Penyelarasan Teknologi Informasi dengan dunia

Penyelarasan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis

pada Pendidikan dan Pembinaan Manajemen

Studi Kasus pada PPM-Manajemen

Bambang Santoso1), Prof. Dr. Ir. Harjanto Prabowo, MM2)

Pascasarjana Magister Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara Kampus Anggrek, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta, 11530

E-mail: bambangsantosoh@gmail.com1), harprabowo@binus.edu2)

Abstrak - Teknologi dan sistem informasi telah mendorong dan merubah cara pandang,

dari aktivitas layanan tradisional menjadi

layanan elektronik (e-Service) untuk mendukung kinerja organisasi. Dalam rangka

persaingan dengan pesaingnya perguruan

tinggi harus memperlengkapi infraksturnya

dengan dukungan informasi teknologi. Fokus

pada kenyamanan dan kepuasan mahasiswa

dalam proses belajar-mengajar, karena

kepuasan menjadi salah satu faktor penting

untuk diperhatikan dan dieksplorasi. Kajian

ini bertujuan mengetahui apakah kualitas

dalam proses pendidikan dan pembinaan

mamajemen dapat mempengaruhi kepuasan

mahasiswa secara positif. Perguruan tinggi

membutuhkan desain infrastruktur untuk

membuat dasar yang kokoh untuk

implementasi business model yang akan diimplementasikan pada internet atau yang

disebut e-business.

Kata Kunci - Penyelarasan Teknologi

Informasi, Strategi Bisnis, Strategi TI,

business model.

I.

PENDAHULUAN

Sebuah organisasi yang telah mengadopsi

teknologi informasi ke dalam proses bisnis yang

dilakukannya, tentunya akan ikut memikirkan

peranan yang akan dilakukan oleh TI. Dalam

bidang pendidikan sendiri, saat ini sudah tidak

asing dengan yang namanya sistem informasi

atau teknologi informasi. Masuknya teknologi

informasi kedalam bidang pendidikan,

persaingan antara universitas atau perguruan

tinggi menjadi lebih ketat. Sehingga strategi

pemasaran sangatlah dibutuhkan dalam

persaingan. Salah satu strategi pemasaran yang

direkomendasikan adalah kualitas pelayanan

yang baik karena kualitas layanan dapat

mempengaruhi secara langsung kepuasan dari

mahasiswa/i terhadap suatu perguruan tinggi

atau universitas (Yoon, 2011).

Menurut Bjorn Cumps Stijn Vieane, dan

Guido Dedene, 2006. Dalam menentukan ada

tiga peranan TI dalam organisasi. Pertama

memegang peran konservatif sebagai pendukung

dalam organisasi. Perusahaan ini memilih

menggunakan teknologi TI yang sudah terbukti

dan matang. Kedua memegang peran yang kritis

memilih menggunakan dan menginvestasikan

pada teknologi TI terkini. Ketiga memegang

peran sebagai inovator dalam bisnis.

PPM-Manajemen adalah sebuah lembaga

pendidikan dalam bidang manajemen. Lembaga

yang didirikan tahun 1967 ini, kini Yayasan

PPM menjalankan misinya melalui empat unit

bisnis: (1) PPM School of Management: program pendidikan manajemen bergelar, (2) Program

Pengembangan Eksekutif: pelatihan manajemen,

(3) PT Binaman Utama: konsultansi manajemen

(4) PT Pustaka Binaman Pressindo: penerbitan

buku dan seminar manajemen.

Sebagai organisasi berorientasi pasar yang

bertanggung jawab dan memiliki misi yang jelas,

PPM-Manajemen terus berupaya tanpa henti

menjadi lembaga pelopor di bidang manajemen

melalui riset tentang praktik manajemen di

Indonesia.

II.

PEMBAHASAN

Penyelarasan antar teknologi informasi (TI)

dengan strategi bisnis merupakan permasalahan

yang kompleks dan bersifat multidimensi.

Penyelarasan TI dan strategi bisnis digunakan

oleh perusahaan untuk meningkatkan efisiensi,

mengurangi biaya, menciptakan hambatan untuk

pendatang baru, meningkatkan hubungan dengan

konsumen dan suplier, dan menciptakan produk

dan solusi bisnis baru. TI telah menjadi enabler

yang penting bagi strategi bisnis dalam hal

kustomisasi masal, diferensiasi kompetitif,

peningkatan kualitas, dan peningkatan

otomatisasi proses. Kegagalan dalam melakukan

penyelarasan ini dapat mengakibatkan

peningkatan biaya dan kehilangan kesempatan.

2.1

Penyelarasan TI di perguruan Tinggi

Di perguruan tinggi, penyelarasan TI

muncul

dalam

berbagai

aspek

administrasi dan akademik.

Menurut

Lukito

(2009:57)

menyatakan setidaknya ada tiga peran

yang dapat dimainkan oleh TI di

perguruan tinggi, yaitu: 1) sebagai

integrator

program

dan

kegiatan

perguruan tinggi, 2) sebagai

enabler

bagi

perbaikan/penyempurnaan proses-proses

akademik

dan

administratif

serta

munculnya layanan-layanan baru yang

inovatif, dan 3) untuk memperluas akses

seluruh warga kampus.

2.2

Masalah Penelitian

Perkembangan TI telah memberikan

pengaruh yang besar terhadap dunia

pendidikan. Telah banyak ditemukan

berbagai lembaga pendidikan mulai dari

taman kanak-kanak sampai perguruan

tinggi memanfaatkan TI dalam rangka

meningkatkan kinerjanya.

2.3

Rumusan Masalah

Kajian ini dilakukan untuk menjawab

pertanyaan

sebagai

berikut:

“Bagaimanakah pengaruh strategi bisnis

dan strategi TI terhadap kinerja lembaga

Penyelarasan

dalam

bidang

ini

menuntut adanya pemanfaatan TI yang

efektif,

yang

melibatkan

proses

berkesinambungan dari: 1) identifikasi

tujuan pedagogis, 2) penentuan aktivitas

untuk mencapai tujuan tersebut, dan 3)

pemilihan

TI

yang

tepat

untuk

mengimplementasikan aktivitas tersebut

(Whitaker & Coste, 2002).

2.4

Analisis Model Bisnis

Menurut Jonathan Adams, Srinivas

Koushik, Guru Vasudeva, & George

Galambos, (2001). Dalam menentukan

model bisnis bagi sistem aplikasi yang akan

dibangun, perguruan tinggi menentukan

kriteria bagi aplikasi yang akan dibangun

tersebut sebagai berikut:

1.

Memberikan kemudahan, keamanan,

kecepatan dan kenyamanan bagi user

dalam membantu user dalam menentukan keputusan.

2.

Investasi yang ditanamkan tidak terlalu

tinggi tetapi manfaat yang diperoleh

dapat langsung dirasakan.

3.

Menjadi sumber pendapatan baru.

Selanjutnya dilakukan analisis terhadap

pengembangan aplikasi dengan menggunakan 3

kriteria seleksi konsep bisnis (Ward, J. &

Peppard, 2003) sebagai berikut:

1. Potensi Pasar; Kriteria ini digunakan untuk

memastikan apakah potensi pemakai aplikasi

ini memang nyata ada. Kuncinya adalah

secara pasti dapat diketahui siapa

konsumennya atau pemakai aplikasi ini dan

apa yang mereka inginkan. Kebutuhan untuk

mendapatkan pelayanan prima berupa

kenyamanan, keamanan dan kecepatan

adalah kualifikasi yang dapat dipenuhi oleh

sistem yang telah di bangun adalah:

a. Manajemen tingkat atas (Dekan, Ketua

Program Studi); mendapat

laporan-laporan yang mendukung sistem

pengambilan keputusan manajemen.

b. Dosen; mendapat laporan-laporan yang

mendukung sistem pengambilan

keputusan penilaian mahasiswa,

bimbingan akademik mendapatkan

laporan-laporan yang berhubungan

dengan kegiatan proses

belajar-mengajar.

c. Mahasiswa; memperoleh informasi

materi pembelajaran, forum diskusi,

nilai akhir, mendapat laporan-laporan

yang mendukung sistem pengambilan

keputusan jumlah mata kuliah yang telah

diambil.

2. Daya Saing; Menurut Porter, M.E., (2001).

Gambar 1: 5 forces competition untuk perguruan tinggi.

Berdasarkan analisis gambar diatas yang mana

menggunakan 5 forces competitive Michael Porter maka dapat dipetakan ada 5 hal yang mempengaruhi persaingan yaitu:

1. Competitors; Adalah merupakan pesaing dari dunia perguruan tinggi lain terutama

yang menyelenggarakan pendidikan

manajemen komputer. Pertumbuhan

perguruan tinggi ini harus diperhatikan agar

dapat diketahui siapa saja yang menjadi

saingan dalam proses bisnis pendidikan ini.

Pendidikan dan Pembinaan Manajemen

perlu direncanakan strategi jangka panjang

perusahaan untuk dapat bersaing dengan

perguruan tinggi lain.

2. Suppliers; Adalah merupakan pihak-pihak yang bertindak sebagai penyedia baik

mahasiswa sebagai subyek yang akan

dididik maupun peraturan pemerintah yang

mendukung kegiatan pendidikan di

Indonesia adalah sbb:

o _{Sekolah menengah tingkat atas seperti}

SMA, SMU, MA dll. Merupakan

supplier terbesar yang menyediakan

calon mahasiswa yang akan menjadi

kustomer dunia pendidikan perguruan

tinggi. Pendidikan dan Pembinaan

Manajemen perlu kerja sama dengan

pihak sekolah menengah atas ini

dibutuhkan untuk selalu menarik lulusan

sekolah menengah atas tersebut untuk

menjadi kustomer.

o _{Peraturan pemerintah yang secara}

khusus untuk perguruan tinggi ditangani

oleh DIKTI (Dirjen Pendidikan Tinggi)

dan KOPERTIS (Koordinator Perguruan

Tinggi). Pihak DIKTI dan KOPERTIS

ini yang bertanggung jawab untuk

mengelola dan mengatur perguruan

tinggi agar dapat berjalan pada

aturan-aturan pendidikan yang telah ditetapkan

oleh pemerintah melalui Departemen

Pendidikan Nasional. Pendidikan dan

Pembinaan Manajemen harus

memperhatikan aturan - aturan yang

telah ditetapkan agar dapat bersaing,

bertahan dan menang dalam persaingan.

New Entrant:

Perguruan Tinggi Baru

Competitor

Universitas Lain

Substitutes:

Lembaga Kursus, Training Lembaga Seritifikasi

Suppliers:

SMA, SMU, MA etc. DIKTI, KOPERTIS

Orang Tua/Wali Dunia Bisnis

Customers:

o _{Masyarakat, Orang tua/wali, Dunia}

bisnis. Pandangan / “image” masyarakat

sangat dibutuhkan agar menjadi suatu “trade mark” dan dikenal masyarakat bahwa institusi pendidikan tersebut

adalah benar-benar berkualitas dan

memenuhi standar keinginan

masyarakat. Pendidikan dan Pembinaan

Manajemen harus selalu memperhatikan

kebutuhan dunia bisnis saat ini dalam

dunia kerja dan kemungkinan dunia

kerja yang ada.

3. New Entrant; Adalah merupakan pendatang baru dalam dunia pendidikan tinggi. Pihak

Pendidikan dan Pembinaan Manajemen

harus selalu memperhatikan dan

mewaspadai pertumbuhan perguruan tinggi

baru, apalagi dengan diperbolehkan pihak

perguruan tinggi di luar Indonesia untuk

mengembangkan sayapnya di Indonesia.

4. Customer; Adalah merupakan individu yang menjadi sumber pendapatan dan target

sasaran bisnis pendidikan tinggi. Mahasiswa

dan mahasiswi yang puas tersebut akan

menjadi iklan yang berjalan dan hidup dan

secara terus menerus akan menjadi indikator

kenaikan jumlah mahasiswa. Pihak

Pendidikan dan Pembinaan Manajemen

harus selalu memperhatikan dan memuaskan

mahasiswa sebagai pemakai jasa pendidikan

tinggi ini.

5. Subtitutes; Adalah merupakan pengganti yang akan mempengaruhi mengurangnya

jumlah mahasiswa yang menjadi sumber

pemasukan bagi perguruan tinggi. Institusi

pengganti tersebut adalah seperti lembaga

kursus, training dan pelatihan serta lembaga

sertifikasi. Pihak Pendidikan dan Pembinaan

Manajemen perlu memikirkan bagaimana

agar perguruan tinggi dapat masuk juga

kedalam bidang pengganti ini.

2.5 Business Model Dan IT-Strategic

Model bisnis adalah cara bagaimana

organisasi berinteraksi dengan lingkungannya

dalam upaya memutuskan strategi tertentu yang

unik, menggunakan sumberdaya untuk

membangun kemampuan organisasi guna

menjalankan strategi itu yang akhirnya

menghasilkan value yang memuaskan bagi

stakeholder.

Untuk menjadi sukses perusahaan harus

memiliki rencana tindakan untuk mencapai

tujuan dan sasaran organisasi. Sebuah model

bisnis menggambarkan dasar pemikiran tentang

bagaimana organisasi menciptakan memberikan

dan menangkap nilai (Osterwalder dan Pigneur,

2010:14). Osterwalder & Pigneur (2010),

memperkenalkan 9 komponen penting yang

menggambarkan bagaimana menciptakan

manfaat bagi dan mendapat manfaat para

pelanggannya dari business models perusahaan: 1. Customer Segments; Target pelanggan

untuk produk dan jasa bisnis. Customer Segments atau segmen pelanggan adalah pihak yang menggunakan jasa/produk dari

organisasi dan mereka yang berkontribusi

dalam memberikan penghasilan bagi

organisasi.

Mengutip Osterwalder (2004) , sebuah nilai

proposisi adalah pandangan keseluruhan

terhadap produk dan jasa yang

bersama-sama mewakili nilai untuk segmen

pelanggan tertentu. Ini menggambarkan cara

suatu perusahaan membedakan dirinya dari

para pesaingnya dan merupakan alasan

mengapa pelanggan membeli dari

perusahaan tertentu dan bukan dari yang

lain. Value propositions ini memberi tawaran untuk memecahkan masalah

pelanggan atau semaksimum mungkin

memenuhi keinginan pelanggan.

3. Channels; Sarana yang digunakan perusahaan untuk memberikan produk dan

layanan kepada pelanggan. Ini termasuk

pemasaran perusahaan dan strategi

distribusi. Channel menggambarkan interaksi dengan pelanggan dan berperan

penting dalam proses yang dialami oleh

pelanggan.

4. Customer Relationship; Hubungan pelanggan dimana perusahaan menetapkan

antara dirinya dengan berbagai segmen

pelanggan yang berbeda. Proses pengelolaan

hubungan pelanggan disebut sebagai

manajemen hubungan pelanggan.

Pembinaan hubungan dengan pelanggan

bertujuan untuk mendapatkan pelanggan

baru (akuisisi), mempertahankan pelanggan

lama (retention), dan menawarkan produk atau jasa lama dan baru pada pelanggan

lama.

5. Revenue Streams; Cara perusahaan menghasilkan uang melalui berbagai

pendapatan (pendapatan perusahaan). Pada

intinya ada dua jenis pendapatan yaitu yang

bersifat transaksional dan yang berbentuk

pengulangan (recurring).

6. Key Resources; Sumber daya yang diperlukan untuk menciptakan nilai bagi

pelanggan. Key Resources menggambarkan aset-aset terpenting yang menentukan

keberhasilan pengoperasian model bisnis.

Aset-aset berharga inilah yang

memungkinkan organisasi mewujudkan

value proposition yang dijanjikannya kepada pelanggan, dengan baik.

7. Key Activities; Kegiatan yang diperlukan untuk menjalankan model bisnis perusahaan.

Key Activities berperan penting dalam mewujudkan value proposition. Kegiatan inti dari ini adalah konsultan TI (Information Technology) adalah kemampuan menerjemahkan kebutuhan pelanggan ke

dalam suatu sistem TI yang tepat.

8. Key Partnerships; Aliansi bisnis yang melengkapi aspek-aspek lain dari model

bisnis. Organisasi membutuhkan kemitraan

ini untuk berbagai motif yang umumnya

adalah: penghematan karena tidak

tercapainya ekonomi skala, mengurangi

risiko, memperoleh sumber daya atau

pembelajaran.

9. Cost Structure; Konsekuensi moneter terhadap praktik yang digunakan dalam

model bisnis. Cost Structure atau struktur

biaya menggambarkan semua biaya yang

muncul sebagai akibat dioperasikannya

Key Partners lembaga di dalam

dan luar negeri yang terkait kasus & diskusi. Cost Structure

( 9 )

Biaya Sumber Daya Manusia dan bahan pelatihan.

Revenue Streams ( 5 )

Pembayaran peserta Program Pendanaan oleh Perusahaan sponsor.

Gambar 2: Bisnis Model PPM-Manajemen saat ini.

2.6 Analisis SWOT

Analisis SWOT akan dipetakan dari

hasil analisis lingkungan. Dengan

mengetahui kekuatan yang dimiliki

organisasi akan dapat mempertahankan dan

bahkan meningkatkan kekuatan sebagai

modal untuk dapat bersaing.

Mengidentifikasi kelemahan untuk dapat

mengetahui apa kelemahan yang masih ada,

dan dengan mengetahui

kelemahan-kelemahan tersebut, maka perusahaan dapat

berusaha untuk memperbaiki agar menjadi

lebih baik. Dengan semakin cepat

mengetahui kelemahan, maka perusahaan

juga dapat sesegera mungkin mencari solusi

untuk dapat menutupi kelemahan tersebut.

Dengan mengetahui peluang, berbagai

strategi dapat disiapkan lebih dini dan

terencana dengan lebih baik sehingga

peluang yang telah diidentifikasi dapat

direalisasikan. Ancaman yang dapat

teridentifikasi dapat dicarikan jalan

keluarnya sehingga organisasi dapat

No Aspek Kekuatan Kelemahan Peluang Ancaman

1 Customer Segments Jumlah Peserta yang banyak setiap tahunnya.

Tidak secara spesifik memisahkan asing yang masuk pasar Indonesia.

2 Value Propositions Fokus pada pelatihan manajemen.

Kurang tajam untuk segmen tertentu. di fungsi tertentu. 3 Channels Program tahunan

terjadwal dan program yang sudah dikenal oleh customer.

Special event untuk mengundang calon peserta masih jarang diadakan.

5 Revenue Streams Pembayaran peserta program

sponsorship.

Hanya transaksional. Eksistensi PPM-Manajemen

6 Key Resources Citra PPM-Manajemen sebagai unit usaha kosultasi sekolah tinggi. lintas seluruh unit usaha PPM-Manajemen dan dunia luar.

Peluang untuk bekerja di industri lain dapat mengurangi jumlah instruktur.

7 Key Activities Pengajaran standar PPM-Manajemen.

Biaya SDM akan terus menigkat.

Dari hasil analisis SWOT unit bisnis

PPM-Manajemen ini ternyata banyak hal

yang perlu disempurnakan agar unit bisnis

ini dapat lebih efektif dan efisien di masa

mendatang, diharapkan dapat menjaga

keunggulan unit bisnis PPM-Manajemen.

Key Partners lembaga di dalam

dan luar negeri yang terkait lintas unit usaha.

Pengajaran Pilih topic lengkap

Konten aplikatif. iklan dan special

event.

Biaya Sumber Daya Manusia dan bahan pelatihan. Biaya riset dan pengembangan bahan pelatihan

Biaya sertifikasi dan peningkatan kompetensi pengajar.

Revenue Streams ( 5 )

Pembayaran peserta Program. Pendanaan oleh Perusahaan sponsor. Pendapatan dari membership program.

Pemasukan dari pemasang iklan.

Gambar 3: Bisnis Model PPM-Manajemen yang disempurnakan.

2.7

Model Kematangan

Menurut Luftman, (2007). Proses

pengukuran tingkat kematangan keselarasan

dapat memberikan informasi kepada organisasi

mengenai kondisi terkini dari keselarasan

strategi mereka dan mengidentifikasi apasaja

yang harus dilakukan untuk meningkatkan

kematangan keselarasan strategi bisnis dan TI

diharapkan dapat memenuhi kebutuhan sebagai

berikut:

o _{Metode agar organisasi dapat menentukan}

tingkat kematangan keselarasan bisnis dan

TI berdasarkan kondisinya terkini.

o _{Dengan mengetahui tingkat kematangan,}

organisasi dapat menentukan hal-hal apasaja

yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki.

o _{Dengan pengukuran tingkat kematangan,}

organisasi dapat mengetahui performa -

kemajuan mereka dalam mencapai target

yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Gambar 4: Gap antara Strategi Bisnis dengan TI di setiap tingkat kematangan, (Luftman, J., 2003).

Gambar 4 diatas adalah mengilustrasikan

gap antara strategi bisnis dan strategi TI untuk

setiap level keselarasan.

III.

KESIMPULAN

Sebuah organisasi yang telah mengadopsi

teknologi informasi ke dalam proses bisnis yang

dilakukannya, tentunya akan ikut memikirkan

peranan yang akan dilakukan oleh TI.

Penyelarasan TI dengan strategi bisnis

merupakan kegiatan yang telah lama menjadi

perhatian, tetapi sulit untuk dilakukan karena

pada dasarnya strategi bisnis itu sendiri selalu

berubah-ubah. Dalam menyelaraskan TI dan

strategi bisnis perlu diperhatikan arah yang ingin

dicapai dengan jelas, komitmen, komunikasi,

dan integrasi dari fungsi-fungsi yang ada dalam

organisasi.

Antara satu perguruan tinggi dengan

perguruan tinggi lainnya mempunyai keunikan

masing-masing yang bisa saja berbeda dalam

proses bisnis dan implementasi penerapan

teknologi informasi. Dukungan dari semua

manajemen sangat dibutuhkan untuk kelancaran

implementasi dan pengembangan kedepan.

IV.

SARAN

Beberapa saran yang disampaikan disini

lebih bersifat sebagai sebuah penyempurnaan

untuk penelitian yang lebih lanjut.

1. Bagi pembaca yang tertarik untuk

melakukan penelitian sejenism disarankan

untuk menambah variable-variabel yang

mempengaruhi dalam pengambilan

keputusan.

2. Bagi Perusahaan diharapkan dapat menjaga

V.

DAFTAR PUSTAKA

Cumps, B., Viaene, S., Dedene, G., “Managing for Better Business IT Alignment”, IEEE, 2006.

Jonathan Adams, Srinivas Koushik, Guru

Vasudeva, & George Galambos, “Patterns for ebusiness: A Strategy for Reuse”, IBM Press, 2001.

Luftman, J., Competing in The Information Age: Align in The Sand. 2nd Edition, Oxford University Press, New York, 2003.

Luftman, J., Kempaiah, R. An update on Business-IT Alignment: "A Line" has been Drawn. MIS Quarterly Executive. Vol.6, No.3, 2007.

Lukito Edi Nugroho. "Pemanfaatan Teknologi Informasi Di Perguruan Tinggi". Prajnya Media, Yogyakarta. 2009.

Osterwalder, Alexander dan Yves Pigneur,

"Business Model Generation" (terjemahan), PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2012.

Porter, M.E., “Strategy and the Internet”,

Harvard Business Review, pp. 62-78, 2001.

Ward, J. & Peppard, J.,”Strategic planning for Information Systems”,3rd, John Willey & Sons, Ltd, West Sussex, England, 2003.

Whitaker, B. & Coste,T.G. "Developing an Effective IT Integration and Support System". Journal of Information Technology Education Volume 1 No. 1 2002, 53-64.

2002.

Yoon, S. Effects of e-Service Quality on Perceived Value, Satisfaction, and Reuse Intentions in, 2011.

http://www.ppm-manajemen.ac.id diakses pada