Teguh Cahyono, ST, M.Kom. 1.

(1)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENJADWALAN SEMINAR UJIAN AKHIR DAN KERJA PRAKTEK

( STUDI KASUS PRODI TEKNIK INFORMATIKA JURUSAN TEKNIK UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN )

Teguh Cahyono, ST, M.Kom.1.

1

Program Studi Teknik Informatika Jurusan Teknik Universitas Jenderal Soedirman Purwokerto Jawa Tengah

teguh.cahyono@unsoed.ac.id teguhsokaraja@yahoo.com

Abstrak

.Sistem infromasi merupakan kebutuhan yang sangat penting pada masa sekarang ini. Perkembangan kebutuhan suatu organisasi saat ini sangat membutuhkan dukungan sistem informasi. Perancangan sistem informasi akan menghasilkan suatu gambaran mengenai sistem informasi yang akan dibangun guna memenuhi kebutuhan organisasi. Program studi teknik informatika membutuhkan dukungan akan suatu sistem yang mampu membantu didalam mendukung kegiatan organisasinya. Seminar tugas akhir dan kerja praktek merupakan suatu kegiatan yang wajib dilakukan oleh mahasiswa dalam rangka menyelesaikan studi. Dukungan sistem informasi untuk membantu mengelola seminar tugas akhir dan kerja praktek merupakan bagian yang dibangun dalam melengkapi kebutuhan akan sistem informasi dalam organisasi program studi. Perancangan sistem ini akan menhasilkan suatu gambaran yang jelas dan rinci akan aplikasi yang dapat mendukung kegiatan kegiatan seminar tugas akhir dan kerja praktek di program studi teknik informatika. Detail rancangan didapatkan dari analisis kebutuhan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Perancangan harus dapat memberikan gambaran yang jelas dan detail akan kebutuhan pengguna.

Kata kunci : perangcangan, tugas akhir,seminar, kerja praktek , program studi. Teknik informatika.

1. Pendahuluan.

Tugas akhir dan kerja praktek merupakan suatu hal yang harus dilakukan oleh setiap mahasiswa dalam menempuh studinya. Masalah yang sering timbul dalam kegiatan tugas akhir dan kerja praktek salah satunya adalah ketika mahasiswa akan melakukan seminar hasil tugas akhir, pendadaran dan seminar kerja praktek sering terjadi masalah pembagian jadwal dan ruangan yang bersamaan antara satu mahasiswa dengan mahasiswa yang lain ketika akan melakukan seminar, terutama kebutuhan ruangan. Hal ini sering terjadi karena pendaftaran yang saat ini dilakukan adalah dengan cara mahasiswa yang akan melakukan seminar harus menuliskan jadwal ujian di papan tulis, yang hal ini bisa menimbulkan masalah kesalahan dan ketidak cocokan dengan pelaksanaan ujian apabila ada yang berbuat curang dalam pendaftaran.

Selama ini bapendik tidak mempuyai data yangbbisa dijadikan pegangan sebagai laopran tentang pelaksanaan kegiatan seminar dan penggunaan ruangan untuk seminar. Selain itu jumlah ruang yang terbatas juga menyulitkan dalam melaksanakan seminar.

Dukungan sistem informasi untuk menyelesaikan masalah tersebut sangat diperlukan akan tidak terjadi permasalahan yang sudah disebutkan diatas.sistem informasi akan menyampaikan

(2)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013

infirmasi/laporan mengenai ruangan yang kosong, jam, serta pembagian waktu ujian. Disamping itu sistem informasi ini juga akan memberikan infromasi yang valid kepada dosen penguji dan penanggujawab organisasi yaitu ketua jurusan dan ketua progran studi guna memantau kegiatan seminar tugas akhir dan kerja praktek. Dosen dapat memanfaatkan informasi kapan akan menguji dan siapa yang akan diuji dengan jelas. Hal ini tentu saja sangat dibutuhkan guna membantu kelancaran kegiatan pelaksanaan seminar tugas akhir dan kerja praktek di program studi teknik informatika jurusan teknik universitas Jenderar soedirman Purwokerto. Keluaran yang dihasilkan adalah rancangan detail tentang sistem informasi penjadwalan seminar tugas akhir dan kerja praktek.

2. Tinjauan Pustaka. Perancangan Sistem

Sebelum sistem dikembangkan secara nyata, maka terlebih dahulu dibuat rangangan dari desain sistem, yaitu gambaran yang secara global dari sistem yang akan dikembangkan lebih lanjut. Tujuan dari desain sistem adalah memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang akan dibangun. Komponen dari sistem informasi yang akan dibangun antara lain adalah :

a. Model sistem b. Input sistem c. Output sistem. d. Database.

Dari penggambaran akan komponen diatas paling tidak dapat memberikan gambaran detail kepada user mengenai sistem yang akan dibangun. Tool atau metodologi yang digunakan untuk memberikan gembaran kepada user antara lain data flow diagram, rancangan interface, struktur tabel, dan relasi tabel.

Konsep Dasar sistem

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasi data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi (Deborah Kurniawati dan Edy Prayitno, 2009).

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pengertian sistem menurut Jogiyanto (2005: 1) yang lebih menekankan pada prosedurnya didefinisikan sebagai berikut :“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.” Sedangkan pendekatan sistem yang merupakan jarngan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel (1960) yang mendefinisikan sebagai berikut :“Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis) biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.

Dari definisi diatas bisa kita simpulkan bahwa suatu sistem mempunyai syarat harus memiliki komponen dan antar komponen tersebut mempunyai prosedur kerja yang sama untuk mencapai suatu tujuan yang sama. Tujuan yang dimaksud adalah untuk menyelesaikan suatu permaslahan tertentu terkait dengan sistem.

(3)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013 Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Abdul Kadir 2003 : Sistem informasi pada suatu sistem meliputi pemasukan data (input) yang kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, hasil informasi akan diatangkap kembali sebagai suatu output dan seterusnya, sehingga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi (Information System) sebagai sistem khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut.

Sistem informasi dapat berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling berinteraksi dan bekerja bersama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah ditetapkan, dimana memproses dan mengolah menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan Tavri D. Mahyuzir (1989).

Jadi sistem informasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem buatan yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dapat dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan infromasi kepada para pemakai sistem.

Komponen Sistem Informasi

Grundniski dalam Jogiyanto (2005) menjelaskan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (buildding block), yaitu blok masukan (blok

input), blok model (block model), blok keluaran (block output), blok teknologi (block technology),

blok basisdata (database block) dan blok kendali (block kendali)

Blok masukan mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, masukan disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

Blok model terdiri dari prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data yang sudah dimasukkan dan data yang tersimpan didalam basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan output yang diinginkan. Blok keluaran menyediakan keluaran yang merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

Blok teknologi merupakan kotak alat dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh. Blok basis data merupakan sekumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Blok kendali mengatur beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggunlangi gangguan terhadap sistem.

3. Hasil Analisis dan Deain Sistem

Pada pengembangan Sistem Informasi Penjadwalan Seminar Tugas Akhir dan Kerja Praktek yang akan dikembangkan pada makalah ini menggunakan Data Flow Diagram (DFD), struktur tabel, desain interface untuk menggambarkan sistem yang akan dikembangkan dengan detail dan rinci.

(4)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013 Rancangan Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) Abdul Kadir, 2001: adalah suatu gambaran secara logikal. DFD biasanya

digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses yang saling berhubungan satu sama lainnya oleh aliran data. Keuntungan menggunakan DFD adalah supaya lebih memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai dalam bidang komputer untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Proses data pada Data Flow Diagram (DFD) merupakan sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi data secara manual. Data flow diagram terbagi menjadi beberapa level, yang masing - masing level memberikan penggambaran tentang arus data dari yang umum ke bagian detail dari arus data pada flow (arus) diagram. Beberapa hal yang menjadi penekanan didalam penggunaan metode Data Flow Diagram (DFD adalah kita harus mengidentifikasikan terlebih dahulu external entity yang terlibat dengan sistem. Setelah mendefinisikan external entity langkah selanjutnya adalah menggambarkan aliran data yang masuk dan keluar dari sistem pada tiap level. Hal yang paling penting dalam Data Flow Diagram (DFD setiap arus data harus mengandung muatan data, data yang dialirkan harus konsisten untuk setiap level didalam tiap level Data Flow Diagram (DFD. Diagram aliran data untuk sistem ini adalah sebagai berikut :

Gambar 1. Diagranm Aliran Data Level 0.

Sistem informasi penjadwalan semianr ujian akhir dan kerja praktek.

Mahasiswa

0. Sistem Informasi

Penjadwalan Seminar Ujian Akhir

dan KP

Dosen Penguji

Bapendik Ketua Jurusan

Laporan Data mahasiswa Laporan Data ujian Data dosen penguji Data mahasiswa Data ujian

Data mahasiswa Data ujian Data ruangan Data jenis ujian Data dosen penguji laporan data mahasiswa Laporan Data ruangan Laporan dosen penguji Laporan data ujian Laporan jenis ujian Laporan data ujian

Laporan penguji

laporan data mahasiswa Laporan Data ruangan Laporan dosen penguji Laporan data ujian Laporan jenis ujian

Gambar 2. Diagranm Aliran Data Level 1.

(5)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013 1. Proses Masukan Data Master 2. Proses Masukan Data jadwal 3. Proses Cetak Mahasiswa Data ujian Data mahasiswa Simp.data mahasiswa Simp.data ujian Data mahasiswa Data ujian Bapendik

Data dosen penguji Data mahasiswa

Data ujian

Data ruangan Data hasil ujian

Simp.data ruangan Simp.data jenis ujian

Simp.data dosen penguji

Data ruangan

Data dosen penguji Data jenis ujian

D a ta r u a n g a n D a ta je n is u jia n

Data dosen penguji

D a ta m a h a sis w a Simp.data mahasiswa Simp.data ruangan

Simp.data jenis ujian

Simp.data dosen penguji

Data ujian

Data mahasiswa

Data ruangan Data dosen penguji Data jenis ujian

Bapendik Mahasiswa

Laporan data mahasiswa

Laporan data ujian

Laporan data mahasiswa Laporan Data jenis ujian Laporan data ujian Laporan Data ruangan Laporan Data dosen penguji

Ketua Jurusan

Laporan Data dosen pengujiLaporan Data ruangan Laporan Data jenis ujianLaporan data ujian

Laporan data mahasiswa

Rancangan Tabel.

Rancangan tabel akan memberikan gambaran yang jelas mengenai nama fiel, tipe data, kebutuhan data yang akan digunakan untuk menyimpan data yang dimasukan kedalam sistem. Dalam menenukan tipe dan lebar data akan memberikan data apa yang boleh masuk dan kebutuhan akan banyaknya/panjang data yang akan diinputkan. Nama field akan memudahkan dalam mengingat dan melakukan pengkodean ketika masuk dalam tahan pemrograman. Selain itu panjang data apabila sesuai dengan kebutuhan tidak akan menyebabkan pemborosan akan simpanan data yang tidak terpakai. Untuk rccangan struktur tabel adalah sebagai berikut :

(6)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013 1. Tabel Mahasiswa

Digunakan untuk menyimpan data mahasiswa yang akan mendaftar untuk melakukan ujian seminar tugas akhir maupun kerja praktek. Data ini sebagai data master mahasiswa yang akan mendaftar dan melaksanakan ujian tugas akhir atau kerja praktek.

Nama Tabel : mahasiswa dbf. Index : nim

Primary Key : nim

No Nama Field lebar Tipe keterangan

1 nim 10 Varchar Primary key not null

2 nama 30 char

3 Tempat_lahir 45 char

4 Tgl_lahir 8 date

5 Jurusan 20 char

6 Program Studi 20 char

2. Tabel Ruangan

Tabel ruangan digunakan untuk melakukan penyimpanan data ruangan yang dapat digunakan sebagai tempat untuk melaksanakan ujian seminar tugas akhir dan kerja prkatek. Runagangan akan mempunyai nama dan id yang khusus sehingga akan bertindak sebagai data master ruangan. Nama tabel : ruangan.dbf

Index : kd_ruang. Primary Key : kd_ruang.

1 kd_ruang 6 Varchar Primary key not null

2 Nama_ruang 20 Char

3 kapasitas 2 Numeric

4 fasilitas 30 char

3. Tabel Jenis Ujian

Tabel jenis ujian untuk melakukan penyimpanan data jenis ujian yang akan dilakukan oleh mahasiswa sebagai data master jenis ujian.

Nama tabel : jenis_ujian.dbf Index : kd_jenis Primary Key : kd_jenis

1 kd_jenis 6 Varchar Primary Key not null

2 nama_ujian 20 char

(7)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013 4. Tabel Dosen Penguji

Tabel dosen penguji merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data master dosen penguji tugas akhir atau kerja praktek.

Nama tabel : dosen_penguji. dbf Index : nip

Primary Key : nip

1. nip 18 Numeric Primary key not null

2. nama 30 Char

3. jurusan 20 Char

4. program_studi 20 Char

5. bidang_ilmu 25 Char

5. Tabel Ujian

Tabel ujian merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data jadwal ujian tugas akhir atau kerja praktek mahasiswa. Tabel ini merupakan gabungan dari tabel master sebagai tabel transaksi pendaftaran seminar ujian tugas akhir atau kerja praktek mahasiswa.

Nama tabel : ujian.dbf Index : kd_periode Primary Key : kd_periode

1. kd_periode 8 Varchar Primary key not null

2 Nim 10 Varchar Foreign key ref tabel mahasiswa

3 Kd_jenis 6 Varchar Foreign key ref tabel jenis_ujian

4 Judul 45 char

5 Kd_ruang 6 Varchar Foreign key ref tabel ruangan

6 Tanggal 8 Date

7 Jam 8 Numeric

8 Penguji 1 (NIP) 18 Numeric Foreign key ref tabel dosen penguji

(8)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013 Rancangan User Interface.

Dari kegiatan analisis yang dilakukan yang didasarkan pada data-data kebutuhan user sistem informasi penjadawalan semianr tugas akhir dan KP mempunyai pengguna /user antara lain bapendik, mahasiswa, dosen dan ketua jurusan. Rancangan interface untuk sistem informasi penjadwalan seminar tugas akhir dan kerja praktek dapat dilihat dalam rancangan sebagai berikut :

1. Rancangan Interface masukan data mahasiswa

Rancangan interface massukan data mahasiswa memberikan gambaran yang jelas kepada user / pengguna untuk melakukan interaksi dengan sistem ketika memasukkan data-data yang terkait dengan data mahasiswa.

MASUKAN DATA MAHASISWA

NIM NAMA TEMPAT LAHIR TGL LAHIR JURUSAN PROGRAM STUDI

Gambar 3. Rancangan Interface Masukan Data Mahasiswa

2. Rancangan Interface Masukan Data Ruangan

Rancangan interface masukan dara ruangan akan memberikan gambaran akan tampilan yang akan digunakan oleh user/pengguna dalam memasukkan data master ruangan sebagai data induk ruangan yang dapat digunakan untuk kegiatan semianr ujian tugas akhir dan kerja praktek.

MASUKAN DATA RUANGAN

KODE RUANGAN NAMA RUANGAN KAPASISTAS FASILITAS

Gambar 4. Rancangan Interface Masukan Data Ruangan 3. Rancangan Interface Masukan Data Dosen Penguji

Rancangan interface masukan data penguji memberikan gambaran kepada user/pengguna untuk memasukkan data dosen penguji yang akan terlibat dengan kegiatan ujian. Masukan dosen penguji didasarkan pada sk yang dikeluarkan oleh jurusan.

MASUKAN DATA DOSEN PENGUJI

NIP NAMA JURUSAN PROGRAM STUDI BIDANG ILMU

(9)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013 4. Rancangan Interface Masukan Data Jenis Ujian

Rancangan interface masukan data jenis ujian akan memberikan gambaran yang jelas akan tampilan yang akan dihadapi oleh user/pengguna untuk memasukkan data master jenis ujian yang merupakan data induk dari ujian.

MASUKAN DATA JENIS UJIAN KD UJIAN

NAMA UJIAN JUMLAH PENGUJI

Gambar 6. Rancangan Interface Masukan Data Jenis Ujian

5. Rancangan Interface Data Ujian

Rancangan interface data ujian akan memberikan gambaran kepada user atau pengguna tentang tampilan yang akan didapatkan/dihadapi ketika akan melakukan pendaftaran seminar tugas akhir dan kerja praktek. Interface ini merupakan interface transaksi dari penjadwalan semianr ujian tugas akhir dan kerja praktek.

MASUKAN DATA UJIAN KODE PERIODE NIM KD UJIAN JUDUL KODE RUANG TANGGAL JAM PENGUJI 1 PENGUJI 2 PENGUJI 3 PENGUJI 4 PENGUJI 5

Gambar 7. Rancangan Interface Masukan Data Ujian

6. Rancangan Laporan Master Ruangan

LAPORAN DATA RUANGAN

KD RUANG NAMA RUANG KAPASITAS FASILITAS

XX XXX XXX XXXXX

(10)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013 7. Rancangan Laopran Master Dosen Penguji

LAPORAN DATA DOSEN PENGUJI

NIP NAMA JURUSAN PROGRAM STUDI BIDANG ILMU

XX XXX DATE XXXXX XXXX

Gambar 9. Rancangan Interface laporan Data Dosen Penguji 8. Rancangan Laporan Master Mahasiswa.

LAPORAN DATA MAHASISWA UJIAN

NIM NAMA TEMPAT LAHIR TANGGAL LAHIR JURUSAN PROGRAM STUDI

XX XXX DDMMYYYY XXXXX XXXX XXXXXXXX

Gambar 10. Rancangan Interface laporan Data Mahasiswa Ujian 9. Rancangan Laporan Master Jenis Ujian

LAPORAN DATA JENIS UJIAN

JENIS UJIAN NAMA UJIAN JUMLAH PENGUJI

XX XXX XXX

Gambar 11. Rancangan Interface laporan Data Jenis Ujian 10.Rancangan Laporan Ujian.

LAPORAN DATA MAHASISWA UJIAN

NIM KD UJIAN JUDUL KODE RUANG TANGGAL JAM

XX XXX XXXXXXXX XXXXX DDMMYYYY JJMMDT XX XXX XXXXXXX XXXXX DDMMYYYY XXXXXXXX XX XXX XXXXXXX XXXXX DDMMYYYY XXXXXXXX PENGUJI 2 XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX PENGUJI 1 XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX PENGUJI 4 XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX PENGUJI 3 XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX PENGUJI 5 XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX PERIODE XXXX

(11)

Teknik Informatika UAD Yogyakarta, 27 Juni 2013 4. Kesimpulan.

Dari hasil analisis dan perancangan sistem informassi penjadwalan seminar tugas akhir dan kerja praktek diatas dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Analisis dan perancangan yang detail akan memberikan penggambaran sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna/user.

2. Analis dan perancangan yang detail akan memberikan kemudahan pada tahap selanjutnya dalam pengembangan sistem yaitu pada tahap pengkodean. Programmer akan mendapat kemudahan dalam implementasi pada fase koding.

3. Kesesuaian antara kebutuhan pengguna dan hasil rancangan merupakan suatu tujuan utama dalam perancangan sebuah sistem informasi.

4. Sistem informasi akan dapat menyajikan suatu informasi yang dapat dijadikan untuk menentukan suatu kebijakan atau juga suatu keputusan.

5. Daftar Pustaka.

Abdul Kadir, “Pengenalan Sistem Informasi”, Andi Offset, 2003 Abdul Kadir, Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data, , Andi, 2001.

Deborah Kurniawati dan Edy Prayitno, Pengantar Sistem Informasi, Mahameru Press, Yogyakarta, 2009

Jogiyanto,H.M (2005) “ Analisis dan Desain Sistem Informasi” Yogyakarta, Andi Yogyakarta. Richard F. Neuschel, “Management by system”, Megraw Hill,1960,

Tavri D. Mahyuzir, “Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data”, PT. Elex Media