BAB II
GAMBARAN PELAYANAN SKPD
1.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi SKPD
Berdasarkan Peraturan Walikota Surabaya No. 44 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Skretariat Daerah Kota Surabaya sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Walikota Surabaya Nomor 48 Tahun 2018 tentang Perubahan atas Peraturan Walikota Surabaya No. 44 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Skretariat Daerah Kota Surabaya (Bagian Keempat Paragraf 1 Pasal 26), Bagian Umum dan Protokol mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat Daerah di bidang tata usaha, rumah tangga, dan protokol yang meliputi menyusun dan melaksanakan rencana program dan petunjuk teknis, melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga/instansi lain, melaksanakan pengawasan dan pengendalian, melaksanakan evaluasi dan pelaporan, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Dijelaskan pada pada pasal 27, dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 26, Bagian Umum dan Protokol mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan pengoordinasian SKPD sesuai urusan pemerintahan yang menjadi bidang tugasnya;
b. Pelaksanaan pengelolaan surat menyurat untuk Asisten Sekretaris Daerah, Sekretaris Daerah dan Walikota/Wakil Walikota;
c. Pelaksanaan pengamanan dan pemeliharaan rumah jabatan, kantor dan gedung yang dikelola Bagian Umum Dan Protokol serta pemeliharaan asuransi kendaraan dinas Walikota/Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah;
d. Pelaksanaan pedoman kedudukan keuangan Walikota/Wakil
e. Pelaksanaan pengelolaan anggaran kinerja Walikota/Wakil Walikota/Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah;
f. Pelaksanaan fasilitasi kegiatan administrasi Walikota/Wakil Walikota/Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah;
g. Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian Bagian Umum dan Protokol;
h. Pelaksanaan pengelolaan perjalanan dinas pegawai yang ditunjuk/diperintah oleh Walikota/Wakil Walikota/Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah;
i. Pelaksanaan penyiapan undangan dan pengaturan sarana, prasarana dan makan/minum untuk tamu, seremonial dan rapat Walikota/Wakil Walikota/Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah;
j. Pelaksanaan fasilitasi protokoler kegiatan Walikota/Wakil Walikota/Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah;
k. Pelaksanaan penyiapan makan/minum rapat di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya;
l. Pelaksanaan pemeliharaan instalasi telepon di gedung-gedung yang dikelola Bagian Umum Dan Protokol;
m. m. Pelaksanaan penyiapan sarana, prasarana dan pengaturan penerimaan tamu-tamu Pemerintah Kota Surabaya yang berhak menerima pelayanan keprotokolan
n. Pelaksanaan pengelolaan administrasi inventaris/aset Bagian Umum dan Protokol;
o. Pelaksanaan penyiapan sarana dan prasarana administrasi perkantoran;
p. Pelaksanaan penyusunan perencanaan dan pelaporan;
q. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sesuai dengan pasal 28 ayat (1), Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Menyiapkan bahan pengoordinasian SKPD sesuai urusan pemerintahan yang menjadi bidang tugasnya;
b. Melaksanakan pengelolaan surat menyurat untuk Asisten Sekretaris Daerah, Sekretaris Daerah dan Walikota/Wakil Walikota;
c. Menyiapkan bahan pengelolaan administrasi kepegawaian Bagian Umum dan Protokol;
d. Melaksanakan fasilitasi kegiatan administrasi Walikota/Wakil Walikota/Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah;
e. Melaksanakan penyiapan undangan ceremonial kegiatan Walikota/Wakil Walikota;
f. Menyiapkan bahan pengelolaan administrasi inventaris/aset Bagian Umum dan Protokol;
g. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan pelaporan;
h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum Dan Protokol sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sesuai dengan pasal 28 ayat (2), Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Menyiapkan bahan pengkoordinasian SKPD sesuai urusan pemerintahan yang menjadi bidang tugasnya;
b. Melaksanakan pengamanan dan pemeliharaan rumah jabatan, kantor, gedung yang dikelola Bagian Umum dan Protokol serta pemeliharaan asuransi kendaraan dinas Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah;
c. Melaksanakan penyiapan dan pengaturan sarana, prasarana dan makan/minum untuk tamu, seremonial dan rapat Walikota/Wakil Walikota/Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah;
d. Melaksanakan pemeliharaan instalasi telepon di gedung-gedung yang dikelola Bagian Umum dan Protokol;
e. Melaksanakan penyiapan makan/minum rapat di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya;
f. Melaksanakan pengelolaan perjalanan dinas pegawai yang ditunjuk/diperintah oleh Walikota/Wakil Walikota Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah;
g. Menyiapkan sarana dan prasarana administrasi perkantoran;
h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum Dan Protokol sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sesuai dengan pasal 28 ayat (3), Sub Bagian Protokol mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Menyiapkan bahan pengkoordinasian SKPD sesuai urusan pemerintahan yang menjadi bidang tugasnya;
b. Menyiapkan bahan pelaksanaan pedoman kedudukan keuangan Walikota/Wakil Walikota;
c. Melaksanakan pengelolaan anggaran kinerja Walikota/Wakil Walikota/Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah
d. Melaksanakan fasilitasi protokoler kegiatan Walikota/Wakil Walikota/Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah;
e. Melaksanakan penyiapan sarana dan prasana dan pengaturan penerimaan tamu-tamu Pemerintah Kota Surabaya di rumah Dinas Walikota/Wakil Walikota yang berhak menerima keprotokolan;
f. Mmenyiapkan bahan pelaksanaan pengelolaan perjalanan dinas pegawai yang ditunjuk/diperintah oleh Walikota/Wakil Walikota;
g. Menyiapkan bahan pelaksanaan pemeliharaan asuransi kendaraan dinas Walikota/Wakil Walikota;
h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum Dan Protokol sesuai dengan tugas dan fungsinya.
i. Dan Protokol sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sekretariat Daerah merupakan Organisasi Perangkat Daerah yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Daerah yang dibantu oleh :
1. Asisten Pemerintahan;
2. Asisten Perekonomian dan Pembangunan;
3. Asisten Administrasi Umum;
Asisten Administrasi Umum, membawahi : 1. Bagian Umum dan Protokol;
2. Bagian Layanan Pengadaan dan Pengelolaan Aset;
3. Bagian Hubungan Masyarakat;
4. Bagian Administrasi Kesejahteraan Rakyat Bagian Umum dan Protokol membawahi:
a. Sub Bagian Tata Usaha;
b. Sub Bagian Rumah Tangga;
c. Sub Bagian Protokol.
Gambar 2.1
Bagan Susunan Organisasi Bagian Umum dan Protokol
ASISTEN ADMINISTRASI UMUM SEKRETARIAT
DAERAH
ASISTEN PEMERINTAHAN ASISTEN
PEREKONOMIAN DAN PEMBANGUNAN KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL
SUB BAGIAN TATA USAHA
BAGIAN LAYANAN PENGADAAN DAN PENGELOLAAN ASET BAGIAN UMUM DAN
PROTOKOL
SUB BAGIAN PROTOKOL
SUB BAGIAN RUMAH TANGGA
1.2 Sumber Daya SKPD
Sumber daya manusia/aparatur yang tersedia di Bappeda berjumlah 49 orang (termasuk 3 orang tenaga honorer) adalah sebagai berikut :
1. Kepala Bagian : 1 orang 2. Kepala Sub Bagian : 3 orang
3. Staf : orang
Jumlah keseluruhan : orang
Dari jumlah 49 personil tersebut 49% berpendidikan tingkat Sarjana, 39%
tingkat Pasca Sarjana, 12% tingkat SMA, dan 2% tingkat Sarjana Muda. Untuk lebih jelasnya gambaran sumberdaya aparatur BAPPEDA disajikan dalam tabel berikut:
Sumber daya manusia/aparatur yang tersedia di Bappeda berjumlah 49 orang (termasuk 3 orang tenaga honorer) adalah sebagai berikut :
1. Kepala Bagian : 1 orang 2. Kepala Sub Bagian : 3 orang
3. Staf : 124 orang
Jumlah keseluruhan : 128 orang
Dari jumlah 128 personil tersebut 4,69% berpendidikan tingkat Pasca Sarjana, 12,50% tingkat Sarjana, 2,34% tingkat Sarjana Muda, 66,41% tingkat SMA, 7,81% tingkat SLTP dan 6,25% tingkat SD. Untuk lebih jelasnya gambaran sumberdaya aparatur BAPPEDA disajikan dalam tabel berikut:
No. Pendidikan Golongan
Jumlah
Kontrak I II III IV
1 SD 1 6 1 8
2 SLTP 3 7 10
3 SLTA 1 1 82 1 85
4 Sarjana Muda 1 2 3
5 Sarjana 1 7 8 16
6 Pasca Sarjana 1 4 1 6
Jumlah 3 10 99 15 1 128
Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya Bagian Umum dan Protokol menempati gedung Balaikota bersama dengan Ruang kantor (1 Ruang Kepala Bagian, 3 Ruang Kepala Sub Bagian, 4 Ruang Staf dan 1 Ruang Foto Copy) dan ditunjang Sarana dan prasarana yang dimiliki untuk mendukung kegiatan / pelaksanaan tugas Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surabaya yang ada saat ini antara lain:
NO NAMA BARANG JUMLAH
1 Komputer 75
2 Air Conditioner 111
3 PABX, PABX Card, 24 Analog Card Ampenol + LSA 51
4 Fax 33
6 Mesin Foto Copy 7
7 Pompa Air 12
8 Notebook 15
9 Genset 3
10 Printer 51
11 Telepon 84
12 Kendaraan Roda 4 20
13 Kendaraan Roda 2 49
Dalam pengelolaan surat telah menggunakan e-surat. Jaringan pengelolaan surat menyurat yang dapat diakses langsung sehingga mempercepat dan memudahkan pengelolaan surat. Menggunakan aplikasi SIMBADA untuk pengelolaan aset. Menggunakan aplikasi e-Budgeting untuk perencanaan anggarran. Menggunakan aplikasi SIPK pengelolaan keuangan.
2.3 Kinerja Pelayanan SKPD
Fasilitasi Perjalanan Dinas Dalam Negeri dan Luar Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap di Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya.
Pengelolaan surat masuk terlayani dengan tujuan surat kepada Walikota/Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah dan Kepala Bagian Umum dan Protokol. Surat keluar dikelola setelah ditandatangani oleh Walikota/Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah dan Kepala Bagian Umum dan Protokol.
Mengagendakan surat, penomoran, pengarsipan dan pengiriman surat merupakan rangkaian pengelolaan surat keluar. Untuk penanganan surat keluar dibutuhkan verifikasi untuk menentukan penerimaan surat dari SKPD Kota Surabaya atau non SKPD. Pengagendaan surat diperlukan untuk pengarsipan guna memudahkan penelusuran surat bila diperlukan. Verifikasi dibutuhkan untuk mengklarifikasi penerusan alur surat dimana surat tersebut bertujuan.
Lembar disposisi akan menentukan tujuan pendistribusian surat dan akan ditindaklanjuti oleh SKPD pada kelanjutannya.
Pengelolaan administrasi kepegawaian untuk mendukung tertib administrasi juga diperlukan penanganan khusus. Hal tersebut berkenaan dengan pengembangan karier dan pendataan pegawai.. Dengan mengklasifikasi pegawai masing-masing SKPD untuk mengetahui kekuatan personilnya, hal tersebut diperlukan untuk mengatur organisasi dalam SKPD.
Guna kelancaran tugas, perangkat komunikasi sangat penting kedudukannya. Diperlukan penanganan yang diklasifikasikan sesuai dengan jenis pelayanannya. Penerimaan telepon melalui sentral yang nantinya akan disalurkan melalui extension yang ada pada masing-masing SKPD yang dilayani. Demikian pula dengan kebutuhan akan sambungan telepon keluar, serta pelayanan informasi dapat diperoleh melalui petugas operator. Untuk memperpanjang umur penggunaan perangkat komunikasi, Bagian Umum dan Protokol melakukan pemeliharaan rutin dan pengecekan jaringan dan peralatan komunikasi.
Peningkatan kinerja didukung pula oleh sarana dan prasarana yang memadai, dengan melakukan pemeliharaan dan peningkatan sarana dan prasarana. Dalam tugasnya Bagian Umum dan Protokol juga melakukan pemeliharaan rumah jabatan, kantor dan gedung yang dikelola Bagian Umum dan Protokol. Berupa rehabilitasi kerusakan ringan .
Adapun gedung-gedung yang menjadi tanggung jawab Bagian Umum dan Protokol dalam pemeliharaannya adalah sebagai berikut:
1. Gedung Balaikota Jl. Taman Surya 1 Surabaya;
2. Gedung Jimerto Jl. Jimerto 25-27 Surabaya;
3. Rumah Dinas Walikota Jl. Walikota Mustajab 61 Surabaya;
4. Rumah Dinas Wakil Walikota Jl. Walikota Mustajab 78 Surabaya;
5. Rumah Dinas Jl. Kupang Indah I/15 Surabaya;
6. Kantor PKK Jl. Tambaksari 11 Surabaya;
7. Rumah Peristirahatan Jl. Raya Palembon 9 Prigen Pasuruan;
dan pendangiran serta penyulaman taman. Taman dan halaman gedung yang menjadi tanggung jawab Bagian Umum dan Protokol dalam pemeliharaannya adalah sebagai berikut:
1. Taman Surya Jl. Taman Surya 1 Surabaya;
2. Taman di halaman dan dek gedung Balaikota Jl. Taman Surya 1 Surabaya;
3. Taman di halaman gedung Jimerto Jl. Jimerto 25-27 Surabaya;
4. Taman di halaman Rumah Dinas Walikota Jl. Walikota Mustajab 61 Surabaya;
5. Taman di halaman Rumah Dinas Wakil Walikota Jl. Walikota Mustajab 78 Surabaya;
6. Taman di halaman Masjid Al-Muhajirin Jl. Jimerto 25-27 Surabaya;
7. Taman di halaman Rumah Peristirahatan Jl. Raya Palembon 9 Prigen Pasuruan;
Pemeliharaan rutin sarana dan prasarana seperti pemeliharaan travo, genset dan pompa air pada Gedung Balaikota, Gedung Jimerto, Rumah Dinas Walikota dan Rumah Dinas Wakil Walikota serta pemeliharaan air mancur di Taman Surya juga merupakan salah satu tanggung jawab Bagian Umum dan Protokol.
Pemeliharaan kendaraan dinas Walikota dan Wakil Walikota berupa pengadaan bahan bakar, perbaikan dan asuransi kendaraan dinas adalah tanggung jawab Bagian Umum dan Protokol. Untuk kendaraan dinas Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah dilakukan pemeliharaan berupa asuransi kendaraan dinas dan bahan bakar.
Pengamanan gedung-gedung yang menjadi tanggung jawab Bagian Umum dan Protokol dilakukan dengan menempatkan petugas keamanan dengan masa penjagaan selama 24 jam. Demikian pula dengan kebersihan gedung dan halaman Bagian Umum dan Protokol menempatkan petugas kebersihan dalam dan luar gedung.
Pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan Walikota dan Wakil Walikota, Bagian Umum dan Protokol bertugas menyiapkan sarana dan prasarananya. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan acara, konsumsi dan petugas pelaksana kegiatan. Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan Bagian Umum dan Protokol melakukan koordinasi dengan SKPD terkait.
Melaksanakan administrasi pelaksanaan pedoman kedudukan keuangan Walikota dan Wakil Walikota. Melaporkan pertanggungjawaban pelaksanaan pedoman kedudukan keuangan Walikota dan Wakil Walikota.
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan pelayanan SKPD
Bagian Umum dan Protokol sebagai SKPD penunjang kegiatan Pemerintah kota Surabaya, memiliki kepentingan untuk koordinasi dengan leading sector, dan SKPD pendukung lainnya. Tantangan bagi Bagian Umum &
Protokol untuk menjadikan kegiatan berlangsung dengan baik dan lancar.
Adapun peluang pengembangan pelayanan bagi Bagian Umum dan Protokol dapat dilakukan dengan melakukan tertib adminstrasi yang meliputi mendataan rencana kegiatan yang membutuhkan dukungan SKPD dari bagian umum &
Protokol, penataan alur admintrasi bantuan dengan adanya penyusunan SOP sehingga seluruh bantuan/dukungan yang dibutuhkan dapat tercatat dan terukur secara administratip maupun anggaran.
Bagian Umum dan Protokol sebagai SKPD penunjang kegiatan Pemerintah kota Surabaya, melaksanakan pengelolaan surat menyurat untuk Asisten Sekretaris Daerah, Sekretaris Daerah dan Walikota/Wakil Walikota.
Yang dimaksud pengelolaan surat menyurat adalahmengelola surat masuk yang ditujukan kepada Asisten Sekretaris Daerah, Sekretaris Daerah dan Walikota/Wakil Walikota serta surat keeluar yang ditandatangani oleh Asisten Sekretaris Daerah, Sekretaris Daerah dan Walikota/Wakil Walikota.
Bagian Umum dan Protokol sebagai pengelolaan surat masuk telah ditunjang dengan aplikasi e-surat sedangkan surat keluar belum ditunjang dengan aplikasi e-surat. Diharapkan kedepannya bahwa e-surat dapat menjadi aplikasi penunjang utama sehingga pengelolaan surat menyurat dapat berjalan dengan cepat, tepat dan efisien.
Tabel 2.1
Pencapaian Kinerja Pelayanan Bagian Umum dan Protokol Pemerintah Kota Surabaya
NO Indikator Kinerja sesuai Tugas dan Fungsi SKPD
Target Indikator
Target Renstra SKPD Tahun
ke- Realisasi Capaian Tahun ke- Rasio Capaian pada Tahun ke-
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
(1) (2) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) Waktu pelaksanaan 2 jenis
pemeliharaan dan pengadaan 50 item sarana sistem persandian
100% 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 100% 100% 100% 100% 100%
Waktu pelaksanaan penyediaan 5 jenis pelayanan kedinasan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah
100% 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 100% 100% 100% 100% 100%
Waktu pelaksanaan 10 jenis penyediaan barang dan jasa perkantoran
100% 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 100% 100% 100% 100% 100%
Waktu pelaksanaan 3 jenis
pemeliharaan dan pengadaan sarana dan prasarana perkantoran
100% 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 100% 100% 100% 100% 100%
Tabel 2.2
Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Bagian Umum dan Protokol Kota Surabaya
Uraian ***)
Anggaran pada Tahun ke- Realisasi Anggaran pada Tahun ke- Rasio antara Realisasi dan
Anggaran Tahun ke-
Rata-rata Pertumbuhan
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Angga
ran Reali
sasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)
Belanja tidak langsung - Belanja
pegawai 12.016.712.406 13.740.217.517 13.591.858.456 15.652.286.003 17.067.780.101 10.209.801.665 12.085.267.040 12.006.233.690 13.932.438.927 16.591.070.104 85
% 88
% 88
% 89
% 97
% 7.2% 10.1
% Belanja
langsung - Kegiatan
Pemeliharaan Dan Pengadaan Sarana Sistem Persandian
406.490.355 353.843.405 254.858.825 505.274.253 464.382.390 340.229.852 298.692.321 238.323.006 418.748.842 457.546.997 84
% 84
% 94
% 83
% 99
% 2.6% 6.1%
- Kegiatan Penyediaan Pelayanan Kedinasan Kepala Daerah Dan Wakil Kepala Daerah
3.480.739.185 4.089.618.295 4.331.154.468 4.968.912.171 4.693.999.587 3.151.024.774 3.118.254.777 3.099.799.114 4.325.397.994 4.083.469.912 91
% 76
% 72
% 87
% 87
% 6.1% 5.3%
- Kegiatan Penyediaan Barang Dan Jasa Perkantoran
25.185.257.713 39.174.753.118 45.833.976.241 42.377.892.740 44.391.893.208 23.361.578.189 32.294.279.819 41.916.472.214 39.589.375.646 42.667.493.267 93
% 82
% 91
% 93
% 96
% 12% 12.8
%
- Kegiatan Pengadaan Dan Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana Perkantoran
3.685.333.405 4.185.665.440 5.330.508.123 5.509.457.806 4.641.499.831 2.533.534.081 3.342.596.340 4.612.728.844 4.944.065.069 3.864.657.854 69
% 80
% 87
% 90
% 83
% 4.7% 8.8
%
