koordinasi rentang dan wewenang manajeme

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Koordinasi rentang dan kewenangan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana yang memiliki arti suatu proses pengkoordinasikan mengarahkan dan mengendalikan serta menggerakan mereka yang melaksankannya agar tercapai suatu tujuan. Tanpa adanya koordinasi rentang dan kewenangan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam koordinasi terdapat tipe-tipe koordinasi yang digunakan seperti horizontal dan vertikal. Di dalam proses koordinasi juga diperlukan beberapa syarat yaitu Sense of cooperation (perasaan kerja sama) , rivalry (persaingan antara bagian-bagian pekerja), Team spirit, (adanya saling menghargai), maupun Esprit de corps (pekerja yang diikutsertakan atau dihargai). Dan didalam koordinasi juga memiliki beberapa pendekatan seperti tekhnik-tekhnik manajemen dasar, mingkatkan koordinasi potensial, mengurangi kebutuhan akan koordinasi.

Suatu manajemen yang baik terdapat sebuah rentang manajemen yang memiliki fungsi yang berkaitan dengan pengendalian jumlah

bawahannya secara efektif oleh seseorang manajer. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Karena pada dasarnya mengapa diperlukan karena dari kesamaan fungsi-fungsi, keadaan geografis, tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan, maupun tingkat koordinasi pengawasan yang

dibutuhkan.

▸ Baca selengkapnya: wewenang pimpinan klinik

yang dimiliki karyawan, dan kesempatan yang akan dimanfaatkan oleh karyawan.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, maka penulisan dapat merumuskan beberapa masalahnya, diantaranya sebagai berikut :

 Apa Pengertian Koordinasi.  Apa Tipe-Tipe Koordinasi.  Apa Ciri-Ciri Koordinasi.

 Apa Pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif.  Apa Mekanisme-Mekanisme PengKoordinasian dasar.  Apa Pedoman Koordinasi.

 Apa Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang efektif  Apa Pengertian Rentang Manajemen.

 Apa Alasan penentu Rentang Manajemen yang tepat.

 Apa Faktor-faktor yang mempengaruhi Rentang Manajemen.  Apa Pengertian Wewenang.

 Apa Persyaratan agar Kewenangan Efektif.  Apa Pelimpahan Wewenang

C. Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, penulis mencoba merumuskan beberapa tujua, yang sebagai berikut :

 Untuk Mengetahui Pengertian Koordinasi.  Untuk Mengetahui Tipe-tipe Koordinasi.  Untuk Mengetahui Ciri-Ciri Koordinasi.

 Untuk Mengetahui Pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif.

 Untuk Mengetahui Mekanisme-Mekanisme PengKoordinasian dasar.  Untuk Mengetahui Pedoman Koordinasi.

 Untuk Mengetahui Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang Efektif.  Untuk Mengetahui Pengertian Rentang Manajemen.

 Untuk Mengetahui Alasan penentu Rentang Manajemen yang tepat.  Untuk Mengetahui Faktor-faktor yang mempengaruhi Rentang

Manajemen.

 Untuk Mengetahui Pengertian Wewenang.

 Untuk Mengetahui Persyaratan agar Kewenangan Efektif  Untuk Mengetahui Pelimpahan Wewenang

PEMBAHASAN

A. Koordinasi Manajemen

1.

Pengertian Koordinasi

Koordinasi (coordination) adalah proses pengitegrasian tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan pada sutuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

 Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:

a. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence) Dalam melaksanakan pekerjaan harian tidak saling tergantung saling tergantung hanya pada hasil akhir yang memuaskan.

b. Saling ketergantungan berurutan (sequential interdepence) Suatu satuan organisasi harus melaksanakan tugas terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja

c. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependece) Hubungan yang saling memberi dan menerima

2. Tipe-Tipe Koordinasi



Menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko, 2003:197)

a. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.

b. Perbedaan dalam orientasi waktu.

Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

c. Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

d. Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

 Menurut Hasibuan (2007:86-87)

a. Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unti, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggungjawabnya.

b. Koordinasi horisontal adalah mengkoordinasikan kegiatan - kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.

a. Koordinasi adalah dinamis bukan statis.

b. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran.

c. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

Asas koordinasi adalah asas skala (hirarki) artinya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hirarki ini bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya.

 Menurut Hasibuan (2007:88) terdapat 4 (empat) syarat koordinasi yaitu :

a. Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.

b. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.

c. Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.

d. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

Koordinasi adalah suatu istilah yang mengandung pengertian koperasi (cooperation), sebab tanpa adanya koperasi tidak mungkin dapat dilakukan. Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:90) mendefinisikan koperasi merupakan kehendak dari individu-individu untuk menolong satu sama lain.

atau sifat suka rela (voluntary attitude) dari orang-orang di dalam organisasi. Sedangkan koordinasi tidak terdapat unsur kerjasama secara suka rela, tetapi bersifat kewajiban (compulsory).

3. Ciri-Ciri Koordinasi Menurut Handayaningrat (1985:89-90)

a. Bahwa tanggungjawab koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi adalah merupakan tugas pimpinan. Koordinasi sering dicampur-adukkan dengan kata koperasi yang sebenarnya mempunyai arti yang berbeda. Sekalipun demikian pimpinan tidak mungkin mengadakan koordinasi apabila mereka tidak melakukan kerjasama. Oleh kaerna itu, maka kerjasama merupakan suatu syarat yang sangat penting dalam membantu pelaksanaan koordinasi.

b. Adanya proses (continues process). Karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.

c. Pengaturan secara teratur usaha kelompok. Oleh karena koordinasi adalah konsep yang ditetapkan di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu, maka sejumlah individu yang bekerjasama, di mana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang sangat penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan salah satu dari pertandanya kurang sempurnanya koordinasi.

d. Konsep kesatuan tindakan. Hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha, berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil.

4. Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.

 Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif :

a. Tekhnik-tekhnik manajemen dasar yaitu Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.

b. Meningkatkan koordinasai potensial yaitu Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

c. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi yaitu Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan-satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

5. Mekanisme – Mekanisme Pengkoordinasian Dasar

Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan yaitu :

a. Hirarki manajerial

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

c. Rencana dan penetapan tujuan

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

6. Pedoman Koordinasi

a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

c. Koordinasi harus bersikenambungan yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

7. Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang efektif

 Kebaikan :

b. Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam

partisipasi pencapaian tujuan dan tahu perannya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar terhadap kemungkinan ketidakserasian antar bagian.

c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.

 hambatan :

a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.

b. Perbedaan dalam orientasi waktu.

c. Perbedaan orientasi antar pribadi.

d. Perbedaan dalam formalitas struktur.

B. Rentang Manajemen

1. Pengertian Rentang Manajemen

Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Istilah-istilah lain rentang manajemen:

a. span of control

b. Span of authority

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervision, Berapa sebenaranya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. *9 Pertama rentang manajemen memperngaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.

Untuk memilih suatu rentang manajemen, manajer harus mempertimbangkan hubungan manajer dengan bawahan dalam dua kelompok dua atau lebih, juga memeperhatikan hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan. Secara matematik V.A. Graicunas menetapkan rumus matematikan untuk menghitung jumlah hubungan yang akan dilakukan, yaitu :

Dimana R = Jumlah hubungan

n = Jumlah bawahan

2. Alasan Penentu Rentang Manajemen yang tepat

a. Retang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Terlalu melebarnya rentang berarti manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien. Sebaliknya

jika rentang terlalu sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya.

b. Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi. Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbebtuk ”tall” dengan banyak tingkat pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah. Sedangkan rentang manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang berbentuk ”flat” yang berarti tingkat manajemen semakin sedikit dan akan mempengaruhi efektifitas manajer di semua tingkatan.

3. Faktor - Faktor yang mempengaruhi Rentang Manajemen

a. Kesamaan fungsi-fungsi. Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin melebar. b. Kedekatan geografis. Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan,

secara fisik, rentangan semakin melebar.

c. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan. Semakin sedikit pengawasan lengsung dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

d. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan. Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

e. Perencanaan yang dibutuhkan manajer. Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

f. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas. Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti

penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.

C. Kewenangan

1. Pengertian Wewenang

Wewenang adalah hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak

melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai.

 Ada dua pandangan yang menjelaskan wewenang formal (resmi) : a. Pandangan klasik (classical view)

Wewenang datang dari tingkat paling atas, kemudian secara bertahap diturunkan ke tingkat yang lebih bawah

Sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukannya pemberi perintah. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua perintah dipatuhi. oleh penerima perintah. Penerima perintah akan menentukan apakah akan menerima perintah atau tidak.

2. Persyaratan agar Kewenangan Efektif

a. bawahan dapat memahami apa yang diinginkan atau dikomunikasikan oleh pimpinan atau atasan

b. pada saat sang bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten atau tidak bertentangan dengan rencana pencapaian tujuan organisasi

c. pada saat sang bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten mendukung nilai, misi, maupun motif pribadi atau kelompoknya

d. sang bawahan mampu secara mental maupun fisik menjalankan apa yang diperintahkannya

3. Pelimpahan Wewenang

Pelimpahan wewenang adalah proses pengalihan tugas kepada orang lain yang sah atau terlegitimasi (menurut mekanisme tertentu dalam organisasi) dalam melakukan berbagai aktifitas yang ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi yang jika tidak dilimpahkan akan menghambat proses pencapaian tujuan tersebut

 Jenis Kewenangan

a. Kewenangan Lini

b. Kewenangan Staf

 Manfaat Pelimpahan Wewenang

a. pelimpahan wewenang memungkinkan sub-bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut

b. bahwa pelimpahan wewenang mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal

c. penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pelimpahan wewenang tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab

 Kendala dalam Pelimpahan Wewenang a. Kapasitas Staf yang terbatas

b. Kurang bertanggung jawabnya atasan akibat

pelimpahan wewenang

c. Kunci Pelimpahan Wewenang agar Efektif d. Kepercayaan atasan pada bawahan

e. Komunikasi terbuka antara atasan dengan bawahan f. Kemampuan manajer dalam memahami tujuan organisasi,

tuntutan pekerjaan, dan kemampuan bawahan

 Tindakan agar Wewenang agar Efektif

a. Penentuan hal-hal yang dapat didelegasikan

b. Penentuan orang yang layak untuk menerima delegasi

c. Penyediaan sumber daya yang dibutuhkan

d. Pelimpahan tugas yang akan diberikan

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Koordinasi merupakan usaha sistematik untuk menetapkan standart manajemen

untuk melaksanakan suatu tujuan tertentu agar tidak terjadi kekacauan sehingga

keselarasan dapat terjadi sesuai dengan apa yang diinginkan. Di dalam manajemen

Terdapat 3 macam saling ketergantungan seperti diungkapkan Saling ketergantungan yang menyatu, Saling ketergantungan berurutan, dan Saling ketergantungan timbal balik. Disni ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif yaitu ekhnik-tekhnik manajemen, meningkatkan koordinasai maupun mengurangi kebutuhan akan koordinasi.

Rentang manajemen merupakan jumlah karyawan yang bertanggung jawab kepada supervisor. Kadang disebut dengan rentang pengawasan (span of control), salah satu ciri dari struktur ini menentukan seberapa dekat seorang supervisor dapat mengawasi bawahannya. Rentang manajemen dan koordinasi adalah saling berhubungan erat. ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentang semakin sulit untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif. Tetapi hubungan tersebut tidak semudah itu. Karena bila jumlah bawahan yang melapor ke setiap manajer lebih banyak, organisasi henya membutuhkan sedikit manajer. Dengan sedikit pandangan manajerial yang terlibat, para manajer mungkin mungkin akan lebih mudah mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan antar departemen.

wewenang tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab

B. Saran

Koordinasi rentang manajemen dan kewenangan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada koordinasi yang baik dan pengendaliannya serta terdapat kewenangannya dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik berasal dari bawahan maupun lingkungan kerja.

Koordinasi rentang manajemen dan kewenangan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Dan tersebut lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenangan ketegasan seseorang pemimpin dalam suatu organisasi. Koordinasi rentang manajemen disarankan dilakukan dengan tertib dan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi yang lebih baik lagi.

Handayaningrat, Soewarno (1985). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Managemen. Cetakan Keenam. Jakarta: PT Gunung Agung.

Hasibuan, Malayu S.P. (2007), Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Edisi Revisi. Cetakan Keenam. Jakarta: Bumi Aksara.

Mukhyi, Muhammad Abdul dan Imam Hadi Saputro, Pengantar Manajemen Umum. Depok : Universitas Gunadarma

Handoko, T. Hani (2003), Manajemen. Edisi Kedua. Cetakan Kedelapanbelas. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.

http://aditiaa.blogspot.com/2009/03/koordinasi-dan-rentang-manajemen.html