MATA KULIAH
PENGANTAR ADMINISTRASI
KANTOR
D I S U S U N OLEH :
KELOMPOK 5 :
NAMA ANGGOTA : 1. M. TAMBAT
2. RANILA DEWI 3. LIA FRANSISCA
KELAS : II B - PAGI
DOSEN PEMBIMBING : Marina Malian,
SE.,AK.,M.M
TAHUN 2015/2016 KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh. Segala puji bagi Allah yang telah memberikan kami kemudahan sehingga dapat menyelesaikan makalah ini. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penyusun tidak akan sanggup menyelesaikannya dengan baik. Shalawat dan salam semoga terlimpah curahkan kepada baginda tercinta kita yakni Nabi Muhammad SAW. Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang “MANAJEMEN PENGARSIPAN” , yang kami sajikan berdasarkan pengamatan berbagai sumber. Baik itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah akhirnya akalah ini dapat terselesaikan.
Walaupun makalah ini kurang sempurna dan memerlukan perbaikan tapi juga memiliki detail yang cukup jelas pembaca. Semoga makalah ini dapat memberikan pengetahuan yang lebih luas kepada pembaca. Walaupun makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun tetap membutuhkan kritik dan saran dari pembaca. Terima kasih wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Palembang, Februari 2016
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG 3
B. TUJUAN PENULIS 4
C. RUMUSAN MASALAH 5
BAB II PEMBAHASAN
A. PENJELASAN MANAJEMEN ARSIP 6 B. TUJUAN
PENGARSIPAN... ...
C. PENYIMPANAN
ARSIP...
D. PERALATAN
KEARSIPAN...
E. PENEMUAN KEMBALI
ARSIP...
F. MACAM-MACAM
PENGARSIPAN...
G. ARSIP
DINAMIS... ...
H. ASAS
PENGARSIPAN... ...
J. SYSTEM
PENGARSIPAN... ...
K. SISTEM
NOMOR... ...
L. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
PENGARSIPAN...
M. PEMELIHARAAN
ARSIP...
BAB III PENUTUP
A. KESIMPULAN...
...
B. SARAN...
...
DAFTAR
PUSTAKA...
...
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
kata “archeon” yang berarti “gedung pernerintahan”. Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.
B. Tujuan Penulis
1. Agar pembaca lebih mengetahui apa itu manajemen pengarsipan 2.
BAB II PEMBAHASAN
A. Penjelasan Manajemen Arsip Apa itu Arsip ?
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (PP 28 Tahun 2012) dan Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan Berikut antara lain beberapa contoh arsip:
surat elektronik
faks
tabel akuntansi
database
peta dan perencanaan
sampel data penelitian dan objek
informasi pada bisnis sistem
surat
pesan tertulis (memo)
kebijakan
foto
media sosial
surat kabar
Mengapa Manajemen Arsip Penting?
yang spesifik tentang fungsi dari unit kerja anda. Mengelola arsip berarti mengelola informasi dan dokumen secara efektif yang membuat pekerjaan
anda menjadi lebih mudah dan cepat.
Jika anda secara rutin telah menyimpan arsip anda secara teratur, maka hal tersebut akan memudahkan dalam:
menemukan email, dokumen atau informasi yang dibutuhkan
menggunakan kembali suatu template dari pekerjaan yang telah anda kerjakan dimasa lalu
menentukan dokumen mana yang paling terbaru dari suatu revisi
membutuhkan bukti mengapa suatu kebijakan diambil pada masa
yang telah lalu
melindungi diri anda, rekan, dan pimpinan.
Mengapa Arsip Perlu di Simpan?
Anda harus menyimpan arsip yang mendukung dalam penentuan keputusan organisasi.Arsip menyediakan informasi berupa bukti apa yang terjadi dan siapa yang bertanggungjawab atas sebuah keputusan. Buat atau simpan sebuah arsip apabila anda menginginkan:
apa yang terjadi pada suatu pekerjaan, kapan hal itu terjadi, dan siapa yang terlibat dalam perihal tersebut
apa keputusan yang telah ditetapkan atau direkomendasikan dan
oleh siapa hal tersebut diusulkan atau diputuskan apa saran atau instruksi yang telah diberikan
Dimana Saya Harus Menyimpan Arsip?
disimpan berdasarkan klafisikasinya Temui supervisor anda, arsiparis atau pengelola arsip pada unit organisasi anda. Jangan menyimpan informasi penting organisasi dalam media penyimpan pribadi seperi email folder atau harddisk. Jangan menyimpan informasi penting atau sensitif pada laptop, USBs atau media penyimpan yang mudah dibawa. Hal tersebut bisa menyebabkan arsip anda mudah hilang, rusak(virus), atau dicuri.
Arsip apa yang boleh dimusnahkan?
Tidak semua arsip perlu untuk disimpan permanen. Menjaga atau memusnahkan arsip diatur dalam sebuah aturan hukum, dan anda harus mengikuti prosedur yang digunakan Universitas Indonesia saat memusnahkan sebuah arsip atau menghapus sebuah arsip seperti file atau
bahkan surat elektronik.
Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip).
Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.)
Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.
B. Tujuan Pengarsipan
Di bawah ini adalah tujuan dari pengarsipan, yaitu:
Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan.
Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.
Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.
C. Penyimpanan Arsip
1. Filling System
unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/ instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi dan asas campuran atau kombinasi.
Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang ada dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.
penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “Filing System”.
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari:
a) Sistem Alfabetis
Metode pengarsipan berdasarkan alfabetis adalah menyusun berbagai macam dokumen berdasarkan abjad seperti penulisan pada kamus. Biasanya judul dokumen dijadikan pedoman untuk menentukan berdasarkan alfabetis. Jadi dilihat berdasarkan huruf pertama dalam kata judul.
b) Sistem Numerik
Metode pengarsipan berdasarkan nomor adalah menyusun dokumen-dokumen dengan melihat nomor pada dokumen tersebut. Contohnya adalah nomor yang tertera pada nomor awal surat. c) Sistem Geografis
Metode pengarsipan dengan metode ini yaitu memisahkan dengan cara mengklasifikasikan dokumen berdasarkan geografis dokumen itu diterima. Misalkan sebuah perusahaan, mengklasifikasikan dokumen yang diterima berdasarkan dokumen berasal dari wilayah A, wilayah B, dan seterusnya.
d) Sistem Subyek
Metode pengarsipan ini dengan cara menyusun berdasarkan jenis dokumen yang diterima. Contohnya adalah dengan mengklasifikasikan dokumen, yaitu surat dagang, surat penjualan, dan jenis lainnya.
e) Sistem Kronologis
depan atau awal. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam pencarian dokumen.
Diantara kelima sistem di atas, banyak organisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi.
2. Waktu Penyimpanan Arsip
a. Catatan, bukti pembukuan dan data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan. Apabila sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan.
b. Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
c. Jangka waktu penyimpanan Dokumen Lainnya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut. Oleh karena itu, jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang atau lebih dari 10 (sepuluh) tahun.
d. Kewajiban penyimpanan tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana diatur dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan atau untuk kepentingan hukum lainnya.
Jangka waktu penyimpanan disusun dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA).
D. Peralatan Kearsipan
ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
1. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip. 2. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi
empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
4. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
5. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
6. Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping). 7. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat
untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah
8. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
10. File yang dapat dilihat (Visible reference record file) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.
11.Out Guide atau Out Sheet adalah alat yang digunakan untuk menandai posisi/letak/tempat dari arsip yang sedang dipinjam.
E. Penemuan Kembali Arsip
permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke almari arsip ?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem layanan yaitu:
(a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diinginkannya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.),
(b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui petugas. Pada umumnya, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.
F. Macam-macam pengarsipan
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu: 1. Arsip dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Menurut sudut hukum dan perundang-undangan, arsip dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. 2. Arsip Tidak Otentik
Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Ditinjau dari segi nilai gunanya, arsip dapat dibedakan atas :
1. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
a) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
b) Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
c) Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
d) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Nilai guna sekunder meliputi :
b) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
1. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
2. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.
3. Berdasarkan Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip terdiri dari: 1. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo
arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
2. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.
3. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas; a) arsip asli,
d) arsip petikan.
Berdasarkan Subyeknya atau isinya, arsip dapat dibedakan atas: a) Arsip Keuangan,
b) Arsip Kepegawaian, c) Arsip Pendidikan, d) Arsip Pemasaran, e) Arsip Penjualan,
f) Arsip Perkreditan dan sebagainya.
Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya:
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
Berdasarkan Sifat Kepentingannya:
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama.
2. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
G. Arsip Dinamis
Ciri-Ciri Arsip Dinamis:
Berdasarkan uraian di atas, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
2. Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
3. Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.
Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas :
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle):
dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
2. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai (karyawan) pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja di suatu instansi atau perusahaan.
3. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
H. Asas Pengarsipan
Adapun asas-asas pengarsipan sebagai berikut ini: 1. Asas Sentralisasi
Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Semua surat-surat yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
Keuntungan Asas Sentralisasi:
Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Kerugian Asas sentralisasi:
Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Asas Desentralisasi
Desentralisasi berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Desentralisasi cocok untuk organisasi besar dengan ruangan yang terpisah.
Keuntungan asas desentralisasi:
Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugian asas desentralisasi:
Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.
3. Asas Kombinasi Sentralisasi-Desentralisasi
Kombinasi berarti semua arsip yang masih aktif atau masih bisa dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang di pergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip.
I. Mengindeks
Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap merupakan tanda pengenal sari suatu surat atau warkat yang disimpan dan tergantung
dari sistem yang digunakan.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.
Peraturan-peraturan mengindeks yaitu sebagai berikut: 1. Nama orang Indonesia
3. Awalan Nama Keluarga 4. Nama perusahaan 5. Kata sandang “The” 6. Singkatan
7. Bentuk usaha dan kata sambung 8. Gelar dan pangkat
9. Nama bank dan nama sekolah 10. Gelar Nyonya (Ny./Mrs.)
J. System Pengarsipan
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu:
1. Alphabetic system 2. Numeric system 3. Geograpich system 4. Chronologic system 5. Subject system
K. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah nomor urut surat atau nomor kode permasalahan surat yang terdapat pada daftar klasifikasi.
Kelebihan sistem nomor, antara lain :
1. Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin 2. Sederhana dan mudah dilakukan
4. Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dan dokumen
5. Nomor folder dapat diperluas tanpa batas Kelemahan sistem nomor adalah sebagai berikut :
1. Lebih banyak waktu yang diperlukan untuk keperluan mengikndeks
2. Banyak nya folder yang dapat digunakan dapat menimbulkan kesulitan
3. Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeks dan penyediaan ruangan
4. Transposisi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan dalam penyimpanan.
Ada 4 macam sistem nomor :
1. Sistem Nomor Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
surat-Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya-Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali.
a.) Merancang daftar klasifikasi sistem nomor Dewey
Sisem nomor Dewey menggunakan daftar klasifikasi yang sesuai dengan permasalahan yang ada di kantor tersebut. Daftar klasifikasi nomor adalah daftar yang memuat segala persoalan atau kegiatan yang tedapat dalam kantor. Persoalan atau kegiatan kantor ini kita klasifikasikan dan diberi nomor tertentu.
Kegunaan daftar klasifikasi nomor ini adalah sebagai berikut : 1. Pedoman dalam pemberian nomor kode, serta
2. Pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat.
Kolom –kolom yang diperlukan dalam daftar klasifikasi sistem nomor Dewey adalah sbb:
a) Lajur pembagian utama (kelompok besar)
Lajur ini memuat macam-macam kegiatan atau pekerjaan yang terdapat di kantor tersebut.
b) Lajur pembagian pembantu
Kelompok pembagian masalah utama ini diuraikan lagi dalam 10 pembagian yang disebut sebagai pembagian pembantu. Jika dalam pembagian pembantu tersebut belum tersedia cukup uraian dalam 10 bagian maka dapat disediakan cadangan sebanyak 10 pembagian lagi. c) Lajur kelompok kecil
b.) Tempat dan alat penyimpanan surat dalam sistem nomor
Mengenai tempat dan alat penyimpanan surat, hal-hal yang perlu dipersiapkan adalah sebagai berikut :
a) Filling cabinet
Dalam sistem nomor Dewey ini kita memerlukan sebanyak 10 laci dan tiap laci diberi nomor kode seperti tercantum didalam surat tersebut. b) Guide
c) Penyimpanan dengan map (gantung) d) Penyimpanan dengan map ordner e) Penyimpanan dengan kotak f) Mengkode
g) Menyortir h) Menempatkan
2. Sistem Nomor Terminal Digit
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem Nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
L. Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan
Bahwa fungsi-fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional kearsipan.
1. Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu
perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi
operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.
2. Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi
3. Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi,
pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip.
4. Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, dan akses
M. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangan dari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan.
Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya).
Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik,sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
BAB III PENUTUP
I. Kesimpulan
Pelaksanaan manajemen arsip aktif atau arsip dinamis meliputi tahapan-tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga membutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional. Pengelolaan arsip termasuk dalam ruang lingkup sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen kearsipan akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan SDM yang professional, fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal.
II. Saran
Dengan selesainya tugas dari makalah ini, semoga para pembaca dapat memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.
Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
E, Martono. 1991. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran
Modern. Jakarta: Karya Utama
Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.
Jakarta: Pustaka Sinar Harapan
Sukuco,Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga
Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:
Ilham Jaya Offset
