64
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Sejarah PT. Mitsindo Visual Pratama
PT. Mitsindo Visual Pratama didirikan oleh Bp. Slamet Soengadi pada tahun 2005, yang bertempat di Komplek Ruko Puri Deltamas Blok I No. 46-47, Bandengan Selatan No. 43, Pejagalan, Penjaringan, Jakarta Utara. PT. Mitsindo Visual Pratama berada dibawah lisensi dari Mitsubishi Electric Asian Pte, Ltd Singapore, divisi Visual Information System dan merupakan bagian dari Mitsubishi Electric Group. Perusahaan ini memiliki lisensi untuk mendistribusikan produk Mitsubishi Electric berupa Projectors, Wall Display, LCD Monitors untuk wilayah Indonesia.
PT. Mitsindo Visual Pratama dalam melakukan kegiatan bisnis nya, mempunyai beberapa partner/supplier dalam pengadaan barang untuk siap dijual. Adapun supplier pemasok Projectors, Wall Display, LCD Monitors bagi PT. Mitsindo Visual Pratama adalah :
• Mitsubishi Electric Asia Pacific, Singapore • Kramer Electronic Asia Pacific, Singapore • Revolabs, USA
• Navitar. INC, New York • XLT System, Singapore
• Janna System PTE LTD, Singapore
• PT. Datascript, Jakarta • Lumens Teknologi, Medan
• Dan masih banyak partner lain baik di dalam dan di luar negeri
Rekan kerja antar perusahaan yang membantu PT. Mitsindo Visual Pratama sampai tahun 2011, diantaranya:
• PT. Lusavindra Jayamadya • PT. Mediatama Jaya Mandiri • PT. Mediatron Inti Perdana • PT. Digital Media Concept PT. Lintas Data Indonesia
PT. Mitsindo Visual Pratama selain mendistribusikan produk-produk Mitsubishi Electric, juga mendistribusikan produk Kramer Electronics yang siap untuk dijual kepada perusahaan-perusahaan, organisasi-organisasi, serta individu yang membutuhkan proyektor dan kramer baik dalam jumlah banyak maupun satuan. PT. Mitsindo Visual Pratama tidak hanya sebatas menjual produk-produk Mitsubishi dan Kramer, PT. Mitsindo Visual Pratama juga melakukan pekerjaan mendesign dan memasang sistem multimedia terintegrasi.
PT. Mitsindo Visual Pratama dalam menjalankan proses bisnisnya dapat diceritakan secara umum sebagai berikut: Perusahaan pada awalnya mengirimkan permintaan akan barang kepada supplier yang kemudian akan ditindak lanjuti dengan pengiriman barang oleh supplier. Barang yang dikirim oleh supplier telah siap untuk dijual. Kemudian customer yang akan membeli
barang akan mengirimkan permintaan kepada PT. Mitsindo Visual Pratama dan akan ditindak lanjuti bila barang tersedia dan akan segera dikirim kepada customer disertai dengan delivery order dan invoice customer yang berisi rincian barang yang dibeli customer dan harga barang tersebut. Setelah menerima invoice customer, customer akan membayar uang pembelian barang kepada cashier yang kemudian akan dibuatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran. Apabila ada barang yang rusak, maka barang dari customer dikembalikan kepada bagian finance dan ditukarkan dengan barang baru yang kemudian dikirim kembali ke customer.
Pekerjaan yang telah dilakukan PT. Mitsindo Visual Pratama sampai tahun 2011 di antaranya:
• Auditorium Universitas Tarumanagara
• Ruang Sidang Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia (MKRI) • Sekretariat Negara Republik Indonesia
• Chevron Indonesia • @america Pacific Place
• Gedung Plaza Mandiri, dan lain-lain
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.2.1 Visi PT.Mitsindo Visual Pratama
Adapun Visi PT. Mitsindo Visual Pratama adalah ”Mitsubishi Electric Group akan terus meningkatkan teknologi dan layanan dengan menerapkan kreativitas untuk semua aspek bisnis. Dengan demikian, kita meningkatkan
kualitas hidup dalam masyarakat kita. Untuk tujuan ini, semua anggota Grup akan mengejar Seven Guiding Principles.”
3.2.2 Misi PT.Mitsindo Visual Pratama (Seven Guiding Principles) Adapun Misi PT. Mitsindo Visual Pratama adalah:
• Trust – Kepercayaan. Membangun hubungan dengan semua pemangku kepentingan yang didasarkan pada saling percaya yang kuat dan rasa hormat.
• Quality – Kualitas. Menyediakan produk dan layanan terbaik dengan kualitas tak tertandingi.
• Technology – Teknologi. Perintis pasar baru dengan mempromosikan penelitian dan pengembangan, dan mendorong inovasi teknologi.
• Citizenship – Kewarganegaraan. Sebagai pemain global, memberikan kontribusi bagi pengembangan komunitas dan masyarakat secara keseluruhan.
• Ethics – Etika. Kehormatan standar etika yang tinggi dalam semua usaha.
• Environment – Lingkungan. Menghargai alam, dan berusaha untuk melindungi dan meningkatkan lingkungan global.
• Growth – Pertumbuhan. Menjamin pendapatan yang adil untuk membangun landasan untuk pertumbuhan di masa depan.
3.3 Moto Perusahaan
Adapun moto Mitsubishi Electric Group adalah ”Changes for the Better”. Moto ini merepresentasikan tujuan dan sikap untuk selalu berusaha mencapai sesuatu yang lebih baik, karena perusahaan ini terus berubah dan bertumbuh sesuai dengan perkembangan jaman. Moto ini adalah moto yang menjanjikan untuk menciptakan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan untuk kedepannya. Karyawan PT. Mitsindo Visual Pratama dituntut untuk berusaha meningkatkan mutu pelayanan.
3.4 Logo Perusahaan
Adapun logo PT. Mitsindo Visual Pratama adalah tiga buah lingkaran yang berwarna merah (Red), hijau (Green), biru (Blue) yang melambangkan tiga warna dasar dari cahaya (RGB), disertai huruf M sebagai insial perusahaan ”Mitsindo”. Logo ini dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Logo PT.Mitsindo Visual Pratama (Sumber : Bp. Lim Wilung, Project Manager, 2011)
3.5 Struktur Organisasi
Diagram struktur organisasi PT.Mitsindo Visual Pratama dapat dilihat pada Gambar 3.2
Gambar 3.2 Struktur Organisas
i P
T
.Mitsindo Visual Pratama
(Sumber : Bp. Lim Wilung,
Project Manager
3.6 Tugas danWewenang 3.6.1 Project Manager
• Tugas :
o Merencanakan suatu proyek
o Menkontrol proyek yang sedang ditangani o Mengkontrol waktu pengerjaan suatu proyek
o Mengkontrol perhitungan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan untuk suatu proyek
• Wewenang :
o Bertanggung jawab atas kelangsungan pekerjaan proyek secara keseluruhan khususnya hal teknis
o Bertanggung jawab langsung ke direktur.
3.6.2 Service, Maintenance & Technical 3.6.2.1 Service & Maintenance
• Tugas :
o Melakukan pengecekan terhadap barang yang sudah dijual ke customer secara periodik dalam jangka waktu masa garansi berlaku
o Melakukan pengecekan terhadap barang di gudang secara periodik agar kualitas tetap terjaga.
• Wewenang :
o Bertanggung jawab atas pekerjaan service terutama untuk produk Kramer dan Mitsubishi.
3.6.2.2 Technical • Tugas :
o Melakukan instalasi produk yang telah dibeli pelanggan yang membutuhkan pemasangan langsung pada suatu perusahaannya.
o Melakukan pengetesan produk yang telah terpasang agar dapat berjalan dengan baik.
• Wewenang :
o Bertanggung jawab terhadap pekerjaan teknis & instalasi di lapangan khususnya pekerjaan proyek.
3.6.3 Marketing Project & Distribution 3.6.3.1 Marketing Project
• Tugas :
o Memasarkan produk-produk perusahaan agar lebih dikenal oleh pihak yang membutuhkan.
o Menarik minat pelanggan agar membeli produk-produk yang ditawarkan oleh perusahaan.
o Membantu project manager untuk presentasi di depan klien.
• Wewenang :
o Bertanggung jawab atas pemenuhan target sales khususnya pekerjaan proyek.
3.6.3.2 Marketing Distribution • Tugas :
o Membantu marketing project dalam menyiapkan promosi-promosi produk perusahaan yang akan dipasarkan kepada masyarakat.
o Menyalurkan ide-ide yang berguna bagi pemasaran produk kepada marketing project.
o Menjaga relasi dengan para main-dealer, dealer dan end user agar hubungan kerjasama akan terus terjalin dengan baik.
• Wewenang :
o Bertanggung jawab atas pemenuhan target sales khususnya distribusi atas barang yang mereknya dipegang oleh PT. Mitsindo Visual Pratama.
3.6.4 Accounting & Finance 3.6.4.1 Accounting
• Tugas :
o Membuat laporan keuangan secara periodik agar keugangan perusahaan dapat terpantau dengan baik.
o Melakukan perhitungan terhadap rugi-laba perusahaan. o Melakukan perhitungan pajak perusahaan agar dapat
terbayar secara teratur. • Wewenang :
o Bertanggung jawab terhadap laporan keuangan (neraca, rugi-laba, pajak).
3.6.4.2 Finance • Tugas :
o Melaksanaan pekerjaan administrasi terutama saat menyiapkan dokumen-dokumen administrasi untuk persyaratan tender.
o Menerima pembayaran dari customer atas penjualan produk.
o Melakukan pembayaran kepada supplier atas pembelian produk.
o Membantu marketing project dalam membuat kerangka rencana keuangan proyek dan budget bulanan.
o Mengawasi dan meneliti penggunaan keuangan proyek agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan dana. • Wewenang :
o Bertangggung jawab terhadap kegiatan hutang, piutang, pembayaran kepada dan dari vendor maupun customer
(kasir), pembelian barang dagang/ barang non dagang termasuk didalamnya.
o Bertanggung jawab atas stok barang dagang/non-dagang.
3.7 Sistem Yang Sedang Berjalan
Prosedur yang sedang berjalan pada system informasi persediaan, pembelian, penjualan, retur dan piutang pada PT.Mitsindo Visual Pratama adalah sebagai berikut:
3.7.1 Persediaan
Dalam proses persediaan, untuk menambah jumlah barang yang siap untuk dijual, maka bagian gudang akan membuat Surat Permintaan Barang yang nantinya akan diberikan kepada bagian Finance. Kemudian bagian Finance akan membuat Purchase Order, dan langsung mengirimkan kepada Supplier yang bersangkutan. Kemudian Supplier akan mengirimkan barang beserta Delivery Order yang akan diterima oleh bagian Finance. Dan bagian Finance akan membuat Receive Item yang akan dikirimkan kepada bagian Gudang guna untuk menambah stok barang.
Gambar 3.3 FlowChart Persediaan PT. Mitsindo Visual Pratama
3.7.2 Penjualan
Sistem penjualan yang sedang berjalan saat ini adalah mulanya berasal dari pelanggan, pelanggan ingin membeli barang dari PT.Mitsindo Visual Pratama dimulai dari pelanggan mengirim Purchase Order kepada PT.Mitsindo Visual Pratama yang nantinya Purchase Order akan diterima oleh bagian Sales dan bagian Sales akan mengecek ketersediaan barang pada bagian gudang, maka bagian gudang akan mengecek ketersediaan stok barang, jika stok barang kosong, maka bagian gudang akan memberitahu bagian Sales dan bagian Sales akan memberitahu pelanggan bahwa barang yang dipesan tersebut stoknya kosong, jika barang yang dipesan tersedia, maka bagian Sales akan membuat Sales Order yang nantinya akan dikirimkan ke bagian gudang agar bagian gudang dapat menyiapkan barang-barang yang dipesan, setelah barang selesai disiapkan, maka bagian gudang akan membuat Delivery Order. Setelah Delivery Order selesai dibuat, maka barang akan dikirimkan beserta dengan Invoice ke pelanggan.
3.7.3 Retur
Sistem retur barang yang sedang berjalan saat ini berawal dari pelanggan mengembalikan barang yang rusak dan diterima oleh bagian finance dan kemudian bagian finance melakukan pengecekan barang yang rusak tersebut apakah barang tersebut rusak karena pemakaian atau tidak, jika barang rusak karena pemakaian, maka barang tersebut tidak dapat ditukar dengan barang yang baru, tetapi jika barang tidak rusak karena pemakaian, maka bagian finance akan membuat retur penjualan dan salinan retur penjualan disertai dengan barang yang rusak akan diserahkan kebagian gudang untuk menukar barang yang rusak tersebut. Bagian gudang akan menukar barang yang rusak dengan barang baru yang disertai dengan surat penukaran barang yang akan diserahkan kebagian finance, setelah itu barang baru akan disertai dengan surat penukaran barang akan dikirim kembali kepada pelanggan.
Gambar 3.5 FlowChart Retur Barang PT. Mitsindo Visual Pratama
3.7.4 Piutang
Sistem piutang yang sedang berjalan saat ini adalah dengan mengacu pada invoice yang diterima oleh bagian finance dan kemudian akan ditagih oleh bagian collector jika tanggal invoice-nya telah jatuh tempo.
Tanggal invoice ditentukan dari awal pembelian produk oleh customer. Customer akan menentukan tanggal pelunasan pembayaran dan akan diterima oleh bagian collector yang akan mengecek setiap jadwal pembayaran customer agar dapat ditagihkan kepada customer yang belum membayar lunas biaya pembelian produk. Setelah collector menerima uang pembayaran dari customer, maka collector akan membuat bukti pemasukan kas yang akan diserahkan kepada bagian finance.
Gambar 3.6 FlowChart Pembayaran piutang PT. Mitsindo Visual Pratama
3.8 Diagram Aliran Dokumen 3.8.1 Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem secara garis besar. Berikut ini adalah gambar diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Mitsindo Visual Pratama.
Gambar 3.7 Diagram Konteks PT. Mitsindo Visual Pratama
3.8.2 Diagram Nol
Diagram nol merupakan proses-proses utama yang ada pada sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan atau organisasi. Berikut ini adalah gambaran dari diagram nol yang sedang berjalan pada PT. Mitsindo Visual Pratama.
3.9 Permasalahan yang Dihadapi
Permasalahan yang dihadapi pada PT. Mitsindo Visual Pratama adalah sebagai berikut:
1. Sering terjadi data barang yang masuk menimpa data barang yang lama sehingga mengakibatkan resiko kehilangan data.
2. Sering terjadi data-data barang yang sama tercatat double sehingga user sulit untuk mencari data-data penting perusahan dengan cepat.
3. Data-data tentang penjualan, pembelian, piutang, retur, dan persediaan barang belum terintegrasi dengan baik antara pihak gudang dan pihak sales/marketing sehingga untuk memproses data-data tentang penjualan, pembelian, piutang, retur, persediaan barang terkadang mengalami masalah dalam pengadaan data yang akurat.
4. Pihak direktur menuntut adanya report yang lengkap dan mudah dimengerti agar setiap proses bisnis di dalam perusahaan dapat terpantau dengan baik.
3.10 Alternatif Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah untuk masalah-masalah yang sedang dihadapi PT. Mitsindo Visual Pratama adalah dengan merancang suatu sistem basis data yang membuat suatu data terintegrasi dengan baik dan tersimpan dengan baik, serta terkomputerisasi dengan baik agar data-data penting perusahaan terjamin keamanannya. Pemecahan masalahnya antara lain:
1. Merancang sebuah database yang terintegrasi dengan baik pada proses penjualan, pembelian, piutang, retur dan persediaan barang yang dapat membantu penyimpanan data penjualan, pembelian, piutang, retur dan persediaan barang pada PT. Mitsindo Visual Pratama. Dengan adanya database yang terintegrasi diharapkan alur data-data dapat terpantau dengan baik sehingga data barang up to date.
2. Membuat sistem informasi dan aplikasi yang user friendly agar setiap pegawai perusahaan dan atasan dapat menggunakan sistem dengan baik. Fitur-fitur user friendly yang dimaksud, seperti fitur auto-generate kode barang yang dapat membantu pegawai perusahaan dalam pemasukan data-data barang yang akan dijual dan data barang yang akan masuk ke gudang, fitur search untuk memudahkan pencarian data dengan cepat, fitur reminder stok barang yang dapat memberikan peringatan terhadap stok barang yang akan habis di gudang, fitur reminder piutang jatuh tempo sehingga piutang dapat ditagihkan tepat waktu.
3. Membuat aplikasi yang menyediakan laporan pembelian, penjualan, dan persediaan barang setiap akhir bulan agar proses bisnis PT.Mitsindo Visual Pratama dapat terpantau dengan baik oleh pimpinan agar dapat diambil sebuah keputusan untuk pengembangan perusahaan kedepannya.
