studi kasus proyek.pdf

BAB IV STUDI KASUS. IV.I. Kontraktor Duta Graha Indah (DGI) IV.1.1. Gambaran umum proyek Gambaran umum proyek ini memberikan penjelasan singkat tentang karakteristik proyek pembangunan Grand Indonesia yang menjadi obyek dalam penelitian tentang analisis supply system pada proyek konstruksi untuk menuju lean construction. Nama proyek. : Pembangunan Grand Indonesia / Site B. Pemilik proyek. : PT. Grand Indonesia Jakarta - Indonesia. Fungsi bangunan. : Shooping Mall, Office & Apartement Tower, Jembatan. Lokasi proyek. : Jl. MT. Thamrin no 01, Jakarta Pusat. Kontraktor struktur. : PT. Duta Graha Indah. Nilai kontrak. : ± Rp. 360 milyar. Luas tanah. : 29.788 m2. Luas bangunan. : 371.749 m2. Ketinggian bangunan : + 215,750 Sistem kontrak. : Kontrak terpisah. Waktu pelaksanaan. : 595 hari. Metode kontrak dalam proyek pembangunan Grand Indonesia ini menggunakan metode kontrak terpisah, yaitu owner memberikan pekerjaan secara terpisah kepada kontraktor-kontraktor yang diyakini memiliki kemampuan khusus dalam yang berbeda-beda. Metode pembayarannya menggunakan sistem remeasurement, yaitu pembayaran dilakukan berdasarkan pengukuran ulang pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh kontraktor sesuai dengan shop drawing yang disetujui oleh owner. Volume pekerjaan kontrak awal tidak mengikat, sehingga pembayaran berdasarkan volume as built drawing. Proyek pembangunan Grand Indonesia ini sangat besar, oleh karena itu owner membagi-bagi struktur pekerjaan seperti pada gambar IV.1.. 56.

Gambar IV.1. WBS Proyek Grand Indonesia 57.

Jenis pekerjaan pada proyek ini dibagi menjadi tiga, yaitu pekerjaan arstiktur, pekerjaan struktur dan pekerjaan mechanical electrical & plumbing (MEP). Masing-masing jenis pekerjaan dikerjakan oleh 3 kontraktor yang berbeda, tetapi tetap ada koordinasi dalam pelaksanaan proyek atas petunjuk dari owner. Owner PT. Grand Indonesia. Construction Management (CM). Asistant Construction Management (ACM) Architecture. Asistant Construction Management (ACM) Structure. Asistant Construction Management (ACM) MEP. Owner. Kontraktor X. Kontraktor PT. DGI. Kontraktor Y. Supplier. Architecture. Structure & Wet Work Finishing. MEP. Sub Cont.. Sub Cont.. Sub Cont.. Gambar IV.2. Struktur Organisasi Proyek PT. Grand Indonesia Lingkup pekerjaan kontraktor Duta Graha Indah pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini meliputi: 1. Pekerjaan persiapan 2. Pekerjaan tanah ƒ Pekerjaan galian ƒ Pekerjaan pembuangan 3. Pekerjaan pondasi ƒ Meneruskan pekerjaan pilecap 4. Pekerjaan struktur beton a. Apartemen tower ƒ Basement 1 ƒ Ground level ƒ Mezz. level ƒ Upper ground level 58.

ƒ Level 1 s/d 53 ƒ Top floor b. Office tower ƒ Basement 1 ƒ Ground level ƒ Mezz. level ƒ Upper ground level ƒ Level 1 s/d 51 ƒ Top floor c. Podium ƒ Basement 1 ƒ Ground level ƒ Mezz. level ƒ Upper ground level ƒ Level 1 s/d 10 ƒ Top floor d. Jembatan ƒ Level 1 s/d 6 ƒ Top floor ƒ Helipad 5. Pekerjaan finishing (sebagian) ƒ Pekerjaan dinding (celcon/ hebel/ primacon) ƒ Pekerjaan plester / ACI ƒ Pekerjaan floor hardener ƒ Pekerjaan keramik Pekerjaan struktur ada yang langsung disubkontrakkan oleh owner pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini. Pekerjaan tersebut adalah pekerjaan borepile dan pilecap (pekerjaan pondasi), dan pekerjaan struktur baja yang dilaksanakan oleh kontraktor lain dengan koordinasi yang dilakukan oleh owner sendiri. Karena proyek ini sangat besar dan luas, maka kontraktor dalam melaksanakan proyek konstruksi membagi daerah kerja menjadi 4 daerah operasi dan 7 zona (A 59.

s.d. G), di mana satu daerah operasi terdiri dari beberapa zona. Masing-masing daerah operasi dikepalai oleh seorang site engineer. ƒ. Daerah operasi 1 meliputi zona D, zona E, zona F, dan zona G. ƒ. Daerah oparasi 2 meliputi zona A, zona B, dan zona C. ƒ. Daerah operasi 3 meliputi jembatan dan temporary building. IV.1.2. Struktur organisasi proyek Dalam melakukan pelaksanaan pembangunan proyek konstruksi perlu adanya pengorganisiran yaitu mengatur unsur-unsur sumber daya perusahaan yang terdiri dari tenaga kerja, tenaga ahli, material, dana, peralatan dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan. Untuk itu perlu dibentuk struktur organisasi proyek. Struktur tersebut akan menggambarkan hubungan formal tentang pembagian kelompok, adanya hirarki, wewenang, dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan. Struktur organisasi proyek suatu kontraktor biasanya berbeda dengan kontraktor lain. Struktur organisasi ini tergantung dari kompleksitas suatu proyek yang dilaksanakan. Semakin besar kompleksitas suatu proyek maka struktur organisasi proyeknya semakin rumit, semakin kecil kompleksitas suatu proyek maka struktur organisasi proyeknya semakin sederhana. Struktur organisasi proyek pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini terdiri dari bagian cost control, engineering, operation, administrasi dan keuangan. Bagian cost control menangani bagian pengendalian biaya, perencanaan sumber daya, dan administrasi biaya. Bagian engineering menangani bagian perencanaan produksi, pembagian, pembentukan tahapan dan urutan tugas, administrasi teknik, pengujian material, dan lain-lain yang berhungan dengan teknis. Bagian operation menangani pengaturan pelaksanaan pekerjaan fisik dan pengawasan jalannya pelaksanaan pekerjaan fisik. Bagian administrasi dan keuangan menangani kegiatan administrasi perkantoran, masalah keuangan dalam pelaksaan proyek konstruksi, personalia, kegiatan logistik, dan keamanan.. 60.

Gambar berikut ini mengilustrasikan masing-masing struktur organisasi proyek pembangunan Grand Indonesia di Jakarta yang dijadikan studi kasus dalam penelitian. DIRECTOR INCHARGE QA & SAFETY, COST CONTROL, PROCUREMENT, EQUIPMENT, SUB-CONT, PERSONALIA, GA. Head Office Site Office. PROJECT MANAGER. COST CONTROL Sub Con/Supplier/Mandor SDBP / Cost Adm Quantity Surveyor & Progress Claim Bar Banding & Schedule. QUALITY CONTROL & K3. TOTAL SCHEDULE CONTROL. CHIEF ENGINEERING. Shop Drawing & Asbuilt Drawing Drafter Progress Mapping Material Testing & Structure Eng. Administrasi Teknik. SITE MANAGER 1. OPERATION 1 ZONE D, E, F, G Koord. Pelaksana Staff Pelaksana. SURVEYOR. SITE MANAGER 2. OPERATION 2 ZONE A, B, C Koord. Pelaksana Staff Pelaksana. SITE MANAGER 3. OPERATION 3 BRIDGE, TEMP. BUILDING. EQUIPMENT. Koord. Pelaksana Staff Pelaksana. PEMBERSIHAN. SITE MANAGER 4. OPERATION 4 FINISHING Koord. Pelaksana Staff Pelaksana. ADMINISTRATION & FINANCE Keuangan Personalia & GA Gudang/Logistic, Chief Concrete Re-Bar & Other Mat. Adm. Gudang Monitor SPP/P Oper. Mesin Foto Copy Office Boy Driver Security. Mechanic Operator TC Operator PH Operator CP Operator PB Pengelasan. Gambar IV.3. Struktur Organisasi Proyek Pembangunan Grand Indonesia IV.1.3. Perencaanaan pelaksanaan proyek Kontraktor mulai melakukan perencanaan proses produksi sudah dimulai pada saat tender proyek konstruksi. Setelah memenangkan tender, ditetapkan dokumen tender antara lain Bill of Quantity (BQ) yang berisi nilai harga kontrak, gambar tender, spesifikasi, original schedule yang berisi batas waktu pengerjaan proyek konstruksi, dan dan dokumen tender lainnya. Kontraktor mempertimbangkan terlebih dahulu rencana pelaksanaan proyek dalam membuat master schedule yang komprehensive. Dengan pembuatan rencana pelaksanaan maka pembuatan schedule akan menjadi lebih mudah. Kontraktor melakukan pendetailan rencana master schedule tersebut disesuaikan dengan alokasi dana yang disediakan kantor pusat yang disebut rencana anggaran proyek (RAP). Pembuatan master schedule pada awalnya memang memerlukan waktu dan pemikiran yang intensive, tetapi setelah itu tidak terlalu sulit kecuali jika dirombak secara total pada pertengahan berjalannya pelaksanaan proyek. 61.

Dalam perjalanan waktu pelaksanaan adala evaluasi apakah schedule perlu direvisi atau tidak. Ada beberapa hal yang menjadi pemikiran kontraktor untuk membuat dan membuat perencanaan proyek, yaitu: 1) Project goal Project goal yang dimaksud adalah target yang diinginkan, contohnya cycle time lantai ke lantai harus dicapai dalam tujuh hari, pekerjaan façade harus selesai dalam tiga bulan setelah struktur sehingga gedung sudah watertight, pekerjaan M&E sudah harus selesai dalam lima bulan setelah gedung watertight, dan lain-lain. 2) Tahapan kerja Tahapan kerja adalah tahap-tahap pekerjaan yang akan dilakukan mulai dari pekerjaan galian, pekerjaan pondasi, pekerjaan basement, pekerjaan struktur atas, dan seterusnya. 3) Sequence kerja Sequence kerja adalah urutan pekerjaan yang harus dilakukan sehingga pekerjaan berjalan sesuai dengan urutan yang diinginkan. 4) Milestone Milestone adalah kejadian penting yang terjadi dalam pelaksanaan proyek. Master schedule tersebut diterjemahkan dalam bentuk S-Curve yang berisikan bobot produksi yang direncanakan harus dicapai setiap minggunya untuk digunakan. sebagai. pengendalian. proses. produksi. di. lapangan.. Proyek. pembangunan Grand Indonesia ini sangat besar, oleh karena itu S-Curve dibuat untuk beberapa pekerjaan untuk mempermudah pengendalian. Pekerjaan tersebut antara lain: ƒ. Pekerjaan struktur office tower. ƒ. Pekerjaan struktur apartement tower. ƒ. Pekerjaan struktur podium. ƒ. Pekerjaan struktur jembatan. ƒ. Pekerjaan perkuatan struktur hotel. 62.

Hal-hal yang dilakukan bagian engineering dalam persiapan pelaksanaan proyek antara lain: ƒ. Membuat gambar desain (for construction drawing). ƒ. Melakukan rapat koordinasi. ƒ. Mempelajari brosur material. ƒ. Menyelesaikan urusan surat menyurat. Bagian engineering kemudian membuat gambar kerja (shop drawing) yang nantinya untuk digunakan oleh pelaksana di lapangan. Shop drawing tersebut periksa dahulu oleh struktur, arsitek, dan ME engineering sebelum diajukan persetujuan ke owner. Setelah mendapat persetujuan owner, shop drawing dijadikan acuan oleh bagian operation untuk melaksanakan di lokasi proyek. IV.1.4. Perencaanaan sumber daya Perencanaan sumber daya pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini dimulai dari pemecahan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kontraktor. Dari pemecahan pekerjaan tersebut, kontraktor bisa menganalisa kuantitas dan jenis sumber daya yang dibutuhkan dalam dalam periode waktu tertentu (biasanya dalam periode mingguan) untuk masing-masing pekerjaan. Berdasarkan hasil tersebut, bagian cost control membuat schedule pengadaan dan schedule pendatangan sumber daya yang diperlukan untuk keperluan proyek, dan melakukan kontrak dengan supplier untuk pendatangan material dan alat, kontrak dengan subkontraktor, serta kontrak dengan mandor untuk pendatangan pekerja ke proyek konstruksi. IV.1.5. Sumber daya yang digunakan Sumber daya yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan proyek pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini terdiri dari : 1. Tenaga kerja a. Kantor Tenaga kerja yang termasuk dalam kategori kantor adalah semua personel yang masuk dalam organisasi proyek pembangunan Grand Indonesia. b. Lapangan 63.

Tenaga kerja yang termasuk dalam dalam kategori lapangan adalah mandor, tukang batu, tukang besi, tukang kayu, tukang las, pekerja pembantu. c. Jasa Tenaga kerja yang dimaksud adalah tenaga kerja yang memberikan jasa pelasanaan pekerjaan proyek, yaitu subkontraktor. 2. Peralatan a. Peralatan utama Peralatan utama yang digunakan dalam proyek pembangunan Grand Indonesia ini terdiri dari : ƒ Tower crane. ƒ Concrete pump. ƒ Passenger hoist. ƒ Bar cutter. ƒ Placing boom. ƒ Bar bender. b. Peralatan pendukung ƒ Car wash + jet washer. ƒ Pompa air. ƒ Compressor. ƒ Pompa engine. ƒ Concrete bucket. ƒ Pompa jet pump. ƒ Converter vibrator. ƒ Pompa submersible. ƒ Container. ƒ Scaffolding. ƒ Generator genset. ƒ Stemper. ƒ Jack hammer. ƒ Teodolith. ƒ Mesin bor beton. ƒ Waterpass. ƒ Mesin compactor. ƒ Peralatan bantu ukur. ƒ Mesin gurinda. ƒ Peralatan perlengkapan. ƒ Peralatan penerangan. ƒ Dan lain-lain. 3. Material a. Major material Major material adalah material utama yang digunakan dalam pelaksanaan proyek. Major material dalam proyek pembangunan Grand Indonesia ini terdiri dari : ƒ Besi beton ƒ Beton ready-mix ƒ Metal deck 64.

ƒ Wire mesh b. Material pendukung ƒ Bataco press. ƒ Hebel. ƒ NH natural. ƒ Bekisting. ƒ HSD solar. ƒ Paku. ƒ Besi siku. ƒ Kabel ties. ƒ Pasir pasang. ƒ Besi plat. ƒ Kayu usuk. ƒ Pipa. ƒ Beton instant. ƒ Kayu balok. ƒ Playwood. ƒ Bohlam lampu. ƒ Kayu kaso. ƒ Primacon. ƒ Calbord. ƒ Kawat ayam. ƒ Semen PPC. ƒ Celcon. ƒ Kawat bendrat. ƒ Screed. ƒ Concrete fill. ƒ Keramik. ƒ Skim coat. ƒ Drymix ACI. ƒ Mata bor. ƒ Selang. ƒ Dolken. ƒ Mortar. ƒ Thiner. ƒ Epoxy grout. ƒ Multiplex. ƒ Dan lain-lain. Supplier yang terlibat proyek pembangunan Grand Indonesia: ƒ. PT. Cakra Steel (besi beton). ƒ. PT. Cayaco (besi beton). ƒ. PT. Master (besi beton). ƒ. PT. Jaya Mix (ready mix, beton instan). ƒ. PT. Union Metal (metal deck, wire mesh). ƒ. PT. Cipta Utama Mortar (mortar, plester ACI, perekat keramik, screed,. Owner’s supplier. drymix plester) ƒ. PT. Drymix (beton instan, drymix ACI, concrete fill, skim coat). ƒ. PT. Pelita Agung (bataco, multiplex, semen PPC, kawat ayam, kawat bendrat). ƒ. PT. Fokus Karsa 9 (solar). ƒ. PT. Fosroc (nitofloor hardtop natural). ƒ. PT. Prima Rezeki Pertiwi (primacon). ƒ. PT. Sampurna Agung (pasir pasang, balok, multiplex, semen). ƒ. CV. Karya Baru (kayu balok, kaso). ƒ. CV. Bintang Baru (kayu kaso) 65.

ƒ. PT. Potaindo (sewa tower crane). ƒ. PT. Pondok Jagung (sewa schaffolding). ƒ. PT. Berkat Usaha Mandiri (sewa passenger hoist). ƒ. Dan lain-lain. Subkontraktor terlibat proyek pembangunan Grand Indonesia: ƒ. PT. Bower (pekerjaan pondasi). ƒ. PT. Murinda (pekerjaan struktur baja). ƒ. PT. Batu Indah (pekerjaan tanah). ƒ. PT. Beton Perkasa (pekerjaan bekisting). ƒ. PT. Nuansa (pekerjaan bekisting). ƒ. PT. Panca Mitra (pekerjaan bekisting). ƒ. PT. Multi Abadi Sarana (pekerjaan bekisting). ƒ. PT. Megah Bangun Jaya (pekerjaan bekisting). ƒ. PT. Fisher (pekerjaan chemical). ƒ. PT. Aneka Abadi (pekerjaan waterproofing, waterstop, floor hardener). Owner’s subcontractor. IV.1.6. Proses pengadaan Dalam membuat rencana pengadaan pada proyek pembangunan Grand Indonesia, bagian cost control kantor proyek maupun kantor pusat memulai dengan melakukan identifikasi kebutuhan untuk keperluan proyek berupa sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa sebagai input untuk proses produksi yang dilakukan kontraktor. Setelah teridentifiksasi sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa yang dibutuhkan proyek, bagian cost control tersebut menyusun jadwal pendatangan sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa tersebut ke lokasi proyek. Dalam proyek pembangunan Grand Indonesia terdapat pengadaan yang dilakukan oleh owner seperti untuk pengadaan material utama meliputi pengadaan besi beton, beton ready-mix, metal deck, dan wire mesh serta material arsitektur seperti keramik. Owner akan melakukan kontrak langsung dengan supplier material utama dan supplier material arsitektur tersebut.. 66.

Sedangkan pengadaan yang dilakukan sendiri, kontraktor melakukan kebijakan berimbang antara kontor pusat dan kantor proyek. Kebijakan yang dilakukan kantor pusat meliputi pengadaan alat-alat berat, pemilihan subkontraktor, pemilihan supplier yang memiliki kontrak dalam skala besar. Pengadaan yang lainnya dilakukan kantor proyek, tetapi tetap melalui persetujuan kantor pusat untuk mengotrol biaya yang dikeluarkan. Proses pemilihan pemasok yang dilakukan kontraktor dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu pemilihan pemasok untuk penyedia barang yang dilakukan terhadap produsen atau distributor barang, dan pemilihan terhadap pemasok untuk penyedia jasa yang dilakukan terhadap subkontraktor. Proses pemilihan pemasok yang dilakukan terhadap penyedia barang dan jasa pada prinsipnya sama. Ada beberapa proses penting dalam pemilihan pemasok barang dan atau jasa, yaitu proses pencarian, proses seleksi, proses negosiasi, dan proses evaluasi. ƒ Proses pencarian Proses pencarian dilakukan untuk mencari calon penyedia barang dan atau jasa yang akan ikut seleksi pemilihan sebagai pemasok. Dalam proses pencarian ini, calon peserta dapat berasal dari penyedia barang dan atau jasa yang sudah terdaftar dalam daftar rekanan kontraktor, penyedia barang dan atau jasa yang diajukan oleh owner (nominated supplier dan nominated subcontractor) maupun penyedia barang dan atau jasa baru yang belum pernah berkerja sama dengan kontraktor. ƒ Proses seleksi Proses seleksi dilakukan setelah dilaksanakannya penjelasan kepada para calon penyedia barang dan atau jasa. Proses seleksi ini bertujuan untuk memilih calon penyedia barang dan atau jasa kompeten yang nantinya berkesempatan memberikan penawaran kepada kontraktor. ƒ Proses negosiasi Calon penyedia barang dan atau jasa yang lolos seleksi melakukan penawaran kepada kontraktor. Pada proses negosiasi ini, calon penyedia barang dan atau jasa memberikan contoh barang dan harga penawaran untuk dinegosiasikan. Kontraktor akan memilih penyedia barang dan atau jasa yang cocok dan sesuai dengan kriteria kontraktor. Pemenang penyedia barang dan atau jasa akan 67.

menandatangani kontrak sebelum dilaksanakan pengiriman barang atau pelaksanaan pekerjaan. ƒ Proses evaluasi Proses evaluasi dilakukan kontraktor secara periodik yaitu secara bulanan. Penilaian pada proses evaluasi ini meliputi beberapa hal, yaitu kualitas/mutu yang telah dilakukan penyedia barang dan atau jasa, waktu realisasi aktual terhadap waktu rencana, service/pelayanan, dan evaluasi K3 khusus untuk bahan-bahan berbahaya yang cukup berisiko terhadap K3. Bila hasil evaluasi dinilai naik, maka penyedia barang dan atau jasa berhak untuk melanjutkan sebagai rekanan. Bila hasil evaluasi dinilai cukup, maka penyedia barang dan atau jasa akan dipantau kinerjanya. Bila hasil evaluasi dinilai kurang, maka penyedia barang dan atau jasa akan diperiksa kinerjanya. Bila hasil evaluasi dinilai sangat kurang, maka penyedia barang dan atau jasa akan ditolak kinerjanya dan dikeluarkan dari daftar rekanan kontraktor.. Gambar IV.4. Proses pemilihan pemasok barang dan atau jasa 68.

IV.1.7. Permintaan kebutuhan sumber daya pada proyek pembangunan Grand Indonesia Pelaksana atau koordinator pelaksana merencanakan kebutuhan sumber daya yang diperlukan dengan melihat perencanaan pelaksanaan. Pelaksana atau koordinator pelaksana tersebut kemudian mengajukan permintaan akan sumber daya kepada cost control bagian sub-cont/supplier/mandor. Bagian cost control akan menerbitkan. surat. permintaan. pengadaan/. penyerahan. (SPP/P). setelah. membandingkan kesesuaian antara permintaan dari pelaksana dengan rencana pengadaan yang telah dibuatnya. Surat permintaan material tersebut kemudian dimintakan persetujuan site manager yang merupakan kepala dari pelaksana yang bersangkutan. Site manager akan menganalisa apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan akan sumber daya yang dibutuhkan. Setelah mendapatkan persetujuan dari site manager, surat permintaan material tersebut dimintakan persetujuan dari project manager. Project manager akan mengevaluasi apakah permintaan tersebut telah sesuai dengan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk jenis pekerjaan yang bersangkutan. Surat permintaan pengadaan / penyerahan (SPP/P) dibawa ke kantor pusat setelah mendapat pemeriksaan dan persetujuan dari kantor proyek untuk mendapatkan persetujuan. Bagian cost control akan menganalisa apakah permintaan penggunaan bahan/material tersebut telah sesuai dengan tingkat kebutuhan bahan/material yang akan diperlukankan untuk pekerjaan yang akan dilaksanakan sebelum memberikan persetujuan surat permintaan tersebut. Persetujuan permintaan pengadaan dari direktur perusahaan kadang kala dilakukan jika memang diperlukan. Surat permintaan pengadaan / penyerahan (SPP/P) diserahkan ke kantor owner setelah mendapat persetujuan dari kantor pusat. Owner akan menganalisa apakah sumber daya yang akan didatangkan sesuai dengan jenis dan kualitas yang diinginkan oleh owner. Owner kemudian melakukan pengadaan barang setelah menyetujui permintaan material tersebut. Pengadaan yang dilakukan oleh owner. 69.

adalah pengadaan major material seperti besi beton, beton ready-mix, metal deck, wire mesh, serta material arsitektur seperti keramik. Perencanaan Pelaksanaan. Kebutuhan Material oleh Pelaksana. Permintaan Material kepada Cost Control bag. Sub Cont/Supplier/Mandor. Schedule Pengadaan. Site Manager Chief Engineering Project Manager. Penerbitan Surat Permintaan Material oleh Cost Control bag. Sub Cont/Supplier/Mandor. Approval Site Office. Tidak. Ya Penyerahan Surat Permintaan Material ke Kantor Pusat. Cost Control Manager Logistik Manager. Approval Head Office. Tidak. Ya Penyerahan Surat Permintaan Material ke Pihak Owner. Pengadaan barang dilakukan oleh owner Approval Owner. Tidak. Ya. Pengadaan Barang. Gambar IV.5. Permintaan Kebutuhan Sumber Daya pada Proyek Pembangunan Grand Indonesia. 70.

Kantor pusat langsung melakukan pengadaan jika barang yang akan didatangkan bukan merupakan tanggung jawab dari owner untuk menyediakannya. Pengadaan yang langsung dilakukan kantor pusat contohnya adalah pengadaan material penunjang, peralatan, dan tenaga kerja. IV.1.8. Kegiatan Logistik pada Proyek Grand Indonesia Kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material pada proyek Grand Indonesia dilakukan oleh bagian logistik/gudang yang merupakan bagian dari bidang administrasi dan keuangan. Bagian logistik ini mempunyai beberapa subbagian yaitu: concrete, re-bar & other material, dan administrasi gudang yang diketuai seorang chief logistic. Personel sub-bagian concrete memiliki personel paling banyak karena pada proyek Grand Indonesia ini sangat besar sehingga volume pekerjaan strukturnya yang berhubungan dengan pengecoran sangat banyak. IV.1.8.1. Penerimaan barang dari supplier pada proyek Grand Indonesia Barang yang dikirim oleh supplier yang telah sampai di lokasi proyek diterima oleh staff gudang yang bertugas di lapangan. Staff gudang kemudian melakukan pemeriksaan terhadap surat jalan apakah sesuai dengan nama barang dan jumlah barang yang dibawa supplier. Surat jalan tersebut akan ditandatangani oleh staff gudang jika sesuai dengan nama, volume, bentuk, dan jumlah barang. Barang yang telah diterima tersebut kemudian diperiksa tentang jenis, kuantitas, dan kualitasnya dan disetujui oleh chief logistic. Barang akan dikompain ke supplier jika tidak disetujui oleh. chief logistic karena jenis, kuantitas, dan. kualitasnya tidak sesuai dengan pemesanan. Barang akan disimpan jika disetujui oleh. chief logistic di tempat yang telah ditentukan berdasarkan kemudahan. pengambilan, pengangkutan, pengangkatan, dan pemasangan. Barang yang telah diperiksa dan disejutui tidak semua disimpan karena ada yang langsung digunakan untuk kebutuhan proyek seperti beton ready-mix, barang yang datang langsung terpakai untuk kebutuhan proyek. Bagian administrasi gudang membuat laporan terhadap barang yang telah diterima dengan membuat Laporan Penerimaan Material (LPM). Lembar putih LPM yang 71.

telah diperiksa dan disetujui oleh chief logistic kemudian diberikan kepada bagian verifikasi yaitu cost control. Lembar biru LPM sebagai arsip gudang. Lembar merah LPM diberikan kepada bagian logistik. Bagian administrasi gudang dan bagian administrasi cost control masing-masing melakukan pencatatan terhadap barang yang telah diterima. Bagian administrasi gudang juga memberikan penomoran dan pelabelan untuk mempermudah membedakan nama dan jenis material yang disimpan.. Barang dari Supplier. Penerimaan Barang oleh Staf Gudang. Pemeriksaan & Persetujuan oleh Chief Logistic. Terima. Pemeriksaan dan Penandatanganan Surat Jalan. Barang Masuk Gudang. Tolak. Dokumentasi Pihak Gudang. Dokumentasi Cost Control. LPM (Laporan Penerimaan Material). LPM dari Pihak Gudang. Pencatatan Material Masuk. Pencatatan Material Masuk. Penyerahan LPM beserta Surat Jalan &/ Surat Pembelian ke Kantor Pusat. Pencatatan Kartu Monitoring Material Pelabelan. Gambar IV.6. Flowchart Penerimaan Barang dari Supplier pada Proyek Grand Indonesia Laporan Penerimaan Material (LPM) dibuat berdasarkan nomor order dan per tanggal barang diterima atas dasar harga kontrak. Nomor LPM dan nomor gudang ini dicatat ke dalam surat jalan. LPM beserta lampiran surat jalan dan atau nota pembelian diserahkan ke kantor pusat/cabang paling lambat empat hari untuk proyek dalam kota dan tujuh hari untuk proyek luar kota sejak barang diterima. IV.1.8.2. Penyimpanan barang pada proyek Grand Indonesia Dalam penyimpanan, bagian logistik berkoordinasi dengan bagian operation dengan memperhatikan jarak tempat penyimpanan bahan/material dengan lokasi kerja untuk mempercepat dan mempermudah. dalam penggunaannya. Untuk 72.

menjaga keamanan barang dalam penyimpanan, bagian logistik berkoordinasi dengan satuan petugas keamanan proyek. Tempat penyimpan barang pada proyek Grand Indonesia dapat dilihat pada gambar IV.7.. Gambar IV.7. Tempat Penyimpanan Barang Proyek 1. 73.

IV.1.8.3. Pengeluaran barang dari gudang pada proyek Grand Indonesia Bagian operasional proyek yaitu pelaksana atau koordinator pelaksana menghubungi bagian gudang untuk meminta bahan/material yang akan digunakan. Bagian gudang akan mengeluarkan bon permintaan dan pengeluaran gudang (BPPG). Surat tersebut kemudian diajukan kepada pelaksana atau koordinator pelaksana untuk diperiksa tingkat kebenaran barang yang akan dipergunakan. Pelaksana atau koordinator pelaksana akan mengevaluasi apakah permintaan penggunaan tersebut telah sesuai dengan tingkat kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan. Setelah diperiksa oleh pelaksana atau koordinator pelaksana, surat permintaan tersebut dimintakan persetujuan dari site manager yang merupakan yang merupakan kepala dari pelaksana atau koordinator pelaksana yang bersangkutan. Bon permintaan tersebut akan dikembalikan kepada peminta (subkon atau mandor) untuk dimintakan penjelasan atau klarifikasi lebih lanjut atas permintaan penggunaan bahan/material jika mendapat revisi dari pemeriksaan dan atau tidak mendapat persejutuan. Pihak gudang akan mengeluarkan bahan/material setelah surat permintaan penggunaan/penyerahan (SPP/P) mendapat persetujuaan dan pemeriksaan sesuai dengan prosedur yang ada. Bagian administrasi gudang dan bagian cost control masing-masing melakukan pencatatan terhadap barang yang keluar dari gudang.. 74.

Gambar IV.8. Flowchart Pengeluaran Barang dari Gudang pada Proyek Grand Indonesia 75.

IV.1.8.4. Evaluasi logistik pada proyek Grand Indonesia Evaluasi logistik pada proyek Grand Indonesia dilakukan setiap bulan. Laporan persediaan dibuat oleh chief logistic pada tanggal 1 untuk mendata penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan sebelumnya. Metode persediaan yang digunakan adalah first ini first out (FIFO). Laporan ini dibuat atas sepengetahuan site engineer. Laporan persediaan yang dibuat oleh chief logistic kemudian diserahkan kepada cost control untuk diperiksa. Laporan tersebut akan diserahkan kepada project manager untuk mendapatkan persetujuan jika pemeriksaan laporan diluluskan oleh cost control. Laporan tersebut akan dikembalikan ke chief logistic untuk dimintakan penjelasan atau klarifikasi lebih lanjut jika terjadi perbedaan catatan penerimaan dan pengeluaran barang yang dibuat oleh cost control. Penyebab terjadi perbedaan catatan penerimaan dan pengeluaran barang antara lain adalah: ƒ. Barang mengalami kerusakan dalam kegiatan penyimpanan, pengambilan, pengangkutan, dan pengangkatan.. ƒ. Barang hilang karena pencurian.. ƒ. Terjadi material fiktif, yaitu secara quantity ada dalam. catatan tetapi. secara fisik tidak ada. ƒ. Berkas tercecer sehingga tidak didokumentasikan oleh cost control.. Gambar IV.9. Flowchart Evaluasi Logistik pada Proyek Grand Indonesia IV.2. Kontraktor Wijaya Karya (WIKA) IV.2.1. Gambaran umum proyek Gambaran umum proyek ini memberikan penjelasan singkat tentang karakteristik proyek Lucky Square yang menjadi obyek dalam penelitian tentang analisis supply system pada proyek konstruksi untuk menuju lean construction. Nama proyek. : Lucky Square Project. Pemilik proyek. : PT. Lucky Sakti 76.

Fungsi bangunan. : Trade Mall & Convention Hall. Lokasi proyek. : Jl. Terusan Jakarta Bandung. Kontraktor struktur. : PT. Wijaya Karya (Wika). Nilai kontrak. : ± Rp. 41 milyar. Luas tanah. : ± 9.000 m2. Luas bangunan. : ± 50.000 m2. Ketinggian bangunan : +31,000 Sistem kontrak. : Design and Built. Waktu pelaksanaan. : 29 Desember 2006 s/d 28 Agustus 2007. Proyek Lucky Square Bandung ini menggunakan metode kontrak design & built, yaitu owner membuat kontrak tunggal untuk pekerjaan perancangan dan pelaksanaan proyek dengan satu kontraktor. Kontraktor bekerja sama dengan konsultan dalam merancang bangunan. Metode pembayarannya menggunakan sistem monthly progress, yaitu kontraktor dibayar setiap 1 bulan berdasarkan volume pekerjaan yang telah dilakukan oleh kontraktor. Dalam metode kontrak ini sebenarnya durasi proyek dapat menjadi lebih singkat karena perancangan dan pelaksanaan dilakukan oleh satu organisasi sehingga sebagaian pelaksaan dapat mulai dilaksanakan tanpa menunggu desain selengkapnya untuk pelekerjaan selajutnya selesai. Tetapi proyek Lucky Square Bandung ini menghadapi masalah dalam waktu penyelesaian proyek karena sering terjadi perubahan desain atas permintaan owner sehingga terjadi revisi terhadap master schedule. Revisi terhadap master schedule ini dibuat atas persetujuan owner. Proyek Lucky Sqaure Bandung ini lebih kecil dibandingkan proyek pembangunan Grand Indonesia, oleh karena itu pemecahan item pekerjaan lebih sederhana. Web breakdown structure pada poryek Lucky Sqaure Bandung ini dapat dilihat pada gambar IV.9.. 77.

Gambar IV.10. WBS Proyek Lucky Square Bandung Lingkup pekerjaan kontraktor Wika pada proyek Lucky Square Bandung ini adalah : 1. Pekerjaan persiapan ƒ Persiapan manajemen dan site lay-out ƒ Mob-demob alat dan material pendukung 2. Pekerjaan tanah dan pondasi ƒ Pekerjaan tanah ƒ Pekerjaan pondasi pancang ƒ Pekerjaan pilecap dan sloof ƒ Pekerjaan bobok kepala tiang 3. Pekerjaan struktur beton a. Lantai lower ground b. Lantai lower P1 c. Lantai ground d. Lantai upper ground /P2 e. Lantai P3 s/d P10 f. Pekerjaan rangka baja. 78.

Pekerjaan struktur dan hampir semuanya dikerjakan dan dikoordinasi sendiri oleh kontraktor. Kontraktor dalam melaksanakan pembangunan proyek konstruksi hanya memiliki satu daerah operasi yang dibagi menjadi tiga sektor.Pekerjaan dalam proyek Lucky Square Bandung yang disubkontrakkan adalah pekerjaan galian, pemasangan tiang pancang dan pekerjaan waterproofing.. Gambar IV.11. Struktur Organisasi Proyek PT. Lucky Sakti IV.2.2. Struktur organisasi proyek Struktur organisasi proyek pada proyek Lucky Square ini terdiri dari bagian engineering, operation, administrasi dan keuangan. Bagian engineering menangani bagian perencanaan produksi, pembagian, pembentukan urutan dan tingkat tugas, dan lain-lain yang berhungan dengan teknis. Bagian operation menangani pengaturan pelaksanaan pekerjaan fisik dan pengawasan jalannya pelaksanaan pekerjaan fisik. Bagian administrasi dan keuangan menangani kegiatan administrasi, masalah keuangan dalam pelaksaan proyek konstruksi, dan kegiatan logistik. Gambar berikut ini mengilustrasikan masing-masing struktur organisasi proyek Lucky Square di Bandung yang dijadikan studi kasus dalam penelitian.. 79.

PROJECT MANAGER. SITE MANAGER. SITE ENGINEERING. KASIE KEU & ADM. PELAKSANA UTAMA. ENGINEERING. KEU & ADM. PELAKSANA SIPIL. JURU GAMBAR. AKUNTANSI. PELAKSANA ARST. JURU UKUR. GUDANG. KOMERSIAL. UMUM. DAN LAT. SUPIR & RT. SUPERVISOR. PELAKSANA K3 5R. QC. Gambar IV.12. Struktur Organisasi Proyek Lucky Square IV.2.3. Perencanaan pelaksanaan proyek Kontraktor mulai melakukan perencanaan proses pelaksanaan proyek sudah dimulai pada saat tender proyek konstruksi. Pada saat memenangkan tender tersebut, ditetapkan dokumen kontrak yang disepakati oleh owner dan kontraktor yang isi antara lain nilai harga kontrak dan batas waktu pengerjaan proyek konstruksi tersebut. Dari batas waktu pengerjaan proyek konstruksi tersebut dibuat lagi suatu master schedule yang lebih mendetail dari pada perencanaan tender. Dalam master schedule tersebut terdapat uraian item pekerjaan dan bobot yang direncanakan harus dicapai untuk setiap minggunya. Dari uraian item pekerjaan dan bobot yang direncanakan harus dicapai untuk setiap minggunya, bisa dibuat suatu kurva “S” yang digunakan untuk pengendalian proses di lapangan. Kontraktor juga membuat suatu master time schedule pekerjaan dalam perencanaannya. Master time schedule ini berisi durasi dari mulai sampai selesai setiap item pekerjaan yang dimulai dari awal proyek sampai serah terima ke owner. IV.2.4. Perencaanaan sumber daya Perencanaan sumber daya pada proyek Lucky Square Bandung ini dimulai dari pemecahan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kontraktor. Dari pemecahan 80.

pekerjaan tersebut, bagian engineering menganalisa kuantitas dan jenis sumber daya yang dibutuhkan dalam dalam periode waktu tertentu untuk masing-masing pekerjaan. Berdasarkan hasil tersebut, bagian pengadaan membuat schedule pengadaan dan schedule pendatangan sumber daya yang diperlukan untuk keperluan proyek, dan melakukan kontrak dengan supplier untuk pendatangan material dan alat, kontrak dengan subkontraktor, serta kontrak dengan mandor untuk pendatangan pekerja ke proyek konstruksi. IV.2.5. Sumber daya proyek yang digunakan Sumber daya proyek yang digunakan dalam proyek Lucky Square Bandung ini terdiri dari : 1. Tenaga kerja a. Manajemen proyek Tenaga kerja yang termasuk dalam kategori manajemen proyek adalah semua personel kantor, personel lapangan, personel keamanan, dan personel pembantu. b. Pekerja Tenaga kerja yang termasuk dalam dalam kategori pekerja adalah mandor, tukang besi, tukang kayu, pekerja pembantu. c. Subkontraktor Subkontraktor menyediakan jasa untuk melaksanakan pekerjaan yang membutuhkan keahlian di bidang tertentu. 2. Peralatan a. Peralatan utama Peralatan utama yang digunakan dalam proyek pembangunan Grand Indonesia ini terdiri dari : ƒ Tower crane ƒ Bar cutter ƒ Bar bender b. Peralatan penunjang ƒ Concrete bucket 81.

ƒ Coventer ƒ Genset ƒ Pompa air ƒ Pompa submersible ƒ Selang vibrator ƒ Teodolith ƒ Waterpass ƒ Peralatan perlengkapan ƒ Dan lain-lain 3. Material a. Material utama Material utama adalah material yang paling banyak digunakan dalam pelaksanaan proyek. Material utama dalam proyek Lucky Square Bandung ini terdiri dari : ƒ Besi beton ƒ Kayu (balok, kaso) ƒ Multiplex ƒ Ready-mix b. Material penunjang ƒ Batako ƒ Kawat ayam ƒ Kawat beton ƒ Mortar ƒ Paku ƒ Pasir pasang ƒ Solar ƒ Semen ƒ Dan lain-lain Supplier yang terlibat proyek Lucky Square Bandung: ƒ. PT. Saeti Concrete Indonesia Wahana (tiang pancang). ƒ. PT. Wika Beton (tiang pancang). ƒ. PT. Torsina Readycon (ready mix) 82.

ƒ. PT. Interwood (besi beton). ƒ. PT. Hasdi Utama (multiplex). ƒ. PT. Sentral Bangun Perkasa (multiplex). ƒ. PT. Fosroc (mortal). ƒ. PT. Tiga Roda (semen PPC). ƒ. PD. Halim (kayu). ƒ. Supplier lokal sebagai supplier pendamping. ƒ. PT. Andas (jasa perancangan). Sub-kontrak yang terlibat proyek Lucky Square Bandung: ƒ. PT. Bina Sarana Putra (pekerjaan galian tanah). ƒ. PT. JHS Pilling System (pekerjaan tiang pancang). ƒ. PT. Surya Mandiri (pekerjaan waterproofing). IV.1.6. Proses pengadaan Dalam membuat rencana pengadaan pada proyek Lucky Square Bandung, bagian komersial memulai dengan melakukan identifikasi kebutuhan untuk keperluan proyek berupa sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa sebagai input untuk proses produksi yang dilakukan kontraktor. Setelah teridentifiksasi sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa yang dibutuhkan proyek, bagian pengadaan tersebut menyusun jadwal pendatangan sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa tersebut ke lokasi proyek. Kebijakan perusahaan dalam melakukan pengadaan barang dan atau jasa, terdapat batasan berdasarkan nilai kontrak pengadaan barang dan atau jasa. Pengadaan dengan nilai kontrak ≤ Rp 750 juta dapat dilakukan lewat kantor proyek, sedangkan pengadaan dengan nilai kontrak > Rp 750 juta harus melalui kantor pusat. Berdasarkan interview, selama berlangsungnya pelaksanaan proyek Lucky Square Bandung ini belum ada pengadaan yang nilai kontraknya > Rp 750 juta. Dalam pengadaan material, perusahaan kontraktor menerapkan kontrak payung yang dilakukan kantor pusat untuk pengadaan material-material yang dibutuhkan oleh setiap divisi dan memiliki volume kebutuhan yang besar. Material tersebut antara lain besi beton dan beton ready-mix. Selama berlangsungnya pelaksanaan 83.

proyek Lucky Square Bandung ini, hanya pengadaan besi beton yang mengunakan kontrak payung yang dilakukan kantor pusat. Sedangkan pengadaan beton readymix dilakukan oleh kantor proyek yang pemasoknya yang berasal dari supplier lokal karena merupakan cabang dari supplier utama dari Jakarta. Pada proses pemilihan, yang dilakukan kontraktor adalah pemilihan penyedia jasa dan pemasok. Penyedia jasa untuk jasa pelaksanaan pekerjaan, dan jasa konsultan. Pemasok untuk memasok material, peralatan, dan pekerja. Proses pemilihan ini dilakukan oleh bagian pengadaan. Beberapa proses penting dalam pemilihan penyedia jasa dan pemasok, yaitu proses seleksi penyedia jasa/pemasok, proses penetapan penyedia jasa/pemasok terpilih, proses klarifikasi dan negosiasi, proses pemutusan penyedia jasa/pemasok pemenang, dan proses evaluasi. ƒ Proses seleksi penyedia jasa/pemasok Proses ini untuk menyeleksi calon penyedia jasa/pemasok yang ikut dalam seleksi untuk masuk dalam daftar rekanan mampu. ƒ Proses penetapan penyedia jasa/pemasok terpilih Proses ini untuk menetapkan penyedia jasa/pemasok terpilih sesuai dengan kriteria dan syarat dari kontraktor. ƒ Proses klarifikasi dan negosiasi Penyedia jasa/pemasok terpilih memberikan penawaran dan kontraktor mengevaluasi penawaran tersebut. Pada proses ini penyedia jasa/pemasok terpilih memberikan klarifikasi dan negosiasi harga dengan kontraktor. ƒ Proses pemutusan penyedia jasa/pemasok pemenang Proses ini untuk memutuskan pemenang penyedia jasa/pemasok yang telah diusulkan dan direkomendasikan sebelumnya. ƒ Proses evaluasi Proses evaluasi dilakukan kontraktor secara periodik yaitu secara bulanan. Bila evaluasi terhadap kinerja dari penyedia jasa/pemasok pemenang baik, maka dilanjutkan sebagai rekanan dalam proyek tersebut. Bila evaluasi terhadap kinerja dari penyedia jasa/pemasok tidak baik, maka kontraktor memberikan. 84.

peringatan. Penyedia jasa/pemasok akan dicoret dari daftar rekanan kontraktor bila sudah mendapat tiga kali peringatan dari kontraktor. Kontraktor memakai beberapa supplier untuk material yang sama yaitu supplier utama dan supplier pendukung. Supplier utama biasanya berasal dari Jakarta, sedangkan supplier lokal sebagai supplier pendukung. Supplier lokal juga bertindak sebagai pemasok material pendukung yang tidak memungkinkan mengambil supplier dari Jakarta karena akan membutuhkan biaya lebih dalam pengiriman dan waktu pengiriman.. 85.

Mulai. Penyusunan Dokumen Permintaan Penawaran (DPP). Daftar Rekanan Mampu (DRM). Daftar Rekanan Kontraktor (DRK). Seleksi Penyedia Jasa/Pemasok. Tidak. Menetapkan Penyedia Jasa/ pemasok Terpilih (PPT) Ya. Mengirim DPP ke PPT. Menerima Penawaran dari PPT Mengevaluasi Penawaran dari PPT. Evaluasi I Klarifikasi & Negosiasi atas Hasil Evaluasi Penawaran Peringatan 3 kali Dicoret dari Daftar Rekanan Kontraktor. Evaluasi II. Melakukan Negosiasi Final. Evaluasi III Menilai & Mengusulkan Pemenang. Rekomendasi Peringatan Tidak. Pemutusan Penyedia Jasa/ Pemasok Pemenang Tidak Ya Baik. Penandatanganan Kontrak. Pendatangan Barang/ Pelaksanaan Pekerjaan. Evaluasi Bulanan. Melanjutkan Sebagai Rekanan. Selesai. Gambar IV.13. Proses pemilihan pemasok barang dan atau jasa. 86.

IV.2.7. Permintaan kebutuhan sumber daya pada proyek Lucky Square Bandung Pemakai (user) akan meminta pendatangan barang dengan memperhitungkan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan berdasarkan perencanaan pelaksanaan. Pemakai tersebut kemudian mengajukan permintaan pendatangan barang ke bagian pengadaan. Bagian pengadaan akan mengeluarkan blangko permintaan pendatangan material (BPPM) setelah membandingkan kesesuaian antara permintaan dari pemakai dengan rencana pengadaan yang telah dibuatnya. Blangko permintaan pendatangan material tersebut kemudian dimintakan persetujuan dari atasan pemakai yang bersangkutan. Biasanya pemakai adalah pelaksana dan atasannya adalah pelaksana utama. Pelaksana utama akan menganalisa apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan akan sumber daya yang dibutuhkan. Setelah mendapatkan persetujuan dari pelaksana utama, blangko permintaan pendatangan material tersebut dimintakan persetujuan dari kasie komersial. Kasie komersial akan mengevaluasi manfaat, volume, dan harga barang yang akan didatangkan. Kasie komersial berhak meluluskan, meluluskan sebagian, atau menolak permintaan tersebut. Setelah mendapat evaluasi dan persetujuan dari kasie komersial, blangko permintaan pendatangan material tersebut dimintakan persetujuan dari site manager. Site manager juga bisa melakukan analisa terhadap permintaan tersebut sebelum memberikan persetujuan. Project manager biasanya akan memberikan persetujuan jika site manager dan kasie komersial telah memberikan persetujuan, walaupun kadang kala memberikan komentar atau sedikit masukan. Jika project manager tidak ada di tempat, maka persetujuan atas permintaan pendatangan barang hanya sampai pada site manager. Untuk permintaan pendatangan barang yang nilai kontraknya diatas Rp 750 juta, harus meminta persetujuan dari kantor pusat.. 87.

Perencanaan Pelaksanaan. Schedule Pengadaan. PU KsKom Site Manager Project Manager. Kebutuhan Material oleh Pemakai (User). Permintaan Blangko Permintaan Pendatangan Material ke Bag. Pengadaan. Persetujuan. Tidak. Ya Copy Blangko Permintaan Pendatangan Material Untuk Arsip Pemakai. Penyerahan Blangko Permintaan Pendatangan Material ke Bagian Pengadaan. Evaluasi Harga Satuan dengan KsKom. Evaluasi Supplier oleh Ks Pengadaan. Penerbitan SPB (Surat Pembelian Barang) oleh Ks Pengadaan. Persetujuan PM/SM. Tidak. Ya. Penyerahan SPB ke Bag. Pengadaan Untuk Arsip. Penyerahan SPB ke Supplier Untuk Ditandatangani di atas Materai & Stempel. Penyerahan SPB ke Kasie Adm & Keu Untuk Menyediakan Anggaran. Pengadaan Barang. Gambar IV.14. Permintaan Kebutuhan Sumber Daya pada Proyek Lucky Square Bandung. 88.

IV.2.8. Kegiatan Logistik pada Proyek Lucky Square Kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material pada proyek Lucky Square dilakukan oleh bagian logistik/gudang yang merupakan bagian dari bidang keuangan dan administrasi. Bagian logistik ini tidak mempunyai banyak staff atau personel karena proyek Lucky Square tidak terlalu besar sehingga kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material tidak terlalu banyak. IV.2.8.1. Penerimaan barang dari supplier pada proyek Lucky Square Supplier mengirim barang ke lokasi proyek. Staff gudang memberikan informasi ke quality control (QC) ketika barang tiba di lokasi proyek. QC memeriksa mutu/kualitas barang tersebut dan memberikan rekomendasi kepada pihak gudang apakah barang tersebut bisa diterima atau tidak diterima. Apabila rekomendasi dari QC tidak diterima, maka pihak gudang menolak pengiriman barang tersebut. Apabila rekomendasi dari QC tidak diterima maka pihak gudang memeriksa surat jalan terhadap barang yang dikirim apakah sesuai dengan volume, bentuk, dan jumlah fisik. Apabila sesuai, maka pihak gudang menandatangani/stempel surat jalan tersebut. Pihak gudang membuat berita acara penerimaan barang (BAPB) sebanyak lima rangkap. Lembar ke-1 BAPB yang asli diberikan pihak supplier sebagai dasar lampiran faktur tagihan. Lembar ke-2 BAPB diberikan kepada Kasie Pengadaan. Lembar ke-3 BAPB dijadikan arsip gudang. Lembar ke-4 BAPB diberikan kepada QC. Lembar ke-5 BAPB diberikan kepada kasie keuangan dan administrasi. Pihak gudang juga mengkopi BAPB untuk pihak akuntansi yang merupakan bagian dari bidang keuangan dan administrasi. Pihak gudang melakukan pencatatan terhadap barang yang masuk dalam administrasi persediaan gudang (APG) dan pihak administrasi pencatatan terhadap barang yang masuk dalam administrasi persediaan kantor (APK). Pihak gudang juga membuat label atas barang yang masuk tersebut.. 89.

Gambar IV.15. Flowchart Penerimaan Barang dari Supplier pada Proyek Lucky Square IV.2.8.2. Penyimpanan barang pada proyek Lucky Square Pihak gudang kemudian mengatur tata letak dan cara penyimpanan barang sesuai dengan pedoman 5R (Ringkas Rapi Resik Rawat Rajin). Dalam menentukan posisi tata letak, pihak gudang berkoordinasi dengan pelaksana utama (PU) untuk mempermudah. dalam. pengambilan,. pengangkutan,. pengangkatan,. dan. pemasangan dalam lokasi proyek. Tempat penyimpan barang pada proyek Lucky Square Bandung dapat dilihat pada gambar IV.16.. Gambar V.16. Tempat Penyimpanan Barang Proyek 2. 90.

IV.2.8.3. Pengeluaran barang dari gudang pada proyek Lucky Square Bagian operasional proyek seperti pelaksana/subkontraktor/mandor menghubungi pihak gudang untuk meminta bahan/material yang akan digunakan. Pihak gudang mengeluarkan bon permintaan material (BPM). BPM sebelum diajukan kepada kasie komersial untuk mendapat persetujuan harus sepengetahuan pelaksanan utama (PU). Kasie komersial akan mengevaluasi apakah permohonan pemakaian material terhadap sesuai dengan rencana pelaksanaan dan rencana pemakaian material tersebut. BPM akan dikembalikan kepada bagian operasional untuk dimintakan penjelasan atau klarifikasi lebih lanjut atas permohonan pemakaian material jika tidak mendapat persetujuan dari kasie komersial. Apabila BPM disetujui oleh kasie komersial, maka BPM asli diserahkan kepada pihak gudang dan copy BPM diserahkan kepada pihak akuntansi. Pihak gudang akan mengeluarkan bahan/material dari gudang setelah menerima BPM tersebut. Pihak gudang kemudian melakukan dokumentasi dengan pencatatan terhadap barang yang keluar dari gudang ke dalam administrasi persediaan gudang (APG). Pihak akuntansi juga melakukan dokumentasi dengan pencatatan barang yang keluar dari gudang ke dalam administrasi persediaan kudang (APK) setelah mendapatkan copy BPM. Permohonan Untuk Meminta Pemakaian Material oleh Bagian Operasional. Pengeluaran Bon Permintaan Material dengan Sepengetahuan Pelaksana Utama. Persetujuan oleh Kepala Seksi Komersial. Ya. Penyerahan BPM ke Pihak Gudang. Pegeluaran Material dari Gudang. Dokumentasi Pihak Gudang. Tidak Pencatatan Material Keluar dalam APG Pencatatan Kartu Persediaan Barang Penyerahan BPM ke Pihak Akuntansi. Dokumentasi Pihak Akuntansi. Pencatatan Material Keluar dalam APK. Gambar IV.17. Flowchart Pengeluaran Barang dari Gudang pada Proyek Lucky Square. 91.

IV.2.8.4. Evaluasi logistik pada Proyek Lucky Square Evaluasi logistik pada proyek Lucky Square dilakukan setiap akhir bulan. Evaluasi ini dinamakan stok opname. Stok opname ini dilakukan oleh kasie keuangan dan administrasi, pihak gudang, dan pihak lain dalam organisasi yang tidak terlibat dalam kegiatan logistik sebagai pihak independen untuk menghindari praktek manipulasi serta membandingkan antara catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan yang dibuat oleh pihak gudang dengan catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan yang dibuat oleh pihak akuntansi. Perbedaan catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan yang dibuat oleh pihak gudang dengan catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan yang dibuat oleh pihak akuntansi memang kadang kala terjadi. Hal yang mungkin terjadi disebabkan terjadi perbedaan dalam berat (kg) karena pihak akuntansi menginput besi beton dalam kg ke dalam program Sinpro sedangkan pihak gudang mencatat besi beton dalam hitungan batang dan menkonversi ke berat dengan memakai pembulatan, berkas BAPB dan BPM tercecer sehingga belum diinput oleh pihak akuntansi. Keuangan & Administrasi. Melakukan Stok Opname pada Akhir Bulan. Dokumentasi Pihak Gudang. Dokumentasi Pihak Akuntansi. Catatan Material Masuk dan Keluar oleh Pihak Gudang. Catatan Material Masuk dan Keluar oleh Pihak Akuntansi. Gambar IV.18. Flowchart Evaluasi Logistik pada Proyek Lucky Square. 92.