1. PK PENGENDALIAN DOKUMEN-d.doc

▸ Baca selengkapnya: dokumen 1 adalah

Judul : Pengendalian Dokumen Disiapkan Diperiksa Disahkan  No. Kode :000/PK-01.SEK-S!/"010

Nurcholis. EA, S.Sos dr. M. Zainal A. Drg. Sriwulan N

 No. #e$isi : 00

%gl. &ulai 'erlaku : 01 Desem(er "010 )P%D

P)SKES&*S 'END! +alaman : 1-17

1. TUJUAN

1.1 &engendalikan seluruh dokumen ,ang (erlaku

1." Dokumen mudah diideniikasi dan mudah digunakan

1. &enghindari penggunaan dokumen ,ang sudah idak (erlaku

2. APLIASI LAUSUL

Klausul . ". " Pengendalian dokumen

!. "UAN# LIN#UP

Prosedur ini menakup kegiaan pengendalian dokumen unuk semua dokumen ,ang erkendali dan didisri(usikan di Puskesmas 2 oleh &ana3emen #epresenai.

$. DE%INISI

.1 Dokumen adalah normasi dan medium pendukungn,a.

." Pengendalian dokumen adalah kegiaan mengaur dokumen dari mulai pem(uaan  pemeliharaan dokumen sampai menin3au ulang dan pemusnahann,a.

. Prosedur adalah ara erenu unuk melaksanakan se(uah kegiaan aau proses. . Disri(usi adalah kegiaan men,erahan salinan dokumen kepada uni – uni erkai.

.4 Pemusnahan dokumen adalah kegiaan memusnahkan / menghanurkan salinan dokumen ,ang sudah idak (erlaku agar idak er3adi kesalahan penggunaan.

.5 Dokumen erkendali adalah dokumen ,ang memenuhi pers,araan se(elum dier(ikan2  peredarann,a dia6asi2 (ila dilakukan re$isi maka dokumen lama harus disingkirkan dan

digani dengan dokumen (aru2 pemegang dokumen diaa.

.7 Dokumen Eksernal adalah dokumen dari luar puskesmas ,ang digunakan dalam  pelaksanaan Sisem &ana3emen &uu.

. Dokumen kadaluarsa adalah dokumen ,ang elah mele6ai masa simpan aau masa aki  selama 4 ahun.

.8 Dokumen kadaluarsa seelah disimpan selama 1 ahun dilaksanakan pemusnahan dokumen dengan di(ua (eria aara pemusnahan dokumen.

&. PENAN##UN# JA'A( &ana3emen #epresenai$e

). "ITE"IA PEN*APAIAN

Semua dokumen erkendali2 dikendalikan sesuai dengan prosedur ,ang elah dieapkan

+. ALU" P"SES

7.1 Peneapan Jenis Dokumen

7.1.1 &# &eneapkan 3enis dokumen erkendali2 melipui: 7.1.1.1. &anual &uu

7.1.1.". Sasaran &uu 7.1.1.. Prosedur Ker3a 7.1.1.. nsruksi Ker3a

7.1.1.4. Dokumen Pendukung/ 'uku 'anu 7.1.1.5. 9ormulir

7.1.1.7. )raian %ugas 7.1.1.. SK Peugas

7.1.1.8. Dokumen eksernal

7.1." &# meneapkan masa (erlaku suau dokumen erkendali ,aiu selama lima ahun. Dalam  periode erse(u apa(ila mungkinkan peneapan 3enis dokumen

7." Pem(uaan Dokumen

&# meneapkan orma pem(uaan dokumen se(agai (eriku : 7.".1 &anual &uu2 erdiri dari:

'a(  Pendahuluan

'a(  'usiness &ap Proess/ alur pela,anan 'a(  mplimenasi Klausul

'a(  Penuup

7."." Sasaran &uu2 erdiri dari: 7.".".1; ndikaor  

7."."."; Dimensi &uu 7.".".; %u3uan ndikaor  7.".".; #asionalisasi

7.".".4; Deinisi %erminolog, ,ang digunakan 7.".".5; 9rekuensi updaing daa

7.".".7; ndikaor pengumpulan daa 7.".".; Periode dilakukan analisa 7.".".8; Numeraor   7.".".10; Denumeraor  7.".".11; Sandar penapaian 7.".".1"; Sum(er Daa 7.".".1; Penanggung Ja6a( 7.".".1; <aku Penapaian 7.". Prosedur Ker3a2 erdiri dari :

7."..1; %u3uan 7.".."; *plikasi klausul 7."..; #uang lingkup 7."..; Deinisi 7."..4; Penanggumg 3a6a( 7."..5; Krieria penapaian 7."..7; *lur proses 7."..; Diagram alir  7."..8; #eerensi 7."..10; Dokumen erkai 7."..11; )ni erkai 7."..1"; +isoris Peru(ahan

7.". nsruksi Ker3a erdiri dari : 7."..1. %u3uan 7."..". *plikasi klausul 7."... #uang lingkup 7."... Deinisi 7."..4. Penanggumg 3a6a( 7."..5. Krieria penapaian 7."..7. *la = 'ahan 7."... *lur proses 7."..8. Diagram alir  7."..10. #eerensi 7."..11. Dokumen erkai 7."..1". )ni erkai  – 17

7."..1. +isoris Peru(ahan

7.".4 Dokumen Pendukung/'uku 'anu

7.".4.1. 'uku 'anu di(ua unuk mem(anu peugas di uni pela,anan dalam menaa rinian kegiaan harian

7.".5 9ormulir di(ua sesuai ke(uuhan

7.".7 )raian %ugas Peugas di(ua sesuai Jo( Desripion Peugas erse(u 7.". SK di(ua sesuai ke(uuhan

7. Pengesahan Dokumen

Seiap dokumen erkendali harus mendapa (uki perseu3uan dan pengesahan dari personil ,ang (er6enang

7. Pem(erian denias Dokumen

7..1 Seiap dokumen erkendali memiliki (agian header ,ang merupakan idenias dokumen ,ang (erisi:

7..1.1. Jenis dokumen . 7..1.". Judul dokumen .

7..1.. Nomor kode dokumen. 7..1.. Nomor re$isi > dua digi ;. 7..1.4. %anggal mulai (erlaku.

7..1.5. Penanggung 3a6a( > disiapkan2 diperiksa2 disahkan ;. 7..1.7. +alaman Dokumen.

7.4 Penomoran Dokumen

7.4.1 Se(elum mem(ua penomoran Dokemen2&# mem(ua nomer kode uni Puskesmas Sekrearia S! : 000 )ni Pendaaran : 001 Poli )mum : 00" Poli ?igi : 00 K* : 00 K' : 004 Kamar !(a : 005 la(oraorium : 007 Poli ?i@i : 00 Saniasi : 008 Kesehaan &as,araka : 010 Kasir : 011

%aa )saha : 01"

7.4." &# 3uga mem(ua akronim seluruh )ni

Sekrearia S! : SEK S! )ni Pendaaran : )P Poli )mum : P) Poli ?igi : P? K* : K* K' : K' Kamar !(a : K !'% la(oraorium : A*' Poli ?i@i : ?B Saniasi : +S

Kesehaan &as,araka : )K&

Kasir : KS# 

%aa )saha : %)

7.4. &anual &uu

'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mener(ikan Dokumen >00 C Sekeraria S!; 'agian  menun3ukkan akronim > manual muu C &&; diikui SEK-S!

'agian  menun3ukkan ahun dier(ikann,a dokumen

 No. Kode manual &uu Puskesmas 'endo C 00/&&.SEK-S!/"010 7.4. Sasaran &uu

'agian  menun3ukkan nomor kode uni ,ang mem(ua sasaran muu

'agian  menun3ukkan akronim sasaranmuu > Sar&u; diikui angka nomer uru sasaran muu dalam 1 ahun

'agian  menun3ukkan ahun pener(ian dokumen erse (u

onoh: 01/sarmu0"/"011 menun3ukkan dokumen erse(u adalah sasaran muu uni pendaaran ri6ulan kedua pada ahun "011

7.4.4 Prosedur Ker3a

'agian  menun3ukkan nomer kode uni ,ang mem(ua dokumen

'agian  menun3ukkan akronim prosedur ker3a diikui nomer uru prosedur ker3a di uni ,ang mem(ua2diikui akronim uni ,ang mem(ua

'agian  menunu3ukkan ahun dier(ikann,a dokumen erse(u

onoh: 000/PK.01-SEK S!/"010

&enun3ukkan dokumen erse(u prosedur ker3a sekeraria S! ,ang perama nomor uru 1.

7.4.5 nsruksi Ker3a

'agian  menun3ukkan nomer kode uni ,ang mem(ua dokumen

'agian  menun3ukkan akronim insruksi ker3a diikui nomer uru insruksi ker3a 2diikui nomer uru PK n,a diuni ,ang mem(ua2diikui akronim uni ,ang mem(ua

'agian  menunu3ukkan ahun dier(ikann,a dokumen erse(u onoh : 000/K. 1.0"-)P/"010

&enun3ukkan dokumen erse(u insruksi ker3a ,ang perama dari prosedur ker3a ,ang kedua uni pendaaran.

7.4.7 Dokumen Pendukung/'uku 'anu

'agian  menun3ukkan nomor kode uni ,ang mem(ua dokumen

'agian  menun3ukkan akronim 'uku 'anu >''; diikui nomor uru 'uku 'anu di uni erse(u

'agian  menunu3ukkan ahun dier(ikann,a dokumen erse(u

7.4.1.1 Penomoran &anual muu2 prosedur ker3a2 insruksi ker3a2 sasaran muu dan daar ilik.

7.4.1.1.1. 'agian  &enun3ukkan nomor uru uni ,ang mem(ua dokumen dengan  di3i angka. 7.4.1.1.1.1; Sekrearia S! : 000 7.4.1.1.1."; )ni Pendaaran : 001 7.4.1.1.1.; Poli )mum : 00" 7.4.1.1.1.; Poli ?igi : 00 7.4.1.1.1.4; K* : 00 7.4.1.1.1.5; K' : 004 7.4.1.1.1.7; Kamar !(a : 005 7.4.1.1.1.; la(oraorium : 007 7.4.1.1.1.8; Poli ?i@i : 00 7.4.1.1.1.10; Saniasi : 008 7.4.1.1.1.11; Kesehaan &as,araka : 010 7.4.1.1.1.1"; Kasir : 011 7.4.1.1.1.1; %aa )saha : 01"

7.4.1.1.". 'agian  menun3ukkan nomor Kendali dokumen2 dengan  digi angka.

7.4.1.1.. 'agian  menun3ukkan :



'ila dokumen K : nomor K dilan3ukan

Dengan nomor PK di ikui akronim uni ,ang mem(ua dokumen.



'ila dokumen PK : nomor PK di ikui dengan akronim uni ,ang mem(ua dokumen. 7.4.1. *kronim ruangan 7.4.1..1. Sekrearia S! : SEK S! 7.4.1..". )ni Pendaaran : )P 7.4.1... Poli )mum : P) 7.4.1... Poli ?igi : P? 7.4.1..4. K* : K* 7.4.1..5. K' : K' 7.4.1..7. Kamar !(a : K !' 7.4.1... la(oraorium : A*' 7.4.1..8. Poli ?i@i : ?B 7.4.1..10. Saniasi : +B

7.4.1..11. Kesehaan &as,araka : PK&

7.4.1..1". Kasir : KS# 

7.4.1..1. %aa )saha : %)



'ila dokumen &anual &uu2ulis akronim &anual &uu >&&;.



'ila dokumen Sasaran &uu2ulis akronim Sasaran &uu >S*#&)%;2di ikui akronim uni ,ang mem(ua dokumen.

7.4.1.4 'agian  menun3ukkan ahun pener(ian dengan  digi angka. onoh : penomoran dokumen : 000/ /PK – 01.SEK S!/"010

'erari Kode dokumen erse(u menun3ukkan Prosedur ker3a uruan perama ruang sekeraria S! pada ahun "010

7.4. 9ormulir 

'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00;

'agian  menun3ukkan akronim ormulir >9orm; diikui nomor uru orm dari keseluruhan orm ,ang dier(ikan SEK-S!

'agian  menun3ukkan uni mana orm erse(u digunakan 'agian  menun3ukkan ahun dokumen erse(u dier(ikan

7.4.8 )raian %ugas

'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00;

'agian  menun3ukkan uraian ugas diikui nama peugas ,ang (ersangkuan 'agian  menun3ukkan ahun pem(uaan dokumen erse(u dier(ikan

7.4.10 SK Peugas

'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00; 'agian  menun3ukkan nama sura kepuusan erse(u

'agian  menun3ukkan ahun dokumen erse(u dier(ikan onoh : 00/SK %& *)D% N%E#N*A/"010

00/SK %& S)#E KEP)*S*N PEA*N??*N/"010 00/SK K!!#D. P!A )&)&/"010

7.4.11 Aaporan *udi nernal

'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00;

'agian  menun3ukkan akronim nama laporan audi inernal diikui nomor uru audi inernal

'agian  menun3ukkan ahun di(ua dokumen erse(u

onoh : 00/A*P * 01/"011 >Dokumen laporan audi inernal ,ang perama pada ahun "011;

7.4.1" Aaporan Sur$e, Kepuasan Pelanggan

'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00;

'agian  menun3ukkan nama laporan dalam akronim diikui nomor uru laporan erse(u

'agian  menun3ukkan ahun di(ua dokumen erse(u

onoh : 00/A*P SKP 01/"011 2 Dokumen laporan sur$e, kepuasan pelanggan ,ang  perama pada ahun "011

7.4.1 Aaporan #apa %in3auan &ana3emen

'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00;

'agian  menun3ukkan nama laporan dalam akronim diikui nomor uru laporan erse(u

'agian  menun3ukkan ahun di(ua dokumen erse(u

onoh : 00/A*P #%& 01/"011 >Dokumen laporan rapa in3auan mana3emen ,ang  perama pada ahun "011;

7.5 Pener(ian Dan Disri(usi Dokumen

7.5.1 Suau dokumen dapa dier(ikan (ila sudah mendapa perseu3uan dan pengesahan dari  personil ,ang (er6enang.

7.5." Dokumen di(eri ap F&*S%E# D!K)&ENG dengan ina ap (er6arna merah unuk  menun3ukkan (ah6a dokumen erse(u asli.

7.5. Dokumen asli ,ang sudah di(eri ap F&*S%E# D!K)&ENG2oleh &# di oo op, unuk persiapan disri(usi ke uni erkai.

7.5. Dokumen ,ang elah di oo op,2 di(eri ap F%E#KEND*AG2 unuk menun3ukkan  (ah6a dokumen erse(u erkendali dan seelah iu didisri(usikan ke uni erkai.

7.5.4 Dokumen asli ,ang (erseempel F&*S%E# D!K)&ENG2 oleh &# di simpan di ruang sekrearia S!.

7.5.5 *pa(ila ada pihak ,ang mem(uuhkan / memin3am dokumen2 harus sepengeahuan &#  dan (ila diper(olehkan oleh &# maka dokumen asli erse(u harus di oo op, dan hasil dari oo op, erse(u di(eri ap F%D*K %E#KEND*AG2 dengan ina 6arna merah.

7.5.7 &asa simpan dokumen di ruang sekrearia adalah 4 ahun ,ang di anggap se(agai masa aki dokumen.

7.5. Seelah dokumen ersimpan selama 4 ahun maka dokumen erse(u di anggap se(agai dokumen kadaluarsa dengan di(eri ap HK*D*A)*#S*G2dengan ina ap 6arna merah.

7.5.8 Dokumen ,ang elah di(eri ap kadaluarsa disimpan di ruang sekrearia S! selama 1 ahun.

7.5.10 Seelah ersimpan selama 1 ahun maka dokumen kadaluarsa erse(u harus dilakukan  pemusnahan dokumen dengan di (ua (eria aara pemusnahan dokumen.

7.7 #e$isi Dokumen

Suau dokumen dapa dire$isi dengan aa ara : 7.7.1. Pemohon re$isi mengisi ormulir usulan re$isi

7.7.". Perminaan re$isi diseu3ui oleh personel ,ang (er6enang

7.7.. #e$isi diaa dalam rekaman aaan peru(ahan dalam seiap dokumen

7. Pener(ian )lang Dokumen

7..1 Suau dokumen dapa dier(ikan ulang 3ika : 7..1.1. %elah mengalami re$isi se(an,ak 4 kali 7..1.". %er3adi peru(ahan sisem muu

7..1.. *da peru(ahan srukur organisasi ,ang mempengaruhi dokumen 7.." 'ila er3adi pener(ian ulang2 dokumen lama ,ang (ersangkuan diarik 

7.8 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen

7.8.1 &# menarik salinan dokumen ,ang sudah idak (erlaku dari peredaran dengan menggunakan ormulir (uki penarikan dokumen.

7.8." Salinan dokumen ,ang sudah diarik dimusnahkan dengan ara di(akar dan diaa di ormulir (eria aara pemusnahan dokumen

7.8. Dokumen asli dari dokumen ,ang sudah diarik di(eri ap F%D*K %E#KEND*AG dengan ina ap 6arna merah2 disimpan &# se(agai arsip

7.10 Penin3auan )lang Dokumen

Seiap dokumen diin3au ulang seiap 1 ahun sekali.

7.11 Pengendalian Dokumen Eksernal

7.11.1. Dokumen ,ang (erasal dari luar puskesmas dianggap se(agai dokumen eksernal. &# menerima dan mengin$enarisir seluruh dokumen eksernal di puskesmas.

Sekreariaan S! mem(eri nomor seluruh dokumen eksernal dan memasukkan ke dalam 'uku 'anu Dokumen Eksernal

7.11.". Penomoran Dokumen Eksernal

'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor dokumen eksernal >00;

'agian  munun3ukkan akronim Dokumen Eksernal >EKS; diikui nomor uru ,ang ada di 'uku Dokumen Eksernal

'agian  menun3ukkan akronim uni ,ang (erkaian dengan dokumen erse(u diikui nomor uru dokumen eksernal di uni erse(u

-. DIA#"AM ALI"  

Manual Mutu Prosedur Kerja MR menetapkan format pembuatan dokumen

Instruksi Kerja

Daftar Tilik

Sasaran Mutu

Formulir yang ada

Pemohon mengajukan usulan revisi Dokumen di revisi !a

Tidak

MR menetapkan jenis dokumen

Salinan dokumen dimusnahkan dengan "ara dibakar 

#uku #ukti Penerimaan

Dokumen MR menetapkan masa berlaku dokumen $ tahun

Personil ber%enang mengesahkan dokumen

Dokumen diberi identitas dan penomoran

MR menerbitkan dokumen

MR mendistribusikan salinan dokumen dengan memberi stempel T&RK&'D()i %arna merah

MR menyimpan dokumen asli

Form* +sulan Revisi

Dokumen diterbitkan

ulang !a MR menarik salinan dokumen lama Dokumen direvisi

#uku #ukti penarikan

dokumen

Dokumen asli diberi "ap T(K T&RK&'D()I, dandisimpan MR sebagai arsip

Form* #erita a"ara pemusnahan

dokumen Dokumen ditinjau ulang setiap satu

tahun Tidak

. "E%E"ENSI

8.1 &anual muu Puskesmas 'endo %ahun "010.

1/. DUMEN TE"AIT

10.1 'uku 'uki Penerimaan dokumen 10." &anual &uu

10. Prosedur Ker3a 10. nsruksi Ker3a 10.4 9ormulir ,ang ada 10.5 9ormulir )sulan #e$isi

10.7 'uku 'uki Penarikan Dokumen

10. 9ormulir 'eria *ara Pemusnahan Dokumen 10.8 Sasaran &uu

10.10'uku 'anu Dokumen Eksernal

11. UNIT TE"AIT 11.1 )ni Pendaaran 11." Poli )mum 11. Poli ?igi 11. K* 11.4 K' 11.5 Kamar !(a 11.7 Aa(oraorium 11. Poli ?i@i 11.8 Saniasi 11.10 )K& 11.11 Kasir  11.1" %aa )saha

La0iran 1. Prsonil 3ang 4rwnang 0ngsah5an do5u0n

JENIS DUMEN DIPE"ISA DISA6AN

&anual &uu &# %op &ana3emen

Prosedur Ker3a &# %op &ana3emen

nsruksi Ker3a &# %op &ana3emen

Sasaran &uu &# %op &ana3emen

D% &# %op&ana3emen

9ormulir &# %op&ana3emen

Lampiran 2. Contoh header

P"SEDU" E"JA PENAN##UN# JA'A(

Judul : Disiapkan Diperiksa Disahkan

 No. Kode :

Drg. Sriwulan N

 No. #e$isi :

%gl. &ulai 'erlaku : )P%D

La0iran !. Prsonil 3ang 4rwnang 0n37u8ui r9isi

JENIS DUMEN MEN:ETUJUI

&anual &uu &#  

Prosedur Ker3a &#/ Koordinaor )ni nsruksi Ker3a Koordinaor )ni

Sasaran &uu &#/ Koordinaor )ni Daar %ilik &#/ Koordinaor )ni 9ormulir &#/ Koordinaor )ni

12. 6IST"IS PERUBAHAN

N ISI PE"U(A6AN T#L MULAI

(E"LAU