BAB IV HASIL KERJA PRAKTEK DAN ANALISIS. 2. SO mengecek kelengkapan syarat administrasi berupa fotocopy KTP, KK,

(1)

23 BAB IV

HASIL KERJA PRAKTEK DAN ANALISIS

4.1 Prosedur Berjalan di Perusahaan

1. Nasabah mengajukan dan melengkapi persyaratan pinjaman dana melalui Sales Officer (SO).

2. SO mengecek kelengkapan syarat administrasi berupa fotocopy KTP, KK, rekening listrik, STNK, dan BPKB Asli dan dimasukkan ke dalam map Non Dealer Sales (NDS).

3. SO melakukan survei ke tempat nasabah dengan melihat kondisi rumah dan kendaraan. Selain itu, melihat kapasitas, karakter, dan kemampuan membayar nasabah. Dokumentasi survei beserta dokumen persyaratan yang lainnya yaitu Surat Permohonan Pembayaran (SPP), Rincian Produk Pembiayaan (RPP), Kwitansi Pelunasan, History Collateral jika BPKB dari dalam atau Form Berita Acara Serah Terima BPKB jika BPKB dari luar dimasukkan ke dalam map NDS.

4. SO menggesek nomor mesin dan rangka kendaraan nasabah. Setelah itu SO menginput, menghitung, mencetak Rencana Anggaran Biaya (RAB) pada aplikasi openoffice.org lalu dimasukkan ke dalam map NDS dan diserahkan pada Data Admin Staff (DAS).

5. DAS melakukan proses inputing Initial Data Entry (IDE) yang berupa data nasabah dan struktur kredit dengan melihat data yang ada di map NDS ke dalam Sistem Adira Online pada menu AD1SYS dan submenu IDE. Setelah

(2)

24

6. itu DAS menyimpan BPKB ke dalam brankas dan dokumen lainnya disimpan di map NDS.

7. Berdasarkan IDE, Komite Kredit (di Kantor Cabang Salatiga) melakukan proses credit analyst untuk menyetujui atau menolak nasabah tersebut. 8. Jika disetujui, DAS akan mendapatkan notifikasi dari Komite Kredit

melalui sistem AD1SYS pada menu Account Acquisition Management dan submenu Document Process. Setelah itu DAS melakukan proses cetak Purchase Order (PO) untuk pemesanan pencairan dan memasukkanya ke dalam map NDS.

9. Jika tidak disetujui, DAS tidak akan mendapatkan notifikasi, dan artinya ditolak.

10. DAS melakukan inputing full data entry (FDE) yaitu data nasabah, data jaminan atau unit motor, struktur kredit, data pekerjaan dan penghasilan, data referensi saudara yang ada di map NDS ke dalam Sistem Adira Online pada menu AD1YS dan submenu FDE. Setelah selesai map NDS diberikan lagi kepada SO.

11. SO melakukan withdrawal pada Sistem AD1SYS di menu account management dan submenu pencairan dana NDS untuk mencetak Payment Virtual (PV) lalu PV dimasukkan ke dalam map NDS.

12. SO melakukan scan 9 dokumen persyaratan (KTP, KK, SPP, RPP, Kwitansi, Gesekan Nomor Rangka dan Mesin, RAB, PO, History Collateral atau Form Berita Acara Serah Terima BPKB) kemudian file scan dan dokumen diberikan kepada DAS untuk di upload dan submit pada Sistem

(3)

25

Adira Intranet di menu Ad1Flow dan akan diterima oleh Payment Processor Staff.

13. Seluruh Data Intranet tersebut diterima oleh Payment Processor Staff dan akan dicek apakah data valid atau tidak.

14. Jika data sudah valid maka otomatis akan muncul status permohonan pencairan dana (PPD) pada sistem AD1SYS pada menu history payment. 15. SO cek status PPD di sistem AD1SYS pada menu history payment dan

memberikan Fotocopy KTP, SPP, dan PV nasabah untuk meminta uang kepada Teller dalam proses pencairan. Nasabah dapat mengambil uang di kantor adira melalui SO masing-masing.

16. Setelah PPD, otomatis nasabah menjadi pelanggan adira dengan terbentuknya nomor kontrak pada sistem AD1SYS pada menu History Payment.

17. Bulan selanjutnya nasabah mulai membayar angsuran dengan membawa surat Penjelasan Penting Bagi Calon Konsumen / Konsumen Baru untuk menunjukkan nomor kontrak pada Teller dan Teller memberikan bukti kwitansi yang dibuat Teller secara sistem melalui sistem AD1SYS di menu Teller Entry pada submenu Account Management lalu dicetak dan diberikan kepada nasabah. Selanjutnya nasabah mengangsur sampai lunas.

18. Setelah nasabah melakukan pelunasan, nasabah dapat mengambil BPKB asli dengan menggunakan syarat yaitu membawa KTP asli yang masih berlaku dan kwitansi akhir pembayaran dan diberikan kepada DAS.

19. DAS membuat Berita Acara Serah Terima melalui sistem Collateral menu Hand Over submenu Hand Over to Customer dan dicetak lalu di arsip ke

(4)

26

brankas Dan BPKB asli diberikan kepada pemiliknya beserta persyaratan yang telah ditunjukkan.

Dokumen Yang Terkait : 1. Fotocopy KTP

Berisi dokumen fotocopy KTP nasabah yang melakukan pengajuan kredit yang diberikan nasabah ke SO untuk dokumen pengajuan kredit dan disimpan SO di map NDS.

2. Fotocopy Kartu Keluarga (KK)

Berisi dokumen fotocopy KK nasabah yang melakukan pengajuan kredit yang diberikan nasabah ke SO untuk dokumen pengajuan kredit dan disimpan SO di map NDS.

3. Surat Permohonan Pembayaran (SPP)

Berisi data nasabah, dan jumlah uang yang dipinjam nasabah, yang diisi oleh SO dan ditanda tangani nasabah lalu disimpan SO di map NDS. 4. Rincian Produk Pembiayaan (RPP)

Berisi data nasabah, hari dan tanggal nasabah pinjam uang, jumlah uang yang dipinjam, dan kegunaan uang yang dipinjam yang diisi oleh SO dan ditanda tangani nasabah lalu disimpan SO di map NDS.

5. Kwitansi Pelunasan (untuk dokumen di map, dibuat manual)

Berisi jumlah uang yang dipinjam nasabah, dan data kendaraan nasabah yang diisi oleh SO dan ditanda tangani nasabah lalu disimpan SO di map NDS.

(5)

27

Berisi anggaran biaya renovasi rumah nasabah yang dibuat oleh SO dan ditandangani oleh nasabah lalu disimpan SO di map NDS.

7. Purchase Order (PO)

Berisi data nasabah, data peminjaman uang, dan data lainnya yang dibuat oleh SO dan ditandangani oleh nasabah lalu disimpan SO di map NDS. 8. Gesekan Nomor Rangka dan Mesin

Berisi data nomor rangka dan mesin kendaraan nasabah yang digesek oleh SO dan disimpan di map NDS.

9. History Collateral atau Bukti Serah Terima BPKB

Berisi history pembayaran pinjaman sebelumnya bagi nasabah lama untuk history collateral. Sedangkan bukti serah terima BPKB berisi data kendaraan yang ada di BPKB yang diisi dan dibuat oleh SO dan ditandangani nasabah lalu disimpan di map NDS.

10. Kwitansi Angsuran

Berisi pembayaran angsuran nasabah per bulan yang dibuat oleh Teller secara sistem pada saat nasabah membayar.

11. Kwitansi Pelunasan

Berisi pembayaran pelunasan nasabah yang dibuat oleh Teller secara sistem pada saat nasabah membayar.

12. BPKB Asli

Berisi data kendaraan nasabah yang diberikan nasabah kepada SO dan disimpan DAS di brankas sebagai jaminan peminjaman uang.

(6)

28

Berisi dokumen fotocopy STNK nasabah yang melakukan pengajuan kredit yang diberikan nasabah ke SO untuk dokumen pengajuan kredit dan disimpan SO di map NDS.

14. Fotocopy Rekening Listrik

Berisi dokumen fotocopy Rekening Listrik nasabah yang melakukan pengajuan kredit yang diberikan nasabah ke SO untuk dokumen pengajuan kredit dan disimpan SO di map NDS.

15. Berita Acara Serah Terima

Berisi dokumen serah terima BPKB asli nasabah yang diberikan DAS ke nasabah jika pembayaran pinjaman nasabah sudah lunas.

(7)

29 Flowchart dari prosedur di atas adalah :

(8)

30

(9)

31

(10)

32

(11)

33

Gambar 4. 5 Flowchart Bagian Payment Processor Staff

(12)

34

(13)

35

(14)

36 4.2 Analisis Sistem

1. Kelebihan

- Tidak perlu kerja dua kali karena dokumen hanya disimpan di dalam map

2. Kekurangan

- Belum ada daftar kelengkapan persyaratan jadi, SO hanya mengumpulkan syarat yang seadanya dan dokumen lain bisa menyusul, tetapi itu dapat memperlambat jalannya prosedur yang lainnya.

- Beberapa dokumen masih diarsip secara manual yang membuat resiko hilangnya dokumen atau kerusakan dokumen tersebut. 3. Solusi

Dengan dibuatnya Sistem Pengarsipan Data Kredit Nasabah dapat membantu pegawai dalam mengatasi masalah dalam mengarsipkan dokumen yang masih disimpan manual dalam map NDS, mulai dari dokumen nasabah baru, dokumen angsuran, sampai dengan dokumen pelunasan kredit.

4.3 Perancang Sistem

Berikut adalah DFD Sistem Pengarsipan Data Kredit Nasabah PT ADM

4.3.1 Data Flow Diagram (DFD) level 0

Berikut adalah DFD level 0 Sistem Pengarsipan Data Kredit Nasabah PT ADM:

(15)

37

Gambar 4. 8 DFD Level 0 4.3.2 Data Flow Diagram (DFD) level 1

Berikut adalah DFD level 1 Sistem Pengarsipan Data Kredit Nasabah PT ADM :

(16)

38

Gambar 4. 10 DFD Level 1.2

(17)

39 4.3.2 Entitas Relationship Diagram (ERD)

Gambar 4. 12 ERD 4.3.3 Basis Data

Dalam perancangan sistem pengarsipan data kredit nasabah pada PT ADM, dibutuhkan basis data dalam MySQL untuk menyimpan semua data yang ada dalam sistem ini. Basis data ini diberi nama latihan.

Tabel adalah bagian dari basis data yang berfungsi untuk menyimpan data – data tertentu. Pada sistem ini terdapat beberapa tabel, yaitu:

(18)

40

1. Tabel User : Untuk menyimpan data user.

Label 4. 1 Perancangan Tabel User

Name Type Size Default Key

No_PK Varchar 11

Username Varchar 50 Password Varchar 50

2. Tabel Data Nasabah : Untuk menyimpan data dan dokumen nasabah.

Label 4. 2 Perancangan Tabel Data Nasabah

No_PK Varchar 11

Nama Varchar 50

KTP Varchar 50

KK Varchar 50

Rekening Listrik Varchar 50

SPP Varchar 50

RPP Varchar 50

RAB Varchar 50

PO Varchar 50

Gesekan Nokanosin Varchar 50 Kwitansi Pelunasan Varchar 50 History Collateral/BAST Varchar 50

(19)

41

3. Tabel Data Kwitansi : Untuk menyimpan data angsuran per bulan.

Label 4. 3 Perancangan Tabel Data Kwitansi

No_PK Varchar 11

Nama Varchar 50

Kwitansi bulan 1 Varchar 50 Kwitansi bulan 2 Varchar 50 Kwitansi bulan 3 Varchar 50 Kwitansi bulan 4 Varchar 50 Kwitansi bulan 5 Varchar 50 Kwitansi bulan 6 Varchar 50 Kwitansi bulan 7 Varchar 50 Kwitansi bulan 8 Varchar 50 Kwitansi bulan 9 Varchar 50 Kwitansi bulan 10 Varchar 50 Kwitansi bulan 11 Varchar 50 Kwitansi bulan 12 Varchar 50

4. Tabel Data Pelunasan : Untuk menyimpan dokumen pelunasan nasabah.

Label 4. 4 Perancangan Tabel Data Pelunasan

(20)

42

No_PK Varchar 11

BAST Varchar 50

Kwitansi Pelunasan Varchar 50

4.3.4 Desain Sistem

4.3.5.1 Halaman Login

Halaman login adalah halaman pertama sebelum masuk ke dalam

sistem pengarsipan data kredit nasabah. Untuk login dibutuhkan username dan password sesuai dengan username dan password yang ada pada tabel user.

Gambar 4. 13 Halaman Login 4.3.5.2 Halaman Tambah Data Nasabah

Halaman tambah data nasabah adalah halaman yang digunakan

(21)

43

Gambar 4. 14 Halaman Tambah Data Nasabah

4.3.5.3 Halaman Daftar Nasabah

Halaman daftar nasabah digunakan untuk merekap tambah data

nasabah.

(22)

44

4.3.5.3 Halaman Tambah Data Angsuran

Halaman tambah data angsuran adalah halaman yang digunakan