1 Tugas Kelompok
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Studi Kasus
For Companies Both Big and Small: Running a Business on Smartphones
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc,CS
Sova Lusian (P056121991.50) Windi Dhita
MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
1 DAFTAR ISI DAFTAR ISI ... 1 DAFTAR GAMBAR ... 2 BAB I PENDAHULUAN ... 3 1.1 Latar Belakang ... 3 1.2 Tujuan ... 3
BAB II KAJIAN TEORI ... 4
2.1 Sistem Informasi Manajemen ... 4
2.2 E-commerce dan E-bussines ... 5
2.3 Strategi Bisnis ... 6
BAB III STUDI KASUS ... 9
BAB VI PEMBAHASAN ... 14
2 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi ... 4
Gambar 2. Strategi Kompetitif Michael Porter ... 6
Gambar 3. Tracking pada JNE ... 16
3 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem informasi bukan hanya sebagai satu set teknologi secara teknis seperti pengertian secara umum yaitu suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam menghasilkan informasi yang berkualitas tapi juga saat ini sistem informasi dapat mendukung operasi bisnis agar lebih efisien, workgroup dan membuat kolaborasi perusahaan, atau efektif keputusan bisnis. Selain dapat mendukung proses dasar dari sebuah organisasi, informasi teknologi juga dapat mengubah cara bisnis bersaing. Saat ini perusahaan dapat memanfaatkan informasi sebagai suatu sistem strategis, yaitu sebagai jaringan kompetitif penting, sebagai sarana pembaharuan organisasi, dan sebagai investasi yang diperlukan dalam teknologi, teknologi tersebut membantu perusahaan menjalankan strategi dan proses bisnis yang memungkinkannya berhasil dalam lingkungan bisnis yang dinamis saat ini.
Konsep strategi bersaing dasar yang mendasari penggunaan strategis sistem informasi banyak terdapat dalam teori yang ada, pemilihan strategi yang tepat akan membuat sistem informasi yang digunakan akan dengan optimal membantu perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan secara optimal. Dalam system informasi untuk menjalankan strategi bisnis terdapat beberapa aplikasi strategis utama teknologi informasi yang digunakan oleh banyak perusahaan saat ini. Sistem informasi manajemen dapat membuat perusahaan lebih menguntungkan dengan perbaikan kinerja, kenaikan pendapatan dan efisiensi biaya.
1.2 Tujuan
Makalah ini memberikan informasi mengenai penggunaan teknologi informasi untuk bersaing kompetitif dalam bisnis.
4 BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2002) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Tujuan SIM, yaitu:
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.
Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1.
5 Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu :
1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan
3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
2.2 E-commerce dan E-bussines
Ada beberapa penjelasan mengenai e commerce dari beberapa sumber yang didapatkan, baik dari jurnal, thesis dan buku tesk, diantaranya yaitu Perdagangan elektronik atau e-commerce adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. Definisi e-commerce secara umum dapat diartikan “ proses membeli, menjual, baik dalam bentuk barang, jasa ataupun informasi, yang dilakukan melalui media Internet”. Menurut Stefan Probst (Opticom), definisi e-commerce adalah “business yang dilakukan secara electronic yang melibatkan aktivitas-aktivitas bisnis berupa business to business ataupun business to consumen melalui teknologi Internet”. Sementara itu, menurut Bidgoli (Bidgoli, 2002) e-commerce adalah proses penjualan dan pembelian melalui media Internet. Selain itu, dalam bukunya Bidgoli dalam bukunya juga mendefinisikan e-business sebagai berikut “e-business adalah transaksi yang yang menggunakan media elektronik yangdipergunakan untuk berjualan atau proses pembelian suatu atau beberapa produk menggunakan teknologi ICT”. (Risnandar, Fahrudin, dan Fauzi Hermawan, 2012) . E-Commerce merupakan salah satu alat yang memenuhi keinginan perusahaan, konsumen, dan menejemen dalam memangkas service cost ketika meningkatkan mutu barang dan kecepatan (Ade Hendraputra dan Arif Budiyono, 2009)
E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi. (Steven Alter. Information System: Foundation of E-Business. Prentice Hall. 2002)
6 2.3 Strategi Bisnis
Gambar 2. Strategi Kompetitif Michael Porter
Dalam model klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, suatu bisnis yang ingin bertahan dalam persaingan dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif menghadapi lima tekanan kompetitif, terdiri dari:
1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya
2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya
3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil pangsa pasar
4. Daya tawar pelanggan
7 Suatu bisnis dapat menghadapi berbagai ancaman tekanan kompetitif dan memenangkan kompetitif dengan mengimplementasikan 5 strategi kompetitif dasar
dengan penggunaan teknologi informasi, yaitu
1. Strategi Kepemimpinan dalam Biaya
1. Penggunaan Teknologi Informasi untuk mengurangi secara mendasar biaya proses bisnis
2. Penggunaan Teknologi Informasi untuk menurunkan biaya pelanggan atau
pemasok
2. Strategi Diferensiasi
1. Mengembangkan berbagai fitur Teknologi Informasi baru untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa
2. Menggunakan berbagai fitur Teknologi Informasi untuk mengurangi keunggulan diferensiasi para pesaing
3. Menggunakan berbagai fitur Teknologi Informasi untuk memfokuskan diri pada ceruk pasar yang dipilih
3. Strategi Inovasi
1. Membuat produk dan jasa baru yang memasukkan berbagai komponen teknologi informasi
2. Mengembangkan pasar baru atau ceruk pasar yang unik dengan bantuan Teknologi informasi
3. Membuat perubahan radikal atas proses bisnis dengan Teknologi informasi yang secara dramatis akan memangkas biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi atau layanan pelanggan, atau mempersingkat waktu ke pasar
8
1. Menggunakan Teknologi Informasi untuk mengelola perluasan bisnis secara regional dan global
2. Menggunakan Teknologi Informasi untuk mendiversifikasi serta mengintegrasikan produk dan jasa lainnya
5. Strategi Persekutuan
1. Menggunakan Teknologi Informasi untuk membuat organisasi virtual yang terdiri dari para mitra bisnis
2. Mengembangkan Sistem Informasi antar perusahaan yang dihubungkan oleh internet dan ekstranet yang akan mendukung hubungan bisnis strategis dengan para pelanggan, pemasok, subko ntraktor, dan pihak-pihak lainnya.
9 BAB III
STUDI KASUS
“For Companies Both Big and Small: Running a Business on Smartphones” Pada awal tahun 2006, San Antonio, CPS Energy yang berpusat di Texas dan merupakan penyedia energi terbesar milik pemerintah, sedang berada pada puncak kejayaan dan kekayaan. Perusahaan ini memiliki peringkat obligasi tertinggi sebagai penyedia utilitas. Tenaga kerja dan pelanggan secara umum menyatakan kepuasan terhadap perusahaan. Dan yang paling penting, perusahaan ini menguntungkan. Dengan kata lain, tidak ada tanda-tanda eksternal dari perusahaan akan meluncurkan program teknologi baru dalam melakukan bisnisnya dan mengelola 4.000 tenaga kerjanya. Tidak ada tanda-tanda eksternal yang terlihat, tetapi bagi orang – orang yang mengetahui, termasuk Christopher Barron, Wakil Presiden CPS Energy dan CIO, menyadari bahwa perubahan sudah dekat dan masa depan perusahaan mungkin bergantung padanya. "Tenaga kerja yang kami miliki di perusahaan lebih banyak dari pada yang seharusnya dimiliki oleh perusahaan," kata Barron. Barron melihat perusahaan lain dengan tenaga kerja yang mobile seperti FedEx dan UPS, ada perbedaan besar cara beroperasi dalam bisnisnya. Sebagai contoh, pekerja CPS tertentu memiliki sedikit atau bahkan tidak ada akses ke sistem IT dan sumber daya ketika mereka berada jauh dari kantor atau gudang. Mereka sering diminta untuk mengunjungi lokasi kerja atau lokasi pelanggan untuk mendiagnosis masalah atau menyarankan perbaikan yang benar sebelum melaporkan ke departemen atau pihak terkait, dan kemudian akan memulai proses penyelesaiannya. Hal ini berarti bahwa pengiriman pekerja bertambah, dan seluruh pekerjaannya bisa memakan waktu berhari - hari. "Jika kami terus bekerja dengan cara manual untuk mencapai pekerjaan itu, kita tidak akan berada dalam posisi kompetitif di masa depan," kata Barron. Dari kesadaran inilah, maka program Magellan dilahirkan. Program Magellan ini diharapkan oleh Barron dan rekan-rekannya sebagai cara yang lebih baik untuk memobilisasi dan menghubungkan secara tradisional tenaga kerja dan sistem yang
10 mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Tujuan program adalah untuk memperluas jaringan infrastruktur CPS, membangun jaringan aman Wi-Fi sendiri di kantor-kantor dan gudang, dan menyebarkan smartphone dan aplikasi mobile custom untuk semua staf CPS yang saat ini tidak memiliki sebuah laptop atau perangkat mobile lainnya. Bagi Barron, tantangan pertama dan terpenting dalam menyebarkan smartphone bagi para pengguna yang besar adalah mendapatkan kepercayaan dari pihak eksekutif. "Salah satu masalah terbesar kami adalah persepsi bahwa teknologi hanya sedikit menyajikan fasilitas selain e-mail, dan biayanya besar,". Barron mengatakan, "CEO akan mencoba untuk menghilangkan semua hambatan dari eksekutif senior meskipun membutuhkan waktu lama," Barron juga mengatakan, “Jadi daripada hanya mencoba untuk mendapatkan kepercayaan para eksekutif dan meredakan semua ketakutan mereka tentang biaya, penggunaan dan keselamatan, kami telah pergi ke kelompok-kelompok tertentu, seperti para insinyur, para pekerja lapang, pekerja kantor. Karena harganya sangat murah, kita sudah mampu memberikan perangkat tersebut walaupun secara eksperimental”. Ada begitu banyak fungsi dalam perangkat genggam ini dan dua atau tiga aplikasinya telah terbukti,"katanya. "Anda hanya perlu memberikan perangkat ke tangan orang-orang yang benar-benar perlu untuk menggunakannya dan mendemonstrasikannya."
Tiga cara inovatif para staf CPS dalam menggunakan smartphone mereka yaitu sebagai kamera digital di lokasi pekerjaan, sebagai pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan darurat. Di masa lalu, CPS mungkin harus mengirimkan sekelompok kecil pekerja "umum" yang melakukan layanan panggilan dan akan memastikan orang agar tepat berada di sana. Sekarang, satu pekerja dapat mengunjungi lokasi, mengambil foto dari bagian yang rusak dari peralatan atau infrastruktur, dan kemudian mengirimkannya kembali ke kantor pusat atau kantor. Kemudian para ahli mendiagnosis masalah dan mengirimkannya kembali bersama petunjuk untuk memperbaiki masalah atau pengiriman berita yang sesuai, yang tersedia langsung melalui e-mail suara dan teks SMS melalui smartphone. "Penggunaan program Magellan melalui smartphone dan teknologi lainnya, akan memberdayakan semua karyawan, apapun pekerjaan yang mereka lakukan, sehingga membentuk suatu jaringan besar dalam perusahaan" kata Baron. "Sekarang setiap orang mengambil bagian dalam jaringan kami." Perusahaan juga melihat
11 keuntungan yang signifikan dalam efisiensi rantai penawaran yang berkaitan dengan program Magellan dan penyebaran smartphone. Ia mengatakan sebagai contoh, smartphone membantu mempercepat proses pemesanan pembelian, karena di masa yang lalu orang atau sekelompok orang tertentu perlu tempat untuk menyetujui pesanannya. Sekarang persetujuan dapat dilakukan secara praktis hampir di mana saja dengan cakupan jangkauan selular. Dalam rantai pasokan, perusahaan pembeli juga dapat mengunjungi gudang dan langsung memesan, dan waktu pemesanan menjadi lebih cepat serta lebih proaktif bagi management secara keseluruhan. Hanya dalam satu tahun, untuk menutup pembelian dan pengadaan penawaran menurun lebih dari 65 persen. Juga, tingkat persediaan berkurang lebih dari $8 juta sejak program Magellan dimulai. Selain tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan yang naik, Barron mencatat, karena staf sekarang memiliki lebih banyak akses ke sistem perusahaan dan informasi, akibatnya mereka merasa lebih dekat dengan bisnis. Karena CPS sekarang ini dapat menyelesaikan masalah pelanggan lebih banyak dan lebih sedikit prosesnya, serta telah mempersingkat waktu dalam menyelesaikan sebagian besar layanan panggilannya, maka para pelanggan menjadi lebih senang. Pada kenyataannya, perusahaan menerima nilai tertinggi di J.D Power and Associates' 2007 dalam Gas Utility Residential Customer Satisfaction Survey. Teknologi tidak lagi sebagai ruang lingkup yang eksklusif dari perusahaan besar dengan anggaran IT yang signifikan. Lloyd's Construction di Eagan, Minnesota, sepertinya tidak membutuhkan perangkat software telepon yang mencolok. Uang 9 juta dollar per tahun diperlukan oleh perusahaan pengangkutan yang telah dijalankan oleh keluarga yang sama selama 24 tahun untuk melakukan pembongkaran. Lloyd's membongkar bangunan komersial dan residensial tersebut dan kemudian mengangkutnya pergi. Apa yang lebih sederhana? Yaitu mencari 100 orang pegawai, 30 truk, dan lebih dari 400 dumpsters. Koordinasi merupakan bagian sangat penting untuk menumbuhkan bisnis bagi Stephanie Lloyd yang telah menjalankan perusahaan tersebut selama empat tahun terakhir. Sampai saat ini, Lloyd's telah menganalisis angka, buku besar, dan menghitung software. Akuntansi di perusahaan PC untuk melacak pekerja dan peralatan. Apabila keadaan menjadi buruk, perusahaan menggunakan radio untuk berkoordinasi dengan para pekerja di tempat kerja. Menara telepon seluler banyak di Minnesota, akibatnya kualitas penerimaan radio Lloyd menjadi buruk. Karena itulah, Lloyds memutuskan perusahaan
12 mereka terjun ke abad ke-21, yakni dunia smartphone. Lloyd's sudah mempertimbangkan beberapa kali produktivitas mobile software sebelum memilih e-Trace, yang berasal dari sebuah perusahaan bernama GearWorks. Tidak hanya softwear GearWorks lokal, tetapi ditunjuk juga software lain untuk digunakan pada Sprint Nextel i560 dan i850 telepon oleh industri konstruksi ini. Lloyd's sudah mulai membeli ponsel ini untuk berbicara dan memisahkan pekerja dari radio yang sudah rusak. Para technophobic staf mengalami kesulitan. Karyawan harus dibimbing oleh ahlinya untuk mengetahui fitur dasar pada ponsel baru mereka. Selama 18 bulan, dua sistem berlari berdampingan: e-Trace seperti dihapus, sistem kertas lama dan sistem pensil juga dihapus. Namun ketidakkonsistenan dalam akutansi tidak menyebar secara cepat. dan e-Trace memunculkan masalah bagi tenaga kerja yang sensitif. Perangkat lunak ini akan menampilkan pemetaan terpadu dan data perjalanan yang menunjukkan lokasi terkini semua aset perusahaan. Mereka kecewa karena Lloyds mengetahui bahwa beberapa pekerja terlalu banyak menghabiskan waktu di tempat makan siang yang tidak pada rute yang ditentukan. Lloyd sangat bersimpati pada kebutuhan pekerja untuk beristirahat "Kita semua telah bekerja dalam pembongkaran di sini," katanya. CEO GearWorks mengatakan tantangan yang dihadapi Lloyd's, "Semua produk ini akan berkerja pada tantangan dan kesempatan itu," kata Todd Krautkremer. "Perangkat lunak kami bekerja dengan baik sehingga memberikan keleluasaan pada pelanggan untuk mengontrol laju perubahan dalam bisnisnya." Setelah masalahnya itu dapat teratasi, maka keuntungannya menjadi jelas. Perusahaan mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang semuanya dilengkapi 41 ponsel yang telah menggunakan e-Trace. Perusahaan membeli paket data tak terbatas untuk setiap telepon, totalnya sekitar $4.000 per bulan. Adanya tambahan biaya jaringan lainnya, Lloyd's menghabiskan sekitar $50,000 per tahun untuk mendapat solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang lengkap. Sebelum menggunakan e-Trace, perusahaan membayar seorang akuntan 40 jam seminggu untuk membantu perusahaan. Sekarang orang itu datang satu hari selama 6 jam dalam seminggu, sehingga telah menghemat sekitar $1000 per minggu. Lloyd mengatakan, input data dan efisiensi pekerjaan oleh operator dan mandor satu setengah kali lebih cepat daripada sistem kertas dan radio. Pekerjaan penyaluran yang lebih efisien telah memotong biaya bahan bakar sekitar 30 persen. dan karyawan telah berhenti membuat transaksi-transaksi yang tidak sah. Lloyd
13 memperkirakan peningkatan kinerja bersih 10 sampai 12 persen, atau kira-kira $1 juta untuk tahun 2007.
14 BAB VI
PEMBAHASAN
4.1 Bagaimana cara smartphone membantu perusahaan-perusahaan ini agar lebih menguntungkan? Sejauh apakah perbaikan dalam kinerja perusahaan yang akan datang dilihat dari pendapatan yang meningkat atau pengurangan biaya? Berikan beberapa contoh dari kasus?
Smartphone membantu perusahaan dengan cara pengurangan biaya-biaya yang tidak diperlukan sehingga perusahaan lebih efisien, dan smartphone membuat pekerjaan lebih efektif serta efisien dengen membuat para karyawan menyelesaikan pekerjaan dengan lebih mudah, cepat dan tepat untuk mencapai target perusahaan. Selain membantu karyawan dan perusahaan, smartphone juga menguntungkan dari sisi konsumen, konsumen merasa lebih puas dengan kinerja perusahaan yang dampaknya akan membuat konsumen loyal dan membeli ulang produk atau jasa perusahaan sehingga perusahaan akan mendapatkan keuntungan. Dalam kasus ini dampak efisien dapat dilihat bahwa dalam satu tahun penerapan smartphone khususunya program Magellan dapat menutup pembelian dan pengadaan penawaran menurun lebih dari 65 persen dan mengurangi tingkat persediaan lebih dari $8 juta karena perusahaan tidak lagi harus menyediakan persediaan yang tinggi. Smartphone membantu perusahaan dalam menangani masalah yang ada dilapangan, penggunaan Software (e-Trace) dapat menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset perusahaan sehingga semuanya terkontrol oleh perusahaan bilamana terjadi hal yang tidak diinginkan, software inipun membantu konsumen dalam melacak data atau barang yang dikirmnya sehingga membuat konsumen nyaman dan merasa aman mengenai barang yang dikirimnya, hal ini merupakan nilai tambah bagi perusahaan dan akan membuat kepercayaan bagi konsumen dalam menggunakan jasa perusahaan. Smartphone membantu mengatasi masalah sehingga perusahaan dapat mencarikan solusi optimal agar keuntungan menjadi jelas dan sesuai target perusahaan, misalnya dalam mempekerjakan karyawan yang lebih tepat dalam jumlah maupun kualitas dan penggunaan jumlah teknologi yang tepat, hal ini akan membuat perusahaan lebih efisien
15 dengan mengurangi biaya tenaga kerja untuk menggaji karyawan yang memang tidak dibutuhkan, dalam kasus ini perusahaan menajdi jelas dengan mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang menggunakan 41 ponsel yang menggunakan e-Trace. Perusahaan membeli paket data tak terbatas untuk setiap telepon, totalnya sekitar $4.000 per bulan. Tambahan biaya jaringan lainnya, dan Lloyd's menghabiskan sekitar $50,000 per tahun untuk solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang lengkap. Sebelum e-Trace, perusahaan lebih banyak mengeluarkan biaya untuk membayar tenaga kerja yang saat ini dapat bekerja dengan waktu yang lebih efektif sehingga perusahaan lebih sedikit mengeluarkan biaya untuk membayar tenaga kerja.
Kefektifan dan efisien salah satunya dapat dilihat dari proses pemasukan data yang lebih cepat dan pengurangan pengerjaan oleh operator dan mandor, Lloyd mengatakan, system smartphone tersebut sekitar satu setengah kali lebih cepat daripada kertas dan radio. Penyaluran yang lebih efisien telah memotong biaya bahan bakar sekitar 30 persen. dan karyawan telah berhenti membuat transaksi-transaksi yang tidak sah yang sebelumnya merugikan perusahaan. Ketiga hal tersebut mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan perusahaan, Lloyd memperkirakan peningkatan pendapatan bersih 10 hingga 12 persen, atau kira-kira $1 juta untuk tahun 2007.
Pada Perusahaan-perusahaan ekspedisi seperti JNE atau TIKI telah menggunakan program sejenis e-Trace dimana mereka mengaplikasikannya sebagai program pelacak kiriman. Program pelacakan kiriman ini tidak hanya dapat diakses oleh internal perusahaan sebagai kontrol pengiriman yang mereka lakukan namun juga, oleh konsumen mereka untuk dapat mengkontrol barang sudah berada dimana dan perkiraan sampai ke tujuan sehingga konsumen merasa aman dan percaya. Konsumen dapat melakukan pengecekan dengan mengakses website mereka seperti salah satu progran tracking pada perusahaan TIKI atau JNE pada Gambar 3.
16 Gambar 3. tracking pada JNE
Perbaikan kinerja kedepan akan terlihat dari semikin efisien dan efektifnya perusahaan sehingga semakin dapat mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan, investasi teknologi akan terbayar dengan meningkatnya pendapatan perusahaan, untuk tahun pertama pendapatan memang belum optimal akibat adanya investasi teknologi namun tahun tahun kedepan akan lebih meningkatkan pendapatan. Selain itu, karyawan akan lebih berpengalaman dalam mengoptimalkan teknologi, hal ini akan membuat kinerja karyawan semakin baik dan menguntungkan perusahaan. Selain itu, konsumen juga dalam jangka panjang akan menjadi loyal bila tercapai kepuasan atas penggunaan jasa ekspedisi contohnya, konsumen yang merasa yakin dan aman barangnya sampai ke tempat tujuan dengan tepat dan dapat mengkontrol perjalanan barang sampai ke tempat tujuan akan melakukan pembelian jasa secara berulang-ulang atau merekomendasikannya kepada orang lain, hal ini akan meningkatkan penjualan jasa dari perusahaan dan meningkatkan keuntungan perusahaan/.
17 4.2 Perusahaan yang dijelaskan dalam kasus menemukan cukup banyak perlawanan dari karyawan ketika memperkenalkan smartphone teknologi. Menurut Anda, mengapa ini terjadi? Apa yang bisa lakukan perusahaan untuk meningkatkan penerimaan inisiatif ini? Mengembangkan dua proposisi alternatif. Jawab :
Perlawanan dari karyawan ketika memperkenalkan smartphone teknologi karena karyawan berpendapat bahwa mereka merasa tidak nyaman dengan teknologi baru karena mereka harus mempelajari dari awal yang membutuhkan waktu lama untuk belajar menggunakan teknologi baru tersebut, hal ini terjadi karena karyawan merasa membuang waktu untuk belajar lagi dan merasa kesulitan dalam mempelajarinya. Selanjutnya alasan mereka karena perusahaan mengetahui bahwa selama ini mereka tidak efektif dan efesien seperti terlalu banyak menghabiskan waktu di tempat makan siang, hal ini terjadi karena mereka merasa terlalu disiplin dan terkontrol dengan adanya teknologi ini sehingga tidak dapat bebas menggunakan waktu pekerjaan. Kebiasaan yang terjadi delama ini sebelum adanya teknologi smartphone membuat karyawan sudah merasa nyaman dengan hal yang tidak efektif dan efisien, tanpa memikirkan waktu yang terbuang atau manfaat yang didapatkan dari penggunaan teknologi dalam pekerjaaan yang dilaksanakan, tidak terbiasanya disiplin waktu membuat karyawan menolak ketika perusahaan menerapkan teknologi tersebut.
Perusahaan dapat melakukan beberapa strategi untuk menghadapi hal ini dengan tetap menerima masukan dari karyawan. Strategi yang dapat dilakukan yaitu dengan mengadakan pelatihan yang tepat sehingga karyawan dengan mudah dan cepat dapat mengerti mengenai penggunaan teknologi, pemilihan teknologi yang mudah di operasikan juga menjadi salah satu cara untuk membuat karyawan lebih cepat mengerti untuk mengoperasikannya. Konsep pelatihan direncanakan semenarik mungkin sehingga karyawan bersemangat mengikutinya, diisi dengan game atau hadiah bagi karyawan yang dengan cepat dapat mengoperasikan teknologi tersebut. Strategi kedua yaitu menggunakan cara “step by step”, dimana perusahaan tidak secara penuh mengimplementasikan teknologi tersebut. Pertama kali perusahaan masih menggunakan teknologi lama di beberapa bagian dan menerapkan teknologi baru di bagian lainnya, sehingga pada jangka waktu tertentu kedua teknologi tersebut berjalan bersama. Dalam strategi untuk menghadapi penolakan karena karyawan merasa tidak nyaman dapat
18 diketahui keberadaannya yang terlalu banyak menghabiskan waktu untuk hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan yaitu dengan poin reward dimana karyawan yang tepat waktu, efektif dan efiein dalam bekerja diberikan reward, perusahaan dapat membuat standar waktu yang ditetapkan untuk masing-masing perjalanan, berapa waktu untuk makan siang dan waktu dari perusahaan ke tempat tujuan. Penerapan poin reward yang akan diberikan bonus ini akan membuat karyawan lebih disiplin dan lebih bijaksana dalam memanfaatkan waktu, perusahaan pun akan diuntungkan dengan efisen dan efektifnya karyawan.
Salah satu contoh perusahaan yang menerapkan strategi untuk permasalahan penerapan teknologi pada permulaan adalah jasamarga dan bank Mandiri dengan e toll card. Pada awalnya penerapan e toll card memunculkan masalah akibat pengurangan jumlah karyawan penjaga tol, namun otomatisasi pembayaran tol ini dilakukan hanya dibeberapa pintu tol utama seperti cililitan dan cikunir, sebagian besar lainnya masih menggunakan pembayaran secara manual oleh petugas penjaga tol sehingga mengurangi masalah protes dari karyawan. Opsi kedua yaitu penggunaan petugas tol namun tetap bisa menggunakan e toll card untuk semua tol jasamarga, tetap membantu konsumen yang tidak menyediakan uang cash namun tidak mengurangi karyawan yang ada, waktu transaksi pun menjadi lebih singkat.
19 4.3 CPS energi dan konstruksi Lloyd's menggunakan smartphone untuk membuat proses yang ada lebih efisien. Bagaimana bisa mereka menggunakan teknologi untuk menciptakan produk baru dan layanan untuk pelanggan mereka? Termasuk setidaknya satu rekomendasi untuk setiap organisasi.
Perusahaan CPS dan Lloyd’s menggunakan smartphone untuk membuat proses yang ada lebih efisien. Pada perusahaan CPS membantu perusahaan dengan tiga cara inovatif staf CPS menggunakan smartphone mereka sebagai kamera digital di situs pekerjaan, sebagai mekanisme pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan penerima darurat. Ketiga hal tersebut membuat perusahaan lebih efisien dalam hal biaya dan waktu serta jumlah pekerja yang dikirim ke lapangan. Selain itu, rantai distribusi pembeli dari perusahaan juga dapat mengunjungi gudang untuk bekerja dengan orang-orang yang benar-benar memesan, dan waktu order yang lebih cepat dan lebih proaktif dalam management keseluruhannya. Sedangkan pada perusahaan Lloyd’s, software ini menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua asset perusahaan. Lloyd’s menemukan bahwa beberapa aset menghabiskan terlalu banyak waktu di luar tempat makan siang yang sama, tidak pada rute yang ditentukan. Teknologi ini dapat memberi tahu perusahaan mana saja karyawan yang beristirahat pada waktunya dan yang tidak.
Mereka dapat menggunakan teknologi untuk dapat menciptakan produk baru dan layanan pelanggan kedepannya yaitu dengan penggunaan teknologi dapat dilakukan inovasi produk ynag lebih optimal dengan teknologi pula perusahaan dapat mengetahui produk yang dibutuhkan oleh konsumen sehingga pasar sasaran lebih tepat dan akurat. Dalam pelayanan pelanggan dapat lebih cepat diberikan solusi karena adanya teknologi pelanggan dapat langsung memberikan masukan ataupun keluhan kepada perusahaan dan perusahaan dapat melakukan perbaikan atau memberikan solusi dibandingkan menyampaikannya kepada karyawan lapangan yang belum tentu menyampaikannya kepada pihak manajemen. Selain itu, dalam hal pemesanan, konsumen dapat langsung memesan melalui teknologi yang ada dibanding langsung datang ke perusahaan, hal ini akan emmudahkan konsumen.
20 Saya merekomendasikan bagi perusahaan CPS untuk lebih mengefisiensikan biaya yang dikeluarkan, salah satu cara dengan menerapkan sistem bekerja dari rumah bagi karyawan yang tidak diperlukan kehadirannya di kantor. Bagi karyawan yang dapat mengerjakan pekerjaannya dari rumah, dapat mengirimkan hasil pekerjaannya melalui jaringan yang dibangun oleh perusahaan menggunakan fasilitas internet. Dengan cara ini perusahaan dapat menghemat pengeluaran-pengeluaran yang berkaitan dengan biaya fixed cost dan variable cost. Perusahaan juga perlu melakukan evaluasi penerapan teknologi smartphone secara kontinyu, agar dapat diketahui dan dinilai secara komprehensif dan up to date kelayakan teknologi tersebut. Untuk perusahaan Lloyd’s, kami merekomendasikan mereka dapat membuat seperti sistem yang dapat mengetahui posisi inventaris perusahaan. Sehingga perusahaan dapat menghemat waktu pelaporan dan meminimalkan kehilangan inventaris sehingga dapat menghemat biaya. Pada inventaris tersebut dipasang sebuah bar kode , dimana apabila pegawai mereka mengecek inventaris tersebut dapat langseng memindai bar kode menggunakan smartphone yang mereka miliki dan langsung mengirimkannya ke jaringan internet yang di bangun perusahaan.
21 DAFTAR PUSTAKA
James A. O'Brien, and George Marakas. 2007. Management Information Systems with, 8th ed. Boston, MA: McGraw-Hill, Inc.
James A, O’Brien. 2005. Introduction to Information Systems, terjemahan olehDewi Fitriasari,Salemba empat, Jakarta.
Alter, S . 2002. Information System: Foundation of E-Business. Prentice Hall.
Risnandar, Fahrudin T, Hermawan F. 2012. Aplikasi E-commerce Untuk Factory Outlet, Studi kasus : Blackjack , Bandung
