SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN
PADA PERUSAHAAN OUTSOURCING PT.
ESSEI PERBAMA
Peni Supriatin1, Nina Meliana21STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl.Kelapa Dua Wetan No.17, Jakarta Timur, Indonesia 2STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl.Kelapa Dua Wetan No.17, Jakarta Timur, Indonesia
1pensup29@gmail.com, 2nmeliana2805@gmail.com
Abstrak
PT. Essei Perbama merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yaitu
outsourcing. Dalam proses penggajiannya, PT. Essei Perbama masih menggunakan sistem
yang manual yaitu Microsoft Excel. Dimana Microsoft Excel sangat mudah untuk di modifikasi oleh setiap pengguna nya, sehingga dapat menimbulkan kesalahan di kemudian hari. Berdasarkan kondisi di atas, maka penulis bermaksud untuk membuat sebuah sistem penggajian berbasis web yang akan memudahkan bagi para penggunanya dan meminimalisir kesalahan yang mungkin teerjadi. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan adalah Metode Waterfall (Metode Air Terjun), yaitu terdiri dari Analisa (Requirement Analisis), Perancangan (System Design), Pengkodean (Coding), Pengujian (Integration & Testing), Penerapan (Implementation), dan Pemeliharaan (Operation & Maintenance). Hasil dari penelitian ini, sistem informasi penggajian karyawan dapat dibuat berdasarkan persyaratan – persyaratan yang telah ditentukan, sehingga aplikasi ini dapat memberikan kemudahan bagi pengguna yang menggunakan sistem penggajian tersebut, dan bisa memberikan hasil yang lebih baik dari sistem yang digunakan sebelumnya.
Kata Kunci: penggajian, sistem, karyawan, outsourcing, metode waterfall
1. PENDAHULUAN
Salah satu bagian yang sangat penting dalam perusahaan adalah proses penggajian karyawan. Gaji merupakan sejumlah uang yang diberikan kepada seorang karyawan sebagai imbalan jasa atas usaha atau kerja yang telah dilakukannya terhadap perusahaan. Dalam memberikan gaji, setiap perusahaan memiliki sistem yang berbeda-beda. PT. Essei Perbama adalah sebuah perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang outsourcing, dimana perusahaan ini menyalurkan tenaga kerja kepada perusahaan rekanan. Kemudian dalam proses penggajian nya, PT. Essei Perbama akan membayarkan terlebih dahulu gaji yang dibutuhkan, kemudian baru akan menagihkan invoice berupa tagihan gaji kepada rekanan. Dalam perhitungan gaji, PT. Essei Perbama masih menggunakan rumus yang ada pada Microsoft Excel.
Sistem penggajian yang baik sangat pentin g mengingat perhitungan gaji/upah akan berdampak pada kesejahteraan karyawan. Sistem Informasi Penggajian Karyawan ini di buat untuk memudahkan dalam menghitung gaji dan juga pembuatan invoice.
Batasan Masalah
Dengan identifikasi masalah seperti di atas, maka batasan masalah yang diambil dari tugas ini adalah:
1. Sistem aplikasi hanya berbatas pada proses perhitungan gaji dan perhitungan invoice yang akan ditagihkan ke perusahaan rekanan.
2. Sistem ini dibuat menggunakan database pada PHPMyAdmin, dan menggunakan
tools internet lokal berupa Xampp.
Rumusan Masalah
Dari batasan masalah di atas, maka dapat di klarifikasikan menjadi beberapa poin berikut ini:
1. Bagaimana sistem penggajian yang sedang berjalan pada PT. Essei Perbama? 2. Bagaimana membuat sebuah sistem penggajian dan pelunasan invoice yang lebih
akurat dan cepat? Landasan Teori
Sistem
Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya menyatakan, suatu sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan sebuah kesatuan pemrosesan atau pengolahan tertentu [1].
Menurut Sutarman “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama” [2].
Gaji
Gaji adalah salah satu hal yang penting bagi setiap karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan, karena dengan gaji yang diperoleh seseorang dapat memenuhi kebutuhan hidupnya. Imbalan yang berupa upah atau gaji merupakan salah satu diantara imbalan ekstrinsik yang dapat dicapai oleh seseorang melalui kegiatan bekerjanya, dan dapat memberikan kepuasan dan motivasi pekerjapekerjanya tersebut agar bekerja keras dalam upaya meraih kinerja yang lebih tinggi [3].
Karyawan
Secara umum yang dimaksud karyawan adalah orang yang bekerja di suatu perusahaan atau lembaga dan di gaji dengan uang. Outsourcing adalah sistem yang diberlakukan perusahaan dimana mereka menyerahkan beberapa kegiatan perusahaan atau pekerjaan mereka kepada pihak luar. Hasibuan, (2002) mengemukakan bahwa karyawan merupakan orang penjual jasa pikiran atau tenaga dan mendapat kompensasi yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu. Karyawan sangatlah dibutuhkan oleh setiap perusahaan atau lembaga, karena tanpa karyawan pekerjaan tidak bisa terselesaikan dan tentunya perusahaan tidak dapat beroperasi. Itulah mengapa setiap perusahaan membutukan karyawan untuk setiap operasionalnya [4].
Outsourcing
Secara umum, istilah outsourcing yaitu contract (work out), menurut Maurice Greaver yang dikutip oleh Iftida Yasar, outsourcing dipandang sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan kepuasannya kepada pihak lain (outside
provider), dimana tindakan ini terkait dalam suatu kontrak. Outsourcing adalah pekerja kontrak
yang dipekerjakan oleh perusahaan untuk jangka waktu tertentu, waktunya terbatas maksimal 3 tahun.Dalam peraturan perundang-undangan yang membahas definisi tentang pengertian
pengusahaan dan tenaga kerja, dimana perusahaan tersebut dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis” [5].
Website
Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman.[6]
Database
Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada untuk digunakan dalam satu lingkup perusahaan, instansi [7].
Basis data atau Database adalah kumpulan informasi yang disusun dan merupakan suatu kesatuan yang utuh yang disimpan di dalam perangkat keras (komputer) secara sistematis sehingga dapat diolah menggunakan perangkat lunak [8].
2. METODOLOGI PENELITIAN Tahapan Metode Waterfall
Metode pengembangan perangkat lunak adalah suatu strategi pengembangan yang memadukan proses, metode dan perangkat (tools).
Waterfall atau air terjun adalah model yang dikembangkan untuk pengembangan perangkat lunak, membuat perangkat lunak. Model berkembang secara sistematis dari satu tahap ke tahap lain dalam mode seperti air terjun. Model ini mengusulkan sebuah pendekatan kepada pengembangan software yang sistematikdan sekuensial yang mulai dari tingkat kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian dan pemeliharaan. Roger S. Pressman memecah model ini menjadi 6 tahapan meskipun secara garis besar sama dengan tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya. Berikut adalah Gambar dan penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman [9].
Spesifikasi Kebutuhan Sistem A. Kebutuhan Perangkat Lunak
Dalam menerapkan rancangan yang telah dibuat, dibutuhkan beberapa software untuk membuat program aplikasi sistem informasi penggajian pada PT Essei Perbama, yaitu:
Tabel 1. Perangkat Lunak Yang di Gunakan
No Perangkat Lunak Yang di Butuhkan
1. Sistem windows 7, 8, atau 10 (32 bit atau 64 bit) 2. Xampp
3. MySQL 4. Notepad ++ 5. Bootstrap 6. Google Chrome
B. Kebutuhan Perangkat Keras
Dalam menerapkan dari rancangan yang telah di jelaskan sebelumya di butuhkan beberapa perangkat keras untuk menyajikan aplikasi ini. Adapun alat-alat yang di butuhkan adalah:
Tabel 2. Perangkat Keras Yang di Gunakan
1. Jenis Perangkat Keras : Laptop
2. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate 32bit 3. Processor : Intel(R) Celeron(R) CPU B815
4. HDD : 500 GB
5. RAM : 2 GB
3. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Sistem Yang Berjalan
Setelah melakukan observasi terhadap sistem yang berjalan pada PT. Essei Perbama, dapat di analisa sistem yang berjalan tersebut seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2. Activity Diagram sistem yang berjalan
Dalam activity diagram di atas menjelaskan bagaimana sistem kerja yang ada di PT Essei Perbama, pertama staff dari rekanan mengirimkan rekap absensi kepada supervisor, kemudian nantinya supervisor akan membuat dan menghitungkan gaji dalam bentuk Microsoft
Excel dan memberikan ke bagian keuangan untuk dijalankan gajinya, kemudian bagian
keuangan akan membuatkan invoice, yang nantinya akan ditagihkan kembali ke pihak rekanan.
Analisa Sistem Yang Diusulkan
Berdasarkan analisa sistem berjalan sebelumnya, penulis mengusulkan pada PT Essei Perbama untuk membuat penambahan suatu aplikasi sistem penggajian untuk memudahkan supervisor dalam menghitung gaji.
Gambar 3. Activity Diagram Sistem yang diusulkan untuk supervisor
Dalam diagram activity di atas menjelaskan, bagian keuangan akan login ke dalam sistem penggajian sebagai user keuangan, kemudian bagian keuangan dapat langsung input
invoice tanpa membuat form lagi, dan bisa langsung cetak invoice dari sistem.
Desain Interface a. Menu Login
Menu Login berfungsi sebagai proses masuk ke sistem untuk melihat data yang ada, dengan cara memasukkan username dan password.
Gambar 5. Tampilan Menu Login
Pada menu login, masing-masing user akan diminta untuk memasukkan username dan password yang telah dibuat sebelumnya, setelah menekan tombol login dan berhasil masuk, maka sistem akan menampilkan halaman beranda.
b. Tampilan Menu Data Perusahaan
Menu ini berfungsi menampilkan data perusahaan yang telah di input sebelumnya, dan dalam tampilan ini terdapat tab input, untuk menambahkan apabila ada data perusahaan yang akan di input.
c. Tampilan Menu Data Gaji
Menu ini berfungsi menampilkan data gaji yang sudah di input oleh supervisor, dalam menu ini terdapat pula tab input untuk menambahkan input gaji, dan terdapat pula tombol edit dan hapus apabila ada kesalahan dalam penginputan.
Gambar 7. Tampilan Menu Data Gaji
d. Tampilan Menu Data Invoice
Menu ini berfungsi menampilkan data invoice yang telah di input oleh user keuangan, dalam menu ini terdapat tab input untuk menambahkan data invoice yang akan di input, terdapat pula tombol edit dan hapus apabila terjadi kesalahan.
Gambar 8. Tampilan Menu Data Invoice
e. Tampilan Print Out Slip Gaji
Gambar 9. Tampilan Menu Print Out
Pengujian
Pengujian Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Perusahaan Outsoourcing PT. Essei Perbama menggunakan data uji berupa data masukan dari Supervisor.
Tabel 3. Rencana Pengujian Login / Log out
No Sub modul diuji Detail Uji Jenis Pengujian
1 Login Supervisor melakukan Login Black Box
2 Log out Supervisor melakukan Logout Black Box
Tabel 4. Rencana Pengujian Group Menu Supervisor
No Sub modul diuji Detail Uji Jenis Pengujian
1 Tambah Perusahaan
Melakukan penambahan data Perusahaan
Black Box
2 Edit Perusahaan Melakukan pengeditan data Perusahaan
Black Box
3 Hapus Perusahaan Menghapus data Perusahaan Black Box 4 Tambah Karyawan Melakukan penambahan data
Karyawan
Black Box
5 Edit Karyawan Melakukan pengeditan data Karyawan
Black Box
7 Tambah Gaji Melakukan penambahan data Gaji
Black Box
8 Edit Gaji Melakukan pengeditan data Gaji
Black Box
9 Hapus Gaji Menghapus data Gaji Black Box
Tabel 5. Rencana Pengujian Group Menu Keuangan
No Sub modul diuji Detail Uji Jenis Pengujian
1 Tambah Invoice Keuangan melakukan penambahan data invoice
Black Box
2 Edit Invoice Keuangan melakukan pengeditan data invoice
Black Box
3 Hapus Invoice Keuangan melakukan penghapusan data invoice
Black Box
4 Cetak Invoice Keuangan melakukan cetak
invoice
Black Box
Tabel 6. Hasil Pengujian Login / Log out
No Sub modul Skenario Uji Hasil yang diharapkan Hasil 1 Log in Memasukkan username
dan password
Masuk ke halaman home
Sesuai
2 Logout Logout Kembali ke menu login Sesuai
Tabel 7. Hasil Pengujian Group Menu Suervisor
No Sub modul Skenario Uji Hasil yang
diharapkan Hasil 1 Tambah Perusahaan Menambah data perusahaan Tambah Data Perusahaan berhasil Sesuai 2 Edit Perusahaan Mengedit data perusahaan
Edit Data Perusahaan berhasil
3 Hapus Perusahaan Menghapus data perusahaan Hapus data perusahaan berhasil Sesuai 4 Tambah Pegawau Menambah data karyawan Tambah Data Karyawan berhasil Sesuai 5 Edit Karyawan
Mengedit data karyawan Edit Data Karyawan berhasil Sesuai 6 Hapus Karyawan Menghapus data karyawan
Hapus data karyawan berhasil
Sesuai
7 Tambah Gaji Menambah data gaji Tambah Data Gaji berhasil
Sesuai
8 Edit Gaji Mengedit data gaji Edit Data Gaji berhasil Sesuai 9 Hapus Gaji Menghapus data Gaji Hapus data Gaji
berhasil
Sesuai
Tabel 8. Hasil Pengujian Group Menu Keuangan
No Sub modul Skenario Uji Hasil yang
diharapkan
Hasil
1 Tambah
Invoice
Menambah data Invoice Data tersimpan dan tampil di tabel dengan tampilan konfirmasi “Tambah Berhasil”
Sesuai
2 Edit Invoice Mengedit data Invoice Data berhasil di edit dan akan muncul pesan konfrmasi “Edit Berhasil”
Sesuai
3 Hapus
Invoice
Menghapus data Invoice Berhasil menghapus data Invoice dan akan muncul pesan konfirmasi “Hapus Berhasil” Sesuai 4 Cetak Invoice Menampilkan halaman cetak invoice Berhasil menampilkan halaman print out cetak invoice
4. PENUTUP
Berdasarkan dari pembahasan serta analisis yang dilakukan mengenai Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Perusahaan Outsourcing, penulis dapat menyimpulkan bahwa:
1. Sistem informasi penggajian karyawan mampu memudahkan pekerjaan para pengguna nya.
2. Sistem ini bisa di akses darimana saja.
3. Sistem mampu meninggalkan sistem lama, artinya yang sebelumnya hanya menggunakan Micrsoft Excel, saat ini sudah sistem penggajian berbasis web. SARAN
Adapun rekomendasi untuk Sistem Informasi Penggajian Karyawan Outsourcing, untuk pengembangan sistem selanjutnya yaitu, sistem dapat dikembangkan dengan menambah rumus pada perhitungan yang masih manual. Pengembangan sistem dapat ditambahkan menu laporan perhitungan total gaji, agar memudahkan pembuatan invoice. Apabila ada pembaruan sistem, maka perlu adanya pembaruan dengan versi yang lebih baru dan disesuaikan dengan sistem yang ada. Aplikasi ini dapat dikembangkan dengan menambahkan menu-menu yang lebih lengkap dan detail lagi untuk informasi yang ditampilkan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri, Tata. 2012. "Konsep Dasar Informasi". Yogyakarta: Andi.(2012:16) [2] Sutarman. 2012. "Buku Pengantar Teknologi Informasi". Jakarta: Bumi Aksara
[3] Winardi, Motivasi & pemotivasian dalam manajemen, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada,2004) 155
[4] Androh, Ivonne, Lucky, 2017. Analisis Perbandingan Prestasi Kerja Karyawan Tetap dan Karyawan Tidak Tetap di Kantor Sinode GMIM. Jurnal EMBA, Vol 5, No. 2, Juni 2017 [5] Iftida Yasar, Outsourcing Tidak Akan Pernah Bisa Dihapus, Jangan Bicara
OutsourcingSebelum Baca Buku Ini (Jakarta: Pelita Fikir Indonesia, 2012) 17-20 [6] Rahmat Hidayat, Cara Praktis Membangun Website Gratis (Jakarta : Gramedia), hlm 2. [7] Harianto Kristanto. 1994. Ir. Konsep dan Perancangan Database.
(Yogyakarta:Andi,1994), hlm1.
[8] Ganda, Yunes, 2016. Rekayasa Perangkat Lunak Pemesanan Tiket Bioskop Berbasis Web. Jurnal TEKNOIF, Vol 4, No.2, Oktober 2016
[9] Pressman, Roger S. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak – Buku Satu, Pendekatan Praktisi. Yogyakarta : Andi.
