77
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Kelompok Kompas Gramedia
Cikal bakal berdirinya Kelompok Kompas Grameda (KKG) diawali dengan diterbitkannya Majalah Intisari pada tahun 1963.
Dengan idealisme dan semangat untuk memberikan informasi yang objektif kepada masyarakat, KKG mengkhususkan diri untuk bergerak di bidang media komunikasi, baik melalui media cetak maupun audiovisual. Baru pada sekitar tahun 80-an, KKG mulai melakukan diversifikasi usaha, di luar bidang utamanya. Selain untuk mendukung usaha inti di bidang komunikasi, pengembangan usaha ini juga dimaksudkan untuk memperluas lapangan kerja sejalan dengan usaha pemerintah untuk mengatasi masalah ketenagakerjaan di Indonesia.
Berikut adalah unit-unit dari KKG: 1. Kompas
Pada tanggal 28 Juni 1965, di tengah usaha untuk menembus situasi keterbatasan informasi yang terjadi pada saat itu, diterbitkanlah sebuah koran baru bernama Kompas oleh PK Ojong (alm) dan Jakob Oetama (saat ini Presdir KKG) dkk. Saat ini Kompas terkenal sebagai koran berskala nasional terbesar di Indonesia, dengan oplah lebih dari 550.000 per-hari.
Website: www.kompas.com 2. Kelompok Percetakan
78 Pada tahun 1997 diperkenalkan Sistem Cetak Jarak Jauh yang merupakan sebuah terobosan baru dari teknologi percetakan Gramedia dan sekaligus sebagai salah satu upaya untuk peningkatan kualitas dari jasa layanan percetakan yang telah meraih sertifikat ISO. Saat ini telah dipakai dibeberapa anak perusahaan dari Kelompok Gramedia Percetakan, yaitu: PT Rambang - Palembang, PT Bawen Mediatama, PT Serambi Prima Grafika (Aceh), Banjarmasin Press, PT Antar Surya Jaya (Surabaya) dan PT Medan Media Grafikatama.
3. Kelompok Perdagangan dan Industri
Kelompok Perdagangan dan Industri meliputi:
a. Toko Buku Gramedia yang didirikan tahun 1970 dan telah memiliki 64 buah outlet yang tersebar di wilayah Jawa, Bali, Sumatera, Kalimantan, dan Sulawesi.
Website: www.gampusat.com
b. PT Graha Kerindo Utama (GKU) didirikan pada tahun 1988 yang memproduksi kertas tissu (Tessa, Dynasty, Multi), molding, dan pappermil. Pabriknya berada di Tambun, Cibitung, Jawa Barat. Sedangkan kantor pemasarannya berada di Gajah Mada Plaza.
c. PT. Globalitas Media yang menjual alat tulis kantor (ATK) dan furniture, seperti stationary, kabinet, dan filling cabinet. Outletnya bernama Trimedia.
d. PT. Visi Lintas Media yang menjual proyektor, OHP, in-focus, dan alat-alat digital multimedia lainnya.
79 4. Kelompok Majalah
Diawali dengan berdirinya Intisari pada tahun 1963. Saat ini telah memiliki lebih dari 20 produk majalah dan tabloid, diantaranya:
a. Media Anak yang meliputi Bobo, Bobo Junior, Donal Bebek, Disney Junior, Witch, Princess, Mombi, Ori, dll
b. Media Otomotif yang meliputi Otomotif, Motor, Otosport, Motor Plus, Top Gear, Jip, Autobild, dll
c. Media Wanita yang meliputi Nova, Star Nova, Kawanku, Nakita, Sedap Sekejap, Flona, dll.
d. Media Pria yang meliputi Hai, Haiklip, Soccer, Hotgame, Angkasa, Idea, dll.
e. Media Teknologi yang meliputi Intisari, Komputer Aktif, Seru, dll.
f. Komik yang meliputi Star Wars, Storm, Batman, Trigan, Salad Day, Astro Boy, Pokemon, dll.
Website: www.gramedia-majalah.com 5. Kelompok Penerbitan dan Multi Media
a. PT. Gramedia Pustaka Utama berdiri pada 25 Maret 1974 sebagai penerbit buku umum. Saat ini telah menerbitkan berbagai buku fiksi dan non fiksi. Dimana buku non fiksi seperti buku-buku pelajaran, buku-buku ilmiah, dan pengetahuan populer serta buku fiksi seperti novel, chiklit, dll.
Website: www.gramedia.com
b. PT Elek Media Komputindo menerbitkan buku-buku komputer, elektronik dan seri manajemen. Banyak majalah hobi, fotomedia dan
80 masih banyak buku-buku seri terbitan lain, juga diterbitkan oleh penerbit yang tergabung dalam Kelompok Multi Media dan Sarana Pendidikan (MMSP).
Website: www.infokomputer.com 6. Kelompok Media Olahraga
Kelompok Media Olahraga dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Bola yang berdiri pada bulan Maret 1984.Website: bolanews.com b. Senior yang berdiri pada bulan Juli 1999. Website: senior.co.id 7. Radio dan Televisi
a. Radio Sonora berdiri pada tanggal 8 Agustus 1972 yang saat ini memiliki cabang di beberapa kota, yaitu, Sonora Yogyakarta FM 99,85 (d/h Radio Bikima), Sonora Surabaya FM 97,75 (d/h Radio Salvatore), Sonora Palembang FM 102,3 (d/h Radio Atmajaya), Sonora Pangkal Pinang FM 100,9 (d/h Radio Palupi), dan Sonora Pontianak FM 96,7 (d/h Radio Bornera).
Website: www.sonora.co.id
b. PT Dutavisual Nusantara Tivitujuh melakukan siaran perdananya pada tanggal 25 November 2001, dengan frekuensi Jabotabek 49 UHF, Bandung 44 UHF, Yogya & Solo 46 UHF, Medan 41 UHF, Surabaya 56 UHF.
Website: www.tv7.co.id 8. Kelompok Usaha Pers Daerah
Kelompok Usaha Pers Daerah (Persda), menerbitkan surat kabar daerah seperti: Serambi Indonesia, Sriwijaya Post, Bangka Pos & Pos Belitung
81 (Babel), Tribun Jabar (Bandung), Surya (Surabaya), Pos Kupang (Kupang, NTT), Banjarmasin Pos (Banjarmasin), Tribun Kaltim (Balikpapan), Tribun Timur (Makasar), Tabloid – tabloid, dll.
9. Kompas Cyber Media (KCM)
PT. Kompas Cyber Media bergerak di bidang jasa internet dan multimedia yang diluncurkan pada Agustus 1998.
10. Kelompok Usaha Jasa
Kelompok Usaha Jasa diantaranya:
a. Kelompok Hotel Santika (Santika Group), yang tersebar hampir di setiap kota-kota besar di Indonesia, seperti Hotel Santika Beach Bali, Santika Villas Bali, Hotel Santika Bandung, Hotel Santika Cirebon, Hotel Santika Jakarta, Hotel Santika Jogjakarta, Hotel Santika Semarang, Hotel Santika Menado, Hotel Graha Santika Semarang, Hotel Santika Surabaya, Hotel Santika Pontianak
b. PT. Permata Medialand, merupakan unit usaha yang bergerak di bidang properti. Kawasan yang sudah dibangun antara lain Puri Media di daerah Kembangan, Kebon Jeruk.
3.1.l Visi KKG
Visi perusahaan adalah dengan dasar asas solidaritas dan kemanusiaan ikut serta memberikan pencerahan dan memajukan kehidupan bangsa melalui media komunikasi dan usaha lain dengan manajemen sehat dan etika usaha bersih yang memperhatikan kepentingan umum dan kesejahteraan karyawan.
82
3.1.2 Misi KKG
Misi perusahaan adalah untuk mencerdaskan dan memajukan kehidupan bangsa melalui bidang informasi dan bidang lain
3.2 Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 3.2.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap tentang hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam pekerjaannya yang berbeda-beda pada suatu organisasi menurut keahlian (skill) yang dimilikinya. Jenis struktur organisasi KKG adalah garis dan staf. Struktur organisasi yang dikembangkan sekarang ini diupayakan dapat membantu perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
83
STRUKTUR ORGANISASI KELOMPOK KOMPAS GRAMEDIA
Direktorat Komunikasi Direktorat PPSU Direktorat PSDM Sekretariat Korporit Direktorat Keuangan Direktorat Pengawasan
KOMPAS Percetakan KUJ MAJALAH Penerbitan MEDIOR Industri Pdg & PERSDA
Televisi Radio
KCM
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kelompok Kompas Gramedia Sumber: Kelompok Kompas Gramedia tahun 2005
PSDM PSDM PSDM PSDM PSDM PSDM PSDM PSDM PSDM
PSDM PSDM
Wakil Presiden Direktur Presiden Direktur
84
STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT PSDM
Sekretariat Direktorat PSDM Pengembangan Manajemen Hubungan Industrial Remunerasi Kesejahteraan Teknologi Informasi Audit SDM
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Direktorat PSDM Sumber: Kelompok Kompas Gramedia tahun 2005
85
3.2.2 Penjabaran Struktur Organisasi KKG
Direktorat-Direktorat yang bertanggung jawab pada Presiden Direktur dari KKG adalah sebagai berikut:
1. Direktorat Komunikasi
Direktorat Komunikasi memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menjembatani komunikasi perusahaan dengan publik, serta menangani dan mengkoordinir kunjungan ke perusahaan.
2. Direktorat Perbekalan Prasarana Sarana dan Umum (PPSU)
Direktorat Perbekalan Prasarana Sarana dan Umum (PPSU) memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengadakan peralatan kantor, alat tulis kantor, kertas dan pemenuhan prasarana umum yang dibutuhkan perusahaan.
3. Direktorat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM)
Direktorat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membuat kebijakan, melakukan sosialiasi dan kontrol terhadap penyelesaian masalah dalam pengembangan sumber daya manusia.
4. Sekretariat Korporit
Sekretariat Korporit memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menangani surat-menyurat perusahaan dan mengatur agenda pimpinan.
5. Direktorat Keuangan
Direktorat Keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengelola keuangan serta investasi perusahaan.
86 6. Direktorat Pengawasan
Direktorat Pengawasan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengawasi laporan keuangan, menentukan besaran bonus sesuai dengan hasil PK karyawan dan melakukan pembayaran gaji karyawan.
Keenam Direktorat ini mengatur sistem yang terkait untuk keseluruhan unit bisnis di KKG.
3.2.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Direktorat PSDM
Pembagian tugas dan tanggung jawab pada bagian-bagian dalam Direktorat PSDM adalah sebagai berikut:
1. Pengembangan Manajemen (PM)
Pengembangan Manajemen (PM) memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengadakan PK, menganalisa dan mengevaluasi jabatan, perekrutan karyawan, serta struktur organisasi perusahaan.
2. Hubungan Industrial (HI)
Hubungan Industrial memiliki tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan ketenagakerjaan seperti kontrak kerja dan disiplin karyawan, serta pemutusan hubungan kerja.
3. Remunerasi Kesejahteraan (RK)
Remunerasi Kesejahteraan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membuat dan mengawasi pelaksanaan dalam kebijakan pemberian gaji, kebijakan pemberian bonus, dan kebijakan fasilitas untuk karyawan.
87 4. Teknologi Informasi (TI)
Teknologi Informasi memiliki tugas dan tanggung jawab untuk merancang, menerapkan, mengembangkan, serta memelihara teknologi informasi untuk kebutuhan sumber daya manusia di perusahaan.
5. Audit Sumber Daya Manusia
Audit Sumber Daya Manusia memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menyusun standar prosedur operasi dalam proses dibidang sumber daya manusia, pengembangan sistem, serta mengawasi jalannya sistem sumber daya manusia di unit-unit usaha.
3.3 Pelaksanaan Sistem Penilaian Karya yang Sedang Berjalan
Pelaksanaan SPK yang sedang berjalan pada KKG adalah sebagai berikut:
a. Direktur PSDM membuat Surat Keputusan (SK) tentang pelaksanaan PK dan kemudian didistribusikan pada masing-masing unit.
b. PSDM Unit mengirimkan Form PK kepada setiap pimpinan unit.
c. Pimpinan Unit melakukan pengisian form PK. Form PK yang telah terisi akan diserahkan kepada bagian PSDM unit untuk dilakukan pengoreksian kelengkapan pengisian form PK.
d. Form PK yang sudah lengkap akan diserahkan pada bagian PSDM unit untuk dilakukan peng-input-an data PK. Jika form PK belum lengkap, bagian PSDM unit akan mengembalikan form PK kepada Pimpinan Unit untuk dilengkapi.
88 e. Pada saat melakukan peng-input-an data PK, diperlukan beberapa data yang
diambil dari database karyawan dan hasil peng-input-an data PK akan disimpan dalam database PK.
f. Bagian PSDM unit akan mencetak resume PK yang datanya diambil dari database PK dan database karyawan yang akan diserahkan kepada Direktur Kelompok untuk diotorisasi.
g. Resume PK yang tidak diotorisasi karena dinilai tidak sesuai oleh Direktur Kelompok, akan dikembalikan ke PSDM unit. PSDM unit akan mengembalikan form PK terisi yang ditolak ke Pimpinan Unit. Pimpinan unit memberikan form PK ter-update pada PSDM unit untuk meng-update data PK dan disimpan dalam database PK.
h. Resume PK yang telah diotorisasi oleh Direktur Kelompok akan diserahkan kepada Direktorat PSDM untuk dilakukan penentuan grading.
i. Direktorat PSDM menghasilkan laporan grading PK yang diserahkan pada Direktur Kelompok. Jika laporan hasil grading PK dinilai tidak sesuai oleh Direktur Kelompok, maka akan dikembalikan ke PSDM unit untuk dilakukan update grading. Setelah laporan grading sesuai, maka PSDM unit akan memberikannya pada Direktur Kelompok untuk kemudian diotorisasi.
j. Laporan grading PK yang telah diotorisasi oleh Direktur Kelompok, akan diserahkan pada Direktorat PSDM untuk dilakukan posting laporan PK. Posting dilakukan dengan membaca database karyawan kemudian menyimpannya dalam database PK.
89 k. Direktorat PSDM membuat laporan hasil grading berdasarkan database PK
dan database karyawan yang diserahkan pada Direktur PSDM dalam bentuk laporan hasil grading.
l. Direktorat PSDM akan mengolah laporan hasil grading dan laporan hasil grading yang telah diolah akan diserahkan pada Direktur Pengawasan.
m. Direktorat Pengawasan akan melakukan kalkulasi bonus sebagai perhitungan didalam pemberian bonus yang akan diberikan pada karyawan.
n. Karyawan akan menerima bonus beserta tanda terimanya sesuai dengan besaran yang telah ditentukan.
3.4 Sistem Informasi KKG
Untuk menunjang sistem informasi berbasiskan komputer, KKG memerlukan hardware, software, brainware, dan network (jaringan) untuk memudahkan karyawan dalam pengerjaan tugas dalam suatu sistem yang menghasilkan input dan output. Adapun spesifikasi sistem komputer KKG adalah sebagai berikut:
a. Hardware Spesifikasi Server: - Compaq - Proline 7000 - Double Processor - Memori 2 GB
90 Spesifiaksi Client:
- Pentium 4
- RAM ± 128 sampai dengan 152 - Hard Disk 40 GB
b. Software
Software yang digunakan di dalam aplikasi ini terbagi menjadi 2 yaitu: Operating System Windows 2000 Server dan database SQL Server 2000 (untuk server) dan OS Windows 2000 (untuk client).
c. Brainware
91 d. Network
Jaringan yang digunakan oleh perusahaan adalah menggunakan LAN dengan topologi hybrid dengan gambar sebagai berikut:
Keempat lokasi (Palmerah, Gajah Mada, Jalan Panjang, dan TV 7) menggunakan teknologi microwaves yang dipantulkan melalui gedung BNI 46.
Untuk lokasi Jawa Timur dan Palmerah menggunakan teknologi IP.VPN. Sebagian lokasi yang lainnya menggunakan teknologi modem.
Gedung TV 7 di Wisma Dharmala Gramedia Kelompok Majalah di Jalan Panjang Radio Sonora di Gajah Mada KKG Perwakilan Jawa Timur di Surabaya Holding KKG di Palmerah
Hotel Graha Wita Santika di Melawai
BNI 46
Gambar 3.3 Arsitektur Jaringan Pada KKG
92
3.5 Bagan Alir Data (Data Flow Diagram)
Berdasarkan wawancara yang dilakukan, maka ilustrasi bagan alir data KKG adalah sebagai berikut:
3.5.1 Diagram Konteks
(Lihat Gambar 3.4)
3.5.2 Diagram Nol
93 `Direktur Kelompok Laporan_Grading_PK Resume_PK Resume_PK_Teriotorisasi
Gambar 3.4 Diagaram Konteks Kelompok Kompas Gramedia Direktur PSDM Pimpinan Unit Form_PK Form_PK_Belum_Lengkap Form_PK_ Terisi Laporan_Hasil_Grading Karyawan Tanda_ Terima_ Bonus Data_ Kalkulasi_Bonus Laporan_Hasil_Grading_ Telah_Diolah Resume_PK_Tidak_Diotorisasi Laporan_Grading_PK_Terotorisasi Laporan_Grading_PK_Tidak_Sesuai
Direktur Pengawasan
Sumber: Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Kepala Bagian TI
Sistem Informasi
Penilaian Karya
Kelompok
Kompas
Gramedia
Laporan_Hasil_ Grading_Belum _DiolahLaporan_Grading_PK_Sesuai Form_PK _Ter-update
Form_PK_Terisi_yang_Ditolak SK_Pelaksanaan_PK
Laporan_Hasil_
Grading_Belum _Diolah
Resume_PK_ Tidak_Diotorisasi
Laporan_Grading_PK_Sesuai
Laporan_Grading_PK_Tidak_Sesuai Form_PK _
Terisi_yang_Ditolak
Form PK Belum Lengkap
Form_PK Form_PK_Terisi 2.0 Mengoreksi_ kelengkapan_ pengisian_ Form_PK Form_PK_ Lengkap 3.0 Input_ data_PK PK 4.0 Mencetak _Resume _PK Karyawan 5.0 Mengemba likan_Form _PK_yang_ ditolak Resume PK 6.0 Update_ data_PK Form_PK _ Ter-update 7.0 Menentu kan_ Grading Resume_PK _ Terotorisasi Laporan_ Grading_PK 8.0 Update_ Laporan_ Grading 9.0 Posting_ Laporan_ PK Laporan_Grading_PK_Terotorisasi 10.0 Membuat_ Laporan_ Hasil_ Grading Laporan_Hasil_ Grading 11.0 Mengolah_ hasil_ Grading 12.0 Pemberian_ bonus Data_Kalkulasi_ Bonus Laporan_Hasil_ Grading_Telah _Diolah Tanda_Terima_Bonus Pimpinan_ Unit Direktur_ Pengawasan Karyawan
Gambar 3.5 Diagaram Nol Kelompok Kompas Gramedia
Sumber: Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Kepala Bagian TI Direktur Kelompok Direktur PSDM 94 1.0 Mengirim form PK SK_Pelaksanaan_PK
