E-Mail di Instansi Pemerintah : Model Analisis Faktor-faktor Yang Mempengaruhi
Penggunaan dan Pengaruhnya Terhadap Produktivitas
Edi Nur Cahyaningtyas*), Hanung Adi Nugroho**), Eko Nugroho***)
Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Universitas Gadjah Mada
E-Mail: *[email protected], **[email protected], ***[email protected]
Abstrak
Penelitian ini mengembangkan model untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan e-mail dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai khususnya di instansi pemerintah. Model yang dikembangkan menggunakan dasar metode TAM (Technology Acceptance Model). Dengan diketahuinya faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan e-mail tersebut dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai, maka dapat digunakan sebagai acuan bagi pengambil kebijakan untuk meningkatkan efektivitas penggunaan e-mail khususnya di instansi pemerintah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta kinerja instansi pemerintah.
Kata kunci : e-mail, TAM, trust, productivity
1.
PENDAHULUAN
Era informasi yang semakin maju dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini dan pemanfaatannya yang sudah melekat dalam kehidupan sehari-hari menuntut penyesuaian yang cepat dalam segala hal yang berhubungan dengan aktivitas sehari-hari termasuk hal yang berhubungan dengan layanan instansi pemerintahan. Instansi pemerintah dituntut untuk dapat melayani kepentingan masyarakat luas dengan pelayanan publik yang semakin baik, terpercaya dan dapat diandalkan dengan interaksi yang mudah dijangkau.
Dijelaskan dalam Instruksi Presiden RI No. 3 Tahun 2003 [1] tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-goverment bahwa e-government dikembangkan sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien dengan
mengembangkan penyelenggaraan
kepemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik. Penataan sistem manajemen dan
proses kerja di lingkungan pemerintah
dilakukan melalui pengembangan
e-government dengan mengoptimasikan
pemanfaatan teknologi informasi. Aktivitas yang berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup:
1. Pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronik;
2. Pemanfaatan kemajuan teknologi
informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.
Salah satu bentuk implementasi
pemanfaatan teknologi tersebut adalah
penggunaan e-mail (electronic mail) atau surat elektronik sebagai media komunikasi internal instansi maupun eksternal dengan masyarakat.
Dalam dunia kerja profesional, e-mail merupakan media komunikasi yang utama
untuk mendukung aktivitas pekerjaan.
Meskipun demikian, dalam lingkungan kerja
pemerintahan, masih banyak pegawai
pemerintah yang belum memahami dan
menggunakan e-mail sebagai media
komunikasi [2]. Hal inilah yang menjadikan belum efektifnya penggunaan e-mail dalam dunia kerja pemerintahan. Masih banyak pegawai yang lebih memilih menghindari teknologi ini sehingga proses birokrasi menjadi berjalan lebih lama karena pengiriman berkas dan komunikasi yang seharusnya dapat
dilakukan menggunakan e-mail akhirnya
dilakukan dengan cara konvensional.
ISBN: 979-26-0280-1
juga pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai, maka dapat digunakan sebagai acuan bagi pengambil kebijakan untuk meningkatkan efektivitas penggunaan e-mail khususnya di
instansi pemerintah untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi serta kinerja instansi pemerintah.
Untuk melakukan analisis faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi e-mail dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai di
instansi pemerintah, peneliti akan
mengembangkan model yang didasarkan pada metode TAM (Technology Acceptance Model).
2.
LANDASAN TEORI
A.Penggunaan E-mail di Instansi Pemerintah
Dalam berkomunikasi saat ini e-mail memiliki peran yang sangat penting meskipun e-mail bukanlah teknologi yang baru [3].
Hampir semua layanan berbasis web
memerlukan e-mail sebagai identitas untuk melakukan otentikasi.
Saat ini hampir semua instansi pemerintah telah menyediakan akses internet di kantornya. Pegawai dapat memanfaatkan akses internet ini salah satunya untuk menggunakan e-mail. Beberapa instansi pemerintah baik pusat maupun daerah juga telah menyediakan e-mail pemerintah dengan domain .go.id. Dalam penggunaannya untuk keperluan dinas di instansi pemerintah, pemerintah juga telah
menyediakan e-mail dengan domain
pnsmail.go.id [4]. Dasar pengelolaan layanan e-mail ini adalah peraturan pemerintah No.82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik [5]. Berdasarkan surat edaran tersebut, sebagai media persuratan elektronik yang aman dan resmi di lingkungan pemerintahan seluruh pegawai dan instansi pemerintah wajib menggunakan e-mail resmi pemerintah
B. Technology Acceptance Model (TAM)
Dalam penelitian mengenai adopsi
teknologi, TAM merupakan salah satu model yang paling banyak digunakan [6]. Model yang dikembangkan oleh Davis [7] ini ditujukan untuk menjelaskan perilaku seseorang dalam menerima, menggunakan, atau mengadopsi sebuah teknologi informasi.
Pengujian model TAM sebagai alat untuk memprediksi perilaku dalam menggunakan
teknologi informasi telah banyak dilakukan melalui berbagai penelitian. Komponen utama dari model TAM adalah kombinasi konsep
yang saling berkaitan yaitu kegunaan
persepsian (perceived usefulness), kemudahan penggunaan persepsian (perceived ease of use), sikap terhadap perilaku (attitude towards
behavior), minat perilaku (behavioral
intention), serta penggunaan (usage behavior). Model TAM yang dikembangkan oleh Davis [7] dan Venkatesh, David [8] ditunjukkan pada Gambar 6.
Gambar 1. Technology Acceptance
Model (TAM)
Sumber: Davis [7], Venkatesh [8].
C. Computer Self Efficacy
Computer self-efficacy mengacu pada
tingkat kepercayaan pada diri seseorang bahwa ia merasa yakin dengan kemampuannya dalam mengoperasikan dan menggunakan sistem komputer [9]. Computer self-efficacy dapat
digunakan untuk memprediksi persepsi
pengguna mengenai penerimaan dan
penggunaan atas teknologi informasi [10].
D. Availability
Penelitian yang dilakukan oleh W.
Mc.Connell [11] menunjukkan bahwa
availibility (ketersediaan) berpengaruh
terhadap adopsi teknologi khususnya layanan internet. Pengguna akan menggunakan suatu layanan teknologi apabila layanan tersebut tersedia.
E. Accessibility
Penelitian yang dilakukan oleh
W.McConnell [11] juga menunjukkan bahwa variabel kemampuan akses (accessibility)
berpengaruh terhadap adopsi teknologi
khususnya layanan internet.
F. Training
Pelatihan (training) merupakan salah satu faktor penting bagi keberhasilan sistem [12]. Semakin banyak pelatihan yang diberikan maka akan semakin memudahkan pengguna dalam menggunakan suatu teknologi sehingga
diharapkan akan menciptakan suatu kemampuan fungsi dan sistem yang berkualitas tinggi [13].
G. Perceived Ease of Use
Definisi persepsi kemudahan penggunaan (perceived ease of use) yaitu sejauh mana seseorang percaya bahwa suatu sistem mudah untuk digunakan [7]. Dalam konteks penelitian ini, kemudahan penggunaan sistem yang dimaksud yaitu kemudahan penggunaan e-mail.
H.Perceived Usefulnes
Definisi persepsi kegunaan (perceived usefulness) yaitu sejauh mana seseorang percaya bahwa menggunakan suatu sistem akan meningkatkan kinerjanya [7]. Apabila seseorang percaya bahwa suatu sistem atau teknologi informasi berguna maka ia akan menggunakan sistem informasi atau teknologi informasi tersebut [14].
I. Trust
Kepercayaan (trust) merupakan hal yang penting dalam interaksi sosial [15]. Sebagai akibat dari perkembangan interaksi sosial secara online, kepercayaan atas sistem berbasis web termasuk layanan e-mail menjadi hal penting untuk diperhatikan. Diadaptasi dari definisi webtrust [15], kepercayaan pengguna
e-mail didefinisikan sebagai persepsi
kepercayaan individual atas penggunaan e-mail.
J. E-mail Usage
Penggunaan e-mail (e-mail usage)
didefinisikan sebagai penggunaan layanan mail baik mail instansi pemerintah maupun
e-mail non instansi pemerintah dalam
pemanfaatannya sebagai media persuratan elektronik dalam menjalankan pekerjaan.
K.Productivity
Produktivitas (productivity) dalam hal penggunaan e-mail didefinisikan sejauh mana penggunaan e-mail tersebut akan meningkatkan
output pegawai dalam melaksanakan
pekerjaannya yang berhubungan dengan
pengelolaan dan pengiriman dokumen.
3.
METODE PENELITIAN
A. Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini dibutuhkan data primer dan sekunder. Untuk memperoleh data primer, peneliti akan mengumpulkan secara langsung dengan menerapkan teknik survei. Survei dilakukan dengan instrumen kuesioner dengan memberikan sejumlah pertanyaan kepada responden. Data sekunder diperoleh dari kajian literatur terhadap artikel, publikasi, jurnal, maupun buku-buku yang berkaitan dengan topik penelitian.
Populasi pada penelitian ini adalah pegawai di instansi pemerintah. Sampel sebanyak 150 responden diambil dari pegawai di 11 SKPD dan kantor yang ada di Kabupaten Sleman. Instansi yang dipilih adalah instansi yang
memberikan pelayanan langsung kepada
masyarakat maupun instansi yang selalu berkoordinasi secara intensif dengan instansi lain. Teknik yang digunakan untuk memilih sampel dalam penelitian ini yaitu pengambilan sampel acak berstrata (stratified random sampling) dimana populasi akan dibagi menjadi strata-strata (sub populasi), kemudian pengambilan pengambilan sampel dilakukan dalam setiap strata [16].
B. Pengukuran
Pengujian faktor-faktor yang
mempengaruhi penggunaan e-mail dan
pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai dilakukan dengan model yang dikembangkan
berdasarkan model TAM. Salah satu
keunggulan penggunaan TAM dalam penelitian
ini yaitu TAM memiliki measurement
inventory yang tervalidasi dengan baik [17].
C. Cara Analisis
Tingkat validitas dan reliabilitas instrumen penelitian yang digunakan yaitu kuesioner akan diuji terlebih dahulu. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini kemudian akan dianalisis menggunakan model persamaan struktural (Structural Equation Model—SEM), suatu teknik permodelan statistik yang umum
digunakan dalam ilmu tingkah laku
(behavior)[6]. Analisis dilakukan berdasarkan pada pemodelan penelitian yang diajukan.
1. Uji Validitas
ISBN: 979-26-0280-1
penelitian mampu mengukur konstruk atau variabel yang diuji. Dalam penelitian ini uji validitas dilakukan dengan menggunakan PLS untuk menguji validitas konvergen dan validitas diskriminan.
2. Uji Reliabilitas
Dalam penelitian ini uji reliabilitas dilakukan untuk mengetahui sejauh mana alat ukur atau instrumen penelitian yang digunakan dapat menghasilkan data yang reliabel, yang menunjukkan konsistensi alat ukur atau instrumen penelitian tersebut. Dalam PLS, uji
reliabilitas dilakukan dengan mengukur
reliabilitas konstruk (construct reliability)
masing-masing indikator. Dua kriteria
digunakan untuk mengukur construct
reliability yaitu composite realibility dan
cronbach’s alpha [18]. Apabila suatu konstruk memiliki nilai composite reliability lebih besar dari 0,7 dan nilai cronbach’s alpha lebih besar dari 0,6 maka konstruk tersebut dinyatakan reliabel [18].
3. Uji Hipotesis
Uji hipotesis dilakukan dengan cara
menguji model strukturalnya. Dengan
menganalisis koefisien jalur antar variabel akan diketahui bagaimana pengaruh hubungan suatu variabel terhadap variabel lain sesuai dengan model strukturalnya. Pengaruh hubungan antar variabel dapat dilihat dengan menilai t statistik dibandingkan dengan t table signifikansi.
4.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pemodelan yang digunakan pada penelitian ini mengacu pada TAM yang dikembangkan. Variabel yang akan digunakan dalam penelitian ini yaitu computer self efficacy, availability, accesibility, training, perceived usefulnes, perceived ease of use, dan actual use dalam hal penggunaan e-mail. Peneliti menambahkan satu variabel yang akan diuji yang dianggap akan mempengaruhi penggunaan e-mail di instansi pemerintah yaitu variabel trust
(kepercayaan). Dalam penelitian ini,
pemodelan yang digunakan ditunjukkan pada gambar 2.
Gambar 2. Model penelitian yang diajukan.
Hipotesis yang diajukan pada penelitian ini adalah sebagai berikut :
H1 : Computer self-efficacy berpengaruh positif terhadap perceived ease of use H2 : Computer self-efficacy berpengaruh
positif terhadap perceived usefulness H3 : Availability berpengaruh positif terhadap
perceived ease of use
H4 : Availability berpengaruh positif terhadap perceived usefulness
H5 : Accessibility berpengaruh positif terhadap perceived ease of use
H6 : Accessibility berpengaruh positif terhadap perceived usefulness
H7 : Training berpengaruh positif terhadap perceived ease of use
H8 : Training berpengaruh positif terhadap trust
H9 : Perceived ease of use berpengaruh positif terhadap perceived usefulness
H10 : Trust berpengaruh positif terhadap perceived usefulness
H11 : Perceived ease of use berpengaruh positif terhadap e-mail usage
H12 : Perceived usefulness berpengaruh positif terhadap e-mail usage
H13 : Trust berpengaruh positif terhadap e-mail usage
H14 : E-mail use berpengaruh terhadap
productivity
5.
KESIMPULAN
Dalam penelitian ini, dikembangkan model yang akan digunakan untuk melakukan
analisis faktor-faktor apa saja yang
mempengaruhi penggunaan e-mail dan
pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai di
instansi pemerintah. Model yang
dikembangkan menggunakan dasar metode TAM (Technology Acceptance Model). Dengan
diketahuinya faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan e-mail tersebut dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai, maka dapat digunakan sebagai acuan bagi pengambil kebijakan untuk meningkatkan efektivitas penggunaan e-mail khususnya di instansi pemerintah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta kinerja instansi pemerintah.
6.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. 2003.
[2] H. Apriyanto, ―Efektifitas Penggunaan
Email Dalam Dunia Kerja
Pemerintahan,‖ 2012. [Online].
Available:
http://blog.sivitas.lipi.go.id/blog.cgi?isibl og&1287157860&&&1036008667&&13 40258743&heri018&, Diakses tanggal 3 Desember 2014 pukul 08.40 WIB
[3] Suryono, ―Faktor-Faktor Yang
Mempengaruhi Pemilihan Penyedia Mail Server Untuk Penggunaan Email Sebagai
Media Komunikasi di Kota Kendal,‖
Universitas Gadjah Mada, 2008.
[4] ―Surat Edaran Menteri Pendayagunaan
Aparatur NEgara Nomor 6 Tahun 2013 Tentang Penggunaan Alamat Email
Resmi Pemerintah Pada Instansi
Pemerintah.‖ 2013.
[5] ―Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun
2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem
dan Transaksi Elektronik,‖ 2012.
[6] Verdianti, ―Analisis Faktor-Faktor Yang
Mempengaruhi Intensi Menggunakan
Internet Banking Berbasis Technology
Acceptance Model (TAM) Dengan
Gender Sebagai Variabel Moderasi,‖
Universitas Gadjah Mada, 2009.
[7] F. D. Davis, ―Perceived Usefulness,
Perceived Ease of Use, and User
Acceptance of Information Technology,‖
MIS Q., vol. 13, no. 3, pp. 319–340, 1989.
[8] V. Venkatesh and F. D. Davis, ―A
Theoretical Extension of the Technology Acceptance Model: Four Longitudinal
Field Studies,‖ Manage. Sci., vol. 46, no.
2, pp. 186–204, Feb. 2000.
[9] C. A. Compeau, D.R., Higgins,
―Computer Self-Efficacy : Development
of a Measure and Students,‖ MIS Q., vol.
19, no. 2, pp. 189–211, 1995.
[10] V. Venkatesh and F. D. Davis, ―A Model of the Antecedents of Perceived Ease of
Use: Development and Test,‖ Decis. Sci.,
vol. 27, no. 3, pp. 451–481, Sep. 1996.
[11] W. S. McConnell, ―Technology
Adoption : Influence of Availability and
Accessibility,‖ University Of Phoenix,
2009.
[12] J. D. M. Tor Guimaraes, D.Sandy Staples
and D. James, ―Empirically testing some
main user-related factors for systems
development quality,‖ Qual. Manag. J.,
vol. 10, no. 4, pp. 39–54, 2003.
[13] H. Alfiansah, ―Analisis Faktor-Faktor
Yang Mempengaruhi Penggunaan
Teknologi Informasi oleh Auditor
Eksternal dan Internal,‖ Universitas
Gadjah Mada, 2010.
[14] M. J. Parsaoran, ―Technology Acceptance
Model Pada Penggunaan Instant
Messaging di Perkantoran,‖ Universitas Gadjah Mada, 2009.
[15] C. Cheshire, J. Antin, K. S. Cook, and E.
Churchill, ―General and Familiar Trust in
Websites,‖ Knowledge, Technol. Policy,
vol. 23, no. 3–4, pp. 311–331, Sep. 2010. [16] S. Prof. Rozaini Nasution, ―Teknik
Sampling.‖ Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Sumatera Utara, pp. 1–7, 2003.
[17] O. Kwon and Y. Wen, ―An empirical study of the factors affecting social
network service use,‖ Comput. Human
Behav., vol. 26, no. 2, pp. 254–263, Mar. 2010.
[18] I. Ghozali, Structural Equation
