DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT FOOD

DIMA GROUP

Tahun pembuatan

:

2014

Jilid

:

1 ( satu )

Nomor

:

0001/SOP/FOD/2014

Tanggal dikeluarkan

:

24 November 2014

Di setujui oleh

:

Finance Director dan Head of BU Food

Last Updated

:

-KETENTUAN DAN PROSEDUR

( S.O.P )

KATA PENGANTAR

I. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Business Unit (BU) Food ………

1

Struktur Organisasi Corporate Controller ………

2

II. Tabel Kesetaraan Otoritas ………

3

III. Ketentuan dan Prosedur

A KEGIATAN DAGANG

1 Pemesanan Barang Dagangan

1.1. Flow Pengajuan Order Sheet Bulan Berikutnya dan

Forecast 2 (Dua) Bulan Berikutnya ………

4

1.2. Flow Revisi Order Sheet Bulan Berjalan ……….

5

1.3. Flow Pemesanan Barang Dagangan Lokal ke Principal /

Pabrik ……….

6

1.4. Flow Retur Pembelian Dari Gudang BU (Pusat dan Cabang) Ke

Pabrik ……….

7

2 Kerja Sama Dengan Pelanggan

2.1. Outlet ( Di Luar Subdist dan Dealer)

2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open

Outlet) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang

Taking Order dan Kanvas) ………..

8

2.1.2. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe

Penjualan Kredit Untuk Tipe Dagang Taking

Order/Kanvas ………..

9

2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open

Outlet) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang

Taking Order dan Kanvas) ………..

10

2.1.4. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe

Penjualan Cash Untuk Tipe Dagang Taking

Order/Kanvas ………..

11

2.2. Dealer

2.2.1. Flow Penunjukan Dealer Baru ………

12-13

2.2.2. Standar Form Untuk Penunjukan Dealer ………

14

2.2.3. Flow Perpanjangan Dealer ………

15-16

2.2.4. Standar Form Untuk Perpanjangan

Kontrak Dealer ………

17

2.2.5. Standar Form Business Review Dealer ………..

18

2.2.6. Standar Data / Perijinan Untuk

Penunjukan / Perpanjangan Dealer ………

19

2.3. Sub Distributor

2.3.1. Flow Penunjukan Sub Distributor Baru ………..

20-21

2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Sub

Distributor Baru ……….

22

2.3.3. Flow Perpanjangan Kontrak

Sub Distributor ……….

23-24

2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Sub

Distributor ……….

25

2.3.5. Standar Data / Perijinan Untuk

Penunjukan / Perpanjangan Kontrak Subdist ………

26

2.4. Ketentuan TOP dan Harga

2.4.1. Tabel Ketentuan Term of Payment (TOP) ……….

27

2.4.2. Tabel Approval Kategori Group Price List ……….

28

2.4.3. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Distributor ke

Internal / Eksternal Subdist ……….

29

2.4.4. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Distributor ke

Internal / Eksternal Subdist, Admin Budget dan

Marketing ………..

30

2.4.5. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist

ke Cabang ……….

31

2.4.6. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist

ke Cabang ………..

32

2.4.7. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………

33

2.4.8. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Cabang ke

Outlet ………..

34

3 Penjualan

3.1. Ketentuan Approval Penjualan Kredit dan Overlimit ……….

35

3.2. Flow Approval Sales Order Kredit ………..

36

3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) di Luar Kanvas ……….

37

3.4. Flow Approval Sales Order Tunai ……….

38

3.5. Ketentuan Penjualan Kanvas (Tunai dan Kredit) ……….

39

3.6. Flow Approval Surat Permintaan Muat Kanvas

s/d Transfer Barang Dari Gudang Cabang BU ke Gudang

3.7. Flow Penjualan Barang Kanvas s/d Penyelesaian

Pengembalian Sisa Barang ke Gudang Cabang BU ………..

41

3.8. Flow Settlement Pembayaran dan Settlement

Dokumen ……….

42

4 Retur Penjualan

4.1. Retur Penjualan Barang Dagang

4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan ……….

43

4.1.2. Flow Pengajuan dan Penerimaan Barang

Retur ………

44

4.1.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang,

Pembuatan DO Retur & Compare Pelunasan ………..

44A

5 Piutang Dagang

5.1. Flow Timbulnya Piutang Dagang dan Update

Pencatatan Piutang Dagang ………..

45

5.2. Ketentuan Penagihan ………

46

5.3. Flow Penagihan dan Penyetoran Hasil Penagihan ……….

47

5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept. Legal ………..

48

5.4A. Standar Ketentuan Penanganan Piutang Bermasalah Oleh

Departemen Legal ………

48A

5.4B. Standar Lead Time Penanganan Piutang Bermasalah Dari

Cabang Ke Legal ………..

48B

5.5. Flow Proses Penanganan Piutang Bermasalah ……….

49 - 49D

5.5A. Flow Proses Penghapusan Piutang Tidak Tertagih (Write Off)

Melalui Legal ……….

49E

5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui

Departemen Internal Audit ………..

50

5.7. Flow Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui

Departemen Internal Audit ………..

51

6 Free Product dan Sample

6.1. Ketentuan Permintaan Free Product

6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product HO ………

52

6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product Area ………..

53

6.2. Flow Proses Approval Free Product

6.2.1. Flow Proses Approval Free Product HO ………

54

6.2.2. Flow Proses Approval Free Product Area ………

55

6.3. Ketentuan Permintaan Sample

6.3.1. Ketentuan Permintaan Sample HO ……….

56

6.3.2. Ketentuan Permintaan Sample Area ……….

57

6.4. Flow Proses Approval Sample

6.4.1. Flow Proses Approval Sample HO ………

58

6.4.2. Flow Proses Approval Sample Area ………

59

7 Stock

7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan

Faktur Penjualan dan Faktur Pajak ………..

61

7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock ……….

62

7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan

( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) ………

63

B KEGIATAN PROMOSI

8 Permintaan Dana

8.1. Flow Permintaan Dana (RFMF) HO ……….

64

8.2. Flow Permintaan Dana (RFMF) Area ……….

65

9 Kegiatan Sponsorship

9.1. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan

Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship HO ……….

66

9.2. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan

Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship Area ……….

67

10 Pembayaran SPG

Flow Claim Pembayaran SPG ……….

68

C TABEL OTORISASI BIAYA ………..

69-72

D FORM

1. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama

Dealer ………

73

2. Form Persetujuan Bank Garansi ………

74

3. Dealer Company Profile ……….

75-80

4. Dealer Performance Scoring ………

81

5. Form MoU

82

6. Surat Penunjukan Dealer ………..

83

7. Checklist Kelengkapan Claim KPI Dealer ……….

84

8. Description Dealer Performance Evaluation ……….

85

9. Sales Productivity Report ……….

86

10. Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer ………

87

11. Target Dealer ……….

88-89

12. KPI Dealer ………

90

14. Report Achievement Dealer ……….

92

15. Sales Productivity Report ………

93

16. Data RTM Dealer ………..

94

17. Proposal Kerja Sama SOLUS ………..

95

18. Cost and Benefit (C&B) ………

96

19. Laporan Analisa Kelayakan ………

97

20. Form Credit Approval Card (CAC) ………..

98

21. Spesimen CAC ………

99

22. Form Cash Transaction Card (CTC) ……….

100

23. Form Surat Permintaan Muat Kanvas (SPM) ………

101

24. Faktur Penjualan Kanvas ……….

102

25. Form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas ………..

103

26. Surat Persetujuan Transaksi Kanvas Kredit ………..

104

27. List Outlet Kanvas Kredit ……….

105

28. Form Laporan Penjualan Harian ………..

106

29. Form Pricelist dari Distributor ke Subdist ……….

107

30. Form Pricelist dari Subdist ke Cabang ……….

108

31. Form Pricelist dari Cabang ke Outlet ………

109-112

31. Berita Acara Legal (BAL) ………..

113

32. Proposal Aktivitas (PA) ………

114

33. Form Perubahan Status Tipe Persediaan ………..

115

34. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama

Subdist ………..

116

35. Cover Subdist Company Profile ………

117

36. Subdist Performance Scoring ……….

118

37. Form Goods Survey Report (GSR) ………

119

38. Form Pengajuan Retur ke Pabrik ………..

120

STRUKTUR ORGANISASI BU FOOD

Head of BU

Business

Manager

PA

Admin

SPV/DM

Sales

Data Analyst

Admin

STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER

Corporate Controller

(CC)

Admin CC

Regional Controller

System Support &

Compliance Manager

Regional Controller

(GAM)

Admin

Verifikasi

(AV)

Admin A&P

Claim

(AC)

Admin

Account

Receivable

(AR)

Admin

Entry

(AE)

Koordinator

Kolektor

Operation

Support

Staff

Compliance

Staff

System

Support

Staff

Controller

Controller

(MM Pesing, Luar Jkt,

Budget)

Data Analyst

Kasir

(KS)

Admin

Budget Area

(AB)

Admin

Account

Receivable

(AR)

Admin

Verifikasi

(AV)

Admin A&P

Claim (AC)

Kasir (KS)

Admin

No

Kelompok Jabatan

Nama Jabatan

BU Diageo

BU NAB

BU MM

BU Food

Spirit & Sweet

Wine

1

Direksi

Director

Head of BU

Head of BU

Head of BU

Head of BU

Head of BU

Salesman/Promotor

BA

ASR/

Salesman

Sales/MD

Sales

BA

Supervisor

BE

SPV

SPV /

TL/MMS

SPV

Business Spv

Manager Area

ABM

ASM

MMM

Deputy DM

BAM

Manager Regional

RBM

RSM

BDM/DM

BM

BM

Manager Nasional

HOS

NSM

NKAM

-

BUM

Planner Manager

DP Mgr

OM

LM

BM

BM

Manager Nasional

HOO

-

-

-

-Staff

TM

BrA

-

-

BrA

Supervisor

CE, KAE

Br Spv

CS

-

TMS

Manager

TMM, KAM

BrM

CM

-

BrM

Manager Nasional

HOCM

-

-

-

-4

Trade Marketing

TABEL KESETARAAN OTORITAS

Kesetaraan Otoritas

2

Sales

1.1. FLOW PENGAJUAN ORDER SHEET BULAN BERIKUTNYA DAN FORECAST 2 (DUA) BULAN BERIKUTNYA

Narasi

SPV/DM

Business Manager (BM)

Planner Control

Head of BU

Supervisor

1. SPV/DM memberikan form Order Sheet di mana di dalam order sheet diberikan data selling out 3 bulan sebelumnya dan angka total target order sheet bulanan kepada BM paling lambat tanggal 18 setiap bulan.

2. BM memberikan feed back berupa data BE, rolling forecast, breakdown forecast order sheet mingguan dan forecast total order sheet 2 bulan mendatang paling lambat tgl 22 tiap bulan.

3. BM membandingkan angka total target order sheet dan forecast order sheet. 4. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet sesuai allowance (range) di BU : 4.A. Untuk Internal Subdist SPV/DM mengirimkan order sheet kepada Planner Control SPv dan BM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

4.B. Untuk External Subdist SPV/DM mengirimkan order sheet kepada BM untuk ditanda tangani oleh External Subdist dan BM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan BM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan 5. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet tidak sesuai allowance (range) di BU, SPV/DM meminta Persetujuan Head of BU 6 Jika Head of BU menyetujui, lakukan

langkah 4.A. dan 4.B. 7. Jika Head of BU tidak menyetujui, maka SPV/DM merevisi order sheet lalu :

7.A. Untuk Internal Subdist SPV/DM mengirimkan revisi order sheet kepada Planner Control SPv dan BM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

7.B. Untuk External Subdist SPV/DM mengirimkan order sheet dikirimkan kepada BM untuk didiskusikan ke eksternal Subdist. Jika External Subdist menyetujui, order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan BM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Jika External Subdist tidak menyetujui, BM berkoordinasi dengan SPV/DM dan kemudian setelah kesepakatan dicapai order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan BM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan BM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

Max

tgl

18

Max

tgl

22

Max

tgl

24

Sesuai allowance? Target Order Sheet + Data Selling Out 3 Bln Sebelumnya

BE, Rolling Forecast, Breakdown forecast order sheet mingguan Dan total forecast Order sheet 2 bulan

berikutnya Order Sheet Order Sheet Tdk Ya Internal Subdist? Ya

Order Sheet Order Sheet

Order Sheet

Order Sheet Order Sheet

Order Sheet Tandatangan External Subdist dan BM Order Sheet (Ttd Ext Subdist, BM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & BM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & BM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & BM) Order Sheet

Max

tgl

25

Tdk Setuju? Ya Tdk Revisi Order Sheet

Order Sheet Order Sheet

Koordinasi dengan External Subdist

1.2. FLOW REVISI ORDER SHEET BULAN BERJALAN

Narasi

SPV/DM

Business Manager (BM)

Planner Control

Head of BU

Supervisor

1. Business Manager (BM)

memberikan template order

sheet dengan data beginning

stock bulan berjalan paling

lambat tgl 7 setiap bulan

kepada SPV / DM

2. Jika tidak ada revisi, SPV/DM

memberikan informasi kepada

BM paling lambat tgl 8 setiap

bulan .

3. Jika ada revisi, SPV/DM mengirimkan

Revisi BE dan Rolling Forecast

paling lambat tgl 8 setiap bulan.

Khusus untuk revisi dari eksternal

subdist dokumen ditandatangani

oleh SPV/DM.

4. BM memeriksa revisi BE dan

Rolling Forecast kemudian

menghitung order sheet.

5. Jika order sheet sesuai dengan

allowance, data revisi order sheet

dikirimkan ke Planner Control SPV

paling lambat tgl 10 setiap bulan.

6. Jika tidak sesuai dengan

allowance, dimintakan

persetujuan ke Head of BU.

Jika Head of BU setuju, lakukan

langkah 5.

7. Jika Head of BU tidak setuju, BM

berkoordinasi kembali dengan SPV/

DM.

Format

Order Sheet

Revisi BE dan

Rolling Forecast?

Informasi ke

BM

Tdk

Ya

Revisi BE dan

Rolling

Forecast

Max

tgl 7

Max

tgl 8

Sesuai

allowance ?

Revisi Order

Sheet

Revisi Order

Sheet

Tdk

Setuju?

Ya

Tdk

Informasi ke

SPV / DM

Max

tgl

10

Ya

1.3. FLOW PEMESANAN BARANG DAGANGAN LOKAL KE PABRIK

Narasi

Head of BU

BM

Finance &

Accounting

Manager

Pabrik

Planner Control

Supervisor

Rincian Forecast Penjualan Tahunan Rincian Forecast Penjualan Tahunan Kirim email Ke BM Rincian Forecast Penjualan Tahunan Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang (PF Draft) For Untuk 3 Bulan

Next 3 Months Kirim ke Head of BU DPF Untuk 3 Bulan Mendatang Approved ? Kirim email ke BM Menerbitkant (Purchase Order (PO)

Kirim ke Pabrik dan F&A Mgr dan Planner Control Spv PO No Yes 1. Target penjualan

tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada Brand Manager (BM). 2. BM menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan, kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya. 3. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui. 4. Head of BU akan tanda tangani pada Draft Purchase Forecast (DPF) jika disetujui dan diberikan kembali kepada BM untuk diproses. Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada BM untuk di koreksi. 5. BM menerima DPF yang sudah disetujui oleh Head of BU, kemudian akan membuat PO dan mengirimkan kepada Pabrik, F&A Mgr, Planner Control Spv 6. Pabrik membuat WIP. 7. WIP yang sudah dibuatkan oleh Pabrik, akan dikirimkan ke BM, kemudian BM memberikan WIP kepada Planner Control Spv Keterangan :

DPF : Draft Purchase Forecast PF : Purchase Forecast PO : Purchase Order WIP : Weekly Issued Plan

WIP WIP PO Kirim email Ke Planner Control Spv DPF PO PO

1.4. FLOW RETUR PEMBELIAN DARI GUDANG BU (PUSAT DAN CABANG) KE PABRIK

Narasi

Kepala Gudang

SPV/DM, BM, Head

of BU

Controller

Outbound Control

Spv

Principal / Pabrik

PO Retur SPV / DM Buat Pengajuan Barang Retur Form Pengajuan (Ttd SPV / DM) Verifikasi by Controller Diberikan ke BM dan Head of BU untuk dimintakan persetujuan Form Pengajuan (Ttd SPV/DM, BM, Head of BU) Verifikasi SKU yang akan diretur Koordinasi dengan Principal/Pabrik Tanda tangan pada Form Pengajuan Buat PO Retur PO Retur Form Pengajuan (approved) PO Retur Form Pengajuan (approved) Siapkan barang yang akan di retur sesuai PO Buatkan PO Receipt Retur PO Receipt retur PO Retur Form Pengajuan (approved) Kirim barang ke Principal/Pabrik A Minta ttd Delivery/ Transporter pada PO Receipt retur File A PO Retur PO Receipt retur Barang retur Barang retur Hitung fisik barang vs PO Buat CN CN Kirim ke Acct HO PO Receipt retur (signed) Kirim ke Acct HO File 1. SPV / DM membuat

pengajuan retur barang ke Principal/Pabrik dan menandatangani form pengajuan.

2. Kemudian Form pengajuan diberikan kepada BM dan Head of BU untuk dimintakan persetujuan.

3. Setelah Disetujui oleh SPV/ DM, BM, dan Head of BU kemudian diberikan kepada controller untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi controller tanda tangan di form pengajuan.

4. Setelah Ditandangani oleh controller, form pengajuan diberikan kepada Outbound Control Spv.

Outbound Control Spv koordinasi dengan Principal/ Pabrik mengenai rencana retur dan membuat Purchase Order Retur (PO Retur). 5. PO ke-1 diberikan ke Principal, Po Ke 2 ke Kepala Gudang, PO ke-3 u/arsip logistic.

6. Kepala Gudang siapkan barang sesuai PO dan buatkan PO Receipt retur serta serahkan barang ke Transporter dengan dimintakan tandatangannya di PO Receipt retur. 7. Dok PO Receipt retur dan PO kemudian diberikan ke AV dengan selanjutnya diberikan kepada Accounting AP.

Proses Update Hutang (A/P) Tanda tangan pada Form Pengajuan Form Pengajuan (Ttd SPV/DM, BM, Head of BU, Controller) Form Pengajuan (Ttd SPV/DM, BM, Head of BU, Controller)

Nama Proses

2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas)

Working Area

Area

Unit Proses

Pengajuan

Survey

Persetujuan

Pengecekan kelengkapan dokumen

& otorisasi

Input data & amplop piutang

Pemilik Proses

Sales

SPV

Sales

Controller

System Support Officer &

Admin AR

Dokumen

Credit Approval Card (CAC) &

Spesimen

Credit Approval Card (CAC) &

Spesimen

Credit Approval Card (CAC) &

Spesimen

Credit Approval Card (CAC) &

Spesimen

Credit Approval Card (CAC) &

Spesimen

Otoritas

SPV

DM,BM,Head of BU

Controller

Dokumen pendukung yang di

perlukan adalah copy KTP

Pemilik, copy KTP penerima

kuasa, copy NPWP (jika ada),

copy SPPKP (jika PKP), copy SIUP

Waktu survey calon outlet baru

harus diselesaikan paling

lambat 3 (tiga) hari kerja.

Nilai kredit <= Rp 500 ribu, disetujui

oleh SPV/DM

Selama pengajuan outlet baru

masih belum memenuhi

kelengkapan dan otorisasi sesuai

ketentuan, maka tidak bisa

bertransaksi secara kredit.

Master data customer untuk

NOO disentralisasikan

penginputannya oleh pusat di

Bosnet

SPV membuat dokumentasi

dan laporan hasil survey serta

menandatangani CAC.

Nilai kredit > Rp 500 ribu - Rp 5 juta,

disetujui oleh BM

Hasil pengecekan oleh controller,

harus dibubuhkan tanda tangannya

pada dokumen Credit Approval

Card (CAC)

Admin A/R melakukan

konfirmasi via telpon untuk

kebenaran data CAC sebelum

menyimpan CAC ke amplop

piutang

Calon outlet harus

menandatangani pada CAC

sesuai dengan tanda tangan pada

KTP

Selama proses survey berjalan,

calon outlet baru tersebut

dapat bertransaksi dengan

pembayaran harus tunai.

Nilai Kredit > Rp 5 juta disetujui

oleh Head of BU

Bagi penerima kuasa dari pemilik,

juga harus menandatangani pada

CAC sesuai dengan KTP

Pembukaan outlet baru yang

merupakan teman/keluarga dari

karyawan, harus dimintakan

persetujuan dari Head of BU

dengan kredit limit berapapun

Untuk outlet baru diijinkan

langsung melakukan transaksi

kredit dengan syarat Credit

Approval Card (CAC) sudah lengkap

dan disetujui

Keterangan

2.1.2. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN KREDIT UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN KANVAS

Narasi

Sales

BM/Head of BU

Controller

System Support

Admin AR

Officer

SPV/DM

Isi CAC dan

lengkapi syarat

dokumennya

CAC (outlet signed)

Berikan ke SPV/

DM untuk

survey

CAC (outlet, BE signed)

Approved?

CAC (Outlet)

Survey kondisi

outlet di

lapangan

Cek kelengkapan

syarat

Batal / Revisi

kredit limit

Tanda tangan

pada CAC

CAC (outlet,SPV/ DM signed)

Minta approval

sesuai nilai

kredit

CAC (Outlet,SPV/DM/ BM/HoBU, signed)

Cek kelengkapan

syarat &

otorisasi

Input ke Master

Customer di DFS

Tanda tangan

pada CAC

Catat & simpan

di amplop

piutang

No

Yes

1. Sales mengisi form Credit

Approval Card (CAC) dan

melengkapi semua syarat

dokumen yang diperlukan untuk

pembukaan pelanggan baru

(kredit).

2. SPV/DM melakukan survey

3. Setelah selesainya survey oleh

SPV/DM dan sudah sesuai dengan

ketentuan dan kondisi outlet di

lapangan, SPV/DM membubuhkan

tanda tangannya.

4. CAC yang sudah dibuatkan dan

lampirannya diberikan kepada

BM/Head of BU sesuai dengan

level approval limit kredit sbb :

Nilai kredit s/d Rp 500 ribu = SPV/

DM

Nilai kredit > Rp 500 ribu s/d

Rp 5 juta = BM

Nilai kredit > Rp 5Juta = Head of BU

Kemudian setelah di-approve

sesuai dengan nilai limit kredit,

SPV/DM memberikan CAC kepada

controller.

5. Controller menerima CAC dan

lampirannya dari SPV/DM,

kemudian verifikasi untuk

kelengkapan syarat dokumen dan

otorisasi sesuai dengan ketentuan

kemudian menandatangani CAC.

6. Selanjutnya, Controller Scan dan

kirim email CAC serta spesimen

kepada System Support Officer,

dan memberikan CAC asli,

spesimen asli, copy KTP dan copy

NPWP (jika ada) kepada

admin A/R

7. System Support Officer input

Master Customer di DFS (Bosnet)

berdasarkan hasil scan CAC dan

spesimen

8. Admin A/R menerima CAC asli dan

spesimen asli, copy KTP dan copy

NPWP (jika ada) kemudian cek

kode master customer di DFS

(Bosnet).

Jika master customer sudah

dibuat, admin A/R mencatat dan

simpan dokumen di amplop

piutang

Scan dan email

CAC, Copy KTP,

copy NPWP

Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP

(jika ada) _{Copy KTP}

pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada) CAC (Outlet, SPV/DM/ BM/HoBU, Controller signed) CAC + spesimen (Outlet, SPV/DM/ BM/HoBU, controller signed) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada)

Nama Proses

2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas)

Working Area

Area

Unit Proses

Pengajuan

Persetujuan

Pengecekan kelengkapan dokumen &

otorisasi

Input data & amplop piutang

Pemilik Proses

Sales

Sales

Controller

System Support Officer & Admin AV

Dokumen

Cash Transaction Card (CTC)

Cash Transaction Card (CTC)

Cash Transaction Card (CTC)

Cash Transaction Card (CTC)

Otoritas

SPV/DM

Controller

Dokumen pendukung yang di perlukan

adalah copy KTP Pemilik (optional), copy

KTP penerima kuasa (optional), copy NPWP

(jika ada)

CTC ditandatangani oleh SPV/DM

Hasil pengecekan oleh controller, harus

dibubuhkan tanda tangannya pada

dokumen CTC

Master data customer untuk NOO

disentralisasikan penginputannya

oleh pusat di Bosnet

Calon outlet baik pemilik / penerima kuasa

harus menandatangani spesimen

CTC didokumentasikan oleh AV

Khusus untuk tipe dagang kanvas, apabila

CTC tidak diisi dengan lengkap dan faktur

manual sudah dibuka, dibuatkan CTC atas

nama kode sales sehingga tidak menambah

RO

Keterangan

2.1.4. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN CASH UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN KANVAS

Narasi

Sales

SPV/DM

Controller

AV

System Support Officer

Isi CTC dan

lengkapi syarat

dokumennya

CTC (outlet signed)

Berikan ke SPV/

DM utk

persetujuan

CTC (outlet signed) CTC (SPV/DM signed) Dokumen

pendukung

Cek kelengkapan

Pengisian CTC

System Support

Officer Input ke

Master

Customer di DFS

(Bosnet)

Tanda tangan

pada CTC

Serahkan

ke AV

CTC (SPV/DM, Ctrl signed)

Catat & simpan

CTC

Dokumen pendukung Dokumen pendukung Dokumen pendukung

1. Sales mengisi form Cash

Transaction Card (CTC) dan

Melampirkan copy KTP (jika ada)

2. CTC yang sudah dibuatkan dan

lampirannya diberikan kepada

SPV / DM untuk persetujuan.

3. Setelah disetujui oleh SPV/DM,

kemudian CTC diberikan kepada

Controller.

4. Controller menerima CTC dan

lampirannya kemudian verifikasi

kelengkapan pengisian CTC

kemudian menandatangani CTC

5. Selanjutnya, Controller Scan dan

email CTC beserta copy KTP (jika

ada) kepada System Support

Officer

dan memberikan CTC

beserta copy KTP (jika ada) kepada

AV

6. System Support Officer input

Master Customer CTC di DFS

(Bosnet)

7. AV

memastikan kode customer

sudah dibuat di sistem DFS

(Bosnet) kemudian File CTC

Tandatangan

CTC

Memastikan

kode sudah

dibuat di Bosnet

Scan dan email

CTC, Copy KTP

(jika ada)

Copy CTC, Copy KTP (jika ada)

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 1)

Narasi

SPV/DM dan BM

Admin

Legal

F&A Mgr, FD

Head of BU

Dealer

1. SPV/DM mengusulkan Calon Dealer baru ke BM dengan melampirkan : 1.1. Company Profile (Optional) 1.2. Kelengkapan Administratif : Kelengkapan administratif sesuai dengan tabel Standard Data / Perijinan merujuk ke bentuk badan hukum Dealer 1.3. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.4. MoU 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi 2.BM memeriksa dan evaluasi :

1. Company Profile dan

MoU

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi. 3. Kelengkapan Administratif

Jika BM menyetujui maka

BM menandatangani dokumen1.1 ,1.3, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. SPV/DM memintakan tanda tangan dokumen 1.4 (MoU) ke dealer. Jika dealer tidak setuju, SPV/DM melakukan revisi dan koordinasi dengan BM kemudian MoU baru dimintakan tanda tangan ke dealer. 4. SPV/DM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 ke Admin

5. Admin mengirimkan dokumen 1.3 dan 1.5 ke F&A Mgr dan mengirimkan dokumen 1.1, 1.2 dan 1.4 ke Legal

6. F&A Mgr melakukan analisa dan validasi kemudian jika semuanya sesuai menandatangani dokumen 1.3 dan 1.5. 7. F&A Mgr memintakan persetujuan dokumen 1.5 kepada FD. Setelah FD menyetujui dokumen 1.3 dan 1.5 diteruskan kepada Legal 8. Legal memeriksa dokumen validitas dokumen 1.2 dan jika tidak sesuai meminta SPV/DM melengkapi dokumen sesuai persyaratan. Jika dokumen 1.2 sudah sesuai dan dokumen 1.3 dan 1.5 sudah diterima dari F&A Mgr dokumen 1.1 s/d 1.5 diberikan kepada Admin. Admin meminta persetujuan Head of BU, jika disetujui Head of BU menandatangani dokumen 1.3, 1.4, 1.5.

1. SPV/DM mengusulkan Calon Dealer baru ke BM dengan melampirkan : 1.1. Company Profile (Optional) 1.2. Kelengkapan Administratif : Kelengkapan administratif sesuai dengan tabel Standard Data / Perijinan merujuk ke bentuk badan hukum Dealer 1.3. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.4. MoU 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi 2.BM memeriksa dan evaluasi :

1. Company Profile dan

MoU

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi. 3. Kelengkapan Administratif

Jika BM menyetujui maka

BM menandatangani dokumen1.1 ,1.3, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. SPV/DM memintakan tanda tangan dokumen 1.4 (MoU) ke dealer. Jika dealer tidak setuju, SPV/DM melakukan revisi dan koordinasi dengan BM kemudian MoU baru dimintakan tanda tangan ke dealer. 4. SPV/DM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 ke Admin

5. Admin mengirimkan dokumen 1.3 dan 1.5 ke F&A Mgr dan mengirimkan dokumen 1.1, 1.2 dan 1.4 ke Legal

6. F&A Mgr melakukan analisa dan validasi kemudian jika semuanya sesuai menandatangani dokumen 1.3 dan 1.5. 7. F&A Mgr memintakan persetujuan dokumen 1.5 kepada FD. Setelah FD menyetujui dokumen 1.3 dan 1.5 diteruskan kepada Legal 8. Legal memeriksa dokumen validitas dokumen 1.2 dan jika tidak sesuai meminta SPV/DM melengkapi dokumen sesuai persyaratan. Jika dokumen 1.2 sudah sesuai dan dokumen 1.3 dan 1.5 sudah diterima dari F&A Mgr dokumen 1.1 s/d 1.5 diberikan kepada Admin. Admin meminta persetujuan Head of BU, jika disetujui Head of BU menandatangani dokumen 1.3, 1.4, 1.5. 1.1. Company Profile 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan 1.4. MoU 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi BM Setuju? Tdk Dealer Tidak Disetujui Ya 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer) 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM)1.2. Kelengkapan Administratif1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer)_{1.5. Form} Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM) 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer) Dokumen 1.2 Valid? Tdk F&A Mgr, FD Setuju? F&A Mgr ttd 1.3 dan 1.5, FD ttd 1.5 Tdk Ya 1.3. Form Persetujuan (Ttd SPV/DM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD) 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD) 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD) Setuju? Tdk Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4, 1.5 Ya Ya 1 2 Dealer Tandatangan MoU 1.4. MoU (Ttd ABM, RBM, Dealer) 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM)1.2. Kelengkapan Administratif1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer)_{1.5. Form} Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM) 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD)

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 2)

Narasi

ABM dan RBM

Legal

F& A Mgr, FD

Dealer

Head of BU dan

Pemegang Kuasa Atas

Nama Direksi

Sales Admin

9.Jika Head of BU sudah

menyetujui dan dokumen

1.2 sudah valid, Legal

membuat Surat Penunjukan

Dealer.

10. Kemudian Surat Penunjukan

Dealer diberikan kepada

Admin untuk dimintakan

tanda tangan ke pemegang

kuasa atas nama direksi dan

dikirimkan ke area untuk

dimintakan tandatangan

Dealer.

11. Dealer mengurus bank

garansi dan memberikan

bank garansi kepada area.

12. Area mengirimkan bank

garansi kepada admin

kemudian admin memberikan

bank garansi kepada F&A

Mgr.

13. F&A Manager memberikan

copy bank garansi kepada

Legal, kemudian Legal

memeriksa apakah dealer

mempunyai ijin SIUP dan

NPPBKC, jika ada SIUP dan

NPPBKC, Legal akan

membuat Perjanjian

Penunjukan Dealer.

9.Jika Head of BU sudah

menyetujui dan dokumen

1.2 sudah valid, Legal

membuat Surat Penunjukan

Dealer.

10. Kemudian Surat Penunjukan

Dealer diberikan kepada

Admin untuk dimintakan

tanda tangan ke pemegang

kuasa atas nama direksi dan

dikirimkan ke area untuk

dimintakan tandatangan

Dealer.

11. Dealer mengurus bank

garansi dan memberikan

bank garansi kepada area.

12. Area mengirimkan bank

garansi kepada admin

kemudian admin memberikan

bank garansi kepada F&A

Mgr.

13. F&A Manager memberikan

copy bank garansi kepada

Legal, kemudian Legal

memeriksa apakah dealer

mempunyai ijin SIUP dan

NPPBKC, jika ada SIUP dan

NPPBKC, Legal akan

membuat Perjanjian

Penunjukan Dealer.

1.1. Company

Profile

(Ttd ASM, RSM)

1.2.

Kelengkapan

Administratif

1.3. Form

Persetujuan

(Ttd RSM, F&A

Mgr, Head of

BU)

Surat

Penunjukan

Dealer

Surat Penunjukan Dealer

(Ttd Pemegang Kuasa

Direksi)

1

Mengurus Bank

Garansi

Bank

Garansi

Bank

Garansi

Copy Bank

Garansi

Perjanjian

Penunjukan

Dealer

Bank

Garansi

Ada SIUP dan

NPPBKC?

Ya

Tdk

Cukup s/d Surat

Penunjukan

Dealer

Cukup s/d Surat

Penunjukan

Dealer

Surat

Penunjukan

Dealer

1.4. MoU

(Ttd ASM, RSM,

Dealer, Head of

BU)

1.5. Form

Persetujuan

Bank Garansi

(Ttd ASM, RSM,

F&A Mgr,

FD,Head of BU)

1.1. Company

Profile

(Ttd ASM, RSM)

1.2.

Kelengkapan

Administratif

1.3. Form

Persetujuan

(Ttd RSM, F&A

Mgr, Head of

BU)

1.4. MoU

(Ttd ASM, RSM,

Dealer, Head of

BU)

1.5. Form

Persetujuan

Bank Garansi

(Ttd ASM, RSM,

F&A Mgr,

FD,Head of BU)

1.1. Company

Profile

(Ttd ASM, RSM)

1.2.

Kelengkapan

Administratif

1.3. Form

Persetujuan

(Ttd RSM, F&A

Mgr, Head of

BU)

1.4. MoU

(Ttd ASM, RSM,

Dealer, Head of

BU)

1.5. Form

Persetujuan

Bank Garansi

(Ttd ASM, RSM,

F&A Mgr,

FD,Head of BU)

Surat Penunjukan Dealer

(Ttd Pemegang Kuasa

Direksi, Dealer)

No

Halaman

1

Form MoU

82

2

Form Persetujuan

73

3

Company Profile

75

CP-a

76

CP-b

77

CP-c

78

CP-d

79

CP-e

80

4

Surat Penunjukan Dealer

83

KETENTUAN PENGANGKATAN DEALER BARU

-

Pengajuan pengangkatan Dealer baru dilakukan dengan mengisikan form standard yang tersedia.

-

Pengajuan tersebut wajib di lampirkan dengan dokumen legal yang dibutuhkan ( dokumen terlampir ).

-

Dealer baru harus memberikan jaminan kepada perusahaan dalam bentuk Bank Garansi atau sertifikat

tanah dan bangunan yang sudah dibebankan hak tanggungan (APHT)

-

Nilai jaminan yang diberikan harus sesuai dengan kredit limit yang telah disetujui.

-

Jika kredit limit yang disetujui lebih besar dari pada nilai jaminan yang telah diberikan, maka harus

dimintakan persetujuan dari Head of BU dan Finance & Accounting Manager

-

Biaya Provisi Bank yang terjadi akan menjadi tanggungjawab penuh pada Dealer. (kecuali ada

permohonan tertentu yang disampaikan secara tertulis dan dengan alasan yang jelas)

-

Jika ada pengajuan sebagian atau sepenuhnya biaya provisi bank menjadi beban perusahaan, maka

harus dimintakan persetujuan dari Head of BU dan Finance & Accounting Manager

-

Masa kontrak perjanjian kerjasama baru dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun.

2.2.2 Standar Form Untuk Penunjukan Dealer

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 1)

Narasi

Legal

Admin

SPV/DM dan BM

F&A Mgr, FD

Head of BU

Dua bulan sebelum kontrak berakhir, Legal Dept memberikan informasi kepada Admin mengenai kerja sama dengan dealer yang akan berakhir kontraknya.

Admin menginformasikan ke area untuk melakukan penilaian dan menginformasikan jika ada kelengkapan administratif yang akan habis masa berlakunya.

Langkah selanjutnya : 1. SPV/DM mengusulkan perpanjangan kerjasama Dealer ke BM dengan melampirkan : 1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada):

Jika ada perubahan dokumen kelengkapan administratif / jika ada dokumen yang habis masa berlakunya. 1.4. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi

2. BM memeriksa dan evaluasi :

1. Performance Scoring

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi.

3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada)

Jika BM menyetujui maka

BM menandatangani dokumen1.1 ,1.2, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. SPV/DM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Admin 4. Admin mengirimkan dokumen 1.2, 1.3 ke Legal dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5 F&A Mgr.

5. F&A Mgr melakukan analisa dan kemudian jika semuanya sesuai akan menandatangani dokumen 1.4 dan 1.5 6. F&A Mgr memintakan persetujuan FD dokumen 1.5. Kemudian jika FD menyetujui dokumen 1.1, 1.4, 1.5 diteruskan kepada Legal 6. Legal memeriksa validitas dokumen 1.3 (jika ada) dan jika tidak sesuai akan meminta SPV/DM untuk melengkapi dokumen sesuai persyaratan.

Jika perubahan dokumen 1.3 sudah sesuai dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5,dah diterima dari F&A Mgr, Legal menyerahkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Admin Dept untuk dimintakan persetujuan ke Head of BU.

Jika Head of BU menyetujui, Head of BU menandatangani dokumen 1.3, 1.4 dan 1.5

Dua bulan sebelum kontrak berakhir, Legal Dept memberikan informasi kepada Admin mengenai kerja sama dengan dealer yang akan berakhir kontraknya.

Admin menginformasikan ke area untuk melakukan penilaian dan menginformasikan jika ada kelengkapan administratif yang akan habis masa berlakunya.

Langkah selanjutnya : 1. SPV/DM mengusulkan perpanjangan kerjasama Dealer ke BM dengan melampirkan : 1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada):

Jika ada perubahan dokumen kelengkapan administratif / jika ada dokumen yang habis masa berlakunya. 1.4. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi

2. BM memeriksa dan evaluasi :

1. Performance Scoring

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi.

3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada)

Jika BM menyetujui maka

BM menandatangani dokumen1.1 ,1.2, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. SPV/DM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Admin 4. Admin mengirimkan dokumen 1.2, 1.3 ke Legal dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5 F&A Mgr.

5. F&A Mgr melakukan analisa dan kemudian jika semuanya sesuai akan menandatangani dokumen 1.4 dan 1.5 6. F&A Mgr memintakan persetujuan FD dokumen 1.5. Kemudian jika FD menyetujui dokumen 1.1, 1.4, 1.5 diteruskan kepada Legal 6. Legal memeriksa validitas dokumen 1.3 (jika ada) dan jika tidak sesuai akan meminta SPV/DM untuk melengkapi dokumen sesuai persyaratan.

Jika perubahan dokumen 1.3 sudah sesuai dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5,dah diterima dari F&A Mgr, Legal menyerahkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Admin Dept untuk dimintakan persetujuan ke Head of BU.

Jika Head of BU menyetujui, Head of BU menandatangani dokumen 1.3, 1.4 dan 1.5

Informasi Kontrak Yang Akan Berakhir ( 2 Bulan Sebelum Berakhir ) Perpanjangan Dealer Tidak Disetujui Informasi ke Area 1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional)1.3. Kelangkapan Administratif1.4. Form Persetujuan 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi BM Setuju? Ya Ya Tandatangan 1.1, 1.2, 1.4, 1.5 Tdk Tdk 1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd SPV/DM, BM 1.3. Kelangkapan Administratif_Persetujuan1.4. Form (Ttd SPV/DM, BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM) 1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd SPV/DM, BM 1.3. Kelangkapan Administratif_Persetujuan1.4. Form

(Ttd SPV/DM, BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd SPV/DM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, BM)1.4. Form Persetujuan (Ttd SPV/DM, BM)1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM) Dokumen Valid? Tdk Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Tdk Tdk Ya Ya F&A Mgr ttd 1.4 dan 1.5, FD ttd 1.5 1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, BM)1.4. Form Persetujuan (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr)1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD ) Ya Ya 1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd SPV/DM, BM1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD ) 1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd SPV/DM, BM1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD ) 1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd SPV/DM, BM1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD ) Setuju? Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4 dan 1.5 1 Ya Ya Tdk Tdk 2

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 2)

Narasi

SPV/DM dan BM

Legal

Head of Sales (HOS) dan

Dealer

Head of Operation (HOO)

F&A Mgr, FD

Head of BU dan

Pemegang Kuasa Atas

Nama Direksi

Admin

7.Jika Head of BU sudah

menyetujui dan dokumen

1.2 sudah valid, Legal

membuat Surat Penunjukan

Dealer.

8. Kemudian Surat Penunjukan

Dealer diberikan kepada

admin untuk dimintakan

tanda tangan ke pemegang

kuasa atas nama direksi dan

dikirimkan ke area untuk

dimintakan tandatangan

Dealer.

9. Dealer mengurus bank

garansi dan memberikan

bank garansi kepada area.

10. Area mengirimkan bank

garansi kepada admin

kemudian admin

memberikan bank garansi

kepada F&A Mgr.

11. F&A Manager memberikan

copy bank garansi kepada

Legal, kemudian Legal

memeriksa apakah dealer

mempunyai ijin SIUP dan

NPPBKC, jika ada SIUP dan

NPPBKC, Legal akan

membuat Perjanjian

Penunjukan Dealer.

7.Jika Head of BU sudah

menyetujui dan dokumen

1.2 sudah valid, Legal

membuat Surat Penunjukan

Dealer.

8. Kemudian Surat Penunjukan

Dealer diberikan kepada

admin untuk dimintakan

tanda tangan ke pemegang

kuasa atas nama direksi dan

dikirimkan ke area untuk

dimintakan tandatangan

Dealer.

9. Dealer mengurus bank

garansi dan memberikan

bank garansi kepada area.

10. Area mengirimkan bank

garansi kepada admin

kemudian admin

memberikan bank garansi

kepada F&A Mgr.

11. F&A Manager memberikan

copy bank garansi kepada

Legal, kemudian Legal

memeriksa apakah dealer

mempunyai ijin SIUP dan

NPPBKC, jika ada SIUP dan

NPPBKC, Legal akan

membuat Perjanjian

Penunjukan Dealer.

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, Head of BU) Surat Penunjukan Dealer

Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer) Surat Penunjukan Dealer

(Ttd Pemegang Kuasa Direksi)

1

Mengurus Bank Garansi Bank Garansi Bank Garansi Copy Bank Garansi

Perjanjian

Penunjukan

Dealer

Bank Garansi

Ada SIUP dan

NPPBKC?

Ya

Tdk

Cukup s/d Surat

Penunjukan

Dealer

Cukup s/d Surat

Penunjukan

Dealer

Surat Penunjukan Dealer 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer, Head of BU)_Persetujuan 1.5. Form

Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD, Head of BU) 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer, Head of BU)_Persetujuan 1.5. Form

Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD, Head of BU) 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer, Head of BU)_Persetujuan 1.5. Form

Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD, Head of BU)

No

Nama Form

Halaman

1

Form Performance Scoring

2

Form Persetujuan

3

Surat Penunjukan Dealer

KETENTUAN PERPANJANGAN KONTRAK DEALER

-

Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer dilakukan dengan mengisikan form

Performance Scoring yang tersedia.

-

Performance Scoring di nilai oleh SPV/DM dan BM dengan diperoleh kesepakatan bersama Dealer.

-

Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama Dealer harus melampirkan dokumen legal (terbaru) yang

dibutuhkan ( dokumen terlampir ).

-

Perbaharuan nilai Bank Garansi sesuai dengan target penjualan dan perkembangan usaha Dealer.

-

Maksimal masa perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun dan minimal

adalah 6 (enam) bulan.

-

Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer harus dilakukan paling lambat 1 (satu)

bulan sebelum tanggal kadaluarsa kontrak perjanjian.