Tugas : Kelompok 2 orang Tanggal Penyerahan : 28/08/2013
Mata Kuliah : SIM Batas Penyerahan : 28/08/2013
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc(CS)
Case: For Companies Both Big and Small :
Running a Business on Smartphones
Disusun Oleh:
Lessyana Destin
(P056.50121921.50)
Shelly Atriani Iskandar
(P056.121981.50)
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2O13
STUDI KASUS
For Companies Both Big and Small : Running a Business om Smartphones
Pada tahun 2006, perusahaan berbasis CPS energy, di San Antonio, Texas yang merupakan penyedia energy terbesar milik pemerintah. Perusahaan ini sedang berada di puncak kejayaan dan memiliki peringkat obligasi tertinggi sebagai penyedia utilitas. Tenaga kerja dan para pelanggan menyatakan puas terhadap kinerja perusahaan, dan yang paling penting perusahaan ini memiliki benefit yang besar. Tidak tampak tanda-tanda eksternal bahwa perusahaan ini akan meluncurkan program teknologi baru dalam melakukan bisnisnya dan mengelola 4.000 tenaga kerja.
Tidak terlihatnya tanda-tanda eksternal ini bukan berarti tidak terjadi perubahan dalam CPS Energy. Christopher Barron Vice President CPS Energy menyadari bahwa perubahan sudah dekat dan masa depan perusahaan mungkin bergantung padanya. Ia juga mengatakan bahwa perusahaan telah memiliki tenaga kerja yang lebih besar daripada ukuran tenaga kerja pada bisnis sejenis. Barron memperhatikan perusahaan lain dengan tenaga kerja besar seperti perusahaannya sebagai contoh UPS dan FedEx dan dia melihat perbedaan besar dalam cara berbisnis.
Para pekerja CPS tidak memiliki akses kepada sumber dan jaringan sistem IT ketika lokasi mereka jauh dari kantor ataupun gudang. Para pekerja sering mengunjungi lokasi kerja atau lokasi pelanggan untuk mendiagnosa permasalahan yang terjadi dan menyarankan perbaikan sebelum melaporkan kepada departemen atau instansi terkait yang akan melakukan tindakan perbaikan/penyelesaian yang artinya harus melakukan penambahan pekerja dan seluruh pekerjaannya bisa memakan waktu berhari-hari. Jadi jika perusahaan tetap mempertahankan jumlah tenaga kerja yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut, maka perusahaan ini tidak akan berkompetitif di masa yang akan dating. Dari kesadaran akan hal inilah, maka dilahirkan program Magellan.
Program Magellan diciptakan oleh Barron dan rekan-rekannya agar memiliki cara yang lebih baik dalam menghubungkan pekerja dengan masyarakat serta sistem yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaannya. Tujuan dari program ini adalah untuk memperluas jaringan CPS, membangun jaringan WiFi yang aman di kantor dan gudang, menyebarkan smartphone dan
aplikasi mobile untuk semua staf CPS yang tidak memiliki Laptop ataupun peralatan mobile lainnya.
Menurut Barron tantangan utama dan terpenting dalam menyebakan smartphone bagi para pengguna besar adalah mendapatkan kepercayaan dari pihak eksekutif. Salah satu hambatan terbesar perusahaan adalah adanya persepsi yang berkembang bahwa teknologi hanya menyajikan fasilitas selain e-mail dan biayanyapun besar. Barron mengatakan bahwa,” CIO akan mencoba menghilangkan semua hambatan dari eksekutif senior walaupun membutuhkan waktu yang lama”. Jadi daripada hanya mencoba untuk mendapatkan kepercayaan para eksekutifdan untuk meredakan semua ketakutan mereka mengenai biaya, penggunaan dan keselamatan, maka diberikan pula pada kelompok-kelompok tertentu seperti para insinyur, pekerja lapang dan pekerja kantor. Karena harganya sangat murah, Barron mampu memberikan barang tersebut walaupun sebagai percobaan. Ada begitu banyak fungsi dalam perangkat genggam ini dan dua atau tiga aplikasinya telah terbukti.
Smartphone adalah HP yang bernilai tinggi dan perusahaan perlu memberikan kepada orang-orang yang memang memerlukannya dan harus dilakukan demonstrasi keunggulan fitur-fiturnya. Berikut ini disampaikan 3 penemuan inovatif CPS adalah bahwa smartphone dapat digunakan untuk :
Kamera Digital
Mekanisme tracking GPS
Pemberitahuan kondisi darurat
Di masa lalu CPS harus mengirimkan sekelompok orang untuk memenuhi layanan panggilan untuk memenuhi permintaan konsumen, sedangkan pada saat ini seorang pekerja dapat mengunjungi lokasi, mengambil foto peralatan infrastruktur yang rusak dan mengirimkannya ke kantor pusat. Hasil foto akan dianalisa dan didiagnosa oleh ahlinya, dan akan menyampaikan instruksi perbaikan yang harus dilakukan, serta melakukan perintah pengiriman pekerja yang sesuai melalui fasilitas suara, email atau sms melalui smartphone.
Penggunaan Program Magellan melalui smartphone dan teknologi lainnya akan memberdayakan semua karyawan, tidak peduli apapun pekerjaan yang mereka lakukan, untuk menjadi bagian dari perusahaan besar dan membentuk suatu network/jaringan. Dalam kaitannya
dengan Magellan dan pengembangan smartphone, perusahaan juga melihat keuntungan significan dalam efisiensi rantai suplai.
Sebagai contoh, dahulu seorang/sekelompok orang harus berada di tempat untuk dapat menyetujui suatu order pembelian, tetapi sekarang proses pembelian jadi lebih efisien dikarenakan approval/persetujuan dapat dilakukan dari mana saja dengan teknologi selular. Bagian Pengadaan dapat pula mengunjungi gudang dan langsung memesan barang. Sehingga waktu pemesanan lebih cepat dan lebih proaktif bagi manajemen secara kesseluruhan.
Dalam kurun waktu satu tahun, untuk menutup pembelian dan pengadaan penawaran menurun lebih dari 65%, sedangkan tingkat/level inventory berkurang lebih dari 8 juta US$ sejak program Magellan dilaksanakan.
Selain meningkatkan kepuasan karyawan dan pelanggan. Para staf sekarang lebih mudah untuk mengakses sistem informasi perusahaan dan staf merasa lebih dekat dengan bisnis mereka. Sekarang CPS dapat memecahkan permasalahan pelanggan dengan proses yang lebih singkat (mereka dapat mengurangi waktu menemui pelanggan dalam rangka memenuhi layanan service call), sehingga dapat meningkatkan kepuasan konsumen.
Perusahaan saat ini menerima skor tertinggi yang telah dikeluarkan dari J.D. Power & Associate 2007 Gas Utility Residential Customer Satisfaction Survey. Peran
teknologi tidak lagi sebagai ruang lingkup eksklusif dari perusahaan besar dengan anggaran IT yang signifikan.
Perusahaan konstruksi Lloyd, mungkin mereka tidak menyadari bahwa mereka memerlukan ponsel dengan software yang canggih. Dalam 24 tahun terakhir, perusahaan pembongkaran dan pengangkutan ini telah dijalankan oleh keluarga yang sama dan telah menghabiskan dana 9 juta US$ per tahun. Lloyd membongkar rumah-rumah komersil dan rumah-rumah pribadi dan mengangkutnya.
Apakah dapat dibuat sederhana? dengan jumlah karyawan sekitar 100 orang, truk dengan jumlah 30 buah, dan lebih dari 400 tempat pembuangan, sehingga sangatlah penting untuk mengkoordinasikan bagian-bagian yang bergerak tersebut untuk menjaga kelangsungan bisnis perusahaan. Stephani Lloyd berumur 41 tahun, adalah seseorang yang telah memimpin perusahaan selama 4 tahun terakhir ini. Saat ini Lloyd menggunakan kombinasi dari spreadsheet, buku besar (ledger) dan software akuntansi pada PCnya untuk mendeteksi para pekerja dan juga
peralatannya. Apabila keadaan menjadi buruk, perusahaan menggunakan radio untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan para pekerja di tempat kerja.
Dengan adanya pembangunan tower-tower selular phone dan online di kawasan Minnesota, menyebabkan penerimaan radio pada perusahaan Lloyd menjadi buruk. Inilah saatnya bagi Lloyd untuk memutuskan membawa perusahaannya ke abad 21 di dunia smartphone. Lloyd sudah mempertimbangkan beberapa kali produktivitas mobile software sebelum memilih e-Trace, yang berasal dari sebuah perusahaan bernama Gearworks yang terletak berdekatan dengan Lloyd. Tidak hanya pada Gearworks, tetapi ditunjuk juga software lain untuk digunakan pada Sprint Nextel I-560 dan I-850 telepon oleh industry konstruksi ini. Lloyd’s sudah mulai membeli ponsel ini untuk berbicara dan memisahkan pekerja dari radio yang sudah rusak. Para staff yang Technophobic (takut akan kemajuan teknologi) mengalami kesulitan. Staff ini harus dibimbing oleh ahlinya untuk mengetahui fitur dasar pada ponsel baru mereka. Selama 18 bulan, dua sistem ini berjalan bersamaan: e-Trace seperti dihapus, sistem kertas lama dan sistem pensil juga seperti dihapus. Namun ketidak-konsistenan dalam akuntansi tidak menyebar secara cepat.
Penggunaan E-Trace menimbulkan masalah bagi tenaga kerja yang sensitif. Perangkat lunak ini menampilkan data pemetaan terintegrasi dan dapat menunjukkan kronologis tempat dan waktu dari seluruh asset perusahaan. Para karyawan kecewa karena Lloyds mengetahui bahwa beberapa pekerja terlalu banyak menghabiskan waktu di tempat makan siang yang tidak pada rute yang seharusnya. Lloyds bersimpati pada kebutuhan pekerja untuk beristirahat.
Gearwork CEO mengatakan bahwa tantangan yang ada pada Lloyd haruslah diatasi. Seluruh produk dioperasikan dan kesemuanya memiliki tantangan dan kesempatan tersendiri dan softwarenya memberikan kebebasan kepada pelanggan untuk mengontrol laju perubahan dalam bisnisnya. Setelah keadaan di Lloyd stabil, penghematan yang terjadi sangat jelas. Perusahaan mempekerjakan 12 supir, 22 mandor dan 7 pekerja kantor yang semuanya menggunakan 41 smartphone dan menggunakan software e-Trace. Perusahaan membeli paket
unlimited data untuk setiap HP dengan biaya 4000 US$/bulan dan tambahan biaya untuk
jaringan. Lloyd menghabiskan 50.000 US$/tahun untuk penggunaan pada seluruh bisnis termasuk akuntansi dan komunikasi.
Sebelum e-Trace diterapkan perusahaan harus membayar akuntan selama 40 jam dalam seminggu untuk membuat laporan berkala. Sekarang akunta hanya dating sehari dalam seminggu (selama 6 jam) sehingga dapat menghemat sekitar US$ 1000/minggu). Routing yang efisien telah memangkas biaya bahan baku sekitar 30 %. Lloyd memperkirakan peningkatan revenue bersih 10-12 % atau sekitar US$ 1 juta untuk tahun 2007. Pemasukan dan pengeluaran data yang dilakukan oleh operator dan Mandor Lloyd sekitar 1,5 kali lebih cepat dibandingkan alat komunikasi kertas dan radio.
PEMBAHASAN
1. Pertanyaan 1.
Dalam kondisi seperti apa smartphone dapat membantu perusahaan lebih menghasilkan keuntungan/profit? Perbaikan apakah yang telah dilakukan untuk menghasilkan profit yang lebih baik atau untuk mengurangi biaya? Berikan contoh-contohnya!
Jawab:
Teknologi sangat disukai perusahaan untuk berkembang karena dapat membantu mengurangi hambatan yang ada dengan mampu menyelaesaikan pekerjaan dengan cepat. Teknologi telah mengubah wajah bisnis, terutama dengan kedatangan smartphone yang telah merubah kondisi sebesar 360o. Dahulu CPS mungkin harus mengirimkan karyawan yang melakukan layanan panggilan dan akan memastikan untuk benar-benar dating, namun saat ini satu orang pekerja dapat mengunjungi lokasi, mengambil foto dan langsung mengirimkannya ke kantor untuk dianalisa oleh para ahli dan mengirimkan kembali petunjuk perbaikannya langsung melali e-mail dan teks SMS melalui smartphone. Hal ini jelas memberikan keuntungan yang signifikan dalam efisiensi rantai pelayanan konsumen, penghematan waktu dan memungkinkan setiap pekerja untuk diberdayakan karena antar pekerja dapat terhubung sepanjang waktu dan berkoordinasi tanpa perlu bertatap muka. litas Perbaikan yang telah dilakukan oleh CPS dengan melakukan inovasi sehingga para staf CPS dapat menggunakan smartphone mereka untuk melakukan tiga hal sekaligus yaitu sebagai kamera digital di lokasipekerjaan, sebagai pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan darurat. Hal ini memberikan keuntungan yang signifikan dalam efisiensi dan dapat mengurangi biaya pegawai dan transportasi dan membantu mempercepat proses pelayanan. Selain tingkat kepuasan dan karyawan meningkat, staff saat ini juga memiliki lebih banyak akses ke sistem perusahaan dan informasi sehingga mereka merasa lebih dekat dengan perusahaan. Para pelanggan juga lebih puas karena saat ini CPS dapat menyelesaikan masalah pelanggan lebih banyak dan lebih sedikit prosesnya, serta telah mempersingkat waktu dalam menyelesaikan sebagian besar layanan panggilannya.
Faktor profitabilitas suatu perusahaan cenderung berdasarkan faktor kepuasan pelanggan. Sebagai contoh, semenjak menggunakan teknologi smartphone ini kepuasan
pelanggan meningkat karena smartphone dapat membantu mempercepat proses pemesanan pembelian karena sekarang pembeli dapat melakukan persetujuan pembelian dimana saja dalam cakupan jangkauan seluler sehingga waktu pemesanan menjadi lebih cepat dan lebih proaktif bagi manajemen secara keseluruhan.
Sehingga dalam waktu satu tahun waktu yang dibutuhkan untuk pembelian dan transaksi pengadaan menurun lebih dari 65% dan juga tingkat persediaan berkurang lebih dari 8 juta US$ sejak program peluncuran smartphone dilakukan.
2. Pertanyaan 2
Perusahaan menggambarkan beberapa hambatan yang terjadi dari karyawan ketika memperkenalkan teknologi baru dari smartphone. Kenapa ini bisa terjadi? Apa upaya yang harus dilakukan perusahaan, jelaskan 2 alternatif penyelesaiannya!
Jawab:
Awal ketika memperkenalkan smartphone terdapat hambatan dalam mendapatkan kepercayaan dari para ekskutif senior dengan adanya persepsi yang selama ini ada bahwa teknologi hanya sedikit menyajikan fasilitas selain e-mail dan biayanya pun juga besar. Dan ketakutan mereka mengenai biaya, penggunaan dan keselamatan.
Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan ini adalah dengan CIO mencoba untuk mendapatkan kepercayaan dari para eksekutif senior ini walaupun membutuhkan waktu yang lama. Jadi daripada hanya untuk mencoba mendapatkan kepercayaan para eksekutif dan meredakan ketakutan mereka, smartphone ini juga dibagikan kepada kelompok-kelompok tertentu seperti insinyur, para pekerja lapang dan para pekerja kantor sebagai bagian dari eksperimen. Fungsi yang terdapat dalam palikasi smartphone ini sangat berguna dan telah terbukti apabila perangkat tersebut diberikan ke tangan orang –orang yang benar-benar perlu untuk menggunakannya dan mendemonstrasikannya. Selain itu bagi para karyawan yang technophobic (takut akan teknologi) karyawan akan dibimbing oleh teknisi yang ahli untuk mengetahui fitur dasar pada ponsel baru mereka dengan mengikuti pelatihan khusus.
Masalah lain yang timbul adalah mengenai tenaga kerja yang sensitive, perangkat lunak ini akan menampilkan pemetaan terpadu dan data perjalanan yang menunjukkan lokasi terkini dari asset perusahaan. Para karyawan kecewa karena perusahaan mengetahui
bahwa beberapa pekerja terlalu banyak menghabiskan waktu di tempat makan siang yang tidak pada rute yang ditentukan. Untuk itu perusahaan Lloyds sangat bersimpati pada kebutuhan pekerja untuk beristirahat dan memberikan keleluasaan untuk melakukan pekerjaan mereka dimana saja selama dalam cangkupan daerah yang terjangkau jaringan seluler
3. Pertanyaan 3
CPS Energy dan Lloyd Construction menggunakan smartphone untuk membuat proses bisnis di perusahaannya menjadi lebih efisien. Bagaimana mereka menggunakan teknologi untuk membuat produk baru dan pelayanan baru bagi pelanggannya? Termasuk paling sedikit satu rekomendasi untuk setiap perusahaan di atas?
Jawab:
Dengan menggunakan teknologi smartphone perusahaan CPS telah membuat terobosan baru dengan memotong mata rantai pelayanan sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih banyak, lebih cepat dan lebih efisien sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan. Para pelanggan pun mendapat kemudahan dalam proses pemesanan pembelian, karena mereka dapat melakukan transaksi secara praktis hampir di mana saja dengan waktu yang relative cepat dan lebih proaktif.
Para karyawan pun semakin puas karena teknologi smartphone ini memiliki lebih banyak akses ke sistem perusahaan dan informasi sehingga mereka merasa lebih dekat dengan bisnis dan merasakan bahwa mereka meruipakan bagian penting dari perusahaan.
Rekomendasi untuk perusahaan CPS adalah agar perusahaan ini terus mengembangkan teknologi dari smartphone dengan mengembangkan aplikasi-aplikasi yang lebih user friendly sehingga para karyawan dan eksekutif senior yang technophobia dapat dengan mudah menggunakan smartphone. Kemudian diberikan keleluasaan pada karyawan untuk dapat bekerja di rumah, hal ini akan dapat menambah benefit dan efisiensi perusahaan karena dapat menghemat biaya fixed cost.
Pada perusahaan Lloyds penggunaan smartphone ini bermanfaat karena dapat memberikan informasi penampilan data terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi terkini pada semua asset perusahaan. Perusahaan Lloyds melakukan efisiensi karena
dapat menghemat kertas, radio dan bahan bakar. Sehingga terjadi peningkatan bersih kinerja 10-12%. Mereka juga mengembangkan aplikasi program pelacakan kiriman yang tidakhanya dapat diakses oleh internal perusahaan sebagai kontrol pengiriman tetapi juga dapat dilakukan oleh para konsumen dengan mengakses website.
Rekomendasi untuk perusahaan Lloyds adalah sebelum menggunakan teknologi yang baru diadakan sosialisasi dan pelatihan khusus agar para pekerja dapat menggunakan fitur-fitur dasar yang ada pada smartphone. Direkomendasikan pula untuk membuat suatu sistem yang dapat mengetahui posisi inventaris perusahaan. Dimana asset perusahaan tersebut dipasang barcode yang langsung dapat dipindai melalui smartphone dan dapat langsung mengirimkannya melalui jaringan internet yang telah dibangun perusahaan.
