PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERHOTELAN (STUDI KASUS PADA HOTEL ARJUNA KLATEN)
Naskah Publikasi
DISUSUN OLEH :
RENI PUSPITANINGRUM 08.02.7167
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
DESIGNING OF HOSPITEALITY INFORMATION SYSTEM (CASE STUDY ON HOTEL ARJUNA KLATEN)
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERHOTELAN (STUDI KASUS PADA HOTEL ARJUNA KLATEN)
Reni Puspitaningrum Jurusan Manajemen Informatika STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In teknil, information systems in the hotel is divided into two: the front office information systems and back office. Front office information systems used to menaani hotel operational problems, and problems that are common in hotel front office is the operational problems of a hotel such as room reservations, guest services.The purpose of this is to make penelilian sebuahsistem reservation (room reservation) that has been computerized so that the service can handle, asalah reservation can be done quickly. The results achieved in this study were primarily operational issues menyekesaikan reservation with a new system design. The conclusion of this research is a new system capable of, enangani yaang problems exist on the reservation process is running.
1. Pendahuluan
Dengan berkembangnya teknologi informasi di era globalisasi yang semakin cepat, sangat membantu dan mendukung sebuah kegiatan dalam suatu organisasi. Suatu kebijakkan dirasakan efektif apabila informasi yang mendukung disajikan dengan cepat,cermat, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan. Oleh sebab itu organisasi membutuhkan suatu alat yang dapat membantu dan memudahkan dalam menentukan suatu kebijakkan untuk pengembangan organisasi itu sendiri di masa mendatang.
Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, telah melahirkan perangkat komputer sebagai salah satu alat yang digunakan untuk mengatasi suatu permasalahan dalam suatu organisasi, adanya keberadaan komputer sebagai pengolah data yang dapat memberikan suatu informasi dengan kemampuan kerja yang terorganisasi dan cepat dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh suatu organisasi.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar
Untuk dapat memperoleh suatu hasil yang maksimal dari suatu perencanaan kegiatan-kegiatan yang penting, diperlukan suatu sistem yang tepat untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Untuk mengenal sistem secara lebih baik dan benar maka berikut ini pendapat para pakar mengenai pengeitz Gerald,Ardra F. Fitz Gerald dan Waren D. Staling, JR., yang dikutip Jogianto H.M(2001) “ Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu “.
Menurut Gordon B Davis (1995) “Sistem dapat berupa abstrak dan fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sebagai contoh sebuah sistem teologi adalah sebuah gagasan mengenai Tuhan, manusia, dan sebagainya. Sedangkan sistem fisik dapat didefinisikan melalui contoh-contoh sebagai berikut :
a. Sistem peredaran darah yaitu jantung dan urat-urat darah yang menggerakkandarah keseluruh tubuh.
b. Sistem transpoortasi yaitu petugas, mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi barang.
d. Sistem computer yaitu peralatan yang berfungsi bersamaan bersama untuk menjalankan pengolahan computer.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang di olah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. (Jogiyanto HM, 198 ). Kualitas Informasi adalah kualitas dari sistem informasi tergantung dari beberapa hal, yaitu : (Jogiyanto HM, 1989 )
a. Akurat (accurate)
Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan..
b. Tepat pada waktunya (Timeliness)
Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah lama tidak akan memiliki nilai lagi.
c. Relevan (Relevance)
Relevan berarti informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi setiap pemakai satu dengan yang lainnya pastilah berbeda.
d. Ekonomis
Informasi yang dihasilkan mempunyai nilai jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut.
e. Dapat dipercaya
2.3 Konsep Database Manajemen Sistem
Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau symbol). Data base merupakan komponen sistem informasi karena berfungsi sebagai basis yang menyediakan informasi bagi para pemakainya.
2.3.1 Sistem Flowchart
Flowchart bisa diartikan penggambaran pemetaan sebuah proyek arus pekerjaan yang terjadi pada sebuah aktifitas. Flowchart bisa menggambarkan tentang pekerjaan yang terjadi dalam sistem, dokumen, program maupun proses.
Sistem flowchart pemetaan terhadap arus aktifitas pekerjaan secara keseluruhan dari sebuah sistem yang menjelaskan tentang urutan dari prosedur yang ada dalam sistem. Bagian alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowchart digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Suatu bagan alir adalah diagram yang mempergunakan peta simbol-simbol dan menunjukan algoritma untuk simbol proses. Sebuah algoritma adalah daftar urutan instruksi-instruksi yang menyelesaikan sebuah program khusus atau melaksanakan suatu proses selangkah demi selangkah.
2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan
Interface ) atau objek pemogroman yang biasa di lakukan secara langsung terlihat oleh programmer.
2.5 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic merupakan sebuah bahasa pemograman yang dapat di gunakan untuk membuat suatu aplikasi dalam microsoft windows. Istilah visual basic mengacu pada metode pembuatan tampilan program ( Interface ) atau objek pemogroman yang biasa di lakukan secara langsung terlihat oleh programmer.
2.5.1 Sejarah Visual Basic
Bill gates pendiri microsoft memulai bisnis softwarenya dengan memgembangkan interpreter bahasa basic untuk Altair 8800 dan kemudian ia ubah agar dapat berjalan di atas IBM Pc dengan sistem operasi DOS. Perkembangan berikutnya adalah di luncurkan oleh BASICA untuk DOS dan kemudian Microsoft QuickBasic dan Microsoft Basic.Sejarah basic di tangan microsoft sebagai bahasa yang di interpretasikan ( BASICA ) dan juga bahasa yang di kompilasi ( BASCOM ) membuat Visual Basic di implementasikan sebagai gabungan keduanya.
3. Tinjauan Umum
3.1 Sejarah Hotel Arjuna Klaten
adalah seorang pengusaha pada bidang percetakkan dan pemotongan kertas yang memproduksi kertas irisan menjadi kertas rokok kasaran yang dimulai tahun 1955 dan saat ini usahanya masih beroperasi.
3.2 Struktur Organisasi
Organisasi adalah sustu usaha kerjasama sekelompok orang agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan secara bersama-sama, sedangkan sekelompok orang tersebut sudah memiliki kesepakatan untuk bekerjasama mencapai tujuan tersebut.
Adapun struktur organisasi yang digunakan hotel Arjuna adalah stukter organisasi baris yaitu pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dilaksanakan dari pucuk pimpinan sampai dengan bawahan. Hotel Arjuna ini dipimpin oleh seorang manajer kepadanya operasional hotel diserahkan/dijalankan. Manajer ini membawahi beberapa satuan organisasi antara lain receptionist, satpam dan pelayan.
4. Pembahasan
4.1 Sistem Yang Diusulkan
Model dari system informasi yang diusulkan akan disajikan dalam bentuk logical model, model ini akan digambarkan dengan diagram arus data( data flow diagram) yang akan menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-funfsi di system informasi yang diusulkan secara logical akan bekerja.
4.2 Data Flow Diagram
inisering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system yang baru akan dikembangkan secara logika dimana keuntungan logika ini adalah intuk memudahkan pemakai yang kurang menguasai computer untuk mengerti apa yang akan dikembangkan nantinya.
Gambar 4.1 Flowchart Sistem pengolahan Data Hotel yang diusulkan Login Menu utama Kamar tersedia Cari data tamu Pemesanan Pesan Check Pengolahan data check out Cari data tamu
Ubah data tamu
Check in
Data pesan
Pengolahan checkin
Pembayaran Check in
Pengolaha n laporean
Laporan
Nama dan password
Gambar 4.2 DFD Level 1 Sistem Reservasi Kamar Karyawan Admin 5 Management Karyawan karyawan 4 Management kategori kamar Receptionist D5 2 Management pemesanan D 4 3 Management Data Kamar D2 D3 1 Management Data Checkin D1 7 Percetakkan lap Pemesanan 6 Management Check out D9 Tamu D6 Nota Checkout Pimpinan Lap keungan Nota Pesan No_nota No_nota
Data pesan
Data Check in
No_nota No Kamar
4.3 Perancangan Data Base
Database merupakan komponen yang sangat penting dalam system informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Data-data dalam rancangan database pengolahan dan data reservasi ini meliputi :
Tabel 4.1 Rancangan database secara umum
Kode File Nama File Field Kunci
1 dbo.Checkin_Tabel PRIMARY KEY
2 dbo.Checkout _Tabel PRIMARY KEY
3 dbo.negara_Tabel PRIMARY KEY
4 dbo.password_Tabel PRIMARY KEY
5 dbo.pemesanan_Tabel FOREIGN KEY
6 dbo.user_Tabel PRIMARY KEY
7 dbo_tanggal_Tabel PRIMARY KEY
4.3.1 Rancangan Input Secara Umum
Alat input yang dugunakan berupa alat input langsung, proses dilakukan dengan pemasukan data (data entry).
Tabel 4.2 Rancangan input secara umum
No Nama Dialog Layar Sumber Data
1 FmrLogin Admin
3 Frmcheckin checkin
4 frmResercCheck reserc
5 frmCheckout checkOut
6 FrmCancelReservasi checkin
4.3.2 Rancangan Input dan Interface
Rancangan input data berserta interfacenya merupakan tampilan pada layar yang digunakan sebagai penuntun bagi pemakai tentang tata cara pemasukan data dan data apa saja yang akan dimasukka. Adapun rancangan input data yang akan dibuat digunakan sebagai berikut :
a. Rancangan Login
b. Rancangan Menu Utama
c. Rancangan Input Pemesanan Kamar
d. Rancangan Input Data Checkin
e. Rancangan Input Data Checkout
4.3.3 Rancangan Output Secara Umum
Tabel 4.3 Rancangan output secara umum
No Nama Laporan 1 Lapora harian Hotel
Tampilan Utama Aplikasi Hotel Arjuna Klaten
a. Data Pemesanan, digunakan untuk dapat langsung memesan kamar.
b. Data Checkin digunakan langsung dapat memesan dan langsung memakai kamar.
c. Data Check out digunakan tamu untuk meninggalkan kamar apabila sudah melakukan pembayaran.
d. Data Pembayaran, digunakan untuk pembayaran dapat dilakukan secara langsung,maupun pada saat check out.
e. Data Cari data tamu digunakan untuk mencari tamu yang sedang menginap di hotel.
f. Data Ubah data tamu, digunakan dalam perubahan data tamu yang menginap.
g. Data Kamar tersedia, digunakan untuk meliat kamar yang sudah isi dan belum.
h. Data Harga kamar, melihat tarif hotel arjuna.
i. Data User, digunakan untuk mengimputkan user boleh menggunakan aplikasi ini.
4.3.4 Rancangan Output Secara Rinci
Rancangan output atau rancangan keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data. Dimana proses dilakukan secara otomatis oleh computer, sedangkan data dimasukkan melalui input. Pembuatan manual program ini dimaksud untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan atau mengoperasi system diusulkan sekaligus sebagai penentu bagi pemakai yang akan menggunakannya.
a. Rancangan Input Login User
Gambar 4.7 Login User Gambar 4.3 Login User b. Rancangan Input Tambah Pengguna
Gambar 4.4 Tambah Pengguna
Ok Batal Nama
Pasword Login Aplikasi
Tabah Pengguna
Pasword Lama Pasword Baru Ulangi Pasword
Ok Tabah
a. Rancangan Input Menu Utama
Gambar 4.9 Menu Utama
Gambar 4.5 Menu Utama HOTEL ARJUNA KLATEN
Tgl
Kamar Tersedia Pemesanan Pebatalan Check In Check Out Cari Data Tamu Pebayaran Laporan Harian Ubah Pasword Log Off Keluar
Kamar Ekonomi Kamar Standart
5. Penutup 5.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada system pemesana kamar pada Hotel Arjuna dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan system manual sangat tidak efektif.
Penggunaan sistem informasi pemesanan kamar yang berbasis computer diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dengan menggunakan sistem informasi pemesanan kamar yang telah terkomputerisasi dapat diperoleh keuntungan antara lain :
a. Dapat menyajikan informasi kamar yang statusnya kosong, dipesan ataupun isi secara tepat dan akurat.
b. Dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi beban pekerjaan karyawan menjadi lebih ringan sehingga kinerja karyawan lebih meningkat.
5.2 Saran
a. Hal penting yang perlu diperhatikan dengan adanya sistem yang baru adalah melakukan perawatan terhadap hardware dan software dengan baik.
b. Seiring berkembangnya organisasi ,aka akan terjadi pula peningkatan kebutuhan sehinggamenyebabkan pula sistem yang sudah berjalan pada saatnya nanti tidak mampu lagi memenuhi kebutuhan manajemen maupun pihak lain yang terkait. Maka dari itu pada saatnya nanti perlu dilakukan pengembangan system.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi Jogja
Kusrini, M.Kom dan Andri Kinoyo, Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan visual Basic dan Microsoft SQl Server, Penerbit Andi,Yogyakarta 2007
http://blogcumacuma.blogspot.com/ diakses tanggal 5 Maret 2011 pukul 21.10 WIB
