IMPLEMENTASI SAP BUSINESS ONE
PADA PT. XYZ OLEH PT. ANUGRAH VISI
INTI TEKNOLOGI
Prisca
Binus University, Jalan Kembang Elok Blok H5 No. 34 Puri Indah, 081370342400, christa.prisca@yahoo.com
Silvia Tanggara
Binus University, Jalan U No. 13 Kemanggisan, 081279055697, silvia.tanggara@yahoo.com
Stefani Angelina
Binus University, Gerindo IV No. 7A, 08978231003, stefani.angelina16@yahoo.com
Yanti
yanti@binus.edu
Abstract
SAP Business One is used at small and medium-sized companies that could integrate all functions in the company. PT.XYZ is a company that sells raw materials dye fabric. Implementation in PT.XYZ was implementing some modules include sales, purchasing, inventory, production, and report. There are two methods used when implement SAP Business One at PT. XYZ, the methods are data collection and Accelerated SAP (ASAP). Data collection methods include field practice, literature, interviews with stakeholders, and direct observation. Accelerated SAP (ASAP) methods consists of five stages include project preparation, business blueprint, realization, final preparation, and go-live and support. Result of SAP implementation at PT. XYZ Business One is to make the reports quickly and easier, and inventory control from a central warehouse to some warehouse branches in several cities in Indonesia. Conclusion that can be taken is SAP Business One helps PT.XYZ to make the business processes become effective and efficient.
Keywords: SAP Business One, Implementation, Integration, Business Process
Abstrak
SAP Business One digunakan terutama pada perusahaan kecil dan menengah dapat mengintegrasi fungsi-fungsi di dalam perusahaan. PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan bahan baku pewarna kain. PT. XYZ mengimplementasikan beberapa modul, antara lain penjualan, pembelian, persediaan, produksi, dan laporan. Digunakan dua metode dalam melakukan implementasi SAP Business One pada PT. XYZ, yakni metode pengumpulan data dan Accelerated SAP (ASAP). Metode pengumpulan data mencakup praktek kerja lapangan, studi pustaka, wawancara kepada pihak terkait dan observasi secara langsung. Metode Accelerated SAP (ASAP) terdiri dari lima tahapan, yaitu project preparation, business blueprint, realization, final preparation, dan go-live and support. Hasil dari implementasi SAP Business One pada PT. XYZ adalah mempercepat dan mempermudah pembuatan laporan, serta kontrol stok barang dari gudang pusat ke beberapa gudang cabang di beberapa kota di Indonesia. Simpulan yang dapat diambil adalah SAP Business One membantu PT. XYZ untuk melakukan proses bisnis yang ada menjadi lebih efektif dan efisien.
PENDAHULUAN
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software architecture yang memfasilitasi aliran informasi antara fungsi-fungsi berbeda dalam perusahaan. ERP memfasilitasi pembagian informasi lintas bagian organisasi dan lokasi geografis (Kumar & Thapliyal, 2010: 3219). Salah satu produk ERP adalah SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing). SAP merupakan software package yang dapat meminimalisasi kompleksitas dan menjalankan bisnis dengan kemampuan computing yang lebih real-time (Anderson, 2011: 8). SAP terdiri dari berbagai modul, dimana setiap modul dapat saling terintegrasi antara satu dengan yang lainnya. SAP menyediakan solusi ERP terintegrasi yang ditujukan untuk perusahaan berskala kecil dan menengah, yaitu SAP Business One.
Terkait dengan pengimplementasian SAP Business One, terlebih dahulu PT. Putra Gemilang Prima telah melakukan implementasi SAP Business One. PT. Putra Gemilang Prima merupakan peritel bahan bangunan yang berbasis di Banjarmasin. Untuk menunjang visi menjadi peritel bahan bangunan terkemuka di Indonesia, PT. Putra Gemilang Prima membenahi sistem teknologi informasi yang menopang proses bisnisnya. Hal tersebut dikarenakan sistem yang lama dianggap sudah tidak mampu mengakomodasi perkembangan bisnis yang semakin pesat. Penerapan SAP Business One pada PT. Putra Gemilang Prima membawa perubahan dalam bidang accounting dan finance, dimana ketersediaan data dan analisis data jauh lebih baik dibandingkan software terdahulunya. Selain itu, SAP Business One juga mampu mengefisiensikan pekerjaan dari segi reporting karena laporan yang dikehendaki bisa dengan segera didapatkan (Metrodata, 2015).
PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan bahan baku pewarna kain. PT. XYZ menjalankan aktivitas bisnisnya secara manual tanpa menggunakan sistem informasi tertentu sebagai penunjangnya sehingga muncul masalah seperti stok yang tidak dapat dikontrol dengan baik dan pengiriman report menjadi sering terlambat. Oleh karena kebutuhan akan teknologi yang dapat menunjang efektivitas dan efisiensi proses bisnis, maka PT. XYZ berencana untuk menggunakan sistem informasi yang terintegrasi untuk perusahaan kecil dan menengah, yaitu menggunakan sistem SAP Business One. Dengan menggunakan SAP Business One, diharapkan PT. XYZ dapat mengelola data dan informasi secara terintegrasi dan real-time.
Untuk menerapkan sistem SAP Business One, PT. XYZ bekerjasama dengan PT. Anugrah Visi Inti Teknologi. PT. Anugrah Visi Inti Teknologi merupakan salah satu perusahaan konsultan IT yang berfokus pada penyediaan teknologi untuk membantu perusahaan dsalam mengembangkan bisnisnya, antara lain melalui pengimplementasian SAP Business One. PT. Anugrah Visi Inti Teknologi melakukan research dan pengembangan dari efektivitas proses bisnis dengan menggunakan pendekatan terbaik dalam segi harga dan efisiensi waktu pengimplementasian sistem.
Tujuan dari penulisan ini, antara lain:
1. Mengidentifikasi proses bisnis yang berjalan saat ini pada PT. XYZ.
2. Merancang blueprint proses bisnis yang akan diimplementasikan dengan SAP Business One. 3. Merealisasikan sistem yang sesuai berdasarkan hasil rancangan blueprint.
METODOLOGI
Dalam penulisan ini, metode yang digunakan, antara lain: 1. Metode pengumpulan data
• Melakukan praktek kerja lapangan (internship) di PT. Anugrah Visi Inti Teknologi untuk membuat blueprint dari as-is analysis menjadi to-be analysis.
• Metode studi kepustakaan, yaitu literatur-literatur yang membahas konsep SAP Business One dan metode Accelerated SAP (ASAP).
• Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek pengimplementasian SAP Business One.
• Melakukan observasi secara langsung terhadap proses bisnis yang terjadi dan proses pengimplementasian yang dilaksanakan.
2. Metode implementasi SAP, yaitu Accelerated SAP (ASAP). Metode ASAP ini meliputi beberapa tahapan:
• Project preparation
Pada tahap awal ini akan dipersiapkan initial scope, timeline, dan identifikasi anggota tim proyek.
• Business blueprint
Pada tahapan ini dilakukan pembuatan dan penyusunan blueprint yang menjabarkan as-is analysis, analisis permasalahan dan solusi, serta to-be analysis.
• Realization
Pada tahapan ini dilakukan penerapan semua persyaratan bisnis dan proses berdasarkan business blueprint.
HASIL DAN BAHASAN
1. Project Preparation
Ketika fase project preparation ini dimulai, maka pihak dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi akan mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan project management, seperti project goals, project scope, project team, dan project timeline.
Project Goals
Pihak konsultan memutuskan untuk mengimplementasi SAP Business One pada PT. XYZ, yang memiliki tujuan yaitu:
1. Memperbaiki pencatatan transaksi penjualan dan pembelian 2. Mempercepat dan mempermudah pembuatan laporan 3. Meningkatkan kontrol terhadap stok
4. Meningkatkan keakuratan data dan informasi
Project Scope
Project scope yang dibahas antara konsultan dan klien dalam implementasi sistem SAP Business One diantaranya adalah:
1. Implementasi SAP Business One pada PT. XYZ mencakup modul Sales, Inventory, Production, Purchasing, Report, Financial, dan Banking. Sementara modul Service dan Human Resources tidak diimplementasikan.
2. Implementasi SAP Business One pada PT. XYZ mencakup seluruh fase dari metode ASAP yang meliputi project preparation, business blueprint, realization, final preparation, dan go-live and support.
Project Team
Project team yang ada di perusahaan konsultan terdiri dari 1 project manager, 1 functional consultant, dan 3 project member. Sedangkan project team pada PT. XYZ terdiri dari 1 project manager dan project member yang masing-masing berasal dari divisi Sales, Purchasing, Gudang, dan Banking.
Project Timeline
Implementasi SAP Business One direncanakan akan dilakukan selama 116 hari, mulai dari bulan Agustus 2014 hingga Januari 2015.
2. Business Blueprint
Business blueprint adalah deskripsi yang detail dari proses bisnis dan kebutuhan sistem, yang dapat berupa print-out. Business blueprint berguna untuk membuat struktur proyek yang relevan dengan proses bisnis, skenario bisnis, dan tahapan proses yang terorganisir di dalam struktur hierarki (SAP, 2014).
Dalam tahapan business blueprint, konsultan akan mendokumentasikan proses bisnis yang sedang berjalan (as-is), kemudian konsultan akan melakukan analisis lebih lanjut untuk mengetahui alur proses bisnis yang ada serta masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. XYZ. Selanjutnya, konsultan akan merancang proses bisnis blueprint (to-be) yang akan diimplementasikan dengan SAP Business One.
Berikut merupakan mapping antara permasalahan yang ditemukan pada proses bisnis berjalan PT. XYZ dengan proses bisnis blueprint yang dibuat:
Tabel 1. Mapping Permasalahan dan Proses Bisnis Blueprint
Permasalahan Proses Bisnis Blueprint (To-be Analysis)
Proses pencatatan data dan informasi masih menggunakan form kertas dan Microsoft Excel
Proses pencatatan data dan informasi menggunakan SAP
Ketiadaan pencatatan keluar dan masuk barang pada proses transfer barang antar gudang
Penggunaan form Inventory Transfer Request dan Inventory Transfer
Permasalahan Proses Bisnis Blueprint (To-be Analysis) Penghitungan dan pencatatan yang dilakukan
secara manual
Penggunaan form Inventory Counting dan Inventory Posting
Transaksi pembelian dan penjualan yang masih dicatat dalam form-form kertas
Pengunaan form-form pada modul Sales dan Purchasing
Informasi penawaran harga kepada pelanggan dan informasi penawaran harga dari supplier tidak dicatat dalam dokumen
Penggunaan form Sales Quotation dan Purchase Quotation
Laporan-laporan, seperti laporan penjualan, laporan pembelian, laporan stok barang, dan lain-lain masih dibuat secara manual
Penggunaan form-form report, baik report yang disediakan oleh SAP ataupun query report
Proses bisnis as-is dan to-be akan didokumentasikan dalam bentuk flowchart. Pembuatan flowchart tersebut didasarkan dari teori Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee (2010: 214-216) yang menjabarkan bahwa flowchart memberikan rincian proses-proses yang dilakukan (logical perspective) dan sumber daya fisik yang digunakan untuk melakukan proses (physical perspective).
Berikut ini adalah salah satu proses bisnis as-is pada PT. XYZ:
Gambar 1. Flowchart Proses Bisnis Stock Opname (as-is)
Berdasarkan flowchart proses bisnis yang berjalan (as-is) pada gambar di atas, pihak konsultan membuat flowchart proses bisnis blueprint (to-be) seperti pada gambar di bawah.
Gambar 2. Flowchart Proses Bisnis Stock Opname (to-be)
3. Realization
Pada tahap realization, project team melakukan penerjemahan kebutuhan proses bisnis menjadi setting konfigurasi teknikal, yang mencakup form setting, customizing, dan system configuration. Selain itu, pada tahap ini juga dilakukan pembuatan user manual untuk end user.
Master Data
Master data yang digunakan dalam implementasi SAP Business One pada PT. XYZ, antara lain:
- Customer Master Data
Customer master data merupakan daftar customer yang ada di PT. XYZ. Customer master data ini dapat diakses melalui modul Business Partner → Business Partner Master Data dengan memilih Business Partner Type ‘Customer’.
Gambar 3. Customer Master Data - Vendor Master Data
Vendor/supplier master data merupakan daftar vendor/supplier yang ada di PT. XYZ. Vendor/supplier master data ini dapat diakses melalui modul Business Partner → Business Partner Master Data dengan memilih Business Partner Type ‘Vendor’.
Gambar 4. Vendor Master Data - Item Master Data
Master Data Bills of Material dibuat dengan menggunakan form Item Master Data. Form tersebut digunakan untuk mengelola item-item persediaan yang dibeli, diproduksi, dijual, atau disimpan.
Gambar 5. Form Item Master Data
Form Settings
Form Settings pada SAP Business One memungkinkan user untuk menentukan field dan kolom yang ingin ditampilkan dan diaktifkan pada dokumen. Dengan demikian, user dapat menampilkan informasi yang diinginkan saja dan dapat membantu penginputan data yang diperlukan dengan lebih mudah.
Field yang dapat diatur adalah field yang terdapat pada tabel, atau biasa disebut dengan lines. Pengaturan terhadap lines tersebut dapat dilakukan melalui menu Tools → Form Settings → Table Format. Sedangkan field yang terdapat pada header tidak dapat diubah melalui Form Settings, namun dapat dikustomisasi melalui User Defined Fields (UDF).
Gambar 6. Contoh Form Setting
Customizing
Customizing perlu dilakukan pada beberapa form dalam pengimplementasian SAP Business One di PT. XYZ. Customizing tersebut meliputi User-Defined Tables (UDT) dan User-Defined Fields (UDF).
Berdasarkan user requirement dari PT. XYZ, terdapat juga kebutuhan yang tidak ada disediakan oleh SAP Business One, sehingga perlu dilakukan kustomisasi untuk memenuhi user requirement.Kustomisasi yang dilakukan berupa:
- Membuat User-Defined Tables (UDT)
UDT dibuat untuk menambahkan tabel baru dan menyimpan informasi tambahan. Fungsi dari UDT juga dapat membantu developer untuk menambahkan add-on pada SAP Business One.
Gambar 7. User-Defined Tables - Membuat User Define Fields (UDF)
UDF dibuat untuk menambahkan field baru pada form SAP. Field yang baru dapat menyimpan informasi tambahan yang diperlukan oleh user. Pengaturan ini dapat dilakukan dengan cara mengakses menu User-Defined Fields Management.
Gambar 8. User-Defined Fields
Report
Implementasi SAP Business One akan memberikan manfaat dalam pembuatan laporan. Laporan penjualan, laporan pembelian, maupun laporan stok dapat diperoleh dengan cepat dan mudah.
Berikut adalah contoh laporan rekap saldo stok yang dihasilkan dari SAP Business One.
Gambar 9. Rekap Saldo Stok
System Configuration
Konfigurasi sistem pada SAP Business One PT. XYZ meliputi proses pembuatan user authorizations dan penentuan prosedur dalam modul Administration.
User Authorizations
Pembuatan user baru dapat dilakukan melalui menu Modules → Administration → Setup → General → Users.
Authorizations memungkinkan penentuan user yang memiliki otorisasi untuk melihat, membuat, dan memperbarui dokumen. Ada tiga macam authorization, yaitu full authorization, read-only, dan no authorization. Authorizations dapat dikonfigurasi melalui menu Modules → Administration → System Initialization → Authorizations.
System Initialization in Administration Module
Konfigurasi pada user authorization dan administration module terkait dengan perhitungan nilai persediaan pada PT. XYZ menggunakan metode FIFO, mata uang yang digunakan, serta pengaturan sistem yang disesuaikan dengan setting dari perusahaan, misalnya time format, date format, decimal places, dll.
User Manual
User manual digunakan sebagai panduan untuk user dalam penggunaan SAP Business One jika mengalami kendala dalam tahap training. User Manual dibuat dengan tujuan memberikan solusi kepada masalah yang dihadapi user pada saat training atau penggunaannya.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan yang didapatkan dari pengimplementasian SAP Business One pada PT. XYZ oleh PT. Anugrah Visi Inti Teknologi adalah sebagai berikut.
1. PT. Anugrah Visi Inti Teknologi merupakan perusahaan konsultan IT yang berfokus untuk membantu perusahaan-perusahaan kecil dan menengah di seluruh Indonesia dengan menyediakan teknologi yang memberikan manfaat bagi perkembangan bisnisnya melalui pengimplementasian sistem ERP, yaitu SAP Business One. PT. XYZ merupakan perusahaan klien PT. Anugrah Visi Inti Teknologi yang bergerak di bidang penjualan bahan baku pewarna kain/tekstil.
2. Fase implementasi SAP Business One pada perusahaan klien dimulai dengan mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan project management, seperti project goals yang difokuskan untuk memperbaiki pencatatan transaksi penjualan dan pembelian, mempercepat pembuatan laporan, serta meningkatkan kontrol terhadap stok. Kemudian konsultan membahas project scope dalam implementasi SAP Business One yang meliputi modul sales, inventory, production, purchasing, report, financial, dan banking, serta mencakup seluruh fase dari metode ASAP. Project team merupakan siapa saja yang terlibat dalam proyek implementasi SAP Business One, baik dari pihak perusahaan klien maupun dari pihak perusahaan konsultan. Dari project timeline didapatkan bahwa implementasi SAP Business One pada PT. XYZ berlangsung selama 116 hari. 3. Sebelum dirancangnya sistem yang baru, konsultan akan mendokumentasikan proses bisnis lama
yang berjalan di perusahaan klien. Dari dokumentasi yang telah dibuat tersebut, konsultan dapat mengetahui celah yang terdapat dalam proses bisnis mereka. Kemudian konsultan memperbaiki atau mengganti celah itu dengan membuat proses bisnis blueprint (to-be analysis). Modul yang ada dalam implementasi SAP Business One, yakni modul Sales, Purchasing, Inventory, Production,dan Report.
4. Terdapat 8 masalah yang ditemukan dalam proses berjalan di perusahaan klien. Inti dari masalah yang ada dari perusahaan klien adalah proses bisnis yang ada di dalam perusahaan yang semakin berkembang dimana sudah tidak memungkinkan jika proses bisnis dan transaksi-transaksinya dilakukan secara manual baik dari transaksi yang dilakukan, form yang dibuat, laporan, juga controlling. Semua masalah dan kebutuhan dapat diselesaikan dengan diimplementasikannya SAP Business One.
5. Setelah didokumentasikannya proses bisnis berjalan dan blueprint menggunakan flowchart, kemudian dilakukan konfigurasi yang terdiri dari dua bagian, yakni initialization dan customizing. Di dalam initialization terdapat form setting untuk menyesuaikan field yang ada pada form SAP Business One untuk di customizing. Customizing yang dilakukan terdiri dari User Defined Table (UDT) dan User Defined Fields (UDF). Kemudian terdapat konfigurasi pada user authorization dan administration module.
6. User manual digunakan sebagai panduan untuk user dalam penggunaan SAP Business One jika mengalami kendala dalam tahap training. User Manual dibuat dengan tujuan memberikan solusi kepada masalah yang dihadapi user pada saat training atau penggunaannya.
Berdasarkan hasil pengimplementasian SAP Business One yang dilakukan, saran-saran yang diberikan antara lain:
1. Adanya kebutuhan untuk membentuk tim baru dari pihak PT. XYZ dengan tujuan melakukan pengontrolan proses implementasi yang sudah dilakukan juga pelaksanaan proses implementasi yang selanjutnya.
2. Adanya kebutuhan user test acceptance dan training untuk karyawan-karyawan yang bekerja di PT. XYZ guna mengukur juga mempersiapkan karyawan / user agar terbiasa menggunakan sistem yang baru dari perubahan proses bisnis mereka secara manual.
3. Dibentuknya suatu tim dari pihak PT. XYZ untuk maintanance sistem setelah go live.
REFERENSI
Anderson, G. W. (2011). Sams Teach Yourself SAP in 24 Hours. Indiana: Pearson Education, Inc. Considine, B., Parkes, A., Olesen, K., Speer, D., & Lee, M. (2010). Accounting Information Systems:
Understanding Business Processes. Milton: John Wiley & Sons Australia, Ltd.
Kumar, P., & Thapliyal, M. P. (2010). Successful Implementation of ERP in a Large Organization. International Journal of Engineering Science and Technology, 3219.
Metrodata, I. (2015, January). PT Putra Gemilang Prima: iVend dan SAP Business One Siap Wujudkan Visi dengan ERP Teruji. 40 Tahun Metrodata; Strategi Metrodata di 2015, pp. 23-25.
RIWAYAT PENULIS
Stefani Angelina lahir di Kota Jakarta pada 16 Maret 1994. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Ilmu Komputer pada 2015.
Silvia Tanggara lahir di Kota Bandarlampung pada 11 Maret 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Ilmu Komputer pada 2015.
Prisca lahir di Kota Jakarta pada 25 Maret 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Ilmu Komputer pada 2015.
