UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PERANAN PUBLIC RELATIONS DALAM MENCIPTAKAN OPINI PUBLIC PADA PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk
UNIT ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA
SKRIPSI MINOR
Diajukan Oleh :
Nama
:Vorika Ayu Taqiyah
NIM
: 052103020
Jurusan
: Kesekretariatan
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERSEMBAHAN KATA PENGANTAR ... DAFTAR ISI ... BAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang Pemilihan Judul ... B. Perumusan Masalah ... C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... D. Metode Penelitian ...
BAB II PERANAN PUBLIC RELATIONS DALAM MENCIPTAKAN OPINI PUBLIC PADA PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk. UNIT ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA
A. Profil PT. TELKOM Unit Enterprise Regional I Sumatera ... 1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 3. Produk – Produk Perusahaan ... B. Pengertian Public Relations dan Opini Public ... C. Fungsi dan Tugas Public Relations ... D. Metode dan Teknik Mempengaruhi Terciptanya Opini Public ... E. Peranan Penting Komunikasi dalam Public Relations ... F. Kedudukan Public Relations dalam Organisasi ...
BAB III ANALISA DAN EVALUASI BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... B. Saran ...
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG PEMILIHAN JUDUL
Semakin tingginya tingkat pertumbuhan masyarakat dan semakin sulitnya perekonomian sekarang ini, memicu makin maraknya bermunculan perusahaan - perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sama. Hal ini mengakibatkan timbulnya persaingan di antara perusahaan - perusahaan dalam mempertahankan eksistensinya dengan melakukan komunikasi dan interaksi dengan masyarakat.
Dalam suatu perusahaan, kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi dengan seluruh masyarakat baik di dalam negeri maupun di luar negeri mempunyai pengaruh besar dalam usaha mempertahankan kelangsungan hidup suatu perusahaan. Tanpa adanya kemampuan dalam berkomunikasi dan berinteraksi dengan seluruh masyarakat, suatu perusahaan akan mengalami keterbelakangan dalam menjalankan semua aktivitas pekerjaan yang akhirnya dapat menyebabkan perusahaan tersebut tidak dapat bertahan. Oleh karena itulah, Public Relations sangat diperlukan dalam setiap perusahaan.
Dalam setiap perusahaan, Public Relations berperan sebagai jembatan komunikasi antara perusahaan dengan masyarakat. Sebagaimana yang dinyatakan oleh Denny Grisworld bahwa Public Relations merupakan fungsi manajemen
yang mengevaluasi perilaku publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi dengan minat publik (interest public) dan melaksanakan program tindakan (komunikasi) untuk mendapatkan pemahaman dan pengertian publik (Rumanti,2002:9). Public Relations berusaha menjalin hubungan yang baik dengan seluruh masyarakat tanpa mencampakkan atau menindas martabat manusia, sehingga nantinya dapat membentuk dan memperoleh opini yang baik dari masyarakat atas kinerja dan eksistensi suatu perusahaan. Tetapi, sekarang ini banyak terdengar keluhan dari masyarakat yang tidak puas dengan pelayanan yang diberikan oleh suatu perusahaan, antara lain mengenai kualifikasi sumber daya manusia (SDM) dari Public Relations tersebut.
Sebenarnya, menjadi seorang Public Relations tidak hanya membutuhkan keterampilan berbahasa dan kemampuan verbal saja. Seorang Public Relations juga dituntut memiliki kemampuan yang lain, seperti: Investor Relations, Government Relations, Counseling, dan lain-lain. Semuanya itu membutuhkan pendidikan dan pelatihan yang terprogram. Hal inilah yang belum benar-benar dipahami oleh perusahaan-perusahaan baru tentang peranan dan tugas Public Relations dalam perusahaan tersebut. Dengan adanya Public Relations yang memiliki kemampuan memberi masukan, bimbingan, dan arahan baik kepada perusahaan maupun masyarakat sebagai customer atau mitra dari perusahaan tersebut, diharapkan perusahaan dapat mengerti dan memahami minat (keinginan) dan kebutuhan masyarakat.
Sesuai dengan uraian yang terdahulu, penulis akan memberikan sedikit gambaran mengenai PT. TELKOM Unit Enterprise Regional I Sumatera. Perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa telekomunikasi yang merupakan salah satu divisi di TELKOM yang bertanggung jawab sebagai delivery channel layanan infocom kepada pelanggan korporasi ( Corporate Customer ) di seluruh Indonesia.
PT. TELKOM Unit Enterprise Regional I Sumatera menggunakan berbagai teknologi, peralatan, dan fasilitas untuk mendukung penyediaan pelayanan kepada pelanggan, baik yang dioperasikan unit lain di TELKOM maupun yang dikelola sendiri. Karena, bagi perusahaan ini pelayanan sepenuhnya kepada pelanggan merupakan strategi yang utama demi keberhasilan perusahaan.
Sumber pendapatan utama perusahaan ini berasal dari penjualan jasa-jasa kepada para pelanggan. Oleh karena itu, fungsi Public Relations sangat diperlukan bagi perusahaan ini dalam hal meyakinkan masyarakat, sebagai pengguna jasa, bahwa PT. TELKOM Unit Enterprise Regional I Sumatera dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan masyarakat.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis ingin lebih memahami mengenai bidang Public Relations di PT. TELKOM Enterprise dengan memilih judul untuk skripsi minor ini, yaitu: “PERANAN PUBLIC RELATIONS
TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk UNIT ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA.” Dengan judul ini penulis dapat melihat bagaimana peranan
Public Relations di PT. TELKOM Enterprise dalam usaha mendapatkan citra yang baik dari masyarakat umum sebagai penilainya.
B. PERUMUSAN MASALAH
Public Relations merupakan salah satu bidang yang cukup luas bila ingin dibahas dan ditelaah lebih jauh. Untuk dapat lebih membatasi permasalahan sebagai dasar dari penulisan skripsi minor ini, penulis mencoba merumuskan pokok masalah yang akan dibahas dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut :
“Sejauh mana Peranan Public Relations dalam usaha menciptakan opini public pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera ?”
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
Tujuan merupakan titik akhir yang akan dicapai. Setiap pekerjaan yang akan dilakukan sudah tentu ada tujuannya. Tujuan yang terencana akan lebih memudahkan pelaksanaan pekerjaan tersebut. Oleh karena itu, tujuan adalah syarat yang paling penting dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Begitu juga dengan penelitian ini pun ada pula tujuannya.
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui sejauh mana peranan Public Relations dalam usaha menciptakan opini public demi mendapatkan citra yang baik bagi PT. TELKOM Unit Enterprise Regional (UNER) I Sumatera.
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian ini adalah :
Bagi Perusahaan
Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah-langkah yang tepat di masa yang akan datang, khususnya dalam hal penetapan tugas dan tanggung jawab Public Relations di perusahaan tersebut.
:
Bagi Penulis
Mengetahui batasan-batasan fungsi dari Public Relations dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya di suatu perusahaan serta dapat menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti, baik secara teoritis maupun penerapannya langsung di lapangan.
:
Bagi pembaca (secara umum)
Sebagai bahan informasi atau masukan bagi semua pihak yang membutuhkan dalam hal Peranan Public Relations di sebuah perusahaan.
D. METODE PENELITIAN
Penelitian adalah suatu pekerjaan yang tidak ringan. Ketelitian dan kebenaran fakta merupakan faktor yang sangat penting bagi suatu penelitian. Untuk mencapai hasil yang memuaskan dibutuhkan cara atau metode yang tepat. Dalam rangka memperoleh data dan keterangan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi minor ini, maka data dan metode yang penulis pakai adalah sebagai berikut :
1. Lokasi Penelitian
Penelitian dilaksanakan di PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk UNIT ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA yang bertempat di Graha Telekomunikasi Lt. II, Jl. Putri Hijau No. 1 Medan. Penelitian dilaksanakan pada tanggal 11 s/d 26 Maret 2008.
2. Jenis / Sumber Data a. Data Primer
Merupakan data yang diambil langsung dari objek yang diteliti, dalam hal ini adalah PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera.
b. Data Sekunder
Merupakan data yang diperoleh dari gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, buku-buku, literature, dan bahan bacaan lain yang berhubungan dengan penulisan skripsi minor ini.
3. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab yang dilakukan secara langsung dengan para pegawai PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA,Tbk UNIT ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA.
b. Observasi
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap objek dan pencatatan yang menjadi sasaran dalam pembahasan penelitian ini, yaitu dengan mengadakan observasi langsung ke PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA,Tbk UNIT ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA.
4. Metode Analisis a. Metode Deskriptif
Metode deskriptif merupakan metode analisis dengan cara menafsirkan dan menginterpretasikan data sehingga data tersebut dapat memberikan gambaran mengenai keadaan permasalahan yang diteliti.
b. Metode Deduktif
Metode deduktif merupakan metode dengan mengambil kesimpulan fakta-fakta yang diteliti berdasarkan kebenaran yang bersifat umum kepada yang bersifat khusus. Dalam hal ini penulis membandingkan data sekunder dengan data primer, kemudian mengambil kesimpulan dan selanjutnya digunakan sebagai dasar membuat saran.
BAB II
PERANAN PUBLIC RELATIONS DALAM MENCIPTAKAN OPINI PUBLIC
PADA PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk UNIT ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA
A. Profil PT. TELKOM Unit Enterprise Regional I Sumatera 1. Sejarah Singkat Perusahaan
ORGANIZATION DESCRIPTION
Divisi Enterprise Service TELKOM (selanjutnya disebut dengan TELKOM Enterprise) adalah salah satu divisi di TELKOM yang bertanggung jawab sebagai delivery channel layanan infocom (pelayanan informasi telekomunikasi) kepada pelanggan korporasi (Corporate Customer) di seluruh Indonesia.
Pelayanan kepada Corporate Customer sangat strategis bagi TELKOM karena memberikan kontribusi pendapatan/laba yang besar bagi perusahaan dan senantiasa diincar penyedia jasa lainnya (battle field).
Sejarah TELKOM Enterprise diawali dengan pembentukan Probis Enterprise pada 5 Mei 2000 yang bertugas untuk merancang strategi yang berkaitan dengan aspek teknis, operasional, pemasaran dan pengembangan bisnis bagi Corporate Customer. Probis Enterprise kemudian diubah menjadi Organisasi Pusat Pelayanan Pelanggan Enterprise pada 22 April 2002 untuk mengkordinasikan berbagai Unit di TELKOM dalam memberikan layanan yang lebih kompetitif bagi Corporate Customer.
Setelah melalui beberapa perubahan, perubahan strategis dilakukan Direksi TELKOM melalui Keputusan Direksi Nomor: KD.37/PS.150/CTG-10/2004 tanggal 6 Agustus 2004, dengan menetapkan Enterprise Service Center sebagai Divisi dengan status revenue center dengan nama baru Divisi Enterprise Service atau TELKOM Enterprise.
ORGANIZATION ENVIRONMENT
Sejalan dengan strategi TELKOM yakni menjadi ‘full service and network telecommunications provider’ TELKOM Enterprise bertindak sebagai delivery channel ke Corporate Customer atas 4 (empat) product portofolio yakni Wireline, Wireless, Data & Internet serta Network & Interconnection.
Corporate Customer memerlukan one stop service untuk solusi infocom (komunikasi, multimedia, automasi perkantoran dan sistem pengendalian) mulai dari solusi sederhana (single product) sampai solusi yang komplek.
Penawaran solusi dari TELKOM Enterprise yang dikemas dalam TELKOMSolution mengandung 6 (enam) produk utama TELKOM Enterprise yakni: TELKOMLokal, TELKOMSLJJ, TIC-007, TELKOMFlexi, TELKOMLink dan TELKOMNet. Sekarang ini, TELKOMLink dan TELKOMNet sering dikelompokkan sebagai non POTS (penggunaan jasa telekomunikasi selain telepon rumah).
Skema mekanisme penyerahan TELKOMSolution kepada corporate customer adalah sebagai berikut :
Gambar I : Skema Mekanisme Penyerahan TELKOMSolution ke Corporate Customer
Jumlah pegawai TELKOM Enterprise adalah 1106 orang yang 13% berada di Kantor Divisi dan 87% lagi di TELKOM Unit Enterprise Regional I 1 s/d 6. Termasuk didalamnya 8% pegawai non TELKOM.
Pegawai TELKOM Enterprise mengorganisasikan diri melalui SEKAR ( Serikat Karyawan ) sebagai saluran aspirasi pegawai ke Management. Kesepakatan antara SEKAR dan Perusahaan dituangkan di dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang direvisi setiap tahunnya secara terpusat. Untuk menjamin keselamatan dan kesehatan kerja, Management menetapkan pengaturan melalui Keputusan Kepala Divisi yang mengatur Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) sebagaimana dituntut regulasi terkait.
TELKOM Enterprise menggunakan berbagai teknologi, peralatan dan fasilitas untuk mendukung penyediaan solusi, baik yang dioperasikan unit lain di TELKOM maupun yang dikelola sendiri.
Dan sampai saat ini, TELKOM Enterprise semakin berkembang sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan informasi di kalangan masyarakat pada umumnya. Hal ini pun didukung oleh kepercayaan yang tinggi antara perusahaan dengan customernya.
Visi TELKOM Enterprise sama dengan visi TELKOM yaitu: “To
Become Leading Infocom Player in the Region”. Hal ini berarti
TELKOM Enterprise mendukung tercapainya visi TELKOM dengan menjadi leading infocom provider untuk Corporate Customer di kawasan Asia-Pasifik.
Visi dan Misi Perusahaan
Misi TELKOM Enterprise juga selaras dengan TELKOM, yaitu:
• To Provide One Stop Services with Excellent Quality and Competitive Price to Corporate Customer,
• Managing Business Through Best Practices, • Optimizing Superior Human Resource, • Competitive Technology, and
• Synergizing Business Partners.
Selaras dengan visi dan misi, tujuan TELKOM Enterprise adalah “to be
the most convenience infocom provider to do business with”. Untuk
mewujudkan visi dan misi tersebut, telah dicanangkan budaya korporasi TELKOM yakni ‘The TELKOM Way 135’ (TTW 135) pada April 2003.
TTW 135 merupakan identitas, sumber inspirasi, sumber kekuatan dalam menghadapi perubahan dan persaingan.
Budaya korporasi TTW 135
1 (satu) Asumsi Dasar: Commited 2 U
ini mencakup:
3 (tiga) Nilai Inti: Customer Value,
Excellent Services dan Competent People.
5 (lima) Perilaku:
o Stretch the Goals (rentangkan tujuan ke luar dari batas yang biasa/normal),
o Simplify (sederhanakan),
o Involve Everyone (libatkan setiap
orang),
o Quality is My Job (kualitas sebagai pekerjaan insan TELKOM), dan
o Reward the Winners (hargai/imbali pemenang).
Gambar II : Poster Maskot TTW 135
Gambar III : Logo Telkom Logo Telkom
Adapun makna dari logo TELKOM adalah sebagai berikut:
1. Bentuk visual logo merupakan misi Telkom yang mantap, modern,
luwes, sederhana, cepat terlihat secara utuh.
2. Menggambarkan dunia telekomunikasi modern melalui dunia mutakhir yang tercermin dalam citra keseluruhan.
3. Gambaran sifat telekomunikasi serta kerja sama yang selaras secara
berkesinambungan dan dinamis, digambarkan oleh garis-garis yang mengesankan gerak beraturan dengan warna dominan biru tua dan biru muda bergradasi membentuk kesatuan visual/grafis yang utuh.
4. Warna biru tua dan biru muda gradasi menggambarkan teknologi
tinggi telekomunikasi yang berlambang dalam suasana komunikasi masa depan yang gemilang.
5. Ruang gerak Telkom secara Nasional dan Internasional, tergambar
dalam bentuk bulatan atau super elips dari logo.
6. Gambar bulatan biru tua menggambarkan utuhnya wawasan nusantara
yang dipersatukan oleh Telekomunikasi.
7. Bentuk huruf yang dipakai mencerminkan karakter modern, kokoh,
2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Organisasi merupakan suatu wadah yang digunakan oleh perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penyusunan struktur organisasi merupakan awal dari pekerjaan sebelum melaksanakan kegiatan atau aktivitas dari suatu perusahaan, karena dari struktur organisasi tersebut akan dapat terlihat dengan jelas pembagian tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian dalam organisasi atau perusahaan.
Dua aspek utama dalam proses penyusunan struktur organisasi adalah Departementalisasi dan Pembagian Kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan – kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Sedangkn yang dimaksud dengan Pembagian Kerja adalah pemerincian tugas pada pekerjaan agar setiap individu dalam suatu organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.
Dalam hal ini, penulis mengutip pengertian organisasi menurut Kustadi Suhandang (2004:179) bahwa “Organisasi adalah suatu wadah kerja yang didalamnya terdapat persekutuan orang – orang yang masing – masing mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab yang telah ditentukan terlebih dahulu.”
Adapun prinsip – prinsip organisasi yang baik antara lain :
1. Harus ada garis kekuasaan yang jelas dari puncak sampai bagian terbawah perusahaan.
3. Jenjang pengawasan harus layak.
4. Tiap – tiap orang hanya bertanggung jawab langsung kepada satu orang. 5. Kemampuan pegawai dipergunakan secara maksimum.
Sedangkan tipe organisasi ada empat tipe, yaitu :
a. Organisasi Lini
Dimana kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu garis yang langsung dari puncak ke bagian bawah perusahaan.
b. Organisasi Fungsional
Dimana ditunjuk ahli – ahli untuk memberi petunjuk ( mengatur ) macam pekerjaan tertentu di seluruh organisasi.
c. Organisasi Lini dan Staf
Merupakan suatu gabungan dari organisasi tipe lini dan fungsional. Dan dalam teori, tipe organisasi ini mempunyai keuntungan dari masing – masing tipe.
d. Organisasi Panitia
Dimana suatu panitia manajemen dibantu oleh sejumlah panitia penasehat yang tetap.
Struktur organisasi di TELKOM Unit Enterprise Regional I Sumatera menggunakan tipe organisasi Lini dan Staf. Dalam struktur organisasi garis dan staf ini, dapat diketahui bahwa kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam satu garis lurus yang langsung dari puncak ke bagian bawah perusahaan dan menunjuk seorang staf ahli untuk mengatur berbagai macam pekerjaan tertentu di seluruh organisasi.
Adapun struktur organisasi pada PT. TELKOM Unit Enterprise Regional ( UNER ) I Sumatera dipimpin oleh seorang General Manager (GM)
Enterprise Regional I Sumatera. GM tersebut dibantu oleh delapan Manager
dan satu Sekretariat yang dibawahi langsung serta dua Manager yang dibawahi secara tidak langsung. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan fungsi satuan kerja dari setiap bagian / jabatan.
Satuan Kerja General Manajer, yaitu:
− Melakukan strategi unit kerja.
− Melaksanakan visi dan misi, serta program penerapan. − Melakukan pembinaan SDM.
− Mengadakan kontrak dan korespondensi dengan customer dan mitra.
Satuan Kerja Asman UNER Secretary, yaitu:
− Mengidentifikasi kompetensi para karyawan/staf Telkom Enterprise. − Mengkoordinasikan kebutuhan SDM Unit Enterprise Regional I dengan
− Memastikan dan menjaga terpeliharanya kerahasiaan data perusahaan. − Mengalokasikan kebutuhan anggaran operasional rutin Unit Enterprise
Regional I Sumatera.
− Melaksanakan penilaian kinerja tepat waktu.
Manager Customer Solution
Yang membawahi tiga bagian/bidang, yaitu:
− Design Solution, yang menangani bagaimana mempertahankan produk tetap menjadi perhatian publik terutama customer dalam hal design produk. Uraian tugasnya antara lain:
• Menyusun proposal tender dan proyek.
• Menyediakan hasil analisa perkembangan teknis teknologi telekomunikasi.
• Memberikan layanan konsultasi pada asisten manager dan pelanggan. − Product Management, menangani/memanage produk yang akan
dipasarkan kepada customer. Terutama dalam hal jumlah (kuantitas) produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan pasar. Uraian tugasnya antara lain:
• Melakukan bisnis dan teknis pada setiap segmen pelanggan serta membuat usulan solusi proyek.
• Membuat usulan strategi bisnis jangka panjang dan jangka pendek Telkom Enterprise.
− Data Management, mempunyai tugas memanage (mengatur) segala data yang berhubungan dengan produk dan customer yang bekerja sama dengan perusahaan. Uraian tugasnya antara lain:
• Menyediakan data potensi secara akurat.
• Melakukan perawatan peralatan (data) secara rutin dan berkala.
• Menyediakan buku katalog teknis sistem pemeliharaan dan petunjuk penggunaan sistem informasi standard.
Manager General Support
Yang membawahi empat bidang, yakni:
− Performance Reporting, dengan uraian tugas sebagai berikut: • Membuat rapat kinerja.
• Membuat laporan performance Telkom Enterprise secara mingguan, bulanan, triwulan dan semester.
− Quality Management, bertindak sebagai yang mengatur (memanage) kualitas produk yang akan dipasarkan. Uraian tugasnya antara lain:
• Melakukan administrasi pertanggungan dan pembayaran pada pihak ketiga.
• Melakukan pencapaian Rencana Kerja Operasi Bulanan (RKOB). − Logistic, Legal and Compliance. Uraian tugasnya dalam hal:
• Menetapkan sistem pengadaan barang / produk.
• Mengelola kontrak berlangganan secara efektif untuk menunjang kegiatan Telkom Enterprise.
• Mengadakan dan menetapkan negosiasi dan klarifikasi. • Menetapkan batas waktu pengumpulan data.
Manager Area
Yang terdiri dari empat bagian (wilayah):
o Manager Area 1 Sumatera Bagian Selatan o Manager Area 2 Riau Daratan dan Sumbar o Manager Area 3 Kepulauan Riau
o Manager Area 4 Lampung
Tugas dari Manager Area adalah: mengelola anggaran dan administrasi perkantoran.
Coordinator Account Manager (Segment 1 dan 2)
Dengan uraian tugas sebagai berikut:
• Mengelola anggaran dan pembinaan SDM.
• Mencari pelanggan dengan strategi pengelolaan pelanggan. • Menganalisis Corporate Customer.
Group Account Manager (AM)
Uraian tugasnya antara lain:
• Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan tingkat kepuasan dan loyalitas yang optimal (maksimum).
• Membuat program-program yang fleksibel dalam rencana penjualan. • Mencapai rencana penjualan.
• Melakukan otorisasi sesuai perjanjian berlangganan.
Manager Corporate Customer Care Area 1
Yang memiliki empat bagian/bidang, yaitu:
− Service Delivery, bertugas dalam pelayanan terhadap customer dengan langsung mendatangi rumah customer tersebut. Tugas lainnya:
• Menerima keluhan dari pelanggan (customer ). • Mendokumentasikan seluruh keluhan pelanggan.
− Quality of Service Management, memanage kualitas dari pelayanan kepada customer. Uraian tugasnya:
• Mengawasi distribusi keluhan pelanggan sampai unit terkait. • Mengidentifikasikan penyelesaian keluhan pelanggan.
− Customer Contact Center, sebagai pusat informasi untuk para customer dan menginventariskan daftar pelanggan dengan customized billing.
− Customer Care Support, merupakan bentuk pelayanan ‘Peduli Customer’ dan menginventariskan daftar pelanggan dengan customized billing.
Manager Billing and Collection Area 1
− Customer Billing, yang bertugas melayani pembayaran tagihan customer. − Invoicing and Collection, bertindak sebagai penanganan faktur-faktur yang
berhubungan dengan tagihan dan pembayaran dari para customer. Uraian tugasnya adalah:
• Mendaftar barang-barang dagangan (produk).
• Menginventariskan daftar pelanggan dengan customized billing.
− Debt Management, menangani (memanage) pemasukan dan laba (profit) yang diperoleh perusahaan. Dengan uraian tugas antara lain:
• Memenuhi dan memonitoring pembayaran tagihan.
3. Produk – Produk Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki program yang menjadi ciri khas dari perusahaan itu sendiri. Program tersebut biasanya dengan mengandalkan produk – produk yang mereka hasilkan. Produk yang dihasilkan harus memiliki daya saing dengan produk dari perusahaan lain meskipun perusahaan itu bergerak dalam bidang yang sama.
PT. Telkom Enterprise dengan visi "To Become a Leading InfoCom Player in the Region" senantiasa berusaha untuk memberikan layanan dan jasa terbaik bagi masyarakat Indonesia.
Sebagaimana diketahui, PT. Telkom Enterprise menawarkan banyak produk/jasa yang tingkat penjualannya terus meningkat karena selalu dipercaya oleh masyarakat umum terutama para customernya. Produk/jasa tersebut antara lain adalah:
TELKOMFlexi
TELKOMFlexi adalah layanan jasa telekomunikasi suara dan data berbasis akses tanpa kabel dengan teknologi CDMA yang sangat hemat karena biaya pemakaiannya mengacu pada tariff telepon rumah (PSTN TELKOM). Lebih hemat pula bagi yang melakukan panggilan ke TELKOMFlexi karena layaknya telepon rumah, si penelpon tidak akan dikenakan biaya airtime.
TELKOMNet ASTINET
Merupakan salah satu layanan jasa terbaru dari PT. Telkom Enterprise, yaitu layanan akses internet dedicated yang meghubungkan LAN milik pelanggan ke
Internet Global melalui port router TELKOMNet dengan menggunakan fasilitas akses yang dedicated. Atribut layanannya berupa:
− Akses internet dengan kecepatan mulai dari 64 Kbps sampai dengan 2 Mbps.
− Reliabilitas dan perfomansi akses yang baik ditunjang dengan ketersediaan bandwidth ke Global Internet yang handal.
− Biaya yang dikenakan ke pelanggan hanya biaya pasang baru (instalasi) dan biaya pemakaian bulanan.
TELKOMSpeedy
Salah satu layanan unggulan TELKOM di tahun 2006 lalu adalah TELKOM Speedy. TELKOM Speedy merupakan Layanan internet access end to end dari PT TELKOM dengan basis teknologi Asymetric Digital Subscriber Line (ADSL), yang dapat menyalurkan data dan suara secara simultan melalui satu saluran telepon biasa dengan kecepatan maksimal 384 Kbps yang dijaminkan dari Modem sampai BRAS (Broadband Remote Access Server) di sisi perangkat TELKOM. Dengan slogan "Broadband Internet Access for Home and Small Office" maka TELKOM Speedy menjadi solusi utama bagi akses broadband koneksi Internet. Tidak hanya di kalangan bisnis namun meluas sampai ke rumah-rumah.
Layanan TELKOM Speedy diluncurkan dengan cakupan layanan nasional secara bertahap pada awal Mei 2006. Pada awalnya beberapa daerah yang sudah dapat dilayani (first package) meliputi:
1. Sumatera: Medan, Pekanbaru, Padang, Batam, Palembang, Lampung 2. Jawa: Bandung, Cirebon, Semarang, Yogyakarta, Solo
Cakupan layanan TELKOM Speedy senantiasa terus diperluas ke daerah-daerah lainnya di tahun 2006 sampai sekarang untuk memenuhi kebutuhan akses broadband yang telah meningkat pesat. Paralel dengan perluasan layanan akses broadband, TELKOM pun telah menyediakan beragam layanan Content Broadband seperti : Game Broadband Online, Video Streaming, Audio download, web conferences, Home surveillances dan banyak lagi.
Semuanya dilakukan semata-mata sebagai wujud komitmen TELKOM untuk memanjakan para pelanggannya (customer) terutama pelanggan akses broadband TELKOM Speedy.
B. Pengertian Public Relations dan Opini Public
Pengertian Public Relations
Banyak yang mengira bahwa Public Relations hanyalah kegiatan – kegiatan yang tampak, tetapi kenyataannya kegiatan yang tampak oleh publik justru hanya satu tahap saja dari keseluruhan kegiatan Public Relations yang sebenarnya.
Public Relations adalah kegiatan atau aktivitas yang proses kegiatannya melalui empat tahap, yaitu:
a. Penelitian yang didahului penemuan, analisis, pengolahan data dan sebagainya;
b. Perencanaan yang direncanakan; c. Pelaksanaan yang tepat;
d. Evaluasi, penilaian setiap tahap dan evaluasi keseluruhan.
Semua tahap – tahap Public Relations diatas berlangsung secara berkesinambungan.
Seperti yang sudah dijelaskan pada bab sebelumnya bahwa Public Relations merupakan fungsi manajemen yang mengevaluasi perilaku publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi dengan minat publik (interest public) dan melaksanakan program tindakan (komunikasi) untuk mendapatkan pemahaman dan pengertian publik (Rumanti,2002:9).
Selain pengertian tersebut diatas, masih banyak lagi pengertian tentang Public Relations, antara lain :
a) Berdasarkan salah satu kesimpulan dari Roberto Simoes dalam Rumanti (2002:7)
Public Relations adalah fungsi manajemen yang menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi dengan publiknya, baik internal maupun eksternal. Hal ini merupakan unsur yang sangat penting dalam manajemen dalam pencapaian tujuan organisasinya.
b) Rumusan definisi Public Relations dari International Public Relations Association (IPRA) dalam Rumanti (2002:11)
Public Relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi – organisasi, lembaga – lembaga umum dan pribadi, dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.
Dapat disimpulkan bahwa Public Relations adalah fungsi manajemen, yang artinya Public Relations itu sangat erat hubungannya dengan manajemen dan tidak bisa dipandang sebelah mata.
Pengertian Opini Public
Opini public identik dengan pengertian kebebasan dan keterbukaan dalam mengungkapkan ide – ide, pendapat, keinginan, kebutuhan, keluhan, kritik yang membangun, dan kebebasan di dalam penulisan. Dengan kata lain, opini public itu merupakan efek dari kebebasan dalam mengungkapkan ide dan pendapat. Dan sangatlah menguntungkan bagi perusahaan, pribadi, maupun pemerintah apabila terdapat kritik, ide, saran atau pendapat, yang disampaikan secara spontan.
William Albig dalam Suhandang (2004:36) mengemukakan bahwa Opini Public adalah hasil dari interaksi antar individu dalam kelompok apa saja. Ini berarti bahwa opini public itu timbul karena adanya interaksi antar insan yang masing – masing mengemukakan pendapatnya, diteruskan dengan perdebatan yang melahirkan penilaian tertentu atau kata sepakat.
C. Fungsi dan Tugas Public Relations Fungsi Public Relations
Pada umumnya semua perusahaan bertujuan untuk mencari laba sebesar – besarnya dengan memberikan manfaat bagi orang – orang yang membutuhkannya. Dengan demikian secara teknis – ekonomis, perusahaan itu harus :
1. Memproduksi barang – barang atau jasa yang dibutuhkan orang – orang (masyarakat) sebagai konsumen mereka.
2. Membuat barang – barang atau jasa dengan biaya yang sesuai dengan kemampuan atau daya beli orang – orang yang membutuhkan barang atau jasa tersebut. Dalam hal ini, diusahakan adanya penekanan terhadap harga pokok dari barang atau jasa tersebut.
3. Mencari orang – orang yang membutuhkan barang atau jasa tersebut (pasaran bagi hasil produksinya).
4. Dapat menarik simpati orang agar uangnya dibelikan pada barang atau jasa yang diproduksi oleh perusahaan mereka. bukan untuk suatu saat saja melainkan untuk selamanya.
Sedangkan secara sosial – ekonomis, perusahaan tersebut harus berusaha agar publiknya merasakan kepuasan terhadap produknya.
Sebagai salah satu unsur administrasi dari manajemen perusahaannya, Public Relations berkewajiban melaksanakan kebijakan manajer perusahaan, terutama dalam bidang memperkenalkan produk barunya dan mempengaruhi masyarakat untuk mau memakai barang atau jasa yang baru itu. Sedangkan terhadap pihak dalam dari perusahaan itu Public Relations harus bisa menjelaskan tujuan dari kebijaksanaan itu, sehingga semua pihak merasa terpanggil dan mau menyukseskan program perusahaannya sesuai dengan apa yang diinginkan manajer perusahaan melalui kebijaksanaannya tadi.
Pada dasarnya fungsi Public Relations dalam Suhandang (2004:32) adalah sebagai berikut :
1) Kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya. 2) Memiliki sasaran untuk menciptakan opini public yang bisa diterima dan
menguntungkan semua pihak.
3) Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan perusahaan. Sangat penting bagaimana perusahaan memiliki warna, budaya citra, suasana yng kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktifitas bisa dicapai secara optimal.
4) Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan publiknya, internal ataupun eksternal, melalui proses timbal balik sekaligus
menciptakan opini public sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi perusahaan yang bersangkutan.
Tugas Public Relations
Ada lima tugas pokok Public Relations, yang semuanya itu merupakan satu kesatuan tak terpisahkan, yaitu :
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tulisan, maupun melalui gambar (visual) kepada public, supaya public mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan. Semuanya disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, dan harapan publik internal atau eksternal dan memperhatikan, mengolah, menginterpretasikan pengaruh lingkungan yang masuk demi perbaikan dan perkembangan perusahaan.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasikan tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Selain itu, menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan bersama dengan lingkungan.
3. Memperbaiki citra organisasi. Bagi Public Relations, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan lainnya, tetapi juga terletak pada :
a) Bagaimana perusahaan bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol dan dievaluasi;
b) Dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks.
4. Tanggung jawab sosial. Public Relations merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap publik internal, publik eksternal, dan pers.
5. Komunikasi. Bagi Public Relations, pengetahuan komunikasi menjadi modal yang utama yang harus dimiliki. Public Relations mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, yaitu komunikasi timbal balik.
Inti dari tugas Public Relations adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dengan publik.
Pada PT. TELKOM UNER I Sumatera, fungsi dan tugas Public Relations dijalankan dengan baik walaupun sebenarnya jabatan ataupun bagian Public Relations tidak ada dalam struktur organisasi perusahaan ini. Fungsi dan tugas Public Relations dijalankan (dikerjakan) sekaligus oleh bagian Sekretariat. Dalam hal ini, satuan kerja UNER Secretary.
Meskipun tugas dan fungsi Public Relations dirangkap oleh bagian UNER Secretary, perusahaan ini tetap tidak pernah mengabaikan keluhan – keluhan ataupun masukan – masukan dari para customernya. Karena perusahaan yakin bahwa dengan mendengarkan dan menanggapi pendapat dari customer, baik itu positif maupun negatif, akan mengadakan perbaikan, perkembangan, dan keunggulan bagi perusahaan serta menjadikan perusahaan mampu bersaing.
D. Metode dan Teknik Mempengaruhi Terciptanya Opini Public
Metode pekerjaan Public Relations ditekankan pada penelitian terhadap publik, penelitian untuk mengetahui sikap, pendapat, dan tingkah laku publik terhadap kegiatan yang dilakukan perusahaan. Dari hasil penelitian itu dapat ditemukan fakta dan data yang bisa dipakai untuk menyusun rencana kerja perusahaan selanjutnya. Namun, meskipun sudah dibuat rencana kerja dan dilaksanakan, pelaksanaan kerja bukan tahap yang terakhir. Public Relations harus melakukan penelitian lagi guna menjadi bahan perbaikan dalam menentukan rencana kerja selanjutnya. Kegiatan ini dilakukan terus menerus sampai tujuan akhirnya tercapai. Maksudnya, bila tahap evaluasi (penilaian) selesai, akan kembali lagi menimbulkan masalah baru yang pasti memerlukan penyelidikan kembali guna memperoleh bahan penyusunan rencana kerja selanjutnya.
Secara sistematis, metode pekerjaan Public Relations dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar IV : Metode Pekerjaan Public Relations
Sumber: Dasar-Dasar Public Relations Teori dan Praktik, Maria Assumpta Rumanti,2002, hal.
Penelitian
Penilaian Perencanaan
Ada beberapa faktor penting dalam menciptakan opini public, yaitu sebagai berikut :
1) Peranan media dalam menguasai kekuatan publik merupakan stimulus perangsang, pentransfer informasi/pesan, sebagai alat injeksi. Supaya media bisa menguasai kekuatan publik, komunikator (opinion leader) harus benar – benar tepat memilih media, sebab kalau tidak akan merugikan publiknya. 2) Keterbatasan media dalam menguasai kekuatan publik two-step-flow;
multi-step-flow; penyebaran berita untuk pembaharuan, teori untuk menyeleksi suatu
alat pertimbangan (alat ukur) untuk bertindak secara konsisten.
3) Kekuatan Publik. Menurut Brouwers, peran publik bisa mendominasi media. Menurutnya, komunikasi antar publik merupakan hal yang sangat penting, mempunyai peran penting, hanya kurang tampak seperti media. Media massa dan publik merupakan bagian dari suatu sistem dan terlihat bahwa media massa sangat tergantung dari publik. (Rumanti,2002:76)
Pada PT. TELKOM UNER I Sumatera, metode atau teknik yang digunakan untuk menciptakan opini public yang positif bagi perusahaan adalah dengan setulus - tulusnya memberikan pelayanan kepada para customer. Karena sesuai dengan strategi TELKOM yakni menjadi ‘full service and network telecommunications provider’, tidak henti – hentinya perusahaan memberikan produk – produk jasa terbarunya kepada customer (masyarakat umum).
E. Peranan Penting Komunikasi dalam Public Relations
Menurut Bapak Public Relations, yaitu Ivy Ledbetter Lee dalam Rumanti (2002: ), Public Relations melekat pada manajemen dan manajemen tidak bisa berjalan sebagaimana mestinya tanpa Public Relations, maka peranan komunikasi manajerial sangat penting bagi Public Relations dalam menjalankan tugas – tugas untuk mencapai tujuan perusahaan. Komunikasi manajerial dapat dirumuskan sebagai komunikasi dalam lingkup manajemen untuk mencapai sesuatu yang dibutuhkan dan diinginkan.
Semakin jelaslah bahwa seorang pekerja Public Relations perlu mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik. Kemampuan komunikasi ini harus diusahakan dan ditingkatkan secara terus menerus. Seorang Public Relations pun perlu memiliki kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan professional. Karena itu artinya ia juga akan membentuk pribadinya menjadi semakin matang dan dewasa. Sebaliknya, jika tidak memiliki kemampuan dan tidak berpotensi untuk berkomunikasi akan terjadi kemacetan dalam komunikasi.
Berkomunikasi yang baik dan efektif akan menghasilkan keuntungan yang tinggi. Komunikasi dua arah yang efektif harus dipandang sebagai satu – satunya alat manajemen oleh Public Relations yang dimanfaatkan dalam mengembangkan perusahaan. Bagi Public Relations, umpan balik lewat opini public yang diciptakan akan membawa perbaikan, perubahan, dan perkembangan sebagai efeknya. Cara yang paling bernilai dan bermanfaat adalah adanya sikap terbuka untuk menerima umpan balik melalui pemantauan pihak – pihak yang terkait.
Perusahaan atau organisasi yang mampu memadukan dan mengintegrasikan keinginan, kebutuhan para pengguna jasa atau produk, dan para pelanggan/customer akan mampu berkembang dan mendapatkan manfaat bagi kemajuan organisasinya.
Pada PT. TELKOM UNER I Sumatera, alat komunikasi intern yang digunakan dapat berupa surat, panggilan langsung dan juga dapat menggunakan telepon. Komunikasi dalam kantor ini cukup baik karena menggunakan konsep ruang terbuka dan juga di hampir tiap meja terdapat telepon. Dan hampir semua pegawai menggunakan telepon flexi sehingga mudah dihubungi bila sedang tidak ada ditempat. Aliran dokumennya menggunakan buku ekspedisi sehingga mudah diketahui dokumen yang sedang dipakai dan kapan dikembalikan.
Dan untuk menyampaikan informasi maka seminggu sekali diadakan briefing antar pegawai dan juga diadakan rapat. Untuk memudahkan mendapatkan informasi juga disediakan layanan internet dan ada juga situs yang membantu memudahkan pencarian tentang data-data pelanggan dan karyawan. Untuk memotivasi pegawai, di tiap komputer dibuat slideshow tentang visi dan misi Telkom dan juga target yang hendak dicapai perusahaan.
F. Kedudukan Public Relations dalam Organisasi
Secara umum Public Relations dapat diartikan sebagai penyambung lidah perusahaannya dalam hal mengadakan hubungan timbal balik dengan pihak luar dan dalam perusahaan. Jadi tidak hanya bertugas sebagai a channel of information
(saluran informasi) dari perusahaan kepada publiknya, melainkan juga merupakan saluran informasi dari publik kepada perusahaan. Demikian pula fungsi Public Relations sebagai a source of information (sumber informasi), tidak hanya bagi pihak luar saja, melainkan juga merupakan sumber informasi bagi publik di dalam perusahaan, terutama bagi pimpinan perusahaan.
Menurut pandangan Hugo A. de Roode, dalam bukunya Public Relations
Interne en externe communicatie voor organisatie en beleid (Dalam Rumanti,
2002: ), Public Relations dapat ditempatkan pada posisi yang berbeda – beda. Posisi yang berbeda – beda tersebut ditentukan hal – hal berikut :
a. Tipe manajemen;
b. Apa yang diharapkan dari Public Relations; c. Mengapa dibutuhkan Public Relations;
d. Tugas yang dipercayakan kepada Public Relations; e. Hubungan dengan organisasi;
f. Tersedianya tenaga Public Relations
g. Arti kehadiran Public Relations dan bagaimana kepekaannya dengan lingkungan.
Secara organisatoris, Public Relations jelas harus berada di bawah kekuasaan pimpinan perusahaan, tetapi lebih atas daripada bagian – bagian yang ada dalam perusahaan itu. Namun, dalam perusahaan - perusahaan kecil biasanya tugas Public Relations dipegang langsung oleh pimpinan perusahaan sendiri.
Dengan demikian, Public Relations mempunyai tempat kedudukan yang sama (sejajar) dengan pimpinan perusahaan, atau merupakan staf dari pimpinan perusahaan. Staf disini dalam arti salah satu unit kerja dalam wadah kerja pimpinan atau dibawahnya.
Secara visual dan struktural, kedudukan Public Relations dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar V : Kedudukan Public Relations Sejajar Pimpinan Perusahaan
Gambar VI : Kedudukan Public Relations sebagai Staff Pimpinan Sumber : Public Relations Perusahaan, Kustadi Suhandang, 2004, hal.174
STAF AHLI DIRUT PUBLIC RELATIONS
DIR. KEUANGAN DIR. DISTRIBUSI DIR. UMUM DIR. PRODUKSI
Bag. / Departemen Bag. / Departemen Bag. / Departemen Bag. / Departemen
DIRUT STAF AHLI
DIR. KEUANGAN DIR. UMUM DIR. PROD. & DISTR. DIR. PUREL
Namun demikian, sebagai staf pimpinan perusahaan, Public Relations bias juga ditempatkan menjadi bagian dari (di bawah) kekuasaan Direktur Umum. Bahkan bias juga menjadi Seksi (Bagian) dari Bagian Tata Usaha. Dalam hal ini tergantung dari bonafiditas dan besar serta kemampuan perusahaannya.
Seperti yang sudah ditulis sebelumnya, pada PT. TELKOM UNER I Sumatera, fungsi Public Relations dirangkap oleh bagian UNER Secretary. Itu artinya, pada perusahaan ini kedudukan Public Relations adalah sebagai staf Pimpinan yang langsung berada dibawah kekuasaan pimpinan perusahaan.
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
A. Pelaksanaan Public Relations
Berdasarkan yang telah dijelaskan pada bab – bab sebelumnya, penulis berpendapat bahwa komunikasi dua arah ( timbal balik ) dalam kegiatan internal dan eksternal merupakan salah satu faktor penting untuk tercapainya saling pengertian dan kerja sama yang baik guna menjamin lancarnya proses manajemen yang pada akhirnya dapat mewujudkan tercapainya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Peranan Public Relations di Telkom UNER I Sumatera telah dilaksanakan dengan baik. Sebagaimana telah diketahui, kegiatan Public Relations pada perusahaan ini dijalankan dan dipromosikan oleh bagian Sekretariat dan tim Account Manager (AM) yang berhubungan langsung dengan pihak luar (customer).
Untuk dapat menunjang dan memperlancar kegiatan Public Relations maka Public Relations Officer (PRO) perlu membina kerja sama yang baik dengan media massa dan pihak pers. Oleh karena itu, kegiatan Press Release menjadi salah satu kegiatan Public Relations yang wajib dijalankan. Kegiatan Press Release merupakan kegiatan pemberian informasi melalui majalah, surat kabar, dan media elektronik dengan isi yang singkat, tepat, dan lengkap dengan tujuan untuk menarik perhatian masyarakat umum sebagai sasarannya.
PT. Telkom UNER I telah melaksanakan fungsi – fungsi Public Relations dengan baik, yaitu menyampaikan kebijakan – kebijakan atau tujuan organisasi, mendengarkan pendapat – pendapat masyarakat, menciptakan suasana saling mengerti dan menjalin interaksi yang baik dengan masyarakat. Hal ini telah menjadi tujuan yang ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan. Kegiatan Public Relations ini diarahkan untuk menanamkan pemahaman dan pengertian tentang tugas dan juga fungsi perusahaan serta menampung opini publik yang bersifat membangun.
B. Internal Public Relations
Pada Internal Public Relations ini targetnya adalah hubungan yang terjadi di dalam perusahaan itu sendiri, terutama para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan perusahaan. Kegiatan Public Relations ini diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan diantara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Peranan Public Relations sebagai komunikator pada PT. Telkom UNER I Sumatera untuk publik internal adalah :
1. Public Relations memberikan informasi yang sejelas – jelasnya kepada publiknya baik internal maupun eksternal.
2. Public Relations memberikan informasi yang diperoleh dari publik eksternal untuk peningkatan wawasan dan pengetahuan dengan tujuan untuk peningkatan sumber daya manusia di perusahaan.
3. Public Relations memberikan masukan untuk peningkatan prestasi dan produktifitas kerja di lingkungan PT. Telkom UNER I Sumatera dengan didasari opini / saran / pendapat dari publik eksternal.
4. Public Relations menyusun jadwal rapat, baik itu mingguan maupun bulanan.
5. Public Relations memberikan dan menjelaskan kebijakan – kebijakan yang berlaku di dalam perusahaan.
Informasi yang didapatkan oleh Public Relations dari media massa dan pimpinan disampaikan kepada para karyawan. Hal ini sangat membantu dalam pencapaian tugas – tugas karyawan agar mencapai target perusahaan. Penyampaian informasi kepada publik internal dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberitahukan kepada karyawan pada saat briefing ataupun dengan membiarkan karyawan mengetahui sendiri perkembangan perusahaan lewat situs yang disediakan perusahaan.
Karena perusahaan ini menggunakan struktur organisasi yang berbentuk garis dan staf, komunikasi antar bagian atau departemen sulit dilaksanakan. Maka peranan Public Relations untuk menjembatani antar bagian tersebut.
Sejauh ini, PT. Telkom UNER I Sumatera telah menjalankan fungsi Public Relations untuk publik internal dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari setiap
karyawan di perusahaan ini yang berusaha memperbaiki dan mempertahankan citra perusahaan setelah mendapatkan informasi mengenai opini public terhadap perusahaan.
C. Eksternal Public Relations
Bagi suatu perusahaan, hubungan dengan public di luar perusahaan merupakan hal yang penting dan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya, dalam masyarakat modern tidak akan ada kemungkinan bagi seorang manusia atau perusahaan bisa hidup menyendiri. Masing – masing akan saling membutuhkan satu sama lain.
Semua komunikasi dengan publik eksternal hendaknya dilakukan perusahaan itu secara informatif dan persuasif. Informasi hendaknya diberikan secara jujur, teliti, dan berdasarkan fakta yang sebenarnya. Dalam hal ini, publik mempunyai hak untuk mengetahui keadaan sesuatu hal yang berhubungan dengan kepentingannya. Publik kadang – kadang sangat kritis terhadap sesuatu yang aktual dan tidak biasa. Karenanya, sifat yang ramah merupakan salah satu syarat yang bisa menentukan berhasil tidaknya usaha Eksternal Public Relations.
Adapun peranan Public Relations untuk Publik Eksternal pada PT. Telkom UNER I Sumatera adalah :
1. Public Relations mengatur jadwal dan mengadakan pertemuan dengan staf Telkom UNER di wilayah lain. Kegiatan ini dilakukan oleh tim Account Manager (AM).
2. Public Relations memberikan fasilitas yang dibutuhkan wartawan dalam meliput kegiatan perusahaan.
3. Public Relations mengundang wartawan dan Gubernur / Walikota dalam event – event khusus, seperti ulang tahun perusahaan dan peresmian kantor baru.
4. Public Relations membina kerja sama dengan pihak media massa dan pers.
Public Relations pada PT. Telkom UNER I Sumatera telah menjalin dan selalu mengadakan hubungan yang baik dengan publik eksternal. Karena menurut perusahaan ini, peranan Public Relations pada publik eksternal juga merupakan nilai tambah yang berarti bagi perusahaan. Media informasi yang digunakan pun bermacam – macam, yaitu melalui portal ( internet ), Koran (surat kabar), dan brosur yang disebarkan langsung kepada masyarakat (publik).
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari penjabaran pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Peranan Public Relations dalam perusahaan sangat penting untuk menjaga dan memelihara hubungan yang baik antara perusahaan dengan masyarakat. Karena fungsi Public Relations adalah menciptakan opini publik yang positif bagi perusahaan agar citra perusahaan yang baik tetap terjaga.
2. Komunikasi dua arah (timbal balik) sangat berperan penting dalam pelaksanaan tugas Public Relations untuk meyakinkan publik eksternal bahwa produk atau jasa yang diproduksi oleh perusahaannya adalah yang terbaik.
3. Keinginan dan kebutuhan masyarakat, sebagai konsumen, sangat perlu diperhatikan demi mempertahankan perusahaan. Dan itu menjadi tugas Public Relations Officer.
4. Diterima tidaknya suatu perusahaan atau disukai tidaknya produksi perusahaan oleh masyarakat, salah satunya bergantung pada hasil kerja Public Relations sebuah perusahaan.
B. Saran
Sebagai bahan masukan bagi PT. Telkom UNER I Sumatera dan para pembaca, penulis memberikan saran – saran sebagai berikut :
1. Sebaiknya fungsi Public Relations pada PT. Telkom UNER I Sumatera diberikan kedudukan / jabatan tersendiri. Hal ini dimaksudkan agar peranan Public Relations lebih terkonsentrasi pada bidangnya.
2. Komunikasi dua arah ( timbal balik ) tetap ditingkatkan, baik Publik Relations dengan publik internal maupun dengan publik eksternal. Dengan begitu, tujuan perusahaan akan lebih cepat tercapai.
3. Informasi yang diberikan Public Relations kepada publik eksternal sebaiknya bersifat jujur dan apa adanya, tidak terlalu melebih – lebihkan dan tidak bersifat memaksa. Dengan begitu, akan lebih banyak tercipta opini public yang positif daripada opini negatif.
4. Begitu pula dengan informasi yang diberikan Public Relations kepada publik internal, tidak terkesan melebih – lebihkan pendapat masyarakat luar terhadap perusahaan. Sehingga para karyawan / staf dapat melaksanakan tugasnya tepat sasaran atau sesuai target perusahaan. Dan informasi yang diberikan harus up to date agar kegiatan perusahaan tetap berjalan dengan lancar.
5. Selalu mempertahankan semangat dan loyalitas karyawan/staf kepada perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, Malayu, S.P. 2003. Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah. Bumi Aksara: Jakarta.
Moekijat. Tata Laksana Kantor Cetakan Ke-VII. CV. Mandar Maju.
Panuju, Redi. 2002. Krisis Public Relations ( Wawasan Memahami Macam
Krisis Menuju Organisasi yang Sehat ). Pustaka Pelajar : Yogyakarta.
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Erlangga : Jakarta.
Rumanti, Maria Assumpta OSF, Sr. 2002. Dasar - Dasar Public Relations Teori
dan Praktik. PT. Grasindo : Jakarta.
Sugiyono, Prof. dr. 2005. Metode Penelitian Bisnis. Alfabeta : Bandung.
Suhandang, Kustadi. 2004. Public Relations Perusahaan: Kajian, Program, dan
