ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERNAL PERUSAHAAN (Studi Kasus Pada PT.Sriwijaya Air)

(1)

ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGGAJIAN UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN

INTERNAL PERUSAHAAN

(Studi Kasus Pada PT.Sriwijaya Air)

Romana Erin Setyawati, Mahsina, Ali Rasyidi

Program studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk memaparkan, menjelaskan, menganalisis, dan merancang bangunan sistem akuntansi penggajian sebagai upaya meningkatkan pengendalian intern sehingga dapat dijadikan rekomendasi untuk diterapkan pada PT.Sriwijaya Air. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan deskriptif. Unit analisis pada penelitian ini adalah prosedur penggajian. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Prosedur penggajian yang digunakan pada PT.Sriwijaya Air kurang efektif karena tidak sesuai dengan teori (Mulyadi, 2013:385). Penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang dilakukan PT.Sriwijaya Air belum dikatakan efektif dalam pengendalian internnya. Perusahaan belum menggunakan sistem komputer untuk perhitungan gaji. Perusahaan dalam memberi nomor dokumen pada bukti pengeluaran bank tidak sesuai dengan nomor dokumen pada bukti pengeluaran kas.

Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penggajian, Pengendalian Internal

PENDAHULUAN

Setiap perusahaan baik perusahaan dagang, manufaktur, maupun jasa pada

umumnya mempunyai tujuan utama salah satunya adalah untuk meningkatkan

profitabilitas sehingga perusahaan dapat menjamin kelangsungan hidupnya. Usaha

untuk mencapai tujuan tersebut adalah manajemen yang harus dapat

memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara efektif dan efisien. Manajemen

juga harus menyediakan informasi yang akurat dan terpercaya sebagai alat

pengendalian. Pengendalian itu diperlukan manajemen dalam melaksanakan

pencapaian tujuan tersebut.

Sistem informasi akuntansi memegang peran penting dalam menyediakan

(2)

dimanfaatkan dengan baik oleh pihak manajemen maka akan memberikan

manfaat terutama dalam memperoleh keunggulan dalam pesaing. Sistem

informasi akuntansi merupakan alat untuk menjalankan suatu pengendalian yang

dengan sendirinya satu bagian dengan bagian lainnya yang terlibat akan saling

mengontrol. Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan,

peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga

pelaksananya dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain untuk

menstranformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan

manajemen (Widjajanto, 2012:4).

Masalah gaji merupakan masalah manajemen kepegawaian yang paling

kompleks dan merupakan salah satu aspek yang paling berarti, baik bagi

karyawan maupun perusahaan. Gaji merupakan kontra prestasi yang diberikan

pemberi kerja pada karyawan berkenaan dengan penggunaan tenaga manusia pada

kegiatan perusahaan.

Pengendalian internal adalah suatu sistem yang melingkupi struktur

organisasi beserta semua mekanisme dan ukuran-ukuran yang dipatuhi bersama

untuk menjaga seluruh harta kekayaan organisasi dari berbagai arah (Mardi,

2012:59). Sistem pengendalian intern terkait dengan aspek yang ada dalam

perusahaan, salah satu aspek tersebut adalah sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan. Aspek ini menyangkut kesejahteraan sumber daya manusia perhatian

yang serius, karena akan mempengaruhi prestasi dan semangat kerja karyawan.

Sistem dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan

operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen

perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah. Untuk mengatasi adanya

kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah

maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji

dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas

mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah

digunakan. Perusahaan harus menggunakan sistem akuntansi penggajian dan

(3)

dan memadai sangat diperlukan sesuai dengan perkembangan zaman dan juga

perkembangan dunia usaha.

PT. Sriwijaya Air merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

penerbangan komersil dan untuk penggajian karyawan dengan menggunakan

system transfer melalui bank yang telah ditunjuk. Perusahaan harus menyadari

perlunya manajemen yang baik dengan menerapkan pengendalian internal yang

memadai agar tercapai pengelolaan yang lebih baik dalam kegiatan penggajian

perusahaan. Pengendalian internal yang memadai tidak menjamin bahwa semua

penyimpangan atas tindakan yang merugikan perusahaan dapat dihindarkan sama

sekali, akan tetapi kemungkinan-kemungkinan tersebut diusahakan dapat

seminimal mungkin. Untuk menciptakan pengendalian internal yang baik,

manajemen harus dapat menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang

memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan padanya. Apabila

perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan

sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.

Informasi yang berkaitan dengan kegiatan pembayaran gaji dan upah antara

lain jam kerja, jam lembur, penggolongan gaji dan upah karyawan, jenis karyawan

atau informasi lainnya, agar dapat diketahui tingkat efektivitas usahanya. Untuk

menghindari dan mencegah penyelewengan, dalam hal ini penyelewengan yang

dimaksud adalah kecurangan dalam absensi karyawan dan kesalahan perhitungan

jam kerja ataupun jam lembur karyawan, maka diperlukan suatu sistem

pengendalian intern, dengan demikian manajemen perusahaan dapat mengetahui

jika terjadi penyimpangan yang merugikan manajemen perusahaan.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis berkeinginan mengambil judul

(4)

LANDASAN TEORI

Sutabri (2012:6) pada buku Analisis Sistem Informasi, pada dasarnya

sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain,

yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Romney dan

Steinbart (2015:4), informasi adalah data yang telah dikelola dan di proses untuk

memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. Stair and

Reynolds (2012:415), Sistem Informasi adalah suatu sekumpulan elemen atau

komponen berupa orang, prosedur, database dan alat yang saling terkait untuk

memproses, menyimpan serta menghasilkan informasi untuk mencapai suatu

tujuan (goal).

Kieso, et al yang dikutip oleh Martani (2012:4), “Akuntansi didefinisikan

sebagai suatu sistem dengan input data/informasi dan output berupa informasi dan

laporan keuangan yang bermanfaat bagi pengguna internal maupun eksternal

entitas”. Romney dan Steinbart (2015:10), Sistem informasi akuntansi adalah

sistem yang digunakan untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan

mengolah data untuk menghasilkan suatu informasi untuk pengambilan

keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan instruksi data perangkat lunak,

infrastruktur teknologi informasi serta pengendalian internal dan ukuran

keamanan. Tofik (2012:2), Pengggajian adalah semua gaji yang dibayarkan

perusahaan kepada karyawannya. Para manajer, pegawai administrasi, dan

pegawai penjualan, biasanya mendapat gaji dari perusahaan yang jumlahnya tetap.

Tarif gaji biasanya dinyatakan dalam gaji perbulan.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian (Mulyadi, 2014:385)

sebagai berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Pencatatan waktu hadir digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat

jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini

dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula dibentuk kartu hadir yang diisi

dengan mesin pencatatan waktu.

(5)

Dalam hal ini data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah

adalah surat-surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,

pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji dan upah bulan

sebelumnya dan daftar hadir. Apakah gaji dan upah karyawan melebihi

penghasilan tidak kena pajak, maka gaji dan upah tersebut dan dipotong

dengan PPh Pasal 21.

3. Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur ini, distribusi biaya gaji dan upah serta biaya tenaga kerja

didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.

4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Dalam proses ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji.

Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah

surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,

pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji dan upah bulan

sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji dan upah karyawan melebihi

penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21

dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang

tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini

dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.

5. Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi

keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi

keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi

keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan

uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak,

pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay

master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek

gaji dan upah kepada karyawan.

Menurut Mulyadi (2014: 163), pengendalian internal didefinisikan sebagai

(6)

“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

mendorong terjadinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern

tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur

yang membentuk sistem tersebut, dengan demikian pengertian pengendalian

intern tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya

secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.”

Suatu pengendalian internal yang baik perlu adanya unsur-unsur yang

berhubungan langsung dengan pengendalian, sehingga tujuan dari pengendalian

intern dapat tercapai. Untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik

dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi menurut

Mulyadi (2014:164) antara lain:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung

jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk

melaksanakan kegitan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung

jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut

ini:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi

akuntansi.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Maka disini mutlak untuk pemisahan fungsi dan wewenang yang ada.

Dimisalkan fungsi penyimpanan disatukan dengan fungsi akuntansi,

perangkapan fungsi ini akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan

transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga data akuntansi yang

dihasilkan tidak dapat dipercaya mengenai kebenarannya, dan sebagai

(7)

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan

yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam

organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang

memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh

karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian

wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur

pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak

diciptakan cara-cara yang umumnya menjamin praktik yang sehat dalam

pelaksanaannya. Berikut beberapa cara umum untuk mewujudkan praktek

yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakainnya harus

dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit).

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu

orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau

unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan (job rotation).

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas

unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik

yang sehat, semuannya sangat tergantung kepada manusia yang

melaksanakannya. Di antara 4 unsur pokok pengedalian intern tersebut, unsur

mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan

(8)

dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan dapat tetap

mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Tapi tetap semua unsur harus pada kendalinya masing-masing agar

pengendalian intern berjalan sebagai mana mestinya.

Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus

memenuhi enam prinsip dasar pengendalian internal yang meliputi (Hartadi,

2012:130):

1. Pemisahan fungsi

Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera

atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi untuk dapat

mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas.

2. Prosedur pemberian wewenang

Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir

oleh orang yang berwenang.

3. Prosedur dokumentasi

Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian

akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberikan dasar penetapan tanggung

jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.

4. Prosedur dan pencatatan akuntansi

Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan-catatan

akuntansi yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan kepada

pihak yang menggunakan secara tepat waktu.

5. Pengawasan fisik

Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam

pelaksanaan dan pencapaian transaksi.

6. Pemeriksaan intern secara bebas

Menyangkut perbandingan antara catatan aset dengan aset yang betul-betul

ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan mengadakan

perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan

(9)

METODE PENELITIAN

Tujuan penelitian ini adalah untuk memaparkan, menjelaskan,

menganalisis, dan merancang bangunan sistem akuntansi penggajian sebagai

upaya meningkatkan pengendalian intern sehingga dapat dijadikan rekomendasi

untuk diterapkan pada PT.Sriwijaya Air. Sehingga penelitian ini merupakan jenis

penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Adapun tahapan analisis data

yang dilakukan peneliti sebagai berikut:

1. Identifikasi dan pengumpulan data terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi

Penggajian pada PT.Sriwijaya Air. Data tersebut berupa sejarah perusahaan,

struktur organisasi, visi dan misi, data karyawan, daftar gaji dan data-data lain

yang berhubungan dengan penelitian.

2. Analisis Sistem Informasi Penggajian yang diterapkan pada PT.Sriwijaya Air,

mempelajari komponen-komponen yang terkait dengan sistem akuntansi

penggajian yang akan dirancang serta pengendalian intern yang sesuai

kebutuhan. Komponen-komponen tersebut meliputi:

a. Prosedur pencatat waktu hadir

b. Prosedur pembuatan daftar gaji

c. Prosedur distribusi biaya gaji

d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

e. Prosedur pembayaran gaji

3. Evaluasi kelemahan yang ditemukan terhadap penerapan Sistem Informasi

Penggajian pada PT.Sriwijaya Air. Serta menganalisa potensi kelemahan

penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada perusahaan tersebut.

4. Usulan rekomendasi solusi atas kekurangan yang ditemukan dalam penerapan

Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT.Sriwijaya Air.

5. Membuat kesimpulan dari sistem pengendalian internal atas sistem informasi

akuntansi penggajian pada PT.Sriwijaya Air apakah sistem pengendaliannya

sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik, dan memberikan

saran apabila ada kekurangan yang ditemukan dalam penerapan sistem

(10)

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Bagian yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian pada

PT.Sriwijaya Air, antara lain :

1. Bagian General Affair (G/A)

Bagian ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi

calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat

keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi

karyawan, dan pemberhentian karyawan, membuat rekap jam hadir karyawan

dan bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji pegawai dan daftar

rekapitulasi penghasilan dan potongan lain personil yang berisi penghasilan

bruto yang menjadi hak karyawan dan berbagai potongan yang menjadi beban

setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.

2. Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul

dalam kaitannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji,

utang pajak, utang dana pensiun). Selain itu, bagian ini bertugas untuk

memverifikasi perhitungan dalam daftar gaji pegawai dan daftar rekapitulasi

penghasilan dan potongan lain personil yang dibuat oleh bagian G/A, dan

membuat bukti pengeluaran bank.

3. Bagian Keuangan

Bagian ini bertanggung jawab untuk mentransfer gaji karyawan melalui bank.

Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian

pada PT.Sriwijaya Air adalah :

1. Kartu Jam Hadir

Dokumen ini digunakan untuk mencatat jam hadir setiap karyawan

perusahaan.

2. Daftar Gaji Pegawai

Dokumen ini berisi jumlah gaji setiap karyawan.

3. Daftar Rekapitulasi Penghasilan dan Potongan lain personil

Dokumen ini berisi jumlah gaji setiap dinas dan potongan-potongan gaji.

(11)

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh bagian

akuntansi kepada bagian keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji

yang diterima dari bagian G/A.

5. Daftar Rekening Karyawan

Dokumen ini berisi nomor-nomor rekening karyawan, yang digunakan untuk

mentransfer gaji.

Catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian pada

PT.Sriwijaya Air, antara lain :

1. Jurnal Umum

Dalam pencatatan gaji, jurnal umum ini digunakan untuk mencatat biaya gaji

karyawan pada perusahaan.

2. Formulir distribusi dan alokasi biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya-biaya dalam perusahaan.

3. Buku besar

Catatan ini digunakan untuk mencatat pengeluaran perusahaan untuk biaya

gaji karyawan.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penggajian

pada PT.Sriwijaya Air, antara lain:

1. Prosedur pencatat waktu hadir

Prosedur ini dilakukan dengan menggunakan daftar hadir finger print.

2. Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini, bagian G/A membuat daftar gaji pegawai dan daftar

rekapitulasi penghasilan dan potongan lain personil. Data yang dipakai

sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai

pengangkatan karyawan, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,

penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan rekap daftar hadir.

3. Prosedur pembayaran gaji

Dalam prosedur ini melibatkan bagian akuntansi, dan bagian keuangan.

(12)

keuangan, kemudian bagian keuangan membayarkan gaji karyawan melalui

bank.

Tugas bagian G/A yang pertama adalah membuat rekap jam hadir

karyawan. Dokumen yang digunakan sebagai dasar pembuatan rekap jam hadir

karyawan adalah kartu jam hadir karyawan melalui system finger print. Setelah

itu, rekap jam hadir karyawan digunakan sebagai dasar membuat daftar gaji

pegawai. Karyawan yang datang tepat waktu, akan mendapat tunjangan makan

siang sebesar Rp.25.000,00. Karyawan yang terlambat selama 1 (satu) menit, akan

mendapat tunjangan makan siang sebesar Rp.15.000,00. Dan karyawan yang

terlambat lebih dari 1 (satu) menit hanya akan mendapat tunjangan makan siang

sebesar Rp.5.000,00. Setelah daftar gaji pegawai selesai dibuat, bagian G/A

membuat daftar rekapitulasi penghasilan dan potongan lain personil,

dokumen tersebut dibuat sebanyak 2 (dua) rangkap. Setelah itu,

dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian akuntansi, untuk diverifikasi

perhitungannya dan dibuatkan bukti pengeluaran kas. Tugas terakhir dari bagian

G/A adalah untuk membuat daftar rekening karyawan.

Tugas bagian keuangan adalah untuk mentransfer gaji karyawan melalui

bank. Kemudian menyerahkan bukti transfer, daftar gaji pegawai, daftar

rekapitulasi penghasilan dan potongan lain personil, dan bukti pengeluaran bank

ke bagian akuntansi.

Setelah penulis melakukan analisis terhadap sistem informasi akuntansi

penggajian pada PT.Sriwijaya Air, adapun kelemahan yang ditemukan dari

prosedur sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan pada

PT.Sriwijaya Air adalah sebagai berikut :

a. Saat karyawan melakukan presensi pada mesin pencatat waktu, tidak ada

pihak yang mengawasi, hal ini dapat menimbulkan kecurangan untuk

mengganti data jam pada mesin.

b. Perhitungan gaji yang di lakukan masih menggunakan cara manual tanpa

adanya sistem atau database yang mendukung. Sehingga memungkinkan akan

terjadi suatu kesalahan pemberian gaji maupun pemotongan gaji yang

(13)

c. Dokumen bukti pengeluaran bank yang digunakan perusahaan belum

bernomor urut tercetak, sehingga kesulitan dalam pencarian kembali

dokumen yang sudah dilakukan transaksi.

d. Tidak digunakannya prosedur pencatatan waktu hadir dan prosedur distribusi

biaya gaji sehingga mengakibatkan proses penggajian kurang efektif. Hal ini

menimbulkan kecurangan karyawan dalam melakukan absensi kehadiran.

Sedangkan tidak digunakannya prosedur distribusi biaya gaji mengakibatkan

kurangnya pengawasan dalam memberikan gaji kepada karyawan karena

pemberian biaya gaji dilakukan oleh satu orang dan tidak disalurkan pada

masing-masing departemen.

e. Terdapat perangkapan tugas antara bagian G/A dengan bagian HRD sehingga

pengendalian intern perusahaan lemah.

Interpretasi

Dari kelemahan-kelemahan yang penulis temukan pada analisis penerapan

sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Sriwijaya Air, maka penulis

memberikan solusi kepada PT.Sriwijaya Air untuk meningkatkan pengendalian

internal perusahaan, adalah sebagai berikut :

a. Prosedur yang membentuk sistem penggajian pada PT.Sriwijaya Air terdiri

dari prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji.

Perusahaan tidak mengadakan prosedur pencatatan waktu hadir karyawan

karena karyawan melakukan presensi dengan menggunakan mesin finger

print. Menurut Mulyadi (2014:390), pemasukan kartu jam hadir ke dalam

mesin pencatat waktu harus diawasi. Untuk menjamin keandalan data jam

hadir yang direkam dalam kartu jam hadir harus dilakukan pengawasan.

Dengan diawasinya perekaman jam hadir karyawan dapat dihindari

penggantian data jam pada mesin finger print oleh karyawan yang melakukan

kecurangan.

b. Bagian G/A (General Affair) sebaiknya menggunakan sistem komputer untuk

perhitungan gaji agar tidak terjadi kesalahan dalam pemberian gaji maupun

(14)

c. Sebaiknya bukti pengeluaran bank di beri nomor sesuai dengan bukti

pengeluaran kas. Sehingga pada waktu ada pengkroscekan kembali atas kas

yang dikeluarkan untuk penggajian bisa di lihat pada nomor yang sama pada

bukti pengeluaran bank.

d. Sebaiknya perusahaan menggunakan prosedur pencatatan waktu hadir dan

prosedur distribusi biaya gaji. Agar dalam meningkatkan sistem pengendalian

internal perusahaan lebih maksimal. Prosedur pencatatan waktu hadir

digunakan agar perusahaan dapat menentukan apakah karyawan dapat

memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka.

Sedangkan prosedur distribusi biaya gaji dibuat agar perusahaan dapat

melakukan pengawasan biaya. Menurut teori Mulyadi (2014:385) adalah

prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur

distribusi biaya gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur

pembayaran gaji.

e. Seharusnya perusahaan menambah bagian HRD agar tugas yang seharusnya

di kerjakan oleh bagian HRD tidak dirangkap oleh bagian G/A. Sehingga

pengendalian intern perusahaan dapat di optimalkan.

Sistem Pengendalian Intern Penggajian Yang Diterapkan Pada PT.Sriwijaya Air

1. Aspek Organisasi

Struktur organisasi yang ada di PT.Sriwijaya Air sudah ada pemisahan

tugas dan wewenang terhadap masing-masing bagian, sehingga penentuan

proses tanggung jawab menjadi jelas. Organisasi yang memisahkan

tanggungjawab fungsional pada PT.Sriwijaya Air yaitu dengan adanya

pemisahan fungsi:

a. Fungsi pembuat daftar gaji dibuat oleh bagian akuntansi.

b. Fungsi pembayaran gaji dipegang oleh bagian keuangan.

Aspek organisasi pada PT.Sriwijaya Air sudah baik sesuai dengan

unsur-unsur sistem pengendalian intern penggajian menurut Mulyadi

(2014:16) sudah ada pemisahan tanggungjawab terhadap fungsi-fungsi yang

(15)

2. Aspek Sistem Otorisasi

Setiap karyawan PT.Sriwijaya Air yang namanya tercantum dalam

daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan

PT.Sriwijaya Air yang ditangani langsung oleh yang berwenang yakni

Direktur PT.Sriwijaya Air.

Daftar hadir sebagai dasar bagi manajemen untuk menentukan besarnya

gaji karyawan diotorisasi oleh bagian G/A. Setiap perubahan gaji karyawan

karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji harus didasarkan pada surat

keputusan. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Daftar gaji

diotorisasi oleh bagian G/A. Perintah lembur diatasi oleh bagian G/A.

Aspek sistem otorisasi pada PT.Sriwijaya Air baik, sudah ada beberapa

yang sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern. Sudah ada

kejelasan sistem wewenang dan otorisasi.

3. Aspek Prosedur Pencatatan

Bagian accounting bertanggungjawab melakukan pengawasan

pencatatan atas daftar hadir karyawan dan mencatat adanya biaya gaji

karyawan serta pembuatan bukti kas keluar. Bagian G/A membuat rekap

daftar hadir karyawan selanjutnya dilaporkan ke bagian accounting. Bagian

keuangan mengeluarkan gaji karyawan. Catatan yang digunakan dalam

penggajian adalah daftar hadir, surat keputusan pengangkatan karyawan,

rekap daftar gaji.

Perubahan yang ada dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi

dengan daftar gaji karyawan. Pencatatan-pencatatan yang terkait dengan

pembayaran gaji dilakukan oleh accounting. Prosedur pencatatan di

PT.Sriwijaya Air sudah baik, data-data akuntansi dapat disiapkan dan

dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu. Aspek

prosedur pencatatan pada PT.Sriwijaya Air sudah baik. Sudah sesuai dengan

unsur-unsur dan prinsip-prinsip pengendalian intern.

4. Aspek Praktik Yang Sehat

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

(16)

prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana baik jika

tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam

pelaksanaannya. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan

ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan

pembayaran.

Praktik yang sehat dalam penggajian di PT.Sriwijaya Air ditunjukkan

dengan fungsi pembuatan daftar gaji diverifikasi perhitungannya oleh fungsi

akuntansi sebelum dilakukan pembayaran gaji, catatan penghasilan karyawan

disimpan di fungsi pembuat daftar gaji dipegang oleh bagian accounting.

Unsur-unsur praktik yang sehat pada PT.Sriwijaya Air dikatakan baik, sudah

sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern menurut Mulyadi (2014:16).

SIMPULAN

Berdasarkan analisis dan interpretasi yang telah dijelaskan mengenai

Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Untuk Meningkatkan

Pengendalian Internal Perusahaan, maka penulis dapat menarik kesimpulan

sebagai berikut :

1. Prosedur penggajian yang digunakan pada PT.Sriwijaya Air kurang efektif

karena tidak sesuai dengan teori (Mulyadi, 2013:385). Hal ini dapat terlihat

dari tidak digunakannya prosedur pencatatan waktu hadir dan prosedur

distribusi biaya gaji.

2. Penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang dilakukan

PT.Sriwijaya Air belum dikatakan efektif dalam pengendalian internnya,

karena terdapat perangkapan tugas antara bagian G/A dengan bagian HRD

sehingga pengendalian intern perusahaan lemah.

3. Perusahaan belum menggunakan sistem komputer untuk perhitungan gaji hal

ini dapat menimbulkan kesalahan dalam pemberian gaji maupun pemotongan

gaji.

4. Perusahaan dalam memberi nomor dokumen pada bukti pengeluaran bank

(17)

SARAN

Berdasarkan simpulan diatas, peneliti mencoba untuk memberikan saran dan

rekomendasi kepada perusahaan sebagai berikut:

1. Agar lebih efektif hendaknya perusahaan mengganti system perhitungan yang

manual menjadi system yang terkomputerisasi agar dalam hal perhitungan

gaji lebih cepat dan hasilnya lebih akurat dibandingkan dengan proses system

manual.

2. Sebaiknya bukti pengeluaran bank di beri nomor sesuai dengan bukti

pengeluaran kas. Sehingga pada waktu ada pengkroscekan kembali atas kas

yang dikeluarkan untuk penggajian bisa di lihat pada nomor yang sama pada

bukti pengeluaran bank.

3. Sebaiknya perusahaan menggunakan prosedur pencatatan waktu hadir dan