DIMA GROUP
Tahun pembuatan
:
2017
Jilid
:
1 ( satu )
Nomor
:
0001/SOP/DIA/2017
Tanggal dikeluarkan
:
01 April 2017
Di setujui oleh
:
Head of Finance dan Head of BU Diageo
Last Updated
:
24 November 2014
KETENTUAN DAN PROSEDUR
( S.O.P )
KATA PENGANTAR
Perkembangan ekonomi dan bisnis di Indonesia telah melahirkan banyak perusahaan baru
dan kebutuhan untuk menjadi lebih baik dan tertata. Untuk menjadi lebih baik dan lebih tertata
diperlukan suatu acuan atau standar yang disepakati untuk dilaksanakan oleh semua departemen
dalam perusahaan. Standar atau acuan tersebut dikenal sebagai Standard Operating
Procedures.(SOP)
Menyusun SOP yang efektif adalah cara untuk menunjukkan bahwa suatu organisasi
mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan serta pengambilan keputusan dan
memutakhirkannya dari waktu ke waktu sesuai dengan tuntutan perubahan yang dialami perusahaan
tersebut, baik yang berasal dari inisiatif intern maupun tekanan ekstern dari lingkungan. Tidak ada
organisasi yang dapat hidup selamat dan berkembang tanpa menjadi lebih baik dari waktu ke waktu.
Untuk mendukung visi perusahaan dan untuk mencapai high performance organization, DIMA
Group menjalankan transformasi pada bulan September 2014 di mana terdapat perubahan struktur
organisasi dari konsep legal entity menjadi konsep business unit dan functional role. Dengan
berubahnya struktur organisasi tersebut di atas dan dengan beberapa addendum yang telah
diterbitkan melalui Surat Keputusan (SK), maka SOP DIMA Group mengalami pembaruan dari versi
sebelumnya yaitu SOP BU Diageo versi 24 November 2014.
Dengan pembaruan SOP ini diharapkan semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik,
cepat, tepat, efektif dan efisien karena urutan proses kerja, tugas, wewenang dan tanggung jawab
masing-masing bagian dibakukan dengan lebih jelas. Sehingga ketika ada kesalahan sistem yang
keluar dari jalurnya akan segera bisa diidentifikasi. Selain itu diharapkan karyawan akan lebih bisa
menjaga konsistensi dalam menjalankan pekerjaannya karena mengetahui dengan jelas peran dan
tanggung jawabnya sehingga kinerja organisasi atau karyawan bisa lebih terukur.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung
selesainya buku SOP ini dan kesediaannya dalam menjalankan serta melaksanakan semua ketentuan
yang telah dibuat dan disiapkan.
Jakarta, 01 April 2017
Hormat Kami,
KATA PENGANTAR
i
I. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Business Unit (BU) Diageo
1
Struktur Organisasi Corporate Controller
2
II. Tabel Kesetaraan Otoritas
3
III. Ketentuan dan Prosedur
A KEGIATAN DAGANG
1 Pemesanan Barang Dagangan
1.1. Flow Pengajuan Order Sheet Bulan Berikutnya dan
Forecast 2 (Dua) Bulan Berikutnya ………..………
4
1.2. Flow Revisi Order Sheet Bulan Berjalan ……….
5
1.3. Flow Pemesanan Barang Dagangan Lokal ke Principal /
Pabrik ……….
6
1.4. Flow Pemesanan Barang Dagangan Import ke Supplier /
Principal ……….
7
1.5. Flow Retur Pembelian Barang Dagangan Dari Gudang Pusat
BU / Cabang BU Ke Pabrik ………..
8
2 Kerja Sama Dengan Pelanggan
2.1. Outlet ( Di Luar Subdist dan Dealer)
2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open
Outlet) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang
Taking Order dan Kanvas) ………..
9
2.1.2. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe
Penjualan Kredit Untuk Tipe Dagang Taking
Order/Kanvas ……….
10
2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open
Outlet) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang
Taking Order dan Kanvas) ……….
11
2.1.4. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe
Penjualan Cash Untuk Tipe Dagang Taking
Order/Kanvas ………..
12
2.2. Dealer
2.2.1. Flow Penunjukan Dealer Baru ……….………
13-17
2.2.2. Standar Form Untuk Penunjukan Dealer ………..
18
2.2.3. Flow Perpanjangan Dealer ………
19-23
2.2.4. Standar Form Untuk Perpanjangan
Kontrak Dealer ………..
24
2.2.5. Standar Form Business Review Dealer ……….
25
2.2.6. Standar Data / Perijinan Untuk
Penunjukan / Perpanjangan Dealer ………
26
2.3. Sub Distributor
2.3.1. Flow Penunjukan Sub Distributor Baru ………..
27-31
2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Sub
Distributor Baru ……….
32
2.3.3. Flow Perpanjangan Kontrak Perjanjian
Sub Distributor ………..
33-37
2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan
Kontrak Sub Distributor ………
38
2.3.5. Standar Data / Perijinan Untuk
Penunjukan / Perpanjangan Subdist ………..
39
2.4. Ketentuan TOP dan Harga
2.4.1. Tabel Ketentuan Term of Payment (TOP) ………..
40
2.4.2. Tabel Approval Kategori Group Price List ………..
41
2.4.3. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Distributor ke
Internal / Eksternal Subdist ………..
42
2.4.4. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Distributor
Internal / Eksternal Subdist, ………
43
2.4.5. Flow Proses Distribusi Pricelist dari Distributor ke
Internal/Eksternal Subdist, Admin Budget & Marketing
Dept ……….
44
2.4.6. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Distributor
Internal ke Cabang, ……….
45
2.4.7. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist
ke Cabang ………..
46
2.4.8. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ……..
47
2.4.9. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Cabang ke
Outlet ………..
48
3 Penjualan
3.1. Ketentuan Penjualan Kredit dan Overlimit ………..
49
3.2. Flow Approval Sales Order Kredit ………
50
3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) di Luar Kanvas ………..
51
3.4. Flow Approval Sales Order Tunai ……….
52
3.6. Flow Approval Surat Permintaan Muat Kanvas
s/d Transfer Barang Dari Gudang Cabang BU ke Gudang
Kanvas ……….
54
3.7. Flow Penjualan Barang Kanvas s/d Penyelesaian
Pengembalian Sisa Barang ke Gudang Cabang BU ………
55
3.8. Flow Settlement Pembayaran dan Settlement
Dokumen ………
56
4 Retur Penjualan
4.1. Retur Penjualan Barang Dagang
4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan ………
57
4.1.2. Flow Pengajuan dan Penerimaan Barang
Retur ………
58
4.1.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang,
Pembuatan DO Retur & Compare Pelunasan ……….
59
4.2. Retur Embalase
4.2.1. Ketentuan Penarikan Embalase dari Pelanggan ke
Gudang Cabang BU ………..
60 - 61
4.2.2. Flow Proses Penarikan Embalase dari Pelanggan ke
Gudang Cabang BU ………
62 - 63
5 Piutang Dagang
5.1. Flow Timbulnya Piutang Dagang dan Update
Pencatatan Piutang Dagang ………..
64
5.2. Ketentuan Penagihan ………
65
5.3. Flow Penagihan dan Penyetoran Hasil Penagihan ……….
66
5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept. Legal ………
67
5.4A. Standar Ketentuan Penanganan Piutang Bermasalah Oleh
Departemen Legal ………..
68
5.5. Flow Proses Penanganan Piutang Bermasalah ……….
69
5.5A. Flow Proses Penghapusan Piutang Tidak Tertagih (Write Off)
Melalui Legal ……….
70 - 74
5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui
Departemen Internal Audit ……….
75
5.7. Flow Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui
Departemen Internal Audit ……….
76 - 78
6 Free Product dan Sample
6.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample
6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample HO ………..
79
6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample
Area ………..
80
6.1.3. Ketentuan Pengeluaran Biaya Promosi dengan
Penghematan Pajak Area ……….
81
6.2. Flow Approval Permintaan Free Product dan Sample
6.2.1. Flow Proses Approval Free Product dan Sample HO ………….
82
6.2.2. Flow Proses Approval Free Product dan Sample Area ……….
83
6.4. Flow Claim Free Product ……….
85
7 Stock
7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan
Faktur Penjualan dan Faktur Pajak ………
86 - 87
7.1.1. Flow Proses Transfer Stock Antar Cabang ……….
88 - 89
7.1.2. IK Transfer Stock Antar Cabang di Bosnet ……….
90 - 92
7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock ……….
93 - 95
7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan
( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) ……….
96
B KEGIATAN PROMOSI
8 Permintaan Dana
8.1. Flow Permintaan Dana (RFMF) HO ……….
97
8.2. Flow Permintaan Dana (RFMF) Area ……….
98
9 Kegiatan Sponsorship
9.1. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan
Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship HO ………
99
9.2. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan
Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship Area ……….
100
10 POSM
10.1. Ketentuan POSM HO
10.1.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM HO ………..
101
10.1.2. Ketentuan Penggunaan POSM HO ………..
102
10.1.3. Persetujuan Mock Up dan Rencana Alokasi
10.1.3.1. Flow Pengajuan dan Approval Design Mock
Up ………
103
10.1.3.2. Flow Pemesanan dan Approval
Mock Up HO ……….
104
10.1.3.3. Flow Alokasi POSM Top Down (HO) ………
105
10.1.3.4. Flow Alokasi POSM Bottom Up (Area) ………..
106
10.1.4. Pembelian POSM HO
Flow Persetujuan Pemesanan POSM HO ………
107
10.1.5. Prosedur Penerimaan dan Distribusi POSM
Barang Berharga ………..
108
10.1.5.1. Flow Penerimaan POSM Barang Berharga/
Barang Khusus ………...………..
109
10.1.5.2. Flow Penerimaan POSM Barang Berharga/
10.2. Ketentuan POSM Area
10.2.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM di Area ……….
111
10.2.2. Penerimaan dan Pengeluaran POSM di Area
Flow Proses Approval dan Penawaran Untuk
Pembelian POSM di Area ……….
112
10.2.3. Ketentuan Penggunaan POSM di Area ………..
113
10.3. Ketentuan Pemusnahan POSM Head Office dan Area ……….
114
11 SOLUS
11.1. Ketentuan SOLUS ……….
115
11.2. Flow Approval s/d Verifikasi Dokumen SOLUS ………
116
11.3. Flow Pembuatan Kontrak s/d Input RFMF ………
117
11.4. Standar Dokumen Perijinan SOLUS ………..
118
11.5. Standar Waktu Proses Kegiatan SOLUS……….
119
11.6. Form SOLUS ………..
120
12 Pembayaran SPG
Flow Claim Pembayaran SPG ……….
121
13 Penyimpanan Surat Berharga
Ketentuan Otorisasi Penerimaan, Penyimpanan & Pengeluaran
Surat Berharga
122
C TABEL OTORISASI BIAYA ………..
123 - 126
D FORM
1. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama
Dealer ……….
127
2. Form Persetujuan Bank Garansi ………
128
3. Dealer Company Profile ……….
129 - 134
4. Dealer Performance Scoring ………
135
5. Form MoU
136
6. Surat Penunjukan Dealer ………..
137
8. Description Dealer Performance Evaluation ……….
139
9. Sales Productivity Report ………
140
10. Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer ………
141
11. Target Dealer ………...
142
12. Lampiran Harga Jual ………..
143
13. KPI Dealer ………..
144
14. Report Payment Dealer ………
145
15. Report Achievement Dealer ……….
146
16. Sales Productivity Report ………
147
17. Data RTM Dealer ………..
148
18. Proposal Kerja Sama SOLUS ………..
149
19. Cost and Benefit (C&B) ………
150
20. Laporan Analisa Kelayakan ………
151
21. Solus Claim Monitor ………..
152
22. Form Credit Approval Card (CAC) ………..
153
23. Spesimen CAC ………
154
24. Form Cash Transaction Card (CTC) ……….
155
25. Form Surat Permintaan Muat Kanvas (SPM) ………
156
26. Faktur Penjualan Kanvas ……….
157
27. Form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas ……….
158
28. Surat Persetujuan Transaksi Kanvas Kredit ………..
159
29. List Outlet Kanvas Kredit ……….
160
30. Form Laporan Penjualan Harian ………..
161
31. Form Pendaftaran SKU Baru ………
162
32. Form Pricelist dari Distributor ke Subdist ……….
163
33. Form Pricelist dari Subdist ke Cabang ……….
164
34. Form Pricelist dari Cabang ke Outlet ………
165 - 168
35. Berita Acara Legal (BAL) ……….
169
36. Proposal Aktivitas (PA) ………..
170
38. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama
Subdist ………..
172
39. Cover Subdist Company Profile ……….
173
40. Subdist Performance Scoring ………..
174
41. Form Persetujuan Bank Garansi ………..
175
41. Form Goods Survey Report (GSR) ……….
176
42. Form Persetujuan Retur ke Pabrik ………
177
Page 1
STRUKTUR ORGANISASI BU DIAGEO
Head of BU Head of Sales Head of Operations Head of Customer Marketing HR Manager Finance Manager RBM ABM Sales Operation Manager Sales Information Ass. Manager Demand Planning Manager Sales Capability Manager Senior Channel Manager Innovation Planner Channel Manager
Solus & JUBP Analyst Business Support Manager Senior Trade Marketing Manager Regional HR Supervisor PA Admin TMM TME KAE Distribution Dev Manager KAM BE Data Analyst Admin Sales Sales Operation Staff System Admin Regional Database & System Spv Report & Analyst Spv Data Analyst
Admin Budget & POSM Channel Executive Channel Assistance SPG Coordinator SPG Admin Draught Quality Assurance TMM BA Sales Operation Staff
STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER
Corporate Controller
(CC)
Admin CC
Regional Controller
System Support &
Compliance Manager
Regional Controller
(GAM)
Admin
Verifikasi
(AV)
Admin A&P
Claim
(AC)
Admin
Account
Receivable
(AR)
Admin
Entry
(AE)
Koordinator
Kolektor
Operation
Support
Staff
Compliance
Staff
System
Support
Staff
Controller
Controller
(MM Pesing, Luar Jkt,
Budget)
Data Analyst
Kasir
(KS)
Admin
Budget Area
(AB)
Admin
Account
Receivable
(AR)
Admin
Verifikasi
(AV)
Admin A&P
Claim (AC)
Kasir (KS)
Admin
Entry (AE)
No Kelompok Jabatan Nama Jabatan BU Diageo BU NAB BU MM BU Food Spirit & Sweet Wine
1 Direksi Director Head of BU Head of BU Head of BU Head of BU Head of BU
Salesman/Promotor BA ASR/
Salesman Sales/MD Sales BA
Supervisor BE SPV SPV /
TL/MMS SPV Business Spv
Manager Area ABM ASM MMM Deputy DM BAM
Manager Regional RBM RSM BDM/DM BM BM
Manager Nasional HOS NSM NKAM - BUM
Planner Manager DP Mgr OM LM BM BM
Manager Nasional HOO - - -
-Staff TM BrA - - BrA
Supervisor CE, KAE Br Spv CS - TMS
Manager TMM, KAM BrM CM - BrM
Manager Nasional HOCM - - -
-4 Trade Marketing
TABEL KESETARAAN OTORITAS
Kesetaraan Otoritas
2 Sales
3 Operation
1.1. FLOW PENGAJUAN ORDER SHEET BULAN BERIKUTNYA DAN FORECAST 2 (DUA) BULAN BERIKUTNYA
Narasi
Demand Planning
Manager (DP Mgr)
RBM
HOS
Planner Control
Supervisor
1. Demand Planning Manager memberikan form Order Sheet di mana di dalam order sheet diberikan data selling out 3 bulan sebelumnya dan angka total target order sheet bulanan kepada RBM paling lambat tanggal 18 setiap bulan. 2. RBM memberikan feed back berupa data BE, rolling forecast dan breakdown forecast order sheet mingguan dan forecast total order sheet 2 bulan mendatang paling lambat tgl 22 tiap bulan.
3. DP Mgr membandingkan angka total target order sheet dan forecast order sheet. 4. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet sesuai allowance (range) di BU : 4.A. Untuk Internal Subdist DP Mgr mengirimkan order sheet kepada Planner Control SPv dan RBM paling lambat tgl 25 setiap bulan.
4.B. Untuk External Subdist DP Mgr mengirimkan order sheet kepada RBM untuk ditanda tangani oleh External Subdist dan RBM paling lambat tgl 24 setiap bulan.
Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan RBM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan 5. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet tidak sesuai allowance (range) di BU, DP Mgr meminta persetujuan HOS.
6. Jika HOS menyetujui, lakukan langkah 4.A. dan 4.B. 7 Jika HOS tidak menyetujui, maka DP Mgr merevisi order sheet lalu :
7.A. Untuk Internal Subdist DP Mgr mengirimkan revisi order sheet kepada Planner Control SPv dan RBM paling lambat tgl 25 setiap bulan.
7.B. Untuk External Subdist DP Mgr mengirimkan order sheet dikirimkan kepada RBM untuk didiskusikan ke eksternal Subdist. Jika External Subdist menyetujui, order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan RBM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Jika External Subdist tidak menyetujui, RBM berkoordinasi dengan DP Mgr dan kemudian setelah kesepakatan dicapai order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan RBM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan RBM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan Max tgl 18 Max tgl 22 Max tgl 24 Sesuai allowance? Target Order Sheet + Data Selling Out 3 Bln Sebelumnya
BE, Rolling Forecast, Breakdown forecast order sheet mingguan Dan total forecast Order sheet 2 bulan
berikutnya Order Sheet Order Sheet Tdk Ya Internal Subdist? Ya
Order Sheet Order Sheet
Order Sheet
Order Sheet Order Sheet
Order Sheet Tandatangan External Subdist dan RBM Order Sheet (Ttd Ext Subdist, RBM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RBM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RBM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RBM) Order Sheet Max tgl 25 Tdk Setuju? Ya Tdk Revisi Order Sheet
Order Sheet Order Sheet
Koordinasi dengan External Subdist
1.2. FLOW REVISI ORDER SHEET BULAN BERJALAN
Narasi
ABM/RBM
Demand Planning Manager
( DP Mgr)
Planner Control Spv
HOS
1. Demand Planning Manager
memberikan template order
sheet dengan data beginning
stock bulan berjalan paling
lambat tgl 7 setiap bulan
kepada RBM .
2. Jika tidak ada revisi, RBM
memberikan informasi kepada
DP Mgr paling lambat tgl 8 setiap
bulan .
3. Jika ada revisi, RBM mengirimkan
Revisi BE dan Rolling Forecast
paling lambat tgl 8 setiap bulan.
Khusus untuk revisi dari eksternal
subdist dokumen ditandatangani
oleh RBM dan PIC external subdist.
4. DP Mgr memeriksa revisi BE dan
Rolling Forecast kemudian
menghitung order sheet.
5. Jika order sheet sesuai dengan
allowance, data revisi order sheet
dikirimkan ke Planner Control Spv
paling lambat tgl 10 setiap bulan.
6. Jika tidak sesuai dengan allowance,
dimintakan persetujuan ke HOS.
Jika HOS setuju, data revisi order
sheet dikirimkan kepada Planner
Control SPv paling lambat tgl 10
setiap bulan.
7. Jika HOS tidak setuju, DP Mgr
berkoordinasi kembali dengan RBM.
Format
Order Sheet
Revisi BE dan
Rolling Forecast?
Informasi ke
DP Mgr
Tdk
Ya
Revisi BE dan
Rolling
Forecast
Max
tgl 7
Max
tgl 8
Sesuai
allowance ?
Revisi Order
Sheet
Revisi Order
Sheet
Tdk
Setuju?
Ya
Tdk
Informasi ke
RBM
Max
tgl
10
Ya
Page 5
1.3. FLOW PEMESANAN BARANG DAGANGAN LOKAL KE PRINCIPAL / PABRIK
Narasi
Head of BU
D&P Mgr
Finance &
Accounting
Manager
Principal
( PT. GI )/
Pabrik
Planner Control
Supervisor
Rincian Forecast Penjualan Tahunan Rincian Forecast Penjualan Tahunan Kirim email ke D&PMgr Rincian Forecast Penjualan Tahunan Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang (PF Draft) For Untuk 3 Bulan
Next 3 Months Kirim ke Head of BU DPF Untuk 3 Bulan Mendatang Approved ?
Kirim email ke D&P Mgr PO Kirim ke Principal/ Pabrik, F&A Mgr, Planner Control Spv PO No Yes 1. Target penjualan
tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada D&P Mgr.
2. D&P Mgr menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan, kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya. 3. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui. 4. Head of BU akan tanda tangan pada Draft Purchase Forecast (DPF) jika disetujui dan diberikan kembali kepada D&P Mgr untuk diproses. Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada D&P Mgr untuk di koreksi.
5. D&P Mgr menerima DPF yang sudah disetujui oleh Head of BU, kemudian membuat PO. 6. PO yang sudah dibuat dikirimkan oleh D&P Mgr kepada Pabrik/Principal, F&A Mgr, Planner Control SPv.
7. Pabrik membuat WIP. 8. WIP yang sudah dibuatkan oleh Pabrik, akan dikirimkan kepada DP Mgr.
9. DP Mgr akan meneruskan informasi WIP ke Planner Control Spv dan kepada Principal (khusus untuk pabrik MBI)
Keterangan :
DPF : Draft Purchase Forecast PF : Purchase Forecast PO : Purchase Order WIP : Weekly Issued Plan
WIP WIP PO Kirim email Planning Control Spv dan Principal WIP ke Principal (khusus produk MBI) DPF (Approved by Head of BU) Membuat PO PO
Page 6
1.4. FLOW PEMESANAN BARANG DAGANGAN IMPORT KE SUPPLIER / PRINCIPAL
Narasi Import Supervisor
(PT Aska Indoco) Supplier /
Principal D & P Mgr
Head of BU
1. Target penjualan tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada D&P Mgr. 2. D&P Mgr menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan, kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya. 3. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui.
4. Head of BU akan tanda tangani pada Draft Purchase Forecast (DPF) jika disetujui dan diberikan kembali kepada D&P Mgr untuk diproses.
Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada D&P Mgr untuk di koreksi. 5. Demand & Planning Manager (D&P Mgr) membuatkan PR yang berisi dengan pesanan produk impor untuk periode 3 (tiga) bulan dan diberikan 2 (dua) bulan sebelum tgl permintaan kedatangan barang. PR yang sudah dibuat dan ditandatangani akan diberikan kepada supplier / principal. 6. Supplier/principal menerima PR yang sudah ditandatangani oleh D&P Mgr.
7. Setelah supplier / principal menerima PR, maka mereka akan mulai mengecek untuk persediaan barang,kapasitas muatan container dan jadwal keberangkatan transporter. 8. Jika hasil pengecekannya sudah selesai dan berjalan dengan lancar, akan segera memberikan informasi kepada D&P Mgr.
9. Jika hasil pengecekan tidak lancar, supplier / principal akan segera memberikan informasi kepada D&P Mgr dan berkoor dinasi lagi dengan D&P Mgr.
10. Setelah berkoordinasi dan memperoleh perhitungan yang pasti, D&P Mgr mengirimkan angka PO via email kepada Import Spv PT Asca Indoco . 11. Import Spv PT Aska Indoco membuat PO dan mengirimkan PO kepada Supplier / Principal 12. Supplier/Principal menerima PO dan berdasarkan PO tsb, mereka mulai mengurus administrasi untuk keperluan ekspor.
Issued Purchase Requisition (PR) paling lambat tgl 25 tiap bulan Available PR Send to Supplier/ Principal PR Send to Supplier (Eksportir) Checking : 1. Stock Availability & Exp Date 2. Loading Capacity 3. Departure Time Tdk Purchase
Order Send PO via
email to Supplier Purchase Order Ya Send Information to D&P Mgr Purchase Request (Revised) Rincian Forecast Penjualan Tahunan Rincian Forecast Penjualan Tahunan Kirim email ke D&P
Mgr Rincian Forecast Penjualan Tahunan Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang (PF Draft) For Untuk 3 Bulan
Next 3 Months Kirim ke Head of BU DPF Untuk 3 Bulan Mendatang Approved ?
Kirim email ke D&P Mgr No Yes Email Angka PO Angka PO Membuat PO
Page 7
1.5. FLOW RETUR PEMBELIAN BARANG DAGANGAN DARI GUDANG PUSAT BU/CABANG BU KE PABRIK
Narasi Kepala Gudang ABM, RBM, HOS Controller Outbound Control
Spv Principal / Pabrik PO Retur ABM Buat Pengajuan Barang Retur Form Pengajuan (Ttd ABM) Verifikasi by Controller Diberikan ke RBM
dan HOS untuk dimintakan persetujuan Form Pengajuan (Ttd ABM, RBM, HOSl Verifikasi SKU yang akan diretur Koordinasi dengan Principal/Pabrik Tanda tangan pada Form Pengajuan Buat PO Retur PO Retur Form Pengajuan (approved) PO Retur Form Pengajuan (approved) Siapkan barang yang akan di retur sesuai PO Buatkan PO Receipt Retur PO Receipt retur PO Retur Form Pengajuan (approved) Kirim barang ke Principal/Pabrik A Minta ttd Delivery/ Transporter pada PO Receipt retur File A PO Retur PO Receipt retur Barang retur Hitung fisik barang vs PO Buat CN CN Kirim ke Acct HO PO Receipt retur (signed) Kirim ke Acct HO File 1. ABM membuat pengajuan
retur barang ke Principal/ Pabrik dan menandatangani form pengajuan. 2. Kemudian Form pengajuan diberikan kepada RBM dan HOS untuk dimintakan persetujuan. 3. Setelah Disetujui oleh ABM, RBM, HOS kemudian diberikan kepada controller untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi controller tanda tangan di form pengajuan.
4. Setelah ditandangani oleh controller, form pengajuan diberikan kepada Outbound Control Spv.
Outbound Control Spv koordinasi dengan Principal/ Pabrik mengenai rencana retur dan membuat Purchase Order Retur (PO Retur). 5. PO ke-1 diberikan ke Principal, Po Ke 2 ke Kepala Gudang, PO ke-3 untuk arsip logistic.
6. Kepala Gudang siapkan barang sesuai PO dan buatkan PO Receipt retur serta serahkan barang ke Transporter dengan dimintakan tandatangannya di PO Receipt retur. 7. Dok PO Receipt retur dan PO kemudian diberikan ke AV dengan selanjutnya diberikan kepada Accounting AP.
Proses Update Hutang (A/P) Tanda tangan pada Form Pengajuan Form Pengajuan (Ttd ABM, RBM, HOS, Controller) Form Pengajuan (Ttd ABM, RBM, HOS, Controller)
Page 8
Nama Proses 2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas)
Working Area Area
Unit Proses
Pengajuan Survey Persetujuan Pengecekan kelengkapan dokumen
& otorisasi
Input data & amplop piutang
Pemilik Proses Business Associate (BA) BE Business Associate (BA) Controller System Support Officer &
Admin AR Dokumen Credit Approval Card (CAC) &
Spesimen
Credit Approval Card (CAC) & Spesimen
Credit Approval Card (CAC) & Spesimen
Credit Approval Card (CAC) & Spesimen
Credit Approval Card (CAC) & Spesimen
Otoritas ABM/RBM/Head of Sales Controller
Dokumen pendukung yang di perlukan adalah copy KTP Pemilik, copy KTP penerima kuasa, copy NPWP (jika ada), copy SPPKP (jika PKP), copy SIUP
Waktu survey calon outlet baru harus diselesaikan paling lambat 3 (tiga) hari kerja.
Nilai kredit s/d Rp. 10.000.000,-disetujui oleh ABM
Selama pengajuan outlet baru masih belum memenuhi kelengkapan dan otorisasi sesuai ketentuan, maka tidak bisa bertransaksi secara kredit.
Master data customer untuk NOO disentralisasikan penginputannya oleh pusat di Bosnet
Calon outlet harus menandatangani pada CAC sesuai dengan tanda tangan pada KTP
BE membuat dokumentasi dan laporan hasil survey serta menandatangani CAC.
Nilai kredit Rp. 10.000.001,- s/d Rp. 20.000.000,- disetujui oleh RBM
Hasil pengecekan oleh controller, harus dibubuhkan tanda tangannya pada dokumen Credit Approval Card (CAC)
Admin A/R melakukan konfirmasi via telpon untuk kebenaran data CAC sebelum menyimpan CAC ke amplop piutang
Bagi penerima kuasa dari pemilik, juga harus menandatangani pada CAC sesuai dengan KTP
Selama proses survey berjalan, calon outlet baru tersebut dapat bertransaksi dengan pembayaran harus tunai.
Nilai Kredit Rp. 20.000.001,- s/d Rp. 50.000.000,- juta disetujui oleh Head of Sales
Nilai Kredit > Rp 50.000.000,- disetujui oleh Head of BU
Pembukaan outlet baru yang merupakan teman/keluarga dari karyawan, harus dimintakan persetujuan dari Head of Sales dengan kredit limit berapapun Untuk outlet baru diijinkan langsung melakukan transaksi kredit dengan syarat Credit Approval Card (CAC) sudah lengkap dan disetujui
Keterangan
Ketentuan
2.1.2. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN KREDIT UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER / KANVAS
Narasi
Business Associate (BA)
ABM/RBM/HOS/Head of
BU
Controller
Admin AR
System Support
Officer
BE
Isi CAC dan lengkapi syarat dokumennya CAC (outlet signed) Berikan ke BE untuk survey CAC (outlet, BE signed) Approved? CAC (Outlet) Survey kondisi outlet di lapangan Cek kelengkapan syarat Batal / Revisi kredit limit Tanda tangan pada CAC CAC (outlet,BE signed) Minta approval sesuai nilai kredit CAC (Outlet, ABM/ RBM/HOS,BE signed) Cek kelengkapan syarat & otorisasi Input ke Master Customer di DFS Tanda tangan pada CAC
Catat & simpan di amplop
piutang
No Yes 1. BA mengisi form Credit
Approval Card (CAC) dan melengkapi semua syarat dokumen yang diperlukan untuk pembukaan pelanggan baru (kredit). 2. BE melakukan survey 3. Setelah selesainya survey oleh BE dan sudah sesuai dengan ketentuan dan kondisi outlet di lapangan, BE membubuhkan tanda tangannya.
4. CAC yang sudah dibuatkan dan lampirannya diberikan kepada ABM/RBM/HOS/Head of BU sesuai dengan level approval limit kredit sbb : Nilai kredit s/d Rp 10 juta = ABM
Nilai kredit > Rp 10 juta s/d Rp 20 juta = RBM Nilai kredit > Rp 20 juta s/d Rp 50 juta = HOS Nilai kredit > Rp 50 juta = Head of BU
Kemudian setelah di-approve sesuai dengan nilai limit kredit, BA memberikan CAC kepada controller. 5. Controller menerima CAC dan lampirannya dari BA, kemudian verifikasi untuk kelengkapan syarat dokumen dan otorisasi sesuai dengan ketentuan kemudian menandatangani CAC. 6. Selanjutnya, Controller Scan dan kirim email CAC serta spesimen kepada System Support Officer, dan memberikan CAC asli, spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada),copy SIUP, copy NPPBKC (jika PKP) kepada admin A/R 7. System Support Officer input Master Customer di DFS (Bosnet) berdasarkan hasil scan CAC dan spesimen 8. Admin A/R menerima CAC asli dan spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada), copy SIUP, copy NPPBKC (jika PKP) kemudian cek kode master customer di DFS (Bosnet).
Jika master customer sudah dibuat, admin A/R mencatat dan simpan dokumen di amplop piutang
Scan dan email CAC, Copy KTP, copy NPWP Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP, Copy SPPKP,Copy SIUP Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP, Copy SPPKP,Copy SIUP CAC (Outlet, ABM/ RBM/HOS,BE, Controller signed) CAC + spesimen (Outlet, ABM/ RBM/HOS,BE, controller signed) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP, Copy SPPKP,Copy SIUP Copy NPWP, Copy SPPKP,Copy SIUP Copy NPWP, Copy SPPKP,Copy SIUP Copy NPWP, Copy SPPKP,Copy SIUP
Page 10
Nama Proses
2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas)
Working Area
Area
Unit Proses
Pengajuan
Persetujuan
Pengecekan kelengkapan pengisian
CTC
Input data & dokumentasi CTC
Pemilik Proses Business Associate (BA)
Business Associate (BA)
Controller
System Support Officer & Admin AV
Dokumen
Cash Transaction Card (CTC)
Cash Transaction Card (CTC)
Cash Transaction Card (CTC)
Cash Transaction Card (CTC)
Otoritas
BE
Controller
Dokumen pendukung yang di perlukan
adalah copy KTP Pemilik (optional),
copy KTP penerima kuasa (optional),
copy NPWP (jika ada)
CTC ditandatangani oleh BE
Hasil pengecekan oleh controller,
harus dibubuhkan tanda tangannya
pada dokumen CTC
Master data customer untuk NOO
disentralisasikan penginputannya oleh
pusat di BOSnet
Calon outlet baik pemilik / penerima
kuasa harus menandatangani spesimen
CTC didokumentasikan oleh AV
Khusus untuk tipe dagang kanvas,
apabila CTC tidak diisi dengan lengkap
dan faktur manual sudah dibuka,
dibuatkan CTC atas nama kode BA
sehingga tidak menambah RO
Note : Untuk pendaftaran potensial outlet, mengunakan Form CTC, diotorisasi oleh Supervisor/Manager
dan ketentuan pencatatann di system Bosnet adalah sebagai berikut :
1. Limit Kredit Rp.
2. TOP = 0 hari ( diblock)
3. Status = FDE (First Delivery)
Keterangan
Ketentuan
2.1.4. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN CASH TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN KANVAS
Narasi
Business Associate
(BA)
BE
Controller
AV
System Support Officer
Isi CTC dan
lengkapi syarat
dokumennya
CTC
(outlet
signed)
Berikan ke BE
utk persetujuan
CTC
(outlet
signed)
CTC
(BE signed)
Dokumen
pendukung
Cek kelengkapan
pengisian CTC
System Support
Officer Input ke
Master
Customer di DFS
(Bosnet)
Tanda tangan
pada CTC
Serahkan
ke AV
CTC
(BE, Ctrl
signed)
Catat & simpan
CTC
Dokumen
pendukung
Dokumen
pendukung
Dokumen
pendukung
1. BA mengisi form Cash
Transaction Card (CTC) dan
melampirkan copy KTP (jika ada)
2. CTC yang sudah dibuatkan dan
lampirannya diberikan kepada BE
untuk persetujuan.
3. Setelah disetujui oleh BE,
kemudian CTC diberikan kepada
Controller.
4. Controller menerima CTC dan
lampirannya kemudian verifikasi
Kelengkapan pengisian CTC lalu
menandatangani CTC
5. Selanjutnya, Controller Scan dan
email CTC beserta copy KTP (jika
ada) kepada System Support Officer
dan memberikan CTC beserta copy
KTP (jika ada) kepada AV
8. System Support Officer input
Master Customer CTC di DFS
(Bosnet)
9. AV
memastikan kode customer
sudah dibuat di sistem DFS (Bosnet)
kemudian File CTC
Tandatangan
CTC
Memastikan
kode sudah
dibuat di Bosnet
Scan dan email
CTC, Copy KTP
(jika ada)
Copy CTC, Copy
KTP (jika ada)
2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 1)
1/5
2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 2)
2/5
2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 3)
3/5
2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 4)
4/5
2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 5)
5/5
2.2.2 Standar Form Untuk Penunjukan Dealer
2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 1)
1/5
2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 2)
2/5
2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 3)
3/5
2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 4)
4/5
2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 5)
5/5
2.2.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Dealer
No Halaman
1 Checklist 103
2 Dealer Perform Evaluation 104
3 Sales Productivity Report 105
4 Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer 106
5 Lampiran Target Dealer 107
6 Lampiran Harga 108
7 KPI Dealer 109
8 Report Payment Dealer 110
9 Report Achievement Dealer 111
10 Sales Productivity Report 112
11 Data RTM Dealer 113
KETENTUAN HARGA (PRICE LIST) DAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) DEALER
- Penetapan harga Jual (price list Dealer) ditetapkan Potongan 3,5% dari harga Retail - Budget KPI adalah sebesar 1% dari omset pembelian sebelum PPN dan Embalase
- Pengajuan dan penentuan KPI = 1% disampaikan oleh RBM dan harus mendapat persetujuan dari HOS - Target penjualan sebagai dasar perhitungan KPI harus mendapat persetujuan dari HOS
- Pemberian KPI di hitung setiap bulan dan pembayarannya harus mendapat persetujuan dari Finance & Accounting Manager - KPI di hitung setiap bulan di buat oleh Controller dan di ketahui oleh RBM dan di periksa dan disetujui oleh Finance &
Accounting Manager
- KPI di bayarkan melalui pemberian potongan penjualan di invoice pada saat pengambilan berikutnya.
2.2.5. Standar Form Business Review Dealer
Nama Form
Max : 10 Mid : 7 Min : 3
Bonafiditas Bank Garansi
Ji ka BG bai k ni l ai & waktunya dapat dipenuhi sesuai dead l i ne dari surat yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri
Ji ka Ni l ai BG dapat di penuhi
minimal 75% dari Ni l ai yang
di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri
Ji ka Ni l ai BG di penuhi di bawah 75% sesuai surat yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri
Sesuai dengan Surat Perjanjian Penunjukan Dealer, dihitung dengan BG/Limit Kredit Payment
Jika pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan perjanjian atau TOP yang berlaku
Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 1 hari
Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 7 hari (Overdue di atas 7 hari) Contoh : Contoh : Contoh:
- Untuk yang Cash, pembayaran dilakukan pada saat barang dan Invoice diterima oleh Dealer
- Untuk yang Cash, pembayaran dilakuakan tidak pada saat barang atau Invoice diterima, namun dilakukan 1 hari setelah barang atau Invoice diterima
- Untuk yang Cash, pembayaran dilakaukan setelah 1 minggu barang atau Invoice diterima - Untuk yang BG,
Pembayaran sebelum atau tepat waktu Jatuh Tempo pembayaran, biasanya TOP 14 hari
- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat dari 1 hari dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi Overdue
- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat 1 minggu dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi overdue >7 hari
Commitment Sales Achievment
Jika Achievment capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target KPI
Jika Achievment capai dibawah 100% s/d 95% (<100%-95%) dari target KPI
Jika Achievment capai dibawah 95% (<95%) dari target KPI
Sesuai data Penjualan di Bos.Net
Sistem Purchase
Jika sistem purchase/order Dealer ke EDM sesuai dengan Phasing Target dalam 1 bulan dibagi rata perminggunya (kecuali dalam kondisi tidak ada barang)
Jika sistem purchase/order barang tidak sesuai dengan phasing target yang sudah ditentukan
Sesuaikan dengan realisasi Faktur atau PO di data
Outlet Cover
Jika jumlah RTM nya sama dengan atau di atas outlet yang tercantum lampiran perjanjian dealer
Jika jumlah RTM nya di bawah outlet yang tertera di lampiran perjanjian
Sesuai sales Productivity Report
Distribusi
Jika Achievment EO capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian
Jika Achievment EO capai dibawah 100% s/d 80% (<100%-80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian
Jika Achievment EO capai dibawah 80% (<80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian
Sesuai sales Productivity Report
NOO Jika Dealer memiliki NOO >= 5 Outlet
Jika Dealer memiliki NOO
<= 4 - 2 Outlet Jika Dealer tidak ada NOO
Sesuai sales Productivity Report
Service Level
Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 90% dari 1 x 24 jam
Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 80% dari 1 x 24 jam
Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level dibawah 80% dari 1 x 24 jam
Adjustment dari RDM
Warehouse Luas Gudang Luas Cukup Luas Kurang Luas
Adjustment dari RDM Cantumkan luas (m²) dan luas yang seharusnya
Kapasitas Gudang Sangat Cukup Cukup Kurang
Adjustment dari RDM Kemampuan penyimpanan jumlah stock
Supporting Armada
Jumlah dan Kondisi Armada masih sangat baik untuk digunakan sebagai penunjang penjualan
Jumlah dan Kondisi Armada cukup baik
Jumlah dan Kondisi Armada kurang layak untuk digunakan
Adjustment dari RDM Number of Sales Jika di dealer terdapat
Team atau Sales Exclusif
Jika di dealer hanya ada
Sales Reguler saja Adjustment dari RDM Disesuaikan dengan data
Finance
DESCRIPTION DEALER PERFORMANCE EVALUATION
POINT YANG DIDAPAT FACTOR
KATEGORI KETERANGAN
2.2.6. Standard Data / Perijinan
Untuk Penunjukan/Perpanjangan Dealer
2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 1)
2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 2)
2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 3)
2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 4)
2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 5)
2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Subdist Baru
2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 1)
2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 2)
2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 3)
2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 4)
2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 5)
2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Sub Distributor
2.3.5. Standard Data / Perijinan
Untuk Penunjukan/Perpanjangan Subdist
Brand Included :
1. Guinness (termasuk Guinness Draught dan Guinness Zero)
2. Smirnoff
3. Kilkenny
2.4.1. TABEL KETENTUAN TERM OF PAYMENT (TOP)
DEALER
WHS
RETAIL
HOREKA
TOP
6 hari
2 bill 6 hari 1 bill 6 hari 14 hari
GROUP OUTLET
2.4.2. TABEL APPROVAL KATEGORI GROUP PRICE LIST
DEALER
WHS
RETAIL
HOREKA
HOS
RBM
ABM
ABM
HOS
RBM
ABM
ABM
HOS
= Head of Sales
RBM
= Regional Business Manager
ABM
= Area Business Manager
GROUP OUTLET TRADISIONAL
Nama Proses
2.4.3. Flow Proses Input Kode dan Harga SKU Baru
Working Area
Head Office
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
No.: <<no>>.P.<<dept>> Berlaku Efektif : 09 Januari 2017 Paraf : Revisi : 00 Hal : 1/1All BU
Dokumen
Aktivitas
Parameter
KeteranganProsedur
Proses Input Kode SKU Baru dan Harga SKU Baru
Legend :
Awal/akhir Flow Proses Kondisi Aktivitas Proses Proses ManualReff. dari Process Bersambung Hal. Berikut Dokumen Copy Dokumen Decision Display
Mulai
Mengisi Form
Pendaftaran SKU Baru
1. Manager BU
Memberikan
kesepakatan bersama
mengenai harga DBP,
RBP, W, H, R, MM
2. Manager Nasional/Head of BU dan
Head of Finance
Form Pendaftaran SKU Baru (ditandatangani
Manager BU)
Form Pendaftaran SKU Baru (ditandatangani Manager BU, Manager
Nasional/Head of BU, Corp Treasury Manager
dan Head of Finance)
Memberikan Form Pendaftaran SKU Baru yang
sudah diisi dan disetujui sesuai ketentuan ke
Corp. Treasury Mgr, System Support Officer,
P&L Mgr, D&L Mgr dan Accounting Staff
3. Manager BU
4b. System Support Officer
4a. Corp Treasury Mgr
Melakukan input kode
baru di sistem
Navision
Melakukan input kode baru
di sistem Bosnet
Selesai
5. System Support Officer
Memberikan informasi ke
Accounting Staff bahwa
kode SKU baru telah
dilakukan input
6. Accounting Staff
Melakukan input harga
beli di sistem Bosnet
Selesai
Nama Proses
2.4.4. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Distributor ke Internal / Eksternal Subdist
Working Area
Head Office
Unit Proses
Informasi Perubahan Harga
Set Up Harga di BU dan Upload Harga di Sistem
Navision
Distribusi Price List ke Internal/
Eksternal Subdist
Pemilik proses
Principal
Corporate Treasury Manager
Accounting Staff
Dokumen
Email Perubahan Harga / Informasi Harga
Produk Baru dari Principal
Email harga DBP, WBP, RBP
Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List
Otoritas
Head of Finance & Head of BU
Head of Finance & Head of BU
Informasi perubahan harga / informasi harga
produk baru diberikan oleh principal
ditujukan kepada Coporate Treasury
Manager Distributor
Corporate Treasury Manager melakukan perhitungan
dan set up harga menurut kategori Distribution
Buying Price (DBP), Wholesaler Buying Price (WBP)
dan Retail Buying Price (RBP)
Memo pemberitahuan harga jual / price list
ditandatangani oleh Head of BU untuk ditujukan ke
subdist .
Corporate Treasury Manager membuat kode baru
untuk produk baru di sistem Navision
Corporate Treasury Manager melakukan upload
harga DBP, WBP dan RBP di sistem Navision
Corporate Treasury Manager menginformasikan
perubahan harga / informasi harga produk baru
kategori DBP, WBP, RBP kepada accounting staff via
Keterangan
Ketentuan
Memo pemberitahuan harga jual / price list yang
sudah ditandatangani oleh Head of BU dan Head of
Finance didistribusikan melalui email kepada :
1. Untuk External Subdist : Head of BU
2. Untuk Internal Subdist : Finance &
Accounting Manager Internal Subdist
3. Untuk Corporate Controller
4. Untuk Marketing Dept : Admin Mkt dan
Mkt Mgr
dan di cc kan ke Head of Finance
2.4.5. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI DISTRIBUTOR KE INTERNAL / EKSTERNAL SUBDIST, ADMIN BUDGET DAN MARKETING
DEPARTMENT
Narasi
Corporate Controller
& Marketing Dept
F&A Mgr Internal
Subdist
Accounting Staff
Principal
Corporate Treasury
Head of BU
Manager
1. Principal mengirimkan perubahan harga / informasi harga produk baru kepada Corporate Treasury Manager 2. Corporate Treasury Manager melakukan perhitungan dan set up harga menurut kategori DBP, WBP dan RBP 3. Jika terdapat produk baru, Corp. Treasury Mgr membuat kode baru di sistem Navision 4. Corporate Treasury Mgr melakukan upload harga DBP, WBP dan RBP di sistem Navision 5. Kemudian Corp. Treasury Manager menginfor masikan perubahan harga / informasi harga produk baru kepada accounting staff 6. Accounting Staff membuat memo Pemberitahuan Harga Head of BU 7. Memo Pemberitahuan Harga Jual yang sudah dibuat dan ditandatangani Head of Finance dan Head of BU didistribusikan via email kepada : # Internal Subdist : F&A Mgr Internal Subdist # Eksternal Subdist : Head of BU # Corporate Controller # Marketing Dept : Admin Mkt dan MM
dan di cc-kan ke Corporate Treasury Manager Perubahan Harga/ Harga Produk Baru Perhitungan Set Up Harga Kode baru (jika ada) dan upload DBP, WBP, RBP Email Perubahan Harga/ Harga Produk Baru Perubahan harga / harga produk baru Pemberitahuan Harga Jual / Price List
Tanda Tangan Head of Finance & Head
of BU Pemberitahuan Harga Jual / Price List Pemberitahuan Harga Jual / Price List Pemberitahuan
Harga Jual / Price List (Ttd Head of Finance, Head of BU) Pemberitahuan Harga Jual / Price List Pemberitahuan Harga Jual / Price List
Page 44
Nama Proses
2.4.6. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Internal Subdist ke Cabang
Working Area
Head Office
Unit Proses
Informasi Perubahan Harga
Set Up Harga di BU
Upload Harga di Sistem Bosnet dan Distribusi
Price List ke Cabang
Pemilik proses
Corporate Treasury Manager
F&A Mgr Subdist
System Support Officer
Dokumen
Email Perubahan Harga / Informasi Harga
Produk Baru dari Corporate Treasury
Manager
Email Perubahan Harga / Informasi Harga
Produk Baru dari F&A Mgr Distributor
Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List
Otoritas
Head of Finance dan Head of BU
Head of Finance dan Head of BU
Informasi perubahan harga / informasi harga
produk baru diberikan oleh Corporate
Treasury Manager ditujukan kepada F&A
Mgr Subdist
F&A Mgr Subdist melakukan perhitungan dan
set up harga menurut kategori harga
wholesaler (W), retail (R) , horeka (H) dan
modern market (M)
F&A Mgr Subdist menginformasikan
perubahan harga / informasi harga produk
baru kategori W, H, R,M kepada system
support officer via email
System Support Officer membuat memo
pemberitahuan harga jual / price list kepada
cabang dan ditandatangani oleh
Head of Finance
dan Head of BU
Memo pemberitahuan harga jual / price list yang
sudah ditandatangani oleh
Head of Finance
dan
Head of BU didistribusikan melalui email kepada
ABM, Controller di cc-kan ke RBM, HOS, NKAM
dan F&A Mgr Subdist
System Support Officer upload harga jual / price
list ke dalam sistem Bosnet berdasarkan memo
pemberitahuan harga jual / price list yang sudah
ditandatangani oleh
Head of Finance
dan Head of
BU
Keterangan
Ketentuan
Narasi
2.4.7. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI INTERNAL SUBDIST KE CABANG
Narasi
Cabang
( ABM, Controller),
RBM, HOS,NKAM
System Support
Officer
Corporate Treasury
Manager
F&A Mgr Subdist
1. Corporate Treasury Mgr
mengirimkan perubahan
harga / informasi harga
produk baru kepada F&A
Mgr Subdist
2. F&A Mgr Subdist
melakukan perhitungan
dan set up harga menurut
kategori W, R, H, M
3. Kemudian F&A Mgr
Subdist menginfor
masikan perubahan
harga / informasi harga
produk baru kepada
System Support Officer
4. System Support Officer
melakukan upload harga
W, R, H dan M di sistem
Bosnet
5. System Support Officer
membuat memo
pemberitahuan harga
jual / price list dan
dimintakan tanda tangan
ke Head of Finance dan
Head of BU
6. Memo Pemberitahuan
Harga Jual / Price List
yang sudah ditanda
tangani Head of Finance
dan Head of BU
didistribusikan via email
ke cabang ditujukan ke
ABM, controller, kemudian
di-cc kan ke RBM, HOS dan
F&A Mgr Subdist
Perhitungan
Set Up Harga
W, R, H, M
Email Perubahan
Harga/ Harga
Produk Baru
Perubahan
harga / harga
produk baru
Pemberitahuan
Harga Jual /
Price List
Tanda Tangan
Head of Finance,
Head of BU
Pemberitahuan
Harga Jual /
Price List
(Ttd Head of
Finance, Head
of BU)
Pemberitahua
n Harga Jual /
Price List
(Ttd Head of
Finance, Head
of BU)
Pemberitahuan
Harga Jual /
Price List
(Ttd F&A Mgr,
Head of BU)
Pemberitahuan
Harga Jual /
Price List
Page 46
Nama Proses
2.4.8. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Cabang ke Outlet
Working Area
Area
Unit Proses
Informasi Perubahan Harga
Distribusi Price List ke Outlet
Pemilik proses
System Support Officer
BA
Dokumen
Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru dari System
Support Officer
Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru dari System
Support Officer, Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List
Otoritas
BE dan ABM
Informasi perubahan harga / informasi System Support Officer ditujukan
kepada ABM dan Controller
BA membuat Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List ke Outlet
berdasarkan harga sesuai distribution channel
( wholesaler, retail, horeka, modern market) dan ditandatangani
oleh BE dan ABM
Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List yang sudah
ditandatangani oleh BE dan ABM didistribusikan ke outlet
Keterangan
Ketentuan
Narasi
2.4.8. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI CABANG KE OUTLET
Narasi
ABM
BE
BA
1. ABM menerima pemberitahuan harga jual / price list
2. ABM mendistribusikan memo pemberitahuan harga jual / price list kepada BE dan BA. 3. BA membuat memo pemberitahuan harga jual / price list per outlet dan dimintakan tanda tangan ke BE dan ABM 4. Memo pemberitahuan harga jual / price list per outlet yang sudah ditanda tangani BE dan ABM didistribusikan oleh BA ke outlet yang dituju
Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU) Print Pemberitahuan Harga Jual / Price List Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU) Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU) Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU) File File Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price
List Per Outlet
Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet Tanda Tangan BE Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet (Ttd BE) Tanda Tangan ABM Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet (Ttd BE, ABM) Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet (Ttd BE, ABM) Distribusi ke Outlet
