PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
likdayadi@yahoo.com
Tujuan Suatu Organisasi Adalah Untuk Mecapai Tujuan Dimana Individu-individu Tidak Dapat Mencapainya Sendiri. Tiang Dasar Pengorganisasian Adalah Prinsip Pembagian Kerja (Division Of Labor) Yang Memungkinkan energy Terjadi.
Misalnya :
Pembagian Kerja Dalam Team Sepak Bola. Dimana Ada Manajer Tim, Kepada Pelatih, Asisten Pelatih, Dokter Tim, Penjaga Gawang, Pengelompokan Segmen-segmen Pekerjaan: Yaitu Keseluruhan Bagan Menunjukkan Atas Dasar Apa Kegiatan-kegiatan Organisasi Dibagi Dasar Fungsional Atau Divisional, Atau Lainnya (Departementalisasi).
Terdapat 4 (empat) hal langkah yang diambil Manajer ketika mereka mulai membuat keputusan mengenai pengorganisasian, yakni :
1. Membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak tugas yang secara wajar dan nyaman dapat dilaksanakan oleh individu atau kelompok. Hal ini disebut Pembagian pekerjaan.
2. Menggabungkan tugas secara logis dan efisien. Pengelompokkan karyawan dan tugas biasanya disebut Departementalisasi.
3. Menetapkan siapa yang memberi laporan kepada siapa dalam
organisasi.Hubungan departemen ini menghasilkan Hierarki organisasi. 4. Menetapkan mekanisme yang menyatukan aktivitas departemental menjadi
suatu kesatuan dan memonitor keefektivan integrasi tersebut. Proses ini disebut Koordinasi.
Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi). Standardisasi Kegiatan, Merupakan Prosedur-prosedur Yang Digunakan Organisasi Untuk Menjamin Terlaksananya Kegiatan Seperti Yang Direncanakan
2. Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang
direncanakan.
3. Koordinasi kegiatan,menunjukan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja menun jukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja
Tingkatan Manajemen :
Suatu Bagan Tidak Hanya Menunjukkan Manajer Dan Bawahan Tetapi Juga Keseluruhan Hirarki Manajemen. Bagan organisasi adalah suatu bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan , dan bagan juga disebut dengan gambar rancangan, gambar denah, skema. Bagan ialah alat berupa gambaran secara analisis dan statistik tentang proses yang terjadi dalam alam, teknologi dan masyarakat.
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan
departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja 2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
5. Tingkatan manajemen
Bentuk-bentuk Bagan Organisasi :
1. Bentuk Piramid.
Bentuk Ini Yang Paling Banyak Diguakan, Karena Sederhana, Jelas Dan Mudah Dimengerti. Bagan organisasi bentuk Piramid adalah suatu organisasi dimana bentuk bagan organisasi tersebut menyerupai piramid. Dimana suatu pimpinan tertinggi ada di paling atas piramid dan tingkatan pimpinan menengah dan bawahan ada di bagian-bagian bawah. Bentuk piramid sering kali dipakai di organisasi-organisasi, karna bentuk piramid ini mudah dimengerti dan dipahami.
Type piramid memiliki ciri-ciri antara lain ialah:
memiliki jumlah organisasi yang tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki kewenangan sedikit.
Jumlah pekerja (bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak
Pada jumlah jabatan sedikit sebab tingkat tingkat relatifnya kecil
2. Bentuk Vertikal.
Bentuk Vertikal Agak Menyerupai Bentuk Piramid, Yaitu Dalam Pelimpahan Kekuasaan Dari Atas Ke Bawah, Hanya Bagan Vertikal Berwujud Tegak Sepenuhnya.
3. Bentuk Horizontal.
Bagan Ini Digambarkan Secara Mendatar. Bagan organisasi bentuk horizontal atau mendatar adalah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk atau ujung pimpinan tertinggi sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri kearah kanan atau sebaliknya.
4. Bentuk Lingkaran.
lingkaran ke arah titik tengah pusat lingkaran dimana di titik tengah adalah pejabat atau pimpinan tertinggi.
Gambar 1. Bentuk bagan-bagan Organisasi
Adapun syarat – syarat pembentukan organisasi dan struktur organisasi yang baik adalah sebagai berikut :
a) Harus ada tujuan yang jelas dari struktur organisasi yang dibentuk
b) Harus dapat dipahami dan diterima tujuan dari struktur organisasi tersebut oleh setiap individu yang ada dalam orgaisasi
c) Harus ada pembagian tugas dan wewenang yang jelas d) Harus ada struktur organisasi yang relatif permanent
Bagan organisasi formal
Struktur organisasi terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal. Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi untuk menunjukkan struktur organisasi. bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi ,departemen-departemen,atau posisi – posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya.satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, dimana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan Jalur komunikasi formal..
Bagan organisasi menggambarkanlima aspek utama suatu struktur organiksasi yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Pembagian kerja.Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu dan tingkat spesialisasi yang digunakan
3. Tipe pekerjaan Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaanorganisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.
4. Tingkatan manajemen.Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen. Salah satu keuntungannya adalah bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Kelemahan utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan, sebagai contoh, tidak menunjukan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial
Organisasi Informal
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang
mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi inidisebut sistem tanaman rambat.
Empat Pilar Pengorganisasian (Four Building Blocks of Organizing)
Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)
Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)
Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)
Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)
Variabel-variabel Organisasi
1) Structure Of Organization ( Struktur Organisasi)
Struktur keorganisasian (organizational structure) dapat dirumuskan sebagai pengaturan dan antar hubungan bagian-bagian komponen dan posisi-posisi suatu perusahaan
2) Organization Behavior ( Prilaku organisasi)
keuntungan manusia. Perilaku Organisasi dapat diterapkan secara luas dalam perilaku orang-orang di semua jenis organisasi, seperti bisnis, pemerintahaan, sekolah, dan organisasi jasa.
3) Organization Change ( Perubahan organsiasi)
Kesuksesan perubahan organisasi tidak hanya tergantung pada kesuksesan implementasi elemen teknis tetapi juga pada kesuksesan dalam mengatasi hambatan yang muncul pada tingkat individu sebagai suatu ketidakpatuhan atau merupakan suatu reaksi negative terhadap perubahan. Perubahan suatu organisasi bisa dilihat dari beberapa variabel yaitu:
a) adanya pergantian staff, adanya mutas tingkat lapisan bawah (labour turn over). Sebuah organisasi yang ingin berkembang maka harus
memperhatikan pergantian staff sebagai langkah untuk menormalisasikan organisasi. Karena organisasi yang tidak melakukan pergantian staff, maka besar kemungkinan manajemen didalamnya tidak kondusif dan cendrung menerima apa adanya.
b) Konflik organisasi (Organization conflict). Robbins (1996 dalam Juanita) dalam "Organization Behavior" menjelaskan bahwa konflik adalah suatu proses interaksi yang terjadi akibat adanya ketidaksesuaian antara dua pendapat (sudut pandang) yang berpengaruh atas pihak-pihak yang terlibat baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif.
Sedang menurut Luthans dalam Juanita (1981) konflik adalah kondisi yang ditimbulkan oleh adanya kekuatan yang saling bertentengan. Kekuatan-kekuatan ini bersumber pada keinginan manusia.
c) Organization Growth (pertumbuhan organisasi). Tidak dapat dipungkiri bahwa organisasi yang maju selalu mengalami pertumbuhan.
Pertumbuhan itu indikasinya adalah adanya peningkatan produksi dan peningkatan kompetensi staff.
adanya pegantian tersebut adalah untuk memberikan motivasi suasana baru bagi pimpinan dan untuk menghindari adanya kolusi, korupsi dan nepostisme terhadap organisasi.
e) Organization technology ( teknologi organisasi). Organisasi yang memanfaatkan perkembanagan teknologi maka akan mengalami
perubahan. Perubahan itu bukan hanya terhadap kemampuan produksi tetapi juga terhadap kinerja staff. Dengan memanfaatkan teknologi maka terjadi efesiensi dan efektivitas kerja.
4) Organization Development ( Perkembangan organisasi).
Yang dimaksud dengan perkembangan organisasi (Organization Development/OD) adalah usaha jangka panjang dalam meningkatkan proses pembaharuan dan pemecahan masalah organisasi yang mendapat dukungan penuh dari manajemen puncak
Pada dasarnya perkembangan organisasi merupakan suatu proses sistematik dan terencana dengan menggunakan praksis maupun prinsip-prinsip ilmu perilaku (psikologi) terapan dalam membawa organisasi menuju peningkatan efektivitas dan kompetensi organisasi. Biasanya perkembangan organisasi diselenggarakan melalui diagnosis dan manajemen kultur organisasi, dengan penekanan pada tim kerja formal, tim temporer, dan kultur antar kelompok. Dalam pelaksanaannya secara aktual, perkembangan organisasi seringkali memanfaatkan jasa konsultan-fasilitator.
Tiga penyebab utama yang mengakibatkan organisasi memerlukan perkembangan, yaitu:
Faktor-faktor yang memengaruhi Struktur Organisasi
• Strategi Organisasi
• Skala Organisasi
• Teknologi
• Lingkungan
• Ketiga penyebab utama tersebut menuntut organisasi untuk
berubah/berkembang hingga memiliki lima ciri organisasi unggul abad-21, yakni :
o Lebih cepat o Sadar kualitas
o Keterlibatan karyawan tinggi o Berorientasikan pelanggan o Lebih ramping.
DEPARTEMENTALISASI
Departementalisasi adalah pengelompokan pekerjaan menjadi departemen aktivitas pekerjaan yang serupa secara logis berhubungan., oleh karena itu merupakan hasil keputusan manajer tentantg aktivitas tadi dibagi-bagi menjadi tugas atau secara jelasnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.
Sebagai contoh, untuk bisnis restoran : pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah bagian Pelayan
Ada beberapa cara dimana organisasi dapat mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan. Sekali lagi, proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan disebut departementalisasi atau departementasi
DEPARTEMENTALISASI FUNGSIONAL
individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia ,penjualan, akuntansi, programmer computer, dan sebagainya.
Kebaikan pendekatan fungsional:
Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
Kelemahan struktur fungsional :
Bagaimanapun juga, pendekatan fungsional mempunyai berbagai kelemahan. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi,menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan ,memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
DEPARTEMENTALISASI DIVISIONAL
Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi- divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
Kebaikan struktur divisional :
Organisasi atas dasar divisi mempunyai beberapa kebaikan. Karena semua kegiatan, ketrampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala,keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi dipelihara. Disamping itu, baik kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat, karena keputusan- keputusan yang dibuat pada tingkat divisi dekat dengan kancah kegiatan.
Kelemahan struktur divisional:
