukan koordinasi persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pembinaan pada Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan, Perencanaan dan Kerja sama yang terkait dengan bidang tugasnya.
j) Melakukan pertimbangan hukum terhadap bentuk kerjasama yang akan dilakukan.
k) Melakukan kegiatan yang terkait dengan promosi dan kehumasan.
l) Melakukan koordinasi lintas bidang terkait kegiatan kemahasiswaan, alumni dan kerjasama.
m) Menyusun rangkuman laporan kegiatan tahunan sesuai dengan bidang tugasnya untuk diserahkan kepada Direktur.
4. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, PD III memiliki kewenangan sebagai berikut:
a) Menetapkan pola koordinasi dan pembinaan yang sesuai dengan bidang tugasnya.
b) Memberikan penilaian kinerja setiap unit kerja di bawahnya.
c) Menentukan pola kerjasama dan kesinambungannya dengan pihak ketiga.
d) Menetapkan pendirian, pembubaran dan penilaian kinerja organisasi kemahasiswaan intra kampus.
- 5 - e) Mengambil kebijakan teknis operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan direktur di
bidang pembinaan kemahasiswaan, alumni dan kerjasama.
f) Mewakili manajemen dalam mengoperasikan unit usaha produksi dan jasa Politeknik Negeri Batam.
g) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi bidang kerjasama baik dalam bidang akademik maupun non akademik.
h) Mengetahui seluruh rahasia institusi.
i) Melakukan tindakan terkait kemahasiswaan, kerjasama dan alumni atas nama institusi.
j) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi bidang kemahasiswaan, alumni dan kerjasama.
k) Menetapkan pola persiapan, perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan organisasi kemahasiswaan.
l) Menetapkan pembentukan, pembinaan, dan pengembangan serta pembubaran organisasi kemahasiswaan.
m) Menetapkan sumber dana, pendistribusian, dan evaluasi beasiswa mahasiswa.
n) Menetapkan penentuan indikator penilaian penerima beasiswa mahasiswa.
o) Menetapkan standar kinerja dan penilaian kinerja organisasi kemahasiswaan.
Kepala Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, dan Kerjasama (Ka. BAAKPK) 1. Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, dan Kerjasama merupakan unsur
pembantu pimpinan di bidang administrasi, kemahasiswaan, perencanaan, dan kerjasama yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, dan Kerjasama dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Administrasi Akademik, pembinaan kemahasiswaan, perencanaan, dan kerja sama di lingkungan Politeknik.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala BAAKPK dibantu oleh Kepala Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Kerjasama untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggung jawabnya.
4. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala BAAKPK memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, memimpin, memonitor, dan mengevaluasi pelaksanaan seluruh kegiatan di bidang administrasi akademik, administrasi kemahasiswaan, administrasi perencanaan, dan administrasi kerjasama.
b) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan pembukaan jurusan dan program studi yang baru serta pengembangan jurusan dan program studi yang sedang berjalan.
c) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan persiapan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan proses belajar mengajar untuk semua jurusan/prodi.
d) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan persiapan, penyusunan, monitoring, dan pelaporan PDPT/EPSBED ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemendikbud.
e) Mengkoordinir pengelolaan kegiatan pemantauan dan evaluasi kinerja layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan di tingkat pusat maupun setiap Jurusan/program studi.
f) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyusunan dan penetapan kalender akademik yang akan diberlakukan untuk setiap tahun ajaran baru.
g) Mengkoordinir pengelolaan administasi kegiatan penyusunan dan penetapan peraturan akademik yang akan diberlakukan untuk setiap tahun ajaran baru.
h) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penerimaan mahasiswa baru untuk setiap tahun ajaran baru.
i) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyiapan bahan, penyusunan dan pembahasan Rencana Kinerja Tahunan Institusi, Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Induk Pengembangan (RIP) Lima tahunan Institusi.
- 6 - j) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyusunan, pengajuan dan pembahasan RKA-KL dan DIPA Politeknik Negeri Batam ke Kementerian Pendidikan Kebudayaan dan Kementerian Keuangan.
k) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyusunan laporan realisasi pencapaian program kegiatan serta keterserapan anggaran institusi selama satu tahun anggaran yang telah dilaksanakan.
l) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyusunan, pembahasan dan penyerahan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi pemerintah (LAKIP) Politeknik Negeri Batam ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
m) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyusunan, pengajuan dan pelaporan program hibah di tingkat institusi.
n) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan persiapan, inisiasi dan pengembangan kerja sama baik di bidang akademik maupun non akademik dengan pihak eksternal institusi.
o) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan pengembangan konten pada sistem informasi administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan kerja sama.
p) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan layanan pembelajaran jarak jauh .
q) Mengkoordinir pengelolaan kegiatan pengumpulan dan pengolahan data dan informasi yang terkait bidang akademik, kemahasiswaan, alumni, perencanaan dan kerjasama.
r) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan pengajuan, pembinaan, pembubaran dan pelaporan seluruh organisasi kemahasiswaan.
s) Mengkoordinir pengelolaan administrasi kegiatan penyediaan, pemilihan dan penyaluran beasiswa atau bantuan pendidikan ke mahasiswa.
t) Melakukan koordinasi lintas bagian terkait administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan kerja sama.
u) Membuat dan menyampaikan pelaporan tepat pada waktunya terkait pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, alumni, perencanaan, dan kerjasama.
v) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.
w) Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan kerja sama.
x) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Kepala BAAKPK memiliki kewenangan sebagai berikut:
a) Menentukan pola pengelolaan administrasi kegiatan di bidang akademik, kemahasiswaan, alumni, perencanaan, dan kerjasama.
b) Mengambil kebijakan administratif operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan direktur dan pembantu direktur di bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, alumni, perencanaan dan kerja sama.
c) Melakukan otorisasi seluruh usulan perencanaan dan pelaporan di bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, alumni, perencanaan, dan kerjasama yang berasal dari unit kerja di bawahnya.
d) Melakukan otorisasi seluruh pengajuan pengadaan sumber daya, baik barang dan jasa terkait bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan, dan kerjasama yang diajukan oleh unit kerja di bawahnya.
e) Melakukan otorisasi seluruh pelaporan yang dibuat oleh unit kerja di bawahnya.
Kepala Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
1. Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (SBAK) merupakan unsur pembantu pengelola administrasi di bidang administrasi akademik dan kemahasiswaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala BAAKPK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala BAAKPK sesuai dengan bidang tugasnya.
2. SBAK dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di lingkungan Politeknik.
- 7 - 3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala SBAK dibantu oleh Kepala Urusan Layanan Administrasi Akademik dan Kepala Urusan Layanan Administrasi Kemahasiswaan untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala SBAK memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir pelaksanaan perencanaan program kerja unit dibawahnya.
b) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan termasuk untuk layanan pembelajaran jarak jauh, baik di tingkat pusat maupun Jurusan/Program studi.
c) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pengumpulan laporan kemajuan kegiatan akademik per triwulan dari setiap Jurusan/Program studi.
d) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan sosialisasi ketentuan dan peraturan akademik dan kemahasiswaan.
e) Mengkoordinir perencanaan, pelaksanaan dan monitoring mata kuliah umum (Kewarganegaraan dan Agama).
f) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan pengembangan konten dan pemanfaatan Aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIA).
g) Mengelola pelaksanaan administrasi kegiatan pengembangan konten dan pemanfaatan Aplikasi e- Learning (Learning-Polibatam).
h) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan penyiapan bahan dari seluruh unit kerja terkait untuk pelaporan PDPT/EPSBED.
i) Membuat dan menyampaikan pelaporan tepat pada waktunya terkait pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi akademik dan kemahasiswaan.
j) Menyusun laporan perbandingan antara rencana dengan realisasi program dan kegiatan akademik dan kemahasiswaan.
k) Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang akademik dan kemahasiswaan.
l) Menyusun draft peraturan akademik dan kemahasiswaan sesuai perundangan yang berlaku untuk direview oleh Ka BAAKPK dan disahkan oleh Pembantu Direktur 1 dan Pembantu Direktur 3.
m) Menyerahkan bukti pelaksanaan realisasi program kegiatannya ke kepala BAAKPK untuk direview.
n) Menyerahkan laporan perbandingan antara realisasi program dan kegiatan akademik dan kemahasiswaan dengan DIPA beserta bukti pelaksanaan kegiatannya yang telah direview oleh kepala BAAKPK ke kepala BAUK untuk dilaporkan ke Bendahara pengeluaran.
o) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.
p) Mengelola kegiatan dan pelaksanaan perkuliahan umum.
q) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Kepala Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan memiliki kewenangan sebagai berikut:
a) Melakukan monitoring dan supervisi terhadap kegiatan layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan di tingkat pusat maupun Jurusan/Prodi.
b) Melakukan analisa dan pengecekan validasi dan akurasi terhadap seluruh usulan yang diajukan bawahannya.
c) Melakukan verifikasi terhadap surat keterangan, kartu tanda mahasiswa, transkrip nilai, ijasah, legalisir transkrip dan ijasah mahasiswa.
d) Melakukan verifikasi terhadap surat keputusan terkait dengan pendirian dan pembubaran organisasi kemahasiswaan, surat rekomendasi permintaan dana dari organisasi mahasiswa terkait kegiatan kemahasiswaan, surat rekomendasi permintaan penggunaan fasilitas untuk kegiatan kemahasiswaan, surat rekomendasi bagi organisasi mahasiswa lainnya di luar institusi yang akan membuka sekretariat di lingkungan institusi, surat rekomendasi terkait penyewaan asrama mahasiswa, surat keputusan terkait beasiswa mahasiswa.
e) Memberikan penilaian terhadap kinerja unit kerja dibawahnya.
- 8 - Kepala Urusan Layanan Administrasi Akademik
1. Urusan Layanan Administrasi Akademik (ULAA) merupakan unsur pelaksana administratif bidang Akademik yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala SBAK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh kepala SBAK sesuai dengan bidang tugasnya.
2. ULAA dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan layanan administrasi di bidang akademik di tingkat pusat.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala ULAA dibantu oleh staf akademik untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala ULAA memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi pendidikan termasuk layanan pembelajaran jarak jauh di tingkat institusi, yang meliputi :
i. Layanan pendaftaran ulang mahasiswa, verifikasi pembayaran biaya kuliah, penetapan mahasiswa terdaftar setiap semester, pengajuan cuti akademik, pindah jurusan/prodi, pengajuan pengunduran diri dan keterangan pindah perguruan tinggi.
ii. Layanan penerbitan surat keterangan sebagai mahasiswa, kartu tanda mahasiswa, kartu studi mahasiswa, salinan transkrip, salinan ijazah.
iii. Layanan legalisir salinan transkrip dan ijazah.
iv. Layanan pengurusan kehilangan dokumen akademik seperti kartu tanda mahasiswa, ijazah, dll.
b) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi pendaftaran penerimaan mahasiswa baru yang meliputi :
i. Layanan pendaftaran seleksi penerimaan mahasiswa melalui ujian masuk, PMDK, Bridging atau jalur lain yang ditetapkan Direktur.
ii. Layanan Pengumuman hasil seleksi penerimaan mahasiswa melalui ujian masuk, PMDK, Bridging atau jalur lain yang ditetapkan Direktur.
iii. Layanan Pendaftaran ulang mahasiswa baru atau pindahan yang lulus seleksi , pendistribusian atribut mahasiswa baru, dll.
c) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi pendaftaran yudisium kelulusan dan acara wisuda yang meliputi :
i. Layanan verifikasi status kelulusan, penerbitan surat keterangan lulus, penerbitan transkrip akademik dan ijazah asli.
ii. Layanan pendaftaran wisuda, pengambilan undangan wisuda, distribusi perlengkapan wisuda dan pendataan calon wisudawan.
d) Mengkoordinir penyediaan data dan informasi layanan administrasi akademik terkait kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan administrasi akademik.
e) Mengkoordinir pendokumentasian terhadap seluruh data dan informasi di layanan administrasi akademik.
f) Mengkoordinir pendistribusian Peraturan Akademik dan berbagai peraturan lainnya dalam lingkup akademik.
g) Mengkoordinir dan mengelola kegiatan perkuliahan mata kuliah dasar umum materi agama dan kewarganegaraan, termasuk menentukan dosen pengampu untuk mata kuliah tersebut.
h) Membuat dan menerbitkan surat pengantar magang, tugas akhir, proyek akhir, dan surat menyurat lainnya terkait penelitian mahasiswa.
i) Mengelola data nilai, Indeks Prestasi (IP) per semester dan Indeks Prestasi Komulatif (IPK) mahasiswa.
j) Menyiapkan perlengkapan dan peralatan sosialisasi dengan berkoordinasi dengan bidang yang terkait dengan pengadaan atribut penyelenggaran penerimaan mahasiswa baru.
k) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kepala Urusan Layanan Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni
1. Urusan Layanan Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni (ULAKA) merupakan unsur pelaksana administratif bidang kemahasiswaan dan alumni yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung
- 9 - kepada Kepala SBAK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala SBAK sesuai dengan bidang tugasnya.
2. ULAKA dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan layanan administrasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala ULAKA dibantu oleh beberapa staf layanan administrasi kemahasiswaan dan alumni untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala ULAKA memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi program pembinaan dan pengembangan bakat, minat, kreativitas dan daya nalar mahasiswa , yang meliputi :
i. Layanan informasi kegiatan perlombaan kreativitas mahasiswa, penelitian mahasiswa maupun kompetisi di bidang keilmuan, seni dan olah raga antar mahasiswa baik di tingkat internasional, nasional, regional dan lokal.
ii. Layanan persiapan, seleksi, pembinaan dan pendampingan para mahasiswa yang ikut serta dalam program kreativitas mahasiswa, penelitian mahasiswa maupun kompetisi bidang keilmuan, seni dan olah raga.
iii. Layanan pengurusan proposal keikutsertaan, penerbitan ijin keikutsertaan kegiatan, bantuan pendanaan kegiatan dan laporan pertanggungjawaban beserta bukti pendukung setiap kegiatan perlombaan kreativitas atau kompetisi di bidang keilmuan, seni dan olah raga antar mahasiswa di berbagai tingkat.
b) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi organisasi kemahasiswaan, yang meliputi :
i. Layanan penerimaan pendaftaran, pengajuan dan penerbitan keputusan pendirian organisasi kemahasiswaan baru, penerbitan surat rekomendasi organisasi kemahasiswaan eksternal kampus yang akan membuka sekretariat.
ii. Layanan pendataan organisasi kemahasiswaan, pengajuan rencana program kerja, susunan kepengurusan setiap periode dan usulan pengadaan sarana fasilitas dari setiap organisasi kemahasiswaan.
iii. Layanan pengurusan proposal kegiatan, penerbitan ijin kegiatan, rekomendasi permintaan penggunaan fasilitas, pendanaan kegiatan dan laporan pertanggungjawaban beserta bukti pendukung setiap kegiatan dari organisasi kemahasiswaan.
c) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi pengelolaan asrama mahasiswa, yang meliputi:
i. Layanan informasi dan pendaftaran calon penghuni asrama, seleksi calon penghuni, penetapan penghuni asrama, serah terima perlengkapan asrama.
ii. Layanan pembayaran sewa asrama, surat keterangan penghuni asrama, surat peringatan, pengurusan perlengkapan asrama yang rusak/hilang, pengurusan pengunduran diri sebagai penghuni.
iii. Layanan penyelenggaraan program pembinaan penghuni asrama.
d) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi beasiswa mahasiswa, yang meliputi : i. Layanan informasi peluang beasiswa mahasiswa, pendaftaran calon penerima beasiswa, seleksi
calon penerima beasiswa, penetapan penerima beasiswa dan penyerahan beasiswa.
ii. Layanan evaluasi kinerja dan prestasi penerima beasiswa dan pengajuan perpanjangan beasiswa.
e) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan layanan administrasi perlindungan atas kecelakaan mahasiswa yang meliputi: layanan informasi dan pendaftaran asuransi, perpanjangan perlindungan, pembayaran premi asuransi kecelakaan, distribusi kartu asuransi, pengurusan klaim atas kejadian kecelakaan.
f) Menyediakan data dan informasi terkait kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan administrasi kemahasiswaan termasuk organisasi dan kesejahteraan mahasiswa.
g) Mengkoordinir pendokumentasian terhadap seluruh data dan informasi di layanan administrasi kemahasiswaan.
- 10 - h) Mengkoordinir pendistribusian peraturan kegiatan kemahasiswaan dan berbagai peraturan lainnya
dalam lingkup kegiatan kemahasiswaan.
i) Membuat pelaporan terkait data dan informasi organisasi mahasiswa dan asrama mahasiswa.
j) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan pengembangan karir bagi calon alumni atau alumni.
i. Penyelenggaraan pelatihan softskill, etika komunikasi, sertifikasi kompetensi, pembekalan bagi calon lulusan menghadapi wawancara kerja, penulisan aplikasi lamaran kerja, pelatihan kewirausahaan, dll.
ii. Pemanfaatan aplikasi sistem informasi Jaringan Informasi Kerja dan Pengembangan Karir di dalam penyaluran calon alumni.
k) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan pembinaan hubungan alumni yang meliputi : i. Pelacakan dan pemuktahiran data alumni secara periodik.
ii. Pengembangan database Alumni.
iii. Penyampaian informasi lowongan kerja ke alumni.
iv. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan-kegiatan temu alumni.
l) Menyediakan data dan informasi terkait kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan terkait kegiatan di bidang kemahasiswaa dan alumni.
m) Mengkoordinir pendokumentasian dan pemeliharaan terhadap seluruh data dan informasi di ULAKA.
n) Membuat pelaporan terkait data dan informasi kemahasiswaan dan alumni.
o) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kepala Sub Bagian Administrasi Perencanaan dan Kerjasama
1. Sub Bagian Perencanaan dan Kerjasama (SBPK) merupakan unsur pembantu pengelola administrasi di bidang perencanaan dan kerjasama yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala BAAKPK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala BAAKPK sesuai dengan bidang tugasnya.
2. SBPK dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan administrasi kegiatan perencanaan dan kerja sama di lingkungan Politeknik Negeri Batam
3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala SBPK dibantu oleh Kepala Urusan Administrasi Program dan Kegiatan dan Kepala Urusan Administrasi Kerjasama dan Alumni untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala SBPK memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan perencanaan program kegiatan dan kerja sama di tingkat institusi.
b) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan penyusunan rencana program kegiatan dan anggaran serta pemenuhan dan data pendukungnya (KAK, RAB, Brosur, Penawaran) dari setiap unit kerja ke dalam RKA-KL tingkat Politeknik.
c) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan monitoring kemajuan program kegiatan dan pengumpulan laporan kemajuan program kegiatan per triwulan dan tahunan dari setiap unit kerja Politeknik.
d) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan pengumpulan bahan dari setiap unit kerja Politeknik yang terkait untuk penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi pemerintah (LAKIP).
e) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan sosialisasi ketentuan dan peraturan terkait administrasi perencanaan dan kerja sama.
f) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan penyiapan bahan kerja sama, monitoring, evaluasi, dan pelaporan realisasi kerja sama yang melibatkan setiap unit kerja Politeknik.
g) Mengkoordinir pelaksanaaan administrasi kegiatan pengembangan konten dan pemanfaatan Aplikasi Sistem Informasi Perencanaan & Anggaran (e-Planning & Budgeting).
h) Mengkoordinir pelaksanaan administrasi kegiatan pengembangan konten dan pemanfaatan Aplikasi Sistem Informasi Jaringan Informasi Kerja dan Pengembangan Karir (JIKPK).
i) Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang administrasi perencanaan dan kerja sama.
- 11 - j) Membuat dan menyampaikan pelaporan tepat pada waktunya terkait pelaksanaan administrasi
kegiatan di bidang perencanaan dan kerjasama.
k) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.
l) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Dalam menjalankan tanggung jawabnya, Kepala SBPK memiliki kewenangan sebagai berikut:
a) Melakukan monitoring dan supervisi terhadap pekerjaan setiap unit yang berada dibawahannya.
b) Melakukan analisa dan pengecekan validasi dan akurasi terhadap seluruh usulan yang diajukan bawahannya.
c) Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen usulan program kegiatan setiap unit kerja Politeknik, termasuk penjadwalan dan anggarannya.
d) Melakukan verifikasi terhadap konten draft naskah kesepakatan (MoU) kerja sama.
Kepala Urusan Administrasi Program Kegiatan
1. Urusan Administrasi Program dan Kegiatan (UAPK) merupakan unsur pelaksana administratif di bidang perencanaan yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala SBPK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala SBPK sesuai dengan bidang tugasnya.
2. UAPK dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan administrasi kegiatandi bidang perencanaan.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala UAPK dibantu oleh staf perencanaan untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala UAPK memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan pengajuan program kegiatan dan anggaran tahunan di tingkat institusi yang meliputi :
i. Pelaksanaan rekapitulasi dan penyatuan usulan rencana program kegiatan dan anggaran dari setiap unit kerja.
ii. Pemrosesan data Rencana Program kegiatan dan Anggaran dari setiap unit kerja dan revisinya ke dalam aplikasi RKA-KL.
iii. Pemrosesan data Target Penerimaan dan Rencana Pengeluaran PBBP dan revisinya ke dalam aplikasi PNBP.
iv. Pencetakan Usulan Lembar Kerja (ULK) dan penataan dokumen pendukung berupa Kerangka Acuan Kerja, Rencana Anggaran Belanja, brosur dan penawaran dari setiap unit untuk bahan pembahasan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA).
v. Pengolahan dan penyajian matriks data dan informasi yang memuat data daftar program kegiatan yang telah disetujui dan tercantum dalam DIPA , unit kerja pelaksana serta data rencana jadwal pelaksanaan sesuai KAK.
b) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan monitoring, evaluasi dan pelaporan program kegiatan dan anggaran tahunan di tingkat institusi yang meliputi :
i. Pengolahan dan penyajian data dan informasi kemajuan realisasi program kegiatan dan keterserapan anggaran dari setiap unit kerja per triwulan.
ii. Pemrosesan data kemajuan program dan keterserapan anggaran dari setiap unit kerja ke dalam aplikasi DIPA.
iii. Pengolahan dan penyajian data dan informasi mengenai realisasi program kegiatan dan keterserapan anggaran dalam satu tahun anggaran yang digunakan untuk pembuatan laporan kinerja tahunan Politeknik.
c) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan pengolahan dan penyajian data yang digunakan untuk bahan menyusun Laporan Akutabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Politeknik.
d) Mengkoordinir penyediaan data dan informasi administrasi program kegiatan terkait kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan administrasi perencanaan.
e) Mengkoordinir pendokumentasian dan pemeliharaan terhadap seluruh data dan informasi di UAPK.
- 12 - f) Mengkoordinir pendistribusian ketentuan, peraturan atau pedoman perencanaan dan berbagai
peraturan lainnya dalam lingkup perencanaan.
g) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kepala Urusan Administrasi Kerjasama
1. Urusan Administrasi Kerjasama (UAK) merupakan unsur pelaksana administratif di bidang kerja sama yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala SBPK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala SBPK sesuai dengan bidang tugasnya.
2. UAK dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan administrasi kegiatan di bidang Kerjasama.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala UAK dibantu oleh staf kerjasama untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala UAKA memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan perencanaan dan inisiasi kerja sama dengan pihak eksternal di tingkat institusi yang meliputi :
i. Penyusunan rekapitulasi usulan rencana seluruh kerja sama dari setiap unit kerja Politeknik Negeri Batam.
ii. Pendataan instansi/lembaga baik di dalam maupun di luar negeri yang menjadi target kerja sama.
iii. Penyusunan jadwal inisiasi rencana kerja sama berdasarkan usulan.
iv. Pelaksanaan korespondensi awal dalam rangka inisiasi kerja sama.
v. Pelaksanaan inisiasi dan penjajakan bentuk kerja sama berdasarkan permintaan dari pihak eksternal.
b) Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi kegiatan pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kerja sama dengan pihak eksternal di tingkat institusi yang meliputi :
i. Penyiapan draft naskah kerja sama dan dokumen pendukung yang diperlukan.
ii. Penyusunan rekapitulasi realisasi kerja sama yang telah ditetapkan.
iii. Pengolahan dan penyajian data dan informasi sebagai bahan laporan akhir tahun bidang kerja sama.
c) Menyediakan data dan informasi terkait kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan terkait kegiatan di bidang Kerjasama.
d) Mengkoordinir pendokumentasian dan pemeliharaan terhadap seluruh data dan informasi di UAK.
e) Membuat pelaporan terkait data dan informasi Kerjasama.
f) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan (Ka. BAUK)
1. Bagian Administrasi Umum dan Keuangan merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang Administrasi, Umum, Kepegawaian dan Keuangan yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Pembantu Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Bagian Administrasi Umum dan Keuangan dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Administrasi Umum dan Keuangan.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan dibantu oleh Kepala Sub Bagian Administrasi Umum dan Kepala Sub Bagian Keuangan dan kepegawaian serta Kepala Urusan (KaUr) untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, memimpin, memonitor, dan mengevaluasi pelaksanaan seluruh kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
b) Mengkoordinir pengelolaan administrasi penerimaan dan pengeluaran dana APBN, Hibah dan PNBP.
c) Mengkoordinir pengelolaan kegiatan pembuatan dan pelaporan laporan keuangan.
- 13 - d) Mengkoordinir pengelolaan administrasi penerimaan sumber daya manusia dan pengajuan proses
penerimaan pegawai negeri sipil tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.
e) Mengkoordinir pengelolaan administrasi remunerasi, kepangkatan, mutasi, rotasi dan pemutusan hubungan kerja pegawai.
f) Mengkoordinir pengelolaan adminstrasi dan pelaksanaan kegiatan pengembangan dan evaluasi kinerja pegawai.
g) Mengkoordinir pengelolan administrasi peningkatan motivasi pegawai dan kesejahteraan pegawai.
h) Mengkoordinir pengelolaan administrasi perjalanan dinas, kesekretariatan, dan protokoler.
i) Mengkoordinir pengelolaan administrasi barang milik negara.
j) Menetapkan alokasi penggunaan ruang.
k) Menetapkan alokasi penempatan barang milik Negara (BMN).
l) Mengkoordinir pembuatan laporan barang milik negara.
m) Mengkoordinir rekonsiliasi laporan keuangan dan laporan barang milik negara.
n) Melakukan koordinasi lintas bagian terkait bidang administrasi umum dan keuangan.
o) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.
p) Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang administrasi umum dan keuangan.
q) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Dalam menjalankan tanggungjawabnya, Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan memiliki kewenangan sebagai berikut:
a) Menentukan pola pengelolaan administrasi kegiatan dan pelaksanaan di bidang administrasi umum dan keuangan.
b) Mengambil kebijakan administratif operasional yang tidak bertentangan dengan garis kebijakan direktur dan pembantu direktur di bidang administrasi umum dan keuangan.
c) Melakukan otorisasi seluruh usulan perencanaan dan pelaporan di bidang Administrasi Umum dan Keuangan yang dilaporkan oleh unit bawahannya.
d) Melakukan otorisasi seluruh pengajuan sumberdaya terkait bidang Administrasi Umum dan Keuangan yang diajukan oleh unit bawahannya.
e) Melakukan otorisasi penerimaan pegawai, remunerasi pegawai, mutasi, rotasi dan pemutusan hubungan kerja (PHK) pegawai.
f) Melakukan otorisasi pengeluaran uang untuk kegiatan operasional, pembiayaan, pendanaan, pinjaman pegawai dan pengeluaran lainnya dengan besaran nilainya sesuai dengan keputusan manajemen.
g) Melakukan otorisasi mutasi uang institusi antar bank.
h) Melakukan otorisasi pengajuan penghapusan asset dan dokumen institusi.
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan
1. Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang Kepegawaian dan Keuangan yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala BAUK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala BAUK sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Kepegawaian dan Keuangan.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan dibantu oleh Kepala Urusan Kepegawaian (KaUr Kepegawaian) dan Kepala Urusan Administrasi Keuangan (KaUr Administrasi Keuangan) untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir pelaksanaan perencanaan program kerja unit dibawahnya.
b) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pencairan DIPA.
c) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan administrasi penerimaan dan pengeluaran APBN, dana hibah dan PNBP.
d) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pembuatan dan pelaporan keuangan.
- 14 - e) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan penerimaan pegawai dan pengajuan proses penerimaan pegawai
negeri sipil tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.
f) Mengkoordinir kegiatan administrasi remunerasi, kepangkatan, mutasi, rotasi dan pemutusan bubungan kerja pegawai.
g) Mengkoordinir kegiatan adminstrasi dan pelaksanaan kegiatan pengembangan dan evaluasi kinerja pegawai.
h) Mengkoordinir kegiatan untuk peningkatan motivasi pegawai dan kesejahteraan pegawai.
i) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.
j) Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian dan keuangan.
k) Mengolah dan mempergunakan laporan dari bawahannya sebagai bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahannya.
l) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Dalam menjalankan tanggungjawabnya, Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan memiliki kewenangan sebagai berikut:
a) Melakukan monitoring dan supervisi terhadap kegiatan kepegawaian dan keuangan.
b) Melakukan analisa dan pengecekan validasi dan akurasi terhadap seluruh usulan yang diajukan bawahannya.
c) Melakukan verifikasi terhadap surat keterangan, surat rekomendasi, perhitungan gaji dan honor, kartu pegawai, pengajuan formasi pegawai negeri sipil dan surat menyurat lainnya terkait kepegawaian dan keuangan.
d) Melakukan verifikasi internal terkait kepegawaian dan keuangan.
e) Memberikan informasi keikutsertaan pelatihan/seminar bagi tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.
f) Menyusun pola pengembangan karir tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.
g) Menerima dan memverifikasi laporan rekapitulasi pembiayaan disesuaikan dengan DIPA.
h) Memberikan penilaian kinerja unit kerja di bawahnya.
Kepala Urusan Kepegawaian
1. Urusan Kepegawaian merupakan unsur pembantu Kepala SBKK yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kasubag Kepegawaian dan Keuangan dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kasubag Kepegawaian dan Keuangan sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Urusan Kepegawaian dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang kepegawaian.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala urusan Kepegawaian dibantu oleh staf kepegawaian untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala Urusan Kepegawaian memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir kegiatan surat menyurat terkait urusan pengadaan pegawai (rekruitmen) baik untuk pengadaan tenaga pendidik (dosen) dengan status tetap non PNS, kontrak, dan dosen luar biasa maupun tenaga kependidikan (staf) tetap non PNS, kontrak dan staf magang.
b) Menyiapkan data ketersediaan sumber daya manusia.
c) Menyiapkan data pengajuan formasi pegawai negeri sipil.
d) Mengelola kegiatan penerimaan pegawai baru, mutasi pegawai, dan rotasi pegawai.
e) Menyiapkan data penghitungan gaji, honor dan lembur pegawai f) Mengelola pengurusan gaji, honor dan lembur pegawai.
g) Mengelola kegiatan permintaan ijin dinas, sakit, ijin pribadi pegawai dan cuti bukan dinas.
h) Mengelola pengurusan reimbursement biaya pengobatan pegawai.
i) Mengurus dan memastikan ketersediaan sumber daya bagi pegawai.
j) Mengelola pengurusan jabatan akademik, sertifikasi dosen dan kepangkatan akademik dosen.
k) Mengelola pengurusan kenaikan pangkat tenaga kependidikan.
l) Mengelola administrasi kegiatan pelatihan, seminar dan peningkatan jenjang pendidikan pegawai.
m) Mengelola kegiatan administrasi motivasi dan kesejahteraan pegawai
n) Membuat draft surat terkait kepegawaian (rekomendasi, tugas, peringatan dan PHK).
- 15 - o) Pemutakhiran jumlah dan identitas pegawai yang terdiri dari dengan memperhatikan; Nama pegawai, Tempat dan tanggal lahir, Jenis kelamin, Agama, Golongan darah, Status perkawinan, Jumlah tanggungan, Alamat tetap, Nomor telepon/hp, Golongan/pangkat, Pendidikan terakhir, Jabatan akademik, Jabatan struktural, Masa kerja, dan, Identitas lainnya.
p) Melakukan dokumentasi terhadap seluruh data dan informasi terkait kepegawaian.
q) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kepala Urusan Keuangan
1. Urusan Keuangan merupakan unsur pembantu Kepala SBKK yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kasubag Kepegawaian dan Keuangan dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kasubag Kepegawaian dan Keuangan sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Urusan Keuangan dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang keuangan.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Urusan Keuangan dibantu oleh beberapa staf keuangan untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala Urusan Keuangan memiliki tanggungjawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan administrasi keuangan institusi, meliputi:
i. Penerimaan PNBP
ii. Pencairan APBN, dana hibah dan PNBP iii. Pembayaran tagihan ke rekanan.
iv. Pembayaran gaji, honor kegiatan dan upah lembur.
v. Pembuatan laporan keuangan institusi.
vi. Rekonsiliasi laporan keuangan dengan laporan BMN.
b) Verifikasi dokumen penerimaan uang meliputi kwitansi atau bukti transfer/struk/bukti penyetoran.
c) Verifikasi dokumen pengeluaran uang meliputi nota dan struk pembayaran/pembelian, dan check atau bilyet giro.
d) Memverifikasi perhitungan gaji dan SPPD.
e) Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen pendukung seluruh bukti penerimaan dan pengeluaran.
f) Mengajukan permintaan Surat Perintah Membayar-Uang Persediaan (SPM-UP) kepada kuasa pengguna anggaran untuk diterbitkan, dan melakukan pengisian kembali uang persediaan.
g) Membuat rekapitulasi pengeluaran UP dan mempertanggungjawabankannya ke KPPN untuk mendapatkan penggantian.
h) Mengelola administrasi pembayaran ke rekanan dengan metode LS sesuai dengan prosedur pengeluaran uang negara di KPPN.
i) Melakukan pencatatan penerimaan uang yang bersumber dari APBN, dana hibah dan PNBP ke Buku Penerimaan Kas Harian dengan memperhatikan; Hari, tanggal, bulan, dan tahun penerimaan, sumber penerimaan, nilai atau jumlah penerimaan (dalam mata uang rupiah atau asing), tunai atau transfer, kartal atau giral, nama dan nomor rekening orang/perusahaan/bank/instansi yang menyerahkan/menyetor/transfer uang, keperluan atau peruntukan, dan kode Rekening Akuntansi.
j) Melakukan pencatatan pengeluaran uang untuk keperluan operasional, pembayaran ke pihak ketiga, dan pengeluaran lainnya ke Buku Kas Pengeluaran Harian dengan memperhatikan; hari, tanggal, bulan, dan tahun pengeluaran, tujuan pengeluaran, jenis pengeluaran, nilai atau jumlah pengeluaran (dalam mata uang rupiah atau asing), tunai atau transfer, kartal atau giral, nama dan nomor rekening orang/perusahaan/bank/instansi yang menerima uang, Kode Sipper, Kode Rekening Akuntansi, Golongan pengeluaran.
k) Membuat dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban kas harian yang terdiri dari:
i. Laporan penerimaan kas harian.
ii. Laporan pengeluaran kas harian.
iii. Laporan Arus Kas (mutasi kas).
iv. Laporan perhitungan kas di tangan dengan rincian sebagai berikut:
Jumlah uang kertas dikali dengan nominalnya (dari nominal terbesar hingga nominal terkecil.
- 16 -
Jumlah uang logam dikali dengan nominalnya (dari nominal terbesar hingga nominal terkecil.
Jumlah uang giral beserta nominalnya.
v. Laporan dan rincian utang dan piutang.
vi. Laporan permintaan uang yang belum dicarikan.
l) Membuat dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan bulanan yang terdiri dari:
i. Laporan penerimaan kas bulanan.
ii. Laporan pengeluaran kas bulanan.
iii. Laporan Arus Kas (mutasi kas).
iv. Laporan mutasi kas bank untuk masing-masing bank.
v. Laporan rekonsiliasi bank.
m) Membuat dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan tahunan.
n) Melakukan pencatatan transaksi ke MYOB dan SAI.
o) Melakukan pengarsipan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran secara terpisah.
p) Menyediakan, mengumpulkan, dan mengajukan seluruh dokumen penerimaan dan pengeluaran untuk pencairan uang persediaan dan pencairan pembiayaan lainnya (pencairan DIPA).
q) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kepala Sub Bagian Umum
1. Sub Bagian Umum merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang umum yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala BAUK dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kepala BAUK sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Sub Bagian Umum dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan umum.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala Sub Bagian Umum dibantu oleh Kepala Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Rumah Tangga (KaUr Sarana, BMN, dan Rumga) dan Kepala Urusan Administrasi (KaUr Admin), Kepala Urusan Humas, Hukum, dan Protokoleran (KaUr Humas) untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala Sub Bagian Umum memiliki tanggungjawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir pelaksanaan perencanaan program kerja unit dibawahnya.
b) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan administrasi kesekertariatan (surat-menyurat, undangan, notulen rapat, buku tamu, dll), hukum, dan protokoler.
c) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan administrasi sarana, barang milik negara dan kerumahtanggaan.
d) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan kehumasan, promosi dan sosialisasi.
e) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.
f) Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang administrasi umum.
g) Mengolah dan mempergunakan laporan dari bawahannya sebagai bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahannya.
h) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Dalam menjalankan tanggungjawabnya, Kepala Sub Bagian Umum memiliki kewenangan sebagai berikut:
a) Melakukan monitoring dan supervisi terhadap kegiatan administrasi umum, dan administrasi barang milik negara.
b) Melakukan analisa dan pengecekan validasi dan akurasi terhadap seluruh usulan yang diajukan bawahannya.
c) Melakukan verifikasi terhadap surat keluar, dan dokumen-dokumen barang milik negara (aset).
d) Menerima dan memverifikasi laporan rekapitulasi pembiayaan disesuaikan dengan DIPA.
e) Memberikan penilaian kinerja unit kerja di bawahnya.
Kepala Urusan Administrasi
- 17 - 1. Urusan Administrasi merupakan unsur pembantu Kasubag Umum yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kasubag Umum dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kasubag Umum sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Urusan Administrasi dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Administrasi.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Urusan Administrasi dibantu oleh staf Administrasi untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala Urusan Administrasi memiliki tanggungjawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir kegiatan surat menyurat baik yang ditandatangani oleh Direktur maupun yang ditandatangani oleh Pembantu Direktur dan oleh Program Studi.
b) Melakukan pengarsipan surat masuk, surat keluar, dan undangan yang bersumber dari luar institusi.
c) Menyiapkan dokumen legal internal berupa Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri Batam.
d) Menyiapkan dokumen dan perlengkapan untuk kegiatan perjalanan dinas pimpinan dan pegawai Politeknik Negeri Batam.
e) Membuat prosedur pengelolaan administrasi persuratan dan kearsipan.
f) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kepala Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan
1. Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan merupakan unsur pembantu Kasubag Umum yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kasubag Umum dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kasubag Umum sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan dibantu oleh beberapa staf Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala Urusan Sarana, Barang Milik Negara, dan Kerumahtanggaan memiliki tanggungjawab sebagai berikut:
a) Melakukan pengelolaan sarana yang terdiri dari:
i. Memastikan ketersediaan penggunaan sarana dengan melakukan koordinasi dengan UPT Pemeliharaan dan Perbaikan.
ii. Menerima dan merekomendasikan/menolak usulan penggunaan sarana.
iii. Mengatur penggunaan sarana kendaraan bermotor.
iv. Memastikan ketersediaan dan kondisi sarana kendaraan bermotor.
b) Melakukan pengelolaan BMN yang terdiri dari:
i. Melakukan penerimaan barang lelang yang terdiri dari:
Pengecekan kesesuaian jumlah dan spesifikasi antara permintaan barang, barang yang diterima dengan invoice.
Menandatangani dokumen penerimaan barang yang diterbitkan oleh pengirim barang atau pemenang lelang.
Mengidentifikasi barang yang diterima dan menempatkan barang sesuai dengan lokasi yang telah ditentukan.
ii. Melakukan inventarisasi barang dengan cara meregistrasi BMN dan melakukan sensus BMN.
iii. Mengkoordinasikan dan mengusulan lokasi penempatan BMN.
iv. Mengusulkan penghapusan BMN.
c) Mengkoordinasikan dan mengusulkan alokasi penggunaan ruang.
d) Menerima dan merekomendasikan/menunda usulan perawatan dan perbaikan sarana dan BMN.
e) Melakukan pengelolaan persediaan barang atau barang habis pakai .
f) Melakukan verifikasi kesiapan dan ketersediaan sarana dan BMN dan atau persediaan barang habis pakai.
g) Melakukan pengelolaan kerumahtanggaan termasuk kebersihan, keamanan dan keindahan.
- 18 - h) Mengusulkan pengadaan peralatan kerja bagi seluruh civitas Politeknik Negeri Batam.
i) Menyusun laporan BMN dengan menggunakan SIMAK BMN.
j) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kepala Urusan Humas, Hukum dan Protokoler
1) Urusan Humas, Hukum, dan Protokoler merupakan unsur pembantu Kasubag Umum yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Kasubag Umum dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Kasubag Umum sesuai dengan bidang tugasnya.
2) Urusan Humas, Hukum, dan Protokoler dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Humas, Hukum, dan Protokoler.
3) Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Urusan Humas, Hukum, dan Protokoler dibantu oleh staf Humas, Hukum, dan Protokoler untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4) Kepala Urusan Humas, Hukum dan Protokoler memiliki tanggungjawab sebagai berikut:
a) Melakukan pengarsipan dokumen legal formal institusi seperti akte pendirian dan surat berharga lainnya yang bersumber dari luar institusi.
b) Menyediakan atribut instusi meliputi atribut untuk pelayanan informasi pendidikan bagi calon mahasiswa Politeknik Negeri Batam.
c) Melakukan pengurusan legal formal institusi seperti akte pendirian dan berbagai dokumen lainnya terkait status hukum institusi.
d) Melakukan pengurusan dengan pihak berwajib untuk seluruh kejadian/masalah terkait nama baik institusi.
e) Melakukan penyediaan akomodasi bagi tamu yang diundang oleh institusi.
f) Menyediakan kelengkapan ruang rapat.
g) Melakukan dokumentasi kegiatan audio visual (rekaman dan video) dan cetak.
h) Membuat prosedur keprotokoleran dan kehumasan.
i) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Unit Pelaksana Teknis Layanan Pengadaan
1. Unit Pelaksana Teknis Layanan Pengadaan (UPT Pengadaan) merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang pengadaan barang dan jasa dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur 2 sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Unit Pelaksana Teknis Layanan Pengadaan (UPT Pengadaan) dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang layanan pengadaan barang dan jasa.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Layanan Pengadaan (UPT Pengadaan) dibantu oleh beberapa staf Layanan Pengadaan untuk seluruh bidang yang berada di lingkup tanggungjawabnya.
4. Kepala UPT Pengadaan memiliki tanggungjawab sebagai berikut:
a) Membuat perencanaan pengadaan barang dan jasa berdasarkan usulan yang masuk.
b) Mengkoordinasi panitia lelang terkait penyelenggaraan lelang dan administrasi pelelangan.
c) Mengkoordinasi panitia lelang terkait verifikasi seluruh dokumen lelang dan pelaporan lelang.
d) Melakukan pengelolaan pengadaan barang dan jasa yang nilainya di bawah Rp100.000.000,- (seratus juta rupiah) bekerja sama dengan unit pengusul/user.
e) Mengkoordinir dan memonitor kegiatan pelelangan dan pengadaan barang jasa sesuai dengan peraturan perundangan di bidang pengadaan barang dan jasa.
Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan
1. Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan (UPT-Perpus) merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang perpustakaan dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur 1 sesuai dengan bidang tugasnya.
- 19 - 2. UPT-Perpus dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan Layanan
Perpustakaan secara terpusat.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala UPT-Perpus dibantu oleh beberapa staf teknis dan pustakawan untuk bidang yang berada di lingkup tanggung jawabnya.
4. Kepala UPT-Perpustakaan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a) Mengkoordinir penyelenggaraan layanan perpustakaan untuk keperluan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dan keperluan lainnya yang relevan.
b) Mengkoordinir kegiatan penyediaan dan pengelolaan bahan pustaka termasuk bahan pustaka elektronik (e-book, e-jurnal, dll).
c) Mengkoordinir kegiatan layanan sirkulasi dan pendayagunaan bahan pustaka termasuk bahan pustaka elektronik.
d) Mengkoordinir kegiatan pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka.
e) Mengkoordinir kegiatan layanan digital library.
f) Mengkoordinir kegiatan pemberian layanan referensi.
g) Melakukan koordinasi langsung dengan jurusan/program studi dan unit lainnya terkait usulan pengadaan bahan pustaka.
h) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan tata usaha perpustakaan termasuk pemutakhiran data bahan pustaka dan data anggota serta pengunjung.
i) Merencanakan dan mengusulkan pegembangan layanan Perpustakaan Politeknik Negeri Batam.
j) Membuat rincian pekerjaan dan mengalokasikan beban pekerjaaan di bagian/unit yang berada dibawahnya.
5. Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, Kepala Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan memiliki kewenangan sebagai berikut:
a) Menentukan pola pengelolaan perpustakaan.
b) Menjalin kerja sama dengan pihak di luar institusi di bidang perpustakaan.
c) Mengajukan usulan pengadaan bahan pustaka.
d) Mengkoordinasi pengadaan bahan pustaka dan referensi di seluruh Prodi, Bagian dan Unit.
Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi
1. Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi (UPT-SI) merupakan unsur pembantu pimpinan di bidang pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi dan bertanggungjawab langsung Direktur dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Direktur II sesuai dengan bidang tugasnya.
2. UPT-SI dipimpin oleh seorang kepala yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi secara terpusat.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala UPT-SI dibantu oleh beberapa staf teknis untuk bidang yang berada di lingkup tanggung jawabnya.
4. Kepala UPT-SI memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
