© Copyright 2017
ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN DALAM MEWUJUDKAN KUALITAS
PELAYANAN STNK KANTOR SAMSAT
DI SAMARINDA
Alwan Azhar1
Abstrak
Tujuan dari penelitian untuk mendeskripsikan Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Mewujudkan Kualitas Pelayanan STNK Kantor SAMSAT di Samarinda dan untuk mengidentifikasikan faktor penghambat Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Mewujudkan Kualitas Pelayanan STNK Kantor SAMSAT di Samarinda. Jenis Penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Dan fokus penelitian ini adalah : 1. Input sistem informasi manajemen Samsat: a.Penyiapan Database b. Cek Fisik c. Kelengkapan berkas pemohon 2. Proses sistem informasi manajemen pembuatan/perpanjangan STNK : a. Proses dari petugas pendaftaran b. Proses dari petugas pendataan c. Proses dari petugas Validasi/Korektor d. Proses dari petugas pembayaran PNBP/Kasir e. Proses dari petugas penyerahan f. Proses dari petugas arsip 3. Output sistem informasi Manajemen Samsat (STNK) 4. Faktor penghambat. Jenis dan Sumber Data yang digunakan adalah data primer, Teknik Purposive Sampling dan data sekunder, serta tenik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara, dan dokumen. Teknik analisis data yang digunakan pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, kemudian menarik kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kualitas pelayanan Kantor Bersama Samsat Samarinda dalam pembuatan STNK dengan penerapan sistem informasi Manajemen (SIM) juga ditinjau dari kemudahan/sederhana dan kepastian waktu/ketepatan waktu sudah berjalan baik dan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP). Faktor penghambat penerapan sistem informasi manajemen dalam mewujudkan kualitas pelayanan kantor Samsat di Samarinda adalah kurangnya pengetahuan dan kesadaran pemohon pemula tentang syarat dan berkas yang harus dibawa dalam pengurusan STNK, adapun kendala lain yaitu peralatan yang terkadang mengalami kerusakan.
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen (SIM), Kualitas Pelayanan, STNK,
SAMSAT Pendahuluan
Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (office
aoutomation).
Oleh karena itu dalam upaya melayani masyarakat dengan baik pelaksanaan Sistem Administrasi Manunggal di bawah satu atap harus mampu meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam memenuhi kewajiban dibidang Pendaftaran Kendaraan Bermotor, Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor, Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor dan Sumbangan Wajib Dana kecelakaan Lalu Lintas Jalan, dengan mudah, transparan dan akuntabael.
Kemudian dalam rangka mendekatkan pelayanan kepada masyarakat, pada dasarnya dibentuk minimal 1 (satu) Sistem Administrasi Manunggal Dibawah Satu Atap (SAMSAT) pada setiap kabupaten kota, serta dapat dibentuk SAMSAT pembantu/keliling. Dengan memperhatikan situasi, kondisi dan kebutuhan daerah bersangkutan. Untuk mengatur mekanisme pelayanan pendaftaran kendaraan bermotor dalam pengurusan Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (STNK), Tanda Nomor kendaraan Bermotor (TNKB) pemungutan Pajak kendaraan Bermotor (PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (BBN-KB) dan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalulintas Jalan (SWDKLLJ), kepada masyarakat, Dalam pelaksanaan pelayanan pada kantor
bersama SAMSAT, masing-masing instansi dalam hal ini satuan lalulintas
kepolisian Negara republik Indonesia, dinas pendapatan propinsi, dan PT. Jasa Raharja (Persero) tetap berwenang dan bertanggung jawab kepada instansi induknya sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
Sistem Administrasi Manunggal Dibawah Satu Atap adalah serangkaian kegiatan pelayanan sebagai satu kesatuan dalam pengurusan Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor, pemberian Tanda Nomor Kendaraan Bermotor, serta Pemungutan Pajak Kendaraan Bermotor, Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor dan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalulintas Jalan. Surat Tanda Kendaraan Bermotor (STNK) diterbitkan oleh Kepolisian Negara Republik Indonesia sebagai salah satu bukti pendaftaran kendaraan bermotor yang berisikan identitas kepemilikan, identitas kendaraan bermotor dan masa berlaku.
Sistem komputerisasi di kantor bersama SAMSAT Samarinda menggunakan sistem komputerisasi yang dapat dimanfaatkan 3 (tiga) instansi terkait dalam pelaksanaan SAMSAT. Harus didukung perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware) yang menandai, disesuaikan dengan
tipe kebutuhan pelayanan dan kemampuan daerah. Dirancang untuk dapat saling berhubungan antara kantor bersama SAMSAT se-Provinsi, anatara propinsi se-Indonesia dan Sekretariat Tim Pembina Samsat Pusat. Dapat digunakan sebagai pusat informasi bagi pelayanan masyarakat dengan memperhatikan faktor keamanan.
Pengadaan dan pemeliharaan sistem komputerisasi dilaksanakan oleh pemerintah daerah melalui Anggaran Pendapatan Daerah (APBD), propinsi dan dibantu oleh Instansi terkait dalam SAMSAT. Pengolahan Sistem Komputerisasi pada kantor bersama samsat ditetapkan lebih lanjut oleh Tim Pembina SAMSAT.
Permasalahan pada Sistem Administrasi STNK belum terkomputerisasi dan tidak terintergarasi, antara lain:
a. Keterbatasan kemampuan sumber daya manusia dalam pengelolaan sistem informasi.
b. Waktu perpanjangan pengurusan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) masih belum sesuai dengan standar waktu yang ditetapkan.
Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dikemukakan, penulis mengangkat judul penelitian “Analisis Penerapan Sisten Informasi Manajemen Dalam Mewujudkan Kualitas Pelayanan Kantor Samsat di Samarinda”.
Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
a. Apakah penerapan Sistem Informasi Manajemen telah mewujudkan kualitas pelayanan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) Sesuai Standar
Operasional Prosedur pada Kantor Samsat di Samarinda? b. Faktor-faktor apa saja yang menjadi penghambat penerapan Sistem
Informasi Manajemen dalam mewujudkan kualitas pelayanan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) sesuai Standar Operasional Prosedur pengurusan Administrasi pada Kantor Samsat di Samarinda?
Tujuan Penelitian
Tujuan dalam penelitian ini adalah:
a. Untuk mendiskripsikan Penerapan Sistem Infomasi Manajemen dalam mewujudkan kualitas pelayanan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) Kantor Samsat di Samarinda.
b. Untuk mengidentifikasi faktor-faktor penghambat penerapan Sistem Infomasi Manajemen dalam mewujudkan kualitas pelayanan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) Kantor Samsat di Samarinda.
Kerangka Dasar Teori
Sistem Informasi Manajemen
Menurut Sutanta (2003: 19) Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan sub sistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian yang satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan
(input) berupa data –data, kemudian mengolahnya (processing), dan
menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasarbagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saaat itu juga maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategi organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.
Sistem
Menurut Roehsety (2005:3) “sistem merupakan bagian-bagian yang beroperasi secara bersama-sama untuk mencapai beberapa tujuan”
Informasi
Defimisi informasi menurut Krismiaji (2005: 15) informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat.
Manajemen
Kemudian Cahyani (2003: 7) mengatakan manajemen ialah seni melaksanakan sesuatu pekerjaan yang kegiatan perencanaan dan pelaksanaanya diserahkan kepada orang lain.
Pelayanan
Menurut Sedarmayanti (2014:203) mengatakan bahwa pelayanan adalah melayani suatu jasa yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam segala bidang.
Pelayanan Public
Menurut Moleong (dalam Ismail, 2010:85) mengartikan pelayanan publik sebagai pemberian layanan terhadap keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Hal ini mengandung makna bahwa pelayanan publik merupakan salah satu wujud dari fungsi aparatur negara dalam memberikan layanan pada masyarakat.
Prinsip-prinsip Pelayanan Public
Didalam keputusan KEPMENPAN Nomor 63 tahun 2003 disebutkan bahwa penyelenggaraan pelayanan harus memenuhi beberapa prinsip sebagai berikut :
a. Kesederhanaan
b. Kejelasan, kejelasan ini mencakup dalam hal : c. Kepastian waktu
d. Akurasi e. Keamanan f. Tanggung jawab
g. Kelengkapan sarana dan prasarana h. Kemudahan akses
i. Kedisiplinan, kesopanan. Dan keramahan j. Kenyamanan
Kualitas pelayanan
Definisi kualitas pelayanan menurut Tjiptono (2007:59) diartikan sebagai upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen serta ketepatan penyampaiannya daam mengimbangi harapan konsumen.
STNK
Surat tanda nomor kendaraan (STNK) berdasarkan Undang-undang Nomor 2 Tahun 2002 tentang Kepolisisan Negara Republik Indonesia dan Peraturan Kapolri Nomor 5 Tahun 2012 tentang Registrasi dan Identifikasi
Kendaraan Bermotor adalah tanda bukti pendaftaran dan pengesahan suatu kendaraan bermotor berdasarkan identifikasi dan kepemilikan yang telah didaftar. STNK diterbitkan oleh Samsat (Sistem Administrasi manunggal Satu Atap) yakni tempat pelayanan penerbitan/pengesahan STNK oleh 3 instansi yaitu Polri, Dinas Pendapatan Daerah dan PT. Jasa Raharja. STNK merupakan titik tolak kepemilikan yang sah atas sebuah kendaraan bermotor.
Definisi Konsepsional
Adapun definisi konsepsional dari Penerapan Sistem Informsi Manajemen dalam mewujudkan Kualitas Pelayanan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) Kantor SAMSAT di Samarinda merupakan:
1. Penerapan SIM dalam Pelayanan adalah seluruh rangkaian aktivitas kerja sistem informasi yang membentuk satu kesatuan sistem dengan tujuan yang sama melalui input, proses, sampai akhirnya menghasilkan output yang berguna bagi seluruh anggota organisasi (pemimpinan dan staf) untuk membuat kebijakan atau menentukan keputusan menjadi lebih baik berkenaan dengan kepentingan organisasi dalam memberikan pelayanan Pengurusan administrasi Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) Kantor SAMSAT.
2. Kualitas pelayanan adalah hasil pelaksanaan kegiatan yang mendekati kesempurnaan dalam upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen serta ketepatan penyampayaiannya dalam mengimbangi harapan konsumen dan sasaran pengelolaan pelayanan adalah kepuasan pelanggan/konsumen.
Metode Penelitian
Jenis penelitian
Jenis penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian yang bersifat Deskriptif Kualitatif yaitu penelitian yang
memaparkan, menggambarkan, menjelaskan, mengklasifikasikan, dan
menganalisis variabel-variabel yang diteliti. Metode kualitatif sering disebut metode penelitian naturalistik karena penelitiannya dilakukan pada kondisi yang alamiah (natural setting) dan data yang dikumpulkan umumnya bersifat kualitatif.
Fokus Penelitian
a. Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam mewujudkan kualitas pelayanan kantor Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) SAMSAT di Samarinda:
1) Input Sistem Informasi Manajemen Samsat a) Penyiapan database
b) Cek fisik
c) Kelengkapan berkas pemohon
2) Proses Sistem Informasi Manajemen pembuatan/perpanjangan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK)
b) Proses dari petugas pendataan
c) Proses dari petugas Validasi/Korektor d) Proses dari petugas pembayaran PNBP/kasir e) Proses dari petugas penyerahan
f) Proses dari petugas arsip 3) Output yaitu STNK
b. Kualitas pelayanan SAMSAT dengan penerapan sistem informasi manajemen:
1) Kesesuaian dengan standard operasional prosedur (SOP) 2) Kemudahan/sederhana
3) Kepastian Waktu/ketepatan waktu
c. Faktor penghambat penerapan Sistem Informasi manajemen dalam mewujudkan kualitas pelayanan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) Kantor SAMSAT di Samarinda.
Sumber dan Jenis Data
Menurut Sugiyono (2012:96), teknik Purposive Sampling adalah teknik penentuan sample berdasarkan dengan pertimbangan tertentu. Dalam pertimbangan tertentu ini, misalnya orang tersebut yang dianggap paling tahu tentang apa yang kita harapkan, atau mungkin dia sebagai penguasa sehingga akan memudahkan peneliti menjelajahi objek atau situasi sosial yang diteliti. Narasumber dilakukan dengan menggunakan teknik Purposive Sampling. Adapun yang menjadi key informan adalah Kasubnit I Regident (Registrasi dan identifikasi) Samsat Samarinda. Informan adalah Petugas/Staf Samsat Samarinda dan masyarakat yang kebetulan berurusan di Kantor SAMSAT Samarinda.
Teknik Pengumpulan Data
a. Penelitian Kepustakaan (Library Research) yaitu memanfaatkan
perpustakaan sebagai sarana dalam mengumpulkan data, dengan mempelajari buku-buku sebagai bahan referensi.
b. Penelitian Lapangan (Field Work Research) yaitu penelitian yang dilakukan secara langsung dilapangan dengan menggunakan beberapa teknik sebagai berikut:
1. Observasi 2. Wawancara
Teknik Analisis Data
1. Pengumpulan Data(Data Collection)
Merupakan kegiatan awal yang berupa mengumpulkan data mentah dari suatu penelitian. Dalam mengumpulkan data ini peneliti harus turun sendiri ke lapangan secara aktif. Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu melalui, observasi partisipasi, dokumentasi, interview (wawancara), perekaman.
Diartikan sebagai pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan, dan transformasi data. Tahap ini merupakan tahap analisis data yang mempertajam atau memusatkan, membuktikan dan sekaligus dapat membuktikan. Dalam penyederhanan data terdapat beberapa langkah antara lain: Menjelaskan data, mengelompokan data, menyederhanakan data. 3. Penyajian Data(Data Display)
Merupakan tahapan berupa menguraikan data yang telah tersusun dengan cara tertentu agar bisa dapat lebih mudah memahami data. Penyajian data merupakan alur penting dalam tahap kegiatan analisis data guna penyajian data yang lebih valid. Penulis membatasi suatu penyajian sebagai kumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan atau pengambilan keputusan.
4. Menarik Kesimpulan(Concluction Drawing)
Menarik kesimpulan atau verifikasi merupakan suatu proses kegiatan yang terakhir dilakukan dalam kegiatan analisis data. Disajikan dalam penyajian data dengan cara mencatat keteraturan, pola-pola penjelasan secara logis dan metodologis, konfigurasi, yang memungkinkan diprediksikan hubungan sebab akibat melalui hukum-hukum empiris.
Hasil Penelitian
Gambaran Umum Kantor Bersama Samsat Samarinda
Kota Samarinda dari segi Geografi terletak di Daerah Khatulistiwa yaitu 0 21’ 18’ - 1 09’ 16” LS dan 116 15’ - 177 24’ 16’ BT. Datar dan berbukit antara 10 - 200 m di atas permukaan laut. Luas wilayah lama : 2727 km2 dan baru : 718 km2, dengan sesuai keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Kaltim No : 18/SK/TH-Pem/1969.
Kantor Bersama Samsat Samarinda merupakan suatu sistem kerjasama terpadu antara Polri, Dinas Pendapatan Daerah Provinsi dan PT Rasa Raharja (Persero) dalam pelayanan untuk menerbitkan STNK dan Tanda Nomor Kendaraan Bermotor yang dikaitkan dengan pemasukan uang ke kas Negara, baik melalui Pajak Kendaraan Bermotor (PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor, dan Sumbangan Wajb Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ), dan dilaksanakan pada satu kantor yang dinamakan “Kantor Bersama Samsat”. Dalam hal ini, Polri memiliki fungsi penerbitan STNK, Dinas Pendapata Daerah Provinsi menetapka besarnya Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (BBN-KB), sedangkan PT Jasa Raharja mengelola sumbangan Wajib Pajak Kendaraan Lalu Lintas Jalan (SWDLLJ).
Visi dan Misi Kantor Bersama Samsat Samarinda
Visi: Terwujudnya percepatan, rasa aman dan legalitas prima bagi pemilik
kendaraan bermotor
Misi:
b. Meningkatkan PAD dan SWDKLL
c. Akurasi data bagi identitas dan registrasi kendaraan bermotor
Pembahasan
Berdasarkan penilitian yang telah dilakukan oleh penulis. Adapun fokus penelitian ini adalah:
Input Sistem Informasi Manajemen STNK Kantor Samsat di Samarinda Penyiapan Database
Menurut Kadir (2003:254) ”Database atau basis data adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktifitas untuk memperoleh informasi”
Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa pengelolaan Sisem Informasi Manajemen berupa database Kantor Bersama Samsat Samarinda diketahui bahwa dalam pelaksanaan sistem informasi manajemen berupa database dilakukan dari awal dengan cara menghimpun data kendaraan bermotor pemohon STNK pemula kemudian diproses secara komputerisasi selanjutnya dilakukan sinkronisasi dengan server pemerintah pusat dan selanjutnya Kantor Samsat Induk Samarinda menerbitkan STNK. Adapun fungsi database yaitu mempermudah dalam memverifikasi data, merubah data kendaraan bermotor pemohon, adapun database cadangan sendiri telah disiapkan dan ditempatkan di bidang Dinas Pendapatan Daerah untuk mengantisipasi apabila data yang telah dihimpun mengalami masalah dan data yang dihimpun setiap bulannya yang berbasis sistem informasi komputer sangat membantu dan memudahkan bukan hanya dari pihak Kantor maupun pihak masyarakat sebagai yang dilayani.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM Kantor Bersama Samsat Samarinda dalam hal ini database sudah sistematis, terstruktur dan tersimpan dan saling berhubungan satu sama lain dengan menggunakan perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan komunikasi data yang tersedia.
Cek Fisik
Pemeriksaan cek fisik kendaraan bermotor sesuai dengan Peraturan Kapolri Nomor 5 Tahun 2012 adalah proses identifikasi fisik kendaraan bermotor yang meliputi nomor rangka, nomor mesin, warna, bentuk dan jenis/tipe kendaraan bermotor untuk mencari kesesuain identitas fisik dengan dokumen kendaraan bermotor termaksuk pemeriksaan aspek keselamatan terhadap perlengkapan dan persyaratan teknis kendaraan bermotor.
Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa pengelolaan Sisem Informasi Manajemen berupa cek fisik Kantor Bersama Samsat Samarinda diketahui bahwa dalam pelaksanaan sistem informasi manajemen berupa database dilakukan dari awal dengan cara pengecekan fisik kendaraan berdasarkan data surat resmi yang dimiliki kendaraan, antara kondisi dan data surat-surat kendaraan haruslah cocok, seperti warna, plat nomor kendaraan, nomor mesin dan nomor rangka dan hasil cek fisik kendaraan bermotor ini berguna untuk mempermudah pemohon dalam pengurusan surat-menyurat,
yaitu untuk keperluan, pembayaraan PKB, ganti dan perpanjang STNK, mutasi, ganti nomor kendaraan dan sebagainya
Sehingga dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM Kantor Bersama Samsat Samarinda dalam hal ini Cek Fisik sudah efektif dan efisien. Karna dengan adanya petugas yang terampil dan dibantu oleh alat-alat dan cairan khusus yang digunakan dalam pelaksanaan cek fisik itu sendiri.
Kelengkapan Berkas Pemohon
Kelengkapan berkas yang harus dibawa oleh pemilik kendaraan bermotor dimaksud yaitu dokumen-dokumen pemilik kendaraan bermotor atau persyaratan pelayanan menurut keputusan Menpan 25 Tahun 2005 (Harbani: 2010), adalah persyaratan teknis dan administratif yang diperlukan untuk mendapatkan pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya. Kantor Bersama Samsat Samarinda sebagai instansi pemberi pelayanan pembuatan STNK juga memiliki persyaratan bagi masyarakat untuk proses pembuatan STNK.
Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa Untuk persyaratan administrasi penerbitan/perpanjangan STNK sudah sangat sederhana, yaitu pemohon hanya harus menyiapkan KTP asli serta fotocopynya dan STNK asli sedangkan untuk perpanjangan 5 tahunan dan STNK rusak atau hilang diharuskan untuk membawa BPKB asli dan fotocopynya dan hasil cek fisik ranmor. kemudian Persyaratan pelayanan difokuskan pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan jenis pelayananya serta menghindari adanya pengulangan persyaratan pelayanan dengan selalu mengecek dokumen-dokumen yang dilampirkan masyarakat yang hendak membuat STNK.
Dengan demikian berdasarkan pembahasan di atas telah diketahui bahwa pelayanan yang diberikan oleh personil regident (Registrasi dan Identifikasi) STNK yakni dengan membatasi persyaratan-persyaratan pelayanan pada hal yang berhubungan langsung dengan pelayanan dengan tujuan agar pelayanan berjalan dengan efisien. Pemenuhan persyaratan sesuai dengan ketentuan yang ada juga menunjang terwujudnya pelayanan yang baik.
Proses Sistem Informasi Manajemen Pembuatan/perpanjangan STNK
Proses Sistem Informasi Administrasi Pembuatan/perpanjangan STNK yang dilaksanakan pada Kantor Bersama Samsat Samarinda seperti yang tertuang dalam Standar Operasional Prosedur (SOP-UNIT REGIDENT-005 Tahun 2014) merupakan bagian yang melakukan perubahan atau tranformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, serta tahapan-tahapan dalam
kaitannya dengan pelaksanaan sistem informasi administrasi
pembuatan/perpanjangan STNK dalam proses ini yaitu berupa, proses petugas pendaftaran, proses dari petugas pendataan, proses validasi/korektor, proses dari petugas pembayaran PNBP/kasir, proses dari petugas penyerahan dan proses dari petugas arsip.
Tugas dari petugas pedaftaran adalah menerima berkas asli dan fotocopy STNK dan syarat yang lain, dan untuk tahunan hanya memerlukan fotocopy sedangkan untuk yang 5 tahun harus ada bukti cek fisik kendaraan.
Kemudian proses pendaftaraan yang dilakukan oleh 2 orang yaitu dari petugas dispenda dan kepolisian tersebut selesai kurang lebih 15 menit.
Kemudian proses dari petugas pendataan adalah memasukan data identitas pemilik dan kendaraan bermotor kedalam sebuah sistem komputerisasi yaitu dengan pemanggilan data dikomputer dengan memasukan nomor registrasi, kemudian setelah menyelesaikan prosedur petugas pendataan menyerahkan berkas kepetugas Dispenda dan PT Jasa Raharja untuk penetapan pajak. Proses pendataan tersebut selesai kurang lebih 3 menit.
Proses dari petugas validasi adalah petugas menerima berkas dari petugas Dispenda kemudian mengoreksinya dan apabila terjaadi kesalahan petugas validasi/korektor akan melakukan pembetulan dan akan dicetak ulang dan yang melakukan tugas validasi/korektor ini adalah petugas yang sama seperti proses pendataan. Proses korektor selesai kurang lebih 1 menit.
Proses dari petugas PNBP/kasir yaitu menerima berkas dari pemohon kemudian mencocokan data dengan data pada komputer kemudian petugas kasir menerima bukti pembayaran yang dilakukan dari bank oleh pemohon dan mengirim data pemohon yang sudah melunasi PNBP ke bagian percetakan STNK dan TNKB. Proses selesai kurang lebih 3 menit.
Proses dari petugas penyerahan yaitu yaitu menerima berkas STNK dan
SKPD, mencatat dan menggabungkan STNK dan SKPD dan
mengumumkannya pada pengeras suara dan monitor, kemudian petugas kepolisian menyerahkan STNK dan SKPD kepada pemohon dengan tanda bukti penyerahan dan arsip kepada petugas arsip, proses tersebut selesai kurang lebih 15 menit.
Sedangkan proses dari petugas arsip yaitu menerima berkas, kemudian mencetak kemudian mengelolanya sebagai data untuk Dispenda dan UPT. Proses tersebut selesai kurang lebih 5 menit.
Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa dari ke 6 proses yang disebutkan diatas masing-masing petugas sudah memiliki tugasnya dan standar waktu masing-masing untuk memberikan pelayanan yang masksimal kepada masyarakat dan total waktu yang dibutuhkan dalam proses sistem admnistrasi pembuatan STNK yakni kurang lebih 1 jam.
Output Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK)
Output yang dimaksud disini pada Kantor Bersama Samsat
Samarinda adalah berupa hasil dari pemprosesan dari database kendaraan bermotor. Output disini berupa suatu informasi, cetakan laporaan yaitu dalam bentuk Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK).
Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan maka dapat diketahui bahwa dalam proses atau mekanisme pembuatan/pengesahan STNK itu terdapat suatu acuan dalam pelaksanaannya dilapangan yang mengacu pada suatu mekanisme tertentu yang dalam hal ini adalah yaitu SOP (Standar Operasional Prosedur) dimana mekanisme ini memiliki alur yang dimulai dari
pembuatan/pengesahan STNK, yang dimulai dari input data, cek fisik kendaraan, kelengkapan berkas, kemudian proses oleh petugas yang meliputi pendaftaran, pendataan, validasi/korektor, penerimaan PNBP/kasir, petugas penyerahan dan petugas arsip, hinga sampai terbitnya STNK tersebut.
Proses pembuatan STNK yang merupakan hasil dari pelaksanaan sistem informasi manajemen SAMSAT dapat dilakukan apabila masyarakat telah memenuhi semua persyaratan administrasi sehingga data kendaraan bermotor untuk STNK dapat disahkan dan diterbitkan.
Kesesuaian dengan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Proses pembuatan STNK ini memiliki suatu aturan tertentu sebagaimana yang tertuang didalam SOP (Standar Operasional Prosedur), yaitu mulai dari penginputan data kendaraan bermotor, cek fisik kendaraan kemudian persyaratan administrasi atau kelengkapan berkas, lalu dilanjutakan dengan proses dari petugas pendaftaran, pendataan, validasi/korektor, penerimaan PNBP/kasir, petugas penyerahan dan petugas arsip, dan hingga sampai penerbitan STNK.
Dari hasil penelitian diketahui bahwa dalam pelaksanaan penyesesuaian untuk Standar Operasional Prosedur kantor Kantor Bersama Samsat Samarinda sudah berusaha dan berupaya semaksimal mungkin, namun dalam pelaksanaanya bahwa setiap harinnya sering terjadi kepadatan pemohon yang sedang mengurus perpanjangan STNK dan lain sebagainya, sehingga terjadi antrian panjang yang mengakibatkan kesesuaian dengan Standar Operasional Prosedur terganggu.
Dengan demikian dapat diketahui bahwa Kantor Bersama Samsat Samarinda telah melaksanakan pelayanan dan berusaha agar sesuai dengan standar operasional prosedur. Namun dalam pelaksanaanya dikembalikan lagi kepada masyarakat yang sedang mengurus perpanjangan/pembuatan STNK. Jika masyarakat bisa memberikan kerjasama yang baik maka kesesuaian dengan SOP juga akan berjalan dengan baik.
Kemudahan/Sederhana
Dalam penyelenggaraan pelayanan administrasi pembuatan/pengesahan STNK Kantor Bersama Samsat Samarinda juga harus memiliki kesederhanaan tahapan prosedur serta persyaratan yang digunakan agar mudah dipahami dan dilaksanakan masyarakat sebagai penerima pelayanan. Maksud dari kesederhanaan itu sendiri adalah prosedur tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan seperti yang tertuang dalam KEPMENPAN Nomor 63 Tahun 2003. Dari hasil penelitian diketahui bahwa prosedur yang pelayanan yang diberikan oleh Kantor Bersama Samsat Samarinda sudah baik dan jelas yaitu pemohon bisa menuju ke loket informasi dan mendapat nomor antrian serta formulir sesuai pembuatan/pengesahan STNK yang akan diurus, dan menyerahkan formulir langsung ke POKJA yang dituju, kemudian melakukan pembayaran di loket yang sudah disediakan dan STNK akan selesai hari itu juga. Dengan demikian dapat diketahui bahwa Aparatur Kantor Bersama
Samsat Samarinda memiliki peranan dalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat, segala sesuatu yang berkaitan dengan prosedur pelayanan diinformasikan secara sederhana dan terbuka kepada masyarakat, memberikan petunjuk atau arahan tentang prosedur pembuatan STNK yang diperlukan. Prosedur pembuatan STNK, juga diinformasikan baik melalui petugas-petugas kepolisian yang kemudian akan menginformasikan kepada masyarakat.
Prosedur pelayanan akan sangat berpengaruh pada kualitas pelayanan itu sendiri. Prosedur pelayanan dalam artian pemohon dengan mudah dapat mengetahui dan mengakses semua informasi mengenai pelayanan sehingga mempermudah pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat.
Kepastian Waktu/Kecepatan Waktu
Kepastian waktu/kecepatan waktu hendakanya menjadi cakupan dalam standar pelayanan publik. Maksud dari kecepatan waktu pelayanan itu sendiri adalah pelaksanaan pelayanan umum yang diberikan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan seperti yang tertuang dalam KEPMENPAN Nomor 63 Tahun 2003. Upaya pencapaian kecepatan pelayanan dalam penerbitan/pembuatan STNK dimaksudkan agar masyarakat percaya dan merasa puas terhadap pelayanan yang diberikan oleh Kantor Bersama Samsat Samarinda. Dari hasil penelitian diketahui bahwa Kantor Bersama Samsat Samarinda telah berusaha agar standar waktu yang diberikan sesuai dengan yang ditetapkan karena dalam perpanjangan STNK tidak terlalu banyak persyaratan yang harus dipenuhi dan syarat-syaratnya juga sudah umum,
selanjutnya diketahui bahwa untuk kecepatan waktu pelayanan
penerbitan/perpanjangan STNK sesuai dengan persyaratan yang dilampirkan oleh pemohon tersebut lengkap. Hal ini berarti kelengkapan persyaratan akan mempermudah aparatur kepolisian dalam memberikan pelayanan sehingga pelayanan dapat diselesaikan cepat dan tepat pada waktunya.
Demikian pula sebaliknya jika persyaratan yang dilampirkan masyarakat kurang lengkap tentu akan mempengaruhi proses pemberian pelayanan, dimana pelayanan terhadap masyarakat harus ditunda karena masyarakat harus terlebih dahulu melengkapi persyaratan yang ada sebelum di proses oleh petugas regident STNK. Ketidak lengkapan persyratan yang dilampirkan pemohon dalam pembuatan STNK akan berakibat dengan tidak tepatnya waktu pelayanan yang diberikan oleh petugas. Dalam artian pelayanan tidak diberikan berdasarkan ketepatan waktu yang telah ditentukan.
Faktor Penghambat Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Mewujudkan Kualitas pelayanan STNK Samsat
Masyarakat selalu menginginkan pelayanan yang berkualitas dalam hal ini pelayanan sering terdapat kendala-kendala dalam pelaksanaan sistem informasi Manajemen Kantor Bersama Samsat Samarinda, yang dalam hal ini adalah pengurusan pembuatan STNK. Faktor penghambat merupakan hal yang menghambat terlaksananya setiap proses yang dilakukan oleh pihak Kantor Bersama Samsat Samarinda khususnya, sehingga dengan adanya faktor
penghambat ini maka proses pemberian pelayanan khususnya pelayanan terhadap pembuatan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) akan terganggu juga penyelesaiannya dan tidak dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan maka dapat diketahui bahwa faktor penghambat dari Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Mewujudkan Kualitas Pelayanan Kantor Bersama Samsat Samarinda adalah masih banyaknya pemohon pemula yang kurang mengetahui syarat dan berkas apa saja yang harus dibawa dalam pengurusan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK), yang mengakibatkan proses pelayanan menjadi terganggu dan dihentikan terlebih dahulu sebelum pemohon tersebut melengkapinya.
Dalam pelaksanaan pelayanan Samsat dalam hal ini Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK), jika pemohon sadar dan mengetahui syarat dan berkas apa saja yang harus dibawa terlebih dahulu dalam pengurusan STNK maka proses pelayanan akan berjalan dengan lancar dan baik.
Selain itu pihak Kantor Bersama Samsat Samarinda juga mengeluhkan soal gangguan pada sistem komputer yang diakibatkan Virus yang muncul
secara tiba-tiba yang kemudian menghambat komputer dalam
pengoperasiannya. Perbaikan sistem jaringan akan memakan waktu cukup lama. Sehingga akan mengganggu proses pembuatan STNK.
Penutup
Bahwa kualitas pelayanan Kantor Bersama Samsat Samarinda dalam pembuatan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dengan penerapan Sistem Informasi Manajemen juga ditinjau dari kemudahan/sederhana dan kepastian waktu/ketepatan waktu sudah berjalan baik dan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur yang dikeluarkan oleh Kantor Bersama Samsat Samarinda.
Faktor penghambat dalam Penerapan Sistem Informasi Manajemen Samsat. Faktor yang menghambat dalam pembuatan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) menggunakan Sistem Informasi Manajemen Samsat yaitu masih kurangnya pengetahuan dan kesadaran pemohon pemula tentang syarat dan kelengkapan berkas yang harus dibawa dalam pengurusan STNK. Adapun kendala lain yaitu peralatan yang terkadang mengalami kerusakan.
Pihak Kantor Bersama Samsat Samarinda harus lebih sempurna lagi dalam memberikan pelayanan mengenai pentingnya prosedur dan persyaratan yang harus dilampirkan terutama bagi pemohon pemula agar ketepatan waktu pelayanan pembuatan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) bisa lebih sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP).
Dalam peralatan Perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi sebaiknya pihak Kantor Bersama Samsat Samarinda mengganti peralatan-peralatan seperti komputer dan sarana penunjang lainya yang memang sudah sering mengalami kerusakan dalam pengoperasiannya.
Daftar Pustaka
Cahyani, Ati, 2003. Dasar-dasar organisasi Dan Manajemen. PT. Grasindo. Jakarta
Eti Rochaety. 2005. Sisitem Informasi Manajemen Pendidikan. Bumi Aksara. Jakarta.
Hafidiah, Atin dan Dusa Sumartaya, 2003. Sistem Informasi Manajemen Untuk
Organisasi Bisnis. Kencana Utama. Bandung
Ibrahim, Amin, 2008. Teori dan Konsep Pelayanan Publik Serta
Implementasinya. Mandar Maju, Bandung.
Ismail, HM, 2010. Menuju Pelayanan Prima, Konsep dan Strategi Peningkatan
Kualitas Pelayanan Publik. Averroes Press
Jogianto H.M. 2005. Sistem Informasi Manajemen. PT. Gramedia Pustaka. Jakarta.
Kadir, Abdul, 2003. Pengenalan Sistem Informasi Manajemen. Edisi kesatu. Yogyakarta: Andi
Kelly, Josep F, 2005. Sistem Informasi Manajemen. PT. Gramedia Pustaka. Jakarta
Moenir, 2010. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, PT. Bumi Aksara, Jakarta.
Moleong, Lexy J. 2006. Metodologi Penelitian Kualitatif, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung
Nasir, Ahmad, 2001. Sistem Informasi Manajemen. PT. RajaGrafindo Persada. Jakarta
Pasolong, Harbani, 2010. Teori Administrasi Publik, Alfabeta, Bandung. Pasolong,Herbani, 2012. Metode Penelitian Administrasi Publik. Alfabeta.
Bandung.
________, 2013. Metode Penelitian Kualitatif, Alfabeta, Bandung. Sedarmayanti, 2014. Restrukturisasi Dan Pemberdayaan Organisasi, PT.
Refika Aditama, Bandung.
Situmorang, 2007. Dasar-Dasar Manajemen. Andi Publisher. Jakarta Sugiyono, 2012. Metode Penelitian Kualitatif, Alfabeta, Bandung
Susanto Azhar.2002. Sistem Informasi Manajemen. Linggajaya. Bandung. Sutabri, Tata, 2005. Sistem Informasi Manajemen. Andi Offset. Yogyakarta Tangkilisan, Hessel Nogi. S. 2005. Manajemen Publik. Gramedia. Widiasarana
Indonesia. Jakarta
Tjiptono, Fandy, 2007. Strategi Pemasaran. Edisi Pertama. Andi Offset, Yogyakarta
