HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1 Analisis Sistem Pencatatan Penjualan Kredit
Selama ini aplikasi untuk kegiatan operasional yang digunakan oleh Unit
Warungan Primer Koperasi Karyawan “Manunggal” merupakan aplikasi yang dinilai
tidak efektif karena masih ada pencatatan yang dilakukan secara manual. Aplikasi
yang digunakan yaitu Microsoft Visual FoxPro 9.0, aplikasi berjalan pada platform
sistem operasi Windows dan hanya digunakan untuk memproses transaksi penjualan
tunai dan pembelian. Sedangkan untuk pencatatan penjualan kredit member masih
dilakukan secara terpisah.
Karyawan yang ingin mendaftarkan diri sebagai member warungan, akan
mengisikan data diri pada kertas Blangko Pendaftaran. Member yang sudah terdaftar
akan mempunyai kartu piutang untuk mencatat rincian mutasi dan saldo piutang yang
disebabkan oleh transaksi penjualan kredit. Setiap member yang akan melakukan
order barang akan dilayani dengan aplikasi penjualan Microsoft Visual FoxPro 9.0,
berdasarkan nota penjualan tersebut total penjualan dipindahkan di kartu piutang
member yang bersangkutan dan akan diproses perhitungan manual sehingga
memakan waktu yang lama. Lembar kertas Blangko Pendaftaran dan kartu piutang
yang berupa hardcopy ini akan diarsip dan dapat digunakan sewaktu dibutuhkan dan
hal ini dapat menyulitkan dalam proses pencarian. Lembar kertas tersebut bisa saja
terkena air atau api dan akan rusak, serta kemungkinan akan terjadi data yang tercecer
4.2 Kebutuhan
Untuk membuat aplikasi pencatatan penjualan kredit yang efektif dan efisien
dibutuhkan beberapa software untuk menunjang pemakaian aplikasi antara lain:
1. Browser
Karena aplikasi ini berbasis web jadi dibutuhkan sebuah browser untuk
mengakses aplikasi ini. Browser yang sudah dicoba dan dipakai untuk
mengakses aplikasi ini antara lain: Mozilla, Google Chrome, Internet
explore, dan lain-lain. Namun tentu terdapat perbedaan tampilan dan
performa yang tidak dibahas perihal penggunaan melalui berbagai
browser tersebut.
2. Bahasa Pemprograman
Dalam sistem ini bahasa pemprograman yang digunakan adalah PHP
(PHP Hypertext Preprocessor). Dikenal sebagai suatu bahasa scripting
yang menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan
untuk membuat web yang dinamis. Interpreter PHP dalam mengeksekusi
kode PHP pada sisi server disebut server side. Artinya semua sintaks
yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang
dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja. Seluruh aplikasi berbasis web
dapat dibuat dengan PHP. Namun kekuatan yang paling utama PHP
adalah konektivitasnya dengan berbagai sistem basisdata server. Sistem
Basis data yang mendukung PHP dan digunakan dalam sistem ini adalah
MySQL. MySQL merupakan sebuah produk database management system
yang bersifat open source, artinya semua orang dapat menggunakannya
tanpa ada kewajiban membayar terhadap penggunaanya. MySQL dapat
dijalankan pada semua platform baik sistem operasi Windows maupun
Linux. MySQL juga merupakan program pengakses database yang
mampu diakses bersama dan diakses lewat jaringan komputer sehingga
cocok digunakan untuk aplikasi Multiuser (banyak pengguna) dan
aplikasi berbasis web.
4.3 Jadwal
Berikut adalah jadwal perancangan aplikasi pencatatan penjualan kredit selama
melakukan kerja praktek mulai tanggal 12 Januari 2016 – 29 Maret 2016 :
Tabel 4.3.1 Jadwal Perancangan Aplikasi
Waktu Perencanaan Uraian Perencanaan
Minggu 1 - Analisis masalah
Minggu 2 - Mengidentifikasi masalah - Gambaran masalah
Minggu 3 - Merancang basis data dan form Minggu 4 - Pengcodingan proses login
Minggu 5 - Pengcodingan Master Barang dan Member Minggu 6 - Pengcodingan Proses Transaksi
Minggu 7 - Pengcodingan Kartu Piutang Minggu 8 - Pencodingan Pembayaran
Minggu 9 - Pencodingan output laporan dan rekapitulasi Minggu 10 - Pencodingan bukti pembayaran dan data
4.4 Perancangan
Untuk membuat aplikasi pencatatan penjualan kredit yang efektif dan efisien
diperlukan perancangan yang matang baik dari database yang dibutuhkan ataupun
untuk tampilan aplikasi. Berikut ini adalah perancangan aplikasi yang dibutuhkan
untuk aplikasi pencatatan penjualan kredit.
4.4.1 Data Flow Diagram (DFD) Level 0
Berikut adalah DFD level 0 sistem pencatatan penjualan kredit pada
Primer Koperasi Karyawan “Manunggal” :
Sistem Pencatatan Proses Transaksi dan
Pengolahan Data
Gambar 4.4.1. Data Flow Diagram (DFD) level 0
Sistem Pencatatan Penjualan Primer Koperasi Karyawan
“Manunggal” membutuhkan data barang dari table barang dan data
member dari tabel member yang akan digunakan untuk proses
transaksi. Proses ini hanya dapat diakses oleh admin dan akan
Sistem pencatatan penjualan ini dapat diakses oleh
administrator. Hak akses administrator adalah dalam pengolahan data
yaitu data member dan data barang. Pengolahan data member adalah
menambahkan member, mengedit data member dan menghapus
member. Begitu pula dengan data barang, dapat menambah data
barang, mengedit data barang, dan menghapus data barang. Untuk
data transaksi penjualan dan pembayaran admin dapat menambahkan
atau melakukan proses transaksi.
4.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 1
1.0
Rekap Transaksi Rekap Piutang
Rekap Pembayaran
Sistem Pencatatan Penjualan Kredit memiliki beberapa proses
diantaranya adalah proses registrasi karyawan menjadi member
Primkopkar “Manunggal”. Pengolahan data member dalam proses
registrasi data dapat diakses oleh admin. Data yang dapat diolah
adalah data member, dan data barang.
Pengolahan data member dan data barang digunakan untuk
proses transaksi dan proses pembayaran. Proses transaksi akan
menghasilkan kartu piutang sekaligus rekap piutang dan rekap
pembayaran.
4.4.3 Use Case Diagram
Masukkan Id Admin
Transaksi Penjualan kredit dan pembayaran piutang
Kartu Piutang
Logout Logout
Admin
Gambar 4.4.3. Use Case Diagram
User yang login sebagai admin dapat melakukan pengolahan data
member, data barang, data transaksi dan kartu piutang.
dibutuhkan. Database yang digunakan untuk aplikasi ini bernama
“koperasi”, yang memiliki beberapa tabel dan field sebagai berikut :
Tabel 4.4.4.1 Tabel admin
Name Type Size Null Default Key Keterangan
login ke aplikasi.
passw varchar 10 No - - Password admin
sesuai dengan id
admin untuk login
aplikasi.
Tabel 4.4.4.2 Tabel member
Name Type Size Null Default Key Keterangan
Nrk varchar 6 No Primary Nomor
Registrasi
Karyawan yang
mendaftar
pekerjaan setiap
member.
mah dimana member
Tabel 4.4.4.3 Tabel barang
Tabel 4.4.4.4 Tabel plafon
Name Type Size Null Default Key Keterangan
id_plafon Varchar 5 No - Primary Jenis plafon.
Nominal Int 10 No - - Nominal sesuai
id plafon.
Tabel 4.4.4.5 Tabel transaksi
Name Type Size Null Default Key Keterangan
Tabel 4.4.4.6 Tabel detail_transaksi
Name Type Size Null Default Key Keterangan
no_nota varchar 25 No - Primary Kode transaksi
dari setiap
transaksi yang
kode_brg varchar 10 No - - Kode barang
Tabel 4.4.4.7 Tabel bayar
4.4.5 Rancangan Model Relasional
Database relasional adalah jenis database yang memperlakukan data
seakan-akan tersimpan dalam table dua dimensi, dengan masing-masing
relasi tersusun atau tuple (tupel) atau baris dan atribut atau kolom.
Database relasional menghubungkan data yang tersimpan pada suatu
table dengan data pada table lainnya selama kedua data tersebut memiliki
elemen yang sama. Di dalam model database relasional, semua elemen
data disusun dalam bentuk table sederhana. (Agus Mulyanto, 2009:200).
Penggunaan relasi dalam sistem pencatatan penjualan kredit Primer
Koperasi Karyawan “Manunggal” adalah sebagai berikut :
Gambar 4.4.5.1 Rancangan Relasi Basis Data
4.4.6 Rancangan Desain Tampilan
1. Halaman Login
Berfungsi untuk menampilkan halaman awal aplikasi sebagai
Logo
Pencatatan Penjualan Kredit Member Primer Koperasi Karyawan Manunggal Jl. Argobusono No.1 Argomulyo Salatiga
Telp : (0298) 321702
Administrator Sign In
Gambar 4.4.6.1Halaman Login
2. Halaman Utama
Berfungsi untuk menampilkan menu Aplikasi Pencatatan Penjualan
Kredit .
Logo Logo
Pencatatan Penjualan Kredit Member Primer Koperasi Karyawan Manunggal Jl. Argo Busono No.1 Salatiga
Telp. (0298) 321702
Home Master Transaksi Kartu Piutang Pembayaran Rekap Logout
• Master – Barang
Untuk menampilkan keseluruhan data barang • Master – Member
Untuk menampilkan keseluruhan data member • Transaksi – Proses Transaksi
Untuk menampilkan form dan menyimpan transaksi penjualan kredit member • Transaksi – Detail Transaksi
Untuk menampilkan detail transaksi penjualan kredit member • Kartu Piutang
Untuk menampilkan dan menyimpan kartu piutang member • Pembayaran – Proses Pembayaran
Untuk menyimpan proses transaksi piutang • Pembayaran – Detail Pembayaran
Untuk menampilkan detail transaksi pembayaran piutang • Rekap – Rekap Piutang
Untuk menampilkan total piutang yang ada • Rekap – Rekap Bayar
Untuk menampilkan total pembayaran yang ada • Log Out
Gambar 4.4.6.2 Halaman Utama
3. Halaman Master Barang
Berfungsi untuk menampilkan data barang yang ada di Unit Warungan
Gambar 4.4.6.3Halaman Master Barang
4. Halaman Tambah Barang
Berfungsi untuk menambahkan data barang baru.
Input Data Barang
Kode Barang
Nama Barang
Harga Beli
Harga Jual
Simpan Reset
Gambar 4.4.6.4Halaman Tambah Barang
5. Halaman Edit Barang
Berfungsi untuk menampilkan dan menganti data barang yang sudah
ada berdasarkan kode barang.
Edit Data Barang
Kode Barang
Nama Barang
Harga Beli
Harga Jual
6. Halaman Member
Berfungsi untuk menampilkan data member yang ada di Unit
Warungan Primer Koperasi Karyawan “Manunggal”.
Gambar 4.4.6.6 Halaman Member
7. Halaman Tambah Member
Berfungsi untuk menambah data member baru.
Input Data Member
NRK
Nama Member
Bagian
Alamat Rumah
Alamat Usaha
No Telepon
Plafon
Nominal
Simpan Reset
8. Halaman Edit Member
Berfungsi untuk menampilkan dan mengubah data member
sebelumnya.
Gambar 4.4.6.8 Halaman Edit Member
9. Halaman Input Penjualan Kredit
Berfungsi untuk menginput transaksi penjualan kredit, dengan di
batasi plafon masing-masing member.
Proses Transaksi Penjualan Kredit
No Nota
Tanggal
NRK
Kode Barang Jumlah : Tambahkan
Kode Barang Nama Barang Harga Jual Jumlah Sub Total Aksi
Hapus
Grand Total Rp.
Simpan Reset
10. Halaman Detail Transaksi
Berfungsi untuk menginput menampilkan data transaksi penjualan
kredit dan mencetak bukti transaksi.
Data Transaksi
Buat Nota
No Nota Tanggal NRK Grand Total Aksi
No
Gambar 4.4.6.10 Halaman Detail Transaksi
11. Halaman Kartu Piutang
Berfungsi untuk menampilkan data kartu piutang berdasarkan Nomor
Registrasi Karyawan yang terdaftar.
Kartu Piutang
No Nota
No Jumlah Piutang Bayar Saldo Piutang
NRK
Gambar 4.4.6.11 Halaman Kartu Piutang
12. Halaman Proses Pembayaran
Berfungsi untuk menampilkan form pembayaran piutang member.
Pembayaran
13. Halaman Rekap
Berfungsi untuk menampilkan rekap piutang dan rekap pembayaran
dari tanggal yang telah ditentukan.
Gambar 4.4.6.13 Halaman Rekap
4.5 Implementasi
Setelah seluruh rangkaian perancangan sistem dilakukan maka tahap
selanjutnya adalah tahap implementasi. Tahap ini bertujuan untuk melakukan proses
penerapan sistem.
4.5.1 Tampilan Database “Koperasi”
1. Tabel admin
Pada tabel admin, terdapat field id, nama dan passw. id dan passw ini
dipakai untuk login akses admin. id adalah primary key, sehingga
tidak akan ada id yang sama dengan password yang berbeda namun
bisa jadi akan terdapat password yang sama dengan id yang berbeda.
2. Tabel barang
Pada table barang, terdapat field kode_brg, nama_brg, harga_beli dan
harga_jual. kode_brg adalah primary key, sehingga tidak akan ada
kode barang yang sama. kode_brg terelasi dengan table
DetailTransaksi. nama_brg adalah nama dari barang yang ada
berdasarkan kode barang, harga_beli adalah harga pembelian barang
dan harga_jual adalah harga penjualan barang. harga_beli dan
harga_jual bisa sewaktu-waktu diubah.
Gambar 4.5.1.2 Tabel barang 3. Tabel member
Pada table member, terdapat field nrk, nama_member, bagian,
alamat_rumah, alamat_usaha, no_tlp, id_plafon dan saldo. nrk
adalah primary key, sehingga tidak akan ada member yang memiliki
nrk yang sama. id_plafon terelasi dengan table plafon untuk
menentukan batas plafon pengambilan piutang. saldo adalah jumlah
piutang sementara untuk mengecek apakah sudah melebihi plafon.
4. Tabel plafon
Pada table plafon, terdapat field id_plafon dan nominal. id_plafon
adalah primary key, sehingga tidak akan ada nominal plafon yang
memiliki idyang sama.
Gambar 4.5.1.4 Tabel plafon 5. Tabel transaksi
Pada table transaksi, terdapat field no_nota, nrk, tanggal dan
grand_total. no_nota adalah primary key, sehingga tidak akan ada
transaksi dengan no nota yang sama. no_nota terelasi dengan table
DetailTransaksi untuk mengetahui rincian dari transaksi yang terjadi.
nrk menunjukkan Nomor Registrasi Karyawan yang melakukan
transaksi.
Gambar 4.5.1.5 Tabel transaksi
6. Tabel DetailTransaksi
Pada table DetailTransaksi, terdapat field no_nota, kode_brg, jumlah
dan subtotal. no_nota didapat dari table transaksi. kode_brg
Gambar 4.5.1.6 Tabel DetailTransaksi
7. Tabel bayar
Pada table bayar, terdapat field nota_byr, tanggal_byr, nrk dan bayar.
nota_byr adalah primary key sehingga tidak akan ada transaksi
pembayaran dengan no nota yang sama.
Gambar 4.5.1.7 Tabel bayar
8. Tabel kartu_piutang
Pada table kartu_piutang, terdapat field nrk, tanggal, no_nota,
jumlah_piutang, bayar dan saldo_piutang yang terisi otomatis ketika
terjadi transaksi penjualan kredit dan transaksi pembayaran.
Gambar 4.5.1.8 Tabel kartu_piutang
4.5.2 Tampilan Halaman Web
Merupakan halaman awal aplikasi, bagi admin yang ingin masuk
kedalam aplikasi harus mengisi username dan password sesuai dengan
data yang dimiliki.
Gambar 4.5.2.1Halaman Login
2. Halaman Utama
Didalam halaman utama merupakan halaman pertama kali tampil
ketika admin berhasil login. Halaman utama memiliki tujuh menu
utama, yaitu :
a. Halaman Home
Halaman home berisi keterangan dari masing-masing menu yang
b. Halaman Master
Halaman Master berisi informasi data barang dan data member
yang ada di Unit Warungan Primer Koperasi Karyawan
“Manunggal”. Didalam halaman Barang dan Member terdapat
beberapa tombol yang berfungsi untuk menambah atau menginput,
mengedit, dan menghapus data.
Gambar 4.5.2.3Halaman Master
Halaman Master Barang berisi informaasi data barang yang akan
digunakan dalam proses transaksi. Admin memiliki hak akses untuk
mengubah nama barang dan harga, ketika ada kenaikan atau
penurunan harga dari supplier.
Halaman Master Member berisi informasi data member Unit
Warungan beserta dengan plafon. Plafon setiap member
berbeda-beda sesuai dengan kebijakan koperasi setelah melakukan survey.
Gambar 4. 5.2.5Halaman Master – Member
c. Halaman Transaksi
Didalam halaman Transaksi terdapat dua halaman yaitu Proses
Transaksi dan Detail Transaksi. Halaman Proses Transaksi
digunakan untuk transaksi penjualan kredit member.
Masing-masing member memiliki plafon yang berbeda-beda. Akan ada alert
untuk menandai bahwa piutang sudah melebihi plafon, sehingga
transaksi tidak dapat dilakukan dan member harus melakukan
pembayaran terlebih dahulu. Halaman Detail Transaksi digunakan
untuk melihat rincian barang yang diambil pada waktu transaksi dan
Untuk melakukan transaksi penjualan kredit pertama admin
memasukkan NRK member.
Gambar 4. 5.2.7HalamanProses Transaksi
Setelah memasukkan NRK member, akan muncul halaman proses
transaksi member yang bersangkutan sesuai dengan plafon yang
dimiliki.
Gambar 4. 5.2.8HalamanProses Transaksi
Ketika transaksi belum melebihi sisa plafon member, transaksi akan
disimpan. Ketika transaksi melebihi sisa plafon yang dimiliki maka
Gambar 4. 5.2.9HalamanProses Transaksi yang melebihi plafon
Transaksi yang berhasil disimpan akan ada di halaman Detail
Transaksi. Terdapat aksi Buat Nota untuk mengetahui rincian
barang yang telah diambil.
d. Halaman Kartu Piutang
Pada halaman kartu piutang informasi yang diberikan yaitu mutasi
kartu piutang berdasarkan NRK member yang dimasukkan.
Gambar 4. 5.2.12Halaman Kartu Piutang
Gambar 4. 5.2.13Halaman Kartu Piutang berdasarkan NRK
e. Halaman Pembayaran
Pada menu pembayaran terdapat dua halaman yaitu Proses
Pembayaran dan Detail Pembayaran. Pada halaman Proses
Pembayaran terdapat form untuk transaksi pembayaran sesuai
dengan nrk. Pada halaman Detail Pembayaran digunakan untuk
melihat rincian pembayaran dan terdapat aksi untuk mencetak nota
Gambar 4. 5.2.14Halaman Pembayaran
Untuk melakukan transaksi pembayaran piutang pertama admin
memilih NRK member, nama member akan muncul untuk
memastikan dengan NRK yang dipilih. Selanjutnya admin mengisi
jumlah nominal yang akan dibayarkan pada field Bayar.
Gambar 4. 5.2.15Halaman Proses Pembayaran
Setelah transaksi pembayaran piutang berhasil, akan tersimpan pada
Pada halaman Detail Pembayaran terdapat aksi untuk mencetak
bukti pembayaran yang sudah dilakukan, dan di tanda tangani oleh
member yang bersangkutan.
Gambar 4. 5.2.17Halaman Cetak Bukti Pembayaran Piutang
f. Halaman Rekap
Pada halaman Rekap terdapat dua halaman yaitu Rekap Piutang dan
Rekap Bayar. Pada halaman Rekap Piutang informasi yang
diberikan adalah total piutang dari semua member berdasarkan
tanggal tertentu. Pada halaman Rekap Bayar informasi yang
diberikan adalah total pembayaran dari semua member berdasarkan
tanggal tertentu.
Gambar 4. 5.2.19Halaman Rekap Piutang
Gambar 4. 5.2.20Halaman Rekap Piutang
g. Halaman Log Out
Berfungsi untuk keluar dari aplikasi pencatatan penjualan kredit
Primer Koperasi Karyawan “Manunggal” dan kembali pada
halaman login.
