SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN
REVIEW
Control (Pengendalian)
: adalah suatu
proses untuk memastikan bahwa hal-hal
yang stratejik telah dicapai.
Sistem : adalah suatu cara tertentu dan
bersifat repetitif atau berulang-ulang
untuk melaksanakan suatu atau
sekelompok aktivitas.
Manajemen:
adalah sekelompok orang
(manajer/CEO) yang berkerja
bersama-sama untuk mencapai tujuan berbersama-sama.
NATURE OF MCS
SISTEM : CARA TERTENTU DAN
BIASANYA BERULANG-ULANG UNTUK
MELAKSANAKAN SUATU ATAU
RANGKAIAN AKTIVITAS.
CONTOH :
- THERMOSTAT MOBIL
PENGENDALIAN
ALAT KONTROL/ KENDALI
ORGANISASI
CONTOH :
- GAS KENDARAAN
- SETIR
KERANGKA HUBUNGAN ELEMEN-ELEMEN DALAM
PROSES PENGENDALIAN
1. DETECTOR : Informasi mengenai apa yang
terjadi Perangkat kendali Perusahaan Yang sedang dikendalikan 3. EFFEKTOR : Per-ubahan perilaku Jika diperlukan 2. ASSESSOR : Perban-dingan dengan ukuran standar
Dalam suatu sistem
control paling
sedikit mempunyai 4 unsur:
1.
Detector (sensor)
,
alat yang
mendeteksi apa yang sebenarnya
terjadi dalam proses yang sedang
dikendalikan.
2.
Assesor
alat yang
memban-dingkan untuk menentukan
ketepatan
sesuatu
yang terjadi
dengan cara dibandingkan
dengan standar yang telah
3.
Effector
alat yang mengubah
sesuatu yang diperoleh dari
asssesor.
4.
Communication Network
alat yang mengirimkan
informasi
antara detektor ke
assesor, dan assesor ke effektor.
THERMOSTAT
1)
Termometer (
detector
), yg mengatur suhu
ruangan.
2)
Assesor,
yg membandingkan suhu ruangan dgn
standar yg diterima mengenai suhu yg
seharusnya.
3)
Effector,
yg mendorong pemanas utk
memancarkan panas (jika suhu aktual lebih
rendah dari suhu standar) dan juga mematikan
alat-alat ini ketika suhu ruangan telah sesuai dgn
suhu standar.
4)
Jaringan komunikasi, yg meneruskan iinformasi
dari termometer ke assesor dan dari assesor ke
elemen pemanas atau pendingin.
Pengendara Mobil
(Kecepatan standar 65 mil/jam (mph)
1) Mata Anda (sensor), mengukur kecepatan aktual
dgn cara mengamati spedometer.
2) Otak Anda (
assesor)
, membandingkan kecepatan
aktual dengan kecepatan yg ditetapkan oleh hukum
dan mendeteksi adanya penyimpangan dari
standar.
3) Mengarahkan kaki Anda (
effector)
, untuk
melepas/menekan pedal gas.
4) Saraf Anda, mengubah sistem komunikasi yg
menyebarkan informasi dari mata ke otak dan dari
otak ke kaki.
PENGENDALIAN
Organisasi telah menetapkan suatu
tujuan tertentu.
1.
Detector/sensor
yang
melihat apa yang sebenarnya
terjadi (faktual) dalam pencapaian
tujuan tersebut.
2.
Assesor
yang membandingkan
antara faktual pencapaian tujuan
tersebut dengan tujuan yang
3.
Effector
yang akan mengambil
tindakan koreksi, apabila terdapat
perbedaan yang sangat signifikan antara
faktual dengan tujuan yang dikehendaki.
4.
Jaringan komunikasi
sesuatu yang
memberitahukan
kepada para manajer
apa yang sebenarnya
terjadi, dan
bagaimana hal tersebut dibandingkan
dengan keadaan yang diharapkan.
KERANGKA FUNGSI PERENCANAAN dan
PENGENDALIAN
PENGENDALIAN MANAJEMEN (MANAGEMENTCONTROL) FORMULASI STRATEGI (STRATEGY FORMULATION) PENGENDALIAN TUGAS (TASK CONTROL)Aktivitas
Sifat Akhir Produk
Tujuan, Strategi dan
Kebijakan
Implementasi Strategi
Kinerja yang efisien dan
efektif dari tugas-tugas
individual
Pengendalian Manajemen
(Proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota
organisasi lainnya untuk mengimplemenntasikan strategi
organisasi)
Kegiatan pengendalian, meliputi:
1.
Merencanakan apa yg seharusnya dilakukan
organisasi.
2.
Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari
beberapa bagian organisasi.
3.
Mengomunikasikan informasi.
4.
Mengevalusi informasi.
5.
Memutuskan tindakan apa yg seharusnya diambil.
6.
Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah
Keselarasan Tujuan
(Goal Congruence)
Berarti sejauh mana, tujuan
seorang anggota organisasi
seharus konsisten dengan tujuan
organisasi itu sendiri.
SPM seharusnya dirancang dan
dioperasikan dengan prinsip
keselarasan tujuan dalam pikiran
setiap pribadi
Penerapan Strategi (Wal-Mart)
Pendapatan lebih dari $120 miliar (2002),
perusahaan ritel terbesar di dunia dgn keunggulan
strategi menjual produk bermerek dg biaya rendah.
SPM diarahkan pada manajemen operasi toko yg
efisien.
Data dari 4.400 toko utk pos-pos, seperti
penjualan, pengeluaran, serta laba-rugi yg
dikumpulkan, dianalisis dan disebarkan secara
elektronik dgn
realt-time basis,
secara cepat
mengungkapkan bagaimana suatu wilayah, distrik,
toko, departemen dalam toko atau barang dalam
departemen tertentu yg berkinerja baik
.
Penerapan Strategi (Wal-Mart)
Informasi yg diungkapkan memungkinkan
mengurangi kemungkinan kehabisan barang/stok
dan memaksimalkan perputaran persediaan
(
inventory turnover)
.
Perusahaan mampu mengurangi kerugian yg
diakibatkan oleh pencurian, dgn cara
melembagakan kebijakan pembagian 50%
penghematan dari penurunan pencurian dalam
sebuah toko tertentu., sesuai dg standar industri,
diantara karyawan toko tersebut.
19
PERBEDAAN STRATEGIC FORMULATION,
MANAGEMENT CONTROL DAN
TASK CONTROL
NO. STRATEGIC FORMULATION
MANAGEMENT CONTROL TASK CONTROL 1. Proses penetapan tujuan
organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut
Proses bagaimana
mengim-plementasikan strategi tersebut.
Proses yang menjamin bahwa tugas telah dilaksa-nakan secara efektif dan efisien 2. Tujuan tidak berbatas
waktu
Strategi = rencana
yang luas dan penting
Mempertimbangkan
threat dan opportunity, setiap saat dan waktu
Fokusnya perusahaan
secara keseluruhan
Berbatas waktu
(periodik)
Fokusnya satu unit
organisasi
Aktivitasnya perilaku Berorientasi perilaku,
dan tidak bisa dibuat persamaan Melibatkan hubungan atasan dengan bawahan Fokusnya hanya sebagian unit organisasi Berorientasi transaksi Aktivitasnya scientific Informasinya dalam angka-2 Tidak melibatkan hubu-ngan atasan dengan bawahan 3. Tidak sistematik Berdasarkan judgement
Sistematik (reguler) Ada aturan-aturan dalam melaksanakan tugas
4. Hanya top manajemen
saja yang terlibat, dan Melibatkan seluruh manajer pada seluruh Hanya individu yang terlibat dengan NO. STRATEGIC
FORMULATION
MANAGEMENT CONTROL TASK CONTROL 1. Proses penetapan tujuan
organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut
Proses bagaimana
mengim-plementasikan strategi tersebut.
Proses yang menjamin bahwa tugas telah dilaksa-nakan secara efektif dan efisien 2. Tujuan tidak berbatas
waktu
Strategi = rencana
yang luas dan penting
Mempertimbangkan
threat dan opportunity, setiap saat dan waktu
Fokusnya perusahaan
secara keseluruhan
Berbatas waktu
(periodik)
Fokusnya satu unit
organisasi
Aktivitasnya perilaku Berorientasi perilaku,
dan tidak bisa dibuat persamaan Melibatkan hubungan atasan dengan bawahan Fokusnya hanya sebagian unit organisasi Berorientasi transaksi Aktivitasnya scientific Informasinya dalam angka-2 Tidak melibatkan hubu-ngan atasan dengan bawahan 3. Tidak sistematik Berdasarkan judgement
Sistematik (reguler) Ada aturan-aturan dalam melaksanakan tugas
4. Hanya top manajemen
CONTOH : STRATEGIC FORMULATION,
MANAGEMENT CONTROL DAN
TASK CONTROL
NO. STRATEGIC FORMULATION MANAGEMENT CONTROL TASK CONTROL 1. Akuisisi (pengambil alihan)
perusahaan yang tidak berhubungan
Memperkenalkan produk atau merk baru dari suatu lini produk
Koordinasinya masuknya order (pesanan)
2. Memasuki bisnis baru Memperluas pabrik Penjadwalan produksi 3. Menambah penjualan Menentukan anggaran iklan Pemasangan iklan di TV 4. Mengubah rasio
utang/modal
Menambah utang baru Mengelola kas 5. Perencanaan kebijakan
spekulasi persediaan Memutuskan tingkat persediaan Pemesanan kembali suatu barang 6. Menetapkan arah penelitian
dan nilainya
Pengendalian organisasi penelitian
Menjalankan proyek penelitian individu
SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN
Pembakuan prosedur dan cara
kerja untuk melakukan proses
guna memotivasi para
manajer dalam organisasi agar
bekerja mencapai tujuan
HAL-HAL MENDASAR DALAM
PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian manajemen
suatu
keharusan dalam suatu organisasi.
Sistem pengendalian manajemen merupakan
implementasi strategi, sehingga harus sesuai
dengan strategi organisasi.
Implementasi strategi memerlukan suatu
alat untuk memotivasi anggota organisasi
guna mencapai tujuan organisasi.
Pengendalian manajemen adalah alat
untuk memotivasi agar tujuan anggota
organisasi selaras (goal congruence)
dengan tujuan organisasi.
Perilaku adalah fokus dari
pengendalian manajemen agar strategi
yang telah ditetapkan dilaksanakan
secara efektif dan efisien oleh anggota
organisasi.
Pengendalian manajemen merupakan
bentuk kegiatan perencanaan dan
pengendalian yang dilakukan oleh
manajemen di dalam suatu organisasi.
Pengendalian Manajemen, adalah suatu
sistem, metode dan prosedur yang
digunakan oleh manajemen untuk
mempengaruhi orang-orang dalam
organisasi dengan tujuan agar mereka
melaksanakan strategi perusahaan secara
efektif dan efisien.
•
Proses pengendalian manajemen
melibatkan hubungan antara atasan dan
bawahan, yang meliputi aktivitas
1.Komunikasi
2.Motivasi
3.Evaluasi
•
Metodologi pengendalian manajemen dari
proses diatas, adalah :
1.Menentukan tujuan
2.Pengukuran prestasi
3.Evaluasi prestasi.
AKTIVITAS PENGENDALIAN
MANAJEMEN
Aktivitas pengendalian manajemen, adalah
meliputi :
Planning
, yaitu pengambilan keputusan
mengenai sesuatu yang akan dilakukan oleh
perusahaan.
Coordinating
, yaitu melakukan koordinasi
terhadap berbagai aktivitas yang ada di dalam
organisasi
Communicating
, yaitu mengkomunikasikan
berbagai informasi kepada pihak-pihak yang
terkait di dalam organisasi.
AKTIVITAS PENGENDALIAN
MANAJEMEN
Aktivitas pengendalian manajemen, adalah
meliputi :
Evaluating
, yaitu evaluasi informasi yang ada.
Deciding
, yaitu menetapkan aksi yang harus
dilakukan terhadap informasi yang telah
dievaluasi.
Influencing people
,
yaitu mempengaruhi
orang-orang agar merubah perilakunya
tujuan individu = tujuan perusahaan melalui
keselarasan tujuan (goal congruence).
LINGKUP PEMBAHASAN
MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)
Pembahasan pengendalian manajemen meliputi :
1. Lingkungan pengendalian manajemen : adalah jaringan
kerja organisasi dimana manajemen melaksanakan
tugas pengendalian yang berhubungan dengan : perilaku
individu
di dalam organisasi, berbagai jenis organisasi
terutama tanggung jawab keuangannya pada berbagai
unit dan sub
unitnya.
2. Proses pengendalian manajemen : adalah interaksi formal
(sistem pengendalian dan perencanaan yang meliputi : (a)
Strategic planning, (b) Budget preparation, (c)
Executions, (d)
Evaluation of performance) dan informal
(memo,
percakapan, tatap muka, rapat/
pertemuan),
diantara para
manajer dalam rangka mencapai tujuan
organisasi yang
telah ditetapkan.
3. Variasi pengendalian manajemen : adalah penjelasan
berbagai pengendalian pada berbagai strategi, dan
penerapannya pada organisasi jasa.
LINGKUP PEMBAHASAN MANAGEMENT
CONTROL SYSTEM (SPM)
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (MCS), TERDIRI :
1.
Lingkungan Pengendalian yang meliputi :
a. Responsibility Center :
1) Cost Centre
2) Revenue Centre
3) Profit Centre
4) Investment Centre
5) Transfer Pricing
b. Measuring and Controlling Asset Employed
:
1) ROI (Return on Investment)
2) EVA (Economic Value Added)
LINGKUP PEMBAHASAN
MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)
2. Proses Pengendalian Manajemen, meliputi :
a. Strategic Planning
b. Budget Preparations
c. Analyzing Financial Performance Report
d. Performance Measurement
e. Management Compensation
3. Variasi Pengendalian Manajemen :
a. Controls for Differentiated Strategies
b. Service Organization
c. Quality Management
d. Planning and Control of Sales
e. Pengendalian Internal
FUNGSI CONTROLLER DALAM
MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)
Controller (menurut Management Control System, Anthony
and Govindarayan, 11th) :
Fungsi-fungsi yang dilakukan oleh CFO (Chief of Financial
Officer) atau Direktur Keuangan suatu perusahaan yang
meliputi :
1.
Desain dan mengoperasikan pengendalian manajemen
2.Pelaporan-laporan keuangan pada pemegang saham dan
pihak-pihak eksternal
3.
Penyiapan dan analisis laporan kinerja-2 manajemen
4.Supervisi audit internal dan prosedur pengendalian-2
akuntansi
5.
Pengembangan kemampuan pegawai
6.
