1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar BelakangIndonesia saat ini mengalami peningkatan volume pengiriman paket di berbagai jasa ekspedisi. Hal tersebut didukung oleh pertumbuhan e-commerce melalui perkembangan teknologi internet dan pertumbuhan pengguna internet disetiap tahunnya. Dalam (Rahman, 2017), Ketua Umum DPP Asosiasi Perusahaan Jasa Pengiriman Ekspress Pos dan Logistik Indonesia (ASPERINDO) menyatakan bahwa tercatat hingga pertengahan tahun 2017 mengalami pertumbuhan volume pengiriman hingga 14,7%. Selain itu, data sensus Badan Pusat Statistik (BPS) dalam (Rahayu, 2019) menunjukkan bahwa industri e-commerce dalam 10 tahun terakhir meningkat hingga 17% dengan total jumlah usaha e-commerce sebanyak 26,2 juta unit. Berdasarkan historis pertumbuhan e-commerce di Indonesia, sumber dari (Syafriadi, 2020) menyatakan bahwa pada laporan E-conomy SEA, pihak Google memprediksi sektor e-commerce akan berkontribusi sebesar 60% dari perekonomian digital di Indonesia pada tahun 2025 atau mengalami peningkatan sebesar 10% dari kontribusi e-commerce kepada ekonomi digital Indonesia pada tahun 2019 sebesar 50%.
Dengan begitu, keberadaan e-commerce kedepannya akan memberikan peluang besar bagi perusahaan-perusahaan ekspedisi untuk berkontribusi dalam pengiriman paket dengan volume yang lebih besar. Dalam menghadapi persaingan dalam bidang ekspedisi, perusahaan ekspedisi harus memperhatikan faktor pelayanan kepada customer, efisiensi distribusi, dan ketepatan waktu pengiriman. Perusahaan ekspedisi yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah PT. Pos Indonesia (Persero).
PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang kurir dan logistik. Pada PT. Pos Indonesia memiliki dua jenis pengiriman kurir yaitu domestik dan internasional. Dalam pengiriman domestik terdiri enam lini bisnis yaitu Pos Express, Pos Kilat Khusus, Pos Jumbo Ekonomi, Layanan Standar, Q9 Sameday Service dan QComm. Sedangkan untuk pengiriman internasional terdiri dari layanan prioritas dan layanan
2
standar, dimana pada layanan prioritas terdiri dari lima lini bisnis yaitu EMS, Pos Ekspor, Paket Pos Cepat Internasional, Pos tercatat (R) Internasional dan E –
Packet. Sedangkan pada layanan standar terdiri dari dua lini bisnis yaitu Pos Udara
Internasional dan Paket Pos Biasa Internasional. Kemudian untuk bidang logistik, PT. Pos Indonesia (Persero) memiliki tiga lini bisnis yaitu terdiri dari Cargo,
Warehouse dan Freight Forwarding (PT. Pos Indonesia, 2020).
Pada pengiriman beberapa produk layanan PT. Pos Indonesia menawarkan harga ongkos kirim yang efisien dari jasa ekspedisi lainnya. Namun, dalam kondisi eksisting, terjadi variabilitas waktu pengiriman yang tinggi pada PT. Pos Indonesia. Salah satu contoh pada produk layanan Paket Pos Kilat Khusus (PPKH) yang memiliki target waktu 2-7 hari, namun pada kenyataannya waktu pengiriman lebih dari Standar Waktu Penyerahan (SWP) yang telah ditentukan (Hadi, 2019). Sedangkan ketepatan waktu pengiriman merupakan pelayanan standar yang mampu menentukan kepuasan dan loyalitas pelanggan pada suatu perusahaan ekspedisi maupun logistik. Dalam (Sharifi dkk, 2014) juga menyatakan dengan memberikan layanan yang tepat dan sesuai bagi pelanggan akan mengarahkan pada keuntungan dan keunggulan kompetitif untuk organisasi (perusahaan ekspedisi).
Berdasarkan hasil studi lapangan dan studi literatur dalam penelitian ini, diketahui penyebab keterlambatan penyerahan kiriman pos karena waktu pada tahapan processing yang berbeda di setiap kantor pos dan Sentral Pengiriman Pos (SPP) dan proses transporting yang cukup lama yang diakibatkan berbagai faktor dalam perjalanan pengiriman pos. Dengan adanya keterlambatan tersebut mengakibatkan customer tidak puas dengan pelayanan PT. Pos Indonesia dan beralih pada jasa ekspedisi lain dengan penyerahan kiriman yang sesuai standar waktu pengiriman. Dalam (Sharifi dkk, 2014) mengungkapkan bahwa ketidakpuasan pelanggan terjadi karena adanya kesenjangan besar antara harapan dan persepsi pelanggan tentang pelayanan yang diterima.
Dengan adanya permasalahan diatas, penulis melakukan perbaikan pada bagian proses pengiriman paket pos. Objek penelitian yang dipilih dalam penelitian ini yaitu Kantor Pos Pemeriksa (KPRK) Gresik. Objek tersebut ditentukan karena KPRK Gresik sebagai pusat pengumpulan dan pengiriman pos dari kabupaten Gresik, Jawa Timur. Selain itu, di KPRK saat ini terdapat permasalahan, dimana
3
pada tahapan processing pengiriman outgoing mengalami keterlambatan penyelesaian proses pengiriman. Hal tersebut diakibatkan oleh kedatangan kiriman pos (incoming) ke KPRK Gresik yang tidak sesuai jadwal yang telah diestimasikan oleh perusahaan. Dengan begitu perlu adanya peningkatan kinerja pada tahapan
processing pengiriman outgoing untuk mengurangi waktu keterlambatan proses
pengiriman paket pos dari KPRK Gresik. Solusi yang dilakukan pada penelitian ini yaitu melakukan optimasi waktu proses pada tahapan processing pengiriman
outgoing paket pos menggunakan metode Event Discrete Simulation (DES)
berbasis software simulasi. Discrete Event Simulation (DES) merupakan pemodelan sistem dimana variabel keadaan hanya berubah pada set titik waktu tertentu (Banks dkk, 2005).
Dengan menerapkan metode tersebut, sistem nyata dari proses pengiriman
outgoing paket pos akan dievaluasi performansinya dan dapat diketahui tahapan
mana yang mengalami masalah. Proses simulasi dilakukan menggunakan model konseptual sistem eksisting dan menggunakan skenario perbaikan sebagai decision
variable (variabel keputusan) dalam penelitian ini. Berikut ini skenario perbaikan
yang direkomendasikan dalam penelitian ini yaitu: (1) melakukan pembagian tugas pada pekerja, dan (2) melakukan penambahan petugas. Dari hasil simulasi tersebut dapat mengukur tingkat perfoma sistem baik dalam kondisi eksisting maupun setelah diterapkan skenario perbaikan. Selain itu dapat mengetahui kebutuhan
resources yang optimal pada tahapan processing pengiriman outgoing paket pos
untuk mendukung percepatan waktu proses. Dengan solusi tersebut diharapkan dapat meningkatkan performa pelayanan perusahaan kepada customer terkait pengiriman paket pos di KPRK Gresik.
Menurut (Hadi, 2019) dengan adanya perkembangan e-commerce saat ini, PT. Pos Indonesia dituntut untuk melakukan pengiriman yang lebih efisien. Namun dalam kondisi eksisting di PT. Pos Indonesia terjadi variabilitas waktu pengiriman yang sangat tinggi, dimana waktu pengiriman melebihi waktu yang diestimasikan. Hal tersebut dikarenakan adanya ketidakefisienan proses baik di PT. Pos Indonesia maupun Sentral Pengiriman Pos (SPP). Ketidakefisienan tersebut terjadi karena panjangnya proses dan adanya delay di proses tertentu. Dari permasalahan tersebut, (Hadi, 2019) memberikan rekomendasi proses bisnis usulan dengan menggunakan
4
Business Process Improvement (BPI) dan dioptimalkan menggunakan tool software
simulasi diskrit. Dari hasil simulasi terdapat 3 skenario perbaikan yang akan dilakukan dalam penelitian ini. Hasil skenario 1 dengan merubah posisi pegawai dari seri menjadi paralel didapatkan waktu proses 13 jam 34 menit 23 detik, hasil skenario 2 dengan menghapus waktu menunggu sortir kota dimulai didapatkan waktu proses sebesar 11 jam 45 menit 15 detik dan pada skenario 3 dilakukan penggabungan dari skenario 1 dan skenario 2 didapatkan waktu proses sebesar 11 jam 41 menit 43 detik. Hasil dari 10 replikasi menunjukan jika skenario 1 selisih lebih lama 1% dari eksisting. Skenario 2 selisih lebih efisien 12% dari eksisting. Skenario 3 selisih lebih efisien 13% dari eksisiting. Dari hasil ketiga skenario tersebut yang dapat di rekomendasikan yakni pada skenario 3.
Pada penelitian sebelumnya oleh (Hadi, 2019) dilakukan evaluasi pada proses bisnis perusahaan khususnya dalam tahapan processing di Puri Kantor Pos Surabaya 6000 dan tahapan processing di Sentral Pengiriman (SPP) untuk jenis pengiriman paket pos kilat khusus (PPKH). Namun belum terdapat penelitian yang mengevaluasi sistem pada tahapan processing pengiriman outgoing paket pos dari segala jenis pengiriman dengan mempertimbangkan jumlah petugas yang optimal untuk mempercepat waktu proses. Sehingga dapat mengurangi waktu keterlambatan pengiriman paket dari kantor pos pusat di suatu wilayah kota/kabupaten. Dengan begitu, dalam penelitian ini dilakukan pengembangan dengan memperbaiki sistem pada tahapan processing pengiriman outgoing paket pos di kantor pos pemeriksa (KPRK) Gresik menggunakan simulasi diskrit. Sehingga performa pelayanan perusahaan terhadap customer terkait pengiriman paket pos di KPRK Gresik menjadi lebih baik di masa depan.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dijelaskan pada sub bab diatas maka rumusan masalah yang dihadapi dalam penelitian ini yaitu:
1. Bagaimana mengoptimasi waktu proses dengan mempertimbangkan jumlah kebutuhan petugas yang optimal pada sistem proses pengiriman outgoing paket di Kantor Pos Pemeriksa (KPRK) Gresik menggunakan metode Discrete Event
5 1.3. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini yaitu sebagai berikut:
1. Untuk mengoptimasi waktu proses dengan mempertimbangkan jumlah kebutuhan petugas yang optimal pada sistem proses pengiriman outgoing paket pos di Kantor Pos Pemeriksa (KPRK) menggunakan metode Discrete Event
Simulation (DES).
1.4. Manfaat Penelitian
Berikut ini manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini yaitu: 1. Menerapkan keilmuan yang telah diterima selama perkuliahan.
2. Memberikan referensi mengenai materi yang relevan untuk dikembangkan pada penelitian selanjutnya.
3. Memiliki kesempatan untuk mencari solusi dalam suatu permasalahan.
4. Meningkatkan perfomansi pelayanan perusahaan kepada customer terkait pengiriman paket pos di KPRK Gresik
1.5. Batasan dan Asumsi Masalah 1.5.1 Batasan
Berikut batasan-batasan pada penelitian ini, antara lain:
1. Sistem yang diamati pada proses pengiriman outgoing dengan jenis barang berbentuk paket.
2. Lokasi perbaikan dilakukan pada tahapan processing di bagian puri kantor pos pemeriksa Gresik.
3. Sumber daya (resources) yang diamati dalam penelitian ini yaitu petugas. 4. Penelitian dilakukan pada Cut Off Time ke-1 pukul 07.00 s/d 15.00.
5. Data dalam penelitian ini menggunakan data harian pada tanggal 2-6 Juli 2020. 6. Penelitian dilakukan pada paket pos yang memiliki tujuan luar kota Gresik di
bagian pengiriman outgoing external.
7. Penelitian dilakukan pada paket pos yang memiliki tujuan kantor pos cabang seluruh Gresik di bagian pengiriman outgoing internal.
1.5.2 Asumsi
6
1. Tidak terdapat pegawai yang tidak masuk (absen) atau izin.
2. Tahapan processing pengiriman outgoing paket pos yang ada pada kantor pos pemeriksa Gresik seragam pada semua kantor pos seluruh Indonesia. 3. Data waktu proses cetak surat jalan (R7) diasumsikan pada penelitian ini
yaitu selama 60-100 detik.
4. Data waktu perpindahan penyerahan paket pos dari loket dan oranger ke bagian puri terima yaitu selama 120 detik.
5. Data waktu proses unloading paket pos dari loket dan oranger di puri selama 1-2 detik.
