FOR COMPANIES BOTH BIG AND SMALL: RUNNING A BUSINESS ON SMARTPHONES (Case Study 93) DISUSUN OLEH: REYNANDA MULYA P056121951.50 KOMALA HERATRI P056121911.50
MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2013
Program Studi : Sistem Informasi Manajemen Penyerahan : Agustus 2013 Dosen : Prof. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc Batas Penyerahan : Agustus 2013
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, berbagai kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi, komputer merupakan sarana dalam menciptakan dan mengembangkan suatu sistem informasi handal. Oleh karena itu setiap orang harus mampu mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Informasi yang berkualitas ini akan memudahkan user dalam mengambil keputusan secara tepat, cepat, dan bernilai strategis.
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia. Tanpa darah, manusia tidak akan dapat melanjutkan kehidupannya. Hal ini berlaku juga di dalam sebuah perusahaan, bagaimana peran informasi yang sangat besar dalam mendukung kelangsungan perusahaan. Akibat ketiadaan atau kekurangan informasi dalam waktu tertentu, perusahaan akan mengalami ketidakmampuan dalam mengelola dan mengontrol sumber daya secara terpadu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan bersaing dengan para pesaingnya.
Upaya perusahaan dalam menghasilkan informasi yang handal harus dilakukan dengan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen mencerminkan kemampuan perusahaan dalam mengelola informasi berbasis komputer secara menyeluruh dan terkoordinasi yang mampu mentransformasikan data menjadi informasi lewat serangkaian cara yang dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Peran manajemen menjadi sangat penting dalam menghasilkan informasi, terkait pemetaan kebutuhan informasi, penentuan jenis dan kualifikasi informasi, dan penggunaan informasi tersebut yang didasarkan kepada “core business” dan tujuan perusahaan. Dengan kata lain, Sistem Informasi Manajemen memiliki cakupan lebih luas dari teknologi informasi yang merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen.
Dalam perkembangannya, Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pengelolaan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh manajemen untuk memecahkan masalah bisnis, seperti biaya produksi, layanan, atau suatu strategi bisnis. SIM dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah sistem informasi tersebut terlalu banyak
informasi yang tidak bermanfaat atau justru sistem yang terlalu banyak data. Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting atau vital dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. SIM perusahaan merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi dengan cara yang sama seperti investasi besar lain yang akan dilakukan oleh organisasi. Yang memperumit investasi itu adalah karena investasi tersebut memerlukan lebih dari sekedar pengeluaran uang yang besar. Manajemen seluruh organisasi harus berkomitmen untuk melaksanakan proses bisnis yang memungkinkan tiap proses bisnis lain di dalam organisasi melihat dan memahami transaksi tersebut. Kerumitannya adalah kenyataan bahwa banyak keuntungan SIM perusahaan tidak bersifat finansial.
1.2 Tujuan
Paper ini ditujukan untuk memberikan pengetahuan umum tentang materi sistem informasi manajemen. Dengan mempelajari isi paper ini, diharapkan dapat memperoleh pengetahuan dasar mengenai SIM dan memahami peran sistem informasi manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2002) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2010). Tujuan SIM, yaitu:
a. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
b. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
c. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi (Sumber: O’Brien, 2010) Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu :
Mendukung proses bisnis dan operasional Mendukung pengambilan keputusan
Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif 2.1.1 Teknologi Informasi
a. Definisi Teknologi Informasi
Teknologi Informasi biasa disebut TI, IT (Information Technology) atau Infotech. Berbagai definisi teknologi informasi telah diutarakan oleh beberapa ahli, diantaranya :
Haag den Keen (1996), Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu pengguna bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.
Martin (1999), Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras atau lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi.
Williams dan Swayer (2003), Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video. Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisit maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan telekomunikasi.
b. Pengelompokan Teknologi Informasi
Telah diketahui bahwa teknologi informasi mencakup teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Lebih rinci, teknologi infromasi dapat dikelompokan menjadi 6 teknologi, yakni teknologi komunikasi, teknologi masukan, teknologi perangkat lunak, teknologi penyimpanan, dan teknologi mesin pemroses.
Teknologi Komunikasi Teknologi Masukan
Teknologi masukan (input technology) adalah teknologi yang berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Piranti masukan yang lazim dijumpai dalam sistem komputer berupa keyboard dan mouse.
Mesin Pemroses (processing machine) lebih dikenal dengan sebutan CPU (Central Processing Unit), mikroprosesor, atau prosesor. Contoh prosesor yang terkeanl saat ini, antara lain adalah Intel dan AMD.
Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu memori internal dan penyimpanan eksternal. Memori internal (biasa juga disebut main memory atau memori utama) berfungsi sebagai pengikat sementara baik bagi data, program, maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU. Dua contoh memori internal yaitu ROM dan RAM. ROM (Read Only Memory) adalah memori yang hanya bisa dibaca, sedangkan RAM (Read Access Memory) adalah memori yang isinya bisa diperbaharui. Penyimpanan eksternal (external storage) dikenal juga dengan sebutan penyimpanan sekunder. Penyimpanan eksternal adalah segala piranti yang berfungsi untuk menyimpan data secara permanen. Pengertian permanen disini berarti bahwa data yang terdapat pada penyimpanan akan tetap terpelihara dengan baik sekalipun komputer sudah dalam keadaan mati (tidak mendapat aliran listrik). Harddisk, disket, dan flashdisk adalah contoh penyimpanan eksternal.
Teknologi keluaran (output technology) adalah teknologi yang berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan sistem. Layar dan monitor dan printer merupakan piranti yang biasa digunakan sebagai piranti keluaran.
Perangkat lunak (software) atau dikenal juga dengan sebutan program. Tentu saja untuk mengerjakan tugas komputer, diperlukan perangkat lunak sendiri. Sebagai contoh Microsoft Word merupakan contoh perangkat lunak pengolah kata yang berguna untuk membuat dokumen, sedangkan Adobe Photoshop adalah perangkat lunak yang berguna untuk mengolah gambar.
c. Komponen Sistem Teknologi Informasi
Yang dimaksud dengan sistem teknologi informasi adalah sistem yang terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Suatu sistem teknologi informasi pada dasarnya tidak hanya mencakup hal-hal yang bersifat fisik, seperti komputer dan printer, tetapi juga mencakup hal-hal yang tidak terlihat secara fisik, yaitu piranti lunak dan yang lebih penting lagi adalah orang. Dengan kata lain, komponen utama sistem teknologi informasi adalah berupa:
a. Data
b. perangkat keras (hardware) c. perangkat lunak (software) d. Perangkat Jaringan (netware) e. orang (brainware)
Gambar 3. Skema Sistem Teknologi Informasi (Sumber: O’Brien, 2010)
Sistem teknologi informasi dapat dibedakan dengan berbagai cara pengklasifikasian. Misalnya, menurut fungsi sistem (embedded IT System, dedicated IT system, dan general purpose IT system), menurut departemen atau perusahaan bisnis (sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dll), menurut dukungan terhadap level manajemen dalam perusahana (sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan, dan sistem informasi eksekutif), menurut ukuran dan menurut cara melayani permintaan (klien-server). d. Peranan Teknologi Informasi
Peranan teknologi informasi pada aktifitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan- kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Berkat teknologi ini
berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia. Pengambilan uang melalui ATM, transaksi melalui internet yang dikenal dengan E-Commerce atau perdagangan elektronik, transfer uang melalui E-Banking yang dapat dilakukan dirumah merupakan sejumlah contoh hasil penerapan teknologi informasi. Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :
• Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
• Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses.
• Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan.
2.2.2 Internet Working a. Intranet
Intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya. Istilah intranet hanya merujuk kepada layanan yang terlihat, yakni situs web internal perusahaan. Untuk membangun sebuah intranet, maka sebuah jaringan haruslah memiliki beberapa komponen yang membangun internet, yakni Protocol Internet (Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol lainnya), client dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa protokol internet lainnya (FTP, POP3, atau SMTP) umumnya merupakan komponen protokol yang sering digunakan. Umumnya, sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah "versi pribadi dari jaringan Internet" atau sebagai sebuah versi dari internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi. (http://id.wikipedia.org/ wiki/Intranet).
b. Ekstranet
Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain. Ekstranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan. Perusahaan yang membangun ekstranet dapat bertukar data bervolume besar dengan EDI (Electronic Data Interchange), berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu jaringan kerjasama dan lain-lain. Jadi, ekstranet merupakan perluasan dari jaringan intranet yang biasanya menghubungkan jaringan satu jaringan lokal dengan jaringan lokal lainnya. Ekstranet memiliki security yang lebih aman dibandingakan dengan internet. (http://id.wikipedia.org/wiki/Ekstranet)
Gambar 5. Jaringan Ekstranet c. Internet
Internet (kependekan dari interconnected-networking) ialah rangkaian komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian. Manakala Internet (huruf 'I' besar) ialah sistem komputer umum, yang berhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol). Rangkaian internet yang terbesar dinamakan internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking. Jadi, internet menggunakan suatu pengalamatan khusus untuk menyampaikan pesan atau informasi antar perangkat. Jaringan internet merupakan jaringan besar yang ada di dunia ini yang menghubungkan satu benua dengan benua lainnya (http://id.wikipedia.org/wiki/Internet).
2.2.3 E-commerce
E-commerce adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan penjualan barang dan jasa melalui Internet. Dalam pengertian yang paling umum, hanya menciptakan situs Web yang mengiklankan dan mempromosikan produk dapat dianggap “e-commerce.” Dalam beberapa tahun terakhir, bagaimanapun e- commerce telah menjadi jauh lebih canggih. Bisnis e-commerce sekarang menawarkan toko online yang rumit di mana pelanggan dapat mengakses ribuan
produk, pemesanan, pilih metode pengiriman yang diinginkan dan membayar untuk pembelian menggunakan kartu kredit mereka.
Gambar 6. Bisnis E-Commerce
Sedangkan menurut O’Brien (2011), E-commerce adalah pembelian, penjualan, pemasaran, dan pelayanan produk, layanan, dan informasi melalui berbagai jaringan komputer. Banyak perusahaan sekarang menggunakan internet, intranet, extranet, dan jaringan lain untuk mendukung setiap langkah dari proses komersial, termasuk segala sesuatu dari dukungan iklan, penjualan, dan pelanggan di World Wide Web untuk keamanan Internet dan mekanisme pembayaran yang memastikan penyelesaian pengiriman dan proses pembayaran. Sebagai contoh, sistem e-commerce termasuk situs Web Internet untuk penjualan online, akses ke database persediaan ekstranet oleh pelanggan besar, dan penggunaan intranet perusahaan dengan tenaga penjualan untuk mengakses catatan pelanggan untuk manajemen hubungan pelanggan.
2.2.4 E- Business
E-Business atau Electronic business dapat didefinisikan sebagai aktivitas yang berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dengan proses pertukaran barang dan/atau jasa dengan memanfaatkan internet sebagai medium komunikasi dan transaksi ,dan salah satu aplikasi teknologi internet yang merambah dunia bisnis internal, melingkupi sistem, pendidikan pelanggan, pengembangan produk, dan pengembangan usaha. Secara luas sebagai proses bisnis yang bergantung pada
Sebuah sistem terotomasi. Pada masa sekarang, hal ini dilakukan sebagian besar melalui teknologi berbasis web memanfaatkan jasa internet. Terminologi ini pertama kali dikemukakan oleh Lou Gerstner, CEO dari IBM.
Marketspace adalah arena di internet, tempat bertemunya calon penjual dan calon pembeli secara bebas seperti layaknya di dunia nyata (marketplace). Mekanisme yang terjadi di marketspace pada hakekatnya merupakan adopsi dari konsep “pasar bebas” dan “pasar terbuka”, dalam arti kata siapa saja terbuka untuk masuk ke arena tersebut dan bebas melakukan berbagai inisiatif bisnis yang mengarah pada transaksi pertukaran barang atau jasa (http://id.wikipedia.org/wiki/E-business). E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur,
penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi. (Steven Alter. Information System: Foundation of E-Business. Prentice Hall. 2002)
BAB III PEMBAHASAN
CASE STUDY QUESTION
1. In which ways do smartphones helps these companies be more profitable? Smartphone meningkatkan keuntungan perusahaan dengan mengorganisasikan pekerjaan dengan lebih efisien; mempermudah dalam bekerja seperti meninjau dan memperbaiki janji dan dokumen bahkan ketika sedang berpindah tempat; dan menjangkau informasi kapan saja seperti mengakses tv, radio, laporan keuangan, dan lainnya sehingga memungkinkan bisnis yang dijalankan selangkah lebih ke depan. Smartphone merupakan gabungan PDA, PC, Phones, dan kamera digital yang menjadikannya sebagai alat bisnis yang hebat. Keunggulan tersebut ditunjukkan dengan kemampuan terhubung dengan email dan web, menghubungkan dengan komputer untuk akses data, atau dapat berhubungan dengan karyawan dimanapun mereka berada. Fungsi kamera yang mampu mengambil dan mengirim gambar atau video, serta sebagai alat komunikasi yang lebih cepat seperti email.
d. CPE Energy
Magellan program merupakan program yang dibentuk dengan menggunakan fasilitas smartphone dalam menghubungkan pekerja dengan sistem dan sumberdaya yang dibutuhkan dalam menjalani bisnis. Manfaat yang dapat diperoleh dari menggunakan smartphone untuk kebutuhan bisnis antara lain: Mengarahkan pada pengurangan biaya-biaya yang besar alokasinya.
Dalam waktu setahun, smartphone mempercepat proses pembelian dan pengadaan sehingga menurunkan biaya mencapai 65% serta mengurangi penyimpanan hingga lebih dari $8 juta yang membawa kepada kepuasan konsumen dan perusahaan yang meningkat.
Menghemat waktu dalam suatu proses pekerjaan. Sehingga waktu yang tersisa dapat dimanfaatkan untuk pekerjaan lain. Sebagai contoh, pekerja tidak perlu ke kantor pusat ketika selesai melakukan pengecekan ketika terjadi kerusakan di salah satu tempat. Waktu yang diperoleh dari tidaknya melakukan perjalanan ke kantor pusat menjadi nilai tambah yang dapat dimanfaatkan untuk mengunjungi lokasi lainnya.
Meningkatkan kepuasan konsumen dan perusahaan karena pegawai dapat mengakses sistem dan informasi perusahaan dimanapun mereka berada. Selain itu, pelayanan yang diberikan perusahaan menjadi lebih cepat akibat kemudahan berinteraksi dan berkomunikasi antar pegawai.
Pekerja dapat mengakses data ketika mereka mobile dan tidak dibatasi rotasi. Kemampuan ini menjadi tambahan pelayanan bagi konsumen yang menimbulkan kenaikan permintaan dibandingkan organisasi lainnya. Smartphone dilengkapi dengan digital camera dan dimanapun berada lebih
mudah mengakses informasi.
Mudah dibawa kemanapun, dengan ukurannya yang kecil. Dapat lebih mudah berkomunikasi ketika dibutuhkan.
b. Lloyd’s Construction
Perusahaan dapat dengan mudah mengatur asetnya seperti 100 karyawan, 30 truk, dan lebih dari 400 dumpsters. Pengendalian keseluruh aspek tersebut menjadi hal yang penting dalam bisnis ini.
Sebelumnya, perusahaan menggunakan kertas dan aplikasi accounting untuk melacak pekerja dan peralatan. Radio digunakan untuk berkoordinasi dengan pekerja di tempat kerja.
Manfaat terbesar dari penggunaan smartphone dengan e-Trace adalah penyelesaian masalah tenaga kerja. Software tersebut meliputi mapping dan travel data yang menunjukkan real time dari seluruh aset perusahaan. Perusahaan memperkerjakan 12 supir, 22 foremen, dan 7 pekerja kantor
yang menggunakan 41 handphone dengan e-Trace. Setiap paket data menghabiskan total $4000 per bulan, ditambah biaya pekerja.Total biaya yanh dikeluarkan Lloyd's sebesar $50000 per tahun meliputi keseluruhan bisnis, akunting, dan masalah komunikasi.
Sebelum digunakan e-Trace, perusahaan mengeluarkan biaya akuntan selama 40 jam dalam seminggu. Sekarang, akuntan datang sekali seminggu selama 6 jam, sehingga menghemat $1000 dalam seminggu Kegiatan pemasukan data dan job logging menjadi 1,5 kali lebih cepat
dibandingkan ketika menggunakan radio dan kertas. Efisiensi bertambah dari perngurangan biaya bahan bakar hingga 30%.
Keuntungan bersih Lloyd's diperkirakan meningkat sebesar 10% - 12% atau $1juta pada tahun 2007.
Smartphone membantu perusahaan salah satunya dengan cara pengurangan biaya-biaya yang tidak diperlukan, dan smartphone juga memberdayakan para karyawan agar pekerjaan selesai dengan lebih cepat, tepat dan mudah untuk mencapai target perusahaan. Sehingga membuat konsumen merasa lebih puas dengan kinerja perusahaan. Hanya dalam satu tahun, untuk menutup pembelian dan pengadaan penawaran menurun lebih dari 65 persen. Juga, tingkat persediaan dikurangi lebih dari $8 juta sejak program Magellan dimulai.
Sama halnya dengan CPS, Lloyd’s yang sudah mempertimbangkan setengah lusin produktivitas mobile software sebelum menetap di e-Trace, yang kebetulan datang dari sebuah perusahaan GearWorks, yang berbasis di kota seberang. Tidak hanya GearWorks lokal, tetapi software yang bekerja pada Sprint Nextel i560 dan i850 telepon, yang ditujukan untuk industri konstruksi. Lloyd’s sudah mulai membeli ponsel “push to talk” agar memisahkan pekerja dari radio yang sudah rusak. Software (e-Trace) ini menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset perusahaan.
Setelah masalahnya dapat teratasi, maka keuntungannya menjadi jelas. Perusahaan mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang menggunakan 41 ponsel yang menggunakan e-Trace. Perusahaan membeli paket data tak terbatas untuk setiap telepon, totalnya sekitar $4.000 per bulan. Tambahan biaya jaringan lainnya, dan Lloyd’s menghabiskan sekitar $50,000 per tahun untuk solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang lengkap.
2. Why do you think this happened? What could companies do to improve the reception of these initiatives?
Ketika pertama kali teknologi diperkenalkan akan ada berbagai macam reaksi dari karyawan, ada yang menerima ataupun menolak. Para karyawan menolak karena karyawan merasa tidak nyaman dengan teknologi baru karena mereka harus mempelajari dari awal, yang membutuhkan waktu lama untuk belajar menggunakan teknologi baru tersebut. Untuk mengatasi hal ini perusahaan harus menemukan cara
yang tepat agar teknologi ini dapat diterapkan. Salah satu caranya adalah perusahan menggunakan cara “step by step” , dimana perusahaan tidak secara penuh mengimplementasikan teknologi tersebut. Pertama kali perusahaan masih menggunakan teknologi lama di beberapa bagian dan menerapkan teknologi baru di bagian lainnya, sehingga pada jangka waktu tertentu kedua teknologi tersebut berjalan bersama. Disamping itu perusahaan juga harus mengadakan pelatihan untuk para karyawan agar dapat mempelajari dan terbiasa menggunakan teknologi baru tersebut. Kekhawatiran yang timbul ketika diterapkannya teknologi yang baru disebabkan pemikiran akan biaya, kegunaan dan keamanannya. Pihak eksekutif memikirkan uang yang akan dikeluarkan untuk mengadakan teknologi baru tersebut, kemampuan teknologi itu dalam memberi dampak kemajuan di perusahaan, serta kemudahan dalam penerapan sistem yang baru tersebut.
CPS Energy
Perubahan yang terus terjadi membawa peningkatan di bidang teknologi dan menciptakan lapangan pekerjaan. Dalam persaingan bisnis yang kompetitif, industri tidak bisa bertahan dengan mengandalkan teknologi yang lama. Dalam menyakinkan pihak-pihak yang ragu, ditunjukkan inovasi yang dapat dilakukan smartphone atau teknologi lainnya yaitu penggunaannya sebagai kamera di lokasi kerja, mekanisme GPS, dan sebagai pemberitahuan darurat. Jika sebelumnya CPS Energy perlu membentuk divisi khusus yang memposisikan pekerjanya, maka dengan masuknya teknologi seorang pekerja mampu mengunjungi lokasi, mengambil gambar kerusakan dan mengirimnya ke kantor. Permasalahan tersebut dipecahkan dengan adanya voice email dan sms melalui smartphone.
Lloyd’s Construction
Sebelum sistem ini dipilih, Lloyd’s memeriksa kecocokan sistem yang baru sebelum diaplikasikan. Ketika perusahaan sudah membeli push-talk-phone untuk menggantikan radio, terdapat masalah dalam keterampilan karyawan menggunakannya. Oleh karena itu, karyawan dibimbing setahap demi setahap dari dasar hingga menguasai keseluruhan sistem yang baru, mulai dari fitur terdasar di handphone mereka. Selama 18 bulan, kedua sistem dijalankan berdampingan untuk membiasakan karyawan dengan sistem yang baru yaitu e-Trace.
Manusia pada dasarnya memiliki ketakutan ketika menghadapi perubahan dan cenderung merasa nyaman dengan sistem yang sudah ada. Ada pula karyawan yang tidak bisa menerima perubahan dan bekerjasama dengan perubahan. Beberapa solusi yang ditawarkan adalah dengan:
a. Pengenalan setahap demi setahap agar tidak kaget ketika memasuki sistem yang baru. Pengenalan dengan teknologi baru dilakukan dengan menghubungkan dengan proses sebelumnya sehingga akan terotomatisasi dengan cepat. Proses kerja menjadi lebih cepat dengan masuknya teknologi tersebut, serta didesain berdasarkan kebutuhan perusahaan. Harapannya, eksekutif akan melihat teknologi ini sebagai pembaharuan dengan menggabungkannya ke dalam suatu proses yang kontinyu sebagai suatu komponen penting dari suatu arah membawa pekerjaan.
b. Pelatihan atau pembinaan untuk mendekatkan dengan karyawan. Revolusi perubahan menggunakan smartphone dapat mempengaruhi manajemen perusahaan.
3. How could they have used the technology to create new products and services for their customers?
Perusahaan CPS dan Lloyd’s menggunakan smartphone untuk membuat proses pekerjaan mereka lebih efisien. Contohnya untuk perusahaan CPS membantu perusahaan dengan tiga cara inovatif staf CPS menggunakan smartphone mereka sebagai kamera digital di situs pekerjaan, sebagai mekanisme pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan penerima darurat. Di masa lalu, CPS mungkin harus mengirimkan sekelompok kecil pekerja “umum” untuk layanan panggilan untuk memastikan orang yang tepat berada di sana. Hari ini, satu pekerja dapat mengunjungi situs, mengambil foto dari bagian yang rusak dari peralatan atau infrastruktur, dan kemudian mengirimkannya kembali ke kantor pusat atau kantor. Kemudian ahli mendiagnosis masalah dan mengirimkan bersama petunjuk untuk memperbaiki masalah atau pengiriman berita yang sesuai, yang tersedia langsung melalui e-mail suara dan SMS teks melalui smartphone. Selain itu, rantai distribusi pembeli dari perusahaan juga dapat mengunjungi gudang untuk bekerja dengan orang-orang yang benar-benar memesan, dan waktu order yang lebih cepat dan lebih proaktif dalam management keseluruhannya.
Sedangkan pada perusahaan Lloyd’s, software ini menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset perusahaan. Lloyd’s menemukan bahwa beberapa aset menghabiskan terlalu banyak waktu di luar tempat makan siang yang sama, tidak pada rute yang ditentukan. Teknologi ini dapat memberi tahu perusahaan mana saja karyawan yang beristirahat pada waktunya dan yang tidak.
Kami merekomendasikan bagi perusahaan CPS untuk lebih mengefisiensikan biaya yang dikeluarkan, salah satu cara dengan menerapkan sistem bekerja dari rumah bagi karyawan yang tidak diperlukan kehadirannya di kantor. Bagi karyawan yang dapat mengerjakan pekerjaannya dari rumah, dapat mengirimkan hasil pekerjaannya melalui jaringan yang dibangun oleh perusahaan menggunakan fasilitas internet. Dengan cara ini perusahaan dapat menghemat pengeluaran-pengeluaran yang berkaitan dengan biaya fixed cost, contohnya biaya sewa gedung serta biaya listrik.
Perusahaan juga perlu melakukan evaluasi penerapan teknologi smartphone secara kontinyu, agar dapat diketahui dan dinilai secara komprehensif dan up to date kelayakan teknologi tersebut. Hal ini ditujukan untuk memudahkan dalam proses penyempurnaan dan pengembangannya dengan berpatokan kepada prinsip benefit yang didapatkan jauh lebih besar daripada cost yang dikeluarkan. Untuk perusahaan Lloyd’s, kami merekomendasikan mereka dapat membuat seperti sistem yang dapat mengetahui posisi inventaris perusahaan. Sehingga perusahaan dapat menghemat waktu pelaporan dan meminimalkan kehilangan inventaris sehingga dapat menghemat biaya. Pada inventaris tersebut dipasang sebuah bar kode , dimana apabila pegawai mereka mengecek inventaris tersebut dapat langseng memindai bar kode menggunakan smartphone yang mereka miliki dan langsung mengirimkannya ke jaringan internet yang di bangun perusahaan.
