SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BAB 1
KONSEP DASAR 1.1 Konsep Dasar Sistem
Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Teori sistem secara umum yang pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding mengatakan bahwa setiap unsur pembentukan organisasi adalah penting dan harus mendapatkan perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif. Yang dimaksud unsur atau komponen pembentuk organisasi disini bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin bersifat abstrak atau konseptual seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informal dan lain sebagainya.
Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan(input), pengolahan (processing), dan keluaran (output). Pengunsuran sistem atas subsistem adalah sebuah tidakan penting dalam menyederhanakan perancangan sistem. Penggunaan sistem biasanya membutuhkan beberapa mekanisme pemisah untuk mengurangi kerumitan
koordinasi dan komunikasi. Pengendalian dalam sistem adalah berdasarkan umpan balik yang dapat terbuka maupun tertutup. Sedangkan penyaringan dapat digunakan untuk persyaratan pengolahan dengan mengurangi masukan.
1.1.1 Pengertian subsistem
Norman L Enger dalam bukunya mengatakan bahwa subsistem adalah serangkaian kegiatan kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem. Gordon B Davis dalam bukunya mengatakan bahwa sistem terbagi atas beberapa faktor atau unsur kedalam beberapa subsistem. Batasan dan penghubung atau interface didalam suatu sistem ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa hubungan antarsubsistem didefinisikan secara jelas dan bahwa jumlah semua subsistem merupakan keseluruhan sistem.
1.1.2 Pengertian Sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem secara umum :
a. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tertentu.
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. Unsur-unsur sistem yang berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerja sama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mecapai tujuan sistem.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Pendekatan sistem merupakan suatu filsafat atau persepsi tentang struktur yang mengoordinasi kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu organisasi dengan cara yang efisien dan yang paling baik.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F.Neuschel sebagai suatu urut-urutan operasi klerikal(tulis-menulis),biasanya melibatkan beberapa orang didalam satuatau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Gordon B. Davis dalam bukunya menyatakan, sistem bisa berupa abstrak atau fisis.Sistem abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang sakung bergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
Sedangkan Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya menyatakan suatu sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.
tertentu. Adapun tujuan tersebut ada;ah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai sasaran (objectives).
1.1.3 Karakteristik Sistem
a. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari kumpulan subsistem yang saling berinteraksi yang
bekerjasama untuk membangun kesatuan.Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sebuah sistem yang lebih besar disebut “Supra sistem”.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
Bentuk apapun yang diluar ruang lingkup yang mempengaruhi operasi sistem tersebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar Sistem dapat bersifat merugikan dan merugikan. Sifat menguntungkan dari luar lingkup sistem merupakan energi bagi sistem tersebut, sedangkan yang merugikan yang dapat mengacaukan sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain.
e. Masukan Sistem (input)
Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat beupa pemeliharaan maintenance) dan sinyal (signal input).
f. Keluaran Sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklarifikasi menjadi keluaran yang berguna.
g. Pengolahan Sistem (Proses)
Suatu sistem mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
Suatu sistem memeiliki sasaran tujuan. Karena menjadi suatu tolak ukur sistem yang dibuat berhasil atau tidak.
1.1.4 Klasifikasi Sistem
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tamak secara fisik. Sedangkan sistem fisik yang ada secara fisik.
b. Sistem Alamiah dan Sitem Buatan
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut Human Machine System.
c. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut dengan Sistem deterministik. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.
d. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem yang tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sedang sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
1.1.5 Daur Hidup Sistem
Siklus hidup sistem (System life cicle) adalah proses evalusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.Siklus hidup sistem yang sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem.
Fase dan tahapan daur hidup sistem.
a. Mengenali Adanya Kebutuhan
b. Pembangunan Sistem
Suatu Proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk dianalisis kebutuhan yang timbul dam membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
c. Pemasangan Sistem
Peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
d. Pengoperasian Sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoprasian yang membentuk suatu sistem informasi semua bersifat statis, sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi.
e. Sistem Mejadi Usang
Kadang perubahan yang terjadi hanya melakukan perbaikan-perbaikan saja.Tibalah saatnya dimana suatu informasi tersebut sudah tidak layak dioperasikan dan sistem baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
1.2 Konsep Dasar Data
Gordon B. Davis data berkaitan dengan suatu informasi berikut defisinisinya “ Informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang memounyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.”
Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata. Jadi dapat disimpulkan bahwa bahan mentah yang diproses untuk menyajikan informasi.
Data juga penting bagi manajemen sebab data digunakan untuk berbagai keperluan :
1. Pengetahuan (Knowledge)
2. Perkiraan ( estimation)
3. Pertimbangan (judgement)
4. Keputusan (decision)
1.2.1 Klasifikasi Data
1. Klasifikasi Data Menurut Jenis Data
Data hitung adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu. Yang termasuk data hitung adalah persentase dari suatu jumlah tertentu.
b. Data Ukur ( Measurement Data)
Data ukur adalah yang menunjukan ukuran mengenai nilai sesuatu.
2. Klasifikasi Data Menurut Sifat Data
a. Data Kuantitatif(Quantitative Data)
Data Kuantitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan.
b. Data Kualitatif ( Qualitative Data)
Data Kualitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungan dengan kualitas atau sifat sesuatu.
3. Kualifikasi Data Menurut Sumber Data
a. Data Internal ( Internal Data)
Data Internal adalah data yang asli.
b. Data Eksternal (External Data)
Data eksternal adalah data hasil observasi orang lain. Data eksternal terdiri dari 2 jenis, yaitu :
Data eksternal Primer ( Primary External Data)
Data eksternal primer adalah data dalam bentuk ucapan lisan atau tulisan dari pemiliknya sendiri, yakni oeang yang selalu melakukan observasi sendiri.
Data Eksternal Sekunder ( Secondary External Data)
Data eksternal sekunder adalah data yang diperoleh bukan dar orang lain yang melakukan observasi melainkan melalui seseorang atau sejumlah orang lain.
1.2.2 Nilai Data
Ketelitian suatu data yang ditentukan oleh kecilnya perbedaan, apabila observasi yang menghasilkan data diulangi.
2. Komparabilitas Data ( Comparability)
Suatu alat timbangan yang secara berulang-ylang menunjukan hasil yang sama belum tentu memberikan data yang “benar”.Alat tersebut mungkin belum distandarisasikan, Suatu ukuran pada hakikatna dilakukan dengan cara membandingkan sesuatu terhadap suatu standar.
3. Validitas Data ( Validality)
Suatu data dapat saja mempunyai kualitas yang baik, tetapi belum tentu valid , atau berguna, jika tidak menunjang tercapainya tujuan si pemakai (user).
1.2.3 Pengolahan Data
1. Penyimpanan Data ( Data Strorage)
Penyimpanan data meliputi pekerjaan pengumpulan (filling) , pencarian
(searching), dan pemeliharaan (maintenance). Data disimpan dalam suatu tempat yang lazim dinamakan “file”. File ini dapat diberbentuk map, order, disket, tape, hard disk, dan lain sebagaianya. File diartikan sebagai suatu susunan data yang terbentuk dari jumlah catatan (record) yang berhubungan satu sama lain (sejenis) mengenai suatu bidang dalam suatu unit usaha.
File dibagi menjadi 2 jenis yaitu :
a. File Induk (Master File)
File induk berisi data-data permanen yang biasanya dibentuk satu kali saja dan kemudian digunakan untuk pengolahan data selanjutnya.
b. File Transaksi ( Detail File)
File transaksi berisi data-data temporer untuk suatu periode atau untuk suatu bidang kegiatan atau suatu periode yang dihubungkan dengan suatu bidang kegiatan.
Penanganan data meliputi kegiatan seperti pemeriksaan(verifying),
perbandingan(comparing), pemilihan (sorting), peringkasan(extracting), penggunaan (manipulating) dan memelihara file ( file maintenance).
1.3 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum.
Informasi daoat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi. Suatu sistem yang kurang mendaoatkan informasi akan menjadi luruh,kerdil, dan akhirnya mati. Informasi adalah data yang telat diklarifikasi atau diolah atau interpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
1.3.1 Fungsi dan Siklus Informasi
Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangu ketidakpastian pemakai informasi.Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberikan suatu kemungkinan faktor risiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda. Fungsi informasi adalah memberikan suatu dasar kemungkinan untuk menanggapi seleksi kepada pengambil keputusan. Fungsi informasi yang penting lainnya adalah memberikan standar-standar, aturan-aturan ukuran, dan aturan-aturan keputusan untuk penentuandan penyebaran tanda-tanda kesalahan dan umpan balik guna mencapai tujuan kontrol.Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak.
1.3.2 Biaya dan Jenis-Jenis Informasi
1. Biaya Perangkat Keras
2. Biaya untuk Analisis, perancangan dan Pelaksanaan Sistem
3. Biaya untuk tempat dan Faktor-Faktor Kontrol Lingkungan
4. Biaya Perubahan
5. Biaya Operasi
Informasi dalam manajemen diklarifikasikan dalam beberapa bentuk sebagai berikut
1. Informasi berdasarkan Persyaratan
a. Informasi yang tepat waktu
c. Informasi yang relevan
d. Informasi yang dapat dipercaya
2. Informasi Berdasarkan Dimensi Waktu
a. Informasi masa lalu
b. Informasi masa kini
3. Bedasarakan Sasaran
a. Informasi Individual
b. Informasi komunitas
1.3.3 Nilai dan Kualitas Informasi
Nilai informasi ditentukan oleh 2 hal yaitu, manfaat dan biaya untuk mendapatakannya.
Nilai informasi ini didasarkan atas 10 sifat yaitu,
a. Mudah diperoleh
b. Luas dan lengkap
c. Ketelitian
d. Kecocokan
e. Ketepatan Waktu
f. Kejelasan
g. Keluwesan
h. Dapat dibuktikan
i. Tidak ada prasangka
j. Dapat diukur
Kesalahan merupakan suatu masalah yang sulit karena untuk menyesuaikan tidak mudah. Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan :
1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan
2. Pemeriksaan intern dan ektern
3. Penamabahan “ batas kepercayaan” kepada data
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
Perbandingan 3 alternatif dan penyimpangan-penyimpangannya yang mungkin terjadi dalam pengambilan keputusan
Bentuk penyajian Penyimpangan Keputusan yang disebabkan Oleh Penyajian Data
Susunan menurut abjad Dalam daftar menurut abjad berapapun panjangnya, hal-hal pertama akan cenderung mendapat perhatian yang lebih besar daripada hal-hal yang belakangan.
Susunan menurut tingkat keuntungan
Hal-hal dengan keuntungan yang lebih besar akan lebih diutamakan dengan kurang adanya perhatian terhadap industri, ukuran dan sebagaiya.
Susunan yang menurut tingkat keuntungan dalam industri
Tingkat keuntungann dan industri akan diutamakan . Ukuran dan sebagainya akan kurang pengaruhnya.
Kualiatas suatu informasi tergantung 3 hal
a. Akurat ( accurate)
b. Tepat Waktu (Timelines)
