PROSEDUR MUTU DOKUMENTASI SISTEM MANAJEM

(1)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

(PM-STT-420-00-01)

BAGIAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

(BPMP STT-PLN)

(2)

(3)

(4)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Kode Dokumen

: PM-STT-420-00-01

Revisi ke

: 0

Tanggal

: 23 Desember 2011

Diajukan oleh

: KBPMP

Drs. Prayudi, MM.,MT.

Diperiksa oleh

: Wakil Ketua I

Dr. Ir. Uno Bintang Sudibyo

Disetujui oleh

: Ketua

(5)

PROSEDUR MUTU

Kode PM-STT-420-00-01

Tanggal 23 Desember 2011

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Halaman: iv dari viii halaman

KATA PENGANTAR

Sekolah Tinggi Teknik PLN (STT-PLN) mulai tahun 2011 menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal mengacu pada standar internasional sistem mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 sebagaimana telah dijelaskan pada Manual Mutu. Berdasarkan manual mutu dan mengacu pada persyaratan dokumentasi sistem mutu ISO 9001:2008, prosedur sistem dokumentasi manajemen mutu ini dijelaskan tata cara penerapan dan dokumentasi SPMI di STT-PLN. Berdasarkan Standar Akademik, Kebijakan Akademik, Manual Mutu dan Standar Mutu disusun Prosedur Sistem Dokumentasi Manajemen Mutu dimana diantaranya memuat Prosedur Pengendalian Dokumen Induk, Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu, dan Prosedur Pengendalian Rekaman.

Dalam penerapan prosedur mutu ini perlu adanya evaluasi untuk kelancaran, perbaikan sistem, keamanan, kenyamanan dan tertib administrasi, untuk itu diperlukan saran dan usulan perbaikan dari semua pemangku kepentingan demi terwujudnya penjaminan mutu di STT PLN. Adanya prosedur mutu ini, diharapkan semua dokumen dan rekaman di lingkungan STT-PLN dapat mudah untuk ditelurusi dan dilacak keberadaanya.

Pada akhirnya, semoga Prosedur Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang melaksanakan sistem penjaminan mutu di lingkungan STT-PLN.

Jakarta, 23 Desember 2011

Ketua

(6)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Halaman: v dari viii halaman

CATATAN PERUBAHAN

(7)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Halaman: vi dari viii halaman

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

No Pemegang Dokumen Status Dokumen No Copy

1 Sekretariat Sistem Manajemen Mutu (QMR) Master Master

2 Dokumen versi WEB Dikendalikan 00

3 Ketua Dikendalikan 01

4 Wakil Ketua Bidang Akademik Dikendalikan 02

5 Wakil Ketua Bidang Administrasi Umum dan

Keuangan

Dikendalikan 03

6 Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan

Kerjasama

Dikendalikan 04

7 Wakil Ketua Bidang Alumni dan Kerjasama Dikendalikan 05

9 Senat STT Dikendalikan 06

8 Ketua Jurusan/Ketua Program Dikendalikan 07-12

10 Sekretaris Jurusan Dikendalikan 13-17

14 Kepala Lembaga Dikendalikan 18-19

15 Kepala Bagian Dikendalikan 20-29

(8)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Halaman: vii dari viii halaman

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL

SK KETUA PENGESAHAN PROSEDUR MUTU

i

HALAMAN PENGESAHAN

iii

KATA PENGANTAR

iv

CATATAN PERUBAHAN

v

DISTRIBUSI PEMEGANG COPY DOKUMEN

vi

DAFTAR ISI

vii

DAFTAR LAMPIRAN

viii

I

Tujuan

1 II

Ruang Lingkup

1 III

Referensi

1 IV

Istilah dan Definisi

1 V

Format dan Identifikasi Dokumen

4 VI

Tanggung Jawab dan Wewenang

9 VII

Prosedur

11 6.1. Prosedur Pengendalian Dokumen Induk

11 6.2. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu

12 6.3. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

13 VIII Kriteria Keberhasilan

14

(9)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Halaman: viii dari viii halaman

DAFTAR LAMPIRAN

Judul Lampiran

Halaman

Lampiran 1. Kode Unit Kerja

14 Lampiran 2. Format Halaman Judul

16 Lampiran 3. Format Halaman Pengesahan

17 Lampiran 4. Format Halaman Isi Dokumen

18 Lampiran 5. Borang Daftar Induk Dokumen Internal

19 Lampiran 6. Borang daftar induk dokumen eksternal

20 Lampiran 7. Borang daftar distribusi dokumen

21 Lampiran 8. Borang daftar rekaman mutu

22 Lampiran 9. Formulir catatan perubahan

23 Lampiran 10. Borang Daftar Penarikan Dokumen

24 Lampiran 11. Borang Berita Acara Pemusnahan Dokumen

25

(10)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Halaman: 1 dari 26 halaman

I. TUJUAN

1.1. Prosedur ini memberikan pedoman dalam penyusunan dan dokumentasi sistem manajemen mutu untuk memastikan akurasi, konsistensi, dan kelengkapan sistem yang dibutuhkan dalam pelaksanaan SPMI STT-PLN.

1.2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai.

II. RUANG LINGKUP

Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen sistem penjaminan mutu internal STT-PLN. Dokumen yang dimaksud dalam prosedur mutu ini adalah :

2.1. Dokumen induk, yang terdiri atas visi, misi, Rencana Induk Pengengembangan

(RIP), Statuta, Pedoman Peraturan Akademik dan Petunjuk Teknis

Kemahasiswaan, Standaa Akademik dan Kebijakan Akademik

2.2. Dokumen Mutu terdiri atas Manual Mutu (MM), Standar Mutu, (SM) Prosedur Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen eksternal yang berkaitan dengan mutu.

2.3. Dokumen Audit, yang terdiri atas Manual Audit, Prosedur Audit, Borang Akreditasi Program Studi, dokumen eksternal yang terkaiy dengn dokumen audit.

III. REFERENSI

3.1. Manual Mutu STT PLN (MM-STT-01)

3.2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan Dokumentasi ISO 9001:2008, klausul 4.2.

IV. ISTILAH DAN DEFINISI

4.1. Dokumen mutu adalah sistem dalam bentuk tulisan (hardcopy atau softcopy) yang mengandung ketentuan-ketentuan yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan aktivitas, proses, dan kegiatan terkait dengan layanan akademik yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI.

(11)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

4.2.1. Dokumen sistem manajemen mutu 4.2.2. Peraturan akademik

4.2.3. Standar akademik 4.2.4. Kebijakan akademik 4.2.5. Statuta

4.2.6. Rencana Induk Pengembangan 4.2.7. Dll.

4.3. Dokumentasi sistem manajemen mutu STT disusun berdasarkan hierarki sebagai berikut :

4.3.1. Manual Mutu 4.3.2. Standar Mutu 4.3.3. Prosedur Mutu

4.3.4. Instruksi Kerja/ dokumen setara 4.3.5. Borang/Formulir/ lampiran

4.4. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi yang menerangkan tentang kebijakan penetapan, pendokumentasian, penerapan dan pemeliharaan sistem manajemen mutu layanan akademik.

4.5. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk atau layanan akademik yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.

4.6. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).

4.7. Standar mutu (SM) adalah dokumen yang menjelaskan suatu pernyataan berisi kriteria tolok ukur untuk menetapkan dan atau mengevaluasi mutu dari suatu hal. 4.8. Prosedur Mutu (PM) adalah dokumen yang menerangkan tentang tanggung

jawab dan tugas fungsi jabatan, kriteria keberhasilan kegiatan dalam sistem manajemen mutu.

4.9. Instruksi kerja (IK) adalah dokumen yang menerangkan secara rinci langkah-langkah teknis dalam suatu kegiatan untuk memastikan hasil efektif dan sesuai dengan yang direncanakan.

4.10. Dokumen setara merupakan dokumen internal yang antara lain terdiri atas : 4.10.1. Pedoman

4.10.2. Satuan Acara Perkuliahan (SAP)

(12)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

4.10.4. Petunjuk praktikum 4.10.5. Handout / Modul Kuliah 4.10.6. Kaidah penyusunan soal ujian 4.10.7. Dll

4.11. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi

4.12. Formulir/lampiran adalah dokumen rekaman hasil kegiatan penerapan sistem manajemen mutu.

4.13. Rencana mutu adalah dokumen spesifik terkait layanan akademik yang konsisten terhadap persyaratan dokumentasi sistem manajemen mutu yang disusun untuk tujuan memastikan tercapainya persyaratan mutu layanan akademik tertentu. 4.14. Dokumen terkendali adalah dokumen yang dalam peredarannya dikendalikan

oleh Dokumen Kontrol dan apabila ada perubahan/diganti dengan dokumen baru, maka dokumen lama akan ditarik dari peredaran. Dokumen ini harus dilengkapi tanda tangan Ketua atay Manajer Representatif (MR) dan ditempel STT-PLN 4.15. Dokumen tak terkendali adalah dokumen yang peredarannya tidak dikendalikan

oleh Dokumen kontrol dan apabila dokumen lama ada perubahan tidak ditarik kembali. Dokumen yang tidak ada tanda tangan pengesahan dan atau persetujuan Ketua dan stampel STT-PLN dianggap sebagai dokumen tidak terkendali

4.16. Dokumen kontrol adalah dokumen untuk mengendalikan dokumen yang berisi daftar dokumen,distribusi dokumen, revisi dokumen, keterangan terkendali/tidak terkendali

4.17. Pendistribusian Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang Dike dalika , diberi o or, serta ste pel DIKENDALIKAN , No.Copy (u tuk dokumen dalam bentuk hardcopy) dengan warna MERAH di halaman muka. Untuk dokumen dalam bentuk softcopy dapat diakses dengan password dan diberi No Copy 00.

4.18. Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu (hardcopy) yang didistribusikan kepada pihak lain yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut distempel TIDAK DIKENDALIKAN de ga war a BIRU dihala a uka. Doku e I ter al SMM (softcopy) yang didistribusikan kepada pihak lain yang berkepentingan

terhadap doku e tersebut diste pel DIKENDALIKAN de ga pemakaian

password dan akses yang dibatasi.

(13)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

V. FORMAT DAN IDENTIFIKASI DOKUMEN

5.1. Manual mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut : 5.1.0. Halaman pengesahan

5.1.1. Catatan Perubahan 5.1.2. Kata Pengantar 5.1.3. Daftar Isi 5.1.4. Pendahuluan

5.1.5. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu 5.1.6. Definisi dan Istilah

5.1.7. Sistem Manajemen Mutu 5.1.8. Tanggung Jawab Manajemen 5.1.9. Pengelolaan Sumber Daya 5.1.10. Realisasi Layanan Pendidikan

5.1.11. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu

5.2. Standar Mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut : 5.2.0. Halaman pengesahan

5.2.1. Visi dan Misi 5.2.2. Rasionale

5.2.3. Pihak yang bertanggung jawab memenuhi standar 5.2.4. Definisi Istilah

5.2.5. Pernyataan Isi standar 5.2.6. Strategi

5.2.7. Indikator

5.2.8. Dokumen terkait 5.2.9. Referensi

5.3. Prosedur Mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut : 5.3.0. Halaman pengesahan

5.3.1. Catatan Perubahan 5.3.2. Kata Pengantar 5.3.3. Daftar isi 5.3.4. Tujuan

5.3.5. Ruang lingkup 5.3.6. Referensi

5.3.7. Istilah dan Definisi

5.3.8. Tanggung jawab dan Wewenang atau pihak terkait 5.3.9. Prosedur

5.3.10. Kriteria Keberhasilan

(14)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

5.4. Instruksi Kerja memuat informasi yang disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut:

5.4.0. Halaman Pengesahan 5.4.1. Catatan Perubahan 5.4.2. Kata Pengantar 5.4.3. Tujuan

5.4.4. Ruang Lingkup

5.4.5. Penanggung jawab Pelaksanaan Instruksi kerja 5.4.6. Peralatan dan Bahan (bila dipersyaratkan) 5.4.7. Tahapan dan Target

5.4.8. Formulir Terkait

5.5. Dokumen Setara mengikuti ketentuan format yang berlaku di STT dan Jurusan, 5.6. Penomoran Manual Mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :

MM‐

STT

‐

XX

5.6.1. MM : Manual Mutu

5.6.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.6.3. XX : No. Urut Manual Mutu

5.7. Penomoran STANDAR MUTU mengikuti ketentuan sebagai berikut :

SM-STT-YY-XX

5.7.1. SM : Standar Mutu

5.7.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.7.3. YY : Nomor urut kode standar mutu 5.7.4. XX : No. urut dari sub standar mutu

5.7.5. Nomor urut standar mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :

No Kode Judul Standar

00 Belum ada standar/prosedur wajib

01 Standar Isi

02 Standar Proses

03 Standar Kompetensi

04 Standar Dosen dan Tenaga kependidikan

05 Standar Sarana dan Prasarana

06 Standar Pengelolaan

(15)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

No Kode Judul Standar

08 Standar Penilaian Pendidikan

09 Standar Penelitian

10 Standar Pengabdian Kepada Masyarakat

11 Standar Kemahasiswaan

12 Standar Suasana Akademik

13 Standar Sistem Informasi

14 Standar Kerjasama

5.8. Penomoran PROSEDUR MUTU yang mengacu pada standar mutu dan klausul ISO mengikuti ketentuan sebagai berikut :

PM-STT-YYY-KSM-XXX

5.8.1. PM : Prosedur Mutu

5.8.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.8.3. YYY : No. mengacu pada klausul

5.8.4. KSM : Nomor kode standar mutu yang mengacu pada butir 5.7.5 5.8.5. XXX : No. urut prosedur dari klausul bersangkutan

5.9. Penomoran INSTRUKSI KERJA untuk setiap unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

IK-STT-ZZZ-XXX

5.9.1. IK : Intruksi Kerja

5.9.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.9.3. ZZZ : Kode Unit Kerja

5.9.4. XXX : No. urut instruksi kerja

5.9.5. Kode Unit Kerja mengikuti ketentuan sebagaimana pada lampiran

5.10. Penomoran DOKUMEN SETARA atau DOKUMEN INTERNAL unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

DOK-INT-STT-ZZZ -XXX

(16)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

5.10.3. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.10.4. ZZZ : Kode unit kerja

5.10.5. XXX : no. urut

5.10.6. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5

5.11. Penomoran FORMULIR/BORANG yang merujuk Prosedur Mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :

FO-STT-PM-XXX-L.YYY

5.11.1. FO : Formulir Mutu

5.11.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.11.3. PM : Prosedur Mutu

5.11.5. XXX : No. prosedur mutu 5.11.6. L : Lampiran

5.11.7. YYY : No. urut formulir.

5.12. Penomoran FORMULIR/BORANG yang merujuk Instruksi Kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

FO-STT-IK-ZZZ-XXX-L.YYY

5.12.1. FO : Formulir

5.12.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.12.3. IK : Instruksi Kerja

5.12.4. ZZZ : Kode unit kerja

5.12.5. XXX : No urut instruksi kerja 5.12.6. L : Lampiran

5.12.7. YYY : No. urut

5.12.8. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5.

5.13. Penomoran Dokumen Eksternal unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

DOK-EKS-STT-ZZZ -XXX

5.13.1. DOK : Dokumen 5.13.2. EKS : Eksternal

5.13.3. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.13.4. ZZZ : Kode unit kerja

5.13.5. XXX : No. Urut dokumen

(17)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

5.14. Persyaratan keabsahan halaman judul dokumentasi sistem manajemen mutu memuat informasi dengan urutan sebagai berikut :

5.14.1. Jenis Dokumen 5.14.2. Nama dokumen 5.14.3. Nomor dokumen 5.14.4. Logo STT-PLN 5.14.5. Identitas STT-PLN 5.14.6. Tahun persetujuan

5.14.7. Format halaman pengesahan dokumentasi terlampir

5.15. Persyaratan keabsahan halaman pengesahan dokumentasi sistem manajemen mutu memuat informasi dengan urutan sebagai berikut:

5.15.1. Logo STT PLN 5.15.2. Jenis Dokumen 5.15.3. Nama dokumen 5.15.4. Nomor dokumen 5.15.5. Nomor revisi 5.15.6. Tanggal berlaku

5.15.7. Persetujuan pihak berwenang

5.15.8. Format halaman pengesahan dokumentasi terlampir

5.16. Persyaratan keabsahan isi dokumentasi sistem manajemen mutu meliputi harus memuat informasi :

5.16.1. Logo STT PLN 5.16.2. Jenis dokumen 5.16.3. Nama dokumen 5.16.4. Nomor dokumen 5.16.5. Nomor revisi 5.16.6. Tanggal berlaku 5.16.7. Jumlah halaman 5.16.8. Isi dokumen

(18)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

VI. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG :

Tanggung jawab dan wewenang tiap fungsi jabatan dalam pembuatan, pemeriksaan, pengesahan dan distribusi dokumen dapat dilihat pada matriks berikut :

Pengendalian

Jenis Dokumen

Manual Mutu Standar Mutu Prosedur

Mutu

Instruksi Kerja

PEMBUATAN

[Baru/Revisi] QMR/BPMP

QMR/BPMP/TIM Ketua I Bidang

Akademik

Pembantu Ketua I Bidang Akademik

QMR/BPMP Kepala Unit

Kerja Terkait

DISETUJUI

[baru/Revisi] Ketua Ketua Ketua

Ketua

Rincian tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut :

6.1. QMR/BPMP/ Tim ISO/Tim UMM

6.1.1. Membuat Manual Mutu/Standar Mutu/Prosedur Mutu yang baru /revisi 6.1.2. Menyerahkan Manual Mutu, Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru

/revisi kepada QMR/Wakil Dekan Bidang Akademik. 6.2. Wakil Dekan Bidang Akademik/QMR/BPMP

(19)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

6.2.2. Menyerahkan Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru/revisi kepada Ketua.

6.3. Tenaga kependidikan pada Unit Kerja

6.3.1. Membuat Instruksi Kerja yang baru /revisi

6.3.2. Menyerahkan Instruksi Kerja yang baru /revisi kepada Kepala Unit Kerja terkait

6.4. Kepala Unit Kerja

6.4.1. Menerima Instruksi Kerja yang baru/ revisi dari tenaga kependidikan pada Unit Kerja terkait.

6.4.2. Memeriksa Instruksi Kerja yang baru / revisi

6.4.3. Menyerahkan Instruksi Kerja yang telah diperiksa kepada Ketua Jurusan/ Wakil Ketua terkait

6.5. Ketua Jurusan/Wakil Ketua

6.5.1. Menerima Instruksi Kerja yang baru/revisi dari Kepala Unit Kerja terkait 6.5.2. Menyetujui Instruksi Kerja baru/ revisi

6.5.3. Menyerahkan Instruksi Kerja yang baru/ revisi yang telah disetujui kepada QMR/Sekretariat BPMP.

6.6. Ketua

6.6.1. Menerima Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru/revisi dari Wakil Ketua Bidang Akademik/QMR/BPMP

6.6.2. Menyetujui Panduan Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu baru/revisi 6.6.3. Menyerahkan Panduan Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang

baru/ revisi yang telah disetujui kepada QMR/Sekretariat BPMP. 6.7. Senat

6.7.1. Ketua Senat bertanggungjawab mengesahkan dokumen induk

6.7.2. Sekretaris Senat bertanggung jawab menentukan masa berlakunya dokumen induk

6.7.3. Sekretaris Senat mengendalikan dokumen induk sesuai prosedur Pengendalian Dokumen Induk

6.8. Sekretariat BPMP

6.8.1. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha dokumen mutu sesuai prosedur Pengendalian Dokumen Mutu

6.8.2. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha rekaman mutu sesuai prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

6.9. Sekretariat BSRT

6.8.1. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha dokumen mutu sesuai prosedur Pengendalian Dokumen Mutu

(20)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

VII. PROSEDUR

7.1. Prosedur Pengendalian Dokumen Induk

Kegiatan Pihak

terkait

Sekretaris Senat

Ketua Ketua

Senat

Waktu Dokumen yang

digunakan

Menerima dan mengkaji dokumen baru/revisi

FO-STT-PM-420-Menerbitkan dokumen : stempel ASLI, baru/revisi yang telah disyahkan

Mengkaji ulang dan merevisi dokumen secara periodik Melakukan revisi dokumen baru dengan masukan pihak terkait

FO-STT-PM-420-00-01-L.09

Mengendalikan dokumen mencegah pemakaian dokumen lain

(21)

FO-STT-PM-420-PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

7.2. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu

Kegiatan Pihak

terkait

BPMP Wakil

Ketua I/ MR

Ketua Waktu Dokumen yang

digunakan

Mengusulkan dokumen baru/revisi

Menyerahkan dokumen baru/revisi lengkap dengan identitasnya

FO-STT-PM-420-00-01-L.03

FO-STT-PM-40-00-01-L.04

Menerima dan mengkaji dokumen baru/revisi Mengesahkan atau persetujuan dokumen baru/revisi

FO-STT-PM-420-00-01-L.03

Menerbitkan dokumen baru atau revisi : stempel ASLI dan menggadakannya : SALINAN

FO-STT-PM-420-00-01-L.05

Mendistribusikan dokumen dengan memberikan tanda dokumen terkendali

FO-STT-PM-420-00-01-L.07

Menerima,menyimpan dan mengganti dokumen baru/revisi yang telah disyahkan dengan dokumen kontrol

FO-STT-PM-420-00-01-L.08

Mengajukan usulan revisi bila ada perubahan Mengkaji ulang dan merevisi dokumen secara periodik

Melakukan revisi dokumen dari masukan pihak terkait

FO-STT-PM-420-00-01-L.09

Mengendalikan revisi dokumen mencegah pemakaian dokumen lain

(22)

FO-STT-PM-420-00-PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

7.3. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

Kegiatan Unit

terkait

BPMP BSRT Wakil

Ketua I/MR

Waktu Dokumen yang

digunakan dan kegiatan lengkap dengan identitasnya Melaporkan rekaman dokumen dan

kegiatan dalam hradcopy dan soft copy ke BPMP rekaman setiap 6 bulan dan musnahkan bila kadaluarsa yang dipantau oleh Waket I

6 bulan rekaman setiap 6 bulan dengan BSRT

(23)

FO-STT-PM-PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

VIII. KRITERIA KEBERHASILAN

7.1. Kemudahan dokumen untuk dipahami,diterapkan dan dikembangkan.

IX. FORMULIR DAN LAMPIRAN TERKAIT

Lampiran 1. : KODE UNIT KERJA

FO-STT-PM-420-00-01-L.01

Kode Unit Kerja Nama Unit Kerja

100 Ketua

101 Wakil Ketua Bidang Akademik

102 Wakil Ketua Bidang Administrasi dan Keuangan

103 Wakil Ketua Kemahasiswaan

104 Wakil Ketua Alumni dan Kerjasama

201 Jurusan Teknik Elektro S1

202 Jurusan Teknik Mesin S1

203 Jurusan Teknik Sipil S1

204 Jurusan Teknik Informatika S1

205 Program D.III Teknik Elektro

206 Program D.III Teknik Mesin

301 Lembaga Penelitian dan Perpustakaan

302 Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat

303 BPMP

304 BPSI

305 Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

306 Bagian Akuntansi dan Keuangan

307 Bagian Sumber Daya Manusia

308 Bagian Sekretariat dan Rumah Tangga

309 Bagian Koordinasi Kegiatan Kemahasiswaan

310 Pusat Jasa Teknik Kelistrikan

311 Proyek Studi Kelistrikan

401 Seksi Pengajaran

401 Seksi Pengolahan Data Akademik

402 Seksi Perpustakaan

403 Seksi Administrasi Penelitian

404 Seksi Anggaran dan Keuangan

405 Seksi Akuntansi

406 Seksi Perencanaan Pegawai dan Fasilitas

407 Seksi Administrasi Sumber Daya Manusia

408 Seksi Perkantoran

409 Seksi Rumah Tangga

(24)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Kode Unit Kerja Nama Unit Kerja

411 Seksi Pembinaan Kegiatan Mahasiswa

412 Seksi Konseling Mahasiswa

413 Seksi Administrasi PKM

414 Seksi Pengumpulan Data

415 Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan

501 Laboratorium Fisika Dasar

502 Laboratorium Kimia Dasar

503 Laboratorium Bahasan Inggris

504 Laboratorium Sains dan Teknologi

511 Laboratorium Dasar Teknik Elektro

512 Laboratorium Elektronika Industri

513 Laboratorium Mesin-mesin Listrik

514 Laboratorium Sistem Pengukuran dan Kontrol

515 Laboratorium Jaringan Tenaga Listrik

521 Laboratorium Konversi Energi

522 Laboratorium Fenomena Dasar Mesin

523 Laboratorium Proses Produksi

524 Laboratorium Ilmu Logam

531 Laboratorium Ukur Tanah

532 Laboratorium Mekanika Tanah

533 Laboratorium Ilmu Beton

541 Laboratorium Komputer Dasar

542 Laboratorium Multimedia

543 Laboratorium Linux

544 Laboratorium Simulasi dan Pemodelan

551 Bengkel Teknik Elektro

561 Bengkel Teknik Mesin

562 Studio Gambar

601 Kompartemen Matematika

602 Kompartemen Fisika

603 Kompartemen Bahasan Inggris

604 Kompartemen Kimia

605 Kompartemen Bahasa Indonesia

(25)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 2 :

FORMAT HALAMAN JUDUL

FO-STT-PM-420-00-01-L.02

JENIS DOKUMEN (FONT CALIBRI

–

30)

(MANUAL MUTU, PROSEDUR MUTU, INSTRUKSI KERJA)

JUDUL DOKUMEN (FONT CALIBRI FONT 30)

LOGO STT PLN

IDENTITAS UNIT KERJA

HURUF CALIBRI-FONT 18

SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN

JAKARTA

(26)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 3 :

FORMAT LEMBAR PENGESAHAN

FO-STT-PM-420-00-01-L.03

JENIS DOKUMEN (FONT CALIBRI

–

FONT 26)

JUDUL DOKUMEN (FONT CALIBRI

–

FONT 26)

JENIS HURUF CALIBRI FONT 14

Kode Dokumen

: Diisi kode dokumen

Revisi ke

: Diisi revisi ke-xx

Tanggal

: Diisi tanggal persetujuan

Disusun oleh

: Ketua Tim Pembuat/SPMI

Tanda tangan

Nama Penyusun

Diperiksa oleh

: Jabatan pemeriksan

tanda tangan

Nama Pejabat Pemeriksa

Disetujui oleh

: Jabatan yang menyetujui

Tanda tangan dan cap

(27)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 4 : FORMAT HALAMAN ISI DOKUMEN

FO-STT-PM-420-00-01-L.04

FORMAT HEADAR

JENIS DOKUMEN MUTU

HURUF CALIBRI FONT 16

BLOD

Kode ISI KODE DOKUMEN

Tanggal TANGGAL PENGESAHAN

JUDUL DOKUMEN MUTU

HURUF CALIBRI FONT 14

BOLD

Revisi ke 0

Halaman: XX dari yy halaman

ISI DOKUMEN MUTU

Sub Judul : Jenis huruf FONT CALIBRI FONT 14 BOLD

Spasi antara sub judul dengan isi 2 spasi

Isi Dokumen : Jenis huruf FONT CALIBRI FONT 12

Jarak spasi antar baris spasi 1.

Paragraf rata kanan kiri

(28)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 5 : BORANG DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL

FO-STT-PM-420-00-01-L.05

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL

TAHUN XXXXX

No Judul Dokumen

Kode Dokumen

Revisi ke-

Persetujuan Tanggal terbit

Jumlah halaman

Masa simpan

Keterangan

Yang mengesahkan

Yang membuat

Ketua/Wakil Ketua/MR

BRST/BPMP

(29)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 6 : BORANG DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL

FO-STT-PM-420-00-01-L.06

DAFTAR INDUK DOKUMEN ENTERNAL

TAHUN XXXXX

No Judul Dokumen

Kode Dokumen

Pembuat/ Pengarang

Penerbit Tanggal terbit

Jumlah halaman

Masa simpan

Keterangan

Yang mengesahkan Yang membuat

Ketua/Wakil Ketua/MR BSRT/BPMP

(30)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 7 : BORANG DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

FO-STT-PM-420-00-01-L.07

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

Nama Dokumen/Borang : ...

Nomor Kode

: ...

Bentuk dokumen

: ...

Revisi ke-

: ...

Tanggal terbit

: ...

Copy ke- Unit Kerja yang

Menerima

Tanggal Tanda tangan

Penerima

Menyetujui, Petugas

BSRT/BPMP yang mendistribusikan

(31)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 8 : BORANG DAFTAR REKAMAN MUTU

FO-STT-PM-420-00-01-L.08

DAFTAR REKAMAN MUTU

TAHUN XXXXX

No Judul Dokumen

Kode Dokumen

Revisi Filling (Lokasi Penyimpanan)

Retensi

(Masa Berlaku)

Metode Penyimpanan

Keterangan

Yang mengesahkan Yang membuat

Ketua/Wakil Ketua/MR BSRT/BPMP

(32)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 9 : BORANG CATATAN PERUBAHAN

FO-STT-PM-420-00-01-L.09

CATATAN PERUBAHAN

Jenis Dokumen

: ...

Nama Dokumen : ...

Kode Dokumen

: ...

No Revisi Halaman Bagian Yang Diubah Disetujui Oleh Tanggal

(33)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 10 : BORANG DAFTAR PENARIKAN DOKUMEN

FO-STT-PM-420-00-01-L.10

DAFTAR PENARIKAN DOKUMEN

Nama Dokumen/Borang : ...

Nomor Kode

: ...

Bentuk dokumen

: ...

Revisi ke-

: ...

Copy ke- Unit Kerja yang

Menyerahkan

Tanggal Tanda tangan Yang

Menyerahkan

Menyetujui, Petugas

BSRT/BPMP yang menarik dokumen

(34)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 11 : BORANG BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

FO-STT-PM-420-00-01-L.11

BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

Pada ini ... tanggal ... bulan ... Tahun ... yang bertanda tangan dibawah ini :

1. Nama : ...

Jabatan : Ka Seksi Rumah Tangga di BSRT

2. Nama : ...

Jabatan : Ka. Seksi Sekretariat BPMP

3. Nama : ...

Jabatan : Wakil Manajemen/Wakil Ketua I/Kabag Terkait

Bahwa berdasarkan penilai kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen yakni :

Nama Dokumen : ... Kode dokumen : ... Revisi ke- : ... Tanggal terbit : ...

Yang sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnaskan/Diserahkan terlampir sebanyak ... lembar, penghancuran secara total dengan cara ...

Saksi-saksi Ka. Unit Terkait

Ka.Seksi Sekreratiat BPMP Ka. Seksi Rumah Tangga BSRT

(...) (...)

Wakil Manajemen/Waket/Kabag Terkait

(35)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Lampiran 12 : BORANG DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN

FO-STT-PM-420-00-01-L.12

DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN

No Judul Dokumen

Kode Dokumen

Revisi Tanggal terbit dokumen

Unit Kerja Metode

Pemusnahan

Tanggal pemusnahan

Tanggal

Wakil Manajemen

(36)