JAWABAN UJIAN KOMPREHENSIF
SEMESTER GENAP TAHUN AKADEMIK 2015/2016 PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Mata Uji : Supervisi dan Kepengawasan Pendidikan Monitoring dan Evaluasi Program
JAWABAN:
A. Supervisi dan Kepengawasan Pendidikan
1. Deskripsi tugas pokok dan fungsi seorang supervisor! Jawab:
a. Tugas pokok
1) Sebagai Pemimpin dan Manajer
Supervisor tidak hanya me-manage (mengelola), tapi juga memimpin (mengarahkan, memotivasi, membina, memberdayakan), agar anak buah mampu bekerja sesuai dengan apa yang telah ditentukan. Dalam hal ini supervisor memainkan dua peran sekaligus. Ibarat dua tangan, mengelola adalah tangan kiri, sedangkan memimpin adalah tangan kanan. Agar bisa bekerja optimal kedua tangan ini harus difungsikan sekaligus sehingga bisa saling mengisi dan bekerja sama.
2) Barisan terdepan dari manajemen yang berhadapan langsung dengan pelaksana
Supervisor merupakan wakil dari manajemen sebagai pemimpin pelaksana tugas di lapangan. Supervisor bertanggung jawab mengamankan dan melaksanakan keputusan manajemen. Dalam hal ini Supervisor bekerja sama dengan para bawahannya. Semua kejadian maupun tantangan-tantangan di lapangan, baik itu karena persoalan pengelolaan sumber daya non manusia (manajerial) mau pun karena anak buah (kepemimpinan) menjadi tanggung jawabnya. 3) Supervisor melaksanakan semua sistem manajerial seperti
manajer di level atasnya.
Supervisor harus mampu menjalankan sistem manajemen tersebut. Sistem manajemen akan menolong supervisor dalam menyelesaikan tanggung jawabnya. Dengan sistem manajemen yang dipakai seperti sistem manajemen level di atasnya, maka koordinasinya akan menjadi efektif dan efisien.
4) Mewakili nama perusahaan dalam berbagai interaksi sosial, sehingga wajib menjaga citra diri dan perusahaan.
tak lain merupakan pantulan dari citra perusahaan. Alhasil baik buruknya citra perusahaan di mata lingkungan sosialnya diwakili oleh baik buruknya citra supervisor.
b. Fungsi supervisor
Supervisor sebagai fungsi manajemen meliputi: Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Penggerakan Pelaksanaan (Actuating) dan Pengawasan/Pengendalian (Controlling).
1) Perencanaan
Perencanaan seyogyanya melibatkan seluruh bawahan, duduk bersama guna merumuskan permasalahan yang dihadapi, menetapkan tujuan dan sasaran (komitmen) dan rencana pelaksanaan termasuk didalamnya adalah perencanaan penganggaran (konsensus). Konsensus yang telah ditetapkan harus dipublikasikan secara terbuka. Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Yaitu harus smart yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievableartinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
2) Pengorganisasian
Peran kepemimpinan (leadership) seorang supervisor sangat penting dalam rangka menjalankan perencanaan jangka pendek, kalo manager atau diatasnya lebih ke jangka panjang. Dalam fungsi Pengorganisasian, pemimpin (supervisor) menentukan siapa melakukan apa (who does what) sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan. Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (job description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing. 3) Penggerakan Pelaksanaan
dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.
4) Pengawasan/Pengendalian
Merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Pengawasan dan pengendalian juga merupakan alat ukur apakah implementasi sesuai dengan rencana yang merupakan konsesus bersama yang telah ditetapkan sebelumnya. Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan terbaru.
2. Penjelasan tahap-tahap dalam melakukan monitoring. Jawab:
a. Tahap 1. Readiness assessment (penilaian kesiapan)
Penilaian kesiapan merupakan identifikasi terhadap kecukupan prasyarat dan syarat yang sukses. Identifikasi kecukupan prasyarat dan syarat ini, sebenarnya mencerminkan penilaian kemampuan sebuah organisasi atau perusahaan memantau dan mengevaluasi tujuan yang ingin dicapai. Penilaian kesiapan ini sangat penting dan merupakan tahap pertama dan berkelanjutan. Pentingnya tahap ini disebabkan penilaian kesiapan akan memberikan panduan terhadap insentif dan hal yang kurang dalam memantau dan mengevaluasi tujuan pembangunan secara efektif. Penilaian kesiapan juga berperan dalam memberikan pengertian atas peran dan tanggung jawab dari instansi dan individu terkait terhadap kebijakan, program, dan proyek yang disusun atau dimilikinya. Agar Penilaian kesiapan berjalan dengan baik maka perlu dipastikan bahwa Penilaian kesiapan akan didukung oleh para stakeholders yang memang peduli terhadap hasil yang sukses.
b. Tahap 2: Kesepakatan tentang hasil yang akan dipantau dan dievaluasi
agar hasil terukur maka perlu dibentuk indikator indikator yang valid dan reliabel untuk mengukur hasil yang dirumuskan.
c. Tahap 3: Pemilihan indikator kunci untuk memantau hasil
Pemilihan indikator kunci untuk memantau hasil sangatlah penting. Mengapa hasil (outcomes atau impact) butuh indikator? dan mengapa harus ada indikator kunci ? kedua masalah pokok ini merupakan salah satu faktor yang penting dalam pemantauan hasil. Pertama, perlu dijelaskan bahwa hasil (outcomes atau impact) masih bersifat luas dan abstrak. Setiap hasil perlu untuk diterjemahkan dalam satu atau beberapa indikator dan sebuah indikator hasil mengidentifikasi pengukuran numerik yang dapat memberikan informasi untuk mendeteksi kemajuan (atau tiada kemajuan) ke arah pencapaian hasil yang diinginkan. Atau biasanya disebut indikator proksi (proxy indicators). Indikator proksi adalah indikator perkiraan yang menjelaskan/terkait dengan indikator yang ingin kita ukur. Indikator proksi digunakan ketika data untuk mengukur langsung indikator tidak tersedia atau tidak dapat dikumpulkan pada waktu yang ada.
d. Tahap 4. Baseline data pada indikator – ada dimana kita sekarang? Baseline pada dasarnya mencerminkan posisi nyata saat ini. Mengetahui dimana posisi kita saat ini, yang dihubungkan dengan tujuan yang akan dicapai, akan sangat berguna untuk menentukan langkah selanjutnya dimasa depan. Hal ini sesuai dengan pepatah lama yang menyetakan “Jika Kita tidak tahu di mana kita berada, Kita akan mengalami kesulitan menentukan di mana Kita pergi”. Untuk menentukan posisi saat ini maka diperlukan data dan informasi yang berkenaan dengan posisi/indikator yang akan diutarakan. Strategi dalam mengumpulkan data dan melaporkan hasil temuan dapat menunjukkan bagaimana kinerja sektor publik. Secara defenisi, sebuah baseline kinerja adalah informasi (kuantitatif atau kualitatif) yang menyediakan data pada tahap awal atau sebelum periode pemantauan. Di mana baseline ini digunakan untuk: 1). Mempelajari tentang tingkat terakhir/saat ini dan pola kinerja pada indikator, dan 2) Sebagai pembanding untuk menaksir kinerja kebijakan, program dan proyek selanjutnya.
terakhir, tahun lalu, tren rata-rata, dan lain-lain). 2) Pendanaan dan tingkat sumber daya personil yang diharapkan selama periode sasaran. 3) Jumlah sumber daya dari luar diharapkan untuk melengkapi sumber daya yang dimiliki oleh program. 4) Pertimbangan politik. dan 5). Kapasitas kelembagaan.
f. Tahap 6. Pemantauan hasil
Pada dasarnya, klasifikasi pemantauan dapat dibagi menjadi dua bagian utama, yaitu 1). Implementasi pemantauan (menyangkut penerapan cara atau strategi pemantauan pada aspek input, aktivitas dan output suatu kegiatan/program/proyek). Strategi dan tahapan ini (seharusnya) ditemukan dalam rencana kerja jangka pendek/menengah/panjang 2) pemantauan hasil (memantau outcomes dan impact atas kegiatan/ program/proyek). Jadi sistem pemantauan berbasis hasil, akan memantau seluruh tahapan implementasi (input, aktivitas, output) maupun hasil dari satu program/kebijakan (outcome dan capaian). Untuk mengimplementasikan sistem pemantauan hasil ini maka haruslah secara efisien, efektif dan produktif serta profesional memanfaatkan komponen-komponen manajemen anggaran, perencanaan SDM, dan rencana aktivitas. Implementasi dari pemantauan ini, akan memantau strategi-strategi dan cara yang digunakan instansi pelaksana untuk mencapai hasil.
g. Tahap 7. Melaporkan temuan
Menganalisa dan melaporkan data menyangkut : 1) Memberikan informasi tentang status proyek, program, dan kebijakan, 2) Menyediakan petunjuk/indikasi tentang masalah terkait program. 3) Menciptakan peluang untuk pertimbangan perbaikan dalam strategi implementasi proyek/program/kebijakan. 4) Menyediakan informasi penting antar waktu dalam bentuk tren dan arahan dan 5).Membantu mengkonfirmasi atau menolak teori yang digunakan sebagai landasan.
Sebelum melaporkan hasil atau temuan maka diawali dengan tahapan menganalisa hasil data yang berisi tentang Mengukur perubahan antar waktu (membandingkan masa sekarang dan masa lalu untuk melihat tren dan perubahan lainnya). Dalam tahapan menganalisis hasil data maka semakin banyak data yang anda dapat, semakin yakin anda dengan trend yang dibuat. Untuk meramalkan trend dapat menggunakan perangkat statistik, khususnya analisis yang dapat dijadikan dasar dalam merumuskan trend, misalnya; analisis regresi. Untuk melaporkan hasil temuan maka sebaiknya laporkan hasil data dalam bentuk perbandingan antara data awal dan data dasar (baseline). Sedangkan laporan yang dibuat dapat berupa : 1) data Pengeluaran/Pendapatan, 2) Angka-angka mentah, 3) Persentase, 4) Tes statistik, 5) Unit organisasional, 6) Lokasi geografis, 7) Demografis dan 8) Kepuasan klien (tinggi, menengah, rendah).
3. Apa yang dilakukan supaya supervisor memiliki kemampuan yang memadai untuk dapat melakukan tugasnya sesuai dengan tupoksinya:
Jawab:
unik. Tugasnya sebagai ujung tombak, yaitu memimpin pelaksanaan pekerjaan dan harus menjalankan kepemimpinan serta manajemen profesional. Supervisor, tentu membutuhkan keterampilan khusus atau supervisor skills. Baik dan buruknya keterampilan supervisor akan mempengaruhi kinerja level bawah di setiap perusahaan. Setiap harinya, akan ada sebuah keputusan yang diambil oleh setiap ketua kelompok atau supervisor secara krusial, selain itu dapat juga menentukan kesuksesan atau kegagalan dari tujuan bisnis.
Dari penjelasan tersebut upaya yang dilakukan supaya supervisor memiliki kemampuan yang sesuai tupoksinya dengan melakukan training, pelatihan ataupun uji coba individual berupa penyelesaian tugas untuk mencapai suatu hasil sebagai bentuk pematangan skill yang akan membuka pola berpikir bagi supervisor, karena supervisor merupakan jembatan yang menghubungkan antara dua kepentingan dan tanggung jawab. Sebagai penanggung jawab, ia harus mengetahui pencapaian tugas kerja kelompok yang dipimpinnya, serta dapat memastikan bahwa perencanaannya sudah matang dari sisi manajemen. Bentuk komunikasi dan kepemimpinan akan menjadi keterampilan utama yang dibutuhkan dari seorang supervisor, tentunya dalam konteks untuk meningkatkan produktivitas dan menangani permasalahan yang mengganggunya.
B. Monitoring dan Evaluasi Program
1. Pengertian dan makna monitoring dan evaluasi yang sering dipasangkan dan penjelasan perbedaan mendasar antara monitoring dan evaluasi.
Jawab:
a. Pengertian makna monitoring dan evaluasi yang sering dipasangkan Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program atau memantau perubahan, yang fokus pada proses dan keluaran. Monitoring melibatkan perhitungan atas apa yang kita lakukan. Monitoring melibatkan pengamatan atas kualitas dari layanan yang diberikan.
Evaluasi adalah penggunaan metode penelitian sosial untuk secara sistematis menginvestigasi efektifitas program atau menilai kontribusi program terhadap perubahan (goal atau objektif) dan menilai kebutuhan perbaikan, kelanjutan atau perluasan program (rekomendasi). Evaluasi memerlukan desain studi/penelitian. Evaluasi terkadang membutuhkan kelompok kontrol atau kelompok pembanding. Evaluasi melibatkan pengukuran seiring dengan berjalannya waktu. Evaluasi melibatkan studi atau penelitian khusus.
Evaluasi berbeda daripada monitoring, tapi relatif sangat dekat. Keduanya, monitoring dan evaluasi adalah alat manajemen. Pada kasus di dalam monitoring, informasi untuk mengetahui kemajuan menurut yang disetujui sebelumnya di dalam rencana dan jadwal rutin yang dikumpulkan. Ketidakcocokan antara actual dengan pelaksanaan yang direncanakan haruslah dilakukan identifikasi dan koreksi.
mengkaji ulang proyek ketika ada kebutuhan untuk mengetahui mengapa input tidak berperan penting dalam perencanakan output. Fokus evaluasi relatif spesifiK kepada petanyaan mengenai efektifitas dan dampak yang ditentukan untuk mempengaruhi pelayanan atau program mendatang.
Kaitan antara monitoring dan evaluasi adalah evaluasi memerlukan hasil dari monitoring dan digunakan untuk kontribusi program. Monitoring bersifat spesifik program. Sedangkan Evaluasi tidak hanya dipengaruhi oleh program itu sendiri, melainkan varibel-varibel dari luar. b. Perbedaan mendasar antara monitoring dan evaluasi
Monitoring Evaluasi
Menilai kemajuan dalam
pelaksanaan program yang sedang berjalan
Memberikan gambaran pada suatu waktu tertentu mengenai suatu program
Akuntabilitas penyampaian input
program Akuntabilitas penggunaan sumberdaya Dasar untuk aksi perbaikan
penilaian keberlanjutan program
Pembelajaran terhadap hal-hal yang dapat dilakukan lebih baik di masyarakat
Apakah pelaksanaannya sesuai
rencana Relevansi
Apakah terdapat penyimpangan Keberhasilan Apakah penyimpangan tersebut
dapat dibenarkan Keefektifan biaya dan pembelajaran Dilaksanakan terus menerus atau
secara berkala dalam program berjalan
Umumnya dilaksanakan pada pertengahan dan akhir program
2. Perbedaan makna dari Effectivenes, Technical Eficiency, Cost Effectiveness, Relevancy, dan Cost Benefit Analysis.
Jawab:
a. Effectivenes
Effectivenes berkenaan dengan rasio antara tujuan pendidikan dengan dengan hasil pendidikan (output), artinya sejauh mana tingkat kesesuaian antara apa yang diharapkan dengan apa yang dihasilkan, baik dalam hal kuantitas maupun kualitas. Pendidikan merupakan proses yang bersifat teleologis, yaitu diarahkan pada tujuan tertentu, yaitu berupa kualifikasi ideal. Jika peserta didik telah menyelesaikan pendidikannya namun belum menunjukkan kemampuan dan karakteristik sesuai dengan kualifiksi yang diharapkan berarti adalah masalah efektivitas pendidikan. b. Technical Eficiency
arti mengitung jumlah murid/mahasiswa/peserta didik yangputus sekolah, mengulang atau selesai tidak tepat waktu. Jika peserta didik sebenarnya memiliki potensi yang memadai tetapi mereka tidak naik kelas, putus sekolah, tidak lulus berarti ada masalah dalam efisiensi pendidikan. Masalah efisiensi pendidikan juga terjadi di perguruan tinggi. Masalah tersebut dapat diketahui dari adanya para mahasiswa yang sebenarnya potensial tetapi putus kuliah dan gagal menyelesaikan pendidikannya pada waktu yang tepat.
c. Cost Effectiveness
Cost effectiveness (efektivitas biaya) berkenaan dengan penekankan pada efektifitas biaya yang digunakan dalam pendidikan, biaya yangdi gunakan diharapkan tepat pada sasaran sehingga tidak menimbulkan pemborosan dan tujuan pendidikanpun dapat tercapai. Cost effectiveness pada prinsipnya adalah membandingkan output yang dihasilkan dari berbagai kombinasi input, sehingga bisa diperkirakan kombinasi biaya terendah yang menghasilkan output yang diharapkan. Atau bisa pula mengidentifikasi output yang terbaik dari suatu biaya yang besarannya sudah ditentukan. Kesemuanya mengacu pada prinsip efektifitas. Cost effectiveness adalah suatu bentuk analisis ekonomi yang membandingkan biaya dengan hasil (efek) dari dua atau lebih tindakan. Cost effectiveness sering digunakan dalam bidang pelayanan kesehatan dan pendidikan, dimana tidak memungkinkan untuk menggunakan nilai uang untuk mengukur efek kesehatan dan pendidikan.
d. Relevancy
Relevancy berkenaan dengan rasio antara tamatan yang dihasilkan satuan pendidikan dengan yang diharapkan satuan pendidikan di atasnya atau indtitusi yang membutuhkan tenaga kerja, baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif. Masalah relevansi terlihat dari banyaknya lulusan dari satuan pendidikan tertentu yang tidak siap secara kemampuan kognitif dan teknikal untuk melanjutkan ke satuan pendidikan di atasnya. Masalah relevansi juga dapat diketahui dari banyaknya lulusan dari satuan pendidikan tertentu, yaitu sekolah kejuruan dan pendidikan tinggi yang belum atau bahkan tidak siap untuk bekerja
e. Cost Benefit Analysis
dimasa yang akan datang dan meningkatkan efisiensi kegunaan sumber daya
3. Contoh proses pengawasan satuan pendidikan menurut tupoksi berbasis pengalaman pribadi.
Jawab:
a) Memantau jalannya proses belajar mengajar
Proses pemantauan pada proses belajar mengajar SD Negeri 7 Pondok Kelapa dilakukan pada awal dimulainya pembelajaran baik itu pembelajaran yang dilakukan di dalam ruangan berupa materi, praktek ataupun pembelajaran yang berada diluar pembelajaran seperti kegiatan belajar mata pelajaran olahraga dan muatan lokal. Pemantauan pembelajaran yang dilakukan merupakan upaya penjaminan mutu pembelajaran bagi terwujudnya proses pembelajaran yang efektif dan efisien ke arah tercapainya kompetensi yang telah ditetapkan pada SD Negeri 7 Pondok Kelapa. Pemantauan ini didasarkan pada prinsip-prinsip tanggung jawab dan kewenangan, periodik, demokratis, terbuka, dan keberlanjutan. Pemantau pembelajaran ini terdiri dari 1) kunjungan kelas, 2) observasi kelas, 3) pertemuan individual, 4) kunjungan antar kelas. Pemantauan pembelajaran esensinya berkenaan dengan tugas Kepala Sekolah untuk membina guru dalam meningkatkan mutu pembelajarannya, sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan prestasi belajar siswa yang sesuai output yang diharapkan sekolah.
b) Menilai jalannya proses pembelajaran dan kinerja guru
Dalam pelaksanaan proses tersebut sebagai Kepala Sekolah, penilaian kinerja guru dilakukan dalam proses pembelajaran tentang bagaimana dan apa yang telah guru lakukan baik itu mengenal karakteristik anak didik, menguasai atau tidak teori belajar dan prinsip-prinsip pembelajaran yang mendidik, telah melakukan pengembangan kurikulum terhadap kurikulm yang berlaku, memahami dan mengembangkan potensi anak didik dan melakukan penilaian dan evaluasi terhadap anak didik.
c) Membina/mengembangkan
Dari proses penilaian Kepala Sekolah dapat mengetahui tindak lanjut sebagai dasar pembinaan dan pengembangan kinerja guru yang dilakukan dengan berbagai cara. Banyak cara yang dilakukan untuk melakukan pengembangan kinerja guru terhadap proses pembelajaran dengan melihat hasil penilaian yang dilakukan. Berikut beberapa cara melakukan pendekatan yang telah saya lakukan terhadap pembinaan dan pengembangan terhadap kinerja guru:
1) Memberikan tugas mengajar sesuai dengan bidang dan kompetensi yang dikuasasi oleh guru.
2) Supervisi administrasi dan kurikulum terhadap guru sebagai bahan perbaikan menentukan kebijakan.
4) Memberikan kesempatan guru mengikuti pelatihan atau pun traning. 5) Memberikan penghargaan kepada guru berprestasi dan memberikan
hukuman pada guru yang dinilai malas dan bermasalah dalam proses pembelajaran.
6) Membentuk ikatan keluarga di sekolah dengan pertemuan seminggu sekali di rumah para guru dengan cara bergantian.
