DESIGN DAN IMPLEMENTASI UPDATE BIODATA
SiS+PADA PERGURUAN TINGGI RAHARJA
Ary Budi Warsito
1, Indri Handayani
2, Muhamad Ikhsan Ramli
3STMIK Raharja Jl. Jendral Sudirman No. 40, Modern Cikokol, Kota Tangerang, Tlp (021)
5529692
Program Studi Sistem Informasi, STMIK Raharja Tangerang
e-mail: arybudiwarsito@raharja.info
1, indri@raharja.info
2, ikhsan@raharja.info
3ABSTRACT
The development of information technology is increasingly rapidly and constantly changing year after year requires us to constantly innovate and make a creative work, as well as the Coll ege of Raharja desperate need of system information that is relevant, accurate, fast, and efficient to support the sustainability of academic activity the future. The author conducted research on System Update Biodata on SIS in College of Raharja. The research method used is observation, literature and documentation. The method used is the development of the waterfall method. Based on an analysis conducted by the author and the problems encountered in Biodata Update Biodata SIS is still manually update the system using Biodata form are available at reception, and the input data is still manual, as one of alternative solutions to a problem, then be made to the proposed system is the development of That SiS system using SiS+ Biodata update is a web-based information system and made by Yii Framework using the PHP programming language. Database management system (DBMS) used in this software is MySQL. This information system will display some form Biodata update them, Biodata Update, Employment, Education, the parents / guardians, Seminars, Achievement, Social Networking, moreover, this information system is also expected to boost the quality and service to students.
Keywords : SIS, SiS+, Biodata.
ABSTRAK
Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat dan selalu berubah-ubah dari tahun-ketahun menuntut kita untuk selalu berinovasi dan membuat suatu karya yang kreatif, seperti halnya Perguruan Tinggi Raharja sangat membutuhkan sistem informasi yang relevan, akurat, cepat, dan efisien untuk menunjang keberlangsungan aktivitas akademik kedepannya. Penulis mengadakan penelitian pada Sistem Update Biodata pada SiS di Perguruan Tinggi Raharja. Metode penelitian yang dipakai adalah observasi, studi pustaka dan dokumentasi. Metode pengembangan yang dipakai ialah metode waterfall. Berdasarkan analisa yang dilakukan penulis dan masalah-masalah yang dihadapi dalam Update Biodata SiS+ adalah sistem update biodata masih manual dengan menggunakan form biodata yang tersedia di resepsionis, dan input data yang masih manual, sebagai salah satu alternatif pemecahan masalah, maka dibuatlah usulan sistem pengembangan dari SiS+, yaitu Sistem Update Biodata menggunakan SiS+ merupakan sebuah sistem informasi berbasis web dan dibuat dengan Yii Framework menggunakan bahasa pemrograman PHP. Database management system (DBMS) yang digunakan dalam perangkat lunak ini adalah MySQL. Sistem informasi ini akan menapilkan beberapa form update biodata diantaranya, Update Biodata, Pekerjaan, Pendidikan, Orantua/wali, Seminar, Prestasi, Jejaring Sosial, selain itu, sistem informasi ini juga diharapkan dapat menigkatkan mutu dan pelayanan kepada mahasiswa.
Kata Kunci : SIS, SiS+, Biodata.
1. PENDAHULUAN
Teknologi komputer berupa sistem informasi dapat mempermudah pemrosesan informasi yang dibutuhkan sehingga informasi dapat disampaikan secara lebih cepat, jelas, mudah, dan lengkap. Saat ini teknologi web banyak dimanfaatkan sebagai sistem informasi, dengan menggunakan teknologi web, informasi dapat diakses tanpa adanya batasan ruang dan waktu seperti halnya dalam metode pemrograman dalam membangun sebuah aplikasi. Dengan adanya kemajuan teknologi mempengaruhi
dunia pendidikan, mahasiswa tidak lagi harus datang ke perpustakaan untuk mencari referensi karya ilmiah, karena adanya media internet.
Biodata merupakan hal yang penting dalam dunia informasi, guna memudahkan para pengguna untuk mencari data seseorang, SiS+ ( Student iLearning Service Plus ) merupakan salah satu sistem yang digunakan untuk memberikan kenyamanan bagi mahasiswa Perguruan Tinggi Raharja untuk mengakses berbagai kepentingan dan keperluan perkuliahan, didalamnya terdapat sistem update biodata online yang bisa di akses dimana saja dan kapan saja, sehingga memudahkan mahasiswa dalam melakukan update biodata.
Sistem yang berjalan saat ini pada Perguruan Tingi Raharja, Mahasiswa mengambil form update biodata yang terdapat di resepsionis, dan mengisinya sesuai yang diinginkan, setelah itu mahasiswa menyerahkannya ke RPU untuk diinput, setelah itu mahasiswa dapat melihat biodata yang telah diupdate pada BOX SIS.
2. METODE PENELITIAN 2.1. PERMASALAHAN
Masalah yang ada saat ini adalah pada saat pribadi raharja, update biodata masih manual dan tidak dapat dilakukan secara online.
Gambar 1. Permasalahan
Pada Gambar 1 diketahui sistem yang berjalan saat ini pada Perguruan Tingi Raharja, Mahasiswa mengambil form update biodata yang terdapat di resepsionis, dan mengisinya sesuai yang diinginkan, setelah itu mahasiswa menyerahkannya ke RPU untuk diinput, setelah itu mahasiswa dapat melihat biodata yang telah diupdate pada BOX SIS.
Gambar 2. Use Case yang sedang berjalan
Berdasarkan Gambar 2 Use Case Diagram Update Biodata yang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut :
Actor : Mahasiswa, Resepsionis
Deskripsi : Mahasiswa mengambil form update biodata yang terdapat di Resepsionis. 2. Usecase : Mengisi Form Biodata
Actor : Mahasiswa
Deskripsi : Mahasiswa mengisi form biodata sesuai dengan biodata yang ingin di update. 3. Usecase : Menyerahkan Form Biodata yang telah di isi
Actor : Mahasiswa, Resepsionis.
Deskripsi : Mahasiswa menyerahkan form biodata yang sudah di isi kepada resepsionis untuk di serahkan ke bagian kemahasiswaan.
4. Usecase : Menyerahkan Form Biodata yang telah di isi untuk diinput Actor : Resepsionis, Bagian Kemahasiswaan
Deskripsi : Resepsionis menyerahkan form biodata yang telah di isi untuk diinput ke Bagian Kemahasiswaan
5. Usecase : Update Biodata Actor : Bagian Kemahasiswaan
Deskripsi : Bagian Kemahasiswaan melakukan Update Biodata
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat dirumuskan permasalahan yang di hadapi dalam penelitian ini yang menjadi masalah utama yaitu Bagaimana caranya agar Update Biodata dapat dilakukan secara online dan realtime?
2.2. LITERATUR RIVIEW
Dalam meningkatkan mutu pelayanan berbasis online perlu diadakannya study pustaka sebagai salah satu penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Manfaat dari Study Pustaka (Literatur Review) yaitu untuk mengidentifikasi kesenjangan (identify gaps), menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel), mengidentifiksikan metode yang pernah dilakukan, meneruskan penelitian sebelumnya, serta mengetahui orang lain yang spesialisasi dan area penelitiannya sama di bidang ini. Beberapa Literatur Review tersebut adalah sebagai berikut :
1. Penelitian yang dilakukan oleh Erlita Rasdiana pada tahun 2013 dengan judul “Analisa
pengembangan Sistem Information Student (SIS) pada perguruan tinggi Raharja”. Penelitian ini
membahas tentang System Student Information Services (SIS) yang ada pada Perguruan Tinggi Raharja, SIS yang berjalan saat sudah cukup baik, namun sejalan dengan kemajuan dan perkembangan teknologi serta pengembangan kebutuhan Pribadi Raharja pada umumnya atas informasi mengenai segala bentuk pemberitahuan dan pengumuman secara umum maupun khusus, kedisiplinan dan layanan kepada mahasiswa, maka sistem ini memerlukan sistem yang benar-benar handal dan dapat berfungsi semaksimal mungkin untuk memberikan informasi serta memenuhi kebutuhan tersebut. (Erlita Rasdiana: 2013).[1]
2. Penelitian yang dilakukan oleh irsan,dkk tahun 2013 yang berjudul “Single Authentication for
Multiple Access WITH SSO ( Single Sign On)” Hasil yang diperoleh adalah Sistem dengan
menggunakan SSO, seorang pengguna hanya cukup melakukan proses autentifikasi sekali saja untuk mendapatkan izin akses terhadap semua layanan yang terdapat semua layanan yang terdapat di dalam jaringan.penulis mengambil konsep single sign on dengan menggunakan Rinfo.[2]
3. Penelitian yang dilakukan oleh Edwin, 2010 Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Akademik menggunakan Framework Prado Studi Kasus Sekolah Tinggi Bahasa Asing Styles. Wacana.hasil
yang di peroleh adalah aplikasi ini menghasilkan sebuah informasi akademik berbasis web yang dapat mengolah registrasi mata kuliah dan nilai menggunakan framework PRADO.[3]
4. Penelitian yang dilakukan oleh Siti Ainiyah pada tahun 2013 dengan judul “Analisa
Pengembangan OJRS+ Pada Perguruan Tinggi Raharja”. Penelitian ini membahas mengenai
bagaimana sistem OJRS yang sedang berjalan saat ini serta pembahasan mengenai tahap pengembangan OJRS+ yang ada di dalam sistem SIS+. OJRS merupakan sebuah sistem pelayanan mahasiswa yang menyediakan informasi seputar kebutuhan perkuliahan mahasiswa seperti batal tambah mata kuliah. Namun sistem OJRS yang berjalan saat ini masih tergolong kurang efisien dalam segi melayani kebutuhan mahasiswa akan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat dan mudah, hal ini dikarenakan sistem tersebut hanya dapat diakses di dalam kampus. Tidak hanya itu, para mahasiswa tidak dapat mengakses informasi jika adanya kendala seperti server down dan box SIS error. Dengan demikian penelitian ini lebih mengacu kepada bagaimana agar informasi yang terdapat di sistem SIS ini dapat di akses dengan mudah, cepat dan akurat, dimanapun dan kapanpun mahasiswa dapat mengakses nya tanpa batas waktu dan tempat. (Siti Ainiyah: 2013).[4]
5. Penelitian yang dilakukan oleh Fitria Affani pada tahun 2013 dengan judul “Kualitas Pelayanan
Kartu Rencana Studi (KRS) Online Di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sriwijaya”. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kualitas pelayanan kartu rencana studi
online dengan membandingkan antara pelayanan yang yang dirasakan (perceived service) dengan pelayanan yang diharapkan (Expected service) dengan menggunakan 5 dimensi kualitas pelayanan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kuantitatif menggunakan desain penelitian survey dengan menggunakan teknik pengolahan kuesioner sebagai instrument penelitian yang ditujukan kepada mahasiswa sosiologi angkatan 2008 sebagai responden. Lokasi penelitian berada di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sriwijaya. Penarikan
sample dengan menggunakan sampling jenuh karena jumlah populasi relatif kecil. Proses
analisis data dilakukan melalui empat tahapan yaitu pengujian validitas dengan menggunakan rumus korelasi product moment dan reliabilitas data dengan mengunakan rumus Spearman
Brown, pengujian normalitas data dengan menggunakan Chi Squere, dan pengujian hipotesis
dengan menggunakan uji perbandingan antara harapan dan kinerja yang dirasakan responden di lapangan, dikarenakan data dinyatakan tidak normal, maka jenis statistik yang digunakan adalah statistik non parametrik. Hasil penelitian ini adalah kualitas pelayanan Kartu Rencana Studi (KRS) online di fakultas ilmu sosial dan ilmu politik universitas sriwijaya adalah tidak baik karena harapan mahasiswa lebih besar dari pelayanan yang dirasakan di lapangan ( kenyataan ). (Fitria Affani 2013).[5]
Berdasarkan dari Literatur Review diatas telah banyak penelitian mengenai proses pengolahan data. Namun dapat disimpulkan pula bahwa belum ada peneliti yang secara khusus membahas atau mengatasi masalah update biodata secara online.
2.3. PEMECAHAN MASALAH
Dari permasalahan diatas dapat disimpulkan untuk mengupdate biodata secara online dibutuhkan website, sehingga penulis memutuskan untuk menggunakan website sisplus.raharja.ac.id sebagai tempat untuk melakukan update biodata pada SiS+, agar mahasiswa dapat melakukan update biodata dimana saja dan kapan saja tanpa harus kekampus terlebih dahulu.
Gambar 3. Form Update Biodata pada SiS+
Pada gambar 3 di atas dapat dijelaskan bahwa Mahasiswa hanya perlu mengakses website http://sisplus.raharja.ac.id lalu melakukan login, setelah itu melakukan update biodata secara online dimana saja dan kapan saja.
Gambar 4. Use Case Diagram yang diusulkan Update Biodata pada Mahasiswa
Berdasarkan Gambar 4 Use Case Diagram Update Biodata pada Mahasiswa dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Usecase : Update Actor : Mahasiswa
Deskripsi : Pada sistem yang diusulkan mahasiswa dapat melakukan update data dengan mengisi form update bidata dan melakukan login terlebih dahulu. 2. Usecase : Download CV
Deskripsi : Pada sistem yang diusulkan mahasiswa melakukan download CV dan harus login untuk download CV.
3. Usecase : Mendapatkan email konfirmasi Actor : Mahasiswa
Deskripsi : Pada sistem yang dibangun mahasiswa mendapatkan email konfirmasi jika telah berhasil update data.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Tampilan pada website raharja.ac.id memiliki berbagai macam fitur salah satunya karya ilmiah, yang dapat digunakan oleh mahasiswa maupun dosen sebagai sarana referensi yang terdiri dari:
1. Tampilan Utama dari website http://sisplus.raharja.ac.id
Website ini dapat di akses di dalam maupun di luar kampus jadi lebih memudahkan mahasiswa dan dosen dalam mengaksesnya.
Gambar 5. Halaman Utama http://sisplus. raharja.ac.id
2. Tampilan Home
Dapat jelaskan pada tampilan Home SiS+ terdapat beberapa fitur update biodata, diantaranya : Biodata, Pendidikan, Orangtua/Wali, Pekerjaan, Seminar, Prestasi, Jejaring Sosial.
3. Tampilan Form Update Biodata
Dalam form update biodata terdapat beberapa point untuk di isi, diantaranya : NIM, NIPR, Nama Depan, Nama Belakang, Nama Panggilan, Tempat, TglLahir, Negara, Jenis Kelamin, Agama, Status Perkawinan, Telp. Rumah, Handphone, Gol Darah, Hobby, Alamat Email, Alamat Tinggal, Kota Tinggal, Provinsi Tinggal, Kode Pos Tinggal, Alamat Surat, Kota Surat, Provinsi Surat, Kode Pos Surat, iME.
Gambar 7. Tampilan Form Update Biodata
4. Peningkatan pengguna SiS+
Ternyata setelah banyak dilakukan sosialiasi mengenai sistem Update Biodata yang dapat dilakukan secara online melalui SiS+
5. KESIMPULAN
Dari permasalahan yang telah terjabarkan diatas, dapat dijawab sebuah kesimpulan mengenai “Judul” adalah dengan adanya sistem Update Biodata pada SiS+ memudahkan semua pengguna untuk melakukan update biodata dan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja tanpa harus kekampus terlebih dahulu. dan ada beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan adanya Update Biodata pada SiS+ yang diusulkan akan mempermudah mahasiswa dalam
mengupdate Biodata dimanapun dan kapanpun karena bersifat online maka dapat dengan mudah diakses tanpa terbatas oleh tempat dan waktu sepanjang terhubung dengan internet.
2. Dengan adanya sistem Update Biodata pada SiS+ dapat meminimalisir ketidak akuratan data
mahasiswa.
3. Pengimplementasian sistem Update Biodata SiS+ kepada mahasiswa dilakukan dengan mengirimkan
email ke semua pengguna Rinfo, dan melakukan sosialiasi di kelas-kelas.
4. Dengan adanya sistem Update Biodata SiS+ Admin dapat mengupdate semua tiket yang masuk
kedalam email secara realtime.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulismengucapkanterimakasihkepada STMIK Raharja yang telahmemberidukungan
financial terhadappenelitian ini dan kepada rekan sejawat yang memberikan motivasi serta
informasi dalam pengembangan penelitian ini.
DAFTAR PUSTAKA
1. Rasdiana Erlita.2013.Analisa pengembangan Sistem Information Student (SIS) pada perguruan tinggi Raharja.
2. Irsan,dkk.2013.Single Authentication for Multiple Access WITH SSO ( Single Sign On). 3. Edwin, 2010.Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Akademik
4. Ainiyah Siti.2013.Analisa Pengembangan OJRS+ Pada Perguruan Tinggi Raharja.
5. Affani Fitria.2013.Kualitas Pelayanan Kartu Rencana Studi (KRS) Online Di Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sriwijaya”
6. W.Ary Budi, Yusup Muhamad, Yulianto.2014.Kajian yii framework dalam pengembangan website perguruan tinggi raharjaJurnal CCITVol7 No. 3.Perguruan Tinggi Raharja;Indornesia.
7. S.Nurrizky Bagus, W.Indah Ully.2014.Perancangan Sistem Informasi Pencatatan Kelahiran Pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pacitan.
8. W. Ary Budi,dkk.2014.Perancangan SIS+ Menggunakan Metode Yii Framework Pada Perguruan Tinggi Raharja.Jurnal CCITVol 8 No.2.Perguruan Tinggi Raharja;Indonesia.
