Pengarahan Mengarahkan
Usaha Tim
PERTEMUAN 1
KONSEP DASAR PROYEK DAN PROYEK SISTEM INFORMASI
PENDAHULUAN
Pengertian proyek dan sistem informasi Konsep sistem informasi
Kompetensi manager proyek PROYEK
Secara umum pengertian proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumberdaya yang terhimpun dalam suatu wadah (organisasi) tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya atau untuk mencapai sasaran tertentu.
Perlingkupan menegosiasi Lingkup Penutupan Menilaian dan Pembelajaran Proyek Perancangan Mengidentifikasikan Tugas Pengontrolan Memonitor dan Mengontrol Kemajuan Perkiraan Mengistimasikan Waktu Tugas Penjadwalan Menentukan Ketergantungan Antar Tugas Pengorganisasian Menempatkan Sumber Usaha
Siklus Hidup Proyek
SIKLUS HIDUP PROYEK 1. Fase Pelingkupan
Fase menentukan batasan sebuah proyek. Proses negosiasi lingkup proyek mendominasi fase ini. Hasil proses negosiasi lingkup proyek dituangkan dalam sebuah statement of work atau pernyataan kerja
2. Fase Perencanaan
Fase mengidentifikasikan tugas-tugas yang terlibat dalam proyek. Merinci tugas menjadi tingkatan-tingkatan tugas. Hasil proses identifikasi tugas adalah Work Breakdown Structure atau struktur rincian tugas
3. Fase Perkiraan
Fase memperkirakan waktu masing-masing tugas 4. Fase penjadwalan
Fase menentukan ketergantungan antar tugas yang membangun proyek secara keseluruhan
5. Fase pengorganisasian
Fase menempatkan sumber daya pada masing-masing tugas dan menyeimbangkan (leveling) sumber daya
6. Fase Pengarahan
Dilakukan pada saat implementasi proyek. Implementasi proyek perlu pengarahan tim akan rencana yang telah disepakati sehingga proyek dapat diselesaikan secara optimal
7. Fase Pengontrolan
Fase memonitor dan mengontrol kemajuan proyek. Menyampaikan laporan pengembangan proyek dan perubahan proyek
8. Fase Penutupan
Fase menilai hasil akhir proyek dan masukan atau pengalaman yang didapat yang akan berguna bagi proyek-proyek selanjutnya
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.
DELIVERABLE adalah suatu nilai yang dihasilkan oleh tim manajemen proyek sesuai jadwal, disampaikan kepada sponsor, komite pengkaji, klien penting atau pihak-pihak lain yang berkepentingan, sering dalam bentuk suatu rencana, laporan, prosedur yang belum ditulis, produk atau jasa
SASARAN adalah suatu hasil yang diinginkan; sesuatu yang bernilai untuk diperjuangkan; tujuan yang harus dicapai dari suatu proyek; alasan dilaksanakannya sebuah proyek.
KONSEP PROYEK SISTEM INFORMASI
Konsep proyek sistem informasi ditekankan pada empat faktor, yaitu : manusia, produk, proses, proyek.
Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek.
Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajemen manusia (a people management capability maturity model / PM- CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim
Manajemen proyek yang efektif dipengaruhi oleh 4 faktor : manusia, produk proses dan proyek
MANUSIA
A People Management Capability Maturity Model /Model Kematangan Kemampuan Manajemen Manusia/ PM-CMM mendefinisikan hal berikut ini :
Seleksi
Management Performance/manajemen unjuk kerja Recruiting/rekruitmen
Training/pelatihan Kompensasi
Pengembangan Karir Organisasi
Perancangan Kerja Pengembangan Tim PRODUK
Tentukan ruang lingkup Tentukan obyektif produk Definisikan solusi alternatif
PRODUK
Produk scope harus ditentukan dan dibatasi Software scope
Context
Obyektif informasi Fungsi dan performa Data Kuantitatif
Jumlah user
Maximum response time Algoritma yang dipakai
PROSES
Aktifitas layar kerja dari pengembangan software ditentukan
Berbagai tugas-tugas, milestone, produk kerja dan poin-poin mengenai quality assurance dibahas.
KERANGKA WAKTU adalah jadwal waktu yang menunjukkan saat mulai dan selesainya setiap subtugas, tugas, tahap atau keseluruhan proyek MILESTONE adalah suatu kegiatan, tindakan, peristiwa penting yang
sengaja diadakan atau suatu titik waktu tertentu dalam sebuh proyek.
PROYEK
Pada tahun 1998 menunjukkan bahwa sebanyak 26 % proyek software gagal dalam membuat produk softwarenya dan sebanyak 46% mengalami pembengkakan biaya dan perpanjangan jadwal penyelesaian proyek yang dibangunnya
Masalah gagal dan suksesnya sebuah proyek
KOMPETENSI YANG HARUS DIMILIKI MANAJER PROYEK KOMPETENSI PENCAPAIAN BISNIS
KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA
MENDAPATKANNYA? Kesadaran bisnis Mengikat tiap proyek
sistem pada visi, misi dan tujuan organisasi
Pengalaman bisnis
Orientasi rekan bisnis Menjaga keterlibatan para manajer & user selama
proyek
Komitmen pada kualitas Memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan
Pengalaman bisnis
KOMPETENSI PENGARUH
KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA
MENDAPATKANNYA? Kesadaran antarpersonal Memahami, mengenal
dan bereaksi pada motivasi serta tingkah laku antar personal
Dapat dipelajari di matakuliah, tetapimembutuhkan
pengalamanbisnis Kesadaran organisasi Memahami politik
organisasi dan bagaimana menggunakannya dalam proyek
Pengalaman bisnis
Antisipasi Impact Memahami implikasi keputusan-keputusan proyek serta mengelola harapan-harapan dan risiko
Manajemen proyek dan pengalaman bisnis
Banyak Menggunakan Pengaruh
Dengan keterampilan memperoleh kerjasama serta konsensus para manajer, user dan ahli teknologi
Pengalaman bisnis
KOMPETENSI MANAJEMEN MANUSIA
KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA
MENDAPATKANNYA? Memotivasi Orang Lain Memimpin dan
mengarahkan orang lain untuk mengatasi perbedaan-perbedaan serta meraih tujuan proyek sebagai sebuah tim
Pengalaman bisnis
Ketrampilan Komunikasi Berkomunikasi secara efektif, lisan atau tulisan dalam konteks pertemuan, presentasi, memo dan laporan
Dapat dipelajari di matakuliah, tetapi membutuhkan pengalaman bisnis
Mengembangkan orang lain
Memastikan para anggota tim proyek menerima tugas, pelatihan, supervisi dan umpan balik performa yang cukup untuk menyelesaikan proyek
Pengalaman bisnis
Memonitor & mengontrol Mengembangkan
rencana, jadwal dan anggaran proyek. Secara berkesinambungan
Peralatan dan teknik-teknik manajemen proyek, tetapi membutuhkan pengalaman proyek
memonitor
perkembangan & membuat penyesuaian jika diperlukan
KOMPETENSI MANAJEMEN DIRI (SELF MANAGEMENT)
KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA
MENDAPATKANNYA? Kepercayaan Diri Secara konsisten
membuat dan
mempertahankan keputusan-keputusan dengan kepercayaan diri kuat dalam proses dan atau fakta
Pengalaman bisnis
Manajemen Stress Bekerja efektif di bawah tekanan
Pengalaman bisnis Kepedulian pada
kredibilitas
Secara konsisten dan jujur menyampaikan janji-janji dan solusi-solusi. Mempertahankan
pertukaran teknis atau bisnis di lapangan jika diperlukan
Pengalaman bisnis
fleksibilitas Mampu menyelesaikan proses, gaya manajemen
atau pembuatan
keputusan berdasarkan situasi dan masalah- masalah yang tidak terantisipasi
PERTEMUAN 2
MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI Pengertian manajemen proyek
Fungsi-fungsi manajemen proyek Manajemen proyek sistem informasi Penjadwalan proyek sistem informasi PROYEK, PROSES, MANAJEMEN PROYEK
PROYEK
Urutan aktifitas yang harus diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran dan berdasarkan spesifikasi
PROSES MANAJEMEN
Aktifitas mendokumentasi, mengelola dan secara terus menerus memperbaiki proses pengembangan sistem
MANAJEMEN PROYEK
Merupakan proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan selama jangka waktu tertentu PROYEK, PROGRAM dan OPERASI
OPERASI : Kegiatan atau rutinitas sehari-hari
PROYEK : Menghasilkan sesuatu yang baru
PROGRAM : Mengulang proyek APAKAH PROYEK ITU ?
Urutan kegiatan atau tugas Terdiri dari sumber-sumber daya
Menghasilkan tujuan atau obyektif Menghasilkan sesuatu yang baru PROYEK YANG GAGAL
Tidak memenuhi keinginan user Implementasi tidak sesuai jadwal Sistem tidak efektif
Pengerjaan melebiho jadwal yang ditentukan Budget yang melebihi target
MENGAPA PROYEK GAGAL? Spesifikasi yang tidak jelas
Perubahan dalam batasan sistem
Terjadi ketidak sepakatan antar stakeholder Perencanaan yang buruk
Kurangnya menguasai “seni” manajemen proyek Dokumentasi yang sangat minim
Komunikasi yang kurang baik
Kualitas yang rendah dan performa yang minim Tidak cukup sumber daya
Memfokuskan diri pada uraian aspek internal (inward looking). Pembahasan lebih diarahkan pada uraian mengenai aktivitas-aktivitas manajemen berupa planning, organizing, actuating dan controlling. Di samping itu akan diuraikan pula unit kerja manajemen proyek yang meliputi fungsi keuangan, sumber daya manusia, logistik, produksi dan pemeliharaan proyek.
NEGOSIASIKAN RUANG LINGKUP PROYEK
Scope proyek atau batasan proyek merupakan wilayah bisnis sebuah proyek. Termasuk jawaban 5 (lima) pertanyaan berikut ini :
Produk ; Apa yang anda inginkan?
Kualitas ; Seberapa bagus barang yang anda inginkan? Waktu ; Kapan anda menginginkannya?
Biaya ; Seberapa banyak ada bersedia membayar?
Sumber Daya ; Sumber daya apa yang anda bersedia atau mampu berikan? TENTUKAN SUMBER DAYA
People ; termasuk semua sistem owner, user, analysts, desainers, builders, external agents dan clerical help yang akan terlibat dalam sebuah proyek Services ; termasuk service seperti review kualitas yang dapat dikenakan biaya bila digunakan.
Facilities and equipment ; termasuk semua ruangan, teknologi yang dipergunakan untuk menyelesaikan sebuah proyek
Supplies and material ; termasuk semua pensil, kertas, notebook, toner catridges dan lain-lain
Money ; termasuk semua anggaran yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek
MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI
Siklus hidup manajemen proyek merupakan aktifitas siklus hidup silang yaitu aktifitas-aktifitas manajemen proyek meng-overlap semua fase-fase pengembangan sistem.
Aktifitas-aktifitas manajemen proyek sama dengan fungsi-fungsi manajemen klasik : pelingkupan, perencanaan, perkiraan, penjadwalan, pengorganisasian, pengarahan, pengontrolan dan penutupan.
PENJADWALAN
Salah satu faktor utama menuju kesuksesan proyek adalah menepati deadline Proyek selesai tepat waktu
Proyek selesai sebelum deadline
Deadline dapat ditentukan oleh manajemen atau client, juga dapat ditentukan oleh hasil perhitungan dari seorang manajer proyek
Perlu perencanaan schedule yang baik STRATEGI PENJADWALAN
FORWARD SCHEDULING ; merupakan pendekatan penjadwalan proyek yang menentukan proyek start (awal proyek) terlebih dahulu dan menjadwalkan maju setelah tanggal tersebut
REVERSE SCHEDULING ; merupakan strategi penjadwalan proyek yang menentukan deadline proyek terlebih dahulu kemudian menjadwalkan mundur dari tanggal tersebut
TUJUAN PENJADWALAN
Peningkatan kualitas perencanaan dan pengendalian dalam menghadapi sejumlah kegiatan dan kompleksitas pekerjaan proyek.
PERTEMUAN 3
PERENCANAAN PROYEK SISTEM INFORMASI Prinsip perencanaan proyek
Proses-proses dalam merencanakan proyek sistem informasi PERENCANAAN
Perencanaan proyek merupakan proses penyusunan peta dari seluruh kegiatan proyek. Peta tersebut merangkai semua pekerjaan atau tugas beserta sumber dayanya untuk mencapai tujuan proyek yang telah disepakati. Secara sederhana, dengan menanyakan 3W + H, maka peta akan terbentuk.
What, apa yang akan dikerjakan. Mendaftarkan semua tugas yang dilakukan pada saat proyek berlangsung. Berhubungan dengan perincian pekerjaan (Work Breakdown Structure).
When, kapan masing-masing tugas dilaksanakan dan berapa lama. Berhubungan dengan penjadwalan proyek (Project Schedule)
Who, siapa yang bertanggung jawab melakukan masing-masing pekerjaan. Berhubungan dengan pengerahan sumber daya (resource assignments)
How Much, berapa anggaran yang disediakan untuk proyek tersebut. Berhubungan dengan anggaran/budget
PRINSIP PERENCANAAN PROYEK a. Tujuan organisasi yang jelas b. Tugas yang dilakukan harus jelas c. Pembagian tugas yang adil d. Penempatan posisi yang tepat e. Adanya koordinasi dan integrasi
PROSES -PROSES DALAM MERENCANAKAN PROYEK SISTEM
INFORMASI
Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat bantu dan teknik-teknik (Tools and techniques) pada aktivitas-aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi
Proses-proses manajemen proyek dikelompokkan dalam lima kelompok, yaitu : 1. Proses inisiasi (Intiation process)
2. Proses perencanaan (Planning process) 3. Proses pelaksanaan (Executing process) 4. Proses pengontrolan (Controlling process) 5. Proses penutupan (Closing process)
Initiating Processe s Planning Processe s Controlli ng Processe s Executin g Processe s Controlli ng Processe 9
Metodologi Manajemen Proyek
Keterangan :
Dimulai dengan initiating process Kemudian dilakukan planning process
Berdasarkan planning yang ada, maka dilakukan executing process Selanjutnya pelaksanaan controlling process
Executing & controlling process bisa dilakukan secara berulang
Bila dalam controlling process masih ada yang perlu diperbaiki, maka buatlah re_planning atau perencanaan ulang (perbaikan perencanaan).
METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK (Project Management methodology) atau Tahapan Manajemen Proyek (Project Development Stage) atau PMI Process Group
1. PROJECT INITIATION
1.1. Mekanisme Project Initiation
Tahap awal (pertamakalinya) suatu proyek dimulai
Inisiasi proyek adalah memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek
Definisi proyek akan memperlihatkan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan
Gambaran global ini biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya
Inisiasi proyek adalah dokumen definisi proyek akan dijadikan sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan)
1.2. Tujuan Project Initiation
Menentukan tujuan proyek secara rinci
Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (Critical Success Factor) untuk pelaksanaan proyek
Menentukan ruang lingkup, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membentuk perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan)
Menentukan kriteria keberhasilan proyek. 1.3. Mekanisme Project Initiation
Pemilik proyek (Project owner) memberi penugasan (assignment) kepada manajer proyek dan tim proyek
Manajer dan tim proyek secara bersama-sama membuat definisi proyek dan disetujui oleh pemilik proyek
Definisi proyek yang telah dibuat, dijadikan acuan/landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan)
Catatan :
Pelaksanaan proyek inisiasi adalah manajer proyek dan tim proyek Project Team Assignment merupakan input bagi Project initiation
Project Team Assignment berupa dokumen resmi yang ditandatangani oleh pemilik proyek
Project Team Assignment bisa dalam bentuk : Surat perintah kerja
Surat keterangan lainnya
Pada intinya surat keterangan tersebut memberi wewenang kepada manajer dan team proyek untuk melaksanakan suatu proyek (pekerjaan) dalam bentuk surat resmi yang ditandatangani oleh pemilik proyek
2. PROJECT PLANNING/PERENCANAAN PROYEK 2.1. Mekanisme Project Planning
Perencanaan proyek biasanya dalam bentuk dokumen perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan)
Deskripsi detail dari definisi project yang telah dibuat Perencanaan proyek secara umum berisi :
1. Tujuan dan Ruang Lingkup (Scope Management) 2. Waktu Pengerjaan/Jadwal Proyek (Time Management) 3. Rencana Anggaran Biaya Proyek (Cost Management) 4. Kualitas Proyek (Quality Management)
5. Sumberdaya Proyek (Resource Management) 6. Managemen Risiko (Risk Management)
7. Perencanaan Komunikasi (Communication Management) 8. Pengadaan (Procurement Management)
9. Integrasi (integration Management)
Semakin kompleks dan besar proyek maka semakin lengkap perencanaan manajemen Proyek
2.2. Tujuan Project Planning
Mendefinisikan ruang lingkup proyek
Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek
Menetapkan prosedur dan mekanisme kontrol/pengontrolan proyek
Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab serta jumlah personil yang dbutuhkan untuk melaksanakan proyek
Mengidentikasi risiko-risiko proyek dan menentukan tindakan penangulangannya (project risk management)
Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek (communication management)
Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek
2.3. Mekanisme Project Planning
Manager proyek bersama-sama dengan tim proyek mempelajari definisi proyek
Membuat perencanaan managemen proyek berdasarkan definisi proyek yang telah dibuat
Persetujuan dari pemilik proyek, bahkan perencanaan manajemen proyek dijadikan acuan dalam pelaksanaan proyek
Catatan :
Pelaksanaan project planning adalah manajer proyek dan tim proyek
Setiap perubahan atau usulan perubahan harus melalui prosedur kontrol perubahan (change control procedure)
Perubahan yang mempengaruhi ruang lingkup, jadwal dan biaya harus dilaporkan oleh manager proyek serta harus diketahui oleh pemilik proyek dan disetujui oleh pihak manajemen perusahaan
Manager proyek bertanggung jawab penuh untuk memelihara, merevisi dan mengkomunikasikan Project Management Plan secara berkala
Manager proyek harus memonitor, mengontrol dan melaporkan status proyek kepada pemilik proyek
Manager proyek harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang masing- masing personil tim proyek
Manager proyek, tim proyek dan pemilik proyek harus menentukan prosedur kontrol perubahan yang akan digunakan dalam proyek.
3. PROJECT EXECUTION / PELAKSANAAN PROYEK 3.1 Pengertian Project execution
Tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam Project Management Plan 3.2. Tujuan Project execution
Merealisasikan perencanaan proyek yang tertuang dalam perencanaan manajemen proyek
Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkannya serta pemanfaatan sumber daya non_personil
Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui 3.3. Mekanisme Project Execution
Manajer dan tim proyek membentuk kerjasama tim selama proyek berlangsung/pembentukan team building
Manajer dan tim proyek melaksanakan tugas yang sudah tertuang dalam Project Management Plan
Membuat laporan pelaksanaan proyek
Mendapatkan persetujuan untuk setiap fase pekerjaan/deliverable proyek yang telah diselesaikan
Catatan :
Pelaksanaan proyek adalah manajer dan tim proyek
Semua tim proyek bertanggung jawab terhadap aktivitas team building
Tim proyek bertanggung jawab melaksanakan tugas sesuai dengan yang tertuang dalam Project Management Plan
Setiap fase harus mendapat persetujuan dari pihak berwenang (manajer dan pemilik proyek)
4. PROJECT CONTROLLING/PENGONTROLAN PROYEK 4.1. Pengertian Project Controlling
Pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas suatu proyek sesuai dengan Project Management Plan yang telah dibuat
Mengecek apakah kegiatan atau aktivitas proyek sesuai dengan estimasi dan rencana awal atau sesuai dengan target atau belum
Bila belum, action/tindakan apa sajakah yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi
4.2. Tujuan Project Controlling
Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan
Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal
Dengan melakukan kontrol diharapkan adanya masukan apakah project Management Plan perlu diupdate atau tidak
4.3.Mekanisme Project Controlling
1. Kontrol terhadap time, scope and quality
Membandingkan rencana jadwal, lingkup dan kualitas terhadap actual progress
Gunakan form activity tracking table 2. Kontrol terhadap biaya/cost
Menentukan biaya yang telah dikeluarkan dari dimulainya suatu proyek sampai dengan saat ini (actual expenditure)
Membandingkan actual expenditure dengan rencana anggaran
Menentukan biaya dan waktu dari saat ini sampai dengan selesai proyek (estimate to complete)
Menentukan biaya dan waktu penyelesaian proyek (estimate at completion) Estimate of completion = actual expenditure + estimate of complete
3. Dari informasi yang diperoleh terhadap kontrol scope, time, quality dan cost Buat laporan tentang status dan kemajuan proyek
4. Bila dari kontrol diperlukan perubahan planning Lakukan re-planning
Gunakan project planning & PMP update Catatan :
Pihak yang terlibat adalah user, manager proyek, tim proyek dan pemilik proyek
Pemilik proyek harus memastikan project controlling berjalan dengan semestinya
Manajer proyek harus memonitoring kemajuan dan status proyek serta melaporkan kepada pemilik proyek secara berkala
Pembahasan masalah teknis dan operasional tentang bagaimana cara pembuatan form atau laporan yang berkaitan dengan project control
5. PROJECT CLOSURE/PENUTUPAN PROYEK 5.1. Pengertian Project Closure
Memberikan laporan tentang hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas-aktivitas proyek yang telah dilaksanakan
Bentuk pelaporan tentang semua hasil pekerjaan yang telah dilakukan tersebut dituangkan dalam bentuk dokumen laporan
Tahap ini harus diyakini bahwa semua deliverable proyek telah dipenuhi dan pekerjaan yang belum diselesaikan (outstanding task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan
Setelah pekerjaan selesai yang tertuang dalam bentuk dokumen laporan resmi langkah terakhir pembubaran tim proyek
5.2. Tujuan Project Closure
Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat didalam suatu proyek
Mengakhiri penugasan anggota tim proyek 5.3. Mekanisme Project Closure
Laporan Pelaksanaan Pekerjaan Laporan Penyelesaian Pekerjaan BA Penyelesaian Pekerjaan BA Serah Terima Pekerjaan 2. Pembubaran Tim Proyek
Catatan :
Manajer proyek harus memastikan bahwa penutupan proyek (Project closure) telah dilakukan sebagaimana mestinya sebelum pembubaran tim proyek.
KERANGKA KERJA / FRAME WORK
Stak e Scope Mgt Time Mgt Cost Mgt Quality Mgt Proj ect hold er
Project Integration Mgt TOOLS &
TECHNIQUES Succ
ess
KETERANGAN
Stakeholder mempunyai proyek
Proyek didelegasikan ke manager proyek Manajer proyek mengelola proyek tersebut Pengelolaan proyek meliputi :
1. Scope management/manajemen ruang lingkup 2. Time management/manajemen waktu
3. Cost management/manajemen biaya 4. Quality management/manajemen kualitas
5. Human resource management/manajemen sumberdaya manusia 6. Communication management/manajemen komunikasi
7. Risk management/manajemen risiko
8. Procurement management /manajemen pengadaan 9. Project integration management/manajemen integritas
Penerapan tools, teknik dan metode terkait diterapkanpada knowledge area tersebut untuk memperoleh hasil yang diinginkan yaitu suksesnya proyek Project Management Body of Knowledge
1. Project Scope management/manajemen ruang lingkup
Mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan (scope) yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan.
Deliverable bisa berupa produk, jasa, prosedur, sistem maupun keluaran dalam bentuk lain
Pembahasan manajemen ruang lingkup meliputi :
Scope planning : menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek
didefinisikan, diverifikasikan dan dikontrol serta bagaimana WBS didefinisikan Scope definition : membuat scope statement yang menjabarkan justifikasi proyek, penjelasan produk, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS
Work Breakdown Structure (WBS) : menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverables yang mudah diatur serta dikelompokkan berdasarkan deliverable utama
Scope verification : mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal
Scope Control : mengontrol perubahan ruang lingkup proyek 2. Project Time management/manajemen waktu
Proses yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditetapkan.
Pembahasan manajemen waktu meliputi : Penyusunan jadwal proyek
Memonitoring jadwal proyek
Pengontrolan perubahan jadual proyek 3. Cost management/manajemen biaya
Proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biayaproyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan
Pembahasan manajemen biaya :
Cost Estimating : membuat prakiraan biaya atas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktivitas
Cost Budgeting : menyusun total prakiraan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dan menetapkan cost baseline
Cost Control : mengontrol faktor-faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur kontrol perubahan
4. Human resource management/manajemen sumberdaya manusia
Proses yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan, mengorganisir dan me- manage project team
Pembahasan manajemen sumber daya manusia meliputi :
Human resource planning : mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasi peran dan tanggung jawab masing- masing
Menunjuk/mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek
Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi dan kerjasama tim untuk meningkatkankinerja proyek
Mengelola project team dengan mengkoordinasi dan memonitoring kinerja tim, memberikan umpan balik dan membantu memecahkan masalah proyek.
5. Risk management/manajemen risiko
Proses yang diperlukan untuk meminimalkandampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek
Pembahasan manajemen risiko meliputi :
Risk management planning : menentukan metode pendekatan perencanaan dan pelaksanaan manajemen risiko yang akan ditetapkan
Risk identification : mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori risiko berdasarkan karakteristinya serta mendokumentasikannya
Qualitative risk analysis : memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan besarnya dampak yang akan ditimbulkan risiko
Quantitative risk analysis : membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas risiko
Risk response planning : menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak
Risk monitoring & control : memonitor risiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya risiko baru, mengevaluasi pelaksanaan risk response plan dan mengontrol dampak yang ditinggalkan
Catatan :
Kategori risiko terdiri dari :
Manajemen proyek : risiko yang terkait dengan manajemen proyek, misalnya kurang dukungan dari pihak manajemen, proses manajemen proyek tidak memadai, ruang lingkup dan diliverable proyek yang tidak jelas dan sebagainya
Teknologi : risiko yang berkaitan dengan desain dan implementasi proyek yang bersifat teknis, misalnya adopsi teknologi baru yang tidak sesuai dengan platform lama sehingga memunculkan bugs.
Sumber daya : risiko yang terkait dengan sumber daya proyek, misalnya pendanaan, ketersediaan personil yang memenuhi kualifikasi, ketersediaan sarana & prasarana, alokasi sumber daya dan sebagainya
Organisasi : risiko yang terkait dengan isu internal organisasi, misalnya konflik kepemilikan proyek, perubahan kebijakan perusahaan dan sebagainya Eksternal : risiko yang terkait dengan faktor eksternal diluar proyek dan organisasi, misalnya faktor alam, perubahan regulasi pemerintahan, isu ketenagakerjaan, krisis moneter dan sebagainya.
6. Communication management/manajemen komunikasi
Komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien Pembahasan manajemen komunikasi meliputi :
Communication planning : menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dengan harapan stakeholder
Information distribution : menyediakan informasi proyek dan
mendistribusikannya sesuai perencanaan
Performance reporting : melaporkan status dan kemajuan proyek secara obyektif dan tepat waktu
Manage stakeholders : membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan efisien dengan stakeholder untuk memenuhi kebutuhan serta melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan proyek sesuai mekanisme yang ditetapkan
7. Quality management/manajemen kualitas
Untuk memastikan kesesuaian kinerja dan hasil proyek dengan standar mutu yang ditetapkan
Pembahasan manajemen kualitas meliputi :
Quality planning : menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya
Quality assurance : melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang ditetapkan
Quality control : memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab kegagalan mutu
8. Procurement management /manajemen pengadaan
Proses yang diperlukan untuk memenuhi pengadaan barang dan atau jasa yang disediakan oleh vendor/kontraktor sesuai jadwalnya.
Project planning : menentukan kebutuhan pengadaan barang dan/ atau jasa oleh vendor/kontraktor, membuat jadwal pelaksanaan pengadaan
Solicitation planning : menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penilaian Conduct solicitation : mengadakan penjelasan lelang, melaksanakan lelang dan menerima proposal/penawaran yang diajukan vendor/kontraktor
Source selection : memilih dan menunjuk vendor/kontraktor pemenang Contract administration : menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-sama vendor/kontraktor pemenang me-review dan menyempurnakan isi kontrak
Contract closure : penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak (pembeli dan pelaksana)
9. Project integration management/manajemen integritas
Proses dan aktivitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasikanberbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan.
Pembahsan manajemen integritas meliputi :
Membuat project definition sebagai gambaran awal proyek Membuat project management plan
Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek
Memonitor dan mengontrol aktivitas-aktivitas proyek, mulai dari initiation, planning, execution sampai dengan closing proyek
Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur kontrol perubahan atau changes control procedure
Menyelesaikan dan menutup proyek secara formal TUJUAN / MANFAAT MANAJEMEN PROYEK
Efisiensi baik dari sisi biaya, sumber daya maupun waktu
Kontrol terhadap proyek lebih baik sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang ditentukan
Meningkatkan kualitas Meningkatkan produktifitas
Bisa menekankan resiko yang timbul sekecil mungkin Koordinasi internal yang lebih baik
Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim
TIGA FAKTOR PEMBATAS
Tiga faktor pembatas didalam lingkup manajemen proyek, yaitu : 1. Scope atau ruang lingkup
Membahas jenis dan batasan-batasan yang ada pada sebuah proyek Sejauhmana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek ditentukan Ruang lingkup atau batasan proyek sangatlah diperlukan dalam suatu proyek, hal ini berdampak pada faktor-faktor proyek yang lain, terutama menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek
Semakin besar scope/ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan makin bertambah pula waktu pengerjaannya, ini tentunya berdampak pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan.
2. Time atau waktu
Bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek
Komponen waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang memang sangat penting, terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada pembengkakan biaya
3. Cost atau Biaya
Menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek
Semakin besar ruang lingkup dan semakin lama waktu maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek
Scop e Targ et Tim e Cost Quality ?
Triple Constraint + Quality Factor = Quadruple Constraint
ASOSIASI dan PROFESI MANAJEMEN PROYEK
Di kalangan lingkungan internasional, terdapat asosiasi manajemen proyek, diantaranya adalah :
The Project Management Institute (PMI)
The American Academy of Project Management (AAPM) The Agile Project Leadership Network (APLN)
The Association for Project Management (UK) (APM) The Australian Institute of Project Management (AIPM) The International Project Management Association (IPMA).
Demikian pula terdapat standarisasi internasional manajemen proyek, diantaranya adalah :
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) The Standart for Program Management
The Standart for Portfolio Management
APM Body of Knowledge 5th ed. (APM-Association for Project Management (UK))
PRINCE2 (PRoject IN a Controlled Environment)
Ada juga sertifikasi profesional manajemen proyek untuk kalangan internasional, diantaranya adalah :
CPM (The International Association of Project & Program Management) IPMA (Levels of Certification : IPMA-A, IPMA-B, IPMA-C and IPMA-D) PMP (Project Management Professional)
CAPM (CertificatedAssociate in Project Management)
PMI Certifications Master Project Manager, Certificated International Project Manager
PERTEMUAN 4
TAHAPAN-TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Daur hidup pengembangan sistem
Tahap investigasi sistem informasi Tahap analisis sistem informasi Tahap perancangan sistem informasi Tahap pembuatan sistem informasi DAUR HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM
Metode daur hidup ini terdiri dari beberapa tahap proses, yaitu : tahap perencanaan, analisis, perancangan, penerapan, evaluasi, penggunaan dan pemeliharaan.
TAHAP PERENCANAAN SISTEM INFORMASI
Pada tahap ini, tim pembuatan sistem mencoba memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikannya secara rinci, kemudian membentuk tujuan pembuatan sistem dan mengidentifikasi kendala-kendalanya.
Tahapan ini menjadi sangat penting karena :
1. Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan dan diidentifikasi secara rinci 2. Pembangunan sistem informasi harus diarahkan pada peningkatan keunggulan
kompetitif
3. Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besar-besaran didalam organisasi
4. Implementasi teknologi komputer akan membawa dampak bagi tenaga kerja di dalam organisasi
Beberapa keuntungan dari perencanaan SI berbasis komputer adalah : 1. Meningkatkan komunikasi antar manajer, pemakai dan pembuat
2. Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber daya organisasi
3. Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan oleh individu maupun departemen
4. Mendukung proses evaluasi
5. Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan sistem jangka panjang
Proses perencanaan SI mempunyai dampak secara langsung dan berlangsung lama pada semua level-level manajemen, pesaing-pesaing dan para pelanggan adalah :
1. Para pengelola harus dapat terlibat langsung dan meluangkan waktu untuk belajarguna mengetahui skala dan potensi dari teknologi komputer yang akan diterapkan untuk pembangunan SIM
2. Perencanaan ini mendorong para manajer departemental untuk berpikir secara integral antar departemental
3. Para staf level operasional yang tidak trampil dalam mengoperasikan teknologi akan segera pensiun
4. Perencanaan ini mendorong terbentuknya suatu keunggulan kompetitif sehingga situasi persaingan antar organisasi akan semakin kompleks
5. Para pelanggan akan mendapat layanan yang lebih baik lagi karena informasi- informasi tentang pelanggan telah menjadi bagian yang integral di dalam sistem informasi organisasi yang terpadu
Perencanaan SI meliputi seluruh aspek aliran informasi dalam organisasi. Membuat perencanaan SI harus meliputi : Kebijakan, Sistem informasi, Perangkat keras, Perangkat lunak sistem, Komunikasi, Organisasi, Personel, Pengelolaan, Operasional, Standar dan prosedur, fasilitas, otomatisasi perkantoran, layanan- layanan dan lain-lain.
Pengorganisasian untuk Perencanaan Sistem Informasi
Persetujuan Akhir
Perancang SIM
Penolakan atas rencana SIM
Komite Perencanaan
Umpan baik dan masukan Secara kontinyu
Laporan Perkembangan
Persetujuan rencana SIM Oleh Komite Pengendali
Laporan Perkembangan
SIM dan Pemakai Perancang SIM Perancang SIM Perancang SIM
Pertemuan Umpan Balik 2 Minggu Sekali
Pertemuan Umpan Balik 2 Minggu Sekali Sebagai Kewajiban Memberi Umpan Balik
Peran manajemen dalam proses perencanaan
1. Memberi umpan balik dan membangun kerjasama antar individu dan siapa saja yang terlibat baik langsung maupun tidak
2. Manajer bertanggung jawab untuk membuat kesanggupan guna menyusun perencanaan sistem informasi berbasis komputer dan jika saat tiba, maka para pengelola harus siap untuk mendukung implementasi rencana tersebut
Tanpa perencanaan yang baik, sistem yang dibangun menjadi tidak optimal atau bahkan tidak dapat digunakan
TAHAP ANALISIS SISTEM INFORMASI
Pada tahap ini tim pembuat sistem akan menganalisis permasalahan lebih mendalam dengan menyusun suatu studi kelayakan
Menurut Mc. Leod terdapat 6 dimensi kelayakan :
1. Kelayakan teknis adalah menganalisis ketersediaan perangkat keras, perangkat lunak dan organisasi untuk melaksanakan proses yang diperlukan. 2. Pengembalian ekonomis adalah menganalisis manfaat, penggunaan dan
potensi pengembalian secara ekonomis dari pembangunan sistem itu. Dengan memantau sejauh mana penghematan dapat dilakukan, maka peningkatan pendapatan dan kemampulabaan dapat diperoleh sehingga perusahaan dapat merasakan manfaat nyata dari pembangunan SI tersebut.
3. Pengembalian non-ekonomis adalah menganalisis manfaat, penggunaan, potensi dan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur secara finansial, seperti ketersediaan informasi yang akurat dan up to date setiap saat, citra perusahaan, moral karyawan, layanan konsumen yang semakin memikat dan penguatan posisi perusahaan terhadap para pesaingnya.
4. Hukum dan etika adalah menganalisis apakah sistem yang dibuat akan beroperasi dengan batasan hukum dan etika pada umumnya dan kultur perusahaan pada khususnya.
5. Operasional adalah menganalisis apakah sistem dapat diimplementasikan. Hal ini menyangkut analisis terhadap tempat lingkungan dan sumber daya manusia yang akan mengoperasikannya. Untuk memperoleh informasi yang tepat dari para pemakai, baik dari sisi perusahaan maupun dari sisi konsumen, fapat digunakan model kuesioner. Hal-hal yang berkaitan langsung dengan para pemakai antara lain model antarmuka yang interaktif dan komunikatif, prosedur pengoperasian dan lain sebagainya.
6. Jadwal adalah menganalisis apakah mungkin dalam keterbatasan waktu yang ada, sistem tersebut dapat disusun dan diselesaikan
Studi Kelayakan juga harus dilakukan terhadap Faktor-faktor berikut ini agar pemodelan sistem informasi dapat digunakan dalam lingkup yang tepat :
1. Kelayakan organisasi adalah sejauh mana organisasi mendukung dan memprioritaskan pembangunan SI? Tanpa dukungan yang penuh, SI tidak dapat terbentuk.
2. Memilih kelompok bisnis atau pasar sasaran mana yang akan menjadi tujuan penetrasi produk-produk yang akan dipasarkan. Pasar sasaran yang dipilih berarti juga menentukan siapa pemakai sistem tersebut kelak setelah jadi.
3. Melihat kemungkinan-kemungkinan permodalan adalah besarnya modal yang dapat dihimpun tentu akan mempengaruhi perancangan kinerja sistem. Bila modal yang tersedia besar, maka diperkirakan sistem yang dibangun sudah melibatkan teknologi-teknologi terkini.
4. Tingkat kompetisi produk harus dapat dideteksi dengan baik. Tingkat kompetisi akan mempengaruhi pembangunan sistem. Oleh karena itu, pembangunan sistem harus dilakukan dengan berorientasi pada pemakai, karena pemakailah yang akan memberi penilaian terhadap sistem dalam lingkungan kompetisi yang sangat ketat.
5. Lingkungan operasional sistem. Di mana sistem akan dioperasikan? Apakah hanya di dalam toko atau dapat diakses secara bebas melalui komputer pribadi atau warnet-warnet? Hal ini akan mempengaruhi perancangan terhadap fleksibilitas sistem.
6. Sistem harga. Apakah dalam melakukan transaksi, harga produk didasarkan pada ketentuan yang sudah ditetapkan atau ada aturan-aturan pemberian diskon atau bahkan terjadi tawar-menawar. Pemodelan sistem harga ini tentunya akan menentukan model pemasukan data dalam sistem.
TAHAP PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap perancangan, antara lain :
1. Kebutuhan perusahaan, yaitu dengan memahami bidang bisnis yang dikembangkan, sasaran pasar yang dibidik serta media yang akan digunakan. 2. Kebutuhan operator, yaitu kebutuhan operator untuk memperoleh sistem
yang mudah dipahami dan dioperasikan serta tampilan yang interaktif. Kebutuhan operator ini dapat diperoleh melalui proses wawancara atau kuesioner.
3. Kebutuhan pemakai, yaitu keinginan-keinginan dari pemakai SI, dalam hal ini konsumen yang akan melakukan transaksi, seperti jaminan keamanan, standarisasi tampilan, kecepatan akses dan kemudahan dalam pengoperasian 4. Kebutuhan teknis, yaitu meliputiarsitektur dan konfigurasi sistem. Secara
teknis peralatan dan teknologi yang digunakan, termasuk didalamnya pertimbangan penggunaan peralatan yang tidak standar, seperti peralatan multimedia, kebutuhan interface, database dan perangkat lunaknya.
TAHAP PENERAPAN SISTEM INFORMASI
Tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan rancangan yang telah disusun agar dapat diwujudkan. Proses implementasi untuk prosedur dalam teknologi komputer akan menggunakan bahasa komputer.
Realisasi sistem pada tahap penerapan ini ditempuh dengan beberapa metode, antara lain :
1. Paket aplikasi
Sistem diperoleh dengan cara membeli paket-paket aplikasi jadi yang dijual secara massal di toko-toko buku atau toko-toko komputer
Keuntungan metode ini adalah perusahaan akan menghemat waktu, tenaga dan dana
Kerugian metode ini tidak tepat untuk sistem perusahaan yang unik, apalagi dengan skalabilitas yang besar dan kompleks, beberapa fasilitasnya kurang andal dan biasanya sulit untuk dikembangkan lagi
2. Pengembangan oleh staf sendiri
Sistem dibuat oleh staf ahli dari perusahaan sendiri
Keuntungan metode ini adalah proses pembuatan sistem dapat dikontrol dengan baik dan hemat waktu karena staf sudah memahami kebutuhan, model dan keinginan dari perusahaan. Biaya untuk pengembangan kelak juga akan lebih hemat
Kerugian metode ini sistem yang dibangun sering kali tidak memenuhi standar kualitas dan kurang terkonsep dengan baik untuk menghadapi TI. Mengingat kemampuan staf perusahaan yang berbeda-beda dan cenderung melakukan tambal sulam
3. Pengembangan yang dilakukan dengan kerjasama yang dilakukan dari pihak luar (outsourcing)
Perusahaan mempercayakan kepada pihak konsultan atau software house untuk membangun sistem yang dibutuhkan untuk memperoleh sistem yang andal dan memenuhi standar kualitas
Keuntungan metode ini adalah perusahaan akan mendapatkan sistem baru secara tepat waktu dan lebih mudah untuk merawat dan mengembangkan sistem karena hal ini menjadi tanggung jawab pembuat sistem
Kerugian metode ini adalah strategi perusahaan yang diimplementasikan didalam sistem dapat dibocorkan kepada pesaing atau pihak lain dan alternatif teknologi yang digunakan juga sangat tergantung pada pilihan dari pihak konsultan tersebut. Biaya pembuatan dan pemeliharaan sistem biasanya akan melambung tinggi karena adanya perhitungan yang didasarkan pada standar biaya yang ditetapkan oleh pihak konsultan
TAHAP EVALUASI SISTEM INFORMASI
Pada tahap ini dilakukan uji coba sistem yang telah selesai disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar, sesuai karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan-kesalahan yang terkandung didalamnya.
Tahap proses uji coba, antara lain :
1. Mengecek alur sistem secara keseluruhan, apakah sudah benar dan sesuai dengan harapan
2. Melakukan penelusuran pada sampel data dan dilakukan penelusuran, apakah prosedur yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi sudah benar dan beroperasi sesuai dengan logika sistem yang tepat
3. Pengecekan dengan melibatkan data yang sesungguhnya
TAHAP PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN
Pada tahap ini sistem telah diuji coba dan dinyatakan lolos dapat mulai digunakan untuk menangani prosedur bisnis yang sesungguhnya.
Pemeliharaan sistem secara rutin dapat meliputi penataan ulang database, memback-up dan scanning virus. Sementara itu pemeliharaan juga termasuk melakukan penyesuaian-penyesuaian untuk menjaga kemutahiran sistem atau pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan belum diketahui sebelumnya.
PERTEMUAN 5
MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK SISTEM INFORMASI Sumber daya proyek
Kategori sumber daya Tim proyek dan organisasi Management human resource SUMBER DAYA PROYEK
Tiga tipe sumber daya proyek 1. Sumber daya manusia
2. Sumber daya komponen software
3. Sumber daya perangkat keras/perangkat lunak 1. Sumber daya manusia (Human Resource)
Mengevaluasi ruang lingkup serta memilih kecakapan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pengembangan sistem
Memilih jumlah person per proyek. Jumlah orang yang diperlukan proyek software ditentukan setelah menentukan estimasi effort pembangunan Untuk proyek kecil sekitar 6 orang per month adalah standar
2. Sumber daya komponen software (Software Resource) Reusable components
Reusable adalah kreasi dan penggunaan kembali blok bangunan perangkat lunak
Blok-blok tersebut harus dikatalogkan dan distandarisasikan untuk aplikasi yang mudah dan divalidasi untuk integrasi
KATEGORI SUMBER DAYA
Empat kategori sumber daya (resources) adalah : 1. Off the shelf components
Software yang ada dapat diambil/diperoleh dari pihak ketiga dan sudah dibangun internal. COTS (Commercial Off The Shelf)
2. Full experience components
Spesifikasi design, code atau data test yang sudah ada yang dikembangkan pada proyek yang lalu yang serupa dengan software yang akan dibangun pada proyek saat ini
3. Partial experience components
Spesifikasi yang ada (kode, desain dan data uji) perlu dimodifikasi 4. New components
Software yang harus dibangun dari awal oleh team software untuk kebutuhan proyek sekarang
ENVIRONMENT RESOURCES (SUMBER DAYA LINGKUNGAN)
Lingkungan yang mendukung proyek software disebut juga dengan Software Engineering Environments (SEE) merupakan inkorporasi (penggabungan) dari software dan hardware
Agar meraih cost/biaya dan usaha/effort estimasi yang reliable maka ada sejumlah pilihan yang dapat dipertanggung jawabkan :
Menunda estimasi
Menggunakan estimasi pada proyek yang mirip Menggunakan teknik dekomposisi
Menggunakan satu atau lebih model empiris bagi estimasi biaya/usaha TIM PROYEK DAN ORGANISASI
Tujuan :
Memahami team proyek yang terlibat dalam pengembangan sistem Memahami pengertian team stakeholder
Memahami bagaimana mengatur/manage human resource yang ada Memahami pengembangan tim dan organisasi
PROJECT TEAM STAKEHOLDERS
Merupakan individu-individu dan organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek atau orang-orang yang tertarik dan mempunyai kepentingan dalam mempengaruhi hasil akhir dari proyek tersebut.
PARA PROJECT TEAM STAKEHOLDER 1. Project Manager
Orang yang bertanggung jawab dalam mengelola proyek 2. Customer
Individu atau organisasi yang akan menggunakan produk sistem yang dibangun
3. Organisasi
Perusahaan dimana para karyawannya secara langsung terlibat dalam proyek pengembangan sistem
4. Sponsor
Individu atau grup di dalam organisasi yang memberikan fasilitas dan finansial/keuangan dalam bentuk uang atau dalam bentuk lainnya dalam proyek pengembangan sistem
PENGARUH ORGANISASI Organisasi terdiri dari :
Korporasi, pemerintah, institusi, departemen kesehatan, badan internasional, asosiasi profesional dan lain-lain
Sistem organisasi :
a. Organisasi yang mendapatkan keuntungannyadari mengerjakan proyek- proyek. Contoh : perusahaan arsitektur, konsultan, kontraktor konstruksi, kontraktor pemerintah
b. Organisasi yang melakukan manajemen berdasarkan proyek untuk memfasilitasi manajemen proyek. Contoh : sistem finansial, akunting
c. Organisasi yang bukan berorientasi pada proyek. Contoh : pabrik, perusahaan keuangan, firma dan lain-lain
Sebagian besar organisasi telah membentuk kultur atau pola organisasinya yang unik berdasarkan kebijakan perusahaan, prosedur dan otoritas dan berbagai faktor lainnya.
STRUKTUR ORGANISASI TEAM FUNCTIONAL
Merupakan bentuk hirarki dimana setiap karyawan memiliki satu pemimpin yang jelas. Staf digrup berdasarkan spesialisasi seperti produksi, marketing, engineering dan accounting
PROJECTERIZED
Anggota team biasanya dialokasikan. Sebagian besar sumber daya organisasi terlibat dalam proyek dan manager proyek memiliki andil yang cukup besar dalam tanggung jawab dan wewenang
MATRIX
Merupakan kombinasi dari fungsional dan projecterized
Manager proyek sebagai koordinator daripada sebagai seorang manager
Mengambil sumber daya dari semua bagian/departemen organisasi perusahaan, keahlian tertentu diperlukan untuk suatu proyek
MANAGEMENT HUMAN RESOURCE
Merupakan proses yang diperlukan untuk memanfaatkan secara efektif semua orang yang terlibat dalam proyek, termasuk stakeholder, sponsor, customer, designer builder, konributor dan lain-lain.
Kegiatan terdiri dari : Organization Planning, Staff Acqusition dan Team Development.
KEGIATAN MANAJEMEN HUMAN RESOURCE a. Organizational Planning
Mengidentifikasi, mendokumentasi dan memberikan peranan, tanggung jawab dan hubungan pelaporan dalam sebuah proyek
b. Staff Acquisition
Membuat sumber daya manusia mendapat peranan dan bekerja pada proyek yang ditentukan
c. Team Development
Membangun keahlian individu dan keahlian grup untuk meningkatkan performa team proyek
MEMBUAT TEAM LEBIH SOLID 1. Melakukan rapat yang produktif
2. Membangun ruang dalam satu team, menempatkan team dalam satu lokasi 3. Membuat logo team (team „signs‟) sign yang dapat membangun identitas
team
4. Publikasikan usaha team, project di bahasa dalam surat/newsletter perusahaan
MEMBERIKAN REWARD
Memberikan reward/penghargaan untuk memotivasi anggota team Menulis surat untuk performa baik anggota team
Merekomendasikan bonus
Fasilitas baru diberikan kepada pekerja yang paling baik Mengajak makan
MEMBANGUN RELASI YANG BAIK Memberikan feedback yang positif
Mempelajari latar belakang team member, mengenal nama-namanya Terbuka
Konsisten dan tetap pada aturan
Terlibat dalam situasi spesial. Contoh : ulang tahun, gathering, anniversary dan lain-lain
ang : PERTEMUAN 9
PERT & CPM
PERT (Project Evaluation Review Technique) adalah model jaringan yang membolehkan penyelesaian secara acak dalam aktifitas waktu
PERT – model jaringan grafis yang digunakan untuk menunjukkan ketergantungan antar tugas dalam sebuah proyek
Penyelesaian PERT dibangun pada tahun 1950 untuk angkatan darat US Navy yang memilih kontraktor yang banyak berjumlah ribuan. Proyek tersebut dinamakan dengan Polaris Submarine Misile Program
FUNGSI PERT :
Menunjukkan proses urutan pada tugas-tugas apa yang harus diselesaikan Merupakan representasi grafis dari jadwal/penjadwalan kejadian-kejadian proyek
Lebih berkosentrasi pada relasi antar tugas dan sedikit kosentrasi dengan garis waktu
Menunjukkan tugas mana yang dapat dijalankan secara simultan
Menunjukkan jalur kritis sebuah tugas yang harus diselesaikan agar proyek tersebut dapat menyelesaikan deadline proyeknya
Dapat menunjukkan tanggal paling awal atau tanggal paling akhir untuk setiap tugas dan tanggal paling cepat dan tanggal paling akhir dari tanggal penyelesaian proyek
Menunjukkan slack time (antar tugas) BAGAIMANA MENGGUNAKANNYA?
Identifikasi semua tugas-tugas dan komponen-komponen Identifikasi tugas pertama yang harus diselesaikan
Identifikasi tugas lainnya yang dapat dijalankan secara simultan dengan tugas 1
Identifikasikan tugas berikutnya yang harus diselesaikan
Identifikasi tugas-tugas lainnya yang dapat dijalankan secara simultan dengan tugas 2
Lanjutkan proses ini sampai semua komponen tugas-tugas berurutan Tentukan durasi tugas Bangun/buatlah
diagram PERTnya Tentukan jalur kritis proyek (Critical Path)
ADANYA DUA KONSEP YANG HARUS DIPERHATIKAN SEHUBUNGAN DENGAN PERT :
1. EVENT
Suatu kejadian aktifitas dari suatu keadaan yang terjadi pada saat tertentu. 2. ACTIVITY
Suatu aktifitas dari pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kejadian diperlukan untuk menyelesaikan suatu kejadian.
SIMBOL NETWORK DIAGRAM
ANAK PANAH : melambangkan kegiatan
LINGKARAN : Melambangkan suatu peristiwa dan dibagi menjadi 3 ru SP
- Ruang sebelah kiri Nomor Peristiwa NO A
- Ruang sebelah kanan atas SPA (Saat Paling Awal) SP
31 - Ruang sebelah kanan bawah SPL (Saat Paling Lambat)
ANAK PANAH TERPUTUS (DUMMY)
Hubungan antar kegiatan tidak membutuhkan waktu sumber daya dan ruangan. Dummy hanya menunjukkan logika ketergantungan kegiatan yang patut diperhatikan.
HUBUNGAN ANTAR KEGIATAN 1. HUBUNGAN SERI
Antara dua kegiatan terdapat hubungan seri bila sebuah kegiatan tidak dapat dimulai dikerjakan kalau kegiatan lainnya belum selesai dikerjakan
Kegiatan Kegiatan pendahulu
A. Kegiatan memakai kaos kaki B. Kegiatan memakai sepatu C. Kegiatan mengikat tali sepatu
- A B A B C 1 2 3 4 2. HUBUNGAN PARALEL
Jika sebuah hubungan bisa dimulai/diselesaikan tanpa perlu menunggu kegiatan lain selesai.
Bentuk alternatif hubungan paralel dalam network diagram : Memiliki satu peristiwa akhir bersama
Memiliki satu peristiwa awal bersama
Memiliki satu peristiwa akhir dan satu peristiwa awal bersama
Memiliki peristiwa awal yang berlainan dan peristiwa akhir yang berlainan HUBUNGAN ANTAR PERISTIWA DAN KEGIATAN
1. Setiap kegiatan dimulai dari satu posisi dan berakhir pada satu posisi lain
SP SP
NO A NO A
SP SP
L L
2. Dari satu posisi dapat dimulai lebih dari satu kegiatan
SP A NO SP L SP A NO SP L SP A NO
3. Pada suatu posisi dapat berakhir bersama lebih dari satu kegiatan SP A NO SP L SP A NO SP L SP A NO SP L
4. Dua kegiatan yang berurutan digambarkan secara berseri
SP SP SP
A A A
NO NO NO
SP SP SP
L L L
CRITICAL PATH METHOD (CPM)
Critical Path Method merupakan grafik yang mirip dengan PERT dan kadang dikenal sebagai PERT/CPM
Dengan grafik CPM maka critical path dapat ditentukan CRITICAL PATH (JALUR KRITIS)
Terdiri dari satu set tugas-tugas yang saling bergantung (semua bergantung pada tugas sebelumnya). Dimana kesemuanya itu memerlukan waktu yang lama dalam menyelesaikan tugasnya.
Tugas-tugas yang memiliki critical path perlu perhatian yang khusus oleh manajer proyek dan orang-orang yang ditugaskan pada pekerjaan tersebut Waktu penyelesaian kegiatan dihitung dari setiap jalur (path) dari kegiatan didalam jaringan tugas
Path : Urutan kegiatan yang berhubungan dalam proyek
Jalur Kritis : Jalur yang menunjukkan kegiatan kritis dari awal sampai akhir kegiatan didalam
diagram jaringan. Jalur kritis menunjukkan kegiatan yang kritis KEGIATAN DISEBUT KRITIS JIKA :
Terjadi penundaan waktu kegiatan mempengaruhi penyelesaian proyek secara keseluruhan
Kegiatan disebut tidak kritis jika terjadi penundaan kegiatan tidak mempengaruhi penyelesaian proyek secara keseluruhan (dapat ditunda). Maksimum waktu tunda kehiatan tidak kritis disebut slack atau float
JALUR KRITIS DIANGGAP PENTING DENGAN ALASAN :
Waktu proyek tidak dapat dikurangi. Jika waktu penyelesaian proyek akan dipercepat, maka yang dipercepat adalah waktu jalur kritisnya
Menunda kegiatan di jalur kritis menyebabkan penundaan waktu penyelesaian proyek.
PERBEDAAN CPM dan PERT
CPM memasukkan konsep biaya dalam proses perencanaan dan pengendalian sebuah proyek sedangkan pada PERT besarnya biaya berubah-ubah sesuai dengan lamanya waktu dari semua aktifitas yang terdapat dalam satu proyek Di dalam menentukan perkiraan waktu untuk melaksanakan setiap aktifitas, CPM dianggap lebih memiliki dasar yang lebih kuat
PERTEMUAN 10
PENJADWALAN PROYEK SISTEM INFORMASI DAN NETWORK
DIAGRAM
TUJUAN
Sebagai pengenal atau identitas peristiwa yang bersangkutan untuk membedakan suatu peristiwa dengan peristiwa lainnya
Sebagai pengenal kegiatan atau dummy atau penghubung peristiwa
Dipakai sebagai urutan-urutan proses perhitungan saat paling awal (SPA) dan perhitungan saat paling lambat
Untuk mengetahui saat awal dan saat akhir semua kegiatan yang ada dalam sebuah proyek dan untuk mengetahui saat awal dan saat akhir
SYARAT NOMOR PERISTIWA DALAM SEBUAH NETWORK DIAGRAM Nomor peristiwa harus berupa angka atau huruf
Nomor peristiwa awal sebuah kegiatan atau sebuah dummy harus lebih kecil daripada nomor peristiwa akhit
Nomor peristiwa awal sebuah network diagram diberi nomor 1 PROSEDUR PEMBERIAN NOMOR PERISTIWA
Nomor awal network diagram diberi nomor 1
Bila sebuah peristiwa dianggap sebagai peristiwa akhir dari sebuah atau beberapa kegiatan dan dummy
PERTEMUAN 12
MANAJEMEN BIAYA
Sebuah proyek membutuhkan anggaran untuk menentukan berapa banyak harga uang yang dibutuhkan dan yang akan dialokasikan sampai selesainya proyek tersebut sesuai dengan rencana.
PROJECT COST MANAGEMENT
Meliputi proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biaya proyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan.
Pembahasan project cost management meliputi :
Cost estimating : membuat prakiraan biaya atas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan
suatu aktivitas
Cost Budgeting : menyusun total prakiraan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dan
menetapkan cost baseline
Cost Control : mengontrol faktor-faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur
RENCANA KEBUTUHAN PROYEK
PM harus mampu mengidentifikasi kebutuhan sumber daya dan kapan dibutuhkan. Sumber daya terdiri dari :
Tenaga kerja Materials Peralatan
INPUT UNTUK PERENCANAAN SUMBER DAYA
Work Breakdown Structure digunakan sebagai dasar input perencanaan Historical Information mengambil dari proyek yang pernah dikerjakan Scope statement menentukan cakupan pekerjaan
Resource Pool Description masing-masing tahap memiliki kebutuhan yang spesifik
Organizational Policies agar perencanaan sumber daya tidak bertentangan dengan aturan perusahaan
Activity Duration Estimates KOMPONEN BIAYA PROYEK
Metodologi adalah suatu cara yang disarankan untuk melakukan suatu hal 1. Tenaga Kerja
2. Asumsi Perancangan :
User jumlah yang terpengaruh hasil proyek Function Point
Metrik ini diperoleh dari keterhubungan dasar antara domain informasi software dan kompleksitas software. Function Points biasanya digunakan dalam mengukur sistem informasi manajemen (SIM)
Pada metodologi ini software dapat diklasifikasikan menjadi 5 domain, yaitu :
- Jumlah data input pengguna - Jumlah data output pengguna - Jumlah data permintaan pengguna - Jumlah fie
- Jumlah file interface luar
Kemudian hitung nilai fungsi proyek yang mungkin pada setiap kategori dan kemudian setiap nilai perhitungan dikalikan dengan faktorkompleksitas sebagai berikut : sederhana, rata-rata dan komplek
Standart
Tools/Software/Hardware yang digunakan 3. Politik
PENYEBAB ESTIMASI BURUK Orang yang kurang pengalaman Perkiraan teknis yang buruk
Perubahan-perubahan pada proyek Faktor-faktor psikologi
Penawaran yang rendah Politik
PENDEKATAN TRADISIONAL UNTUK ESTIMASI BIAYA (Cost Estimates) BOTTOM-UP
Total project cost merupakan penjumlahan dari biaya semua elemen Caranya menentukan biaya berdasarkan WBS
Sebelum menentukan biaya terlebih dahulu menentukan WBS
TOP-DOWN (PARAMETRIC COST ESTIMATING)
Fokusnya adalah memformulasikan estimasi biaya berdasarkan relasi parameter-parameter yang digunakan
BOTTOM-UP COST ESTIMATES
Proses membuat detail estimasi untuk masing-masing komponen kerja (WBS) berupa “Labor & Material” yang akan dimasukkan pada perhitungan akuntansi sesuai dengan beban biaya
CONTOH BOTTOM-UP
WBS Task Cost
7.0. 0
Project : pour concrete foundation 14.900 7.1. 0 Conduct survey 1.200 7.1. 1 Measure foundation dimension 900 7.1. 2 Mark foundation dimension 300 7.2. 0 Clear debris 1.300 7.2. 1 Remove rocks 600 7.2 …
PARAMETRIC COST ESTIMATING (TOP-DOWN)
Menentukan biaya-biaya project berdasarkan parameter-parameter yang ada Dalam matematika persamaan sebuah garis lurus adalah Y = mX + b
Dimana m dan b adalah parameter Y dan X adalah variabel
Parameter menjelaskan struktur relasi dari setiap variabel
Dengan Parametric Cost Estimating dapat ditentukan parameter-parameter yang memberikan pandangan yang jelas tentang suatu biaya dalam sebuah proyek
CONTOH PARAMETRIC COST ESTIMATES
Professional (5 person @$20/hr) $10,000 Technical support (2 person @15,00/hr) $30,000 Total Direct Wages $40,000 Fringe benefits + Overhead $42,000
Total = Fringe benefits + Overhead + Total Direct Wages $82,400 METODE PARAMETRIK :
Pendekatan yang dipakai dalam metode ini adalah mencoba meletakkan dasar hubungan matematis yang mengaitkan biaya atau jam-orang dengan karakteristik fisik tertentu dari objek (volume, luas, berat, tenaga/watt, panjang dan lain-lain).
