DESAIN SISTEM PENILAIAN KINERJA DIVISI OPERASIONAL
PT. STARS INTERNASIONAL DI SURABAYA
Istimaroh
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Muhammadiyah Samarinda
ABSTRACT
PT. Stars Internasional is a company engaged in the retail footwear and accessories that are still using performance appraisal is very simple, which is based on attendance and tenure. Employee appraisal system today cause dissatisfaction because tend to be subjective, nor employees understand the standards and targets set by the management for not writing clearly. Employees do not get feedback and reward them right over their contribution to the company.
This study has the aim to formulate a strategic plan that is aligned with the operational division organization's strategic plan of PT. Stars Internasional, and then to formulate a job description that is aligned with our strategic plan operational division of PT. Stars Internasional for each type of position and formulate judgments on the performance of individual operating division in PT. International Stars based on the work as a result and work behavior is accompanied by a reference to the application process for performance evaluation of individual employees operating division at PT. Stars International.
This study is an exploratory study using a qualitative approach based on case study. Types and sources of data used are archival records and documentation of the company, reports the results of interviews and observations. Key informants used were employees of PT. International Stars which include Managing Director, Operations Director and Supervisor outlet PT. International Stars.
The results of this study is the assessment of individual performance for employees operating divisions which include assessment work (result), assessment of work behavior (behavior) and guidelines for its application process.The employees don’t know about the standart or target that made by management.
The results of this research are performance appraisal for Operating Division PT. Stars Internasional’s employees including performance appraisal based on result, performance appraisal based on behavior, and guide of performance appraisal at operating division of PT. Stars Internasional.
Keyword: performance appraisal, job description, result, behavior
PENDAHULUAN
Ditengah arus kompetisi bisnis yang kian ketat, pengembangan sistem manajemen kinerja yang terukur dan obyektif menjadi kebutuhan yang tak
terelakkan. Pengukuran kinerja ini
bertujuan untuk mengetahui efektifitas strategi yang dijalankan oleh perusahaan
dan seberapa besar kompetensi yang dikontribusikan karyawan (sumber daya manusia) sebagai intangible asset yang akan menciptakan value dan competitive
advantage bagi perusahaan.
Salah satu pengukuran dalam pengelolaan sumber daya manusia adalah dengan melakukan penilaian kinerja
karyawan untuk mengetahui seberapa
tepat pegawai telah menjalankan
fungsinya. Ketepatan pegawai dalam
menjalankan fungsinya akan sangat
berpengaruh terhadap pencapaian kinerja perusahaan secara keseluruhan. Selain itu, hasil penilaian kinerja pegawai akan memberikan informasi penting dalam proses penentuan kompensasi, reward dan promosi (kenaikan pangkat) yang layak bagi karyawan.
Aguinis (2009) dalam bukunya Performance Management memberikan suatu kerangka untuk menyusun tujuan kinerja individu dan tim yang diselaraskan dengan rencana strategis perusahaan yang meliputi visi, misi, tujuan dan strategi perusahaan. Dalam proses penetapan
sistem penilaian kinerja individu
diperlukan adanya pemahaman mengenai peran dan tangung jawab dalam setiap jabatan terhadap proses pencapaian tujuan perusahaan. Belum banyak perusahaan yng menggunakan manajemen kinerja yang mengacu pada rencana strategis perusahaan. PT. Stars Internasional adalah salah satu dari perusahaan tersebut.
TINJAUAN PUSTAKA Manajemen Kinerja
Performance management
menurut Aguinis (2013, 2) adalah proses
berkesinambungan dalam melakukan
identifikasi, pengukuran, dan
pengembangan kinerja individu maupun team dan penyelarasan kinerja dengan tujuan strategis perusahaan.
Proses berkesinambungan dalam
performance management yang dimaksud
adalah suatu proses yang terus menerus
dilakukan, yang melibatkan proses
penetapan tujuan dan obyektif yang tidak pernah berhenti, mengobservasi kinerja, dan memberi serta menerima coaching dan umpan balik yang berkelanjutan.
Performance Appraisal (Penilaian kinerja)
Menurut Denisi dan Pritchard (2006), bahwa “Performance appraisal adalah suatu diskret, formal, kejadian yang diberi sanksi secara organisasi, biasanya terjadi tidak lebih dari sekali atau dua kali dalam setahun, yang secara jelas menyatakan tujuan-tujuan kinerja dan kriteria yang digunakan didalam proses evaluasi”. Selain proses evaluasi, didalam
performance appraisal juga terdapat nilai
kuantitatif yang didasarkan pada tingkat penilaian kinerja karyawan dengan tujuan dan kriteria yang telah ditentukan untuk proses evaluasi kinerja karyawan.
Proses Menghubungkan Manajemen Kinerja dengan Perencanaan Strategis Perusahaan
Menurut Aguinis (2009, 15) tujuan utama sistem manajemen kinerja adalah
mencapai tujuan strategi bisnis dengan menghubungkan antara tujuan organisasi dengan tujuan individu, sistem manajemen kinerja menjadi pedoman bagi perilaku yang konsisten dengan upaya pencapaian tujuan organisasi. Selanjutnya bila karena ada beberapa alasan yang menyebabkan tujuan individu tidak tercapai, maka menghubungkan antara tujuan individu dengan tujuan organisasi adalah salah satu cara untuk mengkomunikasikan langkah inisiatif strategi yang paling mendesak. METODE PENELITIAN
Penelitian ini merupakan
penelitian kualitatif eksploratoris
berdasarkan case study yang bertujuan menggali informasi untuk menyusun penilaian kinerja karyawan yang selaras dengan rencana strategis perusahaan yang di dalamnya mencakup visi, misi, tujuan dan strategi perusahaan.
Unit analisis dalam penelitian ini
adalah rancangan penilaian kinerja
individu untuk semua jabatan yang ada di divisi operasional pada perusahaan yang bergerak dibidang retail alas kaki yang ada di Surabaya yaitu PT. Stars Internasional.
1)
data yang diperoleh dari berbagai sumber yang relevan dengan penelitian, baik berupa dokumen ataupun key informan dari perusahaan yang bersangkutan untuk menghindari asumsi subyektif. 2)data yang diperoleh diinterpretasikan dengan cara
yang seobyektif mungkin dan disesuaikan dengan kondisi yang sebenarnya dengan menghilangkan unsur bias. 3)interpretasi data dilakukan dengan menyesuaikan terhadap kebutuhan penelitian.
Dalam penelitian ini, jenis dan sumber data yang dipergunakan adalah catatan arsip yang meliputi dokumen perusahaan tentang profil perusahaan, struktur organisasi, dan data karyawan PT. Stars Internasional; serta dokumentasi laporan hasil survey, wawancara dan observasi yang dilakukan di PT. Star Internasional.
Dalam penelitian ini teknik analisis yang digunakan adalah triangulasi sumber yang terdiri dari 3 tahapan, yaitu triangilasi data, triangulasi metodologi dan triangulasi teori.
HASIL ANALISIS DAN
PEMBAHASAN
Hasil dan pembahasan dari
penelitian ini dikelompokkan menajadi beberapa bagian yaitu :
Evaluasi Rencana Strategis Perusahaan a. Evaluasi Visi Perusahaan
Visi PT. Stars Internasional adalah “ menjadi perusahaan ritel alas kaki yang kompetitif dan
memiliki jaringan pemasaran
terluas di Indonesia”. b. Evaluasi Misi Perusahaan
Misi PT. Stars Internasional adalah “Bermitra dengan UKM dan perusahaan alas kaki dalam negeri dengan kualitas produk terbaik”.
c. Analisis Goal, Objective, dan Strategi Perusahaan
Tujuan jangka panjang perusahaan adalah melakukan ekspansi dan diversivikasi dalam unit bisnis. Sedangkan untuk tujuan jangka
pendeknya, perusahaan
menetapkan pencapaian omset penjualan sebesar 75 M di tahun 2015 atau kenaikan sebesar 25% dari target pencapaian tahun sebelumnya.
Penyusunan Rencana Strategis Divisi yang Diselaraskan dengan Rencana Strategis Perusahaan
penyusunan rencana strategis divisi yang mencakup perencanaan visi, misi, tujuan dan strategi harus selaras dengan rencana strategis perusahaan. Elemen-elemen dalam rencana strategi harus
memberikan kontribusi dalam pencapaian visi, misi, tujuan dan strategi yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Disamping itu juga harus disesuaikan dengan faktor-faktor spesifik lainya yang relevan dengan divisi tersebut. Hasil dari penyusunan rencana strategis divisi, adalah visi, misi,
objectives, KPI, target dan action plan
untuk divisi operasional.
Analisa Jabatan yang Selaras dengan Rencana Strategis Divisi
Sebagai upaya untuk
menyelaraskan peran dan tanggung jawab setiap karyawan dengan rencana strategis perusahaan, maka job description harus dipastikan mengacu pada rencana strategis divisi yang mencakup visi, misi, tujuan dan strategi yang dilakukan.
Yang menjadi perhatian penting dalam penelitian hasil kerja ini adalah bahwa tanggung jawab, sasaran yang diharapkan dan standar kinerja yang ditetapkan oleh perusahaan saat ini diberlakukan untuk periode 1 tahun, yaitu Bulan Januari s/d Desember 2015.
Tabel 1
Penilaian Hasil Kerja (Result)
Komponen Penilaian Skala Penilaian
Komentar Contoh Perhitungan (isi dengan tanda centang) No Accountabili ty Objectives Standar d Bob ot 1 2 3 4 1 Program dan aktifitas selling Penjualan naik Penjuala n 75 M 70% x omset ± 15 M atau 25% 2 1,4 2,8 2 kepuasan pelanggan Jumlah produk 200 model 10% x kecil antrian naiknya tingkat layanan 1 0,1 0,4 3 Ekspansi operasional Menambah
outlet baru 20 outlet 10% x outlet baru, brand meluas 4 0,4 0,4 4 efisiensi operasional outlet Efisiensi budget operasional minimal 5 % 10% x Akurasi forecast 3 0,3 0,4 Total Bobot 100 % 2,2 2,2 4
Sumber: Hasil Telaah Peneliti
Tabel diatas menunjukkan bahwa
job description Direktur Operasional,
dirumuskan 4 tanggung jawab yang digunakan dalam penilaian hasil kerja, yaitu meningkatkan omset penjualan, kepuasan pelanggan, ekspansi operasional perusahaan dan meningatkan efisiensi operasional outlet, Setelah itu, rumusan ini didiskusikan dengan proses interview dengan key informan. Dari hasil diskusi tersebut, diperoleh informasi mengenai sasaran yang ingin dicapai dari masing-masing tanggung jawab yang telah
dirumuskan. Kemudian dari sasaran
tersebut, ditentukan standar kinerja yang diharapkan oleh perusahaan dan diberikan
bobot untuk masing-masing sasaran
tersebut.
Dari wawancara yang telah
dilakukan dapat rumuskan bahwa
pencapaian sasaran utama yang paling
penting adalah meningkatkan omset
penjualan dan ekspansi operasional
perusahaan. Bobot untuk masing-masing adalah 25% dan 15%. Titik berat pada sasaran berikutnya adalah meningkatkan efisiensi operasional outlet yang diberikan bobot 15% dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan bobot 20% dan 25%. Pemberian bobot untuk masing-masing
sasaran pencapaian telah mendapat
atasan langsung untuk jabatan Direktur Operasional. Tabel 2
Penilaian Perlaku Kerja (Behavior)
Komponen Penilaian Skala Penilaian
Komentar Contoh Perhitungan (isi dengan tanda
centang) N
o Indikator Kompetensi Bobot 1 2 3 4
1 Komunikatif 25% x 3 0,75 4 1
Hubungan dengan sesama rekan kerja, bawahan, atasan dan customer; mendengarkan saran dan pendapat dengan baik; berbagi informasi secara jelas dan aktif.
2 Fleksibilitas 15% x 4 0,6 4 0,6
Menyesuaikan pada perubahan dan cara-cara dalam melakukan sesuatu secara cepat dan positif ketika situasi berubah
3 Kedisiplinan 15% x 3 0,45 4 0,6
Dapat mengatur urutan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan prioritas
4 Teamwork 20% x 4 0,8 4 0,8
Dapat melakukan koordinasi dan kolaborasi dengan rekan kerja
5 Pelayanan Customer 25% x 4 1 4 1
Mengetahui dengan benar pentingnya memberikan layanan terbaik bagi customer; memahami
kebutuhan customer
Total Bobot 100% 3,6 3,6 4
Sumber: Hasil Telaah Peneliti
Penyusunan proporsi bobot
indikator hasil kerja terhadap bobot
indikator perilaku kerja dalam
pelaksanaan penilaian kinerja individu karyawan di PT. Stars Intenasional didasarkan dari hasil wawancara dengan Direktur Utama sebagai atasan tertinggi dalam perusahaan.Proporsi indikator hasil kerja terhadap penilaian kinerja individu
diberikan bobot 75% dengan
pertimbangan bahwa perusahaan sangat mengutamakan hasil kerja yang maksimal dari masing-masing karyawan.Sedangkan
proporsi indikator perilaku kerja terhadap penilaian kinerja individu diberikan bobot 25%. Karena indikator perilaku kerja merupakan indikator yang tidak mudah untuk dilakukan pengukurannya.
Dari hasil penilaian kinerja
karyawan di atas akan direncanakan untuk digunakan sebagai dasar dalam menyusun
reward dan action plan untuk
masing-masing karyawan. Tujuan dari
penyusunan reward dan action plan tersebut adalah sebagai salah satu bentuk apresiasi perusahaan terhadap pencapaian
kinerja karyawan sesuai target, dan diharapkan dapat memberikan motivasi
bagi karyawan untuk meningkatkan
kinerjanya di masa mendatang. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan dari penelitian ini
dirangkum dari hasil dan analisis
pembahasan dari bab sebelumnya. Hasil dari penelitian berupa perumusan visi, misi, tujuan dan strategi untuk divisi yang
ada di perusahaan, yaitu Divisi
Operasional. Rumusan visi, misi, tujuan dan strategi tersebut telah selaras dengan rumusan visi, misi, tujuan dan strategi PT. Stars Intenasional.
Hasil dari penelitian berikutnya adalah job description dari seluruh jabatan yang ada di Divisi Operasional. Job
description ini telah mampu memberikan
kontribusi terhadap pencapaian visi, misi, tujuan dan strategi Divisi Operasional. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini selanjutnya adalah indikator penilaian hasil kerja (result) untuk masing-masing jabatan di divisi operasional. Kemudian,
juga didapatkan rumusan indikator
pengukuran perilaku kerja yang berupa kompetensi dasar yang harus dimiliki oleh
seluruh karyawan agar mampu
melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan pencapaian standar hasil kinerja rata-rata.
Penilaian kinerja individu tersebut
adalah bahwa dari segi penentuan
indikator penilaian hasil kerja yang meliputi accountability, objectives, dan
standard; penentuan kompetensi untuk
penilaian perilaku kerja telah dinilai tepat dan sesuai dengan hasil dan perilaku kerja yang akan diterapkan oleh karyawan dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya sehari-hari. Desain penilaian kinerja karyawan ini adalah sistem penilaian kinerja yang dirancang dan membutuhkan waktu pengenalan dan komunikasi yang lebih lama dan detail serta harus dilakukan secara terus menerus
untuk membangun kesadaran akan
pentingnya penilaian kinerja individu bagi perusahaan. Hal ini juga mengingat bahwa perusahaan belum pernah sama sekali melakukan proses penilaian kinerja bagi karyawan.
Dari kesimpulan hasil penelitian yang telah disampaikan diatas, ada beberapa saran yang diajukan bagi peruahaan terkait sistem penilaian kinerja individu. Saran tesebut adalah:1) divisi Operasional pada Perusahaan disarankan
untuk melakukan penilaian kinerja
individu berdasarkan indikator kinerja utama (KPI) dan kompetensi yang telah didesain dalam penelitian ini. Pendekatan ini merupakan salah satu altnatif untuk menjadikan karyawan lebih termotivasi
dalam dalam melakukan tugas dan tnggung jawabnya karena indikator hasil kerja telah diselaraskan dengan visi, misi dan strategi perusahaan. Oleh karena itu,
menghubungkan strategi perusahaan
dengan indikator kinerja pada setiap individu akan mendorong kinerja yang konsisten dengan proses pencapaian visi, misi dan stratega peri perusahaan;2) Proses penilaian kinerja sebagai bagian dari sistem manajemen kinerja dilakukan secara berkelanjutan minimal enam bulan sekali atau tiap satu semester, sehingga perusahaan dapat memantau pencapaian kinerja individu, kinerja divisi operasional
dan kinerja perusahaan dan pihak
manajemen juga dapat melakukan
tindakan yang tepat dan proses
improvement yang sesuai jika diperlukan;
3)
Menggunakan hasil penilaian kinerja dalam proses penyusunan kompensasi
ataupun struktur reward bagi para
karyawan yang berprestasi, sekaligus untuk memberikan motivasi kepada para
karyawan untuk meningkatkan
kinerjanya;4)Melakukan komunikasi
sebagai tahap awal proses sosialisasi terlebih dahulu sebelum melaksanakan implementasi Penilaian kinerja individu di perusahaan, karena perusahaan belum
pernah melakukan penilaian kinerja
sebelumnya sehingga karyawan belum terbiasa dengan adanya sistem penilaian
ini agar para karyawan memiliki
pemahaman yang mendalam mengenai sistem penilaian kinerja individu yang dilaksanakan di perusahaan;5)Perusahaan dapat mengembangkan format penilaian kinerja individu untuk divisi lainya dan menjadikan penilaian kinerja yang lebih
baik melalui
pengembangan-pengembangan yang sesuai, agar lebih tepat dengan kondisional yang terjadi diperusahaan;6)Dari penilaian kinerja individu ini, juga memberikan gambaran kepada perusahaan tentang kemampuan individu dalam organisasi. Perusahaan
juga dapat mengembangkan sistem
penilaian yang mempertimbangkan sistem penilaian 360 derajat yang lebih mampu membantu dalam meningkatkan kinerja
karyawan dan memudahkan untuk
penyusunan program pelatihan dan
pengembangan karyawan dengan tujuan untuk meningkatkan kompetensi yang dibutuhkan karyawan agar dapat bekerja secara maksimal.
DAFTAR PUSTAKA
Aguinis, H. 2009. Performance
Management (2nd ed.). Upper Saddle River, NJ:
Pearson Education, Inc.
Aguinis, H. 2013. Performance
Management (3rd ed.). Upper Saddle River, NJ:
Barney, J. 2002. Gaining and Sustaining
Competitive Advantage (2nd ed). Pearson Education: Ney Jersey. Cascio, W.F. 1998. Managing Human
Resources, Productivity, Quality of Work
Life, Profit (8th ed.). New York: McGraw-Hill.
Certified Human Resources Professional (CHRP) Course. 2009. Strategic Human Resources in Dynamic Organization, October 30, 2009. Surabaya: GML
Assesment and Placement Centre.
Doanis, L.E. 2012. Performance Appraisal
System:It’s Implication To
Employee Performance.
International Journal of Economics and Management Sciences. 2(3):55-62.
Dessler, G. 1997. Manajemen Sumber
Daya Manusia. Edisi ke-7, Alih
bahasa, Jilid 1 dan Jilid 2. Jakarta.: Prenhallindo.
Denisi, A.S. and Pritchard, R.D. 2006. Management and Organization Review. 2:2 253–277, 1740-8776.
Drucker, P.F. 1985. Management: Tasks,
Responsibilties, Practices. New
York: Harper dan Row
Publishers.
Fryer, K. Antony, J. dan Ogden, S. 2009. Performance management in the
public sector. International
Journal of Productivity and Performance Management, 22(6),
478-498.
Gerhart, B. dan Milkowich, G.T.
1990.Organisational differences in managerial compensation and firm performance. Academy of
Management Journal,
33:663-691.
Guion, L.A. Diehl, D.C., and Donald,
D.M. 2011. Triangulation:
Establishing the Validity of Qualitative Studies.Journal of
University of Florida.
Govindarajan, V. 1985.Linking Control
System to Bussiness Unit
Strategy, Impact on
Performance.Accounting
Organizations and Society. 10 (1)
291-320.
Hawke, L. 2012. Australian public sector
performance management:
success or stagnation?
International Journal of Productivity and Performance Management, 61(3), 310-328.
Kotter, J.P,. Heskett, J.L. 1997.Corporate
Culture and Performance.
Terjemahan
Budaya Perusahaan dan Kinerja, Jakarta: Prehallindo.
Mathis, R.L. and Jakson, J.H. 2003.
Human Resource Management,
South-Western: Thomson
Learning.
Martocchio, J. J. 2011. Strategic
Compensation: A Human Resource
Management Approach (6th ed.). New Jersey: Prentice-Hall. Milkovich, G. And Newman, J. 2007.
Compensation (9th ed.). International Edition: McGraw-Hill, Inc.
Porter, I. (2004).Engaging the Line in People Development at Simba.
Strategic HR Review, pp.20-23.
Pfau, B.N. and Ira T.K. 2002. The Human
Capital Edge: 21 People Management Practices Your Company Must Implement (or Avoid) to Maximize Shareholder Value.McGraw-Hill.
Patton, M.Q. 2002. Qualitative Research
and Evaluation Methods.
California: Sage Publications. Porter, E.M. 1996. “What is Strategy?”.
Harvard Business Review.
Dewi, G.W. 2014. Rancangan Indikator
Kinerja Individu PT. NCS.
Program Studi Magister
Manajemen. Tesis Program Studi Magister Manajemen:
Totanan, C. 2004.Peranan Intellectual Capital dalam Penciptaan Nilai
untuk Keunggulan
Bersaing.Usahawan, No. 1: 27-31.
Wherther, W.B.Jr., and Davies. K. 1996.
Human Resources and Personnel Management (5th ed). International Edition: McGraw-Hill, Inc.
Yin, R.K. 2003. Case Study Research:
Design and Methods (3rd ed.). London and New Delhi: Sage Publications.
Zikmund, W.G. Babin, Carr and Griffin.
2010. Business Research
Methods (8th ed.).Canada: South Western Cengange Learning.
