PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Pengelolaan perbekalan farmasi harus dikelola secara efektif karena merupakan komponen terbesar dalam pengeluaran rumah sakit (±40-50%) dan dana kebutuhan obat rumah sakit tidak selalu sesuai dengan kebutuhan. Pengelolaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Keberhasilan pengelolaan perbekalan farmasi tergantung pada kondisi, ketaatan, kebijakan, tugas pokok dan fungsi.
Tugas pokok pengelolaan perbekalan farmasi : 1. Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien 2. Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan
3. Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi
4. Mewujudkan sistem informasi manajemen berdayaguna dan tepatguna 5. Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan
Fungsi pengelolaan perbekalan farmasi :
1. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit 2. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal
3. Mengadakan perbekalan berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku
4. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan rumah sakit
5. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku 6. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian 7. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumahsakit
8. Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan farmasi di rumahsakit
9. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan farmasi di rumah sakit
1. Perencanaan
Perencanaan adalah seluruh proses pemilihan dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk
menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi: 1. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit dirumah sakit.
Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi :
Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan menghindari kesamaan jenis
Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal
Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi
2. Kompilasi penggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum.
3. Penghitungan kebutuhan 4. Evaluasi perencanaan
2. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.
Proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan:
Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya tinggi”
Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai
certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan lain-lain.
Order pemesanan agar barang dapat sesuai maca, waktu dan tempat.
Beberapa jenis obat, bahan aktif, yang mempunyai masa kadaluarsa relatif pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu, harus dihinari pengadaan dalam jumlah besar.
Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu : 1. Pembelian
Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan farmasi. Ada 4 metoda pada proses pembelian :
Tender terbuka
Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga, metoda ini lebih menguntungkan, tapi memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama dan perhatian penuh.
Tender terbatas
Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan mempunyai riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan tender terbuka.
Pembelian dengan tawar menawar
Pembelian tawar menawar dilakukan bila item tidak penting dan tidak banyak. Biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.
Pembelian langsung
Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk pembelian dalam jumlah kecil dan perlu segera tersedia. Harga tertentu dan realtif lebih mahal.
2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi
Produksi sediaan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan dirumah sakit.
Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi dirumah sakit adalah: Sediaan farmasi dengan formula khusus
Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standard dengan harga lebih murah Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil
Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran Sediaan farmasi untuk penelitian
Sediaan nutrisi parenteral
Rekonstruksi sediaan obat kanker
Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru
3. Penerimaan
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasiaan, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order
pembelian rumah sakit. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya
Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin
Sertifikat Analisa Produk
4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menjaga ketersediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Penyusunan obat-obatan hendaklah berdasarkan susunan alphabet.
Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan dan pencarian serta pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang diperlukan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut :
Kemudahan bergerak Sirkulasi udara yang baik Rak dan pallet
Kondisi penyimpanan khusus Pencegahan kebakaran
Perlindungan terhadap hama/tikus Pengaturan suhu dan temperatur
Perlindungan terhadap sinar matahari dan panas
Penyimpana produk-produk tertentu yang sensitif dalam refrigerator dan freezer:
o Disimpan dalam kondisi beku: beberapa produk seperti vaksin tertentu disimpan pada suhu -20°C. penyimpana ini biasanya untuk penyimpanan jangka panjang pada fasilitas dengan level yang lebih tinggi.
o Disimpan pada suhu 2-8°C: beberapa produk yang sangat sentitif terhadap panas tapi tidak boleh dibekukan.
o Suhu dingin/sejuk: disimpan pada suhu 8-15°C. o Pada suhu ruangan: disimpan pada suhu 15-25°C. Penyusunan stok perbekalan farmasi:
Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). 2. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan teratur. 3. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.
4. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya, sesuai.
5. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan farmasi dalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan luar.
6. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.
7. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan farmasi tetap dalam boks masing-masing.
8. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.
9. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari sumber anggaran yang berbeda.
5. Distribusi
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumahsakit, untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit – unit pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis, dan jumlah.
Ada beberapa metoda yang digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan perbekalan farmasi di lingkungannya, seperti
1. IDD ( Induvidual Dose Dispensing)/ individual prescription
IDD adalah order atau resep yang dituliskan dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada resep.
Keuntungan resep perorangan yaitu:
a. Semua resep atau order dikaji langsung oleh apoteker yang kemudian memberikan keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung
b. Memberikan kesempatan interaksi professional antara apoteker, dokter, perawat, dan pasien.
c. Memungkinkan pengendalian yang lebihdekat
d. Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien Kelemahan :
a. Memerlukan waktu yang lama
b. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan 2. Sistem floor stock lengkap
Yaitu suatu sitem distribusi dimana semua obat yang dibutuhkan pasien tersedia dalam ruang penyimpanan obat di ruang tersebut, disiapkan oleh perawat dengan mengambil dosis atau unit secara langsung dan diberikan kepada pasien di ruang tersebut.
Keuntungan:
a. Pelayanan lebih cepat
b. Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS c. Mengurangi penyalinan order
Kelemahan:
a. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi tidak dikaji oleh apoteker
b. Persedian perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas ruangan yang sangat terbatas.
c. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas penyimpanan perbekalan farmasi yang sesuai disetiap ruangan perawatan pasien
d. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi e. Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi 3. Sistem distribusi dosis unit (UDD)
Yaitu resep dokter yang disiapkan yang terdiri atas beberapa jenis obat yang masing-masingnya dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk satu waktu tertentu.
Keuntungan:
a. Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja
b. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS c. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi
d. Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan
e. Meningkatkan pemberdayaan petugas professional dan nonprofessional yang lebih efisien
f. Mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi g. Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS
h. System komunikasi pengorderan dan distribusi bertambah baik
i. Apoteker dapat dating ke unit perawatan, untuk melakukan konsultasi dan membantu memberikan masukan pada tim
j. Peningkatan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan farmasi menyeluruh
k. Memberipeluanguntukprosedurkomputerisasi Kelemahan:
a. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi b. Meningkatnya biaya operasional
P
e
r
m
in
t
a
a
n
d
a
r
i
u
n
it
y
a
n
g
m
e
m
b
u
t
u
h
k
a
n
(
a
d
a
b
u
k
u
b
o
n
)
P
e
t
u
g
a
s
g
u
d
a
n
g
m
e
la
y
a
n
i
s
e
s
u
a
i
p
e
r
m
in
t
a
a
n
M
e
n
y
e
r
a
h
k
a
n
b
a
r
a
n
g
M
e
m
b
e
r
ik
a
n
in
f
o
r
m
a
s
i
t
e
r
t
u
lis
a
p
a
b
ila
a
d
a
y
g
t
a
k
t
e
r
la
y
a
n
iP
e
t
u
g
a
s
m
e
n
y
a
lin
p
e
r
m
in
t
a
a
n
b
a
r
a
n
g
p
a
d
a
b
u
k
u
m
u
t
a
s
ie
n
t
r
y
d
a
t
a
m
u
t
a
s
i
p
a
d
a
k
o
m
p
u
t
e
r
4. Sistem distribusi kombinasiYaitu kombinasi resep perorangan dengan distribusi persediaan di ruangan (floor
stock).
Keuntungan:
a. Semua resep atau order perorangan dikaji langsung oleh apoteker b. Adanya kesempatan interaksi professional
c. Perbekalan farmasi yang dibutuhkan dapat segera tersedia Alur distribusi perbekalan
6. Pemberian Obat
Melalui apotek rawat inap yang diserahkan ke perawat dan kemudian dibagikan kepada pasien
Melalui apotek rawat jalan yang menyerahkan langsung ke pasien.
Melalui depo farmasi kamar bedah yang menyerahkan keperluan farmasi kepada dokter atau perawat khusus pembedahan/operasi
7. Pengendalian
Salah satu pelayanan penunjang medik yang terpenting dalam proses pelayanan pasien adalah pelayanan farmasi, yang merupakan salah satu komponen biaya operasional yang besar dari seluruh biaya operasional rumahsakit, sehingga harus dikelola dengan efisien agar rumah sakit tidak mengalami kerugian. Salah satu caranya adalah dengan melakukan pengawasan dan pengendalian. Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit unit pelayanan. Kegiatan pengendalian yang dilakukan adalah:
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata periode tertentu 2. Menentukan stok pengaman di gudang
3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat diterima
8. Penghapusan
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar. Tujuannya adalah menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang berlaku. Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat sub standar.
Tabel berbagai kategori metode pemusnahan:
Kategori Metode Pemusnahan Komentar Padat Semi solid Serbuk Daerah pembuangan Enkapsulasi sampah Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Tidak lebih dari 1% sampah kota bisa dibuang tanpa pengolahan di daerah pembuangan.
Cairan Saluran pembuangan air Insenerasi temperatur medium dan tinggi
Antineoplastik tidak boleh dibuang di saluran pembuangan air
Ampul Hancurkan ampul dan siram cairan yang telah diencerkan ke dalam saluran pembuangan air
Antineoplastik tidak boleh dibuang di saluran pembuangan air
Obat antiinfeksi Enkapsulasi sampah Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Antibiotik cair dapat diencerkan dengan air, dibiarkan beberapa minggu dan dialirkan ke saluran pembuangan air
Antineoplastik Kembalikan kepada pabriknya Enkapsulasi sampah
Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium dan tinggi
(insenerator berbahan semen) (dekomposisi kimia)
Tidak dibuang di derah pembuangan kecuali dienkapsulasi
Tidak dibuang di saluran air Tidak diinsenerasi pada temperature medium
Obat yang diawasi Enkapsulasi sampah Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Tidak dibuang di daerah pembuangan kecuali dienkapsulasi
Caniste aerosol Dibuang di daerah pembuangan
Enkapsulasi sampah
Tidak boleh dibakar: dapat meledak
Disinfektan Gunakan
Dibuang di saluran pembuangan air atau aliran air yang cepat: kuantitas kecil dari disenfektan yang telah diencerkan (maksimum 50 liter perhari dibawah pengawasan)
Jangan membuang disinfektan yang belum dencerkan pada saluran pembuangan air atau aliran air.
Jangan membuang disinfektan pada air yang mengalir lambat atau tidak mengalir.
Plastik PVC, kaca Daerah pembuangan sampah Jangan dibakar pada penampung yang terbuka Kertas, kartu nama Daur ulang, bakar, dibuang di
daerah pembuangan sampah
Perhatian khusus harus diberikan untuk memusnahkan kategori farmaceutikal seperti: - Bahan yang diawasi seperti obat narkotika dan psikotropik.
- Obat antiinfektif - Antineoplastik
- Obat antikanker sitotoksik, obat toksik. - Antiseptik dan disinfektan.
9. Pelaporan
a. Pencatatan
Pencatatan bertujuan memonitor transaksi perbekalan farmasi yang masuk dan keluar
Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) dan komputerisasi b. Pelaporan
Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi Tujuannya adalah:
Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi Tersedianya informasi yang akurat
Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan farmasi
1. Laporan pembelian 2. Laporan mutasi
3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani
4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di tulis dokter)
5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep
6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa 7. Laporan ketersediaan obat
8. Laporan stok opname
10. Evaluasi
Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi dan sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan.
