BAB III ANALISA SISTEM

(1)

BAB III

ANALISA SISTEM

Dalam merancang sebuah sistem yang baik dan sesuai dengan hasil yang diharapkan, terlebih dahulu diperlukan data dan informasi tentang sistem yang berjalan. Dari informasi tersebut akan dapat diketahui bagaimana sistem yang berjalan sekarang, sehingga dapat diketahui kebutuhan apa saja yang ingin dicapai yang belum bisa ditangani oleh sistem yang sedang berjalan.

Analisa sistem akan membantu dan mengetahui informasi-informasi tentang sistem yang sedang berjalan dan bagaimana mencari solusi terhadap kebutuhan-kebutuhan yang belum bisa terpenuhi sehingga bisa diterapkan dalam tahap perancangan sistem.

3.1. Tinjauan Organisasi

a. Sejarah Singkat Organisasi

Stasiuan Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) 34.11707 Kamal Raya di dirikan pada tanggal 15 juni 1999 dengan akta Notaris No. 442 tahun 1999 : Muhammad Rizky Pratama. Sebagai sebuah Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) yang telah dikelola oleh Muhammad Rizky Pratama memiliki bidang atau Program keahlian Penjualan Barang dan Jasa.

Dalam menyongsong Era Globalisasi serta melaksanakan Manajemen berbisnis SPBU maka diperlukan usaha nyata yang dapat mendorong peningkatan kualitas pegawai yang memiliki kecakapan hidup diakukan oleh masyarakat agar pegawai SPBU 34.11707 Kamal Raya memiliki kecakapan dan keberanian memecahkan masalah yang timbul dalam lingkungan mereka bekerja maupun bermasyarakat.

Melihat kenyataan yang ada berdasarkan pengamatan dilapangan jumlah penyelenggaraan SPBU sudah terlampau banyak maka perlu dilakukan :

1. Penataan Program Keahlian baru

2. Menyusun Perencanaan Penyelenggaraan Pendidikan Pegawai

3. Mengembangkan Keahlian Pegawai Sebagai Terobosan Baru Dalam SPBU

(2)

b. Struktur Organisasi

Dalam perkembangan sebuah organisasi, kebutuhan akan pendelegasian tugas mutlak diperlukan dan sudah menjadi keharusan agar kemajuan dan misi perusahaan lebih cepat tercapai. Dan sama halnya di SPBU 34.11707 Kamal Raya, dalam menjalankan nadi perusahaan. Hubungan timbal balik dan saling support

antar bagian menjadi kunci sukses, oleh sebab itu meski tergolong sederhana, kebijakan perusahaan ini untuk memaksimalkan SDM yang ada.

Sehingga dengan demikian hubungan kerja yang harmonis dan fungsi masing-masing bagian dapat berjalan dengan tepat dan terarah. Dalam suatu perusahaan mempunyai struktur oganisasi yang dijelaskan suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahaan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur Organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa

Bagan dan strukturnya organisasi

Pemilik

Kepala Unit

Staff Operasional

Operator _Keamanan _Kebersihan

Pengawas Lapangan

Gambar 3.1

(3)

c. Tugas dan tanggung jawab

Sesuai dengan struktur organisasi dari perusahaan tersebut, maka tanggung jawab dan wewenang dari pelaksana menajemen dibidang mutu adalah sebagai berikut :

1) Pemilik

a) Mewakili SPBU di hadapan PERTAMINA

b) Menetapkan keputusan-keputusan internal SPBU

c) Melakukan proses pengadaan BBM

d) Melaksanakan manajemen personalia SPBU 2) Kepala Unit

a) Pengelola SPBU

b) Mengontrol dan Mengawasi Kinerja para karyawan

c) Monitoring setiap fungsi dan berhak memutuskan setiap pelaksanaan tugasnya.

3) Pengawas Lapangan

a) Mengawasi kegiatan produksi/penjualan yang terjadi b) Mendata kehadiran dan kegiatan karyawan

c) Mendata kebutuhan fasilitas produksi akibat kerusakan yang terjadi akibat factor terkendali dan factor tidak terkendali.

4) Staff Operasional

a) Melakukan perencanaan produksi

b) Melakukan pengumpulan data harian/rutin

c) Melakukan pengumpulan hasil penjualan pada setiap shiftnya 5) Operator

a) Melayani konsumen dalam pengisian BBM, air, dan angin

b) Menjaga kebersihan lingkungan dan alat

c) Melakukan kegiatan perawatan harian untuk pomba, tangki, dan generator

6) Keamanan

a) Menjaga lingkungan agar tetap kondusif

b) Menjaga keamanan SPBU 7) Kebersihan

a) Melakukan pembersihan rutin seluruh fasilitas dalam kompleks SPBU

(4)

Sistem kerja pada SPBU 34.11707 adalah dengan menerapkan shift, dimana jam kerja yang ditetapkan adalah 24 jam, dengan pergantian shift diantaranya, pengaturannya adalah sebagai berikut :

- Shift pertama pukul 06.00 sampai dengan 13.00

- Shift kedua pukul 13.00 sampai dengan 21.00

- Shift ketiga pukul 21.00 sampai dengan 06.00

Sebagai bahan tambahan untuk kebutuhan pribasi (Sholat, Buang Air, dan lain sebagainya) dilakukan secara fleksibel, dimana setiap karyawan yang akan melakukan hal tersebut harus meminta perijinan kepada pengawas lapangan.

3.2. Uraian Prosedur

Menjelaskan proses bisnis dan prosedur sistem penjualan pada SPBU 34.11707 Kamal Raya diantaranya sebagai berikut :

- Setiap pegawai operator SPBU 34.11707 Kamal Raya yang bertugas harus menyerahkan laporan hasil meter akhir dan uang setoran pershift kepada pengawas.

- Pengawas SPBU 34.11707 Kamal Raya merekap semua hasil laporan per shift, baik itu laporan meter akhir dan jumlah uang setoran ke dalam buku besar yang akan menjadi laporan harian

- Kepala Unit menerima hasil laporan akhir penjualan harian pada SPBU 34.11707 Kamal Raya dari pengawas

(5)

3.3. Analisa Sistem Berjalan Yang Terdapat Pada SPBU

a. Use case Diagram

Membuat Catatan Penjualan per Shift

Merekap Laporan Penjualan dari Masing-Masing

Shift

Membuat Laporan Penjualan Harian dari Hasil Rekapan

pada Buku Besar

Menerima Hasil Laporan Penjualan Harian Operator

Pengawas

Kepala Unit

System Berjalan Pada SPBU

Gambar 3.2

Use Case Berjalan

b. Activity Diagram

Gambar 3.3

(6)

3.4. Analisa Sistem Usulan Yang Terdapat Pada SPBU

a. Use case Diagram

System Usulan Pada SPBU

Pengawas

Menginput Data Penjualan per Shift

Mengolah Laporan Penjualan Tiap-Tiap Shift

Membuat Rekapan Transaksi Penjualan Harian

Mencetak Dokumen Rekapan Laporan Penjualan

Harian Login <<_inc lud_e> > <<inc lude> > << inc_lud e>_> <<include >> Operator Gambar 3.4

Use Case Usulan

Tabel 3.1 Skenario Use Case Menginput Data Penjualan perShift

Nama Use Case Menginput Data Penjualan per Shift

Actor Operator

Deskripsi Singkat Gambaran dari system usulan

Pra Kondisi -

Skenario - Operator menginput data penjualan per

shift

- Setelah menginput data penjualan per shift, operator menyerahkan uang setoran kepada pengawas

(7)

setelah operator menginput data penjualan dan menyerahkan uang setoran.

Post Kondisi Data penjualan yang diinput oleh operator

akan dikelola oleh pengawas

Tabel 3.2 Skenario Use Case Mengolah Laporan Penjualan

Nama Use Case Mengolah laporan penjualan tiap-tiap shift

Actor Pengawas

Deskripsi Untuk mengolah laporan penjualan tiap-tiap

shift

Pra Kondisi Pengawas melihat data penjualan pershift

yang sebelumnya dilakukan oleh operator

Skenario -Pengawas mencatat data penjualan yang

telah diiinput oleh operator

-Setelah mencatat, pengawas menolah laporan penjualan pershift

Post Kondisi Laporan Penjualan pershift yang telah dibuat

dapat di simpan untuk melakukan pembuatan laporan selanjutnya

Tabel 3.3 Skenario Use Case Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian

Nama Use Case Membuat Rekapan Laporan Penjualan

Harian

Actor Pengawas

Deskripsi Pengawas membuat rekapan laporan

penjualan harian

(8)

yang sebelumnya dilakukan

Skenario Untuk membuat rekapan laporan penjualan

harian, Pengawas terlebih dahulu harus mencari data laporan penjualan per shift

Post Kondisi Laporan penjualan yang telah direkap dapat

digunakan oleh pengawas untuk laporan penjualan harian kepada atasan

Tabel 3.4 Skenario Use Case Mencetak Dokumen Rekapan Laporan Penjualan Harian

Nama Use Case Mencetak dokumen rekapan laporan

penjualan harian

Actor Pengawas

Deskripsi Pengawas Mencetak dokumen rekapan

laporan penjualan harian setelah merekap laporan penjualan harian

Pra Kondisi -

Skenario Untuk dokumen rekapan hasil penjualan

harian, Pengawas Terlebih dahulu mendapatkan data penjualan pershift operator, mengolah laporan dari data penjualan pershift, membuat rekapan laporan penjualan harian, setelah itu Mencetak dokumen rekapan laporan penjualan harian

Post Kondisi Mengetahui informasi Laporan Penjualan

Harian

(9)

Operator System

Masukkan Username dan Password Validasi Usename dan Password

Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Operator

Memilih Kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya

Mengiinput Data Penjualan pershift (Meter awal, Meter Akhir) Memproses Perintah

Simpan ke Database Valid Tidak Valid

Gambar 3.5

Activity Diagram Pengolahan Transaksi

Tabel 3.5 Skenario Activity Diagram Pengolahan Transaksi

Nama Pengolahan Transaksi

Aktor Operator

Deskripsi Pertama dimulai dari operator memilih menu login, system akan

menampilkan menu login, kemudian operator memasukkan username dan password, lalu memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya , operator mengiinput data penjualan pershift (Meter Awal, Meter Akhir), setelah itu operator menginput data penjualan pershift dan system memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

(10)

c.Activity Diagram Pengolahan Laporan penjualan tiap-tiap shift

Pengawas System

Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Pengawas

Mengolah Laporan Penjualan tiap-tiap Shift Memproses Perintah

Gambar 3.6

Activity Diagram Pengolahan Laporan Penjualan tiap-tiap shift

Tabel 3.6 Skenario Activity Diagram Pengolahan Laporan Penjualan tiap-tiap shift

Nama Pengolahan Laporan Penjualan tiap-tiap shift

Aktor Pengawas

Deskripsi Pertama dimulai dari pengawas memilih menu login, sistem akan

menampilkan menu login, kemudian pengawas memasukkan username dan password, lalu memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya,

pengawas mengolah laporan penjualan tiap-tiap shift, setelah itu sistem memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

(11)

d.Activity Diagram Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian

Pengawas System

Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Pengawas Memilih Kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya

Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian Memproses Perintah

Gambar 3.7

Activity Diagram Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian

Tabel 3.7 Skenario Activity Diagram Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian

Nama Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian

Aktor Pengawas

pengawas membuat rekapan laporan penjualan harian, setelah itu sistem memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

(12)

e.Activity Diagram Mencetak Laporan Penjualan Harian

Pengawas System

Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Pengawas

Mencetak Dokumen Rekapan Laporan Penjualan Harian Memproses Perintah

Gambar 3.8

Activity Diagram Mencetak Dokumen Laporan Penjualan Harian

Tabel 3.8 Skenario Activity Diagram Mencetak Dokumen Laporan Penjualan Harian

Nama Mencetak Dokumen Laporan Penjualan Harian

Aktor Pengawas

pengawas mencetak dokumen laporan penjualan harian, setelah itu sistem memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

(13)

f. Activity Diagram Pengolahan Laporan

System Pengawas

Akses Data Terima Data Liter Awal

Terima Data Liter Akhir

Selisih Liter Awal dan Akhir dikalikan Harga Produk

Mengolah Laporan Penjualan Cetak Laporan

Gambar 3.9

Activity Diagram Proses Pengolahan Laporan

Tabel 3.9 Skenario Activity Diagram Proses Pengolahan Laporan

Nama Proses Pengolahan Laporan

Aktor Pengawas

Deskripsi Pertama dimulai pengawas mengakses data yang akan di olah, lalu system akan menerima data liter awal dan akhir yang akan diproses dengan cara selisih liter awal dan akhir dikalikan harga produk, setelah itu system memproses laporan penjualan dan pengawas dapat mencetak laporan.

(14)

g. Sequence Diagram Login

Pengguna

Tampilan Proses_login Database Menu_Utama

Tampilan Login

Masukkan Username & Password

Validasi

Login

Gambar 3.10

Sequence Diagram Login Operator dan Admin

Tabel 3.10 Skenario Sequence Diagram Login Operator dan Pengawas

Nama Sequence Diagram Login

Deskripsi Operator maupun pengawas dapat melakukan proses login pada menu login dengan cara memasukkan

username dan password nya, yang nantinya akan di

proses oleh system dan di validasi ke dalam database, apabila username dan password operator maupun

pengawas sesuai yang tersimpan di system database login maka operator maupun pengawas dapat masuk ke

(15)

h. Sequence Diagram Menginput Data Penjualan perShift

Operator

Menu Transaksi Sub Menu Transaksi Database

Pilih sub menu transaksi

Valid ? save_data() Validate

Add (Id, Nama Operator, Nama Produk,Shift, Jumlah Meter

Not_valid ? Show cancel message()

Show Message Success()

Gambar 3.11

Sequence Diagram Operator Meninput Data Penjualan

Tabel 3.11 Skenario Sequence Diagram Menginput Data Penjualan Pershift

Nama Sequence Diagram Menginput Data Penjualan perShift

Deskripsi Operator dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk mengelola transaksi seperti menginput Id, Nama, Nama produk, Jadwal shift, dan Jumlah Meter (Meter awal, Meter akhir).

(16)

i. Sequence Diagram Mengolah Laporan Penjualan Tiap Tiap Shift

Pengawas

Menu Laporan Selisih Penjualan Database

Pilih sub menu

Hitung Selisih Penjualan

Show Message Success() Hitung Selisih

Mete

Gambar 3.12

Sequence Diagram Pengawas Mengolah Laporan

Tabel 3.12 Skenario Sequence Diagram Mengolah Laporan

Nama Sequence Diagram Mengolah Laporan

Deskripsi Pengawas dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk mengelola laporan seperti menghitung selisih dimana meter akhir di kurang meter awal maka akan muncul hasil selisih.

(17)

j. Sequence Diagram Membuat Rekapan Transaksi Penjualan Harian

Pengawas

Menu Laporan Rekap Penjualan Database

Pilih sub menu

Rekap Semua Laporan Penjualan

Show Message Success() Rekap

Transaksi Penjualan

Gambar 3.13

Sequence Diagram Pengawas Membuat Rekapan Transaksi Penjualan

Tabel 3.13 Skenario Sequence Diagram Membuat Rekapan Transaksi Penjualan

Nama Sequence Diagram Membuat Rekapan Transaksi Penjualan

Deskripsi Pengawas dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk membuat rekapan dari hasil transaksi penjualan harian

(18)

k. Sequence Diagram Mencetak Dokumen

Pengawas

Menu Laporan Cetak Laporan

Pilih sub menu Print Out Database

Show success message() Print Data

Gambar 3.14

Sequence Diagram Pengawas Mencetak Dokumen

Tabel 3.14 Skenario Sequence Diagram Mencetak Dokumen

Nama Sequence Diagram Membuat Rekapan Transaksi Penjualan

Deskripsi Pengawas dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk mencetak dokumen hasil proses dari pengolahan laporan sebelumnya.

(19)

l. Class Diagram +simpan() +ubah() +hapus() -kd_produk -nm_produk Produk +simpan() +ubah() +hapus() +cetak() -id_operator -nm_operator -alamat_operator -tlp_operator Operator +simpan() +ubah() +hapus() +cetak() -no_laporan_harian -tgl_laporan_harian -id_pengawas -no_laporan_meteran Laporan Harian +perbaharui() +simpan() -kd_shift -jam_shift -hari_shift -id_operator Jadwal Shift +simpan() +ubah() +hapus() -id_pengawas -nm_pengawas -alamat_pengawas -tlp_pengawas Pengawas +simpan() +ubah() +hapus() +cetak() -no_laporan_meteran -tgl_laporan -hari -meter_awal -meter_akhir -kd_shift -kd_pompa -kd_produk -jumlah_setoran Laporan Meteran +simpan() +ubah() +hapus() -kd_pompa -nama_pompa Pompa 1 1 1 1 1 1..* 1 1..* * 1 1..* ₁ Gambar 3.15 Class Diagram

(20)

3.5. Rancangan Struktur Tabel

Dalam pembuatan system ini dibutuhkan rancangan basis data yang sesuai dengan

kebutuhan sistem sendiri. Rancangan table secara garis besar dari seluruh proses komputerisasi pengolahan data yang akan dilakukan, tanpa tabel system pengolahan data, komputerisasi tidak dapat berjalan, perancangan ini mencakup penetuan kunci utama dan kunci lainnya untuk menghubungkan tabel satu dengan tabel lainnya. Berikut ini adalah tabel-tabel yang digunakan dalam perancangansistem penjualan pada SPBU 11707 Kamal Raya

1. Tabel Operator

Nama Tabel : Oprator

Field Kunci : id_operator

Jumlah Field : 6

Tabel 3.13 Struktur Tabel Oprator

No Nama_Field Type Size Keterangan

1 id_operator Int 6 Primary_Key

2 nm_operator Varchar 50

3 alamat_operator Varchar 30

(21)

2. Tabel Jadwal Shift

Nama Tabel : Jadwal shift

Field Kunci : kd_shift

Jumlah Field : 2

Tabel 3.14 Struktur Tabel Jadwal Shift

1 kd_shift Int 2 Primary_Key

2 jam_shift Time 8

3 hari_shift Varchar 15

4 id_operator Int 6 Foreign Key

3. Tabel Produk

Nama Tabel : Produk

Field Kunci : kd_produk

Jumlah Field : 5

Tabel 3.15 Struktur Tabel Produk

1 kd_produk Int 5 Primary_Key

(22)

4. Tabel Mesin

Nama Tabel : Mesin

Field Kunci : kd_mesin

Jumlah Field : 5

Tabel 3.16 Struktur Tabel Pompa

1 kd_mesin Int 5 Primary_Key

2 nm_mesin Varchar 10

5. Tabel Pengawas

Nama Tabel : Pengawas

Field Kunci : id_pengawas

Jumlah Field : 8

Tabel 3.17 Struktur Tabel Pengawas

1 id_pengawas Int 8 Primary_Key

2 nm_pengawas Varchar 50

3 alamat_pengawas Varchar 30

(23)

6. Tabel Laporan Harian

Nama Tabel : Laporan Harian

Field Kunci : no_laporan

Jumlah Field : 5

Tabel 3.18 Struktur Tabel Laporan Harian

1 no_laporan Int 5 Primary_Key

2 tgl_laporan Date -

3 id_pengawas Int 8 Foreign_Key

4 no_laporan_meteran Int 15 Foreign_Key

7. Tabel Laporan Meteran

Nama Tabel : Laporan Meteran

Field Kunci : no_laporan_meteran

Jumlah Field : 15

Tabel 3.19 Struktur Tabel Laporan Meteran

1 no_laporan_meteran Int 15 Primary_Key

2 Tgl_laporan Date -

3 Hari Varchar 15

(24)

5 Meter_akhir Int 15

6 Kd_shift Int 2 Foreign_Key

7 Kd_mesin Int 5 Foreign_Key

8 Kd_produk Int 5 Foreign_Key

(25)

3.7 Perancangan Tampilan Layar

3.7.1 Rancangan Layar Menu Utama

Gambar 3.14

Perancangan Tampilan Menu Utama

3.7.2 Rancangan Layar Menu Jadwal Shift

Gambar 3.15

(26)

3.7.3 Rancangan Layar Menu About

Gambar 3.16

Perancangan Tampilan Menu About

3.7.4 Rancangan Layar Menu Login

Gambar 3.17

(27)

3.7.5 Rancangan Layar Menu Operator Penjualan Awal

Gambar 3.18

Perancangan Tampilan Menu Operator Penjualan Awal

3.7.6 Rancangan Layar Menu Operator Penjualan Akhir

Gambar 3.19

(28)

3.7.7 Rancangan Layar Menu Pengolahan Laporan (Pengawas)

Gambar 3.20

Perancangan Tampilan Menu Laporan pada Pengawas

3.7.8 Rancangan Layar Menu Edit Jadwal Shift (Pengawas)

Gambar 3.21