RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERDASARKAN HARI KERJA

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN KARYAWAN BERDASARKAN HARI

KERJA

Kaslani1*_{,Mohamat Setiawan}2_{, Adrian Tifani Soemirat}3

1,2,3_{Program Studi Komputerisasi Akuntansi, STMIK IKMI Cirebon, Indonesia}

Email: 1_{m_setiawan_ikmi5000@gmail.com,}2_{edi_w_ikmi5000@gmail.com,}3_{apriesta_ikmi5000@gmail.com}

INFORMASI ARTIKEL ABSTRAK

Histori artikel:

Naskah masuk, September 2019 Direvisi, September 2019 Diiterima, September 2019

Abstract- Salaries are an important element for companies. The existence of a system that is able to calculate salaries quickly and accurate results is indispensable. The absence of standard rules in the application of system development can cause its own problems. Like at PT. Genta Mas Sejahtera whose payroll data management is still simple. Employee data every month is still recorded on paper sheets, and for submission of salary report evidence is still conventional. The problem that arises is searching for data takes a long time, as well as difficulties in the process of making monthly employee salary reports. This study aims to build a proposal in the form of payroll information systems. Data collection methods use documentation and interviews. While the data analysis method used is a qualitative descriptive method, which is an analysis that is not only based on statistical calculations in the form of numbers, but with a systematic and comparing the theory and facts that occur within the company regarding the employee payroll system. The selection of descriptive qualitative methods aims to analyze the data obtained in depth and comprehensively, and present a detailed view of the topic. The expected result of this research is to show whether the employee payroll system is running well. While the benefits are speed and timeliness in making monthly payroll reports

Kata Kunci: Sistem Akuntansi Pajak Properti Basis Web Php & Mysql Waterfall Xampp Dreamweafer

Abstrak- Gaji merupakan unsur yang penting bagi perusahaan.

Adanya sistem yang mampu melakukan perhitungan gaji secara cepat kemudian hasil yang akurat menjadi hal yang sangat diperlukan. Tidak adanya standar aturan dalam penerapan pengembangan sistem dapat menimbulkan masalah tersendiri. Seperti pada PT. Genta Mas Sejahtera yang pengelolaan data penggajiannya masih bersifat sederhana. Data karyawan tiap bulan masih dicatat pada lembaran kertas, dan untuk penyerahan bukti laporan gaji masih bersifat konvensional. Masalah yang timbul adalah pencarian data membutuhkan waktu yang lama, serta kesulitan dalam proses pembuatan laporan gaji bulanan karyawan. Penelitian ini bertujuan untuk membangun sebuah usulan berupa sistem informasi penggajian. Metode pengumpulan data menggunakan dokumentasi

dan wawancara (interview). Sedangkan metode analisis data yang

digunakan adalah metode deskriptif kualitatif, yaitu analisis yang tidak hanya didasarkan pada perhitungan statistika yang berbentuk angka, tetapi dengan yang sistematis serta membandingkan antara teori dan fakta yang terjadi dalam perusahaan mengenai sistem penggajian karyawan. Pemilihan metode deskriptif kualitatif bertujuan menganalisis data yang diperoleh secara mendalam dan menyeluruh, serta memberikan sebuah pandangan yang mendetail tentang topik tersebut. Hasil yang diharapkan melalui penelitian ini

(2)

adalah menunjukan apakah sistem penggajian karyawan sudah berjalan dengan baik. Sedangkan manfaatnya adalah kecepatan dan ketepatan waktu dalam pembuatan laporan penggajian perbulan.

Penulis Korespondensi: Mohamat Setiawan

Program Studi Komputerisasi Akuntansi, STMIK IKMI Cirebon

Jl. Perjuangan No 10B Majasem, Cirebon, Indonesia Email: penulis.korespondensi@email.ac.id

1. Pendahuluan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi yang semakin pesat menyebabkan penggunaan komputer semakin luas, pada zaman sekarang ini sudah banyak perusahaan yang berkembang pesat, hal ini dipengaruhi banyak faktor salah satunya adalah penggunaan komputer

sebagai penunjang aktivitas bisnis. Sebuah

perusahaan seperti distributor tentunya ingin memberikan pelayanan terbaik kepada setiap pelanggan. Hal ini membutuhkan dukungan dari sumber daya manusia di perusahaan tersebut. Salah satu hal yang penting dalam hal peningkatan kinerja karyawan adalah gaji.

Pada kasus yang terjadi di PT. Genta Mas Sejahtera, sistem penggajian masih menggunakan manual dengan dicatat pada selembar kertas. Berdasarkan wawancara dari bagian kasir PT. Genta Mas Sejahtera untuk mengolah data gaji karyawan masih dilakukan secara konvensional yaitu berdasarkan pada daftar hadir karyawan yang tercantum pada kertas absensi ditambah upah lembur dan gaji pokok dikurangi asuransi dan potongan absen, maka nantinya kertas absensi ini akan dijadikan pedoman dalam perhitungan gaji yang diterima karyawan. “Aplikasi Penggajian adalah proses pencatatan dan mengolah data gaji karyawan pada sebuah sistem, hasil dari proses tersebut lalu dijadikan acuan sebagai dasar jumlah gaji yang diterima oleh karyawan atas kewajiban yang mereka lakukan .”

Penelitian dengan judul “Sistem Informasi Penggajian (Studi Kasus yang dilakukan di CV. Blumbang Sejati Pacitan)” pelaksanaan penelitian ini dapat membawa manfaat hasil berupa sebuah program aplikasi untuk mengolah data gaji karyawan di CV. Blumbang Sejati.

Penelitian juga dilakukan oleh mahasiswa Managemen Informatika; STMIK Bina Insani

Bekasi mengambil judul “Sistem Informasi

Penggajian Karyawan Berbasis Desktop”

menyimpulkan bahwa dengan mengembangkan sistem informasi penggajian yang berbasis desktop dapat mempermudah untuk proses pengolahan data yang efisien dan akurat demi mencegah adanya keterlambatan dan ketidakcocokan data.

2. Tinjauan Pustaka

Pengertian dari sistem informasi sendiri menurut beberapa penulis adalah,“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu”. Selanjutnya berpendapat bahwa: “Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”. Dari kedua uraian di atas menyatakan bahwa sistem informasi mempunyai elemen-elemen yang mempunyai suatu tujuan tertentu. Selain itu sistem informasi juga mempunyai karakteristik. menjelaskan tentang karakteristik dari sistem adalah: a) Komponen Sistem (Components)

adalah komponen-komponen yang saling

berinterkasi dan bekerja sama menghasilkan satu kesatuan menjadi bagian dari sebuah sistem atau bisa juga berbentuk subsistem b) Batasan Sistem (Boundary) Daerah yang menjadi pembatas antara beberapa sistem atau sistem dengan lingkungan luarnya disebut ruang lingkup sistem. Batasan sistem ini menjadikan sistem sebagai sebuah keutuhan yang tidak bisa dipisahkan. c.Lingkungan Luar Sistem (Environtment) adalah semua bentuk yang berada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang bisa mempengaruhi operasi sistem tersebut. d.Penghubung Sistem (Interface) adalah sebuah media yang menjembatani sistem dengan subsistem yang lain. e.Masukan Sistem(input)

(3)

Kegiatan memasukan sesuatu kedalam sistem seperti data, informasi, pemeliharaan(maintenance input) berupa data fisik(hard copy) dan non fisik(soft copy). f.Keluaran Sistem(Output) yaitu sesuatu yang dihasilkan dari proses masukan sistem(input) . Seperti contoh sistem penggajian, maka akan menghasilkan sebuah informasi penggajian, di mana informasi ini dapat digunakan sebagai acuan untuk melakukan pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lain. g.Pengolah Sistem (Process) melakukan kegiatan eksekusi pada program/sistem dari masukan menjadi keluaran. h.Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang dapat dihubungkan pada ruang lingkup yang lebih luas dan bersifat pasti.

3. Metode

Penelitian “Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Karyawan Berdasarkan Hari Kerja (PT. Genta Mas Sejahtera) ini mengadopsi metode pengembangan sistem waterfall dengan tahapan sebagai berikut :

Gambar 1. Metode Waterfall

1. Analisis Sistem

Dalam tahap ini dilakukan identifikasi masalah yang meliputi mendefinisikan sasaran dan batasan sistem, lalu mendefinisikan masalah yang dihadapi, penyebab masalah, study kelayakan, analisis kebutuhan sistem (kebutuhan hardware, kebutuhan software dan pengguna atau brainware).

Tujuan utama dilakukannya analisis sistem adalah untuk menentukan hal detail tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan. Analisis mencakup study kelayakan dan analisis sistem

2. Desain Sistem

Desain sistem adalah merancang kebutuhan sistem yang ditentukan selama tahap analisis sistem yang nantinya akan dibuat dan diciptakan secara nyata.

3. Implementasi Sistem

Tahap ini membahas mengenai cara membuat

program serta menerjemahkan hasil proses

perancangan menjadi sebuah bentuk program aplikasi. Software yang digunakan adalah:

4. Pengoprasian dan Pemeliharaan

Pada tahap ini pengoperasian dan

pemeliharaan harus selalu dicek selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan pemeliharaan ini meliputi : memahami berbagai kendala dan kelemahan yang ada pada sistem yang digunakan dengan tujuan melakukan analisis ke

arah pengembangan sistem, dan membuat

pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan

sehingga dapat menjaga kelancaran pelaksanaan sistem komputer.

4. Hasil dan Pembahasan

4.1. Analisis sistem yang sedang berjalan

Penggunaan Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada PT. Genta Mas Sejahtera yang ada sekarang ini belum memenuhi kriteria yang sudah dilakukan pada perusahaan-perusahaan lain yang sudah berkembang, hal ini dikarenakan sistem yang ada masih menggunakan arsip, sehingga dalam pengelolaan data nya masih memakan waktu yang cukup lama yang mengakibatkan penyajian laporan penggajiannya pun menjadi terlambat.

Adapun Penjelasan dari setiap alur proses pada flowmap dibawah ini yaitu:

(4)

a. Karyawan memberikan data karyawan ke bagian admin.

b. Bagian admin membuat data

karyawan dan absen untuk kemudian diberikan kepada kasir.

c. Di bagian kasir, data karyawan dicatat

kedalam buku data karyawan.

d. Lalu kasir membuat daftar karyawan

yang data didalamnya berdasarkan dokumen data karyawan dan absensi yang sudah dicatat.

e. Kemudian daftar karyawan tersebut

dibuat rekap data karyawan sebanyak 2 rangkap

f. Satu rangkap daftar karyawan

diarsipkan oleh kasir dan satu rangkap lagi dijadikan data untuk proses pembuatan slip gaji.

g. Bagian kasir membuat slip gaji

sebanyak 2 rangkap.

h. Kemudian 2 rangkap slip gaji tersebut

diserahkan kepada manager untuk disahkan.

i. Setelah slip gaji disahkan, lalu 2

rangkap slip gaji karyawan diserahkan kembali ke bagian kasir.

j. Satu rangkap slip gaji diberikan

kepada karyawan sebagai bukti gaji dan satu rangkap lagi diarsip setelah dijadikan bahan untuk membuat laporan gaji.

k. Laporan gaji karyawan lalu diarsipkan

di bagian kasir.

4.2. Tahap Planning

Perancangan prosedur dari Sistem Informasi Penggajian Pegawai pada PT. Genta Mas Sejahtera akan dituangkan dalam bentuk Flowmap, Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram).

Adapun Penjelasan dari setiap alur proses pada flowmap dibawah ini yaitu:

Gambar 2. Flowmap yang diusulkan

a. Karyawan memberikan data karyawan ke

bagian admin.

b. Bagian admin membuat data karyawan dan

absen untuk kemudian diberikan kepada kasir, yang akan di input dan dimasukan ke dalam database.

c. Setelah diproses, database mencetak slip gaji

karyawan sebanyak 2 rangkap, lalu oleh kasir diberikan kepada manager.

d. Manager melakukan proses penandatanganan

slip gaji karyawan sebanyak 2 rangkap.

e. Setelah ditandatangani, manager menyerahkan

2 rangkap slip gaji kepada bagian kasir, untuk diberikan kepada karyawan sebagai bukti gaji.

f. Slip gaji yang sudah ditandatangani di input

ke dalam database dan dicetak laporan gajinya

g. Laporan gaji tersebut dibuat 2 rangkap, satu

untuk diserahkan kepada manager dan diarsip oleh manager yang lainnya untuk di arsip di bagian kasir.

4.3. Tahap Modelling

Merupakan tahapan pembuatan model sistem yang akan diusulkan berikut diagram konteks yang akan diusulkan untuk rancang bangun sistem informasi penggajian karyawan berdasarkan hari kerja:

Gambar 3. Diagram Konteks

4.4. Tahap Construction

Tahap ini melalui pengujian perangkat lunak adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan mempresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean. Pengujian yang dilakukan yaitu dengan cara pengujian alpha menggunakan metode black box. Pengujian alpha menggunkan metode black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Pengujian ini memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi

input yang sepenuhnya semua persyaratan

(5)

Tabel 1. Pengujian Menggunakan Blackbox Deskripsi Prosedur Pengujian Masukan Keluaran yang Diharapkan Hasil yang Didapatkan Kesimpula n Pengujian Form Login CheckUsern ame, Password salah Input sembarang Username, Password Tampilan Form peringatanUser name, Passwordsalah Tampilan Form peringatanUser name, Password salah Diterima Pengujian Form Login Check username tidak diisi tidak ada Input pada username Tampilan Form peringatan username harus diisi Tampilan Form peringatan usernameharus diisi Diterima Pengujian Form Login Check Password tidak diisi tidak ada input pada Password Tampilan Form peringatan Password belum diisi Tampilan Form peringatan Password belum diisi Diterima Pengujian Form Login Check usernameda n Password benar Input usernameda n Password sebenarnya Tampilan Form Menu Utama Tampilan Form Menu Utama Diterima 4.5. Tahap Deployment

Tahapan ini merupakan implemantasi dari sistem yang diusulkan berikut beberapa tampilan yang ada pada Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada PT. Genta Mas:

Gambar 4. Tampilan Login

Gambar 5. Tampilan Home

Gambar 6. Tampilan Data Master Karyawan

Gambar 7.Tambah data master karyawan

Gambar 8. Data Transaksi

Gambar 9. Hasil Transaksi

(6)

5. Kesimpulan

Simpulan yang dapat diambil dari rancang bangun sistem informasi penggajian karyawan berdasarkan hari kerja ini sebagai berikut :

1. Mengumpulkan data tentang gaji karyawan

lebih baik dilakukan dengan sistem

komputerisasi daripada masih menggunakan manual dikarenakan lebih cepat dalam proses pembuatan laporannya selain itu juga data yang tersimpan lebih mudah untuk dilakukan pencarian.

2. Merancang sistem informasi khususnya

tentang penggajian karyawan dilakukan

dengan tahapan pembuatan database

selanjutnya merancang diagram konteks kemudian DFD level 1 dilanjutkan dengan

flowchart tidak lupa dilakukan normalisasi pada database kemudian pembuatan desain

database, desain ERD dan desain interface.

3. Membangun sistem informasi khususnya

tentang penggajian karyawan dinilai bisa dengan mudah diperlajari dan digunakan,

dengan tampilan yang menarik dan

menghasilkan informasi yang valid sehingga mempermudah dalam pembuatan laporannya.

Daftar Pustaka

[1] S. Prabumulih And A. Josi, “Perancangan

Aplikasi Penggajian Pada Perguruan Tinggi

(Studi Kasus Sekolah Tinggi Xyz),” J. Nas.

Inform. Dan Teknol. Jar., Vol. 2, No. 50, Pp. 68–72, 2017.

[2] D. Jayanti And S. Iriani, “Sistem Informasi

Penggajian Pada Cv . Blumbang Sejati

Pacitan,” Sist. Inf. Penggajian, Vol. 6, No. 3,

Pp. 36–43, 2014.

[3] I. Wignyowiyoto And S. Rofiah, “Sistem

Informasi Penggajian Karyawan Berbasis

Desktop,” Bina Insa. Ict J., Vol. 4, No. 2,

Pp. 179–188, 2017.

[4] I. Yulistiawan And N. Aeni, “Rancang

Bangun Sistem Informasi Penggajian

Karyawan (Studi Kasus : Bank Pembiayaan Rakyat Syariah Harta Insan Karimah),” Vol. 4, No. 2, Pp. 1–8, 2011.

[5] S. G. Prabumulih, “Rancang Bangun

Aplikasi Penjualan Dan Pembelian Barang Pada Koperasi Kartika Samara Grawira Prabumulih,” Pp. 13–23, 2013.

[6] Arista Mahaseptiviana; A. B. Tjandrarini ;

Pantjawati Sudarmaningtyas, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Air Minum Pada Cv. Air Putih,” Vol. 3, No. 2, 2014.

[7] Ermatita, “Analisis Dan Perancangan

Sisitem Informasi Perpustakaan,” Vol. 8, No. 1, Pp. 966–977, 2016.

[8] L. M. Ch. Katiandagho., S.L. Mandey.,

“Pengaruh Disiplin Kerja Kepemimpinan Dan Motivasi Terhadap Kinerja Pegawai Pada Pt. Pln (Persero) Wilayah Suluttenggo Area Manado,” Vol. 2, No. 3, Pp. 1592– 1602, 2014.

[9] M. S. Hartoko And S. E. Mm, “Rekrutmen

Calon Karyawan Tetap (Studi Kasus Politeknik Lp3i Jakarta Kampus Pasar Minggu),” Vol. 4, No. 2, Pp. 122–127, 2016.

[10] M. I. K. Raka Febrian, Reni Nuraeni, S.Sos.,

M.Si, Agus Aprianti, S.I.Kom., “Pengaruh Komunikasi Internal Terhadap Kinerja Karyawan (Studi Pada Hotel Horison Ultima Bandung Bagian Room Division),” Vol. 3, No. 2, Pp. 2447–2457, 2016.