pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan

Citraningsih Yuniarti RSUD KOTA YOGYAKARTA 2016

Kegiatan logistik sangat penting dalam menunjang kegiatan pengadaan barang / jasa di RS sehingga mampu mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya yang 

dimiliki. 

Kegitan logistik memiliki tujuan, yaitu:

a. Tujuan operasional: agar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai. b. Tujuan keuangan: dapat melaksanakan tujuan

operasional dengan biaya paling rendah.

DASAR HUKUM

 UU. No. 23 tahun 2009 , tentang KESEHATAN  UU. No. 5 tahun …. , tentang  PSIKOTROTIKA  UU. No. 21 tahun …., tentang NARKOTIKA

 PP. No. 72 Tahun 1998, tentang PENGAMANAN SEDIAAN 

FARMASI

 Permenkes No. 58 Tahun 2014 tentang STANDAR 

PELAYANAN FARMASI DI RUMAH SAKIT

 Perpres no. 70 tahun 2012 tentang Pengadaan barang/Jasa   Perwal No. 61 Tahun 2014 tentang Jenjang Nilai Pengadaan 

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI & ALKES

Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait  dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, 

penyimpanan, pendistribusian, pengendalian,  pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring 

dan evaluasi

Pe gelolaa Obat di RS

 Pemilihan Obat ( Formularium, Daftar Obat)

 Perencanaan Obat ( Konsep Pareto, VEN )

 Pengadaan Obat ( e‐kataloque, JIT, EOQ,EOI )

 Penerimaan Obat (konsep ED )

 Penyimpanan Obat ( FIFO , FEFO )

 Pendistribusian Obat ( konsep IP, ODDD)

 Penghapusan Obat ED dan rusak

SIKLUS PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI & ALKES PERENCANAAN PENGADAAN PENERIMAAN PENYIMPANAN DISTRIBUSI PENGENDALIAN PENGHAPUSAN PENCATATAN & 

PELAPORAN

MONITORING & EVALUASI

Syarat pe gelolaa  per ekala  yg opti al

Perbekalan  Farmasi yg 

optimal

Daftar  Obat yg 

ditaati

Sistem  distribusi yg 

tepat Review 

berkala

Perencanaan  yg baik

Sistem  Pengadaan 

yg cepat

Penerimaan   obat yg baik

Faktor yg  erpe garuh dl pe gelolaa

 Daftar obat peraturan yg berubah (FORNAS),  kebijakan /regulasi pemerintah , asuransi kesehatan  (BPJS dll)

 Perencanaanpola penyakit , timbulnya wabah,  bencana alam dll

 Pengadaanregulasi berubah, e‐kataloque ,  epurchasing obat dll

 Penyimpanankapasitas gudang terbatas

 Sistem asuransi kesehatan nasional (UU 40/2004 SJSN 

sistem jaminan sosial nasional), UU 24/2011 (BPJS)

 Anggaran obat yang terbatas

Tahapa  pere a aa

Evaluasi perencanaan  Kombinasi ABC & VEN Perhitungan kebutuhan

Metode Pere a aa

1. Metode Konsumsi di kombinasi dengan metode  epidemiologi 

2. Disesuaikan dengan

a.Anggaran yang tersedia

b.Sisa persediaan yang ada

3. Mengacu pada

a.Fornas Tahun 2015

b.Standar terapi

c.Formularium RSUD Kota Yogyakarta

4. Penetapan Prioritas (obat vital & life Saving)

Pere a aa  yg dilakuka

 Cermat dalam memprediksikan kebutuhan kini  dan akan datang

 Memperhatikan pola penyakit tahunan

 Memperhitungkan konsumsi obat sebelumnya

 Memperhitungkan stok yang ada

 Menggunakan analisa pareto(ABC), VEN

 Memperhitungkan EOQ,EOI, sistem pengadaan,  kapasitas gudang .

Out o e pe gelolaa  adalah :

 Perbekalan farmasi & Alkes tersedia dlm jumlah yg optimal

 Mudah dalam pengadaan perbekalan farmalkes

 Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan

 Meningkatkan citra /image provider failitas pelayanan kesehatan

 Akuntabilitas terjaga (audit)

PENGADAAN da PEMBELIAN

Tujuan : Mendapatkan perbekalan farmasi dan alkes

dengan harga layak dengan mutu yang baik,  pengiriman barang terjamin dan tepat waktu,  proses berjalan lancar dan tidak memerlukan  tenaga serta waktu berlebih

Metode Pe gadaa

 Lelang dengan harga satuan

 Pembelian langsung ke penyedia untuk obat cito yang 

dibutuhkan RS

ALUR PENGADAAN SAMPAI KE IFRS : OBAT,ALKES, BHP MEDIS

PERENCANA AN  KEBUTUHAN

( IFRS )

Direktur/ PPK UP/ Pejabat Pengadaan PENAWARAN  DARI  SUPLIER,  NEGOSIASI

SP, SPMK, 

PENGIRIMAN 

BARANG PENERIMAAN 

oleh TIM 

PENERIMA PENYERAHAN 

KE PETUGAS 

PENYIMPAN 

BARANG RS

PENYERAHAN  

BARANG ke 

PENERIMAAN

Menerima perbekalan farmasi yang telah di adakan sesuai  dengan aturan kefarmasian

Diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order 

Hal lain yang perlu diperhatikan

1.Harus mempunyai MSDS/ Material Safety Data Sheet untuk  bahan berbahaya

( Contoh :  formalin, soda lime)

2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes ( Contoh :  alat untuk anestesi )

PENYIMPANAN

Tujuan 

1. Memelihara mutu sediaan farmasi

2. Menghindari penggunaan yang tidak  bertanggung jawab

3. Menjaga ketersediaan

Pe gatura  Pe yi pa a

 Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis

 Menerapkan sistem FIFO dan FEFO

 Menggunakan almari, rak dan pallet

 Menggunakan almari khusus untuk menyimpan  narkotika dan psikotropika

 Menggunakan almari khusus untuk perbekalan  farmasi yang memerlukan penyimpanan pada suhu  tertentu

 Dilengkapi kartu  stock  obat

Distribusi perbekala  far asi

Gudang  Farmasi Farmasi  pelayanan

Bangsal (RETUR)

Polikli Nik : HD, 

RM

Instalasi  lain IGD,ICU Unit lain

Alur pelaya a  per i taa  

per ekala  far asi & Alkes

Permintaan dari unit  yang membutuhkan 

(ada buku bon)

Petugas gudang  melayani sesuai  permintaan 

Menyerahkan barang (bukti tanda terima)

Memberikan  informasi tertulis  apabila ada yg tak 

terlayani Petugas menyalin 

permintaan barang  pada buku mutasi entry data mutasi 

pada komputer

PENGENDALIAN

 Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan  kekosongan perbekalan farmasi di unit unit  pelayanan

 Kegiatan

1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata  rata periode tertentu

2. Menentukan stok pengaman di gudang 

PENGHAPUSAN

 Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap  perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena  kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar

 Tujuan:

menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak  memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar  yang berlaku 

 Penghapusan untuk mengurangi beban 

penyimpanan dan mengurangi resiko terjadinya  penggunaan obat sub standar. 

PENGHAPUSAN

 Penghapusan perbekalan farmasi yang tidak terpakai 

di RSUD Kota dilaksanakan oleh penyedia dengan  menggunakan alat insenerator limbah medis sesuai  prosedur yang berlaku

 Dimintakan ijin penghapusan ke Walikota

 Dikeluarkan Surat Keputusan Penghapusan  dan Tim 

Pelaksana Penghapusan dari Walikota

PENCATATAN&PELAPORAN

Pencatatan

 Pencatatan bertujuan memonitor transaksi  perbekalan farmasi yang masuk dan keluar

 Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok)  dan komputerisasi

Informasi

 

yang

 

diperoleh

 

dari

 

pencatatan

1. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa  stok)

2. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima

3. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar

4. Jumlah perbekalan farmasi yang rusak/hilang/  kadaluarsa

Pelaporan

Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan  administrasi perbekalan farmasi/Alkes Tujuan

 Tersedianya data yang akurat untuk bahan  evaluasi

 Tersedianya informasi yang akurat

 Tersedianya data yang lengkap untuk membuat  perencanaan

Jenis

 

laporan

 

yang

 

dibuat

 

di

 

gudang

 

perbekalan

1. Laporan pembelian 2. Laporan mutasi

3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani 4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di

tulis dokter)

5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa

( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep

6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa 7. Laporan ketersediaan obat

MONITORING & EVALUASI



Merupakan

 

salah

 

satu

 

upaya

 

untuk

 

terus

 

mempertahankan

 

mutu

 

pengelolaan

 

perbekalan

 

farmasi dan alkes



Sebagai

 

masukan

 

dalam

 

penyusunan

 

perencanaan

 

dan

 

pengambilan

 

keputusan



Kolekting

 

data

 

untuk

 

bahan

 

evaluasi

Isue Ma aje e  O at & alkes Ki i da  kedepa

 Perkembangan zaman tidak memungkinkan secara manual, perlu software khusus farmasi untuk mempercepat pelayanan dan menghasilkan data laporan yang up date dan akurat guna pengambilan keputusan manajerial yang akurat dan uptodate

 Pelayanan sistempaket, kendali mutu & kendali biaya

 Kepatuhan thdp formularium

Pe a faata siste  i for asi o at

Manajemen  Obat

Manajemen  Inventori Transaksi 

/Billing Obat

Perekaman identitas px Perekaman data item obat Perekaman jml obat dibeli Pencetakan bill obat

Pembuatan pesanan obat Perekaman stok obat Perekaman kartu stok obat Pelaporan data penggunaan obat Penyusunan neraca keuangan

Tersedianya mesin peracik obat

One Day Dose di bangsal ranap SDM yg efektif & profesional

Ko posisi A ggara  di RS

 Belanja pegawai (+ 30 %)

 Belanja obat (+ 40 %)

 Belanja modal (+ 10 %) alkes

Kesi pula

 Pengelolaan perbekalan farmasi harus dikelola dengan efektif karena menyangkut anggaran terbesar dari suatu fasilitas pelayanan kesehatan (30‐50 % )

 Pengelolaan perbekalan farmasi yg efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit.