Sop Simrs 2016

(1)

Standar Prosedur Operasional Page1 RSUD KEPAHIANG

SIMRS (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT) DI RSUD KEPAHIANG

No. Dokumen No. Revisi Halaman

PROSEDUR TETAP SIMRS

TanggalTerbit DITETAPKAN OLEH

PLT. DIREKTUR RSUD KEPAHIANG

H. TAJRI FAUZAN, SKM.M.Si Penata TK I Nip. 19700127 198903 1 001 PENGERTIAN SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) adalah

prosedur pemrosesan data-data baik data umum rumah Sakit maupun data-data medik pasien sehingga mendukung proses pengambilan keputusan manajemen.

TUJUAN Tujuan Umum : Penerapan SIMRS Adalah meningkatkan pelayanan kesehatan dan keperawatan kepada pasien secara optimal.

Tujuan Khusus a.l :

1. Merubah cara konvensional menjadi cara yang modern 2. Agar dapat bersaing secaraglobal

3. Mengurangi kekeliruan dalam segala aspek pelayanan kesehatan

4. Memotivasi pekerja bekerja lebih praktis 5. Meningkatkan kinerja pekerja

6. Menjadikan rumah sakit pilihan pasien diantara rumah sakit yang lain

7. Efisien dan efektif dalam kebutuan tenaga 8. Mengurangi biaya yang berlebihan

KEBIJAKAN Penyelenggaraan SIMRS ini telah tercantum dalam UU Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit dan PERMENKES RI No 82 tahun 2013 tentang SIMRS menindaklanjuti hal tersebut maka dikeluarkanlah SK Direktur RSUD Kepahiang tahun 2016 tentang pembentukan SIMRS di RSUD Kepahiang.

PROSEDUR Persyaratan : struktur organisasi yang terdiri dari Ketua SIMRS dan Staf Informasidan Teknologi Fungsional serta Adanya SDM ;

1. Staf analis sistem 2. Staf programmer 3. Staf gardware

4. Staf maintannance jaringan Peralatan :

1. Alat kerja :

a. Software SIMRS

b. Hardware (komputer, printer dll)

c. Networking (jaringan LAN, Wireless dll) d. SOP (Standar operasional prosedur)

(2)

SIMRS (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT) DI RSUD KEPAHIANG

PROSEDUR TETAP SIMRS

H. TAJRI FAUZAN, SKM.M.Si Penata TK I Nip. 19700127 198903 1 001 PROSEDUR f. SDM (sumber daya manusia) sebagai penginput data

2. Alat ukur :

Bisa dilihat dengan adanya data inputan dari masing-masing ruangan, baik itu data kunjungan pasien maupun data tindakan yang dilakukan di masing-masing ruangan serta kelengkapan data dan kecocokan data antar ruangan tersebut.

Cara kerja : 1. Persiapan

a. Pembentukan struktur organisasi b. Penyediaan SDM

c. Penyediaan alat yang dibutuhkan

d. Mengadakan pelatihan untuk pengoprasian SIMRS e. Penepatan masing-masing SDM yang telah terlatih

mengoprasikan SIMRS di ruangan masing-masing seperti front office dan back office.

2. Melakukan pengawasan, menemukan kelemahan dalam penginputan data dan mencari solusinya serta melakukan perbaikan secara bertahap.

(3)

SIMRS INSTALASI GAWAT DARURAT

PROSEDUR TETAP SIMRS IGD

H. TAJRI FAUZAN, SKM.M.Si Penata TK I Nip. 19700127 198903 1 001 PENGERTIAN SIMRS IGD adalah sofware dan hardware yang dioperasikan

oleh seorang atau beberapa orang admin yang bertugas di IGD TUJUAN Tujuan menginput data pasien yang melakukan kunjungan

pengobatan di IGD

KEBIJAKAN Melaksanakan tugas sebagai seorang admin sesuai SK yang dikeluarkan oleh Direktur RSUD kepahiang

PROSEDUR PERLENGKAPAN yang dibutuhkan : komputer, printer, jaringan dengan server, sofware SIMRS, SDM yang bisa mengoprasikan komputer dan SIMRS

LANGKAH-LANGKAH PENDAFTARAN PASIEN KE SIMRS DI IGD :

1. USER SIMRS IGD membuka akun SIMRS dengan logo “SIMRS”

2. Kemudian setelah terbuka dan jaringan tersambung ke server, maka user akan membuka akun miliknya.

3. Cara membuka akun user SIMRS ; a. Klik UNIT KERJA pilih IGD

b. Klik NAMA USER pilih nama user yang sedang bertugas

c. Klik PASWORD masukkan pasword user yang sedang bertugas

d. Maka SIMRS akan terhubung ke SIMRS IGD 4. Untuk mendaftarkan pasien baru ke SIMRS IGD :

a. Klik logo TAMBAH kemudian akan muncul kolom baru yang belum terisi data pasien

b. Klik masing-masing kolom untuk mengisi data pasien mulai dari NO KTP, NO KK, NAMA, ALAMAT, BIN/BINTI, JENIS KELAMIN, TANGGAL LAHIR, AGAMA, PEKERJAAN, STATUS, NO TELP, NO RM LAMA (kalau ada dan tidak di temukan di server SIMRS)

c. Data lengkap maka pilih SAVE/SIMPAN, kemudian untuk melengkapi data pelayanan di IGD

d. Siapkan SJP untuk pengkleman pasien NONTUNAI untuk di ACC kebagian BPJS (untuk mengetahui kelas yang ditanggung kartu dan apakah kartu bpjs tersebut sudah aktif/nonaktif)

(4)

Standar Prosedur Operasional Page4 e. Klik GAWAT DARURAT pilih DAFTAR PASIEN

cari nama pasien yang tadi sudah di edit oleh user f. Klik EDIT yang sejajar dengan nama pasien yang

dimaksud pilih NAMA DOKTER dengan nama dokter yang sedang jaga saat user sedang bertugas g. Klik kolom DIAGNOSA isi dengan diagnosa yang

diberikan oleh dokter jaga

h. Klik CARA PULANG pilih yang sesuai dengan kondisi pasien (pasien berobat jalan/dirawat/rujuk, dll)

i. Klik CARA BAYAR pilih umum tunai/menggunakan kartu (BPJS/KIS/ASKES/DLL

j. Klik SIMPAN/SAVE

k. Buat KARTU BEROBAT untuk pasien baru yang berisi NAMA/UMUR/ALAMAT/ NOMOR REKAM MEDIK untuk pasien umum kalau pasien non tunai tulis nomor rekam medik pasien di kartu jaminan kesehatan pasien (BPJS/KIS/ASKES/DLL)

5. Cara entry data tindakan IGD :

a. Klik GAWAT DARURAT pilih NAMA PASIEN yang akan di entry data tindakan IGD

b. Klik NAMA PASIEN satu kali

c. Maka akan muncul kolom warna warni pilih kolom TINDAKAN kemudian klik satu kali

d. Masukkan rincian tindakan apa yang sudah dilakukan di IGD dengan cara masukan tidakan di kolom SEARCE maka akan muncul jenis tindakan yang dimaksud

e. Klik tindakan yang sesuai masukkan berapa kali tindakan tersebut dilakukan

f. Masukkan nama dokter yang memberikan instruiksi memberikan tindakan tersebut di kolom NAMA DOKTER

g. Klik ok/SIMPAN maka data tindakan akan otomatis masuk ke data RINCIAN

h. Lakukan hal yang sama untuk setiap tindakan sampai semua tindakan yang dilakukan di IGD sudah terinput semua

i. Data tindakan ini akan secara otomatis masuk ke kolom RINCIAN yang nantinya akan dikirim ke kasir sebelum pasien diantar ke ruangan rawat inap atau dipulangkan

j. Catatan untuk pengiriman rincian ke kasir tunggu semua data dari bagian penunjang (farmas/labor/rontgen,dll) sudah masuk ke tagihan/RINCIAN

6. Untuk mendaftarkan pasien lama, user akan menggunakan simbol “LOOP / SEARCE” untuk mencari data pasien yang bersangkutan. Maka akan muncul pilihan “NO RM” atau “NAMA” atau “ALAMAT” atau “NO KTP” yang dapat digunakan user untuk mencari

(5)

Standar Prosedur Operasional Page5 data pasien yang dimaksud. Double Klik “NAMA PASIEN” yang sesuai dengan data yang di cari. Maka data pasien akan terbuka dan user dapat melengkapi data pasien tersebut sesuai dengan kondisi pasien pada saat itu. Data yang perlu diisi a.l;

a. Setelah data pasien ditemukan maka USER akan meminta keluarga pasien untuk mengambil STATUS LAMA pasien di REKAM MEDIK

b. Sambil menunggu keluarga kembali user MELENGKAPI DATA PASIEN bila data belum lengkap

c. Klik ALASAN MASUK pilih yang sesuai dengan kondisi pasien (sakit, kecelakaan, dll)

d. Klik CARA MASUK pilih yang sesuai dengan kondisi pasien saat datang ke IGD (datang sendiri/rujukan, dll)

e. Klik SMF pilih IGD

f. Klik CARA BAYAR pilih umum tunai/menggunakan kartu (BPJS/KIS/ASKES/DLL

g. Jika data sudah lengkap pilih SIMPAN/SAVE

h. Lengkapi data pasien seperti isi sop nomor 4 ponit d-h i. Isi tindakan seperti nomor 5 point a-j

7. Setelah data pasien di entri dan pasien mendapatkan nomor rekam medik maka user akan mengisi SJP untuk pengkleman pasien dengan ASKES/KIS/BPJS dll, atau pasien non tunai. Dan meminta keluarga pasien untuk menandatangani SJP tersebut dan menuliskan nama terangnya. Kemudian di ACC ke bagian BPJS (untuk mengetahui kelas yang ditanggung kartu dan apakah kartu bpjs tersebut sudah aktif/nonaktif)

8. Setelah itu user akan mengisi ASSESMENT IGD lembar ke dua

9. Meminta keluarga pasien mengisi blangko persetujuan rawat inap halaman satu, menandatangani persetujuan perawatan halaman 2 dan 3. Melakukan komunikasi dengan keluarga pasien umum tentang kesepakatan tempat ruangan pasien akan dirawat apakah di ruangan kelas satu, dua, tiga, vip. Menjelaskan pada keluarga pasien bahwa pasien akan drawat di zall bedah, zall isolasi, zall anak, zall neonatus atau icu. Menjelaskan pada keluarga nontunai bahwa pasien berhak dirawat di kelas 1,2,3 sesuai dengan kelas yang di tanggung oleh kartu jaminan kesehatan pasien. Menanyakan apakah keluarga ingin naik kelas untuk pasien mandiri, dengan catatan pasien hanya bisa naik satu kelas di atas kelas yang ditanggung oleh kartu pasien.

10. Menjelsskan hak dan kewajiban pasien, memberikan informasi perkiraan rincian biaya rawat, atau bayar selisih untuk pasien dengan cara bayar non tunai yang ingin dirawat di kelas satu tingkat lebih tinggi dari kartu jaminan kesehatan yang dimilikinya.

(6)

Standar Prosedur Operasional Page6 11. Memberikan informasi tentang jam besuk

12. Memberikan informasi tentang siapa nama dokter yang akan memberikan perawatan pada pasien nantinya di ruangan rawat inap

13. Menyediakan gelang pasien ; a. Pink – pasien wanita b. Biru – pasien laki-laki

c. Kuning – pasien dengan resiko jatuh d. Merah – pasien dengan alergi

e. Unggu – pasien dengan do not resusitation

14. Menyediakan STIKER printnan data pasien yang berisi : NAMA, NOMOR RM DAN TANGGAL LAHIR, yang nantinya akan ditempel di ; Assesment IGD halaman satu, status rawat inap halaman satu dan lima, gelang pasien, blangko permintaan cek labor/rontgen/farmasi/kasir/SJP dll. UNIT YANG TERKAIT 1. SERVER SIMRS 2. SIMRS IGD 3. IGD 4. PENUNJANG 5. KASIR RSUD KEPAHIANG

SIMRS RAWAT JALAN - POLI

(7)

Standar Prosedur Operasional Page7 PROSEDUR TETAP

SIMRS POLI

H. TAJRI FAUZAN, SKM.M.Si Penata TK I Nip. 19700127 198903 1 001 PENGERTIAN

SIMRS POLI adalah sofware dan hardware yang dioperasikan oleh seorang atau beberapa orang admin yang bertugas di rawat jalan.

TUJUAN Tujuan menginput data pasien yang melakukan kunjungan pengobatan di rawat jalan

KEBIJAKAN Melaksanakan tugas sebagai seorang admin sesuai SK yang dikeluarkan oleh Direktur RSUD kepahiang

PROSEDUR PERLENGKAPAN yang dibutuhkan : komputer, printer, jaringan dengan server, sofware SIMRS, SDM yang bisa mengoprasikan komputer dan SIMRS

LANGKAH-LANGKAH PENDAFTARAN PASIEN KE SIMRS DI POLI :

1. USER SIMRS POLI membuka akun SIMRS dengan logo “SIMRS”

2. Kemudian setelah terbuka dan jaringan tersambung ke server, maka user akan membuka akun miliknya.

3. Cara membuka akun user SIMRS ;

a. Klik UNIT KERJA pilih REKAM MEDIK DAN RAWAT JALAN

b. Klik NAMA USER pilih nama user yang sedang bertugas

c. Klik PASWORD masukkan pasword user yang sedang bertugas

d. Maka SIMRS akan terhubung ke SIMRS RAWAT JALAN

4. Untuk mendaftarkan pasien baru ke SIMRS RAWAT JALAN :

a. Pasien/keluarga dipersilahkan mengambil nomor antrian, dan menunggu nomor antrianya disebutkan baru menghampiri ke meja pendaftaran.

b. Petugas rekam medik akan menanyakan apakah apasien pernah berobat sebelumnya di RSUD Kepahiang kemudian akan meminta SURAT RUJUKAN dari pasien atau keluarga pasien non tunai yang diberikan oleh dokter atau puskesmas atau klinik tempat berobat sebelum ke rumah sakit, sebagai syarat utama untuk berobat di poli rawat jalan untuk pasien non tunai. Bila tidak ada RUJUKAN maka pasien akan di data sebagi pasien umum yang harus membayar semua tagihan pengobatan secara tunai. c. Selanjutnya pasien non tunai maupun pasien umum

akan diminta KTP / KK / KARTU BPJS / KIS / JAMKESMAS / DLL yang dimiliki pasien untuk kepentingan menginput data pasien ke SIMRS

(8)

Standar Prosedur Operasional Page8 DLL akan diminta mengisi blangko data pasien yang berisikan identitas pasien : nama, alamat, tanggal lahir, bin/binti, nomor KTP yang kemudian diserahkan ke USER untuk di input ke SIMRS

e. Klik logo TAMBAH kemudian akan muncul kolom baru yang belum terisi data pasien

f. Klik masing-masing kolom untuk mengisi data pasien mulai dari NO KTP, NO KK, NAMA, ALAMAT, BIN/BINTI, JENIS KELAMIN, TANGGAL LAHIR, AGAMA, PEKERJAAN, STATUS, NO TELP, NO RM LAMA (kalau ada dan tidak di temukan di server SIMRS)

g. Data lengkap maka pilih SAVE/SIMPAN, kemudian untuk melengkapi data pelayanan di RAWAT JALAN

h. Klik RAWAT JALAN pilih DAFTAR PASIEN cari nama pasien yang tadi sudah di edit oleh user

i. Klik EDIT yang sejajar dengan nama pasien yang dimaksud

j. Klik NAMA DOKTER pilih nama dokter yang sedang jaga di poli pada hari itu

k. Klik POLI TUJUAN pilih poli yang dituju pasien sesuai dengan isi rujukan atau untuk pasien umum sesuaikan dengan keluhan pasien

l. Klik CARA MASUK pilih RUJUKAN/datang sendiri m. Klik CARA BAYAR pilih apakah pasien non tunai

(jenis kartu yang digunakan) atau umum tunai

n. Klik kolom DIAGNOSA isi dengan diagnosa yang diberikan oleh dokter jaga

o. Klik CARA PULANG pilih yang sesuai dengan kondisi pasien (pasien berobat jalan/dirawat/rujuk, dll)

p. Klik SIMPAN/SAVE

q. Buat kartu biru untuk pasien baru yang berisi NAMA/UMUR/ALAMAT/ NOMOR REKAM MEDIK untuk pasien umum kalau pasien non tunai tulis nomor rekam medik pasien di kartu jaminan kesehatan pasien (BPJS/KIS/ASKES/DLL)

r. Buat STATUS HARDCOVER baru untuk pasien baru. Pasien umum warna BIRU, sedangkan pasien nontunai warna PINK sertakan status poliklinik didalamnya yang sudah dilengkapi data-datanya terlebih dahulu

s. Untuk pasien nontunai berikan status yang telah dilengkapi ke bagian ACC BPJS/dll untuk pengecekkan apakah kartu BPJS/dll bisa digunakan/aktif

t. Selanjutnya akan ada printnan dari bagian ACC BPJS yang akan disatukkan dengan printnan dari SIMRS (untuk pasien rawat jalan)

(9)

Standar Prosedur Operasional Page9 pihak rekam medik untuk menandatangani blangko SJP dari SIMRS dan BPJS, yang selanjutnya kartu Biru dan BPJS/dll milik pasien akan dikembalikan dan pasien diminta untuk menunggu antrian di depan poli tujuan

v. Status pasien akan diantar oleh pihak rekam medik ke poli masing-masing

5. CARA MENGISI TINDAKAN DI PENDAFTARAN POLI

a. Isi kolom TINDAKAN dengan RETRIBUSI PENDAFTARAN PASIEN BARU/LAMA

b. Klik RINCIAN cek apakah tindakan sudah diinput c. LANGSUNG Kirim ke KASIR

6. Untuk mendaftarkan pasien lama, user akan menggunakan simbol “LOOP / SEARCE” untuk mencari data pasien yang bersangkutan. Maka akan muncul pilihan “NO RM” atau “NAMA” atau “ALAMAT” atau “NO KTP” yang dapat digunakan user untuk mencari data pasien yang dimaksud. Double Klik “NAMA PASIEN” yang sesuai dengan data yang di cari. Maka data pasien akan terbuka dan user dapat melengkapi data pasien tersebut sesuai dengan kondisi pasien pada saat itu. Data yang perlu diisi a.l;

a. LENGKAPI DATA PASIEN bila data belum lengkap b. Isi data seperti nomor 4 ponit g-o

c. Isi tindakan seperti nomor 5 point a-c

7. Setelah data pasien di entri dan pasien mendapatkan nomor rekam medik maka user akan mengisi SJP untuk pengkleman pasien dengan ASKES/KIS/BPJS dll, atau pasien non tunai. Dan meminta keluarga pasien untuk menandatangani SJP tersebut dan menuliskan nama terangnya.

8. Setelah itu user akan mengisi ASSESMENT IGD

9. Meminta keluarga pasien mengisi blangko persetujuan rawat inap, menandatangani persetujuan perwatan, dan melakukan komunikasi dengan keluarga pasien tentang kesepakatan tempat ruangan pasien akan dirawat untuk pasien umum apakah di ruangan kelas satu, dua, tiga, vip, zall bedah, zall isolasi, icu

10. Menjelsskan hak dan kewajiban pasien, memberikan informasi perkiraan rincian biaya rawat, atau bayar selisih untuk pasien dengan cara bayar non tunai yang ingin dirawat di kelas satu tingkat lebih tinggi dari kartu jaminan kesehatan yang dimilikinya.

11. Memberikan informasi tentang jam besuk

12. Memberikan informasi tentang siapa nama dokter yang akan memberikan perawatan pada pasien nantinya di ruangan rawat inap

13. Menyediakan gelang pasien ; f. Pink – pasien wanita g. Biru – pasien laki-laki

(10)

Standar Prosedur Operasional Page10 h. Kuning – pasien dengan resiko jatuh

i. Merah – pasien dengan alergi

j. Unggu – pasien dengan do not resusitation

14. Menyediakan stiker printnan data pasien yang berisi : NAMA, NOMOR RM DAN TANGGAL LAHIR, yang nantinya akan ditempel di ; Assesment, status rawat inap, gelang pasien, blangko permintaan cek labor/rontgen/farmasi/kasir/SJP dll. UNIT YANG TERKAIT 6. SERVER SIMRS 7. SIMRS IGD 8. IGD 9. PENUNJANG 10. KASIR