KARYAWAN OUTSOURCING PADA
PT. MULTI DIMENSI PERSONA
KERJA PRAKTEK
Disusun Oleh :
Shirly Syamsiah 08.41010.0260
Haris Imansya
08.41010.0266
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
PT. Multi Dimensi Persona merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang jasa yang memberikan pelayanan jasa pengelolaan sumber daya manusia dalam bidang Outsourcing dan Human Resource Consultant (HRC). Proses pengolahan data penggajian karyawan saat ini menggunakan aplikasi Microsoft
Excel yang memiliki kelemahan dalam hal waktu yang dibutuhkan cukup lama
pada proses penginputan data.
Perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat mempermudah proses perhitungan gaji dan keakuratan data dalam proses pencatatan kehadiran, disarankan untuk menerapkan sistem informasi yang lebih baik dari saat ini sehingga dapat terpenuhinya quality of information (kualitas informasi) yang meliputi: Accurate (akurat), Timelines (tepat pada waktunya) dan Relevance (relevan).
Untuk membantu perusahaan dalam proses pengolahan gaj karyawan
outsourcing. Oleh karena itu penulis membuat dan menyusun Sistem Informasi
Penggajian Karyawan Outsourcing dengan tujuan membantu PT. Multi Dimensi Persona untuk mengontrol dan mendukung keseluruhan aktifitas dan kinerja sumber daya manusia dengan harapan mempermudah perusahaan dalam memproses gaji karyawan outsourcing agar mencapai hasil yang sesuai dengan harapan, yaitu: akurat, tepat waktu dan relevan.
Kata kunci : Sistem Informasi, Penggajian, Outsourcing
Halaman
ABSTRAKSI... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Identitas Perusahaan ... 5
2.2 Uraian Tentang Perusahaan ... 5
2.3 Misi Perusahaan ... 7
2.4 Struktur Organisasi ... 7
2.5 Deskripsi Pekerjaan ... 8
BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Sistem ... 12
3.3 Pengertian Sistem Informasi ... 14
3.4 Pengertian Gaji ... 15
3.5 Pengertian Sistem Informasi Penggajian ... 16
3.6 Pengertian Karyawan Outsourcing ... 18
3.7 SWEBOK ... 19
3.7.1 Software Requirement ... 19
3.7.2 Software Design ... 20
3.7.3 Software Construction ... 25
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK 4.1 Identifikasi Permasalahan ... 28
4.1.1 Pengumpulan Data ... 28
4.1.2 Analisa Permasalahan ... 30
4.2 Solusi Permasalahan ... 37
4.2.1 Studi Literatur ... 37
4.2.2 Pengembangan Aplikasi ... 38
BAB V PENUTUP 4.1 Kesimpulan ... 84
4.2 Saran ... 84
DAFTAR PUSTAKA ... 85
LAMPIRAN ... 86
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 7
Gambar 3.1Proses Sistem Informasi ... 15
Gambar 4.1 Metodologi Penelitian ... 28
Gambar 4.2 Information Flow Diagram ... 31
Gambar 4.3 System Flow Pencatatan Kehadiran Karyawan ... 34
Gambar 4.4 System Flow Kehadiran Karyawan Lembur ... 35
Gambar 4.5 System Flow Penggajian ... 36
Gambar 4.6 System Flow Pencatatan Kehadiran dan Perhitungan Gaji ... 43
Gambar 4.7 Fungsional Pencatatan Kehadiran Karyawan ... 44
Gambar 4.8 Fungsional Cek Validasi Kehadiran ... 45
Gambar 4.9 Fungsional Perhitungan Gaji ... 46
Gambar 4.10 Fungsional Work Job ... 48
Gambar 4.11Fungsional Kontrak Kerja Karyawan ... 49
Gambar 4.12 Fungsional Pencatatan Profil Karyawan ... 50
Gambar 4.13 Fungsional Pencatatan Profil Perusahaan ... 51
Gambar 4.14 Context Diagram ... 52
Gambar 4.15 DFD Level 0 ... 53
Gambar 4.16 DFD Level 1 Pencatatan Kehadiran ... 54
Gambar 4.17 DFD Level 1 Perhitungan Gaji ... 54
Gambar 4.18 DFD Level 1 Maintenance Data ... 55
Gambar 4.19 CDM Penggajian Karyawan Outsourcing ... 56
Gambar 4.22 Desain Cek Validasi Kehadiran Karyawan ... 67
Gambar 4.23 Desain Perhitungan Gaji ... 67
Gambar 4.24 Desain Input Tambah Data Work Job ... 68
Gambar 4.25 Desain Output Daftar Work Job ... 68
Gambar 4.26 Desain Input Kontak Kerja Karyawan ... 69
Gambar 4.27 Desain Output Data Kontrak Kerja Karyawan ... 69
Gambar 4.28 Desain Input Data Karyawan ... 70
Gambar 4.29 Desain Output Data Karyawan ... 70
Gambar 4.30 Desain Input Data Perusahaan Klien ... 71
Gambar 4.31 Desain Output Daftar Perusahaan Klien ... 71
Gambar 4.32Login User ... 72
Gambar 4.33 Halaman Utama Kepala Supervisor ... 73
Gambar 4.34 Memilih Staff Supervisor ... 74
Gambar 4.35 Pencatatan Kehadiran Karyuawan Outsorcing ... 74
Gambar 4.36 Laporan Kehadiran Karyawan ... 74
Gambar 4.37 Halaman Utama Admin ... 75
Gambar 4.38 Validasi Kehadiran Karyawan ... 76
Gambar 4.39 Perhitungan Gaji Karyawan Outsourcing ... 76
Gambar 4.40 Tambah Data Work Job ... 77
Gambar 4.41Daftar Work Job ... 77
Gambar 4.42 Tambah Kontrak Kerja ... 78
Gambar 4.43 Daftar Kontrak Kerja Karyawan ... 78
Gambar 4.46 Tambah Data Perusahaan Klien ... 80
Gambar 4.47 Daftar Perusahaan Klien ... 80
Gambar 4.48 Laporan Invoice ... 81
Gambar 4.49 Laporan slip Gaji ... 81
Gambar 4.50 Laporan Kehadiran dan Lembur ... 82
Gambar 4.51 Laporan Penggajian ... 82
Halaman
Tabel 2.1 Deskripsi Pekerjaan ... 8
Tabel 3.1 Simbol-Simbol System Flow ... 21
Tabel 4.1 Keterkaitan Fungsional dan Non-Fungsional Sistem ... 41
Tabel 4.2 Tabel Profil ... 58
Tabel 4.3 Tabel Perusahaan ... 59
Tabel 4.4 Tabel Pencatatan Kehadiran ... 59
Tabel 4.5 Tabel Lembur ... 60
Tabel 4.6 Tabel Penggajian ... 61
Tabel 4.7 Tabel Divisi ... 61
Tabel 4.8 Tabel Jabatan ... 62
Tabel 4.9 Tabel Work Job ... 62
Tabel 4.10 Tabel Kontrak Kerja ... 64
Tabel 4.11 Tabel Provinsi ... 64
Tabel 4.12 Tabel Kota ... 65
Tabel 4.13 Tabel Autentifikasi ... 65
Tabel 4.14 Tabel Menjabat ... 65
Tabel 4.15 Tabel Rekening ... 66
Halaman
Lampiran 1 Kartu Bimbingan Kerja Praktek I ... 86
Lampiran 2 Kartu Bimbingan Kerja Praktek II (Shirly Syamsiah) ... 87
Lampiran 3 Kartu Bimbingan Kerja Praktek II (Haris Imansya) ... 88
Lampiran 4 Form Garis Besar Rencana Kerja Mingguan (Shirly Syamsiah) ... 89
Lampiran 5 Form Garis Besar Rencana Kerja Mingguan (Haris Imansya) ... 90
Lampiran 6 Acuan Kerja Praktek (Shirly Syamsiah) ... 91
Lampiran 7 Acuan Kerja Praktek (Haris Imansya) ... 92
Lampiran 8 Form Log Harian Kerja Praktek (Shirly Syamsiah) ... 93
Lampiran 9 Form Log Harian Kerja Praktek (Haris Imansya) ... 94
Lampiran 10 Form Kehadiran Kerja Praktek (Shirly Syamsiah) ... 95
Lampiran 11 Form Kehadiran Kerja Praktek (Haris Imansya) ... 96
Lampiran 12 Wawancara dengan Kepala Cabang ... 97
Lampiran 13 Wawancara dengan Kepala Supervisor ... 101
Lampiran 14 Wawancara dengan Administrasi ... 103
Lampiran 15 Listing Program ... 104
1 1.1 Latar Belakang Masalah
PT. Multi Dimensi Persona merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang jasa yang memberikan pelayanan jasa pengelolaan sumber daya manusia dalam bidang Outsourcing dan Human Resource Consultant (HRC). PT. Multi Dimensi Persona resmi didirikan pada tahun 2008 di Jakarta, perusahaan ini masih merupakan perusahaan baru yang sampai saat ini masih menggunakan cara konvensional dalam pengelolaan data. Proses pengolahan data penggajian karyawan saat ini menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang memiliki kelemahan dalam hal waktu yang dibutuhkan cukup lama pada proses penginputan data, selain itu keakuratan perhitungan terkadang masih kurang valid. Perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat mempermudah proses perhitungan gaji dan keakuratan data dalam proses pengabsensian. Perusahaan disarankan untuk menerapkan sistem informasi yang lebih baik dari saat ini sehingga dapat terpenuhinya quality of information (kualitas informasi) yang meliputi: Accurate (akurat), Timelines (tepat pada waktunya) dan Relevance (relevan).
diperlukan akan segera terpenuhi. Informasi juga harus memiliki manfaat untuk pemakainya (sesuai dengan yang dibutuhkan).
Keterlambatan sering terjadi dalam memproses gaji karyawan
outsourcing akibat penumpukan pemrosesan pembayaran gaji yang masih
dilakukan secara konvensional, karena data harus dicatat atau diproses berulang kali dalam upaya menyusun laporan gaji karyawan. Oleh karena itu penulis membuat dan menyusun Sistem Informasi Penggajian Karyawan Outsourcing dengan tujuan membantu PT. Multi Dimensi Persona untuk mengontrol dan mendukung keseluruhan aktifitas dan kinerja sumber daya manusia dengan harapan mempermudah perusahaan dalam memproses gaji karyawan outsourcing agar mencapai hasil yang sesuai dengan harapan, yaitu: akurat, tepat waktu dan relevan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka didapatkan perumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana mengurangi keterlambatan dalam penyampaian informasi kehadiran karyawan dari supervisor ke bagian administrasi.
2. Bagaimana menghasilkan perhitungan yang akurat, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji.
1.3 Pembatasan Masalah
Pembatasan masalah pada proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Karyawan Outsourcing PT. Multi Dimensi Persona adalah sebagai berikut:
1. Perusahaan pengguna jasa outsource (perusahaan klien) tidak memberikan tunjangan tetap kepada karyawan outsourcing, sehingga pada proyek ini tidak terdapat pengolahan perhitungan tunjangan tetap. Tunjangan tetap meliputi: tunjangan jabatan, tunjangan komunikasi, tunjangan keluarga dan tunjangan keahlian/ profesi.
2. Tidak melakukan pengolahan data untuk perhitungan tunjangan hari raya, karena untuk tunjangan hari raya akan diberikan langsung kepada karyawan oleh perusahaan klien.
3. Sesuai dengan permintaan perusahaan klien tidak memberikan tunjangan pengobatan kepada para karyawan, sehingga pada proyek ini tidak melakukan perhitungan tunjangan pengobatan.
4. Perusahaan klien memberikan bonus langsung kepada karyawan
outsourcing tidak melalui PT. Multi Dimensi Persona, sehingga pada proyek
ini tidak membahas tentang perhitungan bonus karyawan. 1.4 Tujuan
1.5 Sistematika Penulisan Bab I. Pendahuluan
Pada bab pendahuluan menjelaskan latar belakang masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan.
Bab II. Gambaran Umum Perusahaan
Pada bab ini akan menjelaskan sekilas tentang perusahaan seperti profil perusahaan, struktur organisasi, serta visi dan misi PT. multi Dimensi Persona.
Bab III. Landasan Teori
Pada bab landasan teori penulis menguraikan tentang konsep dasar data, Informasi, Sistem Informasi, Penggajian.
Bab IV. Deskripsi Kerja Praktek
Bab ini menjelaskan hasil kerja dari kerja praktek, mulai dari alur dokumen awal pada perusahaan sampai desain sistem yang ditawarkan untuk mengganti proses awal menjadi terkomputerisasi yang lebih baik. Bab V. Penutup
5 2.1 Identitas Perusahaan
Profil Perusahaan
Nama : PT. Multi Dimensi Persona
Alamat : Ruko Graha Indah Wisesa Kav A. No.9 Jl. Gayung Kebonsari No. 46 Surabaya No.Telp/ Fax : 031 8291264/ 031 8288572
E-mail : mdpsurabaya@yahoo.com Contact Person : Ibu Maria Nala Damajanti Jabatan : Kepala Cabang Surabaya
Bisnis Utama : Human Resource Consultant dan Outsourcing 2.2 Uraian Tentang Perusahaan
Untuk menjaga dan meningkatkan efektifitas, efisiensi operasional perusahaan, diperlukan pengelolaan yang tepat untuk sumber daya yang ada. Salah satu yang berpengaruh besar terhadap efektifitas dan efisiensi tersebut selain sistem dan prosedur adalah pengelolaan sumber daya manusia.
PT. Multi Dimensi Persona adalah perusahaan yang memberikan pelayanan jasa pengelolaan sumber daya manusia, kepada client dalam bidang
Outsourcing dan Human Resource Consultant (HRC). PT. Multi Dimensi Persona
resmi didirikan pada tahun 2008 di Jakarta, yang dipimpin oleh tenaga-tenaga yang telah berpengalaman di bidangnya masing-masing, antara lain: Human
a. Outsourcing
PT. Multi Dimensi Persona mengkhususkan diri pada penyediaan tenaga kerja yang didukung oleh pembinaan dan training berkala kepada karyawan agar selalu memiliki motivasi kerja serta kemauan untuk terus meningkatkan kemampuan dasar. Dewasa ini perusahaan-perusahaan sangat menyadari bahwa keberhasilan usaha tidak hanya didukung oleh teknologi yang canggih, tetapi juga oleh dukungan dari sumber daya manusia yang memiliki motivasi kerja yang tinggi disamping kpasitas keahlian dalam bidang masing-masing.
b. Human Resource Consultant (HRC)
Keluarga adalah lembaga terkecil yang dipercaya memegang peranan besar dalam keberhasilan seseorang. PT. Multi Dimensi Persona memberikan layan khusus untuk anak dan keluarga yang bertujuan untuk menciptakan keluarga harmonis sebagai dasar pembentukan karakter.
Pendidikan akademis saja seringkali belum mampu menjadikan seseorang siap bekerja di lapangan. Dibutuhkan bimbingan dan konsultasi khusus untuk mempersiapkan diri memasuki persaingan dunia kerja. PT. multi Dimensi Persona memberikan berbagai layanan dalam meningkatkan kualitas SDM sebelum terjun ke dunia kerja yang memiliki tuntutan kualifikasi yang tinggi terhadap calon karyawan.
2.3 Misi Perusahaan
PT. Multi Dimensi Persona memiliki misi perusahaan, yaitu sebagai berikut:
1. Menyediakan tenaga yang memiliki kesehatan moral, dan disiplin yang baik.
2. Menempatkan tenaga kerja sesuai bidang keahlian. 3. Membantu meningkatkan minat tenaga kerja.
4. Membantu meningkatkan rasa tanggung jawab tenaga kerja terhadap perusahaan.
5. Membantu mengevaluasi setiap permasalahan yang ada di dalam lingkungan tenaga kerja.
6. Memberi peningkatkan ketrampilan dan kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM).
2.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada PT. Multi Dimensi Persona dapat dilihat pada Gambar 2.1 di bawah ini:
2.5 Deskripsi Pekerjaan
Pada tabel 2.1 berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari masing-masing jabatan pada PT. Multi Dimensi Persona:
Tabel 2. Deskripsi Pekerjaan
No. Jabatan Role Responsibilities
1 Direktur Pemimpin perusahaan
1.Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
2.Memilih, menetapkan dan mengawasi tugas dari karyawan dan kepala cabang.
3.Menyetujui anggaran-anggaran yang akan dikeluarkan perusahaan.
4.Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.
2 Kepala Cabang Bertanggungja wab penuh dalam memimpin jalannya operasi cabang.
1.Memimpin pelaksanaan pekerjaan cabang sebagaimana digariskan direksi perusahaan.
2.Mampu menilai prestasi kerja dan mengusulkan promosi pegawai cabang kepada direksi perusahaan. 3.Menyampaikan laporan-laporan
No. Jabatan Role Responsibilities
mengenai pelaksanaan kegiatan usaha di kantor cabang.
4. Memantau dan mengendalikan kegiatan bawahan. wab pada divisi HRC.
1.Menentukan mutasi atau rotasi seluruh staf yang ada di divisi HRC. 2.Mengadakan penilaian prestasi kerja
seluruh staf HRC.
4 Kepala
1.Memenuhi seluruh kebutuhan kantor. 2.Mengkoordinasikan pengendalian
kegiatan akuntansi manajemen keuangan.
3.Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan.
5 Kepala Divisi
Outsourcing
(OS)
Bertanggungja wab pada divisi
Outsourcing.
1.Menentukan mutasi atau rotasi seluruh staf yang ada di divisi
Outsourcing.
No. Jabatan Role Responsibilities 6 Tester Melakukan tes
terhadap klien.
1.Mencatat jawaban yang diucapkan peserta, cara mencatat sudah ditentukan dengan aturan-aturan tertentu untuk memudahkan komunikasi antara pengguna tes. 2.Membuat dokumentasi hasil
pengujian.
3.Memperhitungkan scoring hasi tes klien.
7 Administrasi Membantu kepala
1.Bertanggungjawab kepada kepala kepersonaliaan dan kepala divisi
outsourcing.
2.Membantu pengelolaan kas kecil. 3.Mengawasi keluar masuknya surat di
dalam perusahaan.
4.Memperhatikan dan mempersiapkan kebutuhan kantor.
5.Membuat laporan penggajian yang akan dilaporkan kepada kepala divisi
outsourcing.
6.Memeriksa kehadiran seluruh karyawan di perusahaan.
No. Jabatan Role Responsibilities gaji karyawan.
8.Menjaga dan melakukan
pembaharuan informasi laporan administrasi perusahaan.
9.Membuat kontrak kerja karyawan antara perusahaan klien dan PT. MDP.
10.Mencatat profil karyawan. 11.Mencatat profil perusahaan. 8 Kepala
1.Bertanggung jawab terhadap kinerja karyawan outsourcing.
2.Mencatat kehadiran karyawan
outsourcing.
3.Membuat dan memberikan rekap kehadiran karyawan outsourcing kepada bagian administrasi tiap 1 (satu) bulan.
9 Staff Supervisor
Bertanggungja wab atas kinerja karyawan
outsourcing.
1.Mengawasi karyawan outsourcing yang ada pada tiap-tiap perusahaan klien.
12 3.1 Pengertian Sistem
Dalam merancang sistem perlu dikaji tentang konsep dan definisi dari sistem. Menurut Davis (1984: 68) sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti, sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran. Sistem fisik lebih dari sekedar bentuk konseptual, karena dapat memperlihatkan kegiatan atau perilaku.
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsure yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu dengan yang lain dan terpadu.
Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, tujuan dan sasaran yang sama (Jogiyanto: 2001). 3.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, dan memiliki suatu nilai yang bermanfaat. Jadi, pada suatu proses informasi data menjadi suatu informasi =
input – proses – output.
Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.
Informasi yang baik adalah informasi yang dapat menghasilkan informasi yang berkualitas (Quality of Information). Selain kualitas informasi, informasi juga harus memiliki nilai informasi (Value of Information).
3.2.1 Kualitas Informasi
Jogiyanto (2001: 10) menyatakan bahwa kualitas dari suatu informasi
(Quality of Information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat
(accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
1. Akurat (Accurate) , berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan tidak biasa atau mengikat. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya (Timeliness), berarti informasi yang datang pada
dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan cepatnya informasi tersebut diterima, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan (Relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevan informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
3.2.2 Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto (2001: 11), nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya:
1. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
2. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila informasi tersebut tidak dinilai dengan keuntungan dengan nilai uang tetapi ditaksir dengan nilai efektifitasnya.
Jadi, informasi adalah hasil dari pengolahan data yang diperoleh setelah memproses data dan menyusun data-data kedalam bentuk yang sedemikian rupa sehingga mempunyai arti, sehingga dapat digunakan sebagai bahan dalam mengambil keputusan.
3.3 Pengertian Sistem Informasi
timbal balik dengan 2 (dua) elemen, yaitu kontrol dari kinerja sistem dan sumber-sumber penyimpanan data. Input yang akan diproses berupa data, baik karakter-karakter huruf maupun berupa numerik. Saat ini data bisa berupa suara atau audio maupun gambar atau video. Data ini diproses dengan metode-metode tertentu dan akan menghasilkan output yang berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan atau report maupun solusi dari proses yang telah dijalankan.
Gambar 3.1 Proses Sistem Informasi (Sumber: Herlambang dan Tanuwijaya, 2005: 46)
3.4 Pengertian Gaji
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka juga sebagai motivator dalam bekerja. Mulyadi (2001: 373) menyatakan bahwa:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan
umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan. Upah umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana
(buruh) dan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah
Control of Sistem Performance
Input of
Data Resources
Processing Data
Output of Information
Products
satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan sehingga pembayaran tidak tetap
perbulan.
Dari pengertian gaji dan upah tersebut, dapat dikatakan bahwa gaji adalah pembayaran kepada karyawan atas jasanya, yang jumlahnya seragam satu periode ke periode lain, dan tidak tergantung pada jumlah jam kerja. Sedangkan upah adalah pembayaran kepada pelaksanan (buruh), jumlahnya tidak seragam dari satu periode ke periode lain, dan tergantung pada hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
3.5 Pengertian Sistem Informasi Penggajian
Sistem Informasi Penggajian adalah merupakan bagian dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) yang merupakan subsistem dari Sistem Informasi Manajemen (SIM). SISDM bertujuan untuk menyediakan fasilitas perekaman, mengolah dan menangani database kepegawaian dan proses penggajian karyawan secara otomatis sehingga dapat memberikan informasi dalam bentuk laporan daftar dan rekaptulasi yang dibutuhkan oleh pihak manajerial secara cepat, akurat dan selalu mutakhir mengenai kondisi kepegawaian penggajiannya.
Mulyadi (2001: 391) menyatakan bahwa “Sistem penggajian yang
merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang
bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan
bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja ataupun jumlah produk
yang dihasilkan”.
perusahaan terjalin dengan rapi dan terkoordinasi sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan.
Sistem informasi pengolahan data penggajian merupakan sistem informasi yang mempunyai peranan penting dalam perusahaan. Sistem penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian pegawai, mamantau atau mengawasi, mengembangkan serta mengendalikan gaji pegawai.
Apabila sistem pengolahan data penggajian tidak disertai dengan pengendalian yang baik maka akan terbuka peluang-peluang yang dapat merugikan perusahaan, seperti kolusi para karyawan yang saling menitipkan kartu kehadiran untuk menghindari keterlambatan, pembayaran gaji kepada karyawan yang fiktif, dan lain sebagainya. Suatu sistem informasi penggajian yang baik adalah jika di dalamnya terdapat unsur-unsur sistem informasi penggajian seperti adanya tujuan, masukan, keluaran, penyimpanan data, pengolahan, instruksi dan prosedur, pengguna, pengendalian dan pengukuran keamanan, sehingga dapat menunjang keefektifan pengendalian internal penggajian yaitu: (1) Lingkungan pengendalian, (2) Penetapan resiko, (3) Aktifitas pengendalian, (4) Informasi dan komunikasi, (5) Pemantauan.
Sistem informasi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Penerapan sistem penggajian ini harus dapat menjamin:
3.6 Pengertian Karyawan Outsourcing
Karyawan adalah sesorang yang ditugaskan sebagai pekerja dari sebuah perusahaan untuk melakukan operasional perusahaan dan dia bekerja untuk digaji.
Outsourcing atau alih daya adalah merupakan proses pemindahan
tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu.
Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan bisa hanya mencakup tenaga kerja
pada proses pendukung (non-core business unit) atau secara praktek semua lini kerja bisa dialihkan sebagai unit outsourcing.
Karyawan Outsourcing ada 2 macam, yaitu: 1. Karyawan Outsourcing Borongan
Karyawan outsourcing boronganadalah karyawan yang bekerja pada suatu perusahaan (misal: perusahaan A), dimana sebenarnya dia bukanlah karyawan dari perusahaan tersebut (perusahaan A). Tapi dia merupakan karyawan dari perusahaan lain (misal: perusahaan B), yang menjadi supplier karyawan oleh suatu perusahaan yang menjadi pengguna jasan (perusahaan A), untuk mengerjakan suatu pekerjaan khusus/ tertentu, untuk waktu tertentu. Status karyawan tersebut di perusahaan B adalah karyawan kontrak, yang dikontrak untuk waktu tertentu.
namun per jenis pekerjaan) ke perusahaan user (perusahaan A), untuk suatu pekerjaan khusus tertentu, untuk waktu tertentu, misal untuk call center, pertamanan, security, IT, office boy/ girl, dan sebagainya.
2. Karyawan outsourcing perorangan
Karyawan outsourcing peroranganadalah karyawan yang bekerja pada suatu perusahaan (perusahaan A), dimana sebenarnya bukanlah karyawan tetap dari perusahaan tersebut (perusahaan A), namun dikontrak oleh perusahaan A, untuk mengerjakan suatu pekerjaan khusus tertentu, untuk waktu tertentu, misal: untuk suatu project tertentu, dan sebagainya. 3.7 SWEBOK
SWEBOK (Software Engineering Body of Knowledge) merupakan standar pemahaman yang harus dipelajari dalam pembahasan Rekayasa Perangkat Lunak. SWEBOK menggambarkan pengetahuan secara umum tentang rekayasa perangkat lunak yang dibagi ke dalam 10 knowledges areas.
3.7.1 Software Requirement 3.7.1.1Requirements Elicitation
Dilakukan dengan cara pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan mendokumentasikan persyaratan yang dikumpulkan dari stakeholder yang berkepentingan.
3.7.1.2Analysis Requirements
3.7.1.3Requirements Specification
Membuat spesifikasi sistem dan spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan untuk pendokumentasian persyaratan yang akan digunakan pada desain perangkat lunak lebih lanjut untuk pemeliharaan.
3.7.1.4Requirements Verification and Validation
Menggunakan pemodelan, review, prototyping dan pengujian produk akhir untuk memverifikasi dan memvalidasi koreksi persyaratan.
3.7.2 Software Design 3.7.2.1System Flow
Sistem Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat Sistem Flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada.
Terdapat beberapa simbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, simbol-simbol Sistem Flow tersebut dapat dilihat pada tabel 3.1 di bawah ini:
Tabel 3.1 Simbol-Simbol System Flow
Simbol Keterangan/ Fungsi
Terminator
Simbol Keterangan/ Fungsi Manual Operation
Menggambarkan sebuah proses kerja yang dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses manual).
Document
Document merupakan simbol dari dokumen yang
berupa kertas laporan, surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik.
Process
Merupakan sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi.
Database
Database digunakan sebagai media penyimpanan
data yang bersifat komputerisasi. Decision
Merupakan operator logika digunakan sebagai penentu keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar atau salah.
Manual Input
Simbol Keterangan/ Fungsi Off-line Storage
Merupakan media penyimpanan dokumen secara manual (arsip).
On-page Reference
Merupakan simbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada letaknya terlalu jauh.
Off-page Reference
Simbol ini digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkanke halaman yang berbeda.
3.7.2.2Pengertian Data Flow Diagram
Menurut Jogiyanto (2001) Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggunakan nilai-nilai/ symbol-simbol untuk menggambarkan arus dari data sistem. Keuntungan menggunakan data flow diagram adalah memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang computer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.
Simbol-simbol yang digunakan dalam mendeskripsikan DFD dapat dilihat pada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Simbol-Simbol Data Flow Diagram
Simbol Keterangan/ Fungsi
External entity, merupakan kesatuan dilingkungan
luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
Proses, kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
File, simpan yang dapat berupa database di sistem
komputer, penyimpanan merupakan suatu gambaran media yang digunakan untuk penyimpanan.
3.7.2.3Pengertian Entity Relationship Diagram
Rahmad (2005) menyatakan bahwa Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada 3 (tiga) simbol yang digunakan, yaitu:
a. Entity
Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat
dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
b. Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
c. Hubungan/ Relasi
Menurut Marlinda (2004), hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Ada 3 (tiga) bentuk relasi antar entitas, yaitu:
1. One to One (satu ke satu)
Yaitu ketika dari record pada satu tabel berhubungan dengan satu record pada tabel yang lain.
Yaitu ketika satu record pada satu tabel berhubugan dengan banyak record pada tabel yang lain.
3. Many to Many (banyak ke banyak)
Yaitu ketika satu record pada satu tabel berhubugan dengan banyak record pada tabel yang lain.
3.7.2.4Pengertian Desain Input
Desain input (masukan) merupakan awal dari mulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi pada kejadian-kejadian yang dilakukan oleh suatu organisasi. Data yang diimplementasikan merupaka proses awal untuk sistem informasi. Hasil sistem informasi tidak lepas dari data yang telah diimplementasikan.
3.7.2.5Pengertian Desain Output
Desain output (keluaran) merupakan produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah output ini kadang-kadang membingungkan, karena output terdiri dari bermacam-macam jenis. Output dapat berupa hasil di media keras (seperti kertas, microfilm) atau hasil dari media lunak (berupa tampilan di layer
video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari proses yang akan digunakan
oleh proses lain dan tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu, namun yang menjadi output disini adalah hasil dari sistem dari data yang telah diinput dan diproses.
3.7.3 Software Construction
ini adalah perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sistem informasi penggajian karyawan outsourcing.
3.7.3.1PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP adalah bahasa server-site scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Maksud dari server-side scripting adalah sintaks dan perintah-perintah yang yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada halaman HTML. Pembuatan aplikasi penggajian ini merupakan kombinasi antara PHP sendiri sebagai bahasa pemrograman dengan HTML sebagai pembangun halaman web.
3.7.3.2MySQL
MySQL (My Struchture Query Language) adalah sebuah program pembuat database yang bersifat open source, artinya siapa saja boleh menggunakannya dan tidak dicekal. MySQL juga merupakan program pengakses
database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi
Multi-User (Banyak Pengguna). Saat ini database MySQL telah digunakan oleh hampir
semua programmer database, terutama dalam pemrograman web. 3.7.3.3HTML 5
teknologi HTML agar mendukung teknologi multimedia terbaru, mudah dibaca oleh manusia dan juga mudah dimengerti oleh mesin.
3.7.3.4AJAX (Ansynchronous Javascript and XML)
Ajax merupakan sutu teknik metode pengambil data dari server menggunakan sebuah fungsi dalam Javascript, yaitu XMLHttpRequest (XHR). 3.7.3.5XAMPP
28
Penelitian adalah suatu proses untuk mencari suatu hal secara sistematis dalam kurun waktu tertentu. Agar memperoleh hasil penelitian yang baik dan menyeluruh terhadap permasalahan yang diambil, maka diperlukan suatu sistematika penelitian yang berurutan dengan tahapan-tahapan yang dapat memudahkan kegiatan penelitian. Berikut ini adalah urutan langkah-langkah penelitian, dapat dilihat pada Gambar 4.1.
4.1 Identifikasi Permasalahan
Dari seluruh data yang telah terkumpul, dapat ditemukan masalah yang ada pada PT. Multi Dimensi Persona adalah dalam hal proses perhitungan gaji karyawan outsourcing dan pengumpulan data kehadiran yang sering kali terlambat dari dari bagian supervisor. Selain itu waktu yang diperlukan bagian administrasi untuk mengerjakan perhitungan gaji satu perusahaan outsource membutuhkan waktu yang cukup lama. Sehingga mengakibatkan keterlambatan pembagian gaji.
Dengan permasalahan demikian tujuan dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah terciptanya suatu perangkat lunak sebagai alat bantu PT. Multi Dimensi Persona dalam proses perhitungan gaji karyawan outsourcing.
4.1.1 Pengumpulan Data
Pada tahap ini akan dilakukan pencarian dan pengumpulan data-data yang berkenaan dengan penggajian karyawan outsourcing, seperti data karyawan, data kehadiran karyawan per hari, rumus pehitungan gaji dan komponen-komponen yang digunakan dalam perhitungan gaji, serta seluruh informasi yang dibutuhkan untuk pengerjaan kerja praktek. Pengumpulan data dilakukan dengan proses wawancara dan observasi lapangan.
4.1.1.1Wawancara
Wawancara dengan Kepala Cabang PT. Multi Dimensi Persona. Wawancara ini bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada di PT. Multi Dimensi Persona. Daftar wawancara dapat dilihat pada halaman lampiran 9. 4.1.1.2Observasi Data
Persona membutuhkan sistem informasi berbasis komputer untuk membantu proses perhitungan gaji karyawan outsourcing. Data-data yang dibutuhkan untuk melakukan proses perhitungan gaji adalah sebagai berikut:
1. Data Karyawan 2. Data Perusahaan
3. Data Kehadiran Karyawan 4. Data Lembur Karyawan
5. Data Workjob (kesespakatan antara perusahaan klien dengan PT. Multi Dimensi Persona)
4.1.2 Analisa Permasalahan
Analisa permasalahan merupakan suatu teknik untuk menganalisa masalah apa yang terjadi pada PT. Multi Dimensi Persona. Sehingga dapat menerapkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Cara yang digunakan untuk menganalisa permasalahan adalah Analisa Proses Bisnis.
4.1.2.1Analisa Proses Bisnis
Analisa Proses Bisnis ditujukan untuk mengidentifikasi kemungkinan perubahan yang terdapat dalam proses bisnis yang ada. Perubahan dapat ditujukan untuk menghilangkan redundancy serta untuk meningkatkan efisiensi serta service dari sistem sehingga dapat memberikan keuntungan atau kemudahan bagi setiap
stakeholder yang terlibat.
Berikut ini adalah 2 (dua) cara yang digunakan dalam Analisa Proses Bisnis yaitu dengan menggunakan Information Flow Diagram (IFD) dan analisa
A. Information Flow Diagram (IFD)
Dalam menganalisa proses jalur sistem yang ada, akan digunakan penjabaran melalui IFD (Information Flow Diagram) yang dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Gambar 4. Information Flow Diagram
Proses bisnis pada Sistem Informasi Penggajian Karyawan Outsourcing pada saat ini adalah sebagai berikut:
1. Staff Supervisor melakukan penyalinan kehadiran harian karyawan menjadi sebuah informasi kehadiran karyawan per hari, yang selanjutnya akan diberikan kepada Kepala Supervisor.
2. Kepala Supervisor merekap kehadiran karyawan bulanan yang selanjutnya akan diberikan kepada administrasi untuk proses perhitungan gaji.
3. Administrasi melakukan perhitungan gaji sesuai dengan kesepakatan kontrak kerja antara perusahaan klien dan PT. Multi Dimensi Persona
4. Administrasi membuat slip gaji beserta laporan penggajian yang kemudian diserahkan kepada Kepala Supervisor.
Dari proses bisnis yeng telah dijabarkan di atas, maka hasil dari analisa proses bisnis yang memperngaruhi kualitas informasi yang akan disampaikan. Kualitas informasi tersebut meliputi: Accurate, Timeliness, dan Relevance. Berikut ini adalah beberapa analisa proses bisnis berdasarkan kualitas informasi yang disampaikan:
- Akurat (Accurate)
1. Adanya kesalahan dalam penyampaian data.
Penyampaian data kehadiran karyawan per hari dari staff supervisor ke kepala supervisor sering kali terjadi kesalahan karena informasi tersebut disampaikan menggunakan alat komunikasi dua arah (telepon, ponsel).
2. Adanya kesalahan dalam perhitungan gaji.
Proses perhitungan gaji yang dilakukan oleh administrasi dilakukan dengan menggunakan tool Microsoft Excel. Hal tersebut mebutuhkan waktu yang cukup lama, selain itu dengan proses tersebut sangat mungkin terjadi kesalahan input ataupun menghasilkan perhitungan yang kurang valid.
- Tepat Waktu (Timeliness)
1. Keterlambatan dalam penyampaian informasi.
2. Keterlambatan dalam memperbarui data dan informasi.
Karena proses yang dilakukan belum tersistem, sehingga proses untuk mengupdate data dan informasi mengalami kesulitan.
- Relevan (Relevance)
1. Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Menghasilkan informasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan Informasi yang dibutuhkan. Kebutuhan informasi untuk kepala supervisor, administrasi, dan kepala cabang berbeda antara satu dengan yang lain, sehingga informasi yang dihasilkan tersebut dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.
B. System Flow Lama
Setelah mengumpulkan data yang tersedia dan menganalisa kebutuhan pada perusaahaan, dapat dirancang System Flow untuk menyelesaikan permasalahan. System flow ini menunjukkan bagaimana data mengalir dan apa keputusan dibuat untuk mengontrol acara ini. Simbol yang mengandung arti tambahan keputusan, proses, input dan output dan aliran data yang paling penting dari sebuah sistem elemen diagram alur. Ini diagram alur data yang berbeda karena mereka menunjukkan keputusan, yang lebih rinci. Berikut ini adalah gambaran sistem pada PT. Multi Dimensi Persona yang sedang berjalan saat ini.
1. System Flow Pencatatan Kehadiran Karyawan Outsourcing
Supervisor. System Flow Kehadiran Karyawan Outsourcing dapat dilihat pada Gambar 4.3.
System Flow Proses Pencatatan Kehadiran Karyawan Outsourcing
Kepala Divisi Outsourcing
Gambar 4. System Flow Pencatatan Kehadiran Karyawan
Pencatatan Kehadiran Karyawan
Tujuan - Mendapatkan data kehadiran karyawan
- Menghasilkan Laporan Kehadiran Karyawan Bulanan Masukan Data Kehadiran (harian)
Proses - Salin kehadiran (harian)
2. System Flow Pencatatan Kehadiran Lembur Karyawan
Pada system flow ini hampir sama dengan pencatatan kehdiran di atas, akan tetepi pada system flow ini yang dicatat hanyalah karyawan yang masuk di luar jam kerja yang telah ditentukan. Terdapat 4 (empat) orang pelaku yang memiliki tugas/ peran masing-masing. Staff Supervisor bertugas untuk melakukan pencatatatan kehadiran lembur, Kepala Supervisor bertugas mengolah data kehadiran lembur karyawan. Sedangkan untuk Administrasi dan Kepala Divisi
Outsourcing pada system flow ini hanyalah menerima laporan kehadiran lembur
yang telah disusun oleh Kepala Supervisor. System Flow Kehadiran Karyawan
Outsourcing dapat dilihat pada Gambar 4.4.
System Flow Proses Pencatatan Kehadiran Lembur Karyawan Outsourcing
Kepala Divisi Outsourcing (harian) untuk PT.
MDP Lembur Karyawan 1
Bulan
2
Gambar 4. System Flow Kehadiran Karyawan Lembur
Pencatatan Kehadiran Lembur Karyawan
Tujuan - Mendapatkan data kehadiran karyawan yang Lembur
(bulan)
Masukan Data Kehadiran lembur (harian) Proses - Salin kehadiran lembur (harian)
- Membuat rekap kehadiran lembur (bulanan)
Keluaran Laporan Kehadiran Lembur Karyawan 1 bulan Pemeran Staff Supervisor, Kepala Supervisor
3. System Flow Penggajian Karyawan
Pada System Flow ini, Administrasi memiliki peran terbesar untuk melakukan perhitunga gaji karyawan. Perhitungan gaji tersebut memiliki aturan-aturan perhitungan yang telah disepakati oleh PT. Multi Dimensi Persona dan perusahaan klien. System flow penggajian karyawan dapat dilihat pada Gambar 4.5.
System Flow Penggajian Karyawan Outsourcing
Kepala Divisi Outsourcing Administrasi
Mulai
Melakukan Perhitungan Gaji berdasarkan Kontrak Kerja dgn Perusahaan Klien
Membuat Invoice & Slip Gaji Kkaryawan
Invoice
N N
Selesai Slip Gaji Karyawan
Slip Gaji Karyawan InvoiceInvoice Invoice
Kontrak kerja 1
2
Penggajian Karyawan Tujuan - Menghitung Gaji Karyawan Masukan - Laporan kehadiran danlam 1 bulan
- Laporan kehadiran lembur karyawan dalam 1 bulan
- Aturan kesepakatan antara PT. Multi Dimensi Persona dan perusahaan klien (work job).
Proses - Melakukan perhitungan gaji berdasarkan work job. - Membuat invoice dan slip gaji karyawan.
Keluaran Invoice, Slip gaji karyawan
Pemeran Administrasi
4.2 Solusi Permasalahan 4.2.1 Studi Literatur
Studi literatur adalah mencari referensi teori yang relevan dengan kasus atau permasalahan yang ditemukan. Referensi tersebut berisikan tentang:
- Pengertian Sistem Informasi Penggajian
- Desain Perangkat Lunak (Software)
- Pengembangan Kebutuhan Rekayasa Perangkat Lunak
Referensi tersebut dapat dicari dari buku, jurnal, artikel laporan penelitian, dan situs di internet. Output dari studi literatur ini adalah terkorelasinya referensi yang relefan dengan perumusan masalah.
Berikut adalah referensi literatur yang digunakan sebagai panduan dasar pengerjaan proyek ini:
- Sistem Akuntansi
- Analisis dan Desain Sistem Informasi
- Software Engeneering Body of Knowledge (SWEBOK)
4.2.2 Pengembangan Aplikasi 4.2.2.1Software Requirement
A. Requirement Elicitation
Melakukan identifikasi kebutuhan dengan melakukan wawancara dengan beberapa staff yang berperan dalam pembangunan sistem ini. Staff tersebut yaitu: Kepala Supervisor dan Administrasi. Wawancara yang penulis lakukan untuk menggali informasi yang dibutuhkan dapat dilihat pada lampiran 13 dan 14.
B. Requirement Analysis
Dari analisa yang telah dilakukan terhadap proses bisnis yang lama, maka telah berhasil dikumpulkan beberapa requirement penting yang dibutuhkan untuk merancang proses bisnis sistem yang baru. Adapun
requirement tersebut adalah:
1. Data karyawan dapat ditambah dan dimutakhirkan.
2. Sistem menyediakan perubahan status karyawan aktif atau tidak aktif. 3. Kepala Supervisor dapat memasukkan dan memutakhirkan data kehadiran
karyawan (diasumsikan data kehadiran tersebut didapat dari staff supervisor yang menyerahkan data tersebut setiap hari).
5. Sistem mampu menghitung rekapitulasi gaji karyawan per periode secara otomatis.
6. Administrasi dapat mencetak slip gaji/ laporan penggajian untuk masing-masing karyawan.
C. Requirement Specification
Pada Requirement Specification ini akan dibahas beberapa kebutuhan spesifikasi yang terdiri dari keterkaitan kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional dari optimalisasi yang akan dibangun sesuai dengan hasil dari proses analisis terhadap kebutuhan yang telah dilakukan. Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang berhubungan langsung dengan fungsi dari optimalisasi ini. Sedangkan kebutuhan non-fungsional adalah kebutuhan yang tidak secara langsung berhubungan dengan fungsi utama tetapi masih dalam tahap optimalisasi. Keterkaitan fungsional dan non-fungsional dapat dilihat pada Tabel 4.1.
Kebetuhan non-fungsional dapat menghasilkan suatu software yang berkualitas. Kualitas dapat dinilai melalui ukuran-ukuran dan metode-metode tertentu, serta melalui pengujian-pengujian software. Salah satu tolak ukur kualitas perangkat lunak adalah ISO 9126, yang dibuat oleh International
Organization for Standardization (ISO) dan International Electrotechnical
Commission (IEC). ISO 9126 mendefinisikan kualitas produk perangkat lunak,
Dalam ISO 9126 menetapkan 6 karakteristik kualitas yaitu:
1. Functionality: Kemampuan software untuk menjalankan fungsinya sesuai
dengan kebutuhan sistem.
2. Reliability: Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan
fungsinya ketika digunakan.
3. Usability: Kemampuan software untuk mudah dimengerti, dipelajari,
digunakan dan disukai pengguna.
4. Efficiency: Kemampuan software untuk menampilkan performa relative
terhadap pengguna sumber daya.
5. Maintainability: Kemampuan software untuk dimodifikasi (koreksi, adaptasi,
perbaikan).
6. Portability: Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke
lingkungan lain.
Tabel 4. Keterkaitan Fungsional dan Non-Fungsional Sistem
Aktor Fungsional Non-Fungsional
Kepala Supervisor
1. Pencatatan kehadiran karyawan
a. Functionality
b. Usability
c. Efficiency
Administrasi
1. Cek validasi kehadiran karyawan (approval)
a. Functionality
b. Usability
c. Efficiency
2. Perhitungan gaji a. Functionality
b. Reliability
Aktor Fungsional Non-Fungsional
d. Efficiency
e. Maintainability
Administrasi
3. Work job a. Functionality
b. Usability
c. Efficiency
d. Maintainability
4. Kontrak Kerja Karyawan a. Functionality
a. Usability
b. Efficiency
c. Maintainability
5. Pencatatan profil karyawan a. Functionality
b. Usability
c. Efficiency
d. Maintainability
6. Pencatatan profil perusahaan a. Functionality
b. Usability
c. Efficiency
d. Maintainability
D. Requirement Verification and Validation
kriteria-kriteria yang diharapkan. Yaitu: Lengkap, konsisten dan sesuai dengan
requirement analysis.
4.2.2.2Software Design
Tahap software design secara umum dilakukan setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan dan hasil analisa disetujui oleh stakeholder. Software
design secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi
yang akan didesain secara rinci. Software design tersebut meliputi System Flow Terkomputerisasi, Data Flow Diagram (DFD), ERD Conceptual Data Model (CDM), ERD Physical Data Model (PDM), struktur tabel, serta desain Input/
Output.
A. System Flow
System flow ini akan menggambarkan sistem yang nantinya
dikomputrisasikan. Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai alur sistem yang akan dibuat pada PT. Multi Dimensi Persona. Berikut ini adalah System Flow Pencatatan Kehadiran dan Perhitungan Gaji Karyawan
System Flow Pencatatan Kehadiran & Perhitungan Gaji
Sistem Administrasi
Kepala Supervisor
Input Kehadiran karyawan & Lembur
Karyawan
Update tabel Kehadiran harian dan Kehadiran
Lembur
Buat Laporan Penggajian (laporan penggajian,
invoive,slip gaji)
Perhitungan gaji
Work job Karyawan Kehadiran Karyawan Lembur
Gaji
Gambar 4. System Flow Pencatatan Kehadiran dan Perhitungan Gaji Karyawan
B. Fungsional
1. Fungsional Pencatatan Kehadiran Karyawan
Pencatatan Kehadiran Karyawan
Kepala Supervisor
Mulai
Input kehadiran & lembur karyawan
Kehadiran Karyawan
Karyawan
simpan kehadiran dan lembur
Selesai
Lembur Data Kehadiran
Data lembur Karyawan
Gambar 4. Fungsional Pencatatan Kehadiran Karyawan
Pencatatan Kehadiran Karyawan
Tujuan - Mencatat data kehadiran dan kehadiran lembur karyawan. Masukan - Data kehadiran dan kehadiran lembur karyawan
- Data karyawan
Proses - Simpan kehadiran Keluaran - Kehadiran Karyawan
- Kehadiran lembur karyawan Pemeran Kepala Supervisor
2. Fungsional Cek Validasi Kehadiran Karyawan
tanda bahwa data tersebut telah valid, yang disimpan dalam database Kehadiran dan lembur. Selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 4.8.
Cek Validasi Kehadiran Karyawan Administrasi
Mulai
Tanggal Kehadiran dan lembur yg akan divalidasi
Cek Validasi Kehadiran &Lembur Karyawan
Sudah di validasi ? Kehadiran
Gambar 4. Fungsional Cek Validasi Kehadiran
Cek Validasi Kehadiran Tujuan - Mengecek kesesuaian data kehadiran Masukan - Periode Kehadiran (bulan)
- Data kehadiran
- Data kehadiran lembur - Validasi Kehadiran
Proses - Cek validasi kehadiran dan lembur karyawan - Proses validasi
3. Fungsional Perhitungan Gaji
Menjelaskan alur sistem tentang proses perhitungan gaji yang dilakukan oleh Administrasi. Mulai dari mengecek kehadiran dan lembur karyawan, sampai dengan proses perhitungan upah lembur dan proses perhitungan Gaji yang disimpan dalam database Gaji. Selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 4.9.
Perhitungan Gaji
Administrasi
Mulai
Kehadiran Karyawan
Lembur
Cek Kehadiran & Lembur Karyawan Periode (bulan) yg
akan di cetak
Gambar 4. Fungsional Perhitungan Gaji
Perhitungan Gaji Tujuan - Menghitung gaji karyawan Masukan - Periode (bulan)
- Data kehadiran
- Work job
Proses - Cek kehadiran dan lembur karyawan - Proses perhitungan upah lembur - Proses perhitungan gaji
- Simpan perhitungan gaji Keluaran - Slip gaji
- Invoice
- Rekap slip gaji - Rekap invoice - Laporan penggajian Pemeran Administrasi
4. Fungsional Work Job
Workjob adalah Perjanjian kerjasama antara PT. Multi Dimensi Persona
Work Job
Administrasi
Perjanjian kerjasama pihak perusahaan pengguna
jasa dengan PT. MDP Perusahaan
Mulai
Perjanjian kerjasama (workjob) antara perusahaan dan PT. MDP
Selesai
Work job
Gambar 4. Work Job
Work Job
Tujuan - Membuat perjanjian kerjasama antara PT. Multi Dimensi Persona dengan Perusahaan Klien
Masukan - Perjanjian kerjasama - Data Perusahaan
Proses - Pembuatan perjanjian kerjasama dengan perusahaan klien Keluaran - Work Job
Pemeran Administrasi
5. Fungsional Kontrak Kerja Karyawan
Fungsional Kontrak Kerja Karyawan menggambarkan proses pembuatan kontrak kerja yang dilakukan PT. Multi Dimensi Persona dengan karyawan
outsourcing yang baru ataupun yang akan memperbarui kontrak. Kontrak kerja
Data yang dibutuhkan yaitu data karyawan dan workjob, selanjutnya kontrak kerja tersebut akan tersimpan di dalam database kontrak kerja. Dapat dilihat pada Gambar 4.11.
Kontrak Kerja Karyawan
Administrasi
Karyawan Kontrak kerja
Selesai
Work job Penempatan
(pembuatan kontrak kerja karyawan) Nama karyawan yg akan di
tempatkan ke perusahaan Mulai
Gambar 4. Fungsional Kontrak Kerja Karyawan
Kontrak Kerja Karyawan
Tujuan - Membuat kontrak kerja antara karyawan outsourcing dengan PT. Multi Dimensi Persona
Masukan - Work Job - Data karyawan
Proses - Pembuatan kontrak kerja Keluaran - Kontrak Kerja
6. Fungsional Pencatatan Profil Karyawan
Fungsional Pencatatan Profil Karyawan menggambarkan proses menginputkan data karyawan, fungsional dapat dilihat pada Gambar 4.12.
Pencatatan Profil Karyawan
Administrasi
Simpan nama
karyawan karyawan
Mulai
Selesai kota
Nama karyawan outsourcing
Gambar 4. Fungsional Pencatatan Profil Karyawan
Pencatatan Profil Karyawan
Tujuan - Menginputkan profil karyawan yang bekerja sebagai karyawan outsourcing di PT. Multi Dimensi Persona
Masukan - Nama karyawan outsourcing - Kota
Proses - Simpan nama karyawan Keluaran - Database karyawan
Pemeran Administrasi
7. Fungsional Pencatatan Profil Perusahaan
Pencatatan Profil Perusahaan
Administrasi
Perusahaan Simpan Perusahaan
Mulai
Perusahaan yang bekerja sama
Selesai
Gambar 4. Fungsional Pencatatan Profil Perusahaan
Pencatatan Profil Perusahaan
Tujuan - Menginputkan profil perusahaan yang bekerjasama dengan PT. Multi Dimensi Persona
Masukan - Nama perusahaan Proses - Simpan perusahaan Keluaran - Database perusahaan
Pemeran Administrasi
C. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu alat yang digunakan untuk
(Kendall dan Kendall, 2003). Pada DFD terdapat beberapa tingkatan, biasanya disebut dengan level yang mulai dari level 0, level 1 dan seterusnya.
1. Context Diagram
Context diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan aliran dari
data tersebut. Pada sistem ini, melibatkan dua external entity yaitu Kepala Supervisor dan Administrasi. Aliran data yang keluar dari masing-masing external
entity mempunyai arti bahwa data tersebut berasal dari external entity tersebut.
Sedangkan aliran data yang masuk mempunyai arti informasi data ditujukan untuk
external entity tersebut. Gambaran lebih detail dari setiap proses yang terdapat
pada Sistem Informasi Penggajian Karyawan Outsourcing, yang dapat dilihat pada Gambar 4.14.
validasi lembur karyawan validasi data kehadiran karyawan Data lembur karyawan yg belum di validasi
Data kehadiran yg belum di validasi
Rekap kehadiran karyawan
Informasi Karyawan yg sedang Berkerja Reakp Invoice
Sistem Informasi Pengg ajian Karyawan Outsourcing PT Multi Dimensi Persona
+
Kepala Supervisor
Administrasi
2. DFD Level 0
Gambar 4.15 adalah merupakan DFD Level 0 dari Sistem Informasi Penggajian Karyawan Outsourcing.
Data Lembur Sudah Validasi Data Lembur Belum Validasi
Data kehadiran Sudah validasi Data kehadiran belum validasi
[validasi data kehadiran karyawan]
[Rekap kehadiran karyawan]
[validasi lembur karyawan] [Data kehadiran yg belum di validasi]
[Data lembur karyawan yg belum di validasi]
[Invoice]
[Rekap lembur Karyawan]
[Slip gaji]
Informasi Work job Informasi Kontrak kerja
Data Kontrak kerja Dengan Perusahaan Data Lembur Sudah di validasi
Data gaji
Data Perusahaan Data Perusahaan
Data Karyawan
Data Kontrak kerja Dengan Perusahaan Data Kontrak kerja Dengan Perusahaan
Data Kontrak Kerja Karyawan
Data Kontrak kerja Karyawan
Data Kontrak kerja Karyawan
Data Karyawan Data Lembur Belum validasi
Data Kehadiran KAryawan sudah validasi Data Kehadiran Karyawan belum validasi
[WorkJob]
[Kontrakkerja Karyawan]
[Daftar Perusahaan] [Daftar Karyawan]
[Informasi Karyawan yg sedang Berkerja]
3. DFD Level 1
1. Pencatatan Kehadiran
Gambar 4.16 adalah DFD Level 1 Pencatatan Kehadiran Karyawan.
[Rekap lembur Karyawan] [Rekap kehadiran karyawan]
[Data lembur karyawan yg belum di validasi] [validasi data kehadiran karyawan]
[Data Lembur Sudah Validasi] [Data kehadiran yg belum di validasi]
[Data Lembur Belum Validasi] [Data kehadiran Sudah validasi]
[validasi lembur karyawan] [Data kehadiran belum validasi]
Data Kontrak kerja Karyawan
[Data Lembur Karyawan]
[Data Kontrak kerja Karyawan]
[Data Lembur Belum validasi] [Data Kehadiran Karyawan belum validasi]
[Data Kehadiran Karyawan]
Gambar 4. DFD Level 1 Pencatatan Kehadiran
2. Perhitungan Gaji
DFD Level 1 Perhitungan Gaji Karyawan, dapat dilihat pada Gambar 4.17.
[Invoice] [Slip gaji] Akumulas i jam Kehadiran
Akumulas i jam lembur
[Rakap Slip Gaji] [Data Kontrak kerja Deng an Perusahaan]
[Data Kontrak Kerja Karyawan] [Data Kehadiran KAryawan s udah validasi]
[Reakp Invoic e]
[Data Lembur Sudah di validas i]
[Data gaji]
3. Maintenance Data
DFD Level 1 Maintenance Data, dapat dilihat pada Gambar 4.18.
[Informasi Kontrak kerja]
[Informasi Work job]
[Data Kontrak kerja Deng an Perusahaan] [Data Perusahaan]
[Informasi Karyawan yg sedang Berkerja]
[Data Kontrak kerja Deng an Perusahaan] [Data Kontrak kerja Karyawan]
[Daftar Perusahaan]
Mainteance data work job
Gambar 4. DFD Level 1 Maintenance Data
D. Entity Relational Diagram (ERD)
Entity Relational Diagram (ERD) menggambarkan hubungan data dari
tabel satu ke tabel yang lain. Berikut ini adalah Entity Relational Diagram (ERD) dari Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Karyawan Outsourcing PT. Multi Dimensi Persona.
1. Conceptual Data Model (CDM)
tiap entity, dalam pembuatannya dapat ditentukan primary key dan juga foreign
key. CDM dari sistem ini dapat dilihat pada Gambar 4.19.
MEMPUNYAI
2. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah merupakan generate dari Conceptual
Data Model (PDM). PDM dari sistem ini dapat dilihat pada Gambar 4.20.
ID_KARYAWA_ = ID_KARYAWA_ ID_KARYAWA_ = ID_KARYAWA_
ID_JABATA_ = ID_JABATA_
ID_KOTA = ID_KOTA ID_DIVISI = ID_DIVISI
ID_PROVI_SI = ID_PROVI_SI
ID_KOTA = ID_KOTA
ID_JOB = ID_JOB
ID_JABATA_ = ID_JABATA_
ID_KARYAWA_ = ID_KARYAWA_
E. Struktur Tabel
Dalam merancang struktur tabel yang perlu diperhatikan meliputi nama tabel, atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key dan sebagainya. Berikut rancangan tabel-tabel yang ada:
1. Tabel Profil
Nama Tabel : Profil
Primary Key : ID_KARYAWAN
Foreign Key : ID_JABATAN, ID_KOTA Fungsi : Menyimpan profil karyawan
Tabel 4. Tabel Profil
2. Tabel Perusahaan
Nama Tabel : Perusahaan Primary Key : NIP
Foreign Key : ID_KOTA
Tabel 4. Tabel Perusahaan
3. Tabel Catatan Kehadiran
Nama Tabel : Pencatatan Kehadiran Primary Key : ID_KEHADIRAN Foreign Key : ID_KARYAWAN
Fungsi : Menyimpan daftar kehadiran karyawan
4. Tabel Lembur
Nama Tabel : Lembur Primary Key : ID_LEMBUR Foreign Key : ID_KARYAWAN
Fungsi : Menyimpan daftar kehadiran lembur karyawan
Tabel 4. Tabel Lembur
5. Tabel Penggajian
Nama Tabel : Penggajian Primary Key : NO_SLIP
Tabel 4. Tabel Penggajian
6. Tabel Divisi
Nama Tabel : Divisi Primary Key : ID_DIVISI Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan daftar divisi
2
7. Tabel Jabatan
Nama Tabel : Jabatan
Primary Key : ID_JABATAN Foreign Key : ID_DIVISI
Fungsi : Menyimpan daftar jabatan
Tabel 4. Tabel Jabatan No Nama Field Tipe
integer FK Divisi ID_DIVIS
I
Fungsi : Menyimpan data workjob (kerjasama antara PT. MDP dan perusahaan klien)
FK Jabatan ID_JAB ATAN
null
9. Tabel Kontrak Kerja
Foreign Key : ID_KARYAWAN, ID_JOB
Fungsi : Menyimpan data kontrak (antara PT. MDP dan karyawan outsourcing)
Tabel 4. Tabel Kontrak Kerja No Nama Field Tipe
10.Tabel Provinsi
Nama Tabel : Provinsi
Primary Key : ID_PROVINSI Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan daftar provinsi
Foreign Key : ID_PROVINSI
Fungsi : Menyimpan daftar kota
Tabel 4. Tabel Kota
12.Tabel Autentifikasi
Nama Tabel : Autentifikasi
Primary Key : ID_AUTENTIFIKASI Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan id pengguna beserta password-nya.
Tabel 4. Tabel Autentifikasi No Nama Field Tipe
13.Tabel Menjabat
Nama Tabel : Menjabat
Primary Key : ID_KARYAWAN, ID_JABATAN Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data jabatan karyawan
